OVERVIEW TOTAL QUALITY MANAGEMENT (TQM)

PADA MIS AL-HUSAINI PUNGGUR

A. Pendahuluan
TQM atau Total Quality Management (manajemen kualitas menyeluruh) merupakan
strategi yang ditujukan untuk menanamkan kesadaran kualitas pada semua proses dalam
organisasi. Suatu pendekatan menejemen di lembaga yang terfokus pada kualitas,
berdasarkan partisipasi semua anggotanya dan bertujuan untuk kesuksesan jangka panjang
melalui kepuasan pelanggan serta memberi keuntungan untuk semua anggota dalam
organisasi serta masyarakat.
Indonesia penggunaan TQM di lembaga pendidikan Islam memang masih jarang
yang menerapkan konsep tersebut. TQM cukup populer di sektor swasta, diawali
penerapannya pada perusahaan-perusahaan terkemuka dan perusahaan milik negara,
sebagai bagian dari strategi untuk meningkatkan daya kompetitif yang mengedepankan
kualitas. Dikarenakan TQM dianggap sebuah pendekatan yang cukup tepat, maka lembaga
pendidikan Islam mencoba mengadopsi dan mulai beradaptasi dengan konsep ini, sebagai
langkah strategis guna meningkatkan pelayanan maksimal pada pelanggannya.
Menurut hemat penulis, TQM perlu diterapkan pada setiap satuan pendidikan Islam
guna mendorong kualitas pelayanan prima kepada stakeholders. Sebab, dalam dunia
persaingan global yang sangat ketat saat ini, orang lebih mengutamakan , dengan pekerjaan
yang menghasilkan produk dan/atau jasa. Suatu hasil dibuat karena ada yang
membutuhkan, dan kebutuhan tersebut berkembang seiring dengan tuntutan mutu
penggunanya.
Dunia pendidikan juga tidak dapat terlepas dari sistem manajemen ini. Pada ranah
pendidikan terdapat beberapa kelemahan mendasar dalam penyelenggaraan pendidikan di
Indonesia, antara lain yaitu bidang manajemen yang mencakup dimensi proses dan
substansi. Pada tataran proses, seperti perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi belum
dilakukan dengan prosedur kerja yang ketat dan benar. Pada tataran substantif, seperti
personalia, keuangan, sarana dan prasarana, instrument pembelajaran, layanan bantu,
layanan perpustakaan, dan sebagainya, tidak hanya substansinya belum komprehensif,
melainkan kriteria keberhasilan untuk masingmasingnya belum ditetapkan secara taat asas.
Agar mutu tetap terjaga dan agar proses peningkatan mutu tetap terkontrol, maka
harus ada standar yang diatur dan disepakati untuk dijadikan indikator evaluasi
keberhasilan peningkatan mutu tersebut (adanya titik acuan standar). Maka bagaimanakah
agar lembaga pendidikan Islam secara kualitas dapat terjaga dan bagaimanakah cara
mengaplikasikan TQM pada lembaga pendidikan Islam.
B. Pengertian Total Quality management (TQM)
Terdapat tiga konsepsi mutu yang paling populer yang telah dikembangkan oleh tiga
pakar mutu tingkat internasional, yaitu W. Edwards Deming, Philip B. Crosby, dan Joseph
M. Juran. Deming mendefinisikan mutu adalah apapun yang menjadi kebutuhan dan
keinginan pelanggan. Crosby mendefinisikan mutu adalah sebagai kesesuaian terhadap
persyaratan. Sedangkan Juran mendefinisikan mutu adalah kesesuaian terhadap spesifikasi.
Meskipun ketiga pakar tersebut berbeda dalam mempersepsikan mutu, tetapi ketiganya
kemudian menjadi dasar pemikiran dalam sistem manajemen mutu yang merupakan isu
sentral dalam aktivitas bisnis saat ini. Oleh karena itu, banyak perusahaan secara progresif
mencari sistem manajemen tidak terkecuali manajemen pendidikan untuk menyiasati mutu
dalam era globalisasi.
