1

UNIVERSITAS ESA UNGGUL

EVALUASI PENGELOLAAN FORMULIR CATATAN

PERKEMBANGAN PASIEN TERINTEGRASI (CPPT) PADA
PASIEN TANPA PERJANJIAN DI RSIA KEMANG MEDICAL
CARE JAKARTA

PROJECT BASED LEARNING

(PBL)

AGUS WIDODO
20200304155

FAKULTAS ILMU-ILMU KESEHATAN

PROGRAM STUDI S1-TERAPAN MANAJEMEN INFORMASI
KESEHATAN JAKARTA
TAHUN 2023
 2

UNIVERSITAS ESA UNGGUL

EVALUASI PENGELOLAAN FORMULIR CATATAN

PERKEMBANGAN PASIEN TERINTEGRASI (CPPT) PADA
PASIEN TANPA PERJANJIAN DI RSIA KEMANG MEDICAL
CARE JAKARTA

PROJECT BASED LEARNING

(PBL)

AGUS WIDODO
20200304155

FAKULTAS ILMU-ILMU KESEHATAN

PROGRAM STUDI S1-TERAPAN MANAJEMEN INFORMASI
KESEHATAN JAKARTA
TAHUN 2023

i
 3

PERSETUJUAN UJIAN SIDANG

PROJECT BASED LEARNING (PBL)

EVALUASI PENGELOLAAN FORMULIR CATATAN PERKEMBANGAN

PASIEN TERINTEGRASI (CPPT) PADA PASIEN TANPA PERJANJIAN DI
KLINIK KEBIDANAN RSIA KEMANG MEDICAL CARE JAKARTA

Laporan PBL telah disetujui untuk dipertahankan dalam ujian PBL Program Studi
S1-TERAPAN MANAJEMEN INFORMASI KESEHATAN
Fakultas Ilmu-Ilmu Kesehatan/Universitas Esa Unggul Jakarta

Jakarta, – – 2023

Tanda Tangan Tanda Tangan

Desy Lukitawati, A.Md.PK Siswati, SKM, MKM

NIK. 110111006 NIDN.

Mengetahui
Ka. Program S1-Terapan MANAJEMEN INFORMASI KESEHATAN

Dr. Hosizah, SKM, MKM

NIDN. 0319027101

ii
 4

iii
 5

RINGKASAN

EVALUASI PENGELOLAAN FORMULIR CATATAN PERKEMBANGAN

PASIEN TERINTEGRASI (CPPT) PADA PASIEN TANPA PERJANJIAN DI
RSIA KEMANG MEDICAL CARE JAKARTA

AGUS WIDODO

Program Studi S1 Terapan Manajemen Informasi Kesehatan, Fakultas

Ilmu-Ilmu Kesehatan Universitas Esa Unggul

Pengelolaan formulir Catatan Perkembangan Pasien Teringtegrasi (CPPT) pada

pasien tanpa perjanjian yaitu proses pengolahan rekam medis yang benar dan lengkap
sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pengelolaan CPPT diperlukan agar formulir
tidak terpisah dan tercecer dari rekam medis. Dampak dari ketidaklengkapan formulir
CPPT pada rekam medis yaitu dapat menganggu pelayanan yang ada di klinik
kebidanan apabila selaku Dokter Penanggung Jawab Pelayanan (DPJP) ingin melihat
riwayat pemeriksaan sebelumnya berupa hasil pemeriksaan berupa LAB, USG, CTG,
EKG, hasil photography, laporan kardiotokografi atau catatan perkembangan pasien.
Di RSIA Kemang Medical Care Jakarta masih terdapat formulir CPPT yang terpisah
dari rekam medis yang disebabkan oleh petugas filling distibusi masih kurangnya
pemahaman dan literasi dalam penerapan alur pendistribusian sesuai dengan Standar
Prosedur Operasional (SPO).
PBL ini dilaksanakan tanggal 1 November sampai 31 Desember 2022 di Unit
Rekam Medis RSIA Kemang Medical