KOMUNIKASI BISNIS SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN

SURAT BERBASIS WEB

DI KANTOR KECMATAN KESESI

LAPORAN MAKALAH
KOMUNIKASI BISNIS

Oleh :

AKHDAN MUAAFI
18.240.0061

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

STMIK WIDYA PRATAMA
PEKALONGAN
2021
 LEMBAR PENGESAHAN MAKALAH

Judul : KOMUNIKASI BISNIS SISTEM INFORMASI

PENGARSIPAN SURAT BERBASIS WEB
Tempat Magang : KANTOR KECAMATAN KESESI
Alamat : Jl. Kaibahan, Kaibahan, Kesesi, Pekalongan, Jawa
Tengah 51162, Indoneisa
Waktu Pelaksanaan : 17 MARET 2021 – 30 JUNI 2021
Pelaksana : AKHDAN MUAAFI / 18.240.0061

Telah disetujui oleh :

Dosen Pembimbing Makalah

Murtini, SE., M.Si

NPPY : 950925.621129.002

Mengetahui,
Ketua Program Studi Teknik Informatika

Much. Rifqi Maulana, S.Kom., M.Kom

NPPY : 070901.851002.028

i
 LEMBAR PERNYATAAN ORISINALITAS

MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS

KOMUNIKASI BISNIS SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT
BERBASIS WEB
DI KANTOR KECAMATAN KESESI

Saya yang bertanda dibawah ini :

AKHDAN MUAAFI
18.240.0061

Menyatakan bahwa seluruh Makalah Magang KOMUNIKASI BISNIS ini adalah

hasil karya saya sendiri. Apabila dikemudian hari terbukti seluruh atau sebagian
karya ini bukan karya sendiri maka saya siap menanggung resiko dan konsekuensi
apapun.

Demikian Surat pernyataan ini saya buat, Semoga dapat digunakan sebagaimana
mestinya.

Pekalongan, 17 Maret 2021

Materai 6000

AKHDAN MUAAFI

ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas terselesaikannya penyusunan
makalah KOMUNIKASI BISNIS dalam kegiatan magang yang berjudul SISTEM
PENGARSIPAN SURAT BERBASIS WEB di Kantor Kecamatan Kesesi sesuai
dengan yang direncanakan. Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada :
1. Satriedi Wahyu Binabar, M.Kom, selaku Ketua STMIK Widya Pratama
Pekalongan.
2. Much Rifqi Maulana, M.Kom, selaku Ketua Program Studi TEKNIK
INFROMATIKA.
3. Murtini, SE, M.Si, selaku yang telah membimbing selama penyusunan
Laporan Makalah Komunikasi Bisnis.
4. Bapak Supriyanto, A.Md, selaku pembimbing perusahaan yang telah
membimbing selama Magang.
5. Bapak Ajid Suryo Pratondo, S.STP, M.Si, selaku Pimpinan/Direktur
Perusahaan tempat pelaksanaan Magang.
6. Bapak dan Ibu Dosen yang telah mendidik dan membimbing selama ini di
STMIK Widya Pratama.
7. Semua pihak yang telah membantu untuk terselesaikannya Kegiatan Magang
ini.
Kegiatan Magang ini dilaksanakan guna melengkapi persyaratan kurikulum pada
Program Studi TEKNIK INFORMATIKA jenjang SARJANA STMIK Widya
Pratama Pekalongan. Semoga Laporan ini bermanfaat bagi pihak yang
berkepentingan.

