TINJAUAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN ATAS

BEBAN KEPEGAWAIAN PERJALANAN DINAS BAGIAN PDKB

PADA PT. PLN (PERSERO) UIP3BS UPT PALEMBANG

Laporan ini disusun untuk memenuhi persyaratan

Mata Kuliah Kerja Praktik

Pada Jurusan Akuntansi Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh :
1. Della Selpani (062030501360)
2. Medika Aprillia Kartika (062030501365)
3. Tasya Putri Nuria (062030501375)
4. Ulva Dwi Anggaraini (062030501376)

POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA

PALEMBANG
2023
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa berkat
rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan kerja
praktik yang berjudul “Tinjauan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian atas
Beban Kepegawaian Perjalanan Dinas Bagian PDKB pada PT. PLN (Persero)
UPT Palembang”. Penyusunan laporan kerja praktik ini dimaksudkan untuk
memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan Pendidikan Diploma III
Akuntansi pada Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Sriwijaya.
Selama menyelesaikan laporan kerja praktek ini penulis banyak sekali
mendapat bantuan, bimbingan dan petunjuk, baik secara langsung maupun melalui
perantara dari berbagai pihak yang telah banyak membantu penulis. Oleh karena
itu, dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-
besarnya kepada :
1. Dr. Evada Dewata, SE., M.Si., Ak., CA., CMA., selaku Ketua Jurusan
Akuntansi Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang.
2. Ibu Yuliana Sari, S.E., MBA., Ak., CA., selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi
Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang.
3. Ibu Anggeraini Oktarida, S.E., M.Si., Ak., CA., selaku Ketua Program Studi
Akuntansi Sektor Publik Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang.
4. Ibu Sukmini Hartati, S.E., M. M. selaku Dosen Pembimbing yang telah
membantu dan membimbing dalam penyusunan laporan kerja praktek dan
Selaku Dosen Pembimbing Akademik.
5. Bapak dan Ibu Dosen Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Sriwijaya.
6. Bapak dan Ibu Dosen Program Studi Diploma III Akuntansi Politeknik Negeri
Sriwijaya.
7. Seluruh Staf Administrasi Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Sriwijaya
Palembang.
8. Kedua orang tua tercinta yang senantiasa memberikan doa dan semangat serta
saran yang sangat bermanfaat agar terus melakukan yang terbaik yang selalu
memberikan dukungan dalam pembuatan laporan kerja praktek.
9. Teman-teman seperjuangan Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Sriwijaya
khususnya teman-teman Program Studi Diploma III Akuntansi Kelas 5 AF
yang selalu membantu satu sama lain, mendoakan, dan menyemangati.

iv
10. Kakak-kakak PDKB PT. PLN (Persero) UIP3BS UPT Palembang atas
bimbingan dan pengalaman yang berkesan selama melaksanakan kegiatan
Kerja Praktek.
11. Semua pihak yang telah membantu yang tidak dapat penulis sebutkan satu-
persatu, penulis mengucapkan banyak terima kasih.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan kerja praktek ini masih
terdapat kesalahan dan kekurangan, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan
saran yang bersifat membangun dari semua pihak demi kesempurnaan penulisan
yang akan datang. Akhir kata penulis berharap semoga laporan kerja praktik ini
bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkannya, khususnya mahasiswa-
mahasiswi Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Sriwijaya sehingga tujuan yang
diharapkan dapat tercapai.

Palembang, Januari 2023

Penulis

v
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .............................................................................................. i

HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................... ii
LEMBAR REVISI ............................................................................................... iii
KATA PENGANTAR .......................................................................................... iv
DAFTAR ISI ......................................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... viii
DAFTAR TABEL................................................................................................. ix
DAFTAR LAMPIRAN .........................................................................................x

BAB 1 PENDAHULUAN ....................................................................................1

1.1 Latar Belakang ....................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah ...............................................................................3
1.3 Batasan Pembahasan ...........................................................................4
1.4 Tujuan dan Manfaat ............................................................................4
1.4.1 Tujuan ........................................................................................4
1.4.2 Manfaat ......................................................................................4

BAB 2 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ................................................5

2.1 Sejarah Perusahaan .............................................................................5
2.2 Makna Lambang PT PLN (Persero) ...................................................6
2.3 Visi, Misi, dan Motto PT PLN (Persero) UIP3B Sumatera UPT
Palembang...........................................................................................8
2.3.1 Visi PT PLN (Persero) UIP3B Sumatera UPT Palembang .......9
2.3.2 Misi PT PLN (Persero) UIP3B Sumatera UPT Palembang .......9
2.3.3 Motto PT PLN (Persero) UIP3B Sumatera UPT Palembang ....9
2.4 Kegiatan Usaha PT PLN (Persero) UIP3B Sumatera UPT
Palembang...........................................................................................9
2.5 Uraian Tugas PT PLN (Persero) UIP3B Sumatera UPT
Palembang.........................................................................................10
2.5.1 Manajer PT PLN (Persero) UIP3B Sumatera UPT
Palembang ...............................................................................10
2.5.2 Manajer Bagian Perencanaan dan Evaluasi (Renev) ...............11
2.5.3 Manajer Bagian Konstruksi dan Penyaluran (Konslur) ...........12
2.5.4 Manajer Bagian Pekerjaan dalam Keadaan Bertegangan
(PDKB) ....................................................................................13
2.5.5 Manajer Bagian Keuangan dan Umum ....................................14
2.6 Struktur organisasi PT PLN (Persero) UIP3B Sumatera UPT
Palembang.........................................................................................16
2.7 Aplikasi Pengolahan SPPD yang digunakan pada PT PLN (Persero)
UIP3B Sumatera UPT Palembang ....................................................17
2.7.1 Aplikasi Manajemen Surat (AMS) ..........................................17
2.7.2 Enterprise Resource Planning (ERP) ......................................18
2.8 Prosedur Pelaksanaan Perjalanan Dinas ...........................................19

vi
BAB 3 TINJAUAN PUSTAKA .........................................................................20
3.1 Sistem................................................................................................20
3.2 Informasi ...........................................................................................20
3.3 Akuntansi ..........................................................................................20
3.4 Sistem Informasi Akuntansi ..............................................................21
3.5 Sistem Informasi Akuntansi Siklus Manajemen Sumber Daya
Manusia/Penggajian ..........................................................................22
3.6 Teknik Dokumentasi dan Penyusunan Sistem Informasi
Akuntansi ..........................................................................................22
3.6.1 Diagram Arus Data ..................................................................23
3.6.2 Bagan Alir ................................................................................24
3.7 Perjalanan Dinas ...............................................................................27
3.8 Dokumen Perjalanan Dinas ..............................................................27

BAB 4 PEMBAHASAN .....................................................................................29

4.1 Tinjauan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian atas Beban
Kepegawaian Perjalanan Dinas Bagian PDKB pada PT. PLN
(Persero) UIP3BS UPT Palembang ..................................................29
4.1.1 Prosedur Pengajuan SPPD pada Bagian PDKB ......................29
4.1.2 Prosedur Pencairan Dana Perjalanan Dinas pada Bagian
PDKB .......................................................................................34
4.1.3 Prosedur Pencairan Dana Fasilitas Perjalanan Dinas pada Bagian
PDKB .......................................................................................40
4.2 Pengendalian Intern dalam Penggunaan Aplikasi AMS (Aplikasi
Manajemen Surat) dan ERP (Enterprise Recource Planning) .........42

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ..............................................................46

5.1 Kesimpulan .......................................................................................46
5.2 Saran .................................................................................................46

DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

vii
 DAFTAR GAMBAR

Halaman
Gambar 2.1 Bentuk Lambang PT. PLN (Persero) ................................................7
Gambar 2.2 Bidang Persegi Panjang Vertikal.......................................................7
Gambar 2.3 Petir atau Kilat ...................................................................................7
Gambar 2.4 Tiga Gelombang ................................................................................8
Gambar 2.5 Struktur Organisasi PT PLN (Persero) UIP3B Sumatera UPT
Palembang .......................................................................................16
Gambar 2.6 Tampilan AMS ................................................................................17
Gambar 2.7 Tampilan ERP .................................................................................18
Gambar 2.8 Flowchart Prosedur Pelaksanaan Perjalanan Dinas ........................19
Gambar 4.1 Flowchart Prosedur Pengajuan SPPD menggunakan Sistem
AMS (Aplikasi Manajemen Surat) .................................................29
Gambar 4.2 Tampilan Awal AMS Pembuatan Nota Dinas ................................30
Gambar 4.3 Tampilan AMS Pembuatan Kepala Surat Nota Dinas ....................30
Gambar 4.4 Tampilan AMS Input Pengirim Nota Dinas ....................................31
Gambar 4.5 Tampilan AMS Input Penerima Nota Dinas ...................................31
Gambar 4.6 Tampilan AMS Input Pemeriksa Nota Dinas..................................31
Gambar 4.7 Tampilan AMS Isi Nota Dinas ........................................................32
Gambar 4.8 Tampilan AMS Approve Nota Dinas ..............................................32
Gambar 4.9 Tampilan Nota Dinas ......................................................................33
Gambar 4.10 Flowchart Prosedur Pencairan Dana Perjalanan Dinas menggunakan
ERP (Resource Planning) ...............................................................34
Gambar 4.11 Tampilan Awal Proses Pencairan Dana Perjalanan Dinas pada
ERP .................................................................................................35
Gambar 4.12 Tampilan Proses Pencairan Dana Perjalanan Dinas pada ERP ......35
Gambar 4.13 Tampilan Input Rincian Perjalanan Dinas pada ERP.....................36
Gambar 4.14 Tampilan Input Rincian Perjalanan Dinas pada ERP.....................36
Gambar 4.15 Tampilan Review Pencairan Dana Perjalanan Dinas pada ERP ....37
Gambar 4.16 Tampilan Meminta Approval Pencairan Dana Perjalanan Dinas
pada ERP ........................................................................................37
Gambar 4.17 Tampilan Mengecek Progres Approval Pencairan Dana
Perjalanan Dinas pada ERP ...........................................................38
Gambar 4.18 Tampilan Nomor Trip Perjalanan Dinas pada ERP .......................38
Gambar 4.19 Tampilan Approval Pencairan Dana Perjalanan Dinas pada ERP .39
Gambar 4.20 Tampilan Rincian Pencairan Dana Perjalanan Dinas pada ERP ....39
Gambar 4.21 Flowchart Prosedur Pencairan Dana Fasilitas Perjalanan Dinas
menggunakan Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) .........40
Gambar 4.22 Tampilan Rincian Dana Fasilitas Perjalanan Dinas pada ERP ......41

viii
 DAFTAR TABEL

Halaman
Tabel 3.1 Simbol Diagram Arus Data ...............................................................23
Tabel 3.2 Simbol Bagan Alir ............................................................................24
Tabel 4.1 Pengendalian Intern dalam Prosedur Pengajuan SPPD antara
peraturan direksi PT. PLN (Persero) dengan Penerapan pada bagian
PDKB ................................................................................................42
Tabel 4.2 Pengendalian Intern dalam Prosedur Pencairan Dana Perjalanan Dinas
antara peraturan direksi PT. PLN (Persero) dengan Penerapan pada
bagian PDKB ....................................................................................43
Tabel 4.3 Pengendalian Intern dalam Prosedur Pencairan Dana Fasilitas
Perjalanan Dinas antara peraturan direksi PT. PLN (Persero) dengan
Penerapan pada bagian PDKB ..........................................................44

ix
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Kesepakatan Bimbingan Laporan Kerja Praktek

