MANUAL MUTU

UPT MARKETING & PUBLIC RELATIONS

UNIVERSITAS NASIONAL
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang ....................................................................................
1.2. Ruang Lingkup ....................................................................................
1.3. Tujuan Manual Mutu............................................................................

2. LANDASAN DAN KEBIJAKAN

2.1. Rujukan Yang digunakan ....................................................................
3. ISTILAH DAN DEFINISI ............................................................................
4. SISTEM MANAJEMEN MUTU ..................................................................
4.1. Deskripsi Singkat MPR .......................................................................
4.2. Visi MPR ............................................................................................
4.3. Misi MPR ............................................................................................
4.4. Tujuan, Sasaran, Strategi, Ukuran Strategi dan Target
UPT Marketing & Public Relations .....................................................
4.5. Fungsi UPT MPR ...............................................................................
4.6. Pembagian Divisi UPT MPR ...............................................................
4.7. Bagan Organisasi UPT Marketing & Public Relations .........................
4.8. Intruksi Kerja Marketing & Pulic Relations ..........................................
4.9. Penganggaran dan Progres Kegiatan .................................................

5. MONITORING SASARAN MUTU

5.1. Monitoring Public Relations ................................................................
5.2. Monitoring Marketing ..........................................................................
5.3. Data Keuangan ...................................................................................
5.4. Data Kegiatan .....................................................................................
5.6. Monitoring Proposal Masuk ................................................................
5.7. Monitoring Kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru .............................

6. PROGRAM PELATIHAN
6.1. Pelatihan Desain.................................................................................
6.2. Pelatihan Website ...............................................................................
6.3. Pelatihan Jurnalistik ............................................................................
6.4. Pelatihan Staf Penerimaan Mahasiswa Baru ......................................
6.5. Dokumentasi Kegiatan Public Relations .............................................
6.6. Dokumentasi Kegiatan Marketing .......................................................
6.7. Logistik Penerimaan Mahasiswa Baru ................................................

7. ANALISIS DATA, EVALUASI DAN USULAN PERBAIKAN

7.1. Perbaikan Perencanaan dan Realisasi ...............................................
7.2. Ususlan Perbaikan..............................................................................

8. SURVEI KEPUASAN TERHADAP MARKETING & PUBLIC RELATIONS

8.1. Daftar Pertanyaan...............................................................................
8.2. Tabulasi Jawaban Responden ............................................................
8.3. Deskripsi Jawaban Responden...........................................................
1. PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG

Manual mutu ini merupakan dokumen panduan dalam implementasi
Standar Operasional Prosedur (SOP) yang harus diacu oleh seluruh unit
bagian kerja Marketing & Public Relations Universitas Nasional (UPTMPR
UNAS). Manual Mutu ini disusun sebagai panduan penerapan Stadar
Operasional Prosedur di dalam pengelolaan pendidikan tinggi yang
sesuai denganperaturan pemerintah nomor 44 Tahun 2015 tentang
Standar Nasional Pendidikan. Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi
(SPMPT), peraturan-peraturan pemerintah RI dan persyaratan Badan
Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Pelaksanaan Sistem
Penjaminan Mutu (SPM) di tingkat internal UPTMPR UNAS telah
dilakukan sejak tahun 2018 dengan menggunakan istilah Sistem
Penjamin Mutu Internal (SPMI). Istilah tersebut disesuiakan dengan istilah
penjaminan mutu yang dicanangkan oleh Badan Penjaminan Mutu (BPM)
di tingkat Universitas. Pelaksanaan sistem penjaminan mutu UPTMPR
UNAS meliputi pengamalan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu
pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan
demikian, sistem penjaminan mutu di dilaksanakan sebagai bentuk
pertanggungjawaban bahwa UPT MPR telah mampu memenuhi
persyaratan pelanggan dalam pengembangan pengamalan Tri Dharma
Perguruan Tinggi

1.2. RUANG LINGKUP

Manual Mutu ini memberikan deskripsi mengenai sistem mutu yang
digunakan oleh Unit Pelaksana Teknis Marketing & Public Relations
Universitas Nasional. Secara garis besar ruang lingkup Manual Mutu ini
menjelaskan mengenai:
1. Lingkup Standar Operasional Prosedur (SOP) yang terkait dengan
Struktur Organisasi dan Tupoksi UPT MPR UNAS tertuang dalam
dokumen Organisasi dan Tata Laksana (ORTALA) Universitas
Nasional.
2. Penerapan SOP yang dirancang untuk memenuhi persyaratan
Standar Penjamian Mutu Internal. Penerapan ini mencakup kebijakan
umum UPT MPR UNAS yang tertuang dalam visi, misi, renstra,
kebijakan mutu, tujuan mutu dan sasaran mutu.
3. Gambaran dan interaksi dari proses kegiatan yang diterapkan oleh
MPR Universitas Nasional.