Pekalongan, Maret 2021

AKHDAN MUAAFI

iii
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN MAKALAH.....................................................................i

LEMBAR PERNYATAAN ORISINALITAS.............................................................ii
KATA PENGANTAR.................................................................................................iii
DAFTAR ISI...............................................................................................................iv
DAFTAR GAMBAR....................................................................................................v
DAFTAR LAMPIRAN...............................................................................................vi
BAB 1 LATAR BELAKANG TEORI...................................................................1
A. Pengertian Komunikasi Bisnis.......................................................................1
B. Penerapan Komunikasi Dalam Dunia Bisnis.................................................2
C. Teknik Komunikasi Bisnis.............................................................................3
BAB 2 OBSERVASI..............................................................................................6
A. Teknik Komunikasi di Kantor Kecamatan Kesesi.........................................6
B. Proses Komunikasi Bisnis Kedalam di Kantor Kecamatan Kesesi...............8
C. Proses Komunikasi Bisnis Keluar di Kantor Kecamatan Kesesi.................14
BAB 3 TEMUAN DAN DISKUSI......................................................................15
A. Kendala komunikasi di Kantor Kecamatan Kesesi......................................15
B. Diskusi.........................................................................................................16
BAB 4 PENUTUP................................................................................................17
A. Kesimpulan..................................................................................................17
B. Saran.............................................................................................................17

iv
 DAFTAR GAMBAR
gambar 2.1 Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Kesesi Tahun 2021.....................1

v
DAFTAR LAMPIRAN

vi
 BAB 1
LATAR BELAKANG TEORI

A. Pengertian Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang
memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal
melalui simbol-simbol atau sinyal. Apa yang dimaksud dengan komunikasi
bisnis harus ada melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih
banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk
menemukan cara menawar kan produk biar lebih efektif.
Menurut (Persing1981) Komunikasi Bisnis adalah proses
penyimpanan arti melalui lambing-lambang yang meliputi keseluruhan unsur-
unsur yang berhubungan dengan proses penyampaian da penerimaan pesan,
baik itu dalam bentuk tulisan, lisan, maupun nonverbal.
Menurut (Rosenbalt 1982) Komunikasi Bisnis adalah pertukaran ide-
ide opini, informasi, intruksi dan sejenisnya, yang dikemukakan baik secara
personal ataupun nonpersonal melalui symbol/tanda untuk mencapai tujuan-
tujuan perusahaan.
Menurut (Katz 1994) Apa yang dimaksud dengan komunikasi Bisnis
ialah sama halnya dengan adanya pertukaran ide, pesan dan konsep yang
berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan komersial.
Jadi dari beberapa pengertian komunikasi bisnis bisa disimpulkan
bahwa komunikasi Bisnis merupakan upaya perusahaan dengan melakukan
adanya pertukaran ide-ide, gagasan dan opini setiap karyawan, sehingga
dapat terjadinya komunikasi Bisnis dua arah. Hal tersebut dipicu agar
semakin meningkat motivasi Bisnis dan kinerja dari perusahaan tersebut.

1
2

B. Penerapan Komunikasi Dalam Dunia Bisnis

1. Komunikasi Internal
Menurut Lawrence D.Brennan, yang dimaksud Komunikasi
Internal adalah pertukaran gagasan di antara para administrator dan
karyawan dalam suatu perusahaan atau jawatan yang menyebabkan
terwujudnya perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan
strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara
horizontal dan vertical di dalam perusahaan atau jawatan yang
menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen)
(Effendy, 1981 : 155). Komunikasi internal dibedakan atas dua
macam yaitu komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal.
a) Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal dijelaskan oleh seorang ahli yaitu
Robbins (2001) sebagai bentuk komunikasi yang memiliki
aliran atau arus interaksi yang mengalir dari satu tingkatan
yang lebih tinggi ke tingkat yang lebih rendah, atau
sebaliknya, dalam suatu organsiasi.
b) Komunikasi Horizontal
Menurut Nathania (2014) komunikasi horisontal adalah
Aliran komunikasi ini menunjukkan adanya pertukaran
informasi ke samping, yaitu mengalir sesuai dengan
prinsip fungsional diantara orang-orang yang sama
didalam suatu organisasi.
2. Komunikasi Eksternal
Menurut Suranto AW,(2005:51) memberikan pengertian
bahwa komunikasi eksternal adalah Proses komunikasi antara sebuah
organisasi dengan pihak-pihaksebuah organisasi dengan pihak diluar
organisasi (publik eksternal).
 3