Lampiran 2 Lembar Bimbingan Laporan Kerja Praktek
Lampiran 3 Surat Pengantar Kerja Praktek dari Jurusan Akuntansi kepada
Pembantu Direktur 1 Politeknik Negeri Sriwijaya
Lampiran 4 Surat Pengantar dari Politeknik Negeri Sriwijaya ke PT. PLN
(Persero) UIP3BS UPT Palembang, Sumatera Selatan
Lampiran 5 Surat Balasan Kerja Praktek dari PT. PLN (Persero) UIP3BS UPT
Palembang, Sumatera Selatan
Lampiran 6 Daftar Hadir Mahasiswa Kerja Praktek
Lampiran 7 Catatan Harian Mahasiswa Kerja Praktek
Lampiran 8 Penilaian Mahasiswa Kerja Praktek dari PT. PLN (Persero) UIP3BS
UPT Palembang, Sumatera Selatan
Lampiran 9 Sertifikat Kerja Praktek dari dari PT. PLN (Persero) UIP3BS UPT
Palembang, Sumatera Selatan
Lampiran 10 Nota Dinas
Lampiran 11 Form Rincian Biaya Restitusi Perjalanan Dinas
Lampiran 12 Cap SPPD
Lampiran 13 Bukti Nota Pembayaran Penginapan Perjalanan Dinas
Lampiran 14 Dokumentasi Kerja Praktik
Lampiran 15 Peraturan Direksi PT. PLN (Persero) Nomor 0036.P/DIR/2022
Lampiran 16 Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor
178/PMK.02/2021

x
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan dari tempat kedudukan
ke tempat yang dituju kemudian kembali ke tempat kedudukan seperti semula.
Pengertian lain mengenai perjalanan dinas adalah suatu kegiatan yang dilakukan
oleh para pegawai dalam sebuah perusahaan atau instansi pemertintah. Dalam hal
ini, perjalanan dinas yang dilakukan disesuaikan dengan tugas pokok dan fungsi
para pegawai, termasuklah untuk peningkatan kualitas sumber daya manusia seperti
mengikuti pelatihan, seminar, studi banding, hingga bimbingan teknis.
Menteri Keuangan Republik Indonesia telah mengatur prosedur atau tata
cara dalam melaksanakan perjalanan dinas di dalam PMK Nomor
113/PMK.05/2012 Tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri Bagi Pejabat Negara,
Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap. Pada Pasal 1 (1) PMK Nomor
113/PMK.05/2012, yang berbunyi : “Perjalanan Dinas Dalam Negeri yang
selanjutnya akan disebut dengan Perjalanan Dinas merupakan perjalanan yang
dilakukan dalam wilayah Republik Indonesia ke luar tempat kedudukan untuk
kepentingan negara”. Dengan kata lain, perjalanan dinas dilaksanakan hanya untuk
kepentingan negara, perusahaan, organisasi atau yang berhubungan dengan jabatan
dan kedudukan seseorang dan bukan karena kepentingan pribadi.
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) atau dikenal juga dengan Surat
Perjalanan Dinas (SPD) merupakan naskah dinas yang digunakan sebagai alat
pemberitahuan yang kemudian ditujukan kepada pejabat atau kedudukan tertentu
untuk melakukan perjalanan dinas yang disertai dengan pemberian fasilitas untuk
melakukan perjalanan dan juga pembiayaan. Surat dinas ini digunakan untuk
kepentingan perkerjaan formal pada suatu instansi dinas dan juga tugas kantor.
Surat ini juga penting dalam pengelolaan administrasi dalam sebuah instansi
sebagai dokumen bukti tertulis, arsip, bukti sejarah atas perkembangan suatu
instansi dan pedoman kerja yang dimuat dalam bentuk surat keputusan dan surat
instruksi.

1
 2

Untuk teknis pengeluaran biaya perjalanan dinas ini berbeda-beda bagi tiap
perusahaan. Namun bagi instansi pemerintah yang melakukan perjalanan dinas
telah diatur mekanisme biaya dan pembayarannya melalui peraturan menteri atau
surat keterangan direksi. Beberapa perusahaan memberikan uang untuk biaya
perjalanan dinas diawal/saat pegawai akan berangkat untuk dinas, hal ini sering
disebut lumpsum (pembayaran dilakukan sekaligus dalam satu waktu). Namun ada
juga perusahaan yang menggunakan sistem pembayaran biaya perjalanan dinas
dengan cara reimbursment (penggantian).
Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang
saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sebagian
sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil yang mendukung sistem yang lebih
besar (Romney & Steinbart, 2017). Informasi merupakan data yang diolah menjadi
bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya dan
menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang digunakan dalam mengambil
keputusan (Mujiani & Mardhiyah, 2019). Akuntansi adalah suatu proses
mengidentifikasi, mengukur, mencatat dan mengkomunikasikan peristiwa ekonomi
(transaksi) dari suatu organisasi untuk kepentingan pengguna informasi tersebut
(Mujiani & Mardhiyah, 2019). Adapun sistem informasi akuntansi adalah suatu
komponen yang saling bekerja satu sama lain untuk mengumpulkan, mengolah,
menyimpan dan juga menyebarkan informasi untuk mendukung suatu kegiatan
suatu organisasi seperti pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian. (Jaya,
2018). Di era teknologi yang maju seperti sekarang pentingnya sistem informasi
akuntansi dalam proses pengolahan surat perjalanan dinas untuk mempermudah
suatu perusahaan atau instansi terkait.
Untuk memenuhi salah satu syarat di Politeknik Negeri Sriwijaya yaitu
dengan melaksanakan kerja praktik. Adapun kerja praktik ini dilakukan ke suatu
industri, perusahaan atau institusi lainnya. Dalam laporan kerja praktik ini, kami
selaku penulis yang beranggotakan 4 orang melaksanakan kerja praktik tersebut di
PT. PLN (Persero) UIP3BS UPT Palembang.
PT. PLN (Persero) UIP3BS UPT Palembang adalah suatu Badan Usaha
Milik Negara (BUMN) yang merupakan salah satu pelaku bisnis di bidang produk,
 3

transimisi dan distribusi tenaga listrik kepada masyarakat di Indonesia. Pada PT.
PLN (Persero) UIP3BS UPT Palembang terkhusus bagian PDKB (Perkerjaan
Dalam Kondisi Bertegangan) sering melakukan perjalanan dinas dalam melakukan
perkerjaannya yang dalam realisasinya membutuhkan pembuatan surat perjalanan
dinas yang cukup lama jika dilakukan secara manual maka, sangat terbantu jika
pembuatan surat perjalanan dinas menggunakan sebuah sistem atau cara yang
terkomputerisasi agar lebih efisien dalam pemprosesannya.
Saat ini PT. PLN (Persero) UIP3BS UPT Palembang menggunakan suatu
sistem AMS (Aplikasi Manajemen Surat) dan ERP (Enterprise Resource Planning)
yang lebih terstruktur sehingga mempercepat pembuatan laporan hingga pencairan
dana perjalanan dinas dinas yang digunakan untuk mengetahui prosedur
pelaksanaan perjalanan dinas. Namun, pada kenyataannya sistem tersebut masih
memiliki kekurangan karena adanya kegiatan pemprosesan yang masih dilakukan
secara manual yang seharusnya akan lebih efisien jika menggunakan sistem
sepenuhnya. Untuk mengetahui penerapan prosedur pelaksanaan perjalanan dinas
pada bagian PDKB PT. PLN (Persero) UIP3BS UPT Palembang yang
menggunakan kedua sistem tersebut sesuai dengan ketentuan direksi PT. PLN
(Persero) maka, penulis tertarik untuk menulis laporan kerja praktik dengan judul
atau topik mengenai “Tinjauan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian atas
Beban Kepegawaian Perjalanan Dinas Bagian PDKB pada PT. PLN (Persero)
UIP3BS UPT Palembang”

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, dapat dinyatakan bahwa
permasalahan yang ada adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana proses sistem informasi akuntansi penggajian atas beban
kepegawaian perjalanan dinas bagian PDKB pada PT. PLN (Persero)
UIP3BS UPT Palembang?
2. Bagaimana pengendalian intern aplikasi AMS dan ERP yang digunakan
oleh bagian PDKB pada PT. PLN (Persero) UIP3BS UPT Palembang untuk
perjalanan dinas?
 4

1.3 Batasan Pembahasan

Agar penulisan laporan kerja praktik ini lebih terarah, maka penulis
membatasi pembahasan agar tidak menyimpang dari tujuan yang dibuat. Laporan
kerja praktik ini hanya membahas bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi
penggajian atas beban kepegawaian perjalanan dinas bagian PDKB pada PT. PLN
(Persero) UIP3BS UPT Palembang periode 2022.

1.4 Tujuan dan Manfaat

1.4.1 Tujuan
Tujuan dalam penyusunan laporan kerja praktik yang dilakukan adalah
sebagai berikut :
1. Mengetahui sistem yang diterapkan dalam proses pengajuan hingga
pencairan dana perjalanan dinas yang terkomputerisasi dan terintergrasi.
2. Mengetahui kesesuaian penerapan pelaksanaan perjalanan dinas pada
bagian PDKB PT. PLN (Persero) UIP3BS UPT Palembang dengan
ketentuan direksi PT. PLN (Persero).
1.4.2 Manfaat
Laporan kerja praktek ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai
berikut :
1. Manfaat Teoritis
a) Menjadikan adanya pemahaman dalam pemanfaatan teknologi yang
digunakan sebagai alat bantu yang bermanfaat.
b) Dapat memberikan inovasi yang nantinya akan mempermudah
perkerjaan manusia.
2. Manfaat Praktis
a) Membantu proses penyimpanan data Surat Perintah Perjalanan Dinas
secara terkomputerisasi.
b) Dalam pemberian perintah perjalanan dinas lebih terstruktur dan
menghindari terjadinya kesalahan jadwal perjalanan dinas.
c) Mempermudah efektifitas kinerja pembuatan dokumen perjalanan
dinas.
 BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Perusahaan