1.3. TUJUAN MANUAL MUTU

Tujuan ditetapkannya Manual Mutu ini adalah untuk:
1. Menetapkan kegiatan utama (core business) layanan Promosi di UPT
MPR UNAS yang meliputi perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan
tindakan perbaikan dalam bidang Tri Dharma Perguruan Tinggi untuk
menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi
persyaratan pelanggan.
 2. Memberi arahan bagi Divisi untuk menerapkan sistem yang efektif
dalam rangka melakukan perbaikan secara berkelanjutan terhadap
kinerja untuk menjamin kepuasan pelanggan.
3. Menyediakan panduan penyusunan bagi pengembangan sistem
manajemen mutu secara keseluruhan sehingga mampu menjelaskan
hubungan berbagai aktivitas yang terkait dalam kegiatan utama
pelayanan informasi di UPT MPR UNAS.
4. Memelihara kesesuaian penerapan sistem manajemen mutu yang
memenuhi persyaratan Standar Pendidikan Tinggi.
5. Menunjukkan komitmen UPT MPR UNAS dalam meningkatkan mutu
secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami
oleh semua pihak yang terlibat dalam proses penyelenggaraan
kegiatan promosi.

2. FUNGSI UPT MPR

1. Menerapkan pedoman sistem penjaminan mutu unit MPR dan deskripsi tugas dan
wewenang para personil;
2. Menyampaikan laporan strategi MPR kepada pimpinan;
3. Menyampaikan rencana kerja MPR kepada pimpinan dan melaksanakan seluruh
aktivitas yang termuat dalam rencana kerja untuk mencapai target yang telah
ditetapkan;
4. Menyampaikan hasil kajian atau penelitian kepada pimpinan dan pihak-pihak terkait;
5. Menilai news value kegiatan, mengundang pers dan membiayai transport atau
cenderamata kepada pekerja pers, serta menyampaikan hasil publikasi media kepada
pimpinan dan unit terkait;
6. Menjalin kerjasama yang saling menguntungkan dengan pihak eksternal;
7. Menetapkan standar dokumentasi dan memenuhi material dokumentasi (contoh cetak
foto, edit video);
8. Desain dan produksi profil dan pengawasan langsung kepada supplier;
9. Desain dan produksi brosur, kalender dan cenderamata dan mendistribusikan;
10. Menentukan sasaran dan aktivitas promosi, merekkrut mahasiswa magang secara
efisien sesuai plafon anggaran dalam perencanaan;
11. Menjalin komunikasi dan mensponsori dana kegiatan warga secara efisien;
12. Menentukan desain, struktur konten, memasukkan/ memperbaharui informasi pada
website UNAS;
13. Menentukan desain, merekrut mahasiswa magang, memilih dan menentukan berita
yang dimuat;
14. Menetapkan standar pelayanan prima, merekrut mahasiswa magang dan melayani
pengunjung sesuai jam kerja;
15. Menerima, menolak atau merevisi rencana anggaran teknis dengan berpedoman pada
perencanaan anggaran periodik.

3. LANDASAN DAN KEBIJAKAN

Rujukan yang digunakan adalah:
1. Undang-undang RI No.20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi
Nasional;
2. Peraturan Pemerintah RI No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional
Pendidikan;
3. Peraturan Pemerintah RI No.17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan
Penyelenggaraan Pendidikan;
4. Peraturan Pemerintah RI No.66 Tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan
Pemerintah RI No.17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan
Pendidikan;
5. Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Tahun 2003;
6. Pedoman Akreditasi Perguruan Tinggi dan Akreditasi Program Studi Sarjana,
Magister dan Doktor oleh Badan Akreditasi Nasional, 2010;
7. Visi, Misi dan Tujuan Universitas Nasional;
8. Organisasi dan Tata Laksana (ORTALA);
9. Statuta Universitas Nasional;
10. Rencana Strategis (Renstra);
11. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM);
12. Persyaratan SMM untuk pelayanan;
13. Standar mutu World Class University;
14. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Nasional.

