Digitalisasi Arsip

Integritas dan Autentisitas Arsip Hasil Digitasi

Disusun oleh:
Adinda Nabilla Rahmawati
2206840423

Program Pendidikan Vokasi

Manajemen Rekod dan Arsip
Universitas Indonesia
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI...............................................................................................................................ii
BAB I.......................................................................................................................................3
PENDAHULUAN.......................................................................................................................3
BAB II......................................................................................................................................4
PEMBAHASAN.........................................................................................................................4
BAB III.....................................................................................................................................7
PENUTUP................................................................................................................................7
DAFTAR PUSTAKA....................................................................................................................8

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

Arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang proses kegiatan
administratif dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi atau sebagai sumber primer di samping itu
juga sebagai sumber bagi para peneliti maupun akademisi. Guna memenuhi fungsinya tersebut,
arsip perlu dikelola dengan baik agar nilai informasi yang terkandung di dalamnya tetap terjaga
dan dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan serta kebijakan
di masa yang akan datang.

Arsip merupakan sebuah informasi yang sangat berharga yang dapat dijadikan bukti
terekam dari suatu kegiatan yang ada pada setiap instansi/organisasinya. Seiring perkembangan
teknologi, arsip juga mengalami perubahan bentuk atau media rekam informasi sehingga muncul
istilah arsip dengan media baru seperti arsip elektronik atau arsip digital. Arsip digital lebih aman
karena memerlukan media khusus untuk mengaksesnya sehingga dalam rangka menjaga nilai
informasi serta efisensi pengolahan, arsip-arsip bentuk tekstual mulai dialihmediakan ke dalam
bentuk digital. Alih media merupakan suatu kegiatan pengalihan dan/atau perubahan bentuk
arsip sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi, serta hasil alih media arsip
diautentikasi untuk dijadikan alat bukti yang sah serta untuk kepentingan pemeliharaan arsip
dinamis dan pelestarian dan pelayanan. Alih media arsip kedalam bentuk digital mendorong
perlunya perhatian terhadap autentikasi arsip. Alasan terciptanya sebuah arsip adalah sebagai
bukti hukum, alat administrasi serta warisan budaya. Namun, untuk memenuhi hal tersebut, arsip
haruslah memiliki nilai autentik.

Essay ini ditulis untuk mengetahui terkait proses autentikasi arsip digital hasil alih media,
serta persyaratan dan ketentuan autentikasi terhadap arsip setelah didigitalkan dengan
mempertahankan nilai atau karakter integrity, usability, dan reliability.

iii
 BAB II

PEMBAHASAN

Di era revolusi 4.0 saat ini, arsip mengalami perubahan bentuk atau media rekam
informasi sehingga muncul istilah arsip dengan media baru seperti arsip elektronik atau arsip
digital. Arsip-arsip bentuk tekstual mulai dialihmediakan ke dalam bentuk digital. Pengertian alih
media disampaikan oleh Setianingsih (2022), bahwa alih media merupakan suatu kegiatan
pengalihan dan/atau perubahan bentuk arsip sesuai kemajuan teknologi informasi dan
komunikasi. Sedangkan, Christiani (2019) berpendapat mengenai hubungan antara istilah digital
dan digitalisasi dengan arsip adalah dalam konteks medianya, di mana penyimpanan arsip
dilakukan dalam bentuk digital, sehingga menjadi arsip digital. Hasil alih media arsip
diautentikasi untuk dijadikan alat bukti yang sah serta untuk kepentingan pemeliharaan arsip
dinamis dan pelestarian dan pelayanan. Setianingsih (2022) juga menjelaskan bahwa arsip yang
autentik merupakan arsip yang sesuai dengan aslinya dan bebas dari gangguan. Autentikasi
sendiri merupakan proses pemberian tanda dan/atau pernyataan tertulis atau tanda lainnya sesuai
dengan perkembangan teknologi yang menunjukkan bahwa arsip yang diautentikasi adalah asli
atau sesuai dengan aslinya.