PT. PLN (Persero) UIP3BS UPT Palembang atau Unit Induk Penyaluran
dan Pusat Pengatur Beban Sumatera merupakan perusahaan penyaluran listrik dari
pembangkit ke unit PLN yang mengelola distribusi kepada pelanggan. Jaringan
yang dikelola sangat besar yaitu Saluran Udara Tegangan Tinggi (SUTT) dengan
daya 70 kV hingga 150 kV, serta Saluran Udara Tegangan Ekstra Tinggi (SUTET)
dengan daya yang disalurkan yaitu 275 kV. Dalam operasinya, PT. PLN (Persero)
UIP3BS UPT Palembang dibantu oleh 12 unit pelaksana yang terdiri dari 9 Unit
Pelaksana Transmisi (UPT) dan 3 Unit Pelaksana Pengatur Beban (UP2B) yang
tersebar di delapan provinsi di Sumatera. Salah satu unit pelaksananya adalah UPT
Palembang.
PT. PLN (Persero) UIP3B Sumatera adalah bagian dari PT. PLN (Persero)
yang memiliki tugas yaitu pengoperasian dan penyaluran serta melakukan transaksi
energi listrik pada Sistem Interkoneksi Sumatera. Organisasi PT. PLN (Persero)
UIP3BS UPT Palembang dibentuk berdasarkan Direksi PT. PLN (Persero) Nomor:
K/023/DIR/2004.
PT PLN (Persero) UIP3BS UPT Palembang diresmikan pada tanggal 21
Desember 2006 oleh GM P3B Sumatera yang bertempat di jalan MP. Mangku
Negara No 1 A. UIP3BS didirikan dari penggabungan antara fungsi penyaluran dari
PT. PLN (Persero) Kitlur Sumut dan fungsi Penyaluran PT. PLN (Persero) Kitlur
Sumsel. Akibat pendirian UIP3BS tersebut, maka PT. PLN (Persero) Kitlur di
Sumut dan Kitlur di Sumsel akan dihapuskan. Fungsi pembangkitan akan dikelola
dengan dibentuknya PT. PLN Pembangkit Listrik di Sumatera Bagian Utara (KSU)
dan PT. PLN Pembangkit Listrik di Sumatera Bagian Selatan (KKS).
Dengan adanya penggabungan tersebut, maka akan menempatkan posisi
organisasi UIP3BS sebagai sentral. UIP3BS UPT Palembang akan menganalisa
pasokan dalam Sistem Interkoneksi Sumatera, yaitu setelah energi listrik
dibangkitkan oleh perusahaan pembangkit baik itu yang dikelola oleh PT. PLN

5
 6

(Persero) Pembangkit Listrik di Sumatera Bagian Utara (KSU) dan Pembangkit

Listrik di Sumatera Bagian Selatan (KKS) PT. PLN (Persero) maupun swasta.
Proses pengelolaan energi ini akan menempatkan UIP3BS sebagai pihak yang
berperan aktif dan bertanggung jawab atas keandalan pasokan energi listrik yang
disalurkan kepada konsumen.
Pendirian UIP3BS UPT Palembang sangat disadari manfaatnya oleh PT.
PLN (Persero) setelah berpisah sebagai anak perusahaan. Organisasi ini
menempatkan fungsi pengoperasian dan pengelolaan penyaluran tenaga listrik
(transmisi) sebagai kegiatan yang harus dipersiapkan untuk mendukung terciptanya
efisiensi tenaga listrik. Pada wilayah interkoneksi Sumatera, P3B Sumatera akan
menangani sektor transmisi mulai dari perencanaan, konstruksi, hingga
pemeliharaan. Saat ini, UPT Palembang membawahi 4 ULTG (Unit Layanan
Transmisi Gardu Induk) yang terdiri dari ULTG Keramasan, ULTG Borang, ULTG
Boom Baru, dan ULTG Prabumulih, 26 GI/GITET, serta 59 Sirkit Transmisi.
Pengoperasian sistem tenaga listrik dilakukan dengan pengelolaan energi
menggunakan mekanisme transaksi energi. Melalui transaksi energi,
memungkinkan mendapatkan keuntungan dari selisih harga pembelian dari
pembangkit dengan penjualan energi listrik ke konsumen. Namun, sebagai
penyelenggara transaksi energi P3B Sumatera wajib memberikan pasokan listrik
secara handal, ekonomis dan berkualitas kepada konsumennya.
Pada saat didirikan PT. PLN (Persero) UIP3BS UPT Palembang memiliki
modal yang diperoleh dari dropping dari Kantor Induk P3B yang berpusat di
Pekanbaru. Secara keseluruhan PT. PLN yang ada di seluruh Indonesia memiliki
modal dari hasil Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) yang telah
ditetapkan oleh Pemerintah.

2.2 Makna Lambang PT PLN (Persero)

Bentuk, warna dan makna lambang Perusahaan resmi yang digunakan
adalah sesuai yang tercantum pada Lampiran Surat Keputusan Direksi Perusahaan
Umum Listrik Negara No: 031/DIR/76 Tanggal: 1 Juni 1976, mengenai penetapan
Lambang Perusahaan Umum Listrik Negara.
 7

Sumber : https://jagatlistrik.blogspot.com/2016/02/makna-logo-pln.html
Gambar 2.1 Bentuk Lambang PT PLN (Persero)

Adapun elemen-elemen dasar lambang atau logo dari PT. PLN (Persero) ada
tiga, yaitu sebagai berikut:

1. Bidang Persegi Panjang Vertikal

Sumber : https://jagatlistrik.blogspot.com/2016/02/makna-logo-pln.html
Gambar 2.2 Bidang Persegi Panjang Vertikal

Menjadi bidang dasar bagi elemen-elemen lambang lainnya, melambangkan

bahwa PT. PLN (Persero) merupakan wadah atau organisasi yang terorganisir
dengan sempurna. Berwarna kuning untuk menggambarkan pencerahan, seperti
yang diharapkan PLN bahwa listrik mampu menciptakan pencerahan bagi
kehidupan masyarakat. Kuning juga melambangkan semangat yang menyala-nyala
yang dimiliki tiap insan yang berkarya di perusahaan ini.

2. Petir atau Kilat

Sumber : https://jagatlistrik.blogspot.com/2016/02/makna-logo-pln.html
Gambar 2.3 Petir atau Kilat
 8

Melambangkan tenaga listrik yang terkandung di dalamnya sebagai produk

jasa utama yang dihasilkan oleh perusahaan. Selain itu petir bewarna merah pun
mengartikan kerja cepat dan tepat para insan PT. PLN (Persero) dalam memberikan
solusi terbaik bagi para pelanggannya. Warnanya yang merah melambangkan
kedewasaan PLN sebagai perusahaan listrik pertama di Indonesia dan kedinamisan
gerak laju perusahaan beserta insan perusahaan serta keberanian dalam menghadapi
tantangan perkembangan zaman.

3. Tiga Gelombang

Sumber : https://jagatlistrik.blogspot.com/2016/02/makna-logo-pln.html
Gambar 2.4 Tiga Gelombang

Memiliki arti gaya rambat energi listrik yang dialirkan oleh tiga bidang
usaha utama yang digeluti perusahaan yaitu pembangkitan, penyaluran dan
distribusi yang seiring sejalan dengan kerja keras para pegawai PT. PLN (Persero)
guna memberikan layanan terbaik bagi pelanggannya. Diberi warna biru muda
untuk menampilkan kesan konstan (sesuatu yang tetap) seperti halnya listrik yang
tetap diperlukan dalam kehidupan manusia. Di samping itu biru muda juga
melambangkan keandalan yang dimiliki insan-insan atau para pegawai perusahaan
dalam memberikan layanan terbaik bagi para pelanggannya.

2.3 Visi, Misi, dan Motto PT PLN (Persero) UIP3B Sumatera

Untuk menjalankan tugas dan lapangan usaha yaitu pengoperasian dan
pengelolaan aset penyaluran energy listrik pada Sistem Interkoneksi Sumatera, PT.
PLN (Persero) UIP3B Sumatera UPT Palembang memiliki Visi, Misi, serta Motto
untuk mempermudah mencapai tujuan yang akan dicapai oleh PT.PLN (Persero)
UIP3B Sumatera dengan menjalankan tugas dan lapangan usaha tersebut.
 9

2.3.1 Visi PT PLN (Persero) UIP3B Sumatera

Visi UIP3B Sumatera diakui sebagai pengelola penyaluran dan pengatur
beban Sistem Tenaga Listrik dengan tingkat pelayanan setara kelas dunia yang
bertumbuh kembang, unggul, dan terpercaya dengan bertumpu pada potensi insani.
2.3.2 Misi PT PLN (Persero) UIP3B Sumatera
Misi merupakan langkah yang akan digunakan oleh perusahaan untuk
mewujudkan visi dalam mencapai tujuannya di masa yang akan datang. Misi
yangdiemban oleh PT. PLN (Persero) UIP3BS UPT Palembang adalah:
1. Mengelola operasi sistem tenaga listrik secara andal.
2. Melakukan dan mengelola penyaluran tenaga listrik tegangan tinggi secara
efisien, andal, dan akrab lingkungan.
3. Mengelola transaksi tenaga listrik secara kompetitif, transparan dan adil.
4. Melakukan pemeliharaan instalasi sistem transmisi tenaga listrik Sumatera.
2.3.3 Motto PT PLN (Persero) UIP3B Sumatera
Motto yang dimiliki oleh PT. PLN (Persero) UIP3B Sumatera adalah
“Kesinambungan Penyaluran Listrik untuk Sumatera (Continuity of Electricity for
Sumatera)”.

2.4 Kegiatan Usaha PT PLN (Persero) UIP3BS UPT Palembang

PT. PLN (Persero) UIP3BS UPT Palembang bertanggung jawab
melaksanakan pemeliharaan instalasi penyaluran tenaga listrik di wilayah kerjanya
yang meliputi fungsi pemeliharaan meter dan proteksi, pemeliharaan instalasi
penyaluran, pengoperasian dan pemeliharaan Gardu Induk, logistik dan
pengelolaan lingkungan dan keselamatan ketenagalistrikan, penyelesaian
permasalahan social terkait ROW (Right of Way) serta penyelesaian masalah hukum
untuk mencapai target kinerja, pembinaan dan pengembangan SDM secara
komprehensif dan terencana, mengelola bidang administrasi dan keuangan untuk
mendukung kegiatan operasi dan pemeliharaan instalasi, dengan tugas pokok
sebagai berikut :
1. Melaksanakan pemeliharaan meter dan proteksi diwilayah kerjanya;
2. Melaksanakan pemeliharaan instalasi penyaluran;
 10

3. Melaksanakan operasi dan pemeliharaan transmisi dan Gardu Induk,

proteksi dan meter sesuai RKAP untuk menjaga kesiapan operasi instalasi;
4. Merencanakan pengembangan dan perbaikan instalasi penyaluran, Rencana
Anggaran Operasi/Investasi, target kinerja dan Tingkat Mutu Pelayanan
UPT;
5. Mengelola sistem informasi operasi dan pemeliharaan Transmisi dan Gardu
Induk untuk bahan evaluasi operasi dan pemeliharaan Transmisi dan Gardu
Induk dengan penerapan pemeliharaan berbasis kondisi (CBM);
6. Mengelola logistik, lingkungan dan keselamatan ketenagalistrikan untuk
optimalisasi penggunaan peralatan kerja, instalasi dan material serta
mencapai target kecelakaan kerja nihil;
7. Melaksanakan pekerjaan pengembangan dan penyempurnaan instalasi
sistem penyaluran dengan memperhatikan faktor lingkungan dan
keselamatan ketenagalistrikan serta penyelesaian permasalahan sosial
terkait ROW;
8. Melaksanakan kebijakan dibidang administrasi dan kepegawaian;
9. Membina dan mengembangkan kompetensi SDM sesuai kebutuhan jabatan
untuk mencapai target kinerja;
10. Mengelola anggaran, keuangan dan akuntansi sesuai peraturan yang
berlaku.