C. Teknik Komunikasi Bisnis

Di dalam berbisnis Komunikasi merupakan salah satu hal yang harus
diperhatikan. Komunikasi sangat berpengaruh untuk perkembangan bisnis.
Untuk melakukan komunikasi bisnis yang tepat maka memerlukan sebuah
teknik agar komunikasi yang dilakukan lebih efektif.
Bentuk komunikasi diklasifikasikan menjadi empat bentuk (Effendy
1993) yaitu:
1. Teknik Komunikasi Verbal
Menurut Agus M. Hardjana (2003: 23), Komunikasi verbal
adalah komunikasi yang menggunakan kata- kata, entah lisan maupun
tulisan. Komunikasi ini paling banyak dipakai dalam hubungan antar
manusia. Melalui kata- kata mereka mengungkapkan perasaan, emosi,
pemikiran, gagasan, atau maksud mereka, menyampaikan fakta, data,
dan informasi serta menjelaskannya, saling bertukar pikiran dan
pemikiran,saling berdebat dan bertengkar.
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi
yang digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan
bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis maupun lisan.
Bentuk komunikasi verbal ini memiliki struktur yang teratur
dan terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan penyampaian pesan-
pesan bisnis dapat tercapai dengan baik. contoh: Membuat dan
mengirim surat pengantar barang ke suatu perusahaan, Membuat dan
mengirim surat pengumuman ke media massa.
Melalui komunikasi lisan atau tulisan, diharapkan orang dapat
memahami apa yang disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik.
Penyampaian suatu pesan melalui tulisan dan lisan memiliki suatu
harapan bahwa seseorang akan dapat membaca atau mendengar apa
yang dikatakan pihak lain dengan baik dan benar.
4

a) Lisan dan Tulisan

Merupakan segala bentuk komunikasi yang diucapkan
atau dilafalkan baik secara langsung maupun menggunakan
media tertentu sepeti telepon, radio, dan lain sebagainya.
Sedangkan tulisan merupakan bentuk komunikasi yang
dilakukan secara tertulis seperti surat, Koran, majalah, dan lain
sebagainya. Komunikasi tulisan dilakukan secara tidak
langsung antara yang menyampaikan informasi (komunikatr)
dan penerima informasi (komunikan), misal komunikasinya 15
yang dilakukan dengan menggunakan media seperti surat
menyurat.
b) Mendengar dan Membaca
Yang efektif adalah komunikasi yang memiliki dua
arah di dalamnya. Di dalam komunikasi, tidak hanya lisan dan
tulisan saja yang diutamakan, akan tetapi kemampuan
mendengar dan membaca juga diperlukan.
2. Teknik Komunikasi Nonverbal
Menurut Purwanto (2011), Komunikasi Nonverbal merupakan
kebalikan dari komunikasi verbal yaitu proses komunikasi yang
penyampaian pesannya tidak melalui kata-kata maupun tulisan atau
sering disebut bahasa isyarat.
Bentuk dari komunikasi nonverbal berupa gerakan seperti
misalnya: bahasa tubuh, ekspresi wajah, dengan kontak mata dan lain
sebagainya. Selain gerakan, intonasi suara dan juga nada bicara juga
termasuk dalam komunikasi nonverbal. Komunikasi nonverbal pada
dasarnya melekat pada komunikasi verbal, dimana fungsinya adalah
untuk memperjelas pesan yang disampaikan sehingga terjadi
kesamaan makna. Sedangkan sifat dari komunikasi nonverbal kurang
terstruktur, sehingga komuniksi nonverbal sulit dipelajari. Namun
demikian, komunikasi nonverbal memiliki pengaruh yang lebih besar
dibandingkan dengan komunikasi verbal.
 5