Alur autentikasi arsip digital dibagi menjadi dua tahapan yaitu tahapan sebelum dikelola
menggunakan sistem e-arsip dan tahapan setelah dikelola menggunakan sistem e-arsip. Pertama,
autentikasi sebelum masuk ke sistem e-arsip meliputi berita acara, daftar arsip dan pemberian
tanda tangan serta cap basah pada salinan arsip, dalam tahap ini Christiani (2019) menyampaikan
autentikasi arsip menjadi tanggung jawab kepala dinas, kemudian diserahkan kepada bidang
pengolahan dan pelestarian arsip, yang kemudian lebih spesifik lagi diserahkan kepada
subbidang pelestarian arsip. Kedua, autentikasi arsip menjadi tanggung jawab kepala dinas yang
kemudian diserahkan kepada bidang pelayanan dan pemanfaatan arsip ke dalam bentuk layanan
penetapan autentisitas arsip. Pada tahap kedua ini, autentikasi setelah masuk ke sistem meliputi
pengecekan atribut arsip, kontrol prosedur, keamanan dan penyebarluasan arsip digital.
Berdasarkan penelitian yang sudah Christiani lakukan, suatu arsip dapat dikatakan autentik
apabila arsip mempertahankan karakter integrity, usability, serta reliability dari arsip tersebut.

iv
 Setianingsih (2022) menyampaikan bahwa integrity diterapkan pada awal mula proses
autentikasi arsip, dimana autentikasi dapat dilakukan dengan pengecekan metadata atau
memasukkan atribut arsip dinamis elektronik. Pengecekan data atribut arsip elektronik dengan
atribut arsip arsip tekstualnya dilakukan secara berkala. Kegiatan pengecekan metadata pada
sistem melihat dari unsur-unsur dalam tata naskah dinas seperti format surat, ukuran penempatan
logo, dan ukuran font. Sesuai dengan teori Duranti yaitu Integrity dan Identitas sebagai aspek
autentik arsip juga berhubungan dengan pembuktian kebenaran arsip, sehingga isi informasi
arsip harus memiliki tanggungjawab kebenaran. Atribut arsip meliputi identitas dan integritas
arsip. Identitas berkaitan dengan karakteristik arsip yang memudahkan untuk mengidentifikasi
dan membedakannya dengan arsip yang lain. Kegiatan mencocokan atribut arsip tersebut
dilakukan bertujuan agar arsip elektronik yang dikeluarkan tidak dipertanyakan keasliannya.
Ketika arsip tersebut dibutuhkan untuk keperluan-keperluan penting maka diperlukan bukti-bukti
pendukung untuk menyatakan bahwa arsip tersebut legal dijadikan alat bukti.

Karakter arsip autentik selanjutnya adalah usability, yang mana diterapkan di tahap kedua
alur autentikasi arsip menurut Setianingsih (2022), yaitu kontrol prosedur. Yang dimaksud
dengan kontrol prosedur adalah sebuah prosedur yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan
autentikasi arsip. Untuk menjaga nilai guna autentik perlu dilakukan suatu proses pemilihan arsip
berdasarkan nilai guna sebelum melakukan tindak alih media arsip, ini bertujuan agar alih media
hanya diperuntukan untuk arsip yang bernilai sejarah atau umum yang dapat dibagikan kepada
pengguna arsip. Hal ini untuk mengurangi kemungkinan perubahan informasi dari pihak yang
tidak bertanggung jawab. Nilai guna suatu arsip termasuk dalam karakter usability yang secara
umum dapat digunakan dengan baik, dimana dalam karakter ini beranggapan bahwa untuk
menjaga nilai autentik dari usability suatu arsip ialah dengan melihat nilai guna yang berkaitan
dengan isi informasi pada saat arsip itu dibuat. Sebuah arsip dibuat dengan memuat informasi
catatan kegiatan di dalamnya, untuk itu arsip yang autentik harus berisikan informasi sesuai
dengan kegiatan yang berlangsung, berdasarkan keterangan di atas juga dapat dikatakan arsip
yang autentik adalah jika isi informasi yang terdapat dalam sebuah dokumen terjadi sesuai
dengan fakta.

Untuk tahap keamanan pada autentikasi arsip, Setianingsih (2022) menyampaikan bahwa
agar pengelolaan bisa berjalan secara efektif dan efesien, maka dapat dilakukan penyesuaian

