GOOGLE SHEETS DAN ALUR BERKAS

PROPOSAL INOVASI
UPTD PUSKESMAS SUKAKARYA

PEMERINTAH KOTA SUKABUMI

DINAS KESEHATAN
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah kami panjatkan puji syukur kepada Allah Subhanahu wa

ta’ala, atas limpahan rahmat dan karuniaNya sehingga proposal Inovasi GOALS
UPTD Puskesmas Sukakarya Dinas Kesehatan Kota Sukabumi dapat diterbitkan.
Sebagai salah satu unsur utama dalam pelayanan kesehatan yang prima dengan
kualitas yang terpelihara diperuntukan bagi pasien di wilayah UPTD Puseksmas
Sukakarya, tentunya unsur utama ini dapat digunakan sebagai Informasi bahwa
puskesmas hadir memberikan pelayanan Kesehatan yang berkesinambungan
untuk memenuhi hak-hak pasien di UPTD Puskesmas Sukakarya.
Dukungan yang sangat tinggi diberikan oleh Kepala UPTD Puskesmas
Sukakarya Sukabumi dan seluruh jajaran, sehingga kegiatan Inovasi ini dapat
terus berlanjut sejak tahun 2021 sampai dengan saat ini.
Kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam penyusunan
Proposal Inovasi Bidang Kesehatan di UPTD Puskesmas Sukakarya, kami
sampaikan terima kasih.

Sukabumi, Februari 2021

Kepala UPTD Puskesmas Sukakarya
Judul Inovasi GOALS
GOOGLE SHEETS DAN ALUR BERKAS
Inovator UPTD Puskesmas Sukakarya
Koordinator Layanan Rekam Medis
Implementasi Diinisiasi Februari tahun 2021
Inovasi Di aplikasikan Februari tahun 2021 s.d saat ini
Ringkasan GOALS atau GOOGLE SHEETS DAN ALUR BERKAS merupakan
inovasi UPTD Puskesmas Sukakarya Kota Sukabumi. Dengan Konsep
Pengelolaan berkas melalui google sheets dan pembuatan alur keluar
masuk berkas sehingga interaksi antara pemberi layanan kesehatan dan
penerima layanan atau pasien bersifat erat dan dapat pula
berkesinambungan dengan layanan medik yang dimaksud adalah
penyediaan rekam medis. Oleh karena itu ketersediaan rekam medis
sangat penting baik itu untuk proses asuransi ataupun hal hukum yang
dapat melindungi pasien serta berbagai profesi tenaga kesehatan dari
jeratan hukum. Agar menunjang data dan tercapaianya tertib
administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan
perlu dibuatkan alur keluar masuk berkas serta alat bantu untuk
memonitor keberadaan berkas rekam medis melalui google sheets.
Dengan harapan bisa meningkatkan kualitas pelayanan sehingga
menjamin keterpaduan pelaksanaan dan meningkatkan efisiensi,
efektivitas, dan produktivitas pelayanan rekam medis di UPTD
Puskesmas Sukakarya.
Inovasi ini diinisiasi tahun 2021 dan dilaksanakan sejak februari tahun
2021 hingga saat ini. Dengan dilatar belakangi pengelolaan berkas
rekam medis konvensional yang menyebabkan kehilangan berkas, dan
tidak diketahui keberadaannya ada di poli pelayanan mana.
Bentuk Kegiatan Inovasi GOALS ini adalah sebagai alat bantu dalam
memonitor keberadaan berkas rekam medis dengan tersedianya daftar
kelengkapan dan ketepatan pengembalian berkas dari poli umum, gigi,
KIA, dan poli TB.
Ide Inovatif Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan (PERMENKES) No. 43
Tahun 2019 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat menjelaskan bahwa,
fasilitas pelayanan kesehatan adalah suatu tempat yang digunakan
untuk menyelenggarakan upaya pelayanan kesehatan baik promotif,
preventif, kuratif, maupun rehabilitatif yang dilakukan pemerintah,
pemerintah daerah dan atau masyarakat. Salah satu unsur utama
dalam pelayanan kesehatan yang prima adalah tersedianya pelayanan
medis dengan kualitas yang terpelihara sesuai dengan amanah
Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran.
layanan medik yang dimaksud adalah rekam medis.

Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam medis pasal 1

ayat 1, Rekam Medis adalah Berkas yang berisi catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Salah satu kegiatan
pengolahan berkas rekam medis yaitu penyimpanan berkas rekam
medis. Bagian ini bertujuan untuk menyediakan berkas rekam medis
untuk berbagai keperluan, mempermudah dan mempercepat
ditemukan kembali berkas rekam medis yang disimpan di dalam rak
penyimpanan, dan mudah pengembaliannya.
Inovasi GOALS termasuk dalam kategori Kesehatan, dan penegakan
hukum yang bertujuan mendukung pencapaian dari Misi ke 1 dan ke 4
Bapak Walikota Sukabumi yaitu “MEWUJUDKAN MASYARAKAT
YANG BERAKHLAKUL KARIMAH, SEHAT, CERDAS, KREATIF DAN
BERBUDAYA SERTA MEMILIKI KESETIAKAWANAN SOSIAL” dan
“MEWUJUDKAN TATA KELOLA PEMERINTAHAN YANG BAIK
(GOOD GOVERNANCE) DAN INOVATIF” dan Inovasi GOALS ini
mendukung pencapaian SDG”s serta berkontribusi terhadap capaian
Kinerja Daerah Propinsi Jawa Barat melalui Visi dan Misi ke 2.
UPTD Puskesmas Sukakarya adalah faskes pertama yang terletak di
Jl. Sukakarya No. 66 Kota Sukabumi dengan jumlah peserta BPJS
terdaftar pada bulan februari tahun 2023 sebanyak 10.979 peserta.
Akses terhadap pelayanan di UPTD Puskesmas Sukakarya ini
didominasi oleh peserta BPJS sehingga dalam pelaksanaan pelayanan
yang diberikan perlu ketepatan pengembalian berkas dari poli ke ruang
rekam medis dan kelengkapan pengisian berkas rekam medis guna
proses pengklaiman berkas pasien sebagai upaya preventif agar tidak
ada revisi dari pihak BPJS atau bahkan jika terjadi sesuatu hal yang
berkaitan dengan proses hukum.
Berdasarkan hasil identifikasi, masalah yang sering terjadi di bagian
rekam medis adalah pengelolaan berkas rekam medis yang
konvensional menyebabkan kehilangan berkas, dan tidak diketahui
keberadaannya serta ketidaklengkapan pengisian rekam medis oleh
dokter dalam hal diagnosa dan rencana tindak lanjut. Seperti terlihat
pada foto dibawah ini:

Gambar: Tidak ditemukannya berkas rekam medis yang dicari

Gambar: Ketidaklengkapan pengisian berkas rekam medis

Hilangnya berkas rekam medis dan ketidaklengkapan berkas tentu

menjadi suatu masalah karena dapat menyebabkan pelayanan pasien
menjadi tidak tepat waktu, dokter bisa marah karena riwayat anamnesa
pasien tidak ada, pelayanan yang diberikan tanpa adanya rekam medis
 akan menyulitkan dokter dan tim untuk menggali riwayat terdahulu dan
perkembangan penyakit pasien sehingga akan sulit untuk melakukan
tindakan lebih lanjut mengenai penanganan pasien apabila terjadi
sesuatu yang tidak diinginkan, misalnya jika pasien ada riwayat alergi
obat. dan apabila terkait masalah hukum dokter dan tim tidak memiliki
bukti yang kuat dan sah mengenai apakah telah melakukan tindakan
yang sesuai dengan prosedur. Kondisi sebelum adanya inovasi
GOALS ini, berkas rekam medis pasien untuk pasien lama dibarukan
lagi oleh petugas pendaftaran sehingga data pasien menjadi tidak
berkesinambungan sejak pasien daftar pertama kali hingga pasien
menjadi pasien inaktif.
Dari data tersebut lahirlah satu ide dan gagasan dengan
memanfaatkan kolaborasi, kemitraan dan pemberdayaan sumber
daya manusia antar PPA (Pemberi Pelayanan Asuhan) maka
dikembangkan 1 inovasi dengan nama GOALS (GOOGLE SHEETS
DAN ALUR BERKAS).
Inovasi GOALS Ini bertujuan untuk memenuhi hak dasar kesehatan
pasien bagi warga faskes Sukakarya khususnya tanpa takut kehilangan
riwayat kesehatan dengan harapan bisa meningkatkan efisiensi,
efektivitas, dan produktivitas pelayanan rekam medis di UPTD
Puskesmas Sukakarya.
Sebelum adanya kolaborasi antar PPA (Pemberi Pelayanan Asuhan),
data pengembalian dan kelengkapan pengisian berkas belum tercatat
dengan baik. Sehingga puskesmas perlu melakukan upaya promotive
dan preventif dengan baik terkait permasalahan tersebut.
Signifikansi Inovasi ini berdampak sangat baik dan signifikan terutama pada
Pengelolaan Keluar Masuk Berkas Rekam Medis melalui Google
Sheets dan Pembuatan Alur keluar masuk berkas Di UPTD
Puskesmas Sukakarya merupakan salah satu karakteristik yang
menunjukan penguasaan teknologi, kemampuan entrepreneurship dan
profesionalitas seorang perekam medis dalam melaksanakan tugas
dalam hal penyelenggaraan berkas rekam medis. Sebagai seorang
Aparatur Sipil Negara (ASN) Perekam Medis, perlu mengupayakan
peningkatan pelayanan prima agar bisa efektif dan efisien dengan terus
berpikir kritis dan berpikir kreatif dalam mencari terobosan-terobosan
mengatasi masalah. Dengan dibekali keterampilan (skill) yang
mumpuni, seorang ASN Perekam Medis diharapkan bisa
bertransformasi menuju birokrasi yang responsif dan adaptif dengan
teknologi informasi, serta memiliki kemampuan melayani publik
dengan sepenuh hati.
Setelah adanya Inovasi ini, akses terhadap penyediaan dokumen
rekam medis rawat jalan menjadi <10 menit hal ini sesuai dengan
standar waktu penyediaan dokumen rekam medis menurut Menkes RI
Nomor: 129/Menkes/SK/II/2008. Dimana hal ini berkaitan dengan
dimensi mutu efektivitas, kenyamanan dan efisiensi. Permasalahan
ketersediaan dan kelengkapan berkas yang ditemukan mulai dilakukan
intervensi sejak februari tahun 2021, dan saat ini angka capaian
kinerja puskesmas juga dapat telihat dari cakupan berikut :
Nama Kegiatan Capaian Sebelum Capaian Setelah
No
Pokok Inovasi Inovasi
Ketepatan
Pengembalian
1. 0 98 %
Berkas Rekam
Medis
Kelengkapan
2. Pengisian Berkas 0 85 %
Rekam Medis

Untuk menjaga keberlangsungan dan peningkatan capaian kegiatan

melalui inovasi ini, dilakukan monitoring dan Evaluasi kegiatan yaitu :

Monitoring Evaluasi Internal

Kegiatan monitoring ini dilakukan oleh Penanggung Jawab UKP

(Upaya Kesehatan Perorangan) Kepada Pelaksana Kegiatan
Inovasi menggunakan Instrumen Penilaian Kinerja Puskesmas
dan Indikator SPM (Standar Pelayanan Minimal) Bidang
Kesehatan yang dilakukan setiap Bulan.

Dampak langsung dari Inovasi ini berhasil menyimpan/ menjajarkan

rekam medis berdasarkan sistem yang digunakan, mengambil kembali
(retrieval) dengan cepat rekam medis yang diperlukan untuk memenuhi
kebutuhan asuhan pasien dan berbagai kebutuhan lainnya. Serta
melakukan pemeriksaan ulang (Quality Review) Manajemen Informasi
 Kesehatan (MIK)/ Rekam Medis, merupakan kompetensi Perekam
Medis guna menjaga mutu rekam medis yang mampu merencanakan,
melaksanakan, mengevaluasi dan menilai mutu rekam medis. Melalui
Inovasi GOALS ini, Akses terhadap berkas rekam medis menjadi lebih
mudah, dan cepat sesuai dengan amanat Undang-Undang Kesehatan
dan pencapaian Nasional Sustainable Development Goals (SDG’s)
pada tujuan pembangunan ke 9 TPB yaitu Industri, inovasi dan
infrastruktur dengan membangun infrastruktur yang tangguh dan
membangun inovasi dalam hal ini adanya alur dan tersedianya alat
monitor berupa google sheets, berdasarkan pada strategi membangun
infrastruktur dan mendorong inovasi melalui kegiatan :

