agar pengeluaran bisnis selalu terkendali, penting bagi pemilik bisnis untuk mengetahui

cara membuat rencana anggaran biaya usaha atau RAB. Dokumen ini berfungsi sebagai
acuan bagi pemilik bisnis untuk menjalankan kegiatan usahanya, terutama dalam konteks
pengeluaran atau biaya.
Bagaimanapun juga, pengeluaran bisnis merupakan komponen vital yang sangat
mempengaruhi pertumbuhan usaha dalam jangka panjang. Boleh saja usaha lancar,
pemasukan besar, tapi jika pengeluaran banyak bocor sana-sini, maka tetap saja akan
sulit bagi bisnis untuk berkembang.
Di sinilah peran RAB sangat dibutuhkan. Tujuannya untuk memastikan bahwa biaya yang
dikeluarkan oleh perusahaan sudah sesuai dengan rencana yang dibuat.
Lalu bagaimana cara membuat rencana anggaran biaya usaha yang baik? Artikel ini akan
membahasnya secara lengkap.

Apa yang dimaksud dengan rencana

anggaran biaya?
Sebelum masuk ke cara pembuatan RAB untuk bisnis, ada baiknya kita pahami dulu apa
itu rencana anggaran biaya. Sederhananya, rencana anggaran biaya adalah perkiraan
bujet belanja yang dibuat berdasarkan pendapatan dan pengeluaran kita.
Investopedia menjelaskan rencana bujet sebagai estimasi pendapatan dan pengeluaran
selama periode tertentu di masa depan dan biasanya disusun serta dievaluasi secara
berkala. Rancangan bujet ini dapat dibuat oleh individu, badan usaha, pemerintahan, atau
entitas apapun yang pada dasarnya memiliki penghasilan dan pengeluaran.
Dalam konteks bisnis, rencana anggaran biaya usaha adalah perkiraan atau estimasi
biaya yang akan dikeluarkan oleh perusahaan untuk menjalankan kegiatan usahanya
dalam periode tertentu. Rencana ini dibuat berdasarkan perkiraan pendapatan
perusahaan selama periode tersebut dan realisasi biaya serta pendapatan di periode
sebelumnya.
Rencana anggaran biaya usaha atau yang sering juga disebut sebagai rencana bujet
bisnis, umumnya mencakup rencana anggaran dari berbagai fungsi perusahaan, mulai
dari marketing, pengadaan, sales, human resources, dan seterusnya.
Lalu apa manfaatnya membuat RAB untuk bisnis? Berikut ini di antaranya:
1. Mengontrol dan mengelola keuangan bisnis
2. Memastikan perusahaan mampu membiayai kebutuhan saat ini
3. Menganalisa pengeluaran bisnis
4. Memastikan kesiapan dana untuk kebutuhan usaha di masa depan
5. Acuan dalam membuat keputusan finansial dan rencana bisnis
6. Membantu perusahaan mengalokasikan anggaran dengan lebih efisien
7. Memonitor performa perusahaan
RAB usaha diperlukan tak hanya ketika seseorang akan memulai suatu bisnis, tapi juga
saat bisnis sudah berjalan－biasanya saat memasuki periode akuntansi baru. RAB juga
perlu dievaluasi tiap akhir periode untuk mengetahui efektivitas kinerja bisnis dan
merencanakan anggaran bisnis dengan lebih baik.
Pentingnya membuat rencana anggaran
biaya usaha bagi UKM
Berdasarkan survey yang dilakukan oleh Clutch, sebuah lembaga riset dan konsultan
bisnis yang berbasis di Washington, Amerika Serikat, sebanyak 50% usaha kecil tidak
memiliki anggaran bisnis alias RAB pada 2020. Pemilik bisnis UKM cenderung melakukan
pengeluaran atau belanja bisnis sesuai dengan kebutuhan, spesifikasi, dan selera
masing-masing.
Padahal, membuat RAB akan sangat membantu pelaku bisnis UKM untuk lebih fokus.
Sebab dengan adanya RAB, setiap orang dalam perusahaan akan bekerja untuk
mencapai satu gol yang sama. Tanpa rencana ini, akan sulit bagi bisnis untuk mengetahui
tantangan yang dihadapi dan mengatasinya dengan cepat sebelum kehabisan uang atau
modal bisnis.
RAB juga dapat membantu bisnis UKM dalam merencanakan strategi usahanya dalam
jangka panjang. Sebab pemilik UKM dapat menjadikan RAB sebagai pedoman dalam
mengukur performa dan pencapaian usaha selama periode tertentu, serta menjadikannya
panduan untuk membuat strategi bisnis yang lebih baik di masa depan.
Jadi jika Anda termasuk pemilik bisnis UKM, penting untuk membuat rencana anggaran
biaya usaha dari sekarang. Tak perlu menunggu hingga bisnis menjadi besar. Justru RAB
bisa menjadi senjata untuk membantu Anda mengembangkan bisnis dengan lebih cepat.

