LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

PROSEDUR PENCAIRAN DANA BELANJA BARANG DAN JASA

KEGIATAN PERANGKAT DAERAH PADA BADAN KEPEGAWAIAN
DAN SUMBER DAYA MANUASIA (BKPSDM) KOTA MALANG

Disusun Sebagai Salah Satu Syarat Menyelesaikan Tugas Akhir Jurusan

Akuntansi Politeknik Negeri Malang

OLEH:
AMELIA RAHMA
2042520212

POLITEKNIK NEGERI MALANG

JURUSAN AKUNTANSI
PROGRAM STUDI D-IV AKUNTANSI MANAJEMEN
MALANG
2023
 LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

Judul : PROSEDUR PENCAIRAN DANA BELANJA BARANG

DAN JASA KEGIATAN PERANGKAT DAERAH PADA
BADAN KEPEGAWAIAN DAN SUMBER DAYA
MANUSIA (BKPSDM) KOTA MALANG
Waktu Pelaksanaan : 03 Juli 2023 sampai dengan 13 Agustus 2023
Peserta : Amelia Rahma NIM 2042520212
Nama Institusi : BKPSDM Kota Malang
Alamat Institusi : Jl. Tugu No.1, Kiduldalem, Kec. Klojen, Kota
Malang, 65119.

Malang, 24 Agustus 2023

Menyetujui,
Pempinan Instansi Pembimbing

Drs. Totok Kasianto Anna Isrowiyah, SE.,MSA

NIP.196504101989101003 NIP.197606112001122003

Ketua Jurusan, KPS DIV Akuntansi Manajemen

Dr. Nurafni Eltivia, SE., MSA., Ak., CA Yusna, SE., M.Si., Ak., CA., CRA
NIP. 198007262008122001 NIP. 197303132001122001

ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur dipanjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena berkat dan

karunianya, sehingga penulisan Laporan Praktik Kerja Lapangan di BKPSDM

Malang dengan judul “Prosedur Pencairan Dana Belanja Barang dan Jasa

Kegiatan Perangkat Daerah Pada BKPSDM Kota Malang” dapat terselesaikan

dengan baik dan tepat pada waktunya.

Laporan Praktik Kerja Lapangan merupakan salah satu syarat dalam

penyusunan Skripsi Program Diploma IV Akuntansi Manajemen di Jurusan

Akuntansi Politeknik Negeri Malang. Laporan ini bertujuan untuk menyajikan hasil

kegiatan Program Praktik Kerja Lapangan dan sebagai tolak ukur kemampuan

mahasiswa dalam menghadapi dunia kerja di lapangan. Laporan ini ditulis

berdasarkan hasil kegiatan Praktik Kerja Lapangan yang telah dilaksanakan selama

6 minggu.

Penulis menyadari bahwa keberhasilan penyusunan Laporan Praktik Kerja

Lapangan ini tidak terlepas dari bantuan dan dukungan oleh berbagai pihak secara

langsung maupun tidak langsung. Untuk itu penulis ingin mengucapkan

terimakasih kepada semua pihak yang terlah membantu dan membimbing penulis

dalam menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Lapangan ini. Oleh karena itu

diucapkan terimakasih sebesar-besarnya kepada:

iii
1. Tuhan Yang Maha Esa, karena atas rahmat-Nya Laporan Praktik Kerja

Lapangan ini dapat diselesaikan dengan baik.

2. Dr. Nurafni Eltivia, SE., MSA., Ak., CA selaku Ketua Jurusan Akuntansi

yang telah memberi contoh dan teladan bagi mahasiswa, serta memberi

motivasi untuk belajar dengan tekun.

3. Yusna, SE., M.Si., Ak., CA., CRA selaku ketua program studi Diploma IV

yang telah memberi pengarahan dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan,

serta ilmu dan teladan untuk menjadi mahasiswa yang baik.

4. Anna Isrowiyah, SE.,MSA selaku dosen pembimbing Praktik Kerja

Lapangan yang telah memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis

sehingga dapat menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Lapangan.

5. Staff dan Dosen Pengajar Jurusan Akuntansi yang telah memberikan ilmunya

selama penulis menjalani perkuliahan di Politieknik Negeri Malang.

6. Wahyu Ariyanto, S.STP selaku Subbagian Umum dan Kepegawaian Instansi

BKPSDM Kota Malang yang telah memberi izin untuk melaksanakan Praktik

Kerja Lapangan.

7. Ibu Selvi Ariani, SE., MM selaku Penanggung Jawab subbagian Keuangan

dan Perencanaan sekaligus pembimbing mahasiswa Praktik Kerja Lapangan

yang selalu sabar dalam membimbing dan memberi berbagai ilmu yang

bermanfaat bagi penulis.

8. Seluruh Staff karyawan BKPSDM Malang yang telah bersedia mengajarkan

dan memberi ilmu kepada penulis selama melakukan Praktik Kerja Lapangan.

9. Kedua orang tua yang telah mendidik dan memberikan doa serta motivasi.

10. Semua Pihak yang telah membantu penyelesaian tugas ini.

iv
 Disadari bahwa dalam penyusunan Laporan Praktik Kerja Lapangan ini

masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis mengucapkan mohon maaf

atas kekurangan dan keterbatasan yang ada dalam laporan ini, serta penulis sangat

mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari semua pihak dan pembaca.

Malang, Agustus 2023

Penulis,

Amelia Rahma

v
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN .................................................................................... ii

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN ....................................................... ii
KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... viii
DAFTAR TABEL .................................................................................................. ix
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................... x
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ...................................................................................... 1
1.2 Tujuan ................................................................................................... 3
1.3 Manfaat ................................................................................................. 4
1.3.1. Bagi Mahasiswa ................................................................................ 4
1.3.2 Bagi Politeknik Negeri Malang (Jurusan Akuntansi) ....................... 4
1.4 Waktu Pelaksanaan ............................................................................... 5
BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI .......................................................... 6
2.1 Sejarah BKPSDM Kota Malang ........................................................... 6
2.2 Visi dan Misi ......................................................................................... 8
2.3 Lokasi Perusahaan ................................................................................ 9
2.4 Stuktur Organisani ................................................................................ 9
2.4.1 Job Description.................................................................................. 9
2.5 Tugas Pokok dan Fungsi ..................................................................... 19
2.6 Ketenagakerjaan.................................................................................. 20
2.6.1 Jumlah ASN .................................................................................... 20
BAB III URAIAN KEGIATAN .......................................................................... 22
3.1 Tempat kegiatan.................................................................................. 22
3.2 Untuk Kegiatan ................................................................................... 22
3.3 Masalah yang Dihadapi ...................................................................... 24
3.4 Penanganan Masalah........................................................................... 25
3.5 Sistem dan Prosedur Pencairan Dana Belanja Barang dan Jasa Pada
Perangkat Daerah BKPSDM ....................................................................... 25
3.5.1 Deskripsi Sistem dan Prosedur........................................................ 25
3.5.2 Deskripsi pencairan dana ................................................................ 26

vi
 3.5.3 Dokumen yang Digunakan............................................................. 26
3.5.4 Catatan yang digunakan .................................................................. 27
3.5.5 Bagian yang Terlibat ....................................................................... 27
3.5.6 Prosedur........................................................................................... 28
3.6 Flowchart ..................................................................................................... 30
BAB IV PENUTUP ............................................................................................. 32
4.1 Kesimpulan ......................................................................................... 32
4.2 Saran ................................................................................................... 33
4.2.1 Bagi Politeknik Negeri malang (Jurusan Akuntansi Manajemen) .. 33
4.2.2 Bagi Kantor BKPSDM .................................................................... 34
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 34
LAMPIRAN .......................................................................................................... 35

vii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Struktur organisasi.................................................................................. 9