v
menggunakan suatu program aplikasi. Dengan adanya kebijakan penggunaan program aplikasi
keamanan dimaksudkan memudahkan petugas dalam pengelolaan dan pengawasan arsip.
Keamanan berupa username dan password untuk masuk ke sistem. Pengawasan akses dilakukan
untuk membatasi siapa saja yang bisa mengakses sistem ini. Berdasarkan hasil penelitian adanya
pengawasan hak akses menjadikan penyimpanan arsip menjadi lebih aman. Dalam
pengembangannya arsip akan bisa diakses oleh siapa saja dengan kategori arsip tersebut bukan
merupakan arsip vital. Sebuah arsip digital dapat dikatakan tidak memiliki unsur reliability
berkaitan dengan media penyimpanan arsip, akan tetapi sebuah arsip digital hasil alih media
tetap memiliki karakter reliability jika berkaitan dengan kehandalan dalam memberikan
informasi yang sama dengan arsip aslinya. karakter reliability arsip digital hasil alih media
sebagai salah satu karakter autentik arsip tidak dapat terlepas dari bentuk aslinya, sehingga arsip
asli dari arsip hasil alih media merupakan penunjang bagi keautentikan arsip digital hasil alih
media itu sendiri. Sehingga perlu adanya penyimpanan arsip asli sebagai penunjang keautentikan
dari arsip digital hasil alihmedia yang bertujuan jika suatu saat nilai informasi dalam sebuah
arsip digital hasil alih media dipermasalahkan maka arsip yang asli dapat dikeluarkan sebagai
bukti pengesahan atas permasalahan yang dihadapi.

Selain pada tahapan pengecekan metadata, Christiani (2019) menjelaskan upaya dalam
menjaga nilai integritas atau integrity arsip digital juga dapat dilakukan dengan menciptakan
lingkungan alih media yang bebas dari ganggguan pihak lain. Pernyataan yang sama juga
disampaikan oleh Setianingsih (2022) mengenai penyebarluasan arsip berupa hak akses yang
juga berkaitan dengan siapa saja yang berhak menyalin arsip. Penyalinan arsip harus
menunjukan kartu identitas sebagai bentuk pertanggungjawaban. Setelah itu menciptakan
lingkungan arsip yang bebas dari gangguan waktu seperti akses ke dalam ruang alih media yang
tertutup bagi pihak yang tidak berkepentingan ini bertujuan untuk menjaga kerahasiaan arsip,
selain itu juga menghindari pencurian informasi maupun fisik dari arsip itu sendiri. Selain itu
dalam rangka menjaga arsip yang bersifat mudah diedit dapat menggunakan format still emage
atau format pdf sebagai bentuk penyimpanan alih media, sehingga hasil dari alih media arsip
tidak mudah untuk diedit. Selain itu untuk menunjang autentikasi arsip digital diperlukan sarana
alih media yang bagus, yaitu dengan memperhatikan hardware dan software yang digunakan
untuk proses alih media arsip kedalam bentuk digital.

vi
 BAB III

PENUTUP

Berdasarkan pemaparan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip memiliki fungsi
yang signifikan untuk menunjang proses kegiatan administratif dan sangat berharga karena dapat
dijadikan bukti terekam dari suatu kegiatan yang ada pada setiap instansi/organisasinya. Dalam
rangka menjaga nilai informasi serta efisensi pengolahan, arsip-arsip bentuk tekstual mulai
dialihmediakan ke dalam bentuk digital. Hasil alih media arsip diautentikasi untuk dijadikan alat
bukti yang sah serta untuk kepentingan pemeliharaan arsip dinamis dan pelestarian dan
pelayanan. Alur autentikasi arsip digital dibagi menjadi dua tahapan. Pertama, autentikasi
sebelum didigitalkan meliputi berita acara, daftar arsip dan pemberian tanda tangan serta cap
basah pada salinan arsip. Kedua, autentikasi setelah didigitalkan yang meliputi pengecekan
atribut arsip, kontrol prosedur, keamanan dan penyebarluasan arsip digital. Suatu arsip dapat
dikatakan autentik apabila arsip mempertahankan karakter integrity, usability, serta reliability
dari arsip tersebut.

vii
 DAFTAR PUSTAKA

Setianingsih, Wahyu Asri. 2022. Autentikasi Arsip Digital Hasil Alih Media di Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan RI. Jakarta: UIN Syarif Hidayatullah.
https://repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/59519/1/Fulltext.pdf

Christiani, Lydia. 2019. Analisis Autentikasi Arsip Digital Hasil Alih Media di Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Semarang: Universitas Diponegoro. https://doc-
pak.undip.ac.id/8506/1/C2%20Analisis%20Autentikasi%20Arsip%20Digital%20Hasil%20Alih
%20Media%20di%20Dinas%20Kearsipan%20dan%20Perpustakaan%20Provinsi%20Jawa
%20Tengah.pdf

viii