INTEGRATED QUALITY AND SAFETY Dibuat Oleh Disahkan Oleh

MANAGEMENT SYSTEM
2. PROSEDUR
2.11. PROSES PEMBELIAN
(FOOD SECURITY PROGRAM)
No. Dokumen Tgl. Efektif Revisi Tanggal Revisi
( Irma Dwi) (Rony Fajar L.)
CV. PASIFIC HARVEST PS-11/PH/12 10 Juli 2019 02 09 Juli 2019 Staff Purchasing MR

1. TUJUAN
Prosedur ini menjelaskan tentang tata cara proses pembelian (proses pengadaan barang), seleksi dan evaluasi
terhadap pemasok.

2. RUANG LINGKUP
2.1. Proses identifikasi terhadap kebutuhan akan pengadaan barang.
2.2. Proses administrasi terhadap kegiatan seleksi terhadap pemasok, baik terhadap barang maupun jasa.
Untuk pembelian bahan baku, bahan penunjang dan packaging. Pihak supplier harus mempunyai
regulasi yang masih berlaku seperti MD, Sertifikat Halal, CoA, dll)
2.3. Proses administrasi untuk melakukan evaluasi terhadap kualitas pemasok yang telah masuk ke dalam
Daftar Pemasok tetap.
2.4. Prosedur seleksi dan evaluasi ini tidak belaku untuk pemasok yang ditunjuk langsung untuk customer

3. DEFINISI
3.1. Pemasok: supplier yang melakukan proses pasokan terhadap barang dan jasa yang digunakan untuk
kebutuhan CV Pasific Harvest.
3.2. Seleksi: proses pemeriksaan terhadap calon pemasok yang akan melakukan proses pasokan kepada
perusahaan baik dalam bentuk barang maupun jasa.
3.4. Evaluasi: proses pemantauan kinerja dari pemasok secara periodik untuk mengukur kinerja pemasok
dalam melakukan kegiatan pasokan baik itu dalam bentuk barang maupun jasa.

4. URAIAN UMUM
4.1 User/ pejabat ybs bertanggung jawab dalam melakukan proses identifikasi dalam melakukan kegiatan
analisis untuk melakukan proses identifikasi terhadap kebutuhan barang dan jasa yang diperlukan.
4.2 Staff Purchasing bertanggung jawab dalam melakukan proses sourcing terhadap pemasok, melakukan
proses operasional terhadap kegiatan pembelian dan melakukan proses seleksi dan evaluasi terkait
dengan pemasok.
4.3 GA Manager bertanggung jawab dalam melakukan fungsi koordinasi terhadap kegiatan pembelian yang
dijalankan untuk kebutuhan pengadaan barang dan jasa.
4.4 QC Manager bertanggung jawab dalam melakukan kegiatan audit pemasok kepada pemasok yang
melakukan proses pemasokan ke bagian yang terkait.
4.5 Petugas Gudang bertanggung jawab dalam melakukan proses penerimaan terhadap barang yang
digunakan.