Gambar 2 Flowchart penyusunan dokumen SPP,SPM, dan Permohonan Pencairan
LS.......................................................................................................... 30

viii
 DAFTAR TABEL

Tabel 1................................................................................................................... 21
Tabel 2................................................................................................................... 21
Tabel 3................................................................................................................... 31

ix
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Keterangan Praktik Kerja Lapang ........................................... 35

Lampiran 2 Dokumen yang Digunakan ................................................................ 36
Lampiran 3 Catatan yang Digunakan.................................................................... 39
Lampiran 4 Pengertaian Simbol Flowchart........................................................... 40
Lampiran 5 Lembar Penilaian ............................................................................... 41
Lampiran 6 Lembar Kegiatan Harian ................................................................... 42
Lampiran 7 Sertifikat Magang .............................................................................. 44
Lampiran 8 Lemmbar Konsultasi.......................................................................... 45
Lampiran 9 Foto Kegiatan .................................................................................... 46
Lampiran 10 Daftar Hadir Mahasiswa Ujian Praktik Kerja Lapangan ................. 47
Lampiran 11 Lembar Revisi.................................................................................. 48

x
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Politeknik Negeri Malang (POLINEMA) merupakan salah satu Politeknik

Negeri yang menyelenggarakan pendidikan vokasi dalam sejumlah bidang

pengetahuan khusus yang terbagi dalam 8 jurusan salah satunya yaitu jurusan

Akuntansi. Proses pembelajaran meliputi bidang hard skill dan soft skill. Bidang

hard skill dicapai melalui penerapan konsep learning by doing berisikan materi

teori 45% praktik 55%. Bidang soft skill diarahkan untuk mencapai karakter

kejujuran, kepemimpinan, kedisiplinan, kerja sama tim, dan kecerdasan dalam

bekerja (work smart). Dari seluruh rangkaian pembelajaran di Politeknik Negeri

Malang khususnya Jurusan Akuntansi diperlukan adanya implementasi atau praktik

langsung.

Praktik Kerja Lapangan (PKL) adalah bentuk penyelenggaraan kegiatan

pendidikan dan pelatihan dengan bekerja secara langsung, secara sistematik dan

terarah dengan supervisi yang kompeten. PKL dilaksanakan untuk memenuhi

kebutuhan tenaga kerja yang profesional dan diharapkan akan menerapkan ilmu

yang diperoleh, sekaligus dapat dipraktikkan oleh peserta PKL pada dunia kerja.

Sebagai mahasiswa Politeknik Negeri Malang(POLINEMA) Jurusan Akuntansi

semester VI, kami diwajibkan untuk mengikuti program Praktik Kerja Lapangan

(PKL) selama 6 minggu pada akhir semester VI yang dimulai dari tanggal 3 Juni

2023 – 11 Agustus 2023. Banyak manfaat yang akan didapat setelah Praktik Kerja

Lapangan ini yaitu, memberi gambaran pada mahasiswa tentang dunia kerja yang

1
 2

sesungguhnya, merubah pola pikir mahasiswa, menambah ilmu pengetahuan dan

yang terpenting adalah menjadikan mahasiswa siap berkerja pada saat ia telah lulus

kuliah karena bekal yang dimiliki mumpuni untuk modal dasar bekerja.

Indonesia saat ini telah menapaki fase berkembang menuju negara maju.

Demi mendorong serta menunjang ekonomi negara maka suatu negara

membutuhkan dana untuk memenuhi kebutuhan negara yang terus naik setiap

tahunnya. Untuk itu diperlukan Pegawai Negeri sebagai salah satu unsur aparatur

negara yang bertugas sebagai abdi masyarakat yang bertugas menyelenggarakan

pelayanan secara adil dan merata. Hal ini dilakukan untuk menjaga persatuan dan

kesatuan bangsa yang penuh kesetiaan terhadap Pancasila dan Undang-Undang

Dasar Negara 1945. Dalam rangka penyelenggaraan pemerintah yang berjalan

secara efektif dan efisien, Aparatur Sipil Negara diharapkan bisa bekerja secara

profesional. Aparatur Sipil Negara adalah setiap warga negara Republik Indonesia

yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang

berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri, atau diserahi tugas negara

lainnya,dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku

(Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999).

Berlakunya Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999 yang kemudian diubah

menjadi Undang-undang Nomor 3 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah maka

urusan kepegawaian juga harus didesentralisasikan dari pusat kepada daerah.

Lembaga pusat yang menangani pengelolaan ASN adalah Badan Kepegawaian

Negara (BKN). Selain kebijakan dan pelaksanaan diklat pegawai untuk tingkat

daerah dibentuk Badan Kepegawaian Daerah (BKD).

 3

Kegiatan yang dilakukan Badan Kepegawaian Daerah meliputi administrasi

maupun layanan kepegawaian yang menjadi kegiatan rutin dan berulang secara

terus-menerus. Untuk memenuhi berbagai kelengkapan persyaratan berbagai

layanan, ASN masih selalu dibebani dengan kewajiban yang terus berulang guna

melengkapi berbagai berkas kepegawaian, mulai dari fotocopy Karpeg, SK Pangkat

Awal, SK Pangkat Terakhir, SK Jabatan, STTPL Diklatpim, Ijazah hingga DP3 dan

sebagainya.

Oleh karena itu dalam laporan PKL berjudul “Prosedur Pencairan Dana

Belanja Barang dan Jasa Perangkat Daerah pada Badan Kepegawaian dan Sumber

Daya Manusia (BKPSDM) Kota Malang”. Prosedur belanja barang dan jasa untuk

pemenuhan kebutuhan pegawai yang bermanfaat sebagai kelancaran pelaksanaan

suatu tujuan yang sudah ditetapkan sebelumya.

1.2 Tujuan

1. Menerapkan dan meningkatkan keterampilan ilmu yang telah diterima di

Politeknik Negeri Malang untuk mendapatkan pengalaman kerja khususnya

dalam bidang akuntansi, keuangan dan pemerintahan.

2. Menambah wawasan dan pengetahuan tentang penerapan ilmu pengetahuan dan

teknologi dalam dunia kerja dengan berbagai permasalahannya.

3. Meningkatkan kemampuan softskill seperti kedisiplinan, tanggung jawab,

kejujuran, ketelitian dan kepemimpinan untuk mempersiapkan mahasiswa

menjadi tenaga kerja yang profesional.

4. Mengetahui proses atau alur pengajuan pencairan dana khususnya untuk belanja

barang dan jasa yang digunakan oleh perangkat daearah di BKPSDM Kota

Malang.
 4

1.3 Manfaat

1.3.1. Bagi Mahasiswa

a. Mahasiswa dapat menerapkan ilmu yang dimilikinya pada suatu kegiatan

nyata dengan harapan dapat membandingkan pengetahuan yang diterima di

bangku kuliah dengan kondisi dunia kerja yang ada.

b. Menguji kemampuan pribadi dalam berkreasi pada bidang ilmu yang dimiliki

serta dalam tata cara hubungan masyarakat pada lingkungan kerjanya.

c. Mempersiapkan langkah-langkah yang diperlukan untuk menyesuaikan diri

dengan lingkungan kerjanya di masa yang akan datang.

d. Menambah wawasan pengetahuan dan pengalaman selaku generasi yang

dididik untuk siap terjun di masyarakat khususnya di lingkungan kerjanya.

e. Membantu mahasiswa agar lebih disiplin dalam kehidupan dunia kerja di

perusahaan.