2.5 Uraian Tugas PT PLN (Persero) UIP3BS UPT Palembang

Untuk mendukung kegiatan perusahaan dalam menjalankan fungsi dan
tujuannya, PT. PLN (Persero) UIP3BS UPT Palembang memiliki struktur
organisasi yang mempunyai tugas dan tanggungjawab setiap bagiannya tersendiri.
Pembagian tugas dan tanggugjawab tersebut diuraikan sebagai berikut :
2.5.1 Manager UPT Palembang
Tugas Pokok Fungsi Jabatan Manager UPT Palembang sebagai berikut :
1. Menandatangani persetujuan pembayaran (bukti kas) baik kepada pegawai
maupun kepada pihak ketiga (rekanan) sesuai dengan bukti-bukti
pembayaran yang sah.
 11

2. Mengsahkan dan menandatangani nota pembukuan ke unit lain.

3. Menilai kinerja bawahan (SMUKI). Dalam suatu perusahaan, agar dapat
mencapai sasaran yang telah ditetapkan dan tercapainya sasaran kinerja
perusahaan, maka manager mempunyai 4 manager bagian yang
membantunya, yaitu Manager Bagian Perencanaan & Evaluasi (Renev),
Manager Bagian Konstruksi dan Penyaluran (Konslur), Manager Bagian
Pekerjaan dalam Keadaan Bertegangan (PDKB), dan Manager Bagian
Keuangan dan Umum.
2.5.2 Manager Bagian Perencanaan dan Evaluasi (Renev)
Tugas Pokok Fungsi Jabatan Manager Bagian Perencanaan dan Evaluasi
(Renev) adalah sebagai berikut :
1. Menyusun usulan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) beserta
data pendukung.
2. Mengevaluasi dan menetapkan usulan rencana kerja program kerja
pemeliharaan rutin alat instalasi, gardu induk, sarana & fasilitas dan
program kerja keselamatan dan ketenagalistrikan.
3. Mengevaluasi dan menetapkan usulan rencana program kerja EDP,
Pemeliharaan Konektif dan tidak terencana dan penyempurnaan instalasi
transmisi dan gardu induk.
4. Melaksanakan penilaian dan pembinaan SDM di bagian Engineering.
5. Menganalisa dan mengevaluasi Kinerja Transmisi, Proteksi, Meter,
SCADATEL, dan Gardu Induk.
6. Mengevaluasi dan merealisasi operasional instalasi transmisi, gardu induk,
dan Proteksi & Meter.
7. Mengevaluasi laporan kinerja setiap bulan dan membuat rencana tindak
lanjut bagi kinerja yang tidak tercapai.
8. Mengelola data base instalasi transmisi dan gardu induk.
Agar dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya, Manager
Perencanaan dan Evaluasi mempunyai supervisor yang membantunya, yaitu
sebagai berikut :
1. Supervisor Engineering
 12

Tugas Pokok Fungsi Jabatan Supervisor Engineering yaitu mengkoordinir

pembuatan master schedule dan breakdown aktivitas bulanan dan mingguan,
mengkoordinir penentuan schedule material dan persetujuan material dari owner,
mengkoordinir pembuatan shop drawing, memaksimalkan kemungkinan
pemanfaatan value engineering (VE), mengkoordinir pembuatan laporan progres
pelaksanaan proyek secara periodik, mengusulkan perencanaan dan evaluasi
pengembangan instalasi penyaluran dan merancang design engineering.
2. Supervisor Perencanaan Pengusahaan
Tugas Pokok Fungsi Jabatan Supervisor Perencanaan Pengusahaan yaitu
menyusun rencana pengusahaan penyaluran, menganalisa peralatan operasi (layak
atau tidak layak) setelah pelaksanaan pemeliharaan berdasarkan hasil
pengujian/pengukuran dan acuan atau referensi.
3. Supervisor Assesmen, Diagnosa dan Pengelolaan Data
Tugas Pokok Fungsi Jabatan Supervisor Assesmen, Diagnosa dan
Pengelolaan Data yaitu mengelola data pemeliharaan peralatan jaringan, gardu
induk, proteksi, meter, SCADATEL & otomasi serta meter transaksi untuk bahan
asesmen kinerja peralatan serta mengelola sarana teknologi informasi untuk
menunjang kalancaran operasional.
2.5.3 Manager Bagian Konstruksi dan Penyaluran (Konslur)
Tugas Pokok Fungsi Jabatan Manager Bagian Konstruksi dan Penyaluran
(Konlur) adalah sebagai berikut :
1. Mengelola pelaksanaan pengoperasian dan pemeliharaan instalasi transmisi
gardu induk, Proteksi Scadatel, Instalasi Sipil dan Lingkungan guna
pencapaian target yang telah ditetapkan.
2. Mengendalikan realisasi hasil pemeriksaan instalasi transmisi dan gardu
induk untuk keperluan operasi.
3. Mengendalikan pemeriksaan fisik dan spesifik teknik instalasi terpasang
yang akan diserahkan proyek berdasarkan kontrak.
4. Menentukan persyaratan operasi pada instalasi meliputi hasil uji peralatan,
koordinasi setting rale proteksi dan sertifikasi baik operasi guna memastikan
pengoperasian instalasi dengan baik dan aman.
 13

5. Mengendalikan dan menindaklanjuti gangguan operasi dan peralatan

instalasidi Unit Tragi.
6. Membuat usulan pengembangan Instalasi untuk keandalan operasi.
7. Mengevaluasi laporan dari unit TRAGI dan Supervisor di bagian OP-HAR.
8. Mengusulkan Pelatihan sesuai kebutuhan di bidang operasi dan
pemeliharaan.
Agar dapat melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya, Manager Bagian
Konstruksi dan Penyaluran (Konslur) memiliki supervisor yang membantunya,
yaitu sebagai berikut :
1. Supervisor Pengendalian Konstruksi dan Administrasi Kontrak
Tugas Pokok Fungsi Jabatan Supervisor Pengendalian Konstruksi dan
Administrasi Kontrak adalah melaksanakan pengecekan rutin, non rutin,
emergency, dan predictive, membuat laporan hasil pemeliharaan rutin, non rutin,
emergency dan predictive, menyetujui perjanjian kontrak dengan vendor yang telah
disepakati.
2. Supervisor Logistik
Tugas Pokok Fungsi Jabatan Supervisor Logistik adalah menandatangani
TUG9 untuk Pengambilan Barang Gudang sebagai Kepala Gudang,
menandatangani TUG3 dan TUG4 sebagai Kepala Gudang melakukan Pencatatan
dan memaraf usulan cuti pegawai yang menjadi bawahannya.
3. Supervisor Pengendalian Aset
Tugas Pokok Fungsi Jabatan Supervisor Pengendalian Aset adalah
mengelola fungsi pengelolaan dan pemeliharaan aset yang meliputi perencanaan,
pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi hasil pemeliharaan instalasi penyaluran,
serta pengelolaan K2, agar diperoleh ketersediaan instalasi penyaluran yang
kontinu, andal dan aman.
2.5.4 Manager Bagian Pekerjaan dalam Keadaan Bertegangan (PDKB)
Tugas Pokok Fungsi Jabatan Manager Bagian Pekerjaan dalam Keadaan
Bertegangan (PDKB) adalah mengusulkan rencana pengembangan sistem operasi
distribusi untuk mengoptimalkan beban dan efisiensi jaringan distribusi dengan
bertanggung jawab atas tercapainya efisiensi operasi dan pemeliharaan aset
 14

jaringan distribusi sehingga dapat mengendalikan susut distribusi untuk mencapai

target kinerja susut jaringan distribusi dan bertanggung jawab atas pelaksanaan
PDKB di lingkungan area.
Agar dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya, Manager Bagian
Pekerjaan dalam Keadaan Bertegangan (PDKB) memiliki supervisor yang
membantunya, yaitu sebagai berikut :
1. Supervisor PDKB Jaringan
Tugas Pokok Fungsi Jabatan Supervisor PDKB Jaringan adalah mengelola
dan memimpin sebagai jembatan antara manager atau asman dan staf, sebagai
pelaksana tugas di lapangan, melakukan pemeliharaan SUTT/SUTET tanpa
pemadaman.
2. Supervisor PDKB Gardu Induk
Tugas Pokok Fungsi Jabatan Supervisor PDKB Gardu Induk adalah
melakukan pemeliharaan dan memperbaiki jaringan Gardu Induk tanpa perantara.
2.5.5 Manager Bagian Keuangan dan Umum
Tugas Pokok Fungsi Jabatan Manager Bagian Keuangan dan Umum adalah
sebagai berikut:
1. Menyusun rencana kerja tahunan bagian keuangan, SDM dan Administrasi
sebagai bagian pedoman kerja untuk mencapai target kinerja.
2. Mengendalikan, Mengelola dan Mengevaluasi pekerjaan fungsi sekertariat
meliputi kendaraan dinas, tata laksana surat, penerbitan SPPD, pengamanan
Lingkungan, dan Fasilitas sarana kantor dan ATK.
3. Mengendalikan, Mengelola dan Mengevaluasi pekerjaan fungsi SDM dan
Diklat meliputi pembayaran penghasilan, penerbitan SK Mutasi, Usulan
Penilaian, kenaikan peringkat, kesejahteraan pegawai dan diklat.
4. Mengendalikan, mengelola dan mengevaluasi pekerjaan fungsi logistik
meliputi tata usaha gedung, pengadaan barang dan pengendalian perputaran
material.
5. Mengendalikan, mengelola dan mengevaluasi pekerjaan fungsi anggaran
dan keuangan meliputi perencanaan, pengajuan Anggaran ke P3BS,
pembayaran, Cash Flow, monitoring serta penerimaan penyetoran pajak.
 15

