HOSHIN KANRI

Policy Management
 True North
Internal Compass for Successfully Business

HOSHIN KANRI
Policy Management • What True North is
KEY SHARING
POINTS • Establish True North
• Self Case Study
• Organizational Case Study
What is True North
Definition and Concept
What is True North?
• Purpose, Philosophy and Beliefs
• Values
• Vision
• Big Picture Goals

Proses pembelajaran reflektif,

dipimpin oleh manajemen guna
menjaga organisasi tetap pada
Jalurnya(true north) meskipun
ada pengaruh jangka pendek
 “True North Anda adalah kompas internal yang
memandu Anda dengan sukses sepanjang hidup.
Ini mewakili siapa Anda di tingkat terdalam Anda.
True North didasarkan pada apa yang paling
penting bagi Anda, nilai-nilai yang paling Anda
hargai, hasrat dan motivasi Anda, sumber
kepuasan dalam hidup Anda
- Discover Your True North,
 Tetap Berada Pada Jalur True North
Keyakinan, Nilai, dan Prinsip Anda yang Terdalam

Bagaimana Anda tetap berada di jalur meskipun ada

tekanan dan godaan untuk menyimpang?

Bill George
Harvard Business School professor,
Former chairman – CEO Medtronic, and
bestselling author of Discover Your True North.
What is True North?
• “Apa yang seharusnya kita lakukan, bukan apa yang dapat kita lakukan”
• Mendorong aktivitas untuk setiap orang, setiap hari, setiap menit
• Cek dan Review “Pola Pikir” kita

• True North berfungsi sebagai penunjuk jalan ke mana kita ingin pergi
• Setiap hari, sedikit naik(ada kemajuan)
• Mulai disuatu tempat dan lakukan sesuatu
True North Linkage With Hoshin Kanri
Create Vision & Assess Reality
❶
Scan – Assess Reality
❷

❻
Establish True North
❼
Establish True North
Step by step Implementation
True North Process

Scan – Assess Reality Establish True North

Mengambil beberapa langkah untuk mengidentifikasi 1. Mengembangkan Mission Statement
beberapa tujuan utama untuk mendukung strategi 2. Mendefinisikan Values
• Lingkungan eksternal 3. Mendefinisikan Current State
• Daya tarik industri 4. Mendefinisikan Vision
• Pesaing / competitor 5. Mendesain Desired Future State
• Rantai nilai / value chain 6. Identifikasi Gap antara Future dan Current State
• Kemampuan dan kompetensi 7. Prioritas Gap, mendefinisikan Prioritas Bisnis
• Keunggulan kompetitif (strategic intent)
The Scan Process Tools
Porter Analysis SWOT Analysis Innovation Matrix Product – Market
Matrix

Strategy for check up business level Strategy for check up current state Strategy for diversification Strategy for diversification

Porter Matrix Profit – Loss Value Chain Analysis Strategic Audit

Assessment

Strategy for competitive advantage

EstablishTrue North Phase - 1
Organizational Develop/Define Mendefinisikan
Mission Statement Value Current State
• Siapa anda sebagai organisasi • prinsip panduan Realitas Saat ini
• Apa yang anda kerjakan organisasi yang
• Siapa yang Anda layani mengomunikasikan Ambil langkah mundur
• Kebutuhan apa yang Anda penuhi norma dan perilaku untuk mempertimbangkan
• Apa yang Anda perjuangkan kolektif yang diharapkan lingkungan, situasi dan
keadaan organisasi saat ini
• Mengapa Anda unik dari setiap orang dalam (optional)
• Tujuan Anda untuk menjadi organisasi
Gunakan 7 Management
• Nilai apa yang anda berikan • dasar untuk membuat QC tools
• Pernyataan yang tepat keputusan dalam
Affinity Diagram
Mission Statement dapat mencakup sesuatu: organisasi dan bertindak
yang khas tentang organisasi dari sudut sebagai dasar untuk Struktur Proses
pandang konstituen utama, seperti pelanggan,
pemegang saham, karyawan, pemasok, dan komunikasi dengan rekan People Budaya
komunitas. kerja dan pelanggan Metric
Affinity Diagram(AD)
 Affinity Diagram(AD)
DEFINISI
Affinity Diagram (AD) dikembangkan oleh Kawakita Jiro, adalah hasil penggabungan
1)Sejumlah data berbentuk bahasa (gagasan, opini, issue, dsb)
2) Mengelompokkan sesuai hubungan alamiah kemudian
3) Menentukan nama-nama pengelompokkan tersebut
Proses ini lebih merupakan proses kreatif daripada proses logis karena data dinyatakan dalam
pengertian yang menyeluruh dan harmonisasi unsur-unsur, bukan analitik dan stratifikasi. Melalui
perasaan (emosi) bukan penalaran akal (intelektual)