PROSEDUR : Proses Pembelian (Food Security Program) Page 1 of 5

 INTEGRATED QUALITY AND SAFETY MANAGEMENT SYSTEM

2. PROSEDUR
2.11. PROSES PEMBELIAN
(FOOD SECURITY PROGRAM)
No. Dokumen Tgl. Efektif Revisi Tanggal Revisi

PS-11/PH/12 10 Juli 2019 02 09 Juli 2019

CV. PASIFIC HARVEST

5 PROSEDUR

Penanggung Jawab Kegiatan Referensi

Dokumen

5.1. IDENTIFIKASI KEBUTUHAN PENGADAAN BARANG

User/ pejabat ybs
User/ pejabat ybs
Staff Purchasing/
Procurement
Staff Purchasing/
Procurement
NON BAHAN BAKU
5.1.1. Melakukan proses identifikasi terhadap
kebutuhan akan barang dan jasa yang diperlukan
untuk kepentingan operasional produksi.
5.1.2. Melakukan proses pengisan Purchase Request
untuk kebutuhan barang tersebut. Dalam Purchase Request
melakukan proses pengisian Purchase Request
harus dipastikan tersedianya kelengkapan
informasi yaitu nama barang, jenis barang,
spesifikasi, merk barang dan atau kode barang.
5.1.3. Melakukan proses pemeriksaan terhadap Purchase order
ketersediaan barang yang ada di pemasok untuk
kemudian dilakukan proses evaluasi terhadap
kesesuaian dari permintaan pengadaan. Apabila
dalam proses yang dimaksud diperlukan adanya
sampel untuk proses verifikasi maka dipastikan
tersedianya sampel tersebut.
5.1.4. Melakukan konfirmasi terhadap spesifikasi
barang yang ditetapkan tersebut.

5.2. IDENTIFIKASI PENGADAAN BAHAN BAKU

5.2.1. Melakukan proses identifikasi terhadap Forecast
PPIC Manager kebutuhan baku yang ditetapkan oleh pengiriman barang
perusahaan.
GM 5.2.2. Melakukan proses perhitungan dari target Masterplan
produksi untuk menetapkan suatu perencanaan Pengadaan Barang
pengadaan barang.
GM/ Senior 5.2.3. Melakukan proses penyusunan terhadap Nota/ bukti
Management kebutuhan pengadaan barang dan jasa yang pembelian barang
dimaksud.
5.2.4. Untuk kegiatan pengadaan lokal, maka proses
GM/ Senior
pengadaan langsung dilakukan dengan Purchase Order
Management menggunakan mekanisme pasar (COD/ Cash On
Delivery)
Senior Management 5.2.5. Untuk proses pengadaan import, maka dibuatkan
Purchase Order untuk melakukan pengadaan
barang.

PROSEDUR : Proses Pembelian (Food Security Program) Page 2 of 5

 INTEGRATED QUALITY AND SAFETY MANAGEMENT SYSTEM

2. PROSEDUR
2.11. PROSES PEMBELIAN
(FOOD SECURITY PROGRAM)
No. Dokumen Tgl. Efektif Revisi Tanggal Revisi

PS-11/PH/12 10 Juli 2019 02 09 Juli 2019

CV. PASIFIC HARVEST

Penanggung Kegiatan Referensi Dokumen

jawab

5.3. PROSES ADMINISTRASI PEMBELIAN/ PENGADAAN

BARANG
Staff Purchasing
Staff Purchasing
Staff Purchasing
5.3.1. Melakukan proses administrasi Purchase
Request untuk kemudian dilakukan proses
komunikasi dengan pemasok.
5.3.2. Melakukan proses penyusunan Purchase Order Purchase Request
untuk melakukan pengadaan barang.
5.3.3. Purchase Order yang dimaksud kemudian
dikirimkan kepada pemasok untuk melakukan Purchase Order
proses pasokan kepada supplier.

5.4. PROSES SELEKSI PEMASOK NON BAHAN BAKU

Staff Purchasing/ Purchase Order
5.4.1. Melakukan proses seleksi pemasok untuk
Procurement
melakukan proses pengadaan untuk
kebutuhan.
Staff Purchasing/ Form Seleksi Pemasok
5.4.2. Apabila dibutuhkan, maka dilakukan proses
QA/QC Dept.
audit supplier sebagai proses untuk evaluasi
dari bahan baku yang ada,
5.4.3. Melakukan proses penunjukkan terhadap
Senior Manager Form Audit Pemasok
pemasok yang dimaksudkan tersebut.
QA /QC Dept.
5.4.4. Pemasok dengan status pemasok tunggal tidak
dapat dilakukan proses seleksi pemasok
namun dijalankan kegiatan audit pemasok.