Kecamatan merupakan wilayah kerja pemerintah sebagai

aparatur daerah yang dipimpin oleh Camat yang berada dibawah dan
bertanggung jawab kepada Bupati yang memiliki tugas pokok
membantu Bupati dalam penyelenggaraan bidang pemerintah, bidang
pembangunan dan bidang pembinaan kehidupan masyarakat. Kantor
kecamatan kesesi terlibat dalam surat menyurat diantaranya dalam
pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar dimulai dari
penerimaan, pembuatan, penyimpanan, dispoosisi surat.
Dalam penerimaan surat masuk yang ada di kecamatan kesesi
memiliki beberapa tahapan komunikasi dalam penerimaan surat
tersebut, meliputi tahap penulisan di buku agenda oleh staff
administrasi umum kemudian diteruskan ke Camat lalu turun disposisi
ke bagian sekertaris camat setelah itu turun lagi ke para kasi untuk di
tindak lanjuti ke desa-desa atau ke Bupati. Dalam proses tersebut
dibutuhkan komunikasi dan penyampaian informasi yang jelas dan
agar bisa dilaksanakan dengan baik sesuai informasi yang
disampaikan.
 BAB 2
OBSERVASI

A. Teknik Komunikasi di Kantor Kecamatan Kesesi

Suatu perusahaan menerapkan komunikasi untuk menjaga, menjalin,
meningkatkan, dan mengatur para pelaku bisnis yanag ada di dalamnya.
Berikut merupakan teknik komunikasi bisnis secara verbal dan non verbal di
kantor kecamatan Kesesi.
1. Teknik Komunikasi Verbal
Pada Kantor Kecamatan Kesesi komunikasi verbal menempati
porsi yang besar. Hal ini dikarenakan komunikasi dapat lebih mudah
memahami pesan yang disampaikan. Adapun salah satu contoh
penerapan komunikasi verbal dalam kantor kecamatan Kesesi yaitu
saat proses penerimaan surat masuk. Berikut merupakan proses
pengarsipan surat masuk pada Kantor Kecamatan Kesesi :
a. Surat masuk diterima oleh bagian administrasi umum.
b. Kemudian administrasi umum akan mencatat data surat pada buku
agenda surat masuk dan lembar disposisi.
c. Lembar disposisi yang telah diisi digabungkan Bersama surat
masuk yang akan di serahkan kepada Camat atau Sekretaris
Camat.
d. Selanjutnya Camat atau Sekertaris Camat akan membaca surat
tersebut dan memberi paraf yang menandakan Camata tau
Sekretaris Camat sudah mengetahui informasi yang ada pada
surat.
e. Kemudian surat dan lembar disposisi akan Kembali lagi kepada
petugas administrasi umum untuk ditindak lanjuti sesuai informasi
yang diberikan Camat.
f. Petugas kemudian akan mengisi kartu kendali surat masuk. Kartu
kendali surat masuk merupakan kartu yang berisi data surat yang
menandakan informasi surat sudah di ketahui oleh Camat atau
Sekretaris Camat.
 7

g. Tahap akhir yaitu petugas administrasi umum menyerahkan surat

masuk tersebut kepada unit bagian sesuai dengan instruksi yang
ada pada lembar disposisi.
2. Teknik Komunikasi Nonverbal
Selain komunikasi secara verbal, Kantor Kecamatan Kesesi juga
menerapkan komunikasi dalam bentuk nonverbal. Komunikasi
nonverbal bersifat tetap dan selalu ada. Ketika seorang komunikator
telah melakukan komunikasi verbal dan belum dapat di pahami oleh
komunikan maka komunikasi nonverbal digunakan sebagai
pelengkap. Berikut merupakan contoh komunikasi nonverbal dalam
kantor Kecamtan Kesesi :
a. Berjabat Tangan
Komunikasi nonverbal seperti berjabat tangan ini biasanya
dilakukan pegawai/seseorang saat pertama kali bertemu dalam
kantor. Hal ini menunjukan bahwa orang tersebut menghargai dan
menerima hubungan yang baik.
b. Mengangkat Satu Tangan
Pegawai yang akan memberikan tanggapan Ketika diskusi
dalam kantor Kecamatan Kesesi maka ia akan mengangkat satu
tangannya sebagai tanda kesopanan untuk masuk dalam
pembicaraan.
c. Mengetuk Pintu
Mengetuk pintu merupakan salah satu contoh komunikasi
nonverbal yang digunakan dalam kantor Kecamtan Kesesi
sebelum memasuki ruangan Camata tau Sekertaris Camat. Hal
ini menunjukan kesopanan dan menghormati atasan.
8

B. Proses Komunikasi Bisnis Kedalam di Kantor Kecamatan Kesesi

1. Struktur Organisasi

Dari struktur organisasi Kantor Kecamatan Kesesi terdapat alur

komunikasi vertikal dan horizontal.