MANFAAT
Pengumpulan data, opini/issue serta gagasan tentang sesuatu yang :
• Belum diketahui
Kemudian data itu diringkas menjadi narasi,
• Dalam wilayah yang belum dikenal bukan bilangan kuantitatif, untuk ditindak lanjuti
• Yang keadaannya tidak terorganisasi sama sekali

Mengenai Fakta
Dalam hal kita belum tahu apapun, sikap yang terbaik
adalah terbuka untuk setiap informasi, mengenali atau
menerimanya tanpa asumsi apapun, misalnya dalam usaha
mengerti reaksi konsumen terhadap produk baru
Pembentukan Gagasan
Didalam wilayah yang belum kita kenal, kita perlu banyak
mengumpulkan informasi, opini dan gagasan orang lain
untuk diorganisasikan, sebelum kita dapat membentuk
gagasan dan konsep sendiri, misalnya dalam hal kita
menempati jabatan baru.
Mengubah Cara-cara Lama
Kita kadang-kadang bisa menjadi korban cara kerja yang
lama, tetapi untuk mengubahnya kita perlu gagasan baru
yang kita belum mengatasi kesulitan yang timbul.
AD Implementation
Adaptasi
Setiap hal memiliki sistem berfikir dan dasar teori
dibaliknya. Ada baiknya kita mengenali lebih baru
sebelum coba memperbaiki atau menyesuaikan
Mengorganisasikan Tim Perencana
Tim perencana terdiri orang yang bermacam-macam
fungsinya, yang biasanya tak terorganisasi pada
awalnya. Mereka harus “dipertemukan” dulu sebelum
bisa bekerjasama secara efektif. Demikian pula
dengan tim kerja yang lain akan mengalami hal yang
serupa belum memiliki sense of participation
Komunikasi Kebijakan Manajemen
Agar kebijakan manajemen dimengerti oleh
karyawan, manajemen perlu mengerti lebih dulu
pikiran karyawan melalui dialog atau brainstorming
bebas
 Step-1 Step-2 Step-3 Step-4 Step-5 Step-6
AD Step By Step
1. Tentukan team dengan anggota yang tepat
- Anggota mempunyai pengetahuan yang dibutuhkan
- Anggota biasa bekerjasama
- Ikut sertakan anggota “baru” sesuai kebutuhan
- Jika membahas tentang company strategi libatkan semua tim eksekutif