4. ISTILAH DAN DEFINISI

Beberapa definisi istilah yang sering digunakan dalam dokumen ini, antara lain:
1. Manual Mutu (MM) adalah dokumen tingkat pertama yang menjadi panduan
implementasi manajemen mutu untuk menunjukkan kemampuan organisasi
dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan
pelayanan dan peraturan yang berlaku yang harus diacu oleh unit-unit kerja di
lingkungan Unit Pelaksana Teknis Marketing & Public Relations Universitas
Nasional;
2. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berkaitan dengan
prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja
sehingga visi dan misi perguruan tinggi dapat tercapai serta memperoleh
kepuasan;
3. Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah system pengelolaan yang
dirancang untuk dapat menjamin mutu layanan dan hasil pendidikan tinggi sesuai
dengan standar yang telah ditetapkan;
4. Sistem Manajemen Mutu (SMM) adalah sistem manajemen untuk mengarahkan
dan mengendalikan suatu organisasi yang berkaitan dengan mutu.
5. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan
kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan
oleh pelanggan baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak) maupun yang
tersirat;
6. Kebijakan Mutu (MM) adalah pernyataan resmi manajemen puncak (top
management) mengenai tujuan dan arah kinerja mutu (quality performance)
organisasi. Pernyataan resmi ini harus terdokumentasi dan mencakup komitmen
untuk memenuhi persyaratan-persyaratan (requirements) dan secara
berkesinambungan meningkatkan efektivitas sistem manajemen mutunya;
7. Standar Mutu adalah seperangkat tolak ukur kinerja system pendidikan yang
mencakup masukan, proses, hasil, keluaran serta manfaat pendidikan yang
harus dipenuhi oleh unit-unit kerja. Suatu standar mutu terdiri atas beberapa
parameter (elemen penilaian) yang dapat digunakan sebagi dasar untuk
mengukur dan menetapkan mutu dan kelayakan unit kerja untuk
menyelenggarakan program-programnya;
8. Sasaran Mutu (quality objective) adalah target yang terukur, sebagai indikator
tingkat keberhasilan dari tujuan yang telah ditetapkan selama waktu tertentu.
Sasaran mutu ditetapkan sesuai dengan persyaratan pelanggan dan kebijakan
organisasi;
9. Pelanggan adalah perorangan atau badan yang ikut menerima atau membeli
layanan pendidikan pada program studi di Universitas Nasional, Pelanggan dapat
dibagi menjadi empat, yaitu mahasiswa atau peserta pelatihan (pelanggan
utama); orang tua/wali mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta
pelatihan; pengguna lulusan dan atasan langsung (rektor/dekan/ketua jurusan);
10. Unit Pelaksana Teknis (UPT) adalah satuan organisasi yang bersifat mandiri
yang melaksanakan tugas teknis operasional dan/atau tugas teknis dari
organisasi induknya;
11. Manual Prosedur (MP) merupakan dokumen tingkat II yang berisi tata cara
untuk menjalankan suatu proses. MP digambarkan sebagai suatu aliran langkah
demi langkah kegiatan dalam suatu proses yang dilaksanakan oleh masing-
masing penaggung jawab, dan disertai dengan penjelasan tata cara
pelaksanaannya;
12. Instruksi Kerja (IK) merupakan dokumen tingkat III yang menjelaskan
pelaksanaan teknis dari suatu kegiatan yang mendukung prosedur pelayanan;
13. Lembaga pendukung adalah lembaga selain fakultas dan jurusan/PS yang
mendukung terselenggaranya layanan pendidikan atau pelatihan;
14. Dokumen adalah kumpulan dari hasil kerja. Dokumen terdiri dari dua bentuk,
yaitu hardcopy dan softcopy. Hardcopy berbentuk hasil cetakan, sedangkan
softcopy berbentuk file yang tersimpan dalam media penyimpanan data;
15. Borang adalah formulir isian yang menampung informasi;
16. Rekaman adalah bukti bahwa suatu kegiatan telah dilaksanakan dan menjadi
pendukung isian pada borang;
17. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan adalah layanan pendidikan
dimana dalam prosesnya terjadi penciptaan nilai (creating value).
5. SISTEM MANAJEMEN MUTU
5.1. Deskripsi Singkat Tentang MPR
Unit Pelaksana Teknis Marketing & Publik Relations Universitas Nasional (UPTMPR
UNAS) secara garis besar bertanggung jawab terhadap dua bidang, yaitu marketing
dan public relations. Marketing memiliki tugas pokok dan tanggung jawab terhadap
segala promosi kepada steakholder khususnya calon mahasiswa baru. Sedangkan
public relations memiliki tugas pokok dan tanggung jawab mempertahankan brand
image UNAS di masyarakat melalui pola komunikasi baik internal maupun eksternal.
Tujuan utama dari UPTMPR UNAS adalah terwujudnya visi UNAS Menjadi
Universitas unggulan dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang
masuk 10 (sepuluh) besar Universitas swasta terbaik di Indonesia dalam tata kelola
pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat dan publikasi ilmiah pada
tahun.
Dalam menjalankan tugas dan pemenuhan target, MPR di sokong oleh peran besar