STRUKTUR ORGANISASI
KECAMATAN KESESI

gambar 2.1 Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Kesesi Tahun 2021.

 9

a. Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal dapat dilihat yaitu komunikasi antar atasan
dan bawahan yang biasanya berisi perintah atau arahan. Dari struktur
organisasi diatas bisa dilihat komunikasi antar Camat kepada
Sekertaris Camat dan Kelompok jabatan fungsional, dari Sekertaris
Camat kepada kepala Sub bagian & kepala seksi.
b. Komunikasi Horizontal
Komunikasi Horizontal yaitu komunikasi yang dilakukan antara
orang yang memiliki jabatan maupun kedudukan yang sama.
Berdasarkan struktur organisasi diatas bisa dilihat yaitu komunikasi
antara kepala sub bagian & kepala seksi sub bagian.
2. Uraian Tugas dan Wewenang
a. Camat
mempunyai tugas melaksanakan kewenangan pemerintah yang
dilimpahkan oleh Bupati untuk menangani sebagian urusan otonomi
daerah.
Camat sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
menyelenggarakan tugas umum pemerintahan meliputi:
a) mengkoordinasikan kegiatan pemberdayaan masyarakat.
b) mengkoordinasikan upaya penyelenggaraan ketenteraman dan
ketertiban umum.
c) Mengkoordinasikan penerapan dan penegakan peraturan per
undang-undangan.
d) Mengkoordinasikan pemeliharaan prasarana dan fasilitas
pelayanan umum.
e) Mengkoordinasikan penyelenggaraan kegiatan pemerintahan di
tingkat kecamatan.
f) Membina penyelenggaraan pemerintahan desa atau kelurahan.
g) Melaksanakan pelayanan masyarakat yang menjadi ruang
lingkup tugasnya atau yang belum dapat dilaksanakan
pemerintahan desa atau kelurahan.
10

h) Melaksanakan monitoring terhadap seluruh kegiatan di wilayah

kecamatan.
b. Sekretaris Camat
Sekretaris Kecamatan mempunyai tugas pokok melaksanakan
urusan umum, penyusun Perencanaan, pengolahan administrasi
keuangan dan kepegawaian.
Menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat
(1), Sekretaris Kecamatan mempunyai tugas:
a) Penyelenggaraan pengelolahan administrasi perkantoran,
administrasi keuangan dan administrasi kepegawaian.
b) Penyelanggaraan urusan umum dan perlengkapan,
keprotokolan dan hubungan Masyarakat.
c) Penyelanggaraan ketatalaksanaan, kearsipan dan perpustakan.
d) Pelaksanaan koordinasi, pengendalian, evaluasi dan pelaporan
pelaksaan Kegiatan unit kerja. Dan
e) Pelaksaanaan tugas lain yang diberikan oleh Camat sesuai
dengan tugas dan fungsinya.
c. Sub Bagian dan Keuangan
Sub Bagian Umum dan Keuangan mempunyai tugas pokok
menyelenggarakan urusan surat menyurat kearsipan, pengadaan,
rumah tangga, administrasi perjalanan dinas, perlengkapan,
pemeliharaan, dan investarisasi prasarana dinas, pengelolaan
administrasi kepegawaian serta penyusunan dan pengelolaan
administrasi keuangan.
Berikut beberapa tugas dari Sub Bagian Umum dan Keuangan:
a) Menyusun rencana kegiatan dibidang urusan umum dan
keuangan.
b) Melaksanakan urusan kesektariata.
c) Menyimpan, Mengatur dan Memelihara arsip dinas.
d) Melaksanakan urusan rumah tangga dan perjalanan dinas.
e) Menyusun perencanaan keperluan alat-alat tulis kantor dan
menyusunan petunjuk pelaksanaannya.
f) Memelihara gedung, ruangan, peralatan, pekarangan,
ketertiban dan kebersihan serta keamanan kantor kecamatan.
 11

g) Mengurus pemeliharaan kendaraan dinas.