5.5. PROSES SELEKSI PEMASOK BAHAN BAKU

Staff Purchasing/ 5.5.1. Melakukan proses seleksi terkait dengan
QA/QC Dept penanganan bahan baku yang diterima. Untuk Form Seleksi Pemasok
kemudian ditetapkan pemasoknya.
Staff Purchasing/ 5.5.2. Memastikan kelengkapan dokumen.
QA/QC Dept. Untuk baku dan bahan kemas import
dilakukan pengecekan packing list,
Commercial invoice, sertifikat fumigasi, phyto
sanitary, CoA dan sertifikat halal yang diakui
MUI.

PROSEDUR : Proses Pembelian (Food Security Program) Page 3 of 5

 INTEGRATED QUALITY AND SAFETY MANAGEMENT SYSTEM

2. PROSEDUR
2.11. PROSES PEMBELIAN
(FOOD SECURITY PROGRAM)
No. Dokumen Tgl. Efektif Revisi Tanggal Revisi

PS-11/PH/12 10 Juli 2019 02 09 Juli 2019

CV. PASIFIC HARVEST

Penanggung jawab Kegiatan Referensi Dokumen

QA/QC Dept. 5.5.3. Apabila memungkinkan maka dilakukan proses

pengambilan sampel untuk kemudian
diperiksa kesesuaian dengan persyaratan yang
ditetapkan. Form Seleksi Pemasok
Procurement 5.5.4. Melakukan proses pengadaan kepada pemasok
yang terpilih.
Procurement / 5.5.5. Kepada pemasok yang melakukan proses
QA/QC Dept. pasokan dengan jumlah dan kapasitas yang
tinggi atau tersedia sistem proses maka
dilakukan proses audit pemasok.

5.6. PROSES EVALUASI TERHADAP KINERJA PEMASOK

QA/QC Dept. 5.6.1. Melakukan proses penilaian terhadap kinerja Form Audit Pemasok
pemasok dalam selang waktu satu (1) tahun
sekali, berdasarkan kualitas dan kinerja mutu
dari pemasok.
Purchasing 5.6.2. Melakukan proses penetapan klasifikasi terkait Form Evaluasi
dengan status penetapan kinerja pemasok Pemasok
tersebut.
QA/QC Dept. / 5.6.3. Pemasok yang masuk ke dalam kriteria yang
Purchasing tidak dipersyaratkan, yaitu kriteria D maka
akan dilakukan peninjauan kembali untuk
menjadi pemasok. Apabila akan menjadi
pemasok maka akan diberi catatan khusus
untuk perbaikan.
QA/QC Dept. 5.6.4. Memberikan pembinaan yang memadai
kepada pemasok agar memberikan hasil yang
optimal.

6. DOKUMEN TERKAIT
6.1. PD-07 : Pedoman Realisasi Produk Aman
6.2. PD-08 : Pedoman Validasi, Verifikasi dan Perbaikan Sistem Manajemen Keamanan Pangan
6.3. RM-PH-01 : Rencana Mutu
6.4. SOP-PRO-XX : Kumpulan SOP Operational

PROSEDUR : Proses Pembelian (Food Security Program) Page 4 of 5

 INTEGRATED QUALITY AND SAFETY MANAGEMENT SYSTEM

2. PROSEDUR
2.11. PROSES PEMBELIAN
(FOOD SECURITY PROGRAM)
No. Dokumen Tgl. Efektif Revisi Tanggal Revisi

PS-11/PH/12 10 Juli 2019 02 09 Juli 2019

CV. PASIFIC HARVEST

7. FORMULIR TERKAIT
7.1. Form Purchase Order
7.2. Form Purchase Request
7.3. Form Forecast Pengiriman Barang
7.4. Masterplan Pengadaan Barang
7.5. Delivery Planning Schedule
7.6. Nota/ bukti pembelian barang
7.7. Form Seleksi Pemasok
7.8. Form Evaluasi Pemasok

8. RIWAYAT PERUBAHAN

Revisi Tanggal Perubahan

00 22.02.2013 Dibuat

01 17.11.2016 Menambahkan proses seleksi pemasok

02 09.07.2019 Perubahan Management Representative

PROSEDUR : Proses Pembelian (Food Security Program) Page 5 of 5