1. Peningkatan partisipasi PPA (pemberi pelayanan asuhan)

pencatatan berkas rekam medis

2. Menjamin akses publik di general consent terhadap informasi data

dasar serta penyakit pasien

3. Peningkatan Aksesibilitas dan Pelayanan Kesehatan yang

berkualitas

4. Penyediaan alur keluar masuk berkas rekam medis.

Kontribusi
Inovasi ini berkontribusi terhadap pencapaian Nasional Sustainable
terhadap
Capaian Development Goals (SDG’s) pada tujuan pembangunan ke 9 TPB yaitu
TPB/SDG”s
Industri, inovasi dan infrastruktur dengan membangun infrastruktur
yang tangguh dan membangun inovasi ini, UPTD Puskesmas Sukakarya
didasarkan pada strategi membangun infrastruktur dan mendorong
inovasi melalui kegiatan :

1. Peningkatan partisipasi PPA (pemberi pelayanan asuhan) dalam

pencatatan berkas rekam medis melalui pengecekan
kelengkapan berkas rekam medis setiap hari setelah berkas
kembali ke rekam medis, dan jika ada berkas yang masih tidak
lengkap maka berkas tersebut dikembalikan lagi ke PPA (pemberi
pelayanan asuhan) agar dilengkapi lagi.

2. Menjamin akses publik di general consent terhadap informasi data

dasar serta penyakit pasien dengan menyediakan formulir general
consent yang sudah ditanda tangani oleh pasien sendiri atau
 keluarga perihal privacy apa saja yang boleh dan tidak boleh
diakses oleh orang lain.

3. Peningkatan Aksesibilitas dan Pelayanan Kesehatan yang

berkualitas dengan tersedianya google sheets sehingga akses
pengecekan berkas bisa dilakukan dimana saja dan kapan saja
oleh orang yang mempunyai akses terhadap link ini.

4. Penyediaan alur keluar masuk berkas rekam medis dengan

disosialisasikan dan dibagikan alur tersebut kepada masing-
masing poli dan PPA (Pemberi Pelayanan Asuhan) agar ditempel
di ruangan masing-masing supaya ingat alur keluar masuk berkas
di UPTD Puskesmas Sukakarya.
Kontribusi Mengusung tema pelayanan kesehatan dengan dimensi mutu serta
Terhadap
mengedepankan kolaborasi dan koordinasi antar unit (poli umum, KIA,
Capaian
Kinerja Daerah TB, dan gigi) inovasi GOALS ini melaksanakan pengolahan berkas
Jawa Barat
rekam medis sebagai parameter dalam menilai mutu pelayanan
kesehatan mendukung RPJMD Provinsi Jawa Barat Tahun 2018-2023
yang merupakan pejabaran visi, misi dan program Gubernur Jawa Barat
yaitu “Terwujudnya Jawa Barat Juara Lahir Batin dengan Inovasi
dan Kolaborasi” dan misi ke 2 yaitu Melahirkan manusia yang
Berbudaya, Berkualitas, Bahagia dan Produktif melalui peningkatan
pelayanan publik yang inovatif dengan tujuan mewujudkan karakter
petugas yang memiliki jiwa entrepreneurship dengan kreatifitas dan
inovatif serta kemampuan networking antar unit kerja dalam
meningkatkan kualitas pelayanan sehingga akan menjamin
keterpaduan pelaksanaan dan meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan
produktivitas.