h) Melakukan Pengadaan perlengkapan.
i) Menyiapkan kelengkapan untuk keperluan rapat-rapat dinas.
j) Menyusun laporan hasil kegiatan di bidang administrasi
keuangan.
k) Menilai prestasi kerja bawahan di lingkup Sub Bagian Umum
dan Keuangan berdasarkan hasil kerja yang telah dicapai untuk
dipergunakan sebagai bahan pertimbangan dalam
meningkatkan karir atau penilaian SasaranKinerjaPegawai
(SKP) Pegawai Negeri Sipil. Dan
l) Melaksanakan tugas dinas lainnya yang diberikan atasan untuk
kelancaran pelaksanaan tugas berdasarkan standar norma dan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
d. Sub Bagian Perencanaan
Sub Bagian Perencanaan mempunyai tugas pokok
menyelenggarakan penyusunan program kerja dan rencana
strategis pembangunan di wilayah kecamatan.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat
(1), Sub Bagian Perencanaan mempunyai tugas :
a) Penyusunan program kerja diwilayah kecamatan.
b) Pengumpulan, pengelolahan dan penganalisan data potensi
kecamatan.
c) Penyusun Rencana Strategis Dan Laporan Akuntabilitas
Kinerja Kecamatan.
d) Penyelenggaraan pembinaan dan koordinas penyusun rencana
dan program pembangunan di wilayah kecamatan.
e) Pengelolaan data statistik dan informasi diwilayah kecamatan.
f) Pengelolaan sistem informasi manajemen data di wilayah
kecamatan.
g) Pelaksanaan pengendalian, monitoring, evaluasi dan
pelaporan pelaksanaan program kerja kecamatan.
h) Menilai prestasi kerja bawahan di lingkup Sub Bagian Umum
dan Keuangan berdasarkan hasil kerja yang telah dicapai untuk
12

i) dipergunakan sebagai bahan pertimbangan dalam

meningkatkan karir atau penilaian SasaranKinerjaPegawai
(SKP) Pegawai Negeri Sipil dan
j) Melaksanakan tugas dinas lainnya yang diberikan atasan untuk
kelancaran pelaksanaan tugas berdasarkan standar norma dan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
e. Seksi Pemerintahan
Seksi Pemerintahan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang
berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Camat. Seksi
pemerintahan mempunyai tugas pokok merumuskan dan
melaksanakan kebijakan teknis di bidang pemerintahan.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat
(1), seksi pemerintahan mempunyai tugas :
a) Penyusunan bahan perumusan kebijakan teknis bidang
pemerintahan.
b) Penyusunan program dan kegiatan seksi pemerintahan.
c) Penyiapan bahan pembinaan, koordinasi dan fasilitasi
pelaksanaan kegiatan bidang pemerintahan. dan
d. Penyelenggaraan kegiatan bidang pemerintahan Seksi
Pemberdayaan dan Masyarakat
f. Seksi Pemberdayaan dan Masyarakat
Seksi pemberdayaan masyarakat pekon dipimpin oleh seorang
Kepala Seksi yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada
Camat.
g. Seksi pemberdayaan masyarakat
pekon mempunyai tugas pokok menyiapkan bahan-bahan
pelaksanaan sebagian tugas Camat dibidang pemberdayaan
masyarakat dan pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan umum
serta pelaksanaan kewenangan pemerintahan dalam menangi sebagian
urusan otomi daerah sesuai dengan bidangnya.
h. Seksi Kesejahteraan Rakyat
Seksi kesejahteraan rakyat dipimpin oleh seorang Kepala
Seksi yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Camat.
 13