1.3.2 Bagi Politeknik Negeri Malang (Jurusan Akuntansi)

a. Sebagai bahan masukan untuk mengevaluasi sampai sejauh mana kurikulum

yang telah diterapkan sesuai dengan kebutuhan tenaga kerja yang terampil

dalam bidangnya.

b. Sebagai sarana pengenalan instansi pendidikan Politeknik Negeri Malang

khususnya Jurusan Akuntansi, kepada badan-badan usaha/institusi yang

membutuhkan lulusan atau tenaga kerja yang dihasilkan oleh Politeknik

Negeri Malang khususnya Jurusan Akuntansi.

c. Terjalinnya kerja sama antara Politeknik Negeri Malang dengan Institusi

yang bersangkutan.
 5

1.4 Waktu Pelaksanaan

Pelaksanaan kegiatan Praktik Kerja Lapangan ini dilaksanakan di BKPSDM

Malang yang beralamat di Jalan Tugu No.1, Kiduldalem, Kec. Klojen, Kota

Malang. Adapun waktu pelaksanaannya yaitu pada akhir semester 6 (enam) yang

dimulai pada tanggal 03 Juli 2023 – 13 Agustus 2023.

 BAB II

GAMBARAN UMUM INSTANSI

2.1 Sejarah BKPSDM Kota Malang

Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang mulai terbentuk sejak keluarnya

Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah dan

Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 2000 tentang Kewenangan Pemerintah dan

Pemerintah Provinsi. Peraturan perundang-undangan tersebut kemudian

menyebabkan kewenangan Pemerintah Kota Malang bertambah dan berdampak

pada perubahan kelembagaan perangkat daerah Pemerintah Kota Malang. Hal ini

juga berarti ada perubahan struktur organisasi perangkat daerah yang diberi

kewenangan di bidang kepegawaian. Oleh karena itu,, dengan terbitnya Peraturan

Daerah Nomor 10 Tahun 2000, kemudian di tahun 2003 diterbitkan Peraturan

Pemerintah Nomor 8 Tahun 2000 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah

yang menyebabkan Badan Kepegawaian Daerah mengalami perubahan dari 1

sekretariat dan 4 bidang menjadi 1 bagian dan 3 bidang berdasarkan Peraturan

Daerah Nomor 6 Tahun 2004 tentang Pembentukan, Kedudukan, Tugas Pokok,

Fungsi dan Struktur Organisasi Badan dan Kantor sebagai Lembaga Teknis

Pemerintah Kota Malang terdiri atas Unsur Pimpinan yaitu Kepala Badan, Unsur

Sekretariat yang dipimpin oleh seorang Kepala Bagian Tata Usaha terdiri dari Sub

Bagian Keuangan dan Penyusunan Program dan Sub Bagian Umum, Unsur

Pelaksana terdiri dari Bidang Perencanaan dan Pembinaan Pegawai terdiri dari Sub

Bidang. Formasi dan Informasi Pegawai dan Sub Bidang, Pembinaan dan

Pemberhentian, Bidang Mutasi terdiri dari Sub Bidang Kepangkatan dan Sub

6
 7

Bidang. Jabatan bidang Pendidikan dan pelatihan terdiri dari Sub Bidang. Teknis

Fungsional dan Sub Bidang.

Lokasi dari Badan Kepegawaian Daerah Kota Malang terletak satu komplek

di wilayah Balai Kota di Jalan Tugu. Luas bangunannya cukup memadai dengan

akses ke beberapa dinas terkait yang masih ada disatu lingkup Balai Kota Malang.

Kantor BKD Kota Malang terdiri dari beberapa bagian yaitu : ruang kepala BKD,

ruang sekretaris BKD, ruang rapat, ruang Tata Usaha, ruang bagian-bagian (Mutasi,

Pendidikan dan Pelatihan, Kesejahteraan dan Pembinaan Disiplin, serta Formasi

dan Informasi), tempat parkir, dan masjid yang berada satu komplek dengan Balai

Kota Malang. Ruangan-ruangan tersebut kebanyakan sudah memiliki fasilitas

komputer yang terhubung internet, penataan yang bagus dan nyaman karena sudah

ada beberapa ruangan yang dipasang AC. Para peserta magang sendiri ditempatkan

di ruangan Sekretariat, Bidang Mutasi, Bidang Kesejahteraan dan Pembinaan

Disiplin, serta Bidang Pendidikan dan Latihan.

Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-pokok

Kepegawaian telah mengatur bahwa dalam menyelenggarakan manajemen

ASNyang mencakup perencanaan, pengembangan kualitas sumber daya Pegawai

Negeri Sipil dan administrasi kepegawaian, pengawasan dan pengendalian,

penyelenggaraan dan pemeliharaan informasi kepegawaian, mendukung

perumusan kebijaksanaan kesejahteraan Pegawai Negeri Sipil, serta memberikan

bimbingan teknis kepada unit orgnisasi yang menangani kepegawaian pada instansi

pemerintah pusat dan pemerintah daerah maka di bentuklah Badan Kepegawaian

Negara (BKN). Dalam operasionalnya, BKN dibantu oleh BKD yang ada pada di
 8

setiap daerah dalam rangka mendesentralisasikan urusan kepegawaian yaitu fungsi

manajemen ASN pada tingkat pemerintah daerah.

2.2 Visi dan Misi

a) Visi BKPSDM Kota Malang adalah :

1. Aparatur Pemerintah adalah Pegawai Negeri Sipil yang bekerja

dilingkungan Pemerintah Kota Malang.

2. Berkualitas yang berarti memiliki kemampuan dan kemahiran dalam

melaksanakan tugas berdasarkan ilmu pengetahuan dan pengalaman

serta berpegang teguh pada kode etik profesi, memiliki self control dan

berorientasi pada mutu atau kualitas kinerja dengan cara kerja yang

efisien, efektif dan ekonomis, memiliki kepekaan yang tinggi (high

responsibility) terhadap kepentingan masyarakat (public interest) dan

masalah-masalah masyarakat (public affairs) serta bertanggung jawab

(accountability).

3. Profesional yang berarti melakukan pekerjaan yang benar-benar sesuai

dengan keahlian atau ketrampilan dan komitmen kerja yang dimiliki.

4. Pelayanan Publik adalah pemberian pelayanan dasar dan pelayanan

lainnya yang merupakan kepentingan masyarakat banyak.

b) Misi Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Malang :

1. Mewudkan Administrasi Kepegawaian yang akun tabel dan transparan.

2. Mewujudkan kualitas SDM aparatur dengan mengedepankan IMTAQ

yang menguasai IPTEK.

 9

2.3 Lokasi Perusahaan

Lokasi dari Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya

Manusia(BKPSDM) yaitu beralamat Jl. Tugu No.1, Kiduldalem, Kec. Klojen, Kota

Malang, Kode Pos 65119.

2.4 Stuktur Organisani

Didalam suatu instansi/perusahaan, pasti memiliki struktur organisasi guna

memperjelas tanggung jawab dan menjelaskan kedudukan suatu pegawainya.

Berikut merupakan struktur organisasi dari kantor BKPSDM Kota Malang.