Sejak Inovasi ini diinisiasi pada tahun 2021, dan dilaksanakan pada
bulan Februari tahun 2021 sampai dengan saat ini, dari tidak ada data
ketepatan pengembalian berkas serta kelengkapan berkas, saat ini
sudah ada data ketepatan pengembalian dan kelengkapan berkas dari
masing-masing poli yang dapat dilihat di link google sheets ini
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1qyxRLymFyRRyyUjksAiBW
aLXvUuPEC7M4IFx0TD9Lis/edit?usp=sharing sehingga dapat dilihat
poli pelayanan mana yang masih rendah budaya disiplinnya.
 Melalui Inovasi GOALS ini, diharapkan bisa meningkatkan kepuasan dan
kualitas pelayanan sehingga menjamin keterpaduan pelaksanaan dan
meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas pelayanan rekam
medis di UPTD Puskesmas Sukakarya.
Adaptabilitas Inovasi GOALS merupakan Gagasan Original dan terbarukan yang
belum dimiliki oleh Puskesmas lain atau Instansi lainnya terkhusus di
Kota Sukabumi. Inovasi ini merupakan sinergitas, kolaborasi dan
kemitraan antara masing-masing unit pelayanan.
Inovasi GOALS ini memiliki nilai tambah atau kemanfaatan yang sangat
tinggi bagi UPTD Puskesmas Sukakarya Kota Sukabumi, permasalahan
tidak ditemukannya berkas rekam medis dan kualitas mutu pelayanan di
UPTD Puskesmas Sukakarya, membuat Inovasi GOALS ini menjadi
istimewa dan sangat dibutuhkan.
Keunikan dari Inovasi ini adalah pengemasan nama yang mudah diingat,
sederhana tetapi berdampak sangat besar serta dukungan dan peran
serta Kepala UPTD Puskesmas Sukakarya Kota Sukabumi dan para
PPA (Pemberi Pelayanan Asuhan) yang sangat tinggi dalam
mendukung terlaksananya pengolahan berkas rekam medis.
Secara prinsip, Inovasi GOALS ini sangat dimungkinkan untuk
diterapkan atau direplikasi oleh p u s k e s m a s lainnya yang memiliki
karakteristik permasalahan yang sama. Kemitraan, kolaborasi dan
komunikasi yang terjalin baik antara unit kerja pelayanan sangat
diperlukan dalam upaya percepatan penanganan masalah berkas.
Bentuk-bentuk pelayanan Kesehatan yang terutama penyediaan berkas
rekam medis diberikan oleh UPTD Puskesmas Sukakarya sangat
lengkap, tidak hanya menyasar pada upaya pengobatan atau kuratif
tetapi juga sudah masuk dalam upaya promotive dan Preventif. Di era
Tranformatif saat ini, Puskesmas harus mampu beradaptasi dengan
kondisi lingkungan dan masalah yang ada di wilayah unit kerjanya. Dan
Puskesmas Sukakarya membuktikan dengan adanya Inovasi GOALS
ini, Puskesmas mampu menangani masalah hilangnya berkas rekam
medis konvensional yang tidak diketahui keberadaanya.
Data Replikasi Inovasi GOALS sampai dengan saat ini belum ada atau
belum teridentifikasi mengingat Inovasi ini belum tersosialisasikan ke
puskesmas lain, tetapi kemungkinan Untuk dapat di replikasi oleh
 puskesmas lain sangat dimungkinkan dan UPTD Puskesmas Sukakarya
tidak membatasi replikasi tersebut.

Keberlanjutan Untuk menjaga keberlanjutan Inovasi GOALS ini ada aspek yang harus
menjadi daya dukung antara lain : Sumber Daya Manusia. Sumber
Daya Manusia sangat dibutuhkan dalam keberlangsungan suatu
kegiatan. Dan hal tersebut berlaku juga untuk pelaksanaan Inovasi
GOALS ini. Sumber Daya Manusia yang terlibat dalam pelaksanaan
inovasi ini berjumlah > 5 Orang terdiri dari :

1. Dokter
2. Bidan
3. Perawat

Strategi Keberlanjutan Manajerial dan sosial:

Strategi yang digunakan untuk menjaga agar Inovasi GOALS ini tetap
dapat berkelanjutan, berdaya guna dan bermanfaat maka dilakukan
berbagai upaya sebagai berikut :