Seksi kesejahteraan rakyat mempunyai tugas pokok

mengkoordinasikan penyelenggaraan kegiatan dibidang pendidikan,
kesehatan, sosial, tenaga kerja dan transmigrasi, pemberdayaan
perempuan, keluarga berencana dan agama di tingkat Kecamatan.
i. Seksi Ketentraman dan Ketertiban
Seksi ketenteraman dan ketertiban dipimpin oleh seorang
Kepala Seksi yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada
Camat.
Seksi ketentraman dan ketertiban mempunyai tugas pokok
merumuskan dan melaksanakan kebijakan teknis bidang ketenteraman
dan ketertiban umum.

C. Proses Komunikasi Bisnis Keluar di Kantor Kecamatan Kesesi

Komunikasi keluar pada kantor kecamatan Kesesi merupakan kegiatan
komunikasi antar organisasi dalam kantor dengan luar lingkup organisasi.
Komunikasi keluar diperlukan untuk seberapa besar pengaruh organisasi bagi
lingkungan sekitar. Salah satu contoh komunikasi keluar di kantor kecamatan
kesesi yaitu pengarsipan surat keluar. Berikut merupakan alur pengarsipan
surat keluar di kantor kecamatan Kesesi :
a. Pegawai membuat surat keluar yang ditujukan keluar Kantor
Kecamatan Kesesi sesuai instruksi pada lembar disposisi.
b. Surat akan diberikan kepada Camat dan Sekretaris Camat untuk
diberikan paraf pada surat keluar, ini menandakan informasi surat
keluar di ketahui oleh Camat dan Sekretaris Camat serta pemimpin
unit.
c. Kemudian surat yang sudah diberi paraf diserahkan ke administrasi
umum untuk diberi nomor surat keluar dan administasi umum mengisi
buku agenda surat keluar dan kartu kendali surat keluar.
d. Administrasi umum dan kepegawaian menggandakan surat dan
mengirimkan surat keluar yang asli tersebut sesuai tujuan.
 BAB 3
TEMUAN DAN DISKUSI

A. Kendala komunikasi di Kantor Kecamatan Kesesi

Pelaksanaan komunikasi bisnis di Kantor Kecamatan Kesesi telah
terlaksana secara baik dan berkesinambungan. Teknik komunikasi verbal
dan Teknik komunikasi nonverbal telah diterapkan di lingkungan kantor
secara baik. Selain itu, di Kantor Kecamatan Kesesi juga telah
menerapkan komunikasi internal dan eksternal. Namun ada beberapa
kendala yang menyebabkan komunikasi kurang berjalan efektif, yaitu pada
saat melakukan pengarsipan surat masuk dan surat keluar di Kantor
Kecamatan Kesesi.
Pengarsipan surat masuk dan surat keluar di Kantor Kecamatan
Kesesi melibatkan banyaknya berkas yang harus diisi artinya banyak
kertas yang diperlukan. Contohnya apabila ada surat masuk maka petugas
akan mencatat buku agenda surat masuk dan lembar disposisi surat.
Setelah itu surat dan lembar disposisi akan diserahkan kepada Camat untuk
mendapatkan instruksi selanjutnya. Kemudian surat dan lembar disposisi
tersebut akan Kembali kepada petugas dan petugas akan melanjutkan
proses selanjutnya sesuai instruksi yang diberikan. Langkah terakhir
adalah petugas menyerahkan surat masuk kepada unit sesuai instruksi yang
ada pada lembar disposisi. Penyimpanan informasi surat yang dilakukan
dengan cara menulis dibuku agenda mengakibatkan penulis laporan data
yang kurang efektif dan efisien. Karena banyaknya berkas yang harus diisi
maka hal ini berhubungan dengan keamanan dari surat atau informasi yang
disimpan, jika kertas tidak dikelola dengan baik bisa saja rusak atau
hilang. Tidak hanya itu saja, semakin banyak berkas maka tempat
penyimpanan yang dibutuhkan semakin besar, contoh untuk menentukan
berapa surat keluar pada bulan januari, maka petugas harus menghitung
satu persatu surat keluar pada lemari/box file penyimpanan atau buku
agenda.