6. Mengesahkan/menandatangani invoice untuk pembayaran baik kepada

pegawai maupun kepada pihak ketiga (rekanan) sesuai dengan bukti-bukti
pembayaran yang sah dan dalam batas kewenangan yang diberikan oleh
Manager.
7. Mengesahkan/menandatangani TUG dalam penerimaan dan pengeluaran
barang di gudang UPT.
8. Persetujuan Surat Perintah perjalanan dinas yang melakukan perjalanan
dinas sesuai peraturan yang ada dan dalam batas kewenangan yang
diberikan oleh manager.
Agar dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya, Manager Bagian
Keuangan dan Umum memiliki supervisor yang membantunya, yaitu sebagai
berikut:
1. Supervisor SDM & Umum
Tugas Pokok Fungsi Jabatan Supervisor SDM & Umum adalah sebagai
berikut :
a. Memproses Surat perintah perjalanan dinas untuk pegawai yang
melakukan perjalanan dinas sesuai peraturan
b. Memproses usulan cuti bawahan
c. Memproses permintaan penggunaan kendaraan dinas (Model pegawai
yang bertugas menggunakan kendaraan dinas)
d. Menyusun rencana, kerja tahunan seksi sekretariat
2. Supervisor Keuangan & Akuntansi
Tugas Pokok Fungsi Jabatan Supervisor Keuangan & Akuntansi adalah
sebagai berikut :
a. Menyusun rencana kerja tahunan Seksi Akuntansi.
b. Mengevaluasi RKAP untuk pedoman Evaluasi beban biaya.
c. Memproses jurnal transasksi sesuai pos biaya.
d. Memproses laporan TUKG nilai sisa material gudang.
e. Memproses laporan Aktiva Tetap & Pekerjaan Dalam Proses 24/31
f. Memproses laporan keuangan meliputi neraca, menggunakan program
GL- Magic.
 16

2.6 Struktur Organisasi PT PLN (Persero) UIP3BS UPT Palembang

Struktur organisasi adalah susunan jabatan yang diperlukan untuk suatu unit organisasi. Struktur organisasi yang
diterapkan di PT. PLN (Persero) UIP3BS UPT Palembang adalah struktur organisasi fungsional, yaitu semakin besar pekerjaan
yang diemban, semua unit atau sub unit akan melapor kepada hierarki diatasnya, dan seterusnya hingga mencapai puncak hierarki
perusahaan. Struktur organisasi PT. PLN (Persero) UIP3BS UPT Palembang dapat dilihat pada gambar.

Sumber : Data diolah, 2019

Gambar 2.5 Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) UIP3BS UPT Palembang
 17

2.7 Aplikasi Pengolahan SPPD yang digunakan pada PT.PLN (Persero)

UIP3BS UPT Palembang
2.7.1 Aplikasi AMS (Aplikasi Manajemen Surat)
Sistem otomasi arsip persuratan yang diterapkan di PT. PLN (Persero)
UIP3BS UPT Palembang menggunakan AMS (Aplikasi Manajemen Surat).
AMS Korporat merupakan aplikasi komputer yang berfungsi sebagai sarana
untuk pengelolaan administrasi kesekretariatan yang bukan bersifat rahasia, guna
menjamin kelancaran penerimaan surat, pendistribusian surat, pengeluaran
surat, pencarian surat, baik surat masuk, maupun surat keluar, produk hukum,
surat bentuk khusus serta nota dinas, yang lebih terukur
(01/TIMAMS/SOP/2013). Aplikasi Manajemen Surat atau sering disingkat
AMS Korporat merupakan aplikasi berbasis website, sehingga agar dapat
mengakses aplikasi tersebut maka perangkat keras (hardware) harus
tersambung pada internet. Penggunaannya dapat diakses menggunakan
browser umum seperti Google Chrome, Mozila Firefox maupun Opera 12.
Selain itu, AMS dapat mengelola informasi kode masalah, informasi data
penggguna, dan menemukan kembali arsip dengan cepat, mudah, dan akurat.
AMS membutuhkan SDM pelaksana, peralatan pendukung berupa seperangkat
komputer dan scanner, serta jaringan internet.

Sumber : https://amskorporat.pln.co.id/
Gambar 2.6 Tampilan AMS
 18

2.7.2 Aplikasi ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP merupakan singkatan dari Enterprise Resource Planning. Dalam ERP
menggunakan sistem SAP. SAP atau juga dikenal dengan System Application and
Product in Data Processing adalah sistem yang digunakan untuk mendukung
kegiatan atau aktivitas yang berjalan dalam suatu organisasi secara otomatis
sehingga efisiensi dan produktivitas bisa meningkat secara efisien. Sistem SAP
merupakan software ERP yang bertujuan membantu perusahaan mengoptimalkan
business process untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Penggunaan sistem ERP
akan memudahkan perencanaan hingga pengelolaan sumber daya perusahaan
antara departemen.
Agar mampu mensejajarkan diri dengan perusahaan-perusahaan penyedia
listrik tingkat dunia, PLN mengimplementasikan sistem Enterprise Resource
Planning (ERP). Suatu sistem yang mengintegrasikan seluruh elemen-elemen pada
perusahaan termasuk unit-unit bisnis. Penerapan ERP ini sebagai bentuk upaya
meningkatkan kompetensi perusahaan dan pelayanan serta akan mengintegrasikan
seluruh kantor-kantor cabang PLN baik pusat maupun daerah secara online dan
terstandarisasi. Dengan penerapan ERP, maka karyawan sebagai pengguna sistem
ini harus melakukan pembelajaran dan adaptasi dengan sistem tersebut.

Sumber : http://erpappw1.pusat.corp.pln.co.id/irj/portal
Gambar 2.7 Tampilan ERP
 19

2.8 Prosedur Pelaksanaan Perjalanan Dinas

Prosedur pelaksanaan perjalanan dinas Pegawai PT. PLN (Persero)
diuraikan melalui flowchart sesuai dengan Peraturan Direksi PT. PLN (Persero) :

Sumber : peraturan direksi PT. PLN (Persero) Nomor 0036.P/DIR/2022

Gambar 2.8 Flowchart Prosedur Pelaksanaan Perjalanan Dinas
 BAB III
TINJAUAN PUSTAKA

3.1 Sistem
Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma).
Pengertian sistem secara bahasa adalah suatu kesatuan yang terdiri atas komponen
atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi,
materi, atau energi untuk mencapai suatu tujuan.
Menurut Romney & Steinbart (2017) Sistem adalah rangkaian dari dua atau
lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan. Sebagian sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil yang
mendukung sistem yang lebih besar
Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa, sistem adalah
suatu kesatuan dari komponen yang saling berhubungan dan saling berinteraksi satu
sama lain untuk mencapai suatu tujuan.

3.2 Informasi
Menurut Mujiani & Mardhiyah (2019) Informasi merupakan data yang
diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya
dan menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang digunakan dalam mengambil
keputusan.
Menurut Romney & Steinbart (2017) Informasi adalah data yang telah
dikelola dan diproses untuk memberikan arti dan memperbaiki proses pengambilan
keputusan.
Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa, informasi adalah
data yang telah diolah yang memiliki nilai manfaat untuk pengambilan keputusan.

3.3 Akuntansi
Menurut Mujiani & Mardhiyah (2019) Akuntansi adalah suatu proses
mengidentifikasi, mengukur, mencatat dan mengkomunikasikan peristiwa ekonomi
(transaksi) dari suatu organisasi untuk kepentingan pengguna informasi tersebut.

20
 21

Menurut Bahri (2016) Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan,

pengikhtisaran, dan pelaporan atas suatu transaksi dengan cara sedemikian rupa,
sistematis dari segi isi, dan berdasarkan standar yang diakui umum.
Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa, akuntansi adalah
suatu proses mencatat, meringkas, mengklasifikasikan, mengolah, dan menyajikan
data transaksi serta berbagai aktivitas yang berhubungan dengan keuangan.

3.4 Sistem Informasi Akuntansi

Pada umumnya Sistem Informasi Akuntansi digunakan sebagai alat untuk
melakukan analisis keputusan ataupun sebagai pembuat keputusan yang terkait
dengan transaksi - transaksi perusahaan.
Menurut Jaya (2018) Sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen
yang saling bekerja satu sama lain untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan
dan juga menyebarkan informasi untuk mendukung suatu kegiatan suatu organisasi
seperti pengambilan keputusan,koordinasi,pengendalian.
Sistem Informasi adalah suatu sistem yang menggunakan teknologi
komputer untuk menyajikan informasi kepada pemakainya dalam mengambil
keputusan. Sistem informasi pada umumnya memiliki enam komponen utama yaitu
(Rahmawati, 2018) :
1. Masukan, meliputi data (seperti: data transaksi harian) serta metode dan
media yang digunakan untuk memasukan data tersebut;
2. Model, meliputi model logika matematik yang digunakan untuk mengolah
data sehingga menghasilkan keluaran yang dihendaki;
3. Keluaran, yaitu informasi yang bermutu yang dihasilkan dari proses
pengelolaan baik berupa laporan atau dokumen;
4. Blok Teknologi, berupa alat yang digunakan untuk menangkap masukan,
menjalankan model & sistem informasi serta menghasilkan keluaran yang
diinginkan;
5. Basis Data, yaitu tempat penyimpanan data yang digunakan untuk
kebutuhan pemakai; dan
6. Pengendalian, berfungsi untuk melindungi sistem informasi dari segala
macam hambatan/ancaman.
Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa, sistem informasi
akuntansi adalah sistem yang dirancang dan didesain khusus untuk
 22

mentransformasikan data keuangan dan data-data lainnya menjadi sebuah informasi

yang bermanfaat.

3.5 Sistem Informasi Akuntansi Siklus Manajemen Sumber Daya

Manusia/Penggajian
Sistem informasi akuntansi siklus manajemen sumber daya
manusia/penggajian adalah sistem yang digunakan dalam kegiatan bisnis dan
operasi oleh perusahaan.
Menurut Romney & Steinbart (2017) Siklus Manajemen Sumber Daya
Manusia (MSDM)/Penggajian – human resource management (HRM)/payroll
cycle adalah serangkaian akitivitas bisnis dan operasi pengolahan data terkait yang
terus-menerus berhubungan dengan mengeola kemampuan pegawai secara efektif.
Tugas-tugas yang lebih penting meliputi sebagai berikut :
1. Merekrut dan memperkerjakan para pegawai baru;
2. Pelatihan;
3. Penugasan pekerjaan;
4. Kompensasi (Penggajian);
5. Evaluasi kinerja; dan
6. Mengeluarkan pegawai karena penghentian yang suka rela maupun tidak.
Sistem informasi MSDM/penggajian terdiri atas dua subsistem yang saling
berhubungan tetapi terpisah : MSDM dan penggajian. Sistem MSDM mencatat dan
mengoah data mengenai aktivitas perekrutan, pelatihan, penugasan, pengevaluasian
dan pemberhentian pegawai. Sistem penggajian mencatat dan mengolah data yang
digunakan untuk membayar para pegawai atas jasa mereka.
Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa, sistem informasi
akuntansi sisklus manajemen sumber daya manusia/penggajian adalah kumpulan
aktivitas bisnis dan operasi yang dilakukan secara berulang terkait manajemen yang
efektif atas tenaga kerja.