2. Tentukan Tema Yang Akan Dibahas

- Sebaiknya judul bersifat umum misalnya :
“Apa saja masalah/ issues yang terkait untuk membuat management strategi
- Tidak perlu terlalu detail, supaya tidak terjebak dengan“cara lama”
- Bila telah disetujui, letakkan tema tersebut dipapan, supaya setiap anggota dapat melihatnya
 Step-1 Step-2 Step-3 Step-4 Step-5 Step-6
AD Step By Step
3. Kumpulkan gagasan, minimal 20 buah 4. Kelompokkan gagasan menjadi 5-10 kelompok
- Lakukan brainstorming : - Lakukan penyusunan secara bersama dan dalam
suasana tenang. Gunakan “post-it” atau sticy note
• tanpa kritik, sebanyak-banyaknya, dalam waktu
singkat, setiap orang didorong untuk berpartisipasi, - Mulailah dari yang jelas kesamaan atau kemiripannya
gagasan dituliskan sebagaimana adanya
- Lanjutkan pengelompokkan sampai 5-10 kelompok.
- Setiap gagasan ditulis pada sticky note dan tempelkan
- Jangan paksakan satu sticy note(kartu) masuk dalam
di papan :
kelompok yang tidak sesuai. Bila perlu buat
• Untuk merangsang gagasan berikutnya dan kelompok baru.
memastikan sudah dicatat sebagaimana adanya
- Kembangkan perasaan, jangan terlalu teknis.
• Satu gagasan, satu sticky note
- Coba kelompokkan, bukan kategori.
- Buat pernyataan yang singkat dan jelas
- Lakukan pengelompokkan dengan beberapa cara.
- Pernyataan mempunyai subyek dan predikat
- Usahakan “breakthrough”, bukan yang biasa.
 Step-1 Step-2 Step-3 Step-4 Step-5 Step-6
5. Buat judul atau ringkasan dari setiap kelompok
dengan cara konsensus
- Cari dari setiap kelompok, kartu yang berisi
rangkuman dari kartu kartu lainnya.
- Bila tidak ada, buat sebuah kartu baru yang akan
menjadi judul dari kelompok tersebut, terdiri dari
lima sampai sepuluh kata, yang berisi inti dari
semua kartu dalam kelompok tersebut.
- Judul jelas dan memberi warna tentang isinnya
misalnya :
Memberikan pelatiahan sikap dan keterampilan
kepada seluruh karyawan.
- Hindari istilah yang sulit dipahami/ klise.
AD Step By Step
6. Buat gambar AD yang lengkap
- Buat garis sekeliling setiap kelompok, sehingga
jelas setiap pernyataan yang mendukung sebuah
judul.
- Kadang-kadang terlihat ada dua kelompok yang
dapat dibuat satu judul gabungan. Letakkan judul
tersebut diatas kedua judul masing-masing
kelompok.
- Buat gambar AD secara jelas, karena akan
diedarkan kepada orang diluar anggota Team,
untuk mendapat kan komentar dan sasaran
perbaikan.
 MAINTINING A SUCCESSFUL CONTINUOUS IMPROVEMENT PROCESS AD Sample
Understand Provide Establish Getting Improve com
Customer Management Munications
Requirements Training Controls Commitment In all areas

Consult Know Establish Involve middle

Quality & Top mgrs. Grant access
Customer Improvement Measurement In steering To Information
Tools System Committee
Interpret
Customer Investigate Develop an Establish
Requirements Effective Employee
Correctly in
Other Continuous Cooective Consistant
Imporrovement Involvement
Specs & design Efforts Action system Reward sys

Make project Provide job

Security : Break down
Provide Opera- By project
Tional definiti Freedom to fail Barries
Improvement
On of output
Determine Provide middle
Process Managers with
Capability Staff support

Provide clear
Define
Program goals
Process
Provide the
Time for
Middle mgrs,
To Participate
Create a
Stering
Committee
With real power
Contoh Urutan Pembuatan AD-1
AD Sample
Contoh Urutan Pembuatan AD-2
AD Sample
EstablishTrue North Phase - 2
Desired Future Identify Gap
Define Vision
State Future VS Current
• Gambaran masa depan, yaitu Harapan organisasi tentang di Perbedaan antara Keadaan Saat Ini
kemana bisnis akan berjalan mana kita seharusnya berada dan Keadaan Masa Depan, yaitu,
pada titik waktu tertentu hal-hal yg memerlukan perubahan
• Gambaran masa depan yang Vision
Gunakan sheet Identifikasi Gap
mungkin mencakup hal-hal, Desired Future State Struktur Proses
seperti pelanggan, karyawan, [3-5 Tahun dari saat ini]

penjualan, laba, pemasok,

hubungan masyarakat,
struktur, proses, orang, Current State
People Budaya

budaya, dan metrik [Hari ini]

Struktur Proses
"Gambar" ini mungkin termasuk kata-kata,
seperti global, leader, premier, most Cari Celah[Gap] terbesar antar
People Budaya
respected, atau sukses
keduanya
 Design Desired Future State
Untuk mewujudkan misi dan visi anda...