Cara membuat rencana anggaran biaya

usaha
Semakin besar perusahaan, maka akan semakin kompleks pula rencana anggaran biaya
usahanya. Sebab perusahaan berskala besar pasti memiliki lebih banyak kebutuhan dan
variabel bisnis yang perlu diperhitungkan ke dalam RAB.
Sementara untuk bisnis UKM, penyusunan dan pembuatan RAB jauh lebih mudah dan
sederhana. Sebagai panduan, berikut ini cara membuat rencana anggaran biaya usaha
untuk bisnis UKM.
1. Evaluasi pendapatan usaha
Hal pertama yang perlu dilakukan saat akan membuat RAB adalah mengevaluasi
pendapatan usaha di periode-periode sebelumnya. Tidak hanya melihat angka dari
pendapatan, Anda juga perlu melacak sumber dari pendapatan tersebut. Semakin lengkap
data yang Anda miliki, akan semakin baik pula perencanaan anggaran usaha nanti.
Usahakan untuk melihat data pendapatan usaha selama 12 bulan ke belakang agar data
lebih komprehensif. Dari data historis tersebut, cek berapa rata-rata pendapatan yang
diperoleh perusahaan tiap bulan dan dari mana saja datangnya.
Lihat juga fluktuasi pendapatan yang terjadi tiap bulan. Apakah ada bulan-bulan tertentu di
mana pendapatan lebih tipis dibanding biasanya? Atau bulan apa saja yang biasanya
memberikan potensi pendapatan paling besar? Dengan mengetahui hal-hal ini, Anda bisa
menyesuaikan anggaran dengan lebih baik untuk memastikan tidak terjadi defisit di
bulan-bulan tertentu.
Jika Anda akan membuat RAB untuk memulai bisnis, maka komponen pendapatan ini bisa
Anda ganti dengan modal usaha. Berapa modal yang Anda miliki untuk memulai usaha
tersebut? Ini akan menjadi landasan dalam menentukan anggaran belanja ke depan.
2. Hitung biaya tetap
Cara membuat anggaran biaya usaha selanjutnya adalah menghitung biaya tetap, yakni
biaya rutin yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menjamin kegiatan operasional
berjalan lancar. Contoh dari biaya tetap, di antaranya:
● Sewa kantor
● Pembayaran utang atau cicilan usaha
● Gaji karyawan
● Pajak
● Depresiasi aset
● Tagihan rutin, seperti listrik, air, Internet, dst.
Ingat bahwa setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda, jadi komponen biaya tetap
pun akan berbeda-beda antara bisnis yang satu dengan lainnya. Tentukan apa saja yang
termasuk biaya tetap dalam bisnis Anda, dan jumlahkan semuanya. Setelah itu Anda bisa
mengurangi estimasi pendapatan dengan total biaya ini.
3. Hitung biaya variabel
Biaya variabel adalah biaya yang jumlahnya kerap berubah-ubah, tergantung
penggunaanya. Yang termasuk ke dalam biaya variabel usaha, misalnya:
● Biaya perbaikan perlengkapan kantor
● Biaya langganan SaaS
● Biaya marketing
● Perawatan mobil operasional
● Biaya produksi
Biaya variabel inilah yang bisa Anda sesuaikan dalam RAB tergantung estimasi
pendapatan tiap bulan. Misalnya di bulan yang cenderung sepi pembelian, maka Anda
bisa memangkas biaya variabel. Sebaliknya di bulan yang biasanya ramai pembeli, Anda
bisa meningkatkan biaya ini untuk menggenjot penjualan.
4. Alokasikan dana darurat
Cara membuat rencana anggaran biaya usaha yang satu ini sama dengan pembuatan
rencana bujet personal. Dalam kehidupan sehari-hari, kita juga perlu melakukan budgeting