3.6 Teknik Dokumentasi dan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi

Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram dan penjelasan tertulis
lainnya yang menjelaskan tentang cara kerja sebuah sistem. Tingkatan atau derajat
pemahaman dokumentasi, meliputi mampu memahami, mengevaluasi, dan
 23

menyiapkan/membuat. Jenis-jenis teknik mendokumentasikan sistem informasi

antara lain:
3.6.1 Diagram Arus Data
Diagram arus data (DAD – data flow diagram) menjelaskan arus data dalam
organisasi secara grafis. Diagram ini menggunakan empat simbol elemen dasar
yaitu : sumber dan tujuan data, arus data, proses transformasi dan penyimpanan
data. Selanjutnya DAD dasar telah diadaptasi, sehingga menunjukkan pengendalian
internal yang menggunakan simbol segitiga. Yang mana dijelaskan dalam tabel
sebagai berikut :
Tabel 3.1
Simbol Diagram Arus Data

Simbol Nama Penjelasan

Orang dan organisasi yang mengirim

data ke dan menerima data dari
Sumber dan Tujuan
sistem yang diwakili oleh kotak
Data
persegi. Tujuan data juga disebut
sebagai data sinks.

Arus data ke dalam atau keluar

Arus Data proses disajikan oleh garis lengkung
atau garis lurus dengan panah.

Proses yang mentransformasikan

data dari input ke output diwakili
Proses Transformasi
oleh lingkaran. Sering kali disebut
sebagai gelembung (bubbles).

Penyimpanan data diwakili oleh dua

Penyimpanan Data
garis horizontal.
 24

Pengendalian internal diberi nomor

Pengendalian Internal dan dijelaskan dalam tabel
pendamping.
Sumber: Romney & Steinbart, 2017

3.6.2 Bagan Alir

Bagan alir (flowchart) adalah teknik analitis bergambar yang digunakan
untuk menjelaskan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas, dan
logis. Bagan alir mencatat cara proses bisnis dilakukan dan cara dokumen mengalir
melalui organisasi. Bagan alir juga digunakan untuk menganalisis cara
meningkatkan proses bisnis dan arus dokumen. Sebagian besar bagian alir digambar
menggunakan program perangkat lunak seperti Visio, Microsoft Word, Mircosoft
Excel, atau Microsoft PowerPoint. Bagan alir menggunakan seperangkat simbol
standar untuk menjelaskan gambaran prosedur pemrosesan transaksi yang
digunakan oleh perusahaan dan arus data melalui sistem.
Simbol bagan alir dibagi ke dalam 4 kategori yaitu (Romney & Steinbart,
2017) :
1. Simbol input/output menunjukkan input ke atau output dari sistem.
2. Simbol pemrosesan menunjukkan pengolahan data, baik secara elektronik
atau dengan tangan.
3. Simbol penyimpanan menunjukkan tempat data disimpan.
4. Simbol arus dan lain-lain menunjukkan arus data, di mana bagan alir
dimulai dan berakhir, keputuan dibuat, dan cara menambah catatam penjelas
untuk bagan alir.

Tabel 3.2
Simbol Bagan Alir
Simbol Nama Penjelasan
Simbol Input/Output :
Dokumen atau laporan elektronik
Dokumen
atau kertas.
Berbagai salinan Diilutrasikan dengan melebihi
dokumen kertas simbol dokumen dan mencetak
 25

nomor dokumen pada muka

dokumen di sudut kanan atas.
Informasi ditampilan oleh alat
Output elektronik output elektronik seperti terminal,
monitor, atau layar.
Alat entri data elektronik seperti
Entri data elektronik komputer, terminal, tablet, atau
telepon
Entri data elektronik dan simbol
Alat input dan output output digunakan bersama untuk
elektronik menunjukkan alat yang digunakan
untuk keduanya
Simbol Pemprosesan :
Fungsi pemrosesan oleh komputer;
Pemrosesan komputer biasanya menghasilkan perubahan
dalam data atau informasi.
Operasi pemrosesan yang dilakukan
Operasi manual
secara manual.
Simbol Penyimpanan :
Data yang disimpan secara
Database
elektronik dalam database.
Data yang disimpan dalam pita
magnetis; pita yang merupakan
Pita magnetis
media penyimpanan backup yang
populer.
File dokumen kertas; huruf
mengindikasikan file urutan
N File dokumen kertas pemesanan, N = secara numerik, A
= secara alfabet, D = berdasarkan
tanggal.
 26

Jurnal atau buku besar akuntansi

Jurnal/buku besar
berbasis kertas
Simbol Arus dan Lain-lain :
Mengarahkan arus pemrosesan atau
Arus dokumen atau
dokumen; arus normal ke bawah dan
pemrosesan
ke kanan.
Transmisi data dari suatu lokasi
Hubungan komunikasi geografis ke lokasi lainnya via garis
komonukasi.
Menghubungkan arus pemrosesan
Konektor dalam- pada halaman yang sama;
halaman penggunaannya menghindari garis
yang melintasi halaman.
Konektor luar- Entri data, atau keluar ke, halaman
halaman lain.
Awal, akhir, atau titik interupsi
Terminal dalam proses; juga digunakan untuk
mengindikasikan pihak luar.

Keputusan Langkah pembuatan keputusan.

Penambahan komentar deskriptif

Anotasi (Catatan
atau catatan penjelasan sebagai
tambahan)
klarifikasi
Sumber: Romney & Steinbart, 2017

Menurut Romney & Steinbart (2017) Bagan alir terbagi menjadi beberapa
jenis, berikut adalah 3 jenis bagan alir yaitu sebagai berikut:
1. Bagan alir dokumen (document flowchart) dikembangkan untuk
mengilustrasikan arus dokumen dan data antar-area pertanggungjawaban
dalam organisasi. Bagan ini menelusuri semua hal yang terjadi saat
dokumen mengalir melewati sistem dari awal hingga akhir.
 27

2. Bagan alir pengendalian internal (internal control flowchart) digunakan

untuk menjelaskan, menganalisis, dan mengevaluasi pengendalian internal.
3. Bagan alir sistem (system flowchart) menggambarkan hubungan antar-
input, pemrosesan, penyimpanan dan output sistem. Bagan alir sistem ini
digunakan untuk menjelaskan arus dan prosedur data dalam Sistem
Informasi Akuntansi (SIA).
Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa, teknik
dokumentasi dan penyusunan sistem informasi akuntansi menjelaskan tentang cara
kerja sebuah sistem yang terbagi menjadi dua jenis yaitu : diagram arus data dan
bagan alir (flowchart).

3.7 Perjalanan Dinas

Menurut (Nurfarida, dkk., 2020) Perjalanan dinas adalah tugas dan
tanggung jawab, dan rutin dilakukan oleh staf. Perjalanan dinas ditargetkan pada
staf yang berpartisipasi dalam seminar, pelatihan, penawaran dan kegiatan lainnya.
Menurut (Soesanto, dkk., 2021) Perjalanan dinas adalah perjalanan yang
dilakukan oleh pegawai sebuah organisasi dalam rangka bekerja menjalankan tugas
dengan biaya yang ditanggung oleh organisasi yang disertai dengan dokumen-
dokumen surat perintah perjalanan dinas.
Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa, perjalanan dinas
adalah perjalanan yang dilakukan oleh pegawai suatu perusahaan yang berkaitan
dengan tugas kedinasan.

3.8 Dokumen Perjalanan Dinas

Dokumen perjalanan dinas adalah segala bentuk dokumen yang diperlukan
dalam melakukan kegiatan perjalanan dinas sebagai pelengkap sesuai dengan
tujuan dan tugas yang akan dilakukan. Adapun dokumen perjalanan dinas yang
dimaksud adalah sebagai berikut (Rachmawati & Retnasari, 2018) :
1. Surat Tugas
Surat tugas merupakan suatu surat perintah yang diberikan dari atasan
kepada bawahan untuk melakukan tugas yang dibebankan kepadanya sesuai
dengan waktu dan tempat yang telah ditentukan. Fungsi surat tugas
diantaranya sebagai bukti surat pengantar bagi seorang pegawai untuk
menjalankan tugasnya; wewenang yang dimiliki oleh penerima tugas untuk
 28

menjalankan tugas yang dibebankan kepadanya; sebagai bukti bahwa

penerima tugas telah menjalankan tugas sesuai surat tugas yang
diterimanya.
2. Surat Perintah Perjalanan Dinas
Surat perintah perjalanan dinas adalah suatu naskah ataupun surat perintah
yang diberikan kepada pejabat untuk melakukan perjalanan dinas dan
diberikan kepadanya fasilitas dan pembiayaan untuk menunjang perjalanan
dinas tersebut.
Pada umumnya, surat perintah perjalanan dinas adalah surat yang diberikan
kepada seorang pegawai disebabkan pegawai tersebut melakukan suatu
tugas tertentu untuk kepentingan dinas dan berada di luar daerah dan
diberikan fasilitas tertentu. Kegunaan dari surat perintah perjalanan dinas
(SPPD) pelengkap keterangan bagi si pembawa surat tersebut agar
pekerjaannya dapat berjalan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
Surat Perintah Perjalanan dinas untuk perusahaan berisikan penyusunan
perjalanan secara rinci yang memuat didalamnya mengenai rute perjalanan,
jenis kendaraan yang digunakan, waktu keberangkatan, waktu kembali,
penginapan, dan catatan informasi penting yang erat kaitannnya dengan
perjalanan yang dimaksud.

Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa, dalam perjalanan

dinas dibutuhkan dokumen-dokumen sebagai pelengkap untuk menjalankan tugas
yang akan dilakukan agar penugasan lebih terarah. Dokumen-dokumen tersebut
terdiri dari surat tugas dan surat perintah perjalanan dinas.
 BAB IV
PEMBAHASAN

4.1 Tinjauan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian atas Beban

Kepegawaian Perjalanan Dinas Bagian PDKB pada PT. PLN (Persero)
UIP3BS UPT Palembang
Beban perjalanan dinas pada PT. PLN (Persero) termasuk ke dalam beban
kepegawaian dibuktikan dengan peraturan menteri keuangan republik Indonesia
Nomor 178/PMK.02/2021. Berdasarkan teori (Romney & Steinbart, 2017)
penugasan pekerjaan termasuk ke dalam sistem informasi akuntansi manajemen
sumber daya manusia (MSDM)/penggajian. Berikut ini merupakan flowchart
terkait penjelasan prosedur pengajuan SPPD hingga pencairan dana yang digunakan
oleh bagian PDKB PT. PLN (Persero) UIP3BS UPT Palembang.
4.1.1 Prosedur Pengajuan SPPD pada Bagian PDKB

Sumber : Data diolah, 2022

Gambar 4.1 Flowchart Prosedur Pengajuan SPPD menggunakan Sistem AMS
(Aplikasi Manajemen Surat)