Perilaku spesifik apa yang perlu dirubah ?

 Identifikasi Current State VS Future State
Dengan siapa, Anda membandingkan
perusahaan Anda dan kinerjanya?
• Competitors Bagaimana anda bisa menjadi World Class?
• Industry Standards
• Best in Class
• World Class
Future State Anda ?
The Process of Critical Thinking (PCT)
Set The Future State from Benchmarking
EstablishTrue North Phase - 3
Gap Prioritize, Mendefinisikan Prioritas Bisnis
STRATEGIC INTENT Urgent Not Urgent

Do Decide
1. Buat Daftar Inisiatif –

Important Not Important

Breakthrough Objectives 3. Gunakan Priority Matrix
Matrix Prioritas untuk Menyeleksi Breakthrough Delegate Delete
2. Buat Interrelationship Diagram Objectives / Strategic Intent / Initiative
Antar Inisiatif Kriteria Evaluasi
menunjukkan hubungan sebab- (A) (B) (C) (D) (E) Ranking
Issue Importance to Gap in Significance to Level of Total Based on point
akibat dan membantu menganalisis Breakthrough Customer Performance long term plan Urgency = (E)
hubungan antara berbagai aspek Objectives 10 = Very 10 = Huge 10 = Very 10 = Very (A)+(B)+(C)+(D)
1 = Not 1 = None 1 = Not 1 = None
dari situasi rumit.
1.
2.
3.
4.
5.
EstablishTrue North Phase - 3
Gap Prioritize, Mendefinisikan Prioritas Bisnis
STRATEGIC INTENT
Strategis Intent / Strategic Initiative adalah .....
• Proyek terpenting yang membutuhkan sumber daya(sponsor) untuk mencapai tujuan spesifik.
• Dimulai dengan mengidentifikasi tujuan peregangan yang tidak dapat dicapai dengan cara
business-as-usual (BAU).
• Kandidat yang baik untuk proyek strategis.
• Sangat penting untuk memastikan kepemilikan, ukuran keberhasilan, durasi dan sumber daya
yang memadai untuk setiap proyek strategis.
• Oleh karena itu, organisasi disarankan untuk memilih dan menjalankan hanya sejumlah proyek
strategis yang terbatas. Yang tidak memenuhi syarat untuk menjadi proyek strategis masuk ke
lahan parkir dan diupayakan dengan pendekatan FIFO (First In First Out). Proyek-proyek
strategis yang diprioritaskan didanai, disponsori, dan diberdayakan paling banyak.
Intrerrelationship Diagram(ID)
 Intrerrelationship Diagram(ID)
DEFINISI
Interrelationship Diagram (ID) adalah teknik menggambarkan gagasan, issues atau permasalahan yang
dihadapi, dan hubungan logis atau urutan dari setiap hal tersebut.
ID adalah proses kreatif yang menunjukkan bahwa setiap gagasan, pada saat yang sama, dapat terkait secara logis
dengan beberapa gagasan lainnya
Metoda ini menuntut pola pikir “multidirectional” lebih dari pada pola pikir “linear”

MANFAAT & PENERAPANNYA SITUASI YANG MEMBUTUHKAN ID

Mendapat konsesus dari beberapa orang tentang • Mencegah klaim
permasalahan yang dihadapi, akar masalah dan akibat yang
• Menghilangkan Penyimpangan
ditimbulkannya. Umumnya ID dipergunakan untuk :
• Mencegah cacat produk
• Menjelajahi hubungan sebab-akibat di antarabanyak
masalah. • Penyimpangan pada quality check
• Memiliki sumber daya yang terbatas dan perlu • Keterlambatan proses
memfokuskan upaya pada satu atau dua prioritas.
• Setelah menyelesaikan AD, fishbne, Anda ingin
mengeksplorasi lebih lengkap hubungan ide-ide tersebut.
 ID Step by Step
1. Buat Problem Statement
Contoh : Perusahaan memiliki terlalu banyak “GAP" untuk diselesaikan antara Future State dan Current
State, serta ingin mempersempit daftar menjadi dua atau tiga gap kritis untuk difokuskan pada penutupan
tahun ini
2. Tentukan tim dengan anggota yang tepat
- Orang yang tepat, pengetahuan dan kemampuan sesuai, bekerja untuk masalah yang seharusnya ditangani.
- Catatan :
Anggota tim ID bisa berada dari tim AD. Anggota ID harus orang yang berorientasi kepada implementasi
atau lebih dekat dengan situasi sesungguhnya.
- Jika membahas tentang company strategi libatkan semua tim eksekutif