14
 15

B. Diskusi
Berdasarkan kendala komunikasi pengarsipan surat masuk dan surat
keluar di kantor kecamatan Kesesi, maka dapat diatasi dengan membangun
sistem informasi pengarsipan surat berbasis web sesuai prosedur proses
pengarsipan pada Kantor Kecamatan Kesesi.
Menurut (Jogiyanto. H. M., 2005) Sistem adalah suatu jaringan kerja
dari prosedur - prosedur yang saling berhubungan, berkumpul Bersama
untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran
tertentu.
Menurut (Jogiyanto. H. M., 2005) Informasi adalah data yang di olah
menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya.
Menurut (Suraja 2006:33) Pengarsipan naskah atau catatan yang
dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan
mengenai suatu peristiwa atau hak dalam kehidupannya, dan dalam corak
apapun, baik tunggal maupun kelompok, yang memiliki fungsi tertentu ,
dan disimpan secara sistematis, sehingga jika diperlukan dapat disediakan
dengan mudah dan cepat. Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang
berguna dan disimpan dengan sistematis sehingga saat diperlukan
informasinya dapat ditemukan Kembali dengan cepat dan tepat.
Pengertian surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh suatu
perusahaan atau organisasi yang berasal dari pihak lain, baik itu
perorangan maupun perusahaan atau organisasi. Sedangkan surat keluar
adalah semua surat yang dibuat atau dikeluarkan oleh suatu perusahaan
atau organisasi untuk diberikan kepada pihak lain, baik kepada perorangan
maupaun perusahaan atau organisasi. Sistem informasi pengarsipan surat
sangat membantu petugas untuk memasukkan data surat ke dalam sistem
sehingga tidak perlu mengisi terlalu banyak kertas. Selain itu, informasi
surat dapat disimpan dalam database sehingga resiko berkas rusak ataupun
hilang dapat di perkecil.
 BAB 4
PENUTUP

A. Kesimpulan
Kesimpulan yang bisa diberikan berdasarkan ulasan pada makalah ini
adalah sebagai berikut :

1. Komunikasi dapat diharapkan sebagai suatu penyimpanan pesan baik

verbal maupun nonverbal yang menganduk arti atau makna tertentu atau
lebih jelasnya dapat dikatakan penyampaian informasi atau gagasan dari
seseorang kepada orang lain baik itu berupa pikiran dan perasaan –
perasaan melalui sarana dan saluran tertentu.
2. Pada Kantor Kecamatan Kesesi telah menerapkan pendekatan –
pendekatan yang ada dalam komunikasi bisnis, baik Teknik komunikasi
verbal dan nonverbal serta bentu komunikasi kedalam dan komunikasi
keluar.
3. Kendala di Kantor Kecamatan Kesesi yang menyebabkan komunikasi
kurang berjalan efektif, yaitu pada saat melakukan pengarsipan surat di
Kantor Kecamatan Kesesi.

B. Saran
Saran yang bisa diberikan berdasarkan ulasan pada makalah ini adalah
sebagai berikut :
1. Agar urusan bisnis dalam instansi lancer maka perlu mengoptimalkan
aspek – aspek dan pendekatan – pendekatan yang ada dalam komunikasi
bisnis, karena komunikasi bisnis adalah hal dasar dalam penyampaian
bisnis tersebut.
2. Berdasarkan permasalahan yang telah dikemukakan pada bab II
sebelumnya, maka dapat disarankan sebaiknya dengan adanya diskusi ini
dapat dibuatkan Sistem Informasi Pengarsipan Surat berbasis web pada
Kecamatan Kesesi untuk mempermudah dalam memasukkan data surat
sehingga tidak perlu membutuhkan kertas banyak.

16