Selanjutnya Kanji (1990) mengatakan Total Quallity Management didefinisikan
sebagai cara hidup organisasi yang diupayakan untuk kepuasan pelanggan melalui
perbaikan terus menerus. Cara tersebut berbeda antara organisasi satu dengan yang lain,
antara negara satu dengan negara lain, tetapi memiliki prinsip-prinsip tertentu yang dapat
diterapkan untuk menjamin penguasaan pasar, meningkatkan laba, dan mengurangi biaya
(produksi). Dari pemaparan di atas, dapat disarikan kemudian bahwa Total Quality
Management merupakan upaya memadukan segenap fungsi dan proses dalam suatu
organisasi untuk mencapai perbaikan mutu barang, jasa, ataupun layanan secara terus
menerus yang dilakukan demi kepuasan pelanggan berdasarkan prinsip-prinsip tertentu.
Dari pemaparan di atas, dapat disarikan kemudian bahwa Total Quality
Management merupakan upaya memadukan segenap fungsi dan proses dalam suatu
organisasi untuk mencapai perbaikan mutu barang, jasa, ataupun layanan secara terus
menerus yang dilakukan demi kepuasan pelanggan berdasarkan prinsip-prinsip tertentu.
Perbaikan terus menerus sebagai upaya pengembangan diri dilandasi oleh kesadaran bahwa
manusia memiliki kemampuan untuk mengubah keadaannya menjadi lebih baik.
C. Proses Perencanaan TQM dalam Lembaga Pendidikan Islam
Dalam penerapan total quality management pada pendidikan ada beberapa
perencanaan yang harus diperhatikan, yaitu sebagai berikut:
a. Kepemimpinan dan komitmen terhadap mutu harus datang dari atas.
Pemimpin sekolah harus menunjukkan komitmen yang kuat dan selalu memotivasi
 wakil kepala sekolah dan supervisor lainnya agar selalu berupaya keras dan serius.
b. Menggembirakan pelanggan adalah tujuan TQM.
Hal ini dicapai dengan usaha yang terus-menerus untuk memenuhi kebutuhan
pelanggan, baik eksternal maupun internal.Kebutuhan pelanggan dapat diketahui
dengan mengidentifikasi pandangan-pandangan mereka.Ada beberapa metode
untuk melakukan hal tersebut dengan kuesioner atau dengan berbincang-bincang langsung
dengan masyarakat.
c. Menunjuk fasilitator mutu.
Terlepas dari posisi individualnya dalam hirarki birokrasi, fasilitator mutu harus
menyampaikan perkembangan mutu langsung kepada kepala
sekolah.Tanggungjawab fasilitator adalah mempublikasikan program dan
memimpin kelompok pengendali mutu dalam mengembangkan program mutu.
d. Membentuk kelompok pengendali mutu.
Kelompok ini harus merepresentasikan perhatian-perhatian kunci dan merupakan
representasi dari tim manajemen senior. Perannya adalah untuk mengarahkan dan
mendorong proses peningkatan mutu. Ia adalah pengembangan ide sekaligus
inisiator proyek.
e. Menunjuk koordinator mutu.
Dalam setiap inisiatif dibutuhkan orang-orang yang memiliki waktu untuk melatih
dan menasehati orang-orang lain. Koordinator mutu tidak mengerjakan seluruh
proyek mutu. Perannya adalah untuk membantu dan membimbing tim dalam
menemukan cara baru dalam menangani dan memecahkan masalah.
f. Mengadakan seminar manajemen senior untuk mengevaluasi program.
Manajemen senior akan sulit untuk terlibat dalam proses, kecuali jika mereka
mendapatkan informasi yang cukup, baik dalam hal falsafah dan metode
peningkatan mutu institusi. Sehingga tim menejemen senior harus mampu menurunkan
pesan mutu ke tingkat bawah.
g. Menganalisa dan mendiagnosis situasi yang ada.
Proses perencanaan ini tidak bisa diremehkan karena ia sangat menentukan seluruh
proses mutu. Seluruh institusi perlu menjelaskan tentang di mana posisinya dan
kemana arah yang hendak dituju.
h. Menggunakan contoh-contoh yang sudah berkembang di tempat lain.
i. Mempekerjakan konsultan eksternal.
Konsultan dapat digunakan dengan salah satu empat metode utama, pertama
mereka dapat memberikan nasehat awal dan memberi petunjuk serta “merubah” tim
manajemen senior. Kedua,adalah melatih. Ketiga, konsultan bisa menjadi kritikus
hebat ketika mereka diajak untuk mempertanyakan kebijakan-kebijakan institusi.