29
 30

Berdasarkan gambar 4.1 dapat dilihat pada bagian PDKB terdapat prosedur
permohonan yang dilakukan secara terkomputerisasi. Adapun penjelasan terkait
flowchart permohonan SPPD pada bagian PDKB yaitu sebagai berikut :
1. Penugasan dapat dilihat apakah pekerjaan tersebut dilakukan sesuai rencana
kerja atau emergency, jika penugasan dilakukan sesuai rencana kerja maka
langsung saja membuat permohonan SPPD sesuai jadwal rencana kerja, jika
penugasan dilakukan secara emergency maka akan terbit Surat Perintah
Tugas dari Kepala Bagian.
2. Kemudian pegawai membuat nota dinas pada akun pribadi diaplikasi AMS
(Aplikasi Manajemen Surat), langkah-langkahnya sebagai berikut :
 Pertama, setelah login AMS pegawai membuat naskah dinas dengan
mengklik konsep nota dinas seperti gambar berikut:

Sumber : https://amskorporat.pln.co.id/
Gambar 4.2 Tampilan Awal AMS Pembuatan Nota Dinas
 Kedua, mengisi kepala surat sesuai dengan rencana pekerjaan

Sumber : https://amskorporat.pln.co.id/
Gambar 4.3 Tampilan AMS Pembuatan Kepala Surat Nota Dinas
 31

 Ketiga, mengisi rincian data pengirim yaitu manager bagian PDKB

Sumber : https://amskorporat.pln.co.id/
Gambar 4.4 Tampilan AMS Input Pengirim Nota Dinas
 Keempat, mengisi rincian penerima yaitu kepada MUP II UPT PLG

Sumber : https://amskorporat.pln.co.id/
Gambar 4.5 Tampilan AMS Input Penerima Nota Dinas
 Kelima, mengisi rincian pemeriksa secara urut yang dimulai dari
supervisor kemudian manager bagian PDKB

Sumber : https://amskorporat.pln.co.id/
Gambar 4.6 Tampilan AMS Input Pemeriksa Nota Dinas
 32

 Keenam, mengisi keterangan nota dinas seperti nama-nama pegawai,

tempat tujuan, kendaraan, lama perjalanan, biaya, dan keperluan
perjalanan dinas

Sumber : https://amskorporat.pln.co.id/
Gambar 4.7 Tampilan AMS Isi Nota Dinas
3. Meminta persetujuan kepada Supervisor dan Manajer Bagian melalui akun
pribadi AMS (Aplikasi Manajemen Surat) masing-masing dan dinyatakan
bahwa nota dinas yang dibuat sudah sesuai dan benar. Jika ada kesalahan
maka akan dilakukan pembuatan ulang nota dinas oleh pegawai.
Berikut adalah tampilan bahwa nota dinas yang telah di setujui

Sumber : https://amskorporat.pln.co.id/
Gambar 4.8 Tampilan AMS Approve Nota Dinas
 33

4. Setelah nota dinas telah disetujui oleh Supervisor dan Manager Bagian maka
nota dinas selesai dibuat berikut adalah tampilan nota dinas yang telah
selesai

Sumber : https://amskorporat.pln.co.id/
Gambar 4.9 Tampilan Nota Dinas
 34

4.1.2 Prosedur Pencairan Dana Perjalanan Dinas pada Bagian PDKB

Prosedur pencairan dana perjalanan dinas pegawai dalam unit pada bagian PDKB di PT PLN (Persero) diuraikan melalui
flowchart sebagai berikut :
Manajer Bagian
Pegawai Manajer UPT Induk Kasir Induk
PDKB

Input

Approve
melalui ERP Approve melalui
ERP
Mendapatkan Approve melalui
No. Trip ERP

Mencairkan Dana
Perjalanan Dinas

Menerima
Pembayaran

Sumber : Data diolah, 2022

Gambar 4.10 Flowchart Prosedur Pencairan Dana Perjalanan Dinas menggunakan Sistem ERP
(Enterprise Resource Planning)
 35

Pada gambar 4.10 sistem pencairan dana perjalanan dinas menggunakan

sistem ERP, dengan menggunakan sistem ini sangat mempermudah proses dalam
pencairan dana SPPD karena pencairan dana diberikan secara transfer oleh kantor
induk yang berada di pekanbaru yaitu PT PLN (Persero) UIP3B Sumatera. Adapun
penjelasan terkait flowchart Pencairan Dana SPPD pada bagian PDKB yaitu
sebagai berikut :
1. Proses penginputan oleh pegawai pada akun pribadi masing-masing pada
sistem ERP, untuk penginputan dibutuhkan nota dinas yang telah dibuat
melalui sistem AMS, berikut adalah langkah-langkahnya :
 Pertama, berikut adalah tampilan awal pada saat berhasil login pada
sistem ERP kemudian klik SPPD seperti gambar dibawah ini

Sumber : http://erpappw1.pusat.corp.pln.co.id/irj/portal
Gambar 4.11 Tampilan Awal Proses Pencairan Dana Perjalanan Dinas
 Kedua, klik pilihan SPPD pegawai seperti gambar dibawah ini

Sumber : http://erpappw1.pusat.corp.pln.co.id/irj/portal
Gambar 4.12 Tampilan Proses Pencairan Dana Perjalanan Dinas
 36

 Ketiga, mulai menginput rincian perjalanan dinas sesuai dengan nota

dinas yang telah dibuat pada aplikasi AMS (Aplikasi Manajemen Surat),
setelah selesai menginput klik enter receipts seperti gambar 4.13 dan 4.14

Sumber : http://erpappw1.pusat.corp.pln.co.id/irj/portal
Gambar 4.13 Tampilan Input Rincian Perjalanan Dinas pada ERP

Sumber : http://erpappw1.pusat.corp.pln.co.id/irj/portal
Gambar 4.14 Tampilan Input Rincian Perjalanan Dinas pada ERP
 37

 Keempat, setelah dienter receipts berikut tampilannya kemudian klik

review

Sumber : http://erpappw1.pusat.corp.pln.co.id/irj/portal
Gambar 4.15 Tampilan Review Pencairan Dana Perjalanan Dinas
pada ERP
 Kelima, masuk ke review and send, pilih save and send for approval
seperti tampilan dibawah ini

Sumber : http://erpappw1.pusat.corp.pln.co.id/irj/portal
Gambar 4.16 Tampilan Meminta Approval Pencairan Dana
Perjalanan Dinas pada ERP
 38

 Keenam, masuk ke bagian terakhir penginputan klik display expense

form untuk mengecek progres approval

Sumber : http://erpappw1.pusat.corp.pln.co.id/irj/portal
Gambar 4.17 Tampilan Mengecek Progres Approval Pencairan Dana
Perjalanan Dinas pada ERP
2. Setelah penginputan selesai maka akan mendapatkan No. trip perjalanan
dinas

Sumber : http://erpappw1.pusat.corp.pln.co.id/irj/portal
Gambar 4.18 Tampilan No. Trip Perjalanan Dinas pada ERP
 39

3. Kemudian akan diminta persetujuan pada akun pribadi masing-masing oleh

manajer bagian PDKB lalu ke manajer UPT Palembang.
Jika telah disetujui oleh keduanya maka akan langsung otomatis terkirim ke
unit induk yaitu PT PLN (Persero) UIP3B Sumatera. Kemudian akan
diproses oleh bagian travel admin dan kasir induk lalu pembayaran akan
langsung terkirim ke pegawai yang melakukan perjalanan dinas.

Sumber : http://erpappw1.pusat.corp.pln.co.id/irj/portal
Gambar 4.19 Tampilan Approval Pencairan Dana Perjalanan Dinas
pada ERP

Sumber : http://erpappw1.pusat.corp.pln.co.id/irj/portal
Gambar 4.20 Tampilan Rincian Pencairan Dana Perjalanan Dinas
pada ERP
 40

4.1.3 Prosedur Pencairan Dana Fasilitas Perjalanan Dinas pada Bagian

PDKB
Prosedur pencairan dana fasilitas perjalanan dinas pegawai bagian PDKB
pada PT. PLN (Persero) diuraikan melalui flowchart sebagai berikut:

Bagian
Pegawai Supervisor Administrasi Kasir Induk
dan Umum

Perkerjaan Selesai

Meminta Cap
SPPD kepada Menerima
form restitusi
ULTG/tempat
dan lampiran
dinas terkait nota asli
penggunaan
fasilitas
Memeriksa
dan
Menyetujui
form restitusi

Menginput dan
mencetak form
rincian restitusi
Menginput sesuai
perjalanan dinas
No. trip pegawai
dan mengirimkan ke
induk

Approve dan
mencairkan dana
fasilitas
perjalanan dinas

Menerima pencairan
dana fasilitas
perjalanan dinas

Sumber : Data diolah, 2022

Gambar 4.21 Flowchart Prosedur Pencairan Dana Fasilitas Perjalanan Dinas
menggunakan Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)
 41

Untuk pencairan dana fasilitas perjalanan dinas menggunakan sistem ERP

(Enterprise Resource Planning), diketahui bahwa pencairan dana fasilitas
perjalanan hanya bisa diajukan dan diproses jika pegawai mengeluarkan uang untuk
kepentingan bekerja, dan dibuktikan dengan adanya nota asli pembayaran. Berikut
adalah penjelasan terkait flowchart Pencairan Dana Fasilitas Perjalanan Dinas pada
bagian PDKB yaitu sebagai berikut :
1. Setelah pekerjaan selesai, pegawai meminta cap SPPD ditempat/unit
dimana pegawai melakukan pekerjaan.
2. Dilakukan pengisian form rincian restitusi dan dicetak serta melampirkan
nota asli penginapan dan nota asli kendaraan umum.
3. Form rincian restitusi dalam bentuk hardcopy dilakukan pengecekan
kembali oleh supervisor dan dimintai persetujuan bahwa form rincian
restitusi beserta lampirannya sudah sesuai dan benar.
4. Selanjutnya form rincian restitusi beserta lampiran nota asli diberikan
kepada travel admin bagian administrasi dan umum lalu di input
berdasarkan No. trip sesuai dengan yang telah dibuat pada saat penginputan
SPPD menggunakan ERP (Enterprise Resource Planning).
5. Lalu akan diproses oleh kasir induk dan pembayaran akan langsung terkirim
ke rekening pegawai, dapat di cek kembali pada akun ERP pribadi pegawai
apakah statusnya sudah selesai diproses.
Berikut adalah rincian fasilitas perjalanan dinas yang telah dicairkan

Sumber : http://erpappw1.pusat.corp.pln.co.id/irj/portal
Gambar 4.22 Tampilan Rincian Dana Fasilitas Perjalanan Dinas
 42

4.2 Pengendalian Intern dalam Penggunaan Aplikasi AMS (Aplikasi

Manajemen Surat) dan ERP (Enterprise Resource Planning)
Pada pembahasan ini menjelaskan tentang pengendalian intern dalam
penggunaan aplikasi AMS (Aplikasi Manajemen Surat) dan ERP (Enterprise
Resource Planning) yang dilakukan oleh pegawai bagian PDKB sesuai dengan
Peraturan Direksi PT PLN (Persero) Nomor 0036.P/DIR/2002, yang diuraikan
dalam ketiga tabel berikut :

Tabel 4.1
Pengendalian Intern dalam Prosedur Pengajuan SPPD antara Peraturan
Direksi PT. PLN (Persero) dengan Penerapan pada Bagian PDKB