untuk memastikan gaji kita cukup untuk memenuhi semua kebutuhan bulanan. Salah satu
pos yang perlu kita sisihkan adalah dana darurat.
Sama halnya dalam berbisnis. Untuk memastikan arus kas tidak terganggu karena muncul
biaya tak terduga, penting bagi pemilik UKM untuk memiliki dana darurat. Misalnya ketika
ada banjir yang membuat sejumlah persediaan barang rusak atau mesin produksi tiba-tiba
tak bisa beroperasi, Anda bisa memanfaatkan dana ini untuk mengatasi masalah dengan
cepat. Arus kas tetap aman, kegiatan operasional pun tetap bisa berjalan normal.
5. Cek histori laba-rugi
Laporan laba rugi merupakan laporan keuangan yang penting bagi suatu bisnis, baik itu
UKM maupun bisnis skala besar. Dari laporan ini, perusahaan dapat mengetahui apakah
bisnisnya memberikan keuntungan atau justru berujung rugi. Tentunya tiap pemilik bisnis
berharap untuk bisa selalu cuan, tapi terkadang ada situasi dan kondisi tertentu yang
mengakibatkan kerugian. Dan ini adalah hal yang wajar dalam bisnis.
Untung-rugi itu biasa, yang penting kita sebagai pemilik bisnis dapat mengambil pelajaran
dari setiap kerugian yang dialami. Itulah salah satu tujuan dari rencana anggaran biaya
usaha. Dengan mengecek histori laba-rugi perusahaan tiap bulan, Anda jadi bisa
menerapkan strategi keuangan yang lebih baik di masa depan.
Saat membuat RAB, cek bagaimana pola belanja perusahaan di periode-periode
sebelumnya dan bandingkan dengan laporan laba rugi di periode tersebut. Jika surplus,
maka Anda bisa menerapkan pola belanja yang mirip atau lebih baik untuk RAB
selanjutnya. Namun jika defisit, maka pilihlah biaya-biaya yang bisa dipangkas dalam RAB
untuk menghindari rugi. Sesuaikan juga dengan tren pendapatan tiap bulan.
6. Menyusun RAB usaha
Ini adalah langkah atau cara membuat rencana anggaran biaya usaha yang terakhir.
Setelah mengetahui komponen apa saja yang harus Anda hitung dan masukkan dalam
RAB, kini saatnya Anda menyusun RAB tersebut dalam bentuk tertulis.
Rinci anggaran untuk setiap bulan dengan memperhitungkan semua komponen di atas.
Dimulai dari menentukan proyeksi pendapatan tiap bulan, dan menguranginya dengan
biaya tetap. Setelah itu tentukan biaya variabel dan alokasi dana darurat dengan mengacu
kepada histori pendapatan dan laba-rugi dari periode-periode sebelumnya. Catat semua
biaya-biaya ini secara terperinci, termasuk tujuan penggunaan dana dan waktunya
penggunaannya.

Lakukan Pelacakan Pengeluaran

Strategi untuk melacak pengeluaran usaha amat penting dalam menyusun anggaran biaya
usaha. Caranya adalah dengan memanfaatkan teknologi. Salah satunya dengan
memanfaatkan fitur kartu virtual Spenmo. Kartu virtual ini berperan sebagai alat
pembayaran untuk beragam pengeluaran perusahaan, sekaligus pelacak pengeluaran.
Dengan kartu virtual dari Spenmo, pemilik usaha bisa memantau pengeluaran tiap divisi,
menentukan budget di tiap kartu, sampai membatasi limitnya, jika terjadi pemborosan.
Bukan itu saja, pemilik usaha juga bisa mengetahui gambaran pengeluaran bulanan
perusahaan tanpa perlu menunggu akhir bulan, lantaran informasi pengeluaran disajikan
secara real time melalui dashboard Spenmo.