Keempat, konsultan bisa bermanfaat dalam menyusun audit formal, penilaian dan
evaluasi.
j. Memprakarsai pelatihan mutu bagi para staf.
Pelatihan adalah tahap implementasi awal yang sangat penting agar staf
mengetahui dasar-dasar TQM, karena mereka membutuhkan pengetahuan tentang
beberapa alat kunci yang mencakup tim kerja, metode evaluasi, pemecahan
masalah, dan teknik membuat keputusan. Untuk memperlancar program pelatihan,
seorang manajemen senior harus terlibat langsung didalamnya.
k. Mengkomunikasikan pesan mutu.
Strategi, relevansi dan keuntungan TQM harus dikomunikasikan secara
efektif. Di sana dapat terjadi banyak kesalah-pahaman tentang tujuan mutu.
Program jangka panjang harus dirancang secara jelas, atau memperjelas alasan
penentuan program. Pengembangan staf, pelatihan dan pembangunan tim adalah
sebagian dari cara yang efektif untuk mencapai program jangka panjang tersebut.
l. Mengukur biaya mutu.
Pengukuran biaya mutu harus dilakukan untuk menyoroti upaya peningkatan
mutu dan memberikan motivasi agar institusi terus berpegang pada program yang
telah ditetapkan.
m. Mengaplikasikan alat dan teknik mutu melalui pengembangan kelompok kerja yang
efektif.
Pendekatan ini memfokuskan diri pada pencapaian kesuksesan awal.Ia
berfokus pada sesuatu yang harus ditingkatkan oleh institusi serta menyeleksi alat-
alat yang tepat untuk menanganinya. Mengawali proses TQM dengan menangani
masalah yang ada, dapat menghindarkan TQM dari kelumpuhan. n. Mengevaluasi
program dalam interval yang teratur. Review dan evaluasi teratur harus menjadi
bagian yang integral dalam program.
Dilihat dari pemaparan di atas, setiap kali akan menjalankan suatu proses
TQM dalam sebuah lembaga, ada beberapa persyaratan yang harus diperhatikan,
seperti:
1. Komitmen dari manajemen puncak.
2. Komitmen atas sumber daya yang dibutuhkan.
3. Organization-Wide Steering Committee.
 4. Perencanaan dan publikasi.
Dengan diterapkannya persyaratan dalam implementasi TQM, diharapkan
bisa sesuai dengan apa yang diharapkan.

D. Hambatan dalam Pelaksanaan TQM dalam Lembaga Pendidikan Islam

Berikut ini adalah kendala-kendala yang sering dihadapi dalam penerapan
manajemen mutu terpadu / total quality management sebagaimana dikutip oleh
Djamhuri (2001), merinci kendala dalam menerapkan Manajemen Mutu
Terpadu adalah:
a. Lemahnya kepemimpinan dan delegasi wewenang manajemen
Manajemen Mutu Terpadu akan berjalan sesuai dengan sasaran yang
didinginkan jika pemimpin memiliki komitmen terhadap keterlibatan semua
pihak. Artinya Manajemen Mutu Terpadu tidak akan berhasil manakala
hanya diserahkan kepada tim tertentu yang ditunjuk oleh pimpinan,
sementara pimpinan langsung menyerahkan program Manajeme Mutu Terpadu
tersebut kepada tim yang ditunjuk. Dengan demikian pimpinan dapat
mensosialisasikan perbaikan mutu yang dilakukan oleh pimpinan.
b. Proses pengaturan yang tidak memadai
Program Manajemen Mutu Terpadu harus mengilhami seluruh kegiatan Bagi
sekolah, maka seluruh kegiatan akademik (proses belajar mengajar) harus
memperoleh perhatian dalam meningkatkan kualitasnya.
c. Pemilihan pendekatan yang sempit dan dogmatik
Pendekatan yang sempit dan dogmatik tidak dapat secara fleksibel
memenuhi tuntutan perkembangan. Ini berarti ada kemandegan atau bahkan
akan terjadi proses status quo. Pendekatan yang sempit tidak akan
memberikan kesempatan bagi peningkatan Manajeme Mutu Terpadu.