Gambar 1
Struktur organisasi

Sumber : Kantor BKPSDM Kota Malang.

2.4.1 Job Description

1. Sekretariat

Sekretariat mempunyai tugas mengelola administrasi umum meliputi

penyusunan program, ketata laksanaan, ketata usahaan, keuangan, kepegawaian,

urusan rumah tangga, perlengkapan, kehumasan dan kepustakaan serta kearsipan.

 10

2. Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan

Sub bagian Perencanaan dan Keuangan mempunyai tugas melakukan

penyiapan bahan perencanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan.

3. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Sub bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan

urusan administrasi umum meliputi ketatausahaan, organisasi dan tata laksana,

kerja sama, hubungan masyarakat, rumah tangga, perlengkapan, dokumentasi,

perpustakaan dan kearsipan serta pengelolaan administrasi kepegawaian BKPSDM.

4. Bidang Mutasi

Bidang Mutasi mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan program dan

kegiatan di bidang manajemen pengelolaan mutasi dan promosi, kepangkatan dan

pemberhentian serta penyusunan formasi dan penyelenggaraan pengadaan pegawai.

5. Sub-substansi Mutasi dan Promosi

a) Menyiapkan bahan penyusunan rencana kegiatan dan anggaran Sub-

Substansi Mutasi dan Promosi.

b) Menyiapkan bahan kajian penataan dan penempatan pejabat pimpinan tinggi,

administrator, pengawas, pelaksana dan fungsional.

c) Menyiapkan bahan fasilitasi Tim Penilai Kinerja ASN.

d) Menyiapkan bahan penyelenggaraan seleksi terbuka Jabatan Pimpinan

Tinggi.

e) Melaksanakan fasilitasi mutasi dan promosi jabatan fungsional.

f) Melaksanakan administrasi pengangkatan, pemindahan dan pemberhentian

dari dan dalam Jabatan Pimpinan Tinggi, Administrator, Pengawas,

Pelaksana dan Fungsional.

 11

g) Menyiapkan bahan pembinaan pelaksanaan pengangkatan, pemindahan dan

pemberhentian dari dan dalam jabatan ASN.

h) Menyiapkan bahan pelaksanaan pelantikan dan pengambilan sumpah/janji

Jabatan Pimpinan Tinggi, Administrator, Pengawas, Pelaksana dan

Fungsional.

i) Menyiapkan bahan penyusunan analisis kesenjangan jabatan dan pola karier.

j) Menyiapkan bahan penyusunan naskah dinas sebagai bahan pertimbangan

pengambil kebijakan/keputusan dalam pelaksanaan administrasi

pengangkatan, pemindahan dan pemberhentian pegawai dari dan dalam

jabatan.

k) Menyiapkan bahan pengkajian permohonan mutasi antar Instansi.

l) Melaksanakan pemrosesan administrasi mutasi antar Instansi.

m) Melaksanakan uraian tugas jabatan fungsional sesuai keahlian dan

keterampilan fungsionalnya.

n) Melaksanakan evaluasi dan pelaporan tugas Sub-Substansi Mutasi dan

Promosi.

o) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai bidang

tugasnya.

6. Sub-Substansi Kepangkatan dan Pemberhentian

a) Menyiapkan bahan penyusunan rencana kegiatan dan anggaran Sub-

Substansi Kepangkatan dan Pemberhentian.

b) Menyiapkan bahan pembinaan teknis pelaksanaan administrasi kenaikan

pangkat, kenaikan gaji berkala, pemberhentian pegawai dan pensiun.

c) Menyiapkan bahan usulan kenaikan pangkat.

 12

d) Menyiapkan bahan penerbitan keputusan kenaikan pangkat.

e) Menyiapkan bahan penjagaan kenaikan gaji berkala.

f) Menyiapkan bahan penerbitan keputusan kenaikan gaji berkala.

g) Menyiapkan bahan usulan masa persiapan pensiun.

h) Menyiapkan bahan penerbitan keputusan masa persiapan pensiun.

i) Menyiapkan bahan penjagaan pemberhentian ASN karena mencapai batas

usia pensiun.

j) Menyiapkan bahan usulan pemberhentian dan penerbitan keputusan

pemberhentian ASN.

k) Menyiapkan bahan petunjuk teknis dan naskah dinas yang berkaitan dengan

pelaksanaan penerbitan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, masa

persiapan pensiun dan pemberhentian ASN.

l) Melaksanakan uraian tugas jabatan fungsional sesuai keahlian dan

keterampilan fungsionalnya.

m) Melaksanakan evaluasi dan pelaporan tugas Sub-Substansi Kepangkatan dan

Pemberhentian.

n) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai bidang

tugasnya.

7. Sub-Substansi Formasi dan Pengadaan

a. Menyiapkan bahan penyusunan rencana kegiatan dan anggaran Sub-

Substansi Formasi dan Pengadaan.

b. Menyiapkan bahan data formasi jabatan Pegawai ASN.

c. Menyiapkan bahan pembinaan penyusunan kebutuhan Pegawai ASN.

d. Menyiapkan bahan kajian analisis kebutuhan Pegawai ASN.

 13

e. Menyiapkan bahan serta sarana prasarana pengadaan Pegawai ASN.

f. Menyiapkan bahan koordinasi dan fasilitasi penetapan Nomor Induk

Pegawai bagi Calon ASN.

g. Menyiapkan bahan penerbitan keputusan pengangkatan Calon ASN.

h. Menyiapkan bahan pelaksanaan uji kesehatan bagi Calon ASN yang

memenuhi syarat untuk diangkat menjadi ASN.

i. Menyiapkan bahan penerbitan keputusan pengangkatan Calon ASN

menjadi ASN.

j. Menyiapkan bahan pelaksanaan pengambilan sumpah/janji ASN.

k. Bidang Pengembangan Kompetensi dan Fasilitasi Profesi

8. Bidang Pengembangan Kompetensi dan Fasilitasi Profesi mempunyai tugas

melaksanakan pengelolaan program dan kegiatan perencanaan di bidang

pengembangan kompetensi dan fasilitasi profesi.

9. Sub-Substansi Pengembangan Kompetensi

a. Menyiapkan bahan penyusunan rencana kegiatan dan anggaran Sub-

Substansi Pengembangan Kompetensi.

b. Menyiapkan bahan pelaksanaan penyusunan bahan kajian dan analisis terkait

pengembangan kompetensi.

c. Menyiapkan bahan penyelenggaraan peningkatan kualifikasi dan kompetensi

pegawai.

d. Menyiapkan bahan penyelenggaraan assessment pegawai.

e. Menyiapkan bahan penyelenggaraan manajemen talenta pegawai.

 14

f. Menyiapkan bahan pelaksanaan ujian dinas dan ujian kenaikan pangkat

penyesuaian ijazah.

g. Menyiapkan bahan pemberian izin belajar dan tugas belajar.

h. Melaksanakan administrasi pengembangan kompetensi, ujian Dinas dan ujian

kenaikan pangkat penyesuaian ijazah serta pemberian izin belajar dan tugas

belajar.

i. Menyiapkan bahan pembinaan pelaksanaan pengembangan kompetensi ASN.

j. Menyiapkan bahan penyusunan naskah Dinas sebagai bahan pertimbangan

pengambil kebijakan/keputusan dalam pelaksanaan administrasi

pengembangan kompetensi, ujian Dinas dan ujian kenaikan pangkat

penyesuaian ijazah serta pemberian izin belajar dan tugas belajar.

k. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai bidang

tugasnya.