media sosial. Untuk itu MPR memiliki official yang bergerak di bidang maya untuk
boosting dalam rangka kegiatan promosi yang menyasar warganet.
5.2. Visi MPR
Visi MPR UNAS mengacu pada visi universitas yaitu Menjadi Universitas unggulan
dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang masuk 10 (sepuluh)
besar Universitas swasta terbaik di Indonesia dalam tata kelola pendidikan,
penelitian, pengabdian kepada masyarakat dan publikasi ilmiah pada tahun.
5.3. Misi MPR adalah:
1. Menjadi pintu informasi bagi pihak eksternal.
2. Memberikan informasi yang relevan, jujur, dan terkini kepada siswa, orang
tua/wali, dan pihak lain untuk dimanfaatkan dalam proses pengambilan keputusan
yang berkualitas.
3. Menjalin kerjasama dengan SMA/SMK sederajat dan isntitusi lain di Indonesia
melalui beberapa program.
4. Menjaga hubungan baik dengan siswa dan sekolah SMA/SMK dan isntitusi lain
sesuai segmen UNAS.
5.4. Sasaran Mutu UPT MPR Universitas Nasional
Berdasarkan misi yang hendak dicapai, maka sasaran mutu kegiatan MPR adalah:
1. Menganggarkan biaya untuk melaksanakan kegiatan pemasaran dan public
relations secara efisien dan tepat sasaran mengacu pada kemampuan keuangan
Universitas Nasional;
2. Melakukan kerjasama dengan unit-unit penyelenggara kegiatan tridharma
perguruan tinggi, kegiatan promosi dan kerja sama di tingkat fakultas, serta biro
kerja sama dan kemahasiswaan dalam rangka mempromosikan fakultas dan
Universitas guna mempublikasikan kegiatan tridharma perguruan tinggi fakultas,
serta kegiatan mahasiswa yang dapat mempromosikan Universitas dengan sistem
jemput bola;
3. Melakukan kerja sama dan memfasilitasi fakultas untuk melakukan promosi
dalam rangka menjaring mahasiswa baru yang bermutu;
4. Membantu fakultas dan lembaga lain di lingkungan Universitas untuk
mempublikasikan hasil kerjasamanya dengan lembaga lain di luar Universitas
Nasional;
5. Menyiapkan sumber daya manusia (SDM) yang professional dan mampu bekerja
cerdas melalui keikutsertaan dalam event-event pengembangan SDM, baik di dalam
maupun di luar UNAS, khususnya dalam bidang marketing dan public relations;
6. Menyiapkan SDM yang dapat mengikuti perkembangan teknologi dan ilmu
pengetahuan, khususnya teknologi informasi dan desain;
7. Merancang desain leaflet, brosur, CD profil Unas dan alat peraga promosi
lainnya agar diperoleh mutu yang standar;
8. Menyiapkan sebuah divisi yang bertugas untuk mengelola updating berita
Website Fakultas dan Universitas dengan menggunakan SDM yang professional di
bidangnya;
9. Menyiapkan divisi yang bertugas melaksanakan job career, serta menjadi pusat
infonnasi lowongan kerja yang komprehensif untuk membantu lulusan Universitas
Nasional agar mendapatkan pekerjaan yang sesuai dengan bidang keahliannya
dalam jangka waktu tidak lebih dari satu tahun setelah kelulusannya;
10. Sebagai media informasi bagi siswa SMA/SMK sederajat untuk mengetahui
tentang pendaftaran calon mahasiswa baru, proses seleksi calon mahasiswa baru,
hingga penerimaannya. Selain itu di bidang marketing juga mampu memberikan
informasi secara detail setiap program studi yang ada di lingkungan UNAS guna
memberikan gambaran bagi calon mahasiswa baru.
11. Selain itu, MPR juga memberikan layanan bagi eksternal lainnya seperti pusat
informasi bagi tamu UNAS yang datang dan kepada internal UNAS yang hendak
menyelenggarakan kegiatan supaya memiliki daya tarik oleh media massa. MPR
pula bertugas mempublikasi baik di media sosial maupun di media conventional
terkait potensi inovasi, penelitian dan kegiatan internal UNAS.
5.5. Tujuan dan Strategi Marketing
5.5.1. Tujuan Marketing:
 Untuk meningkatkan kualitas koordinasi antar individu dalam tim
marketing;
 Sebagai alat ukur hasil pemasaran berdasarkan standar mutu yang telah
ditentukan;
 Sebagai dasar logis dalam mengambil keputusan marketimng;
 Untuk meningkatkan kemampuan dalam beradaptasi bila terjadi
perubahan dalam marketing;
5.5.2. Beberapa strategi marketing MPR:
 Promosi Media
 Pemberian Beasiswa
 Mengadakan Pameran
 Mengadakan Kerjasama dengan Lembaga/Institusi
 Internet
 Public Relations/ Partnership
 Program Khusus
 Tim Marketing
 Corporate Social Responsibility (CSR)
 Melibatkan Karyawan
 Menjaga Pelanggan lama
5.6. TUGAS UPT MPR
1. Unit Pelaksana teknis Marketing mempunyai tugas pengembangan
pemasaran dan Public Relations
2. Kepala UPT Marketing & Public Relations di angkat dan diberhentikan
oleh Rektor atas usulan Wakil Rektor Bidang Administtrasi Umum,
Keuangan dan Sumber Daya Manusia.
3. Dalam Melaksankan tugas sehari-hari UPT MPR berkoordinasi dengan
Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum, Keuangan dan SDM
5.7. Pembagian Divisi di UPT MPR
Pembagian divisi di MPR, dikepalai seoarang manajer dengan membawahi
tiga divisi, yaitu divisi marketing, divisi PR.