3. Develop List of Ideas

- Daftar tersebut dapat berasal dari sesi brainstorming, atau dari AD, Fishbone, Tree diagram, dll.
 ID Step by Step
3. Develop List of Ideas
- Daftar tersebut dapat berasal dari sesi brainstorming, atau dari AD, Fishbone, Tree diagram, dll.

Diambil Dari Fishbone. Diambil Dari Tree Diagram

Methods Machinery (Level Terakhir dijadikan Idea pada ID)

Plan of Effect

Materials Manpower

Idea
 ID Step by Step
4. Catat gagasan pada kartu catatan terpisah, potongan kertas, atau sticky note
5. Letakkan ide-ide dalam lingkaran di dinding dan identifikasi masing-masing
dengan huruf atau angka
 ID Step by Step
6. Mintalah tim untuk bekerja sama mencari
hubungan antar item.
Mulailah dengan A.
Bagaimana hubungan A dengan B? Bagaimana hubungan A
dengan C? Bagaimana hubungan A dengan D? Dst.
Kemudian lanjutkan ke B. Bagaimana
hubungan B dengan C? Bagaimana hubungan B
dengan D? Bagaimana hubungan B dengan E? Dst.

7. Jika ada hubungan sebab-akibat antara dua

hal, gambarlah panah dari sebab ke akibat.
Jika tidak ada hubungan yang jelas, lanjutkan
ke pasangan item berikutnya.

8. Tinjau dan revisi panah sampai tim mencapai

konsensus mengenai hubungan.
 ID Step by Step
9. Sekarang, gambarlah Interrelationship
Diagraph (ID) dan hitung Ins and Outs
untuk setiap item.
In adalah panah yang menunjuk ke item.
Sebuah Out adalah panah yang menunjuk
menjauh dari item

10. Gunakan informasi ID untuk perencanaan.

Item dengan Out paling banyak disebut Drivers
Ini adalah kandidat untuk kemungkinan tindakan
atau prioritas yang akan diambil.

11. Beri tanda faktor-faktor kunci.

Beri tanda faktor-faktor kunci utama, dengan
menggunakan kotak dengan garis ganda. Factor 7 (3)
DRIVER : Factor 5 (2)
Factor 8 (2)
Matrix Diagram(MD)
 Matrix Diagram(MD)
DEFINISI
Matrix Diagram menunjukkan secara grafis
• Ada atau tidaknya hubungan antara dua item atau lebih
• Beberapa kuat hubungannya
• Arah hubungannya (mana mempengaruhi mana)
• Alat ini membantu untuk membandingkan sejumlah informasi, Misalnya karakteristik, fungsi dan tugas

MANFAAT & PENERAPANNYA

• Mengetahui urutan yang dibutuhkan sehubungan dengan ‘key issues’, sasaran atau masalah yang akan dihadapi ?
• Mengetahui apa saja bagian dari permasalahan yang harus ditanggulangi ?
• Apakah implementasinnya masuk akal ?
• Seberapa rumit atau sederhana proses implementasinya ?
• Apakah penugasan atau pilihan proiritas yang dapata memulai suatu program ?
MD – Task Priority Matrix
MD – Action Priority Matrix
EstablishTrue North Phase – 4(final)
Mendefinisikan Objective
Kita akan menyelesaikan Strategic Objective ini
Kita yang akan bertanggungjawab, bukan orang lain

Target

Seberapa banyak
Sampai Kapan

Strategic Initiative yang diprioritaskan

ROAD MAP
 : Metric Name
Sample of True North : Goal Measure
Sample of True North