10. Sub-Substansi Pendidikan dan Pelatihan

a) Menyiapkan bahan penyusunan rencana kegiatan dan anggaran Sub-

Substansi Pendidikan dan Pelatihan.

b) Menyiapkan bahan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan dasar,

kepemimpinan, dan jenjang dan teknis fungsional.

c) Menyiapkan data pendidikan dan pelatihan dasar, kepemimpinan, dan jenjang

dan teknis fungsional.

d) Menyiapkan bahan penyusunan dokumen analisis kebutuhan pendidikan dan

pelatihan.
 15

e) Melaksanakan administrasi penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan dasar,

kepemimpinan, teknis fungsional serta penyusunan dokumen analisis

kebutuhan pendidikan dan pelatihan.

f) Menyiapkan bahan pembinaan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan

dasar, kepemimpinan, dan teknis fungsional dan penyusunan dokumen

analisis kebutuhan pendidikan dan pelatihan.

g) Melaksanakan penyusunan naskah dinas sebagai bahan pertimbangan

pengambil kebijakan/keputusan dalam pelaksanaan administrasi

penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan dasar, kepemimpinan, dan jenjang

dan teknis fungsional dan penyusunan dokumen analisis kebutuhan

pendidikan dan pelatihan.

h) Melaksanakan uraian tugas jabatan fungsional sesuai keahlian dan

keterampilan fungsionalnya.

i) Melaksanakan evaluasi dan pelaporan tugas Sub-Substansi Pendidikan dan

Pelatihan.

j) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai bidang

tugasnya.

11. Sub-Substansi Fasilitasi Profesi

a. Menyiapkan bahan penyusunan rencana kegiatan dan anggaran Sub-

Substansi Fasilitasi Profesi.

b. Melaksanakan fasilitasi administrasi kegiatan profesi Pegawai ASN.

c. Menyiapkan bahan data profesi Pegawai ASN.

d. Menyiapkan bahan fasilitasi sarana prasarana penyelenggaraan kegiatan

profesi Pegawai ASN.

 16

e. Menyiapkan bahan fasilitasi pembinaan profesi pegawai.

f. Melaksanakan fasilitasi penyusunan naskah dinas kegiatan profesi Pegawai

ASN.

g. Melaksanakan uraian tugas jabatan fungsional sesuai keahlian dan

keterampilan fungsionalnya.

h. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan tugas Sub-Substansi Fasilitasi Profesi.

i. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai bidang

tugasnya.

12. Bidang Penilaian Kinerja dan Penghargaan

Bidang Penilaian Kinerja dan Penghargaan mempunyai tugas melaksanakan

pengelolaan program dan kegiatan di bidang penilaian kinerja, penghargaan dan

disiplin serta data dan sistem informasi kepegawaian.

13. Sub-Substansi Penilaian dan Evaluasi Kinerja

a. Menyiapkan bahan penyusunan rencana kegiatan dan anggaran Sub-

Substansi Penilaian dan Evaluasi Kinerja.

b. Menyiapkan bahan pengkajian usulan penilaian kinerja Pegawai ASN.

c. Menyiapkan bahan penerbitan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP).

d. Menyiapkan bahan pengolahan data presensi Pegawai ASN.

e. Menyiapkan bahan pengolahan data kinerja Pegawai ASN.

f. Menyiapkan bahan pembinaan pelaksanaan administrasi penilaian dan

evaluasi kinerja Pegawai ASN.

g. Menyiapkan bahan koordinasi penilaian dan evaluasi kinerja Pegawai ASN.

 17

h. Menyiapkan bahan penyusunan konsep regulasi tentang penilaian kinerja

Pegawai ASN.

i. Melaksanakan uraian tugas jabatan fungsional sesuai keahlian dan

keterampilan fungsionalnya.

j. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan tugas Sub-Substansi Penilaian dan

Evaluasi Kinerja.

k. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai bidang

tugasnya.

14. Sub-Substansi Penghargaan dan Disiplin

a. Menyiapkan bahan penyusunan rencana kegiatan dan anggaran Sub-

Substansi Penghargaan dan Disiplin.

b. Menyiapkan bahan pengkajian permohonan pemberian penghargaan,

tunjangan kesejahteraan, cuti dan usulan penerbitan kartu istri/kartu suami,

dan kartu Pegawai ASN.

c. Menyiapkan bahan pengkajian penjatuhan hukuman disiplin dan pengajuan

ijin cerai.

d. Menyiapkan bahan koordinasi dan penanganan pengaduan disiplin Pegawai

ASN.

e. Menyiapkan bahan pembinaan pelaksanaan administrasi pemberian

penghargaan dan disiplin.

f. Menyiapkan bahan pelaksanaan administrasi pembebasan sementara dari

jabatan atau pemberhentian ASN karena hukuman disiplin.

g. Menyiapkan bahan pelaksanaan usulan pengujian kesehatan karena udzur

jasmani.
 18

h. Melaksanakan penyusunan naskah dinas sebagai bahan pertimbangan

pengambil kebijakan/keputusan dalam pelaksanaan administrasi penghargaan

dan pembinaan disiplin.

i. Menyiapkan bahan pelaksanaan administrasi perlindungan ASN dalam

pemberian jaminan kesehatan, jaminan kecelakaan kerja dan jaminan

kematian.

j. Menyiapkan bahan pelaksanaan administrasi Tabungan Perumahan bagi

ASN.

k. Melaksanakan uraian tugas jabatan fungsional sesuai keahlian dan

keterampilan fungsionalnya.

l. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan tugas Sub-Substansi Penghargaan dan

Disiplin.

m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai bidang

tugasnya.

15. Sub-Substansi Data dan Informasi

a. Menyiapkan bahan penyusunan rencana kegiatan dan anggaran Sub-

Substansi Data dan Informasi.

b. Menyiapkan bahan penyusunan daftar urut kepangkatan.

c. Menyiapkan bahan penyusunan kajian data dan informasi kepegawaian.

d. Menyiapkan bahan pengelolaan, pengembangan dan evaluasi sistem

informasi kepegawaian.

e. Menyiapkan bahan pelaksanaan validasi data dan informasi kepegawaian.

f. Menyiapkan bahan pelaksanaan publikasi informasi kepegawaian.

 19

g. Menyiapkan bahan pelaksanaan penyusunan, penataan, penyimpanan,

pemeliharaan, dan peremajaan/pemutakhiran data dan informasi

kepegawaian dan pengarsipan data kepegawaian.

h. Menyiapkan bahan penyusunan bahan kajian kerja sama di bidang data dan

informasi kepegawaian.

i. Menyiapkan bahan pembinaan pelaksanaan administrasi pengelolaan data

dan arsip kepegawaian serta pengembangan sistem informasi kepegawaian.

j. Melaksanakan uraian tugas jabatan fungsional sesuai keahlian dan

keterampilan fungsionalnya.

k. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan tugas Sub-Substansi Data dan

Informasi.

l. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai bidang

tugasnya.

2.5 Tugas Pokok dan Fungsi

BKPSDM mempunyai tugas melaksanakan fungsi penunjang urusan

Pemerintahan di bidang kepegawaian, pendidikan dan pelatihan. BKPSDM

menyelenggarakan fungsi:

1. Perumusan kebijakan di bidang kepegawaian dan pengembangan sumber daya

manusia.