STRUKTUR ORGANISASI MPR

NAMA-NAMA PEJABAT STRUKTURAN DAN STAF UNIT MARKETING & PUBLIC RELATIONS

No Nama Jabatan

1 Marsudi, S.P. Manajer

2 Adi Agus Premono, S.Sn. Kadiv. Marketing & PR

3 Nur Wahidin, S.Kep., M.M. Ka. Bagian Penerimaan Mahasiswa Baru

4 Aprina Liani Driantika, S.S. Staf Bidang Administrasi

5 Dimas Wijaksono, S.I.Kom. Staf Bagian Newsroom

6 Nisrina Humaira, S.I.Kom. Staf Bagian Newsroom

 7 Kristin Puspitasari, S.S. Staf Bagian Newsroom

8 Shabrina Isnaeni, S.Kom. Staf Bagian Desain Grafis

9 Galih Tri Hardo, S.Ds. Staf Bagian Desain Grafis

10 Syaiful Bahri, S.Sn. Staf Bagian Editing Video

11 Silvia Putri Nurhidayanti, S.H. Staf Bagian Telemarketing/Pengelola Media Sosial

12 Afna Riwanti, S.H. Staf Bagian Telemarketing/Pengelola Media Sosial

13 Budi Susilo, S.E. Staf Bagian Pendaftaran Sekolah Pacsasarjana

14 Pedro Christoper, S.H. Staf Bagian Pelayanan dan Informasi PMB (Custumer
Service)

15 Haizah Fadhila, S.A.P. Staf Bagian Pelayanan dan Informasi PMB (Custumer
Service)

16 Anis Yuristiana, S.A.P. Staf Bagian Pelayanan dan Informasi PMB (Custumer
Service)

17 Amelia Triningtias Sugeng, Staf Bagian Pelayanan dan Informasi PMB (Custumer
S.A.P. Service)

BAGAN STRUKTUR ORGANISASI UPT MPR

MANAJER

KA. DIVISI PR KA. DIVISI MARKETING

KA. BAGIAN PMB

STAFF NEWSROOM
STAFF ADMINISTRASI

STAFF EDITING VIDEO STAFF DESIGN GRAFIS