Manajeme Mutu Terpadu berorientasi pada pelanggan. Pelanggan memiliki
kepuasan yang selalu berkembang. Oleh karenanya pendekatan dogmatik
dan sempit tidak sesuai dengan kepuasan pelanggan.
d. Kurangnya dukungan sistem informasi dan alat ukur keberhasilan
Lembaga atau oragnisasi termasuk sekolah amat sulit untuk mengetahui
adanya peningkatan kualitas pelayanan di lembaganya, manakala tidak
memiliki data dasar. Oleh

E. Kesimpulan
1. Total Quality Management (TQM) dapat didefinisikan sebagai: “system
manajemen yang berorientasi pada kepuasan pelanggan, melalui perbaikan
berkesinambungan dan memiliki motivasi yang tinggi untuk seluruh anggotanya.
2. Dalam penerapan total quality management pada pendidikan ada beberapa
perencanaan yang harus diperhatikan, yaitu sebagai berikut:
a. Kepemimpinan dan komitmen terhadap mutu harus datang dari atas.
b. Menggembirakan pelanggan adalah tujuan TQM.
c. Menunjuk fasilitator mutu.
d. Membentuk kelompok pengendali mutu.
e. Menunjuk koordinator mutu.
f. Mengadakan seminar manajemen senior untuk mengevaluasi program.
g. Menganalisa dan mendiagnosis situasi yang ada.
h. Menggunakan contoh-contoh yang sudah berkembang di tempat lain.
i. Mempekerjakan konsultan eksternal.
j. Memprakarsai pelatihan mutu bagi para staf.
k. Mengkomunikasikan pesan mutu.
l. Mengukur biaya mutu.
m. Mengaplikasikan alat dan teknik mutu melalui pengembangan kelompok
kerja yang efektif.
n. Mengevaluasi program dalam interval yang teratur.
3. Prosedur dalam mengimplementasikan TQM pada dasarnya menempuh tiga
tahapan sebagai berikut:
a. Persiapan
b. Pengembangan sistem
c. Penerapan sistem
4. Berikut ini adalah kendala-kendala yang sering dihadapi dalam penerapan
manajemen
mutu terpadu / total quality management sebagaimana dikutip oleh Djamhuri
(2001),
merinci kendala dalam menerapkan Manajemen Mutu Terpadu adalah:
a. Lemahnya kepemimpinan dan delegasi wewenang manajemen
b. Proses pengaturan yang tidak memadai
c. Pemilihan pendekatan yang sempit dan dogmatic
d. Kurangnya dukungan sistem informasi dan alat ukur keberhasilan
5. Beberapa manfaat penerapan TQM dalam lembaga pendidikan Islam, antara
lain:
a. Pelaksanaan perubahan/mutasi pegawai tidak mengganggu aktivitas utama
lembaga pendidikan.
b. Keluhan dari pelanggan internal maupun eksternal dapat dieliminasi sekecil
mungkin.
c. Pemanfaatan sumber daya yang dimiliki dan ada di lembaga lebih optimal.
d. Pelaksanaan aktivitas utama lebih efisien dan efektif.
e. Memperoleh pengakuan dari pihak lain (dalam negeri maupun luar negeri)
terhadap eksistensi lembaga pendidikan.
f. Dapat menjadi model untuk mengembangkan lembaga pendidikan lainnya
(yang belum mengimplementasikan TQM di Indonesia bahkan di asia).
g. Hubungan antar lembaga pendidikan dengan stakeholders menjadi lebih
baik.
 DAFTAR PUSTAKA
Fandy Tjiptono dan Anastasia Diana, 2003, Total Quality Managemen (TQM),
ANDI OFFSET, Yogyakarta, hal. 332 – 333.
Pernik Magazine, “Penerapan TQM dalam Dunia Pendidikan”, dalam:
http://pernikmagazine.wordpress.com/category/pendidikan/penerapan-tqm-
dalamdunia-pendidikan/Sallis, Edward. 2010, Manajemen Mutu Terpadu
Pendidikan, IRCiSod, Jogjakarta, hal. 245 –253.
Sukiman, Saleh “Implementasi Total Quality Management”, dalam:
http://salehsukiman.blogspot.co.id/2013/11/implementasi-total
qualitymanagement.html
Tjiptono, Fandy dan Diana, Anastasia. Total Quality Management, (Yogyakarta:
Andi Ofset, 2003), hal. 4
West-Burnham, Managing Quality in School,(London: Prentice Hall, 1997), hal. 74
Yanthie, “Implementasi Total Quality”, dalam:
http://yanthie95.blogspot.co.id/2013/12/makalah-implementasi-total
quality.html.