2. Penyusunan perencanaan strategis dan rencana kerja tahunan.

3. Pengorganisasian dan pemberian dukungan penyelenggaraan Pemerintahan

Daerah di bidang Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia.

4. Penyelenggaraan administrasi kepegawaian dalam pengangkatan, pemindahan

dan pemberhentian dari dan dalam Jabatan Pimpinan Tinggi, Jabatan

 20

Administrator, Jabatan Pengawas, Jabatan Pelaksana dan Jabatan Fungsional

serta kenaikan pangkat, gaji berkala dan pensiun.

5. Penyelenggaraan pemberdayaan dan pembinaan serta fasilitasi jabatan

fungsional.

6. Penyusunan formasi dan penyelenggaraan pengadaan Pegawai ASN.

7. Penyelenggaraan pengembangan kompetensi pegawai, pendidikan pelatihan,

dan fasilitasi profesi Pegawai ASN.

8. Penyelenggaraan administrasi dalam penilaian kinerja pegawai dan pemberian

penghargaan, kesejahteraan serta disiplin Pegawai ASN.

9. Penyelenggaraan pengelolaan data dan sistem informasi kepegawaian.

10. Pengelolaan barang milik daerah yang berada dalam penguasaannya.

11. Pelaksanaan administrasi di bidang kepegawaian dan pengembangan sumber

daya manusia.

12. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang kepegawaian dan

pengembangan sumber daya manusia.

13. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Wali Kota di bidang kepegawaian

yang dalam kewenangannya.

2.6 Ketenagakerjaan

2.6.1 Jumlah ASN

Pada kantor BKPSDM kota Malang memiliki beberapa bidang sesuai

dengan fungsinya masing-masing, berikut rincian jumlah ASN di setiap bidang:

 21

Tabel 1
Jumlah ASN pada BKPSDM pada tahun 2023

No Bidang Kerja Jumlah ASN

1 PKP (Penilaian Kinerja dan Profesi) 14
2 PKFP (Pengembangan Kompetensi dan 9
Fasilitasi Profesi)
3 Mutasi 11
5 Sekretariat 11
TOTAL 45
Sumber: Kantor BKPSDM Kota Malang.
Dalam menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut, BKPSDM

memiliki 45 ASN Berikut merupakan perincian sumber daya manusia pada

BKPSDM Kota Malang berdasarkan Pendidikan

Tabel 2
Jumlah SDM pada kantor BKPSDM Menurut Pendidikan

Golongan Ruang D3 D4 S1 S2 S3 SMA TOTAL

II / b 1 2 3
II / c 1 1
II / d 3 2 5
III / a 6 6
III / b 1 1 8 11
III / c 5 5
III / d 6 1 7
IV / a 5 1 6
IV / b 1 1
IV / c 1 1
Total 5 4 27 7 1 4 45
Sumber: Kantor BKPSDM Kota Malang
 BAB III
URAIAN KEGIATAN

3.1 Tempat kegiatan

Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan di BKPSDM Malang yang beralamat

di Jalan Tugu No.1, Kiduldalem, Kec. Klojen, Kota Malang. Pada tanggal 3 Juli

2023 sampai dengan tanggal 11 Agustus 2023 pada hari Senin-Jumat, dimulai pada

pukul 08.00 WIB sampai dengan pukul 16.00 WIB pada sub bagian keuangan dan

perencanaan.

3.2 Untuk Kegiatan

Selama 6 minggu melaksanakan Praktik Kerja Lapangan pada BKPSDM

Kota Malang, berikut rincian kerja yang dilakukan selama mengikuti kegiatan

Praktik Kerja Lapangan, antara lain :

1. Mengisi ceklis lembar kendali SP2D belanja perangkat daerah yang berisikan :

a) SKPD yaitau bentuk dari badan yang akan mengajukan pencairan dana.

b) Nomor yaitu kode dari surat pernyataan tanggung jawab mutlak SPM-LS /

SPM-GU.

c) Tanggal yaitu berisi tanggal pada saat mengirimkan SPM.

d) Sumber dana yaitu diisi dengan pendapatan asli daerah (PAD).

2. Menulis Surat Keluar Bagian keuangan yang Akan Dikirimkan. Dokumen yang

sudah lengkap dikirimkan ke BKAD untuk pencairan dana meliputi:

a) Lembar kendali.

b) Surat permohonan pencairan dana LS/GU.

22
 23

c) Surat pernyataan tanggung jawab mutlak SPM-LS/GU.

d) Surat perintah membayar LS/GU.

e) Kode Billing jika ada pajak yang harus di bayar.

f) Dokumen pelaksanaan angaran satuan kerja perangkat daerah (DPA).

Jika sudah lengkap dan benar lalu menulils nomor surat di bagaian TU dengan

tujuan memudahkan pengarsipan dan mengetahui perihal surat yang akan di

kirimkan.

3. Menduplikatkan Berkas Bukti Pengeluran Bagian Keungan. Setiap setelah

melakukan belanja barang dan jasa bukti pembayaran kwitansi harus di scan dan

dikirimkan ke bendahara untuk arsip dan pengecekan setiap triwulan dan

persemester.

4. Pembayaran Pajak Belanja Barang dan Jasa GU ke Bank Jatim. Melakukan

pembayaran pajak ke Bank Jatim untuk kelengkapan surat pertanggung jawaban

untuk di kirim di BKAD karena jika permohona pencairan dana GU tidak ti

potong langsung.

5. Mengikuti Rapat Rencana Tindak Lanjut SAKIP dan RB yang di selenggarakan

untuk mengetahui kinerja ASN yang ada pada badan terkait. Jika nilai

akuntabilitas kinerja instansi pemerintah daerah, jika nilainya tinggi maka akan

mendapatkan dana insentif daerah (DID).

6. Mengikuti Rapat Rekonsiliasi Barang Milik Daerah. Dalam rapat rekonsiliasi

melakukan pencocokan data transaksi keungan yang di proses menggunakan

sistem informasi manajemen barang dan asset daerah (SIMBADA). Sebelum

diinput barang yang akan dicocokan harus di sesuaikan SIMBADA.

 24

7. Pengarsipan Bukti Laporan Pengeluaran, yaitu mergarsipkan laporan pengeluaran

yang sudah lengkap dari BKAD berupa berkas pendukung SPM, SP2D, billing,

kwitansi, dan bunti pengeluaran yang bertujian untuk arsip apabila di butuhkan

bukti dalam kegiatan pengecekan yang dilakukan oleh BPK yang membutuhkan

berkas tersebut.

8. Menerima Surat Masuk di Front Office (FO). Kegiatan ini dilakukan dengan

tujuan sebgai sarana komunikasi antar Perangkat Daerah (PD). Surat tersebut

beruapa surat undangan, surat Lembaga, maupun surat pemberitahuan. Selain

menerima surat masuk tugas yang ada di FO adalah memberikan informasi

(memberi pngarahan) kepada tamu terkait permasalahn yang ingin di

selesaikan.

3.3 Masalah yang Dihadapi

Selama melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapang di BKPSDM terdapat

beberapa masalah yang dihadapi diantaranya yaitu:

1. Penulis kurang memahami alur pencairan dana LS maupun GU di BKPSDM

dan syarat-syarat apa saja yang di butuhkan dalam melakukan proses

pengajuan pencairan dana ke BKAD.

2. Penulis kesulitan untuk mencocokan bukti billing dikarenakan kurangnya

keterangan jenis kegiatan yang mengharuskan pengecekan melalui aplikasi

yang hanya bisa diakses oleh ASN.