1. Strategi Dasar :
Dengan memastikan aturan atau regulasi pelayanan inovasi ini
tetap ada :
a. Menyusun Regulasi Pelaksanaan Inovasi antara lain :
1. SK Inovasi
2. Pedoman Inovasi Goals
3. KAK Inovasi
4. SOP Inovasi
b. Mendokumentasikan Pelaksanaan Kegiatan
c. Menyusun Laporan Kegiatan Tahunan
d. Melakukan Evaluasi Kegiatan baik secara Internal Maupun
Eksternal
f. Menyusun Rencana Tindak lanjut Masalah Ketepatan dan
Kelengkapan yang ditemukan

2. Strategi Pengembangan Inovasi, Kolaboratif dan Pemberdayaan

Menjaga suatu pelayanan untuk tetap berlangsung bukanlah hal

yang mudah, sehingga diperlukan suatu komitmen yang besar dari
PPA (Pemberi Pelayanan Asuhan) dan kedisiplinan dalam
pengembalian serta kelengkapan pengisian berkas rekam medis.
Mengingat pentingnya berkas rekam medis yang dapat dijadikan
sumber baik dalam aspek administrasi, legal, finansial, riset, edukasi
 dan dokumentasi. Selain itu, Kolaborasi juga harus terus
dipertahankan sehingga dalam pelaksanaan berkas yang
dikembalikan oleh petugas rekam medis ke poli pelayanan yang
dimaksud dapat diterima baik oleh petugas poli pelayanan. Berikut
persentase perkembangan masing-masing poli pelayanan dalam 2
tahun terakhir 2021 dan 2022:
PERSENTASE PENGEMBANGAN SETIAP POLI LAYANAN INOVASI GOALS

Ketepatan Kelengkapan
NO PELAYANAN POLI Pengembalian Berkas

2021 2022 2021 2022

1 Poli Umum 97 % 98 % 76 % 84 %
2 TB 97 % 99 % 88 % 93 %
3 KIA 98 % 99 % 97 % 93 %
4 Gigi 100 % 98 % 95 % 95 %

Pelayanan kesehatan yang dilakukan oleh UPTD Puskesmas Sukakarya

dari bulan ke bulan terus berkembang dan fluktuatif dan salah satu
pelayanan yang signifikan terus melakukan peningkatan adalah
pelayanan Poli Tb.

Faktor Kekuatan
Penentu keberhasilan pelaksanaan GOALS adalah Komitmen dan
Dukungan dari semua PPA (Pemberi Pelayanan Asuhan).
Kolaborasi Inovasi GOALS Tidak akan berjalan dengan baik tanpa adanya dukungan
Pemangku
dari berbagai pihak terutama PPA (Pemberi Pelayanan Asuhan)
Kepentingan
khususnya dalam hal ini dokter, bidan dan perawat baik perawat gigi atau
umum.
Melalui Kolaborasi dan Kemitraan sebagaimana tertuang dalam Visi
Pemerintah Daerah Jawa Barat Periode 2018-2023 yaitu “ Terwujudnya
Jawa Barat Juara Lahir Bathin dengan Inovasi dan Kolaborasi” dan
Misi ke 2 yaitu Melahirkan Manusia yang berbudaya, berkualitas, Bahagia
dan produktif, inovasi GOALS ini terbukti dapat menjawab tantangan
permasalahan yang ada di UPTD Puskesmas Sukakarya.
Link video
https://youtu.be/-UFR-b-Xihk
Foto Kegiatan

Alur Keluar Masuk Berkas Rekam Medis

Sosialisasi Inovasi GOALS

Melakukan koordinasi dengan PPA (Pemberi Pelayanan Asuhan)

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1qyxRLymFyRRyyUjksAiBWaLXvUuPEC
7M4IFx0TD9Lis/edit?usp=sharing

Capaian Kegiatan Sebelum dan Sesudah Inovasi Goals

Capaian Kegiatan Sebelum dan Sesudah Inovasi Goals

Kegiatan Penginputan di Google Sheets