Peraturan Direksi Penerapan pada

Kesesuaian
PT. PLN (Persero) bagian PDKB

Sistem pengajuan SPPD Dapat dilihat dari Penerapan sistem

dilakukan setelah atasan flowchart pada gambar pengajuan SPPD yang
memberikan penugasan 4.1 menjelaskan bahwa dilakukan oleh pegawai
kepada pegawai lalu atasan memberikan bagian PDKB telah
pegawai mengajukan penugasan kepada diterapkan dengan baik
pengajuan SPPD secara pegawai, untuk itu dan sesuai dengan
terkomputerisasi dan pegawai harus membuat peraturan direksi PT.
dimintai persetujuan permohonanan SPPD PLN (Persero).
atasan, jika disetujui melalui sistem AMS, Adapun kesesuaian
maka surat perintah jalan kemudian terbitlah nota tersebut dibuktikan
atau nota dinas telah dinas yang harus sebagai berikut:
selesai dibuat dan disetujui oleh SPV, 1. Pegawai melakukan
pegawai siap melakukan manager bagian, dan perjalanan dinas
perjalanan dinas. manager UPT. Jika telah setelah perintah
disetujui oleh keduanya penugasan oleh
maka nota dinas atasan.
dinyatakan telah selesai 2. Dalam pengajuan
dibuat dan siap untuk SPPD menggunakan
 43

melakukan perjalanan sistem yang

dinas. terkomputerisasi yaitu
AMS.
3. Pengajuan SPPD
berbentuk nota dinas.
Sumber : Data diolah, 2023

Tabel 4.2
Pengendalian Intern dalam Prosedur Pencairan Dana Perjalanan Dinas
antara Peraturan Direksi PT. PLN (Persero) dengan Penerapan pada Bagian
PDKB

Peraturan Direksi Penerapan pada

Kesesuaian
PT. PLN (Persero) bagian PDKB
Pada peraturan Direksi Dapat dilihat dari Untuk penerapan sistem
PT. PLN (Persero) tidak flowchart pada gambar pencairan dana perjalanan
menjelaskan atau 4.11 bahwa pegawai dinas pada bagian PDKB
mengungkapkan bahwa melakukan penginputan yang dilakukan tidak
adanya prosedur pada sistem ERP dengan sesuai dengan peraturan
mengenai pencairan dana berdasarkan nota dinas direksi PT. PLN (Persero)
perjalanan dinas, yang yang telah dibuat karna prosedur pencairan
dijelaskan hanya sebelumnya pada sistem dana perjalanan dinas
langsung ke pencairan AMS sehingga yang diterapkan oleh
dana fasilitas perjalanan mendapatkan No.trip pegawai bagian PDKB
dinas. lalu diminta persetujuan dilakukan terlebih dahulu
Serta terdapat 2 prosedur manajer bagian, sebelum kalkulasi
pembayaran perjalanan manajer UPT, Induk, fasilitas perjalanan dinas
dinas yang dilakukan oleh lalu kasir induk akan sedangkan pada peraturan
kasir induk dan bagian memproses pencairan direksi PT. PLN (Persero)
keuangan dengan cara dana perjalanan dinas tidak mengungkapkan
tunai dan via transfer ke dengan cara mentranfer prosedur mengenai
ke rekening pegawai. pencairan dana perjalanan
 44

rekening pelaksana dinas, hal ini

perjalanan dinas. membuktikan bahwa
tidak dilakukan evaluasi
secara terus-menerus dan
terpisah. Serta pada dua
prosedur pembayaran
dapat menimbulkan risiko
adanya ketidakakuratan
data induk pegawai yang
digunakan dan
kecurangan maupun
kegagalan dalam transfer
dana ke rekening
pelaksana perjalanan
dinas.
Sumber : Data diolah, 2023

Tabel 4.3
Pengendalian Intern dalam Prosedur Pencairan Dana Fasilitas Perjalanan
Dinas antara Peraturan Direksi PT. PLN (Persero) dengan Penerapan pada
Bagian PDKB

Peraturan Direksi Penerapan pada

Kesesuaian
PT. PLN (Persero) bagian PDKB
Sistem pencairan dana Dapat dilihat dari Pada sistem pencairan
fasilitas dilakukan flowcart yang telah dana fasilitas perjalanan
setelah pelaksanaan disajikan pada gambar dinas antara peraturan
perjalanan dinas dengan 4.22 bahwa setelah direksi PT. PLN (Persero)
pengesahan form pekerjaan dilakukan, dengan penerapan pada
perjalanan dinas oleh pegawai meminta cap bagian PDKB dapat
atasan kemudian pegawai SPPD ke unit terkait lalu dibandingkan dengan
melampirkan dokumen mengisi dan mencetak jelas bahwa tahapan dari
 45

pendukung lalu, form rincian restitusi dan kedua nya telah sesuai
pengelolaan SPPD diberikan kepada SPV dan telah dijalankan
memvalidasi laporan agar dapat diminta dengan baik dibuktikan
perjalanan dinas untuk persetujuan lalu dengan :
mencairkan dana fasilitas diserahkan kepada travel 1. Setelah pekerjaan
perjalanan dinas admin agar dapat diproses selesai pegawai akan
sehingga dana fasilitas meminta cap SPPD di
perjalanan dinas dapat tempat pegawai
dicairkan melakukan
penugasan.
2. Selanjutnya pegawai
akan melampirkan
dokumen pendukung
pelaksanaan
perjalanan dinas
terkait.
3. Bagian administrasi
dan umum akan
menginput no. trip
dari dokumen yang
diserahkan pegawai
PDKB.
4. Kasir induk akan
memproses dan
memvalidasi laporan
perjalanan dinas untuk
memvalidasi laporan
perjalanan dinas untuk
mencairkan dana
perjalanan dinas.
Sumber : Data diolah, 2023
 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan
Berdasarkan pengamatan selama kerja praktik hingga pembahasan dari
Tinjauan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian atas Beban Kepegawaian
Perjalanan Dinas Bagian PDKB pada PT. PLN (Persero) UIP3BS UPT Palembang,
maka simpulan yang dapat dirumuskan adalah sebagai berikut:
1. Dalam melakukan perjalanan dinas bagian PDKB menggunakan dua
aplikasi yaitu : AMS (Aplikasi Manajemen Surat) digunakan dalam proses
pengajuan SPPD yang berbentuk dokumen nota dinas dan ERP (Enterprise
Resource Planning) digunakan untuk proses pencairan dana perjalanan
dinas dan pencairan dana fasilitas perjalanan dinas dengan melampirkan
dokumen pendukung perjalanan dinas seperti cap SPPD tempat penugasan,
form rincian biaya restitusi, nota pembayaran penginapan.
2. Pengendalian intern dalam sistem informasi akuntansi penggajian atas
beban kepegawaian perjalanan dinas bagian PDKB pada PT. PLN (Persero)
UIP3BS UPT Palembang dimulai dari pengajuan SPPD hingga pencairan
fasilitas perjalanan dinas telah dilakukan dengan baik. Namun, ditemukan
ketidaksesuaian dengan ketentuan direksi PT. PLN (Persero) dalam sistem
pencairan dana perjalanan dinas.

5.2 Saran
Berdasarkan simpulan di atas, maka terdapat saran khususnya untuk bagian
PDKB pada PT. PLN (Persero) UIP3BS UPT Palembang yaitu :
1. Melakukan pengajuan keterbaruan sistem yang digunakan untuk perjalanan
dinas kepada kantor induk agar tidak melakukan kegiatan dengan dua sistem
yang berbeda sehingga lebih efisien.
2. Menerapkan pengendalian intern fungsi pengawasan dan fungsi penilaian
risiko dengan melakukan evaluasi secara terpisah sehingga jika terjadi
ketidaksesuaian dapat diketahui sejak dini.

46
 DAFTAR PUSTAKA

B. Romney, Marshal. Paul John Steinbart. 2017. Accounting Information Systems (13th
ed). Jakarta: Salemba Empat
Dian Rahmawati, Imelda. 2018. Buku Ajar Sistem Informasi Akuntansi. Jawa Timur:
UMSIDA Press.
Iqbal, Mohammad. 2022. Sistem Informasi Manajemen Kegiatan Pejalanan Dinas
Badan Pusat Statistik SUBANG. JATI: Jurnal Mahasiswa Teknik Informatika,
Vol. 6, No. 2. September 2022.
Jaya, Hendry. 2018. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan
Kas dalam Meningkatkan Pengendalian Intern. Measurement: Jurnal Akuntansi,
Ekonomi, Vol. 12, No.2 : 152 – 167.
Martua, Heru. 2016. Pengendalian Internal dalam Sistem Informasi Akuntansi.
IQTISHADUNA: Jurnal Ilmah Ekonomi Kita, Vol.5, No. 1 : 16 – 28.
Mujani, Sari. Khoirunnisa Mardhiyah. 2019. Perancangan dan Penerapan Sistem
Informasi Akuntansi Berbasis Website Pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Islam As-Syafi’iyah. AKRUAL Jurnal Akuntansi dan Keuangan,
Vol. 1, No. 1 : Juli – Desember 2019.
Mulyani dkk. 2018. Sistem Informasi Akuntansi: Aplikasi Di Sektor Publik: Panduan
Praktis. Bandung: UNPAD Press.
Nurfarida, dkk. 2020. Rancang Bangun Sistem Informasi Biaya Perjalanan Dinas.
Jurnal Teknik Komputer AMIK BSI, Vol VI, No. 1 : Januari 2020.
Rachmawati, Susan dkk. 2018. Optimalisasi Sistem Informasi Perjalanan Dinad dalam
Meningkatkan Efesiensi Biaya Perusahaan. UNPRI Medan: Jurnal Penelitian
Teknik Informatika, Vol. 1, No. 2, Oktober 2018.
Soesanto, dkk. 2021. Analisis Sitem Akuntansi Pengelolaan Uang Perjalanan Dinas di
INSPEKTORAT IV ITJEN KEMENDIKBUDRISTEK RI. REMITTANCE:
Jurnal Akuntansi Keuangan dan Perbankan, Vol. 2, No. 2 : Desember 2021.
Bahri, Syaiful. 2016. Pengantar Akuntansi. Yogyakarta: CV. ANDI OFFSET
Utomo, St. Dwiarso. E. Suhartono. 2018. Pengauditan Pengolahan Data Elektronik
(PDE). Jakarta: Salemba Empat.
Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 178/PMK.02/2021 Tentang
Perubahan Atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 174/PMK.02/2019 Tentang
Tata Cara Penyediaan, Perhitungan, Pembayaran, dan Pertanggungjawaban
Subsidi Listik.
Peraturan Direksi PT. PLN (Persero) Nomor. 0036.P/DIR/2022 Tentang Perubahan
atas Peraturan Direksi PT. PLN (Persero) Nomor. 0314.P/DIR/2016 Tentang
Perjalanan Dinas.