 25

3.4 Penanganan Masalah

Berdasarkan dari permasalahan yang penulis tulis, maka langkah-langkah

yang telah dilakukan untuk mengatasi permasalahan tersebut dengan cara:

1. Mempelajari alur pencairan dana pada Permendagri 77 tahun 2020 dan SOP

penyusunan dokumen SPP, SPM, dan permohonan pencairan LS. kemudian

menanyakan kembali ke pembimbing perusahaan saat ada pertanyaan atau hal

yang masih dibingungkan guna untuk mendapatkan pemahaman yang lebih

jelas.

2. Memberi nomor pada billing menggunakan pensil agar lebih mudah di cocokam

tanpa menggunakan aplikasi yang hanya bisa di akses oleh ASN.

3.5 Sistem dan Prosedur Pencairan Dana Belanja Barang dan Jasa Pada

Perangkat Daerah BKPSDM

3.5.1 Deskripsi Sistem dan Prosedur

Menurut Azhar Susanto (2008), sistem adalah kumpulan atau grup dari

sistem/bagian/komponen apapun baik fisik maupun non fisik yang saling

berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu

tujuan tertentu (p. 22). Sedangkan prosedur menurut Tata Sutabri adalah suatu

urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu

departemen atau lebih untuk menjamin penanganan secara seragam atas transaksi

perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Tata Sutabri, 2012, p. 16).

Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem terdiri

atas beberapa prosedur. Prosedur sendiri ialah proses yang dilakukan oleh beberapa

orang dalam satu bagian yang dibuat untuk melakukan transaksi intern Perusahaan
 26

secara rutin. Sistem dan prosedur saling berkaitan, jika prosedur yang membangun

sistem tersebut lemah maka akan membentuk sistem yang yang lemah juga.

3.5.2 Deskripsi pencairan dana

Pencairan Dana adalah suatu tindakan , mengeluarkan, merealisasikan, atau

kegiatan menguangkan dan memperbolehkan mengambil dana berupa uang tunai

yang disediakan untuk suatu keperluan tertentu. Proses Pencairan Dana di KPPN

Klaten sendiri menggunakan dua sistem yaitu Sistem Pencairan Dana Langsung

(LS) dan Sistem Pencairan Dana Uang Persediaan (UP). Sistem Pencairan Dana

langsung hanya untuk Belanja Pegawai dan Belanja Non Pegawai. Pengertian

Sistem Pencairan Dana dengan Uang persediaan digunakan untuk membiayai

kegiatan sehari-hari atau dalam istilah akuntansi adalah kas kecil. Pencairan Dana

merupakan tahapan penting dalam pelaksanaan APBN. Tanpa proses Pencairan

Dana, APBN hanya sebatas angka yang tidak berdampak apapun pada

pembangunan dan perekonomian. Percepatan Pencairan Dana APBN memberi

gambaran tingginya kegiatan pemerintah dalam penyediaan fasilitas fisik maupun

non fisik untuk kesejahteraan masyarakat.

3.5.3 Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam penyusunan Laporan Keuangan antara lain

adalah sebagai berikut:

a) Lembar Kendali Proses SP2D Belanja Barang dan Jasa.

b) Surat pengantar pencairan dana LS/GU.

c) Surat pernyataan tanggung jawab mutlak SPM-LS/GU.

d) Surat perintah membayar LS/GU.

 27

e) Billing jika ada pajak yang harus di bayar.

f) Dokumen pelaksanaan angaran satuan kerja perangkat daerah (DPA).

3.5.4 Catatan yang digunakan

Catatan yang digunakan dalam penyusunan Laporan Keuangan antara lain

adalah sebagai berikut:

1. Buku Persediaan

Buku persediaan yang digunakan sudah menggunakan aplikasi SIMBADA

dan bisa langsung dicetak untuk mengetahui apa saja persediaan barang yang habis.

Aplikasi SIMBADA hanya bisa diakses oleh ASN yang bertanggung jawab.

3.5.5 Bagian yang Terlibat

1. Pengguna Anggaran

Pengguna Anggaran merupakan Kepala BKPSDM yang memiliki peran

mengelola dan membelanjakan pendapatan asli daerah (PAD) yang diperoleh

oleh suatu daerah.

2. Pejabat Penatausahaan Keuangan (PPK)

Memiliki peran penting dalam mengelola aspek administratif dan keuangan

di suatu instansi atau lembaga pemerintahan. Peran mereka biasanya berkaitan

dengan tugas-tugas pengelolaan keuangan, administrasi, dan akuntansi.

3. Bendahara Pengeluaran

Memiliki peran kunci dalam mengelola dan mengawasi proses pengeluaran

keuangan di suatu organisasi, instansi, atau perusahaan. Tuganya sebagai

pengelola pembayaran, pencatatan pengeluaran, koordinasi dengan pihak terkait,

 28

pengawasan anggaran, pemeriksaan dokumen, pelaporan keuangan,

pengendalian internal.

4. Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK)

Memiliki peran yang sangat penting dalam pelaksanaan proyek atau

kegiatan di suatu organisasi atau proyek pemerintah. PPTK berfungsi sebagai

pelaksanaan kegiatan atau proyek. Keberhasilan dan efisiensi proyek atau

kegiatan sangat tergantung pada peran mereka dalam merencanakan,

mengkoordinasikan, dan mengawasi seluruh aspek pelaksanaan.

5. Badan Keuangan dan Aset Daerah Kota Malang (BKAD)

Memiliki peran sebagai Badan yang memverifiksi dan mencetak SP2D.

3.5.6 Prosedur

Berikut merupakan penyusunan dokumen SPP, SPM, dan Permohonan

Pencairan dana LS:

1. PPTK bertugas membuat dan menyerahkan berkas SPJ sebanyak dua rangkap

sesuai dengan kebutuhan pengguana anggaran ke Bendahara Pengeluaran.

2. Bendahara Pengeluaran lalu pengambilan keputusan sesuai dengan ketentuan

iya atau tidak. Jika tidak akan dikembalikan ke bagian PPTK dan jika benar

dua rangkap dokummen tersebut akan dipisah satu untuk di arsip, satu

dijadikan Surat Permintaan Menbayar (SPP) Lalu di serahkan ke bagian

Pengguna Anggaran.

3. Pengguna Anggaran Bertugas untuk membuat Surat Pernyataan Tanggung

Jawab Mutlak (SPJTM) SPP Lalu dikirimakan ke Pejabat Penatausahaan

 29

Keuangan (PPK) untuk di verifikasi menggunakan Sistem Informasi

Pemerintah Daerah(SIPD) dan menerbitkan Surat Perintah Membayar (SPM).

4. Pejabat Penatausahaan Keuangan (PPK) bertugas Memverifikasi SPM dan

menerbitkan SPM melalui Sistem Informasi Pemerintah Daerah(SIPD), lalu di

serahkan ke pengguna anggaran.

5. Pengguna Anggaran bertugas memverifikasi SPM hingga menjadi SPJTM

SPM melalui Sistem Informasi Pemerintah Daerah(SIPD) dan dikirimkan ke

bendahara untuk di cetak.

6. Bendahara Pengeluaran mencetak SPP, SPM, verifikasi SPP dan SPJTM SPM,

sebanyak tiga rangkap yang akan di kirimkan ke masing-masing Subbagian.

Pengguna Anggaran yaitu Kepala BKPSDM, Pejabat Penatausahaan

Keuangan(PPK), Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK).

7. Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK) Menandatangani SPP, Pejabat

Penatausahaan Keuangan (PPK) menandatangani surat pernyataan verifikasi

SPP, Pengguna Anggaran yaitu Kepala BKPSDM menandatangani SPM dan

SPJTM SPM setelah selesai di tanda tangani dikiriman ke BKAD.

8. BKAD bertugas menerbitkan Surat Permohonan Pencairan Dana (SP2D). jika

sudah terbit akan di serahkan ke bendahara untuk diarsipkan.

 30

3.6 Flowchart

Berikut adalah alur prosedur penyusunan dokumen SPP, SPM, dan

permohonan pencairan LS.

Gambar 2
Flowchart penyusunan dokumen SPP,SPM, dan Permohonan Pencairan LS.

Sumber: Kantor BKPSDM Kota Malang.

 31

Berikut merupakan daftar istilah yang digunakan dalam flowchart prosedur

pencairan dana belanja barang dan jasa kegiatan perangkat daerah pada badan

kepegawaian dan sumber daya manuasia (BKPSDM) Kota Malang

Tabel. 3
Daftar Istilah dalam Flowchart
Istilah Dalam Flowchart Keterangan
SPP Surat Permintaan Pembayaran
SPTJM SPP Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak
Surat Perintah Pembayaran
SPM Surat Perintah Membayar
SPTJM SPM Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak
Surat Perintah membayaran
SIPD Sistem Informasi Pembangunan Daerah
DPA Dokumen Pelaksana Anggaran
SP2D Surat Perintah Pencairan Dana
TTD Tanda Tangan
Tabel 1. 3 Daftar Istilah dalam Flowchart
 BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang dilakukan di kantor

BKPSDM Kota Malang selama enam minggu terhitung mulai tanggal 03 Juli 2023

sampai dengan 13 Agustus 2023. Kegitan yang dilakukan dirasa telah sesuai

dengan yang didapatkan dalam perkuliahan. Materi yang didapatkan saat

perkuliahan cukup membantu penulis dalam melaksanakan Praktik Kerja

Lapangan. Penulis juga mendapatkan pengetahuan baru dalam bidang

pemerintahan, misalnya saat Pencairan Dana Belanja Perangkat Daerah baik secara

LS atau GU.

Perangkat daerah adalah unit organisasi atau unit kerja di bawah pemerintah

daerah yang bertanggung jawab atas pelaksanaan program, proyek, atau tugas

tertentu. Pencairan Dana Belanja Perangkat Daerah mengacu pada proses

pengeluaran atau penyaluran dana untuk membiayai kegiatan dan kebutuhan

perangkat daerah dalam sebuah pemerintahan daerah.

Proses pencairan dana belanja perangkat daerah biasanya melibatkan

beberapa langkah, antara lain:

1. Perencanaan Anggaran: Pemerintah daerah harus merencanakan anggaran

untuk setiap perangkat daerah berdasarkan kebutuhan dan prioritas. Proses

perencanaan anggaran melibatkan estimasi biaya, penentuan sumber

32
 33

pendanaan, dan penentuan alokasi dana untuk masing-masing perangkat

daerah.

2. Persetujuan Anggaran: Setelah perencanaan anggaran selesai, anggaran

tersebut harus disetujui oleh badan legislatif atau dewan pemerintah daerah

melalui proses persetujuan anggaran.

3. Pelaksanaan Anggaran: Setelah anggaran disetujui, perangkat daerah dapat

memulai pelaksanaan kegiatan atau proyek dengan menggunakan dana yang

telah dialokasikan untuk mereka.

4. Monitoring dan Evaluasi: Selama pelaksanaan, dana yang dicairkan untuk

perangkat daerah harus dipantau dan dievaluasi untuk memastikan bahwa dana

tersebut digunakan sesuai dengan rencana dan tidak ada penyalahgunaan dana.

5. Pencairan Dana: Proses pencairan dana adalah saat ketika perangkat daerah

menerima dana yang telah disetujui untuk mereka. Dana ini dapat diterima

dalam bentuk transfer langsung ke rekening perangkat daerah atau melalui

mekanisme lain sesuai dengan ketentuan hukum dan peraturan yang berlaku di

wilayah tersebut.

4.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis memberikan beberapa saran yang

diharapkan akan berguna bagi pihak yang bersangkutan.

4.2.1 Bagi Politeknik Negeri malang (Jurusan Akuntansi Manajemen)

Politeknik Negeri Malang khususnya Jurusan Akuntansi hendaknya dapat

mempertimbangkan kembali waktu pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan, yakni

melakukan Praktik Kerja Lapangan sebelum penyusunan Tugas Akhir. Sehingga

 34

penulis dan mahasiswa Jurusan Akuntansi Polteknik Negeri Malang tidak kesulitan

dalam menjalankan Praktik Kerja Lapangan maupun penyusunan Tugas Ahir.

Pemberian materi dan praktik terkait pengalokasian dana anggaran

pemerintahan dari pihak Jurusan Akuntansi yang diharapkan dapat memberikan

lebih luas sehingga dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan memudahkan

penulis untuk memahami dalam hal pengalokasian dana tersebut.

4.2.2 Bagi Kantor BKPSDM

Penulis berharap Kantor BKPSDM dapat tetap menjalin hubungan baik

dengan Politeknik Negeri Malang yang nantinya dapat memudahkan ketika ingin

melakukan kerja sama dalam menjadi opsi tempat Praktik Kerja Lapangan bagi

Mahasiswa Politeknik Negeri Malang.

 DAFTAR PUSTAKA

Susanto, Azhar (2008). Sistem informasi Akuntansi. Bandung: Lingga jaya.

Sutabri, Tata (2012). Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.

34
 LAMPIRAN

Lampiran 1 : Surat Keterangan Praktik Kerja Lapang

Lampiran 1: Surat Keterangan Praktik Kerja Lapang

35
 36

Lampiran 2: Dokumen yang Digunakan

1. Lembar Kendali Proses SP2D Belanja Barang dan Jasa.

Lampiran 2 Dokumen yang Digunakan

2. Surat Pengantar Pencairan Dana

 37

3. SPJTM SPM

4. SPM
 38

5. Billing Pajak

6. Dokumen Pelaksana Anggaran

 39

Lampiran 3: Catatan yang Digunakan

1. Buku Persediaan yang berada di sistem SIPD

Lampiran 3 Catatan yang Digunakan

 40

Lampiran 4: Pengertaian Simbol Flowchart

Lampiran 4 Pengertaian Simbol Flowchart

 41

Lampiran 5: Lembar Penilaian

Lampiran 5 Lembar Penilaian

 42

Lampiran 6: Lembar Kegaiatan Harian

Lampiran 6 Lembar Kegiatan Harian

43
 44

Lampiran 7: Sertifikat Magang

Lampiran 7 Sertifikat Magang

 45

Lampiran 8: Lembar Konsultasi

Lampiran 8 Lemmbar Konsultasi

 46

Lampiran 9: Foto Kegiatan

1. Mengisi Celist Lembar Kendali

Lampiran 9: Foto Kegiatan

2. Piket Menjaga FO
 47

Lampiran 10 : Daftar Hadir Mahasiswa Ujian Praktik Kerja Lapangan

Lampiran 10 Daftar Hadir Mahasiswa Ujian Praktik Kerja Lapangan

 48

Lampiran 11 : Lembar Revisi

Lampiran 11 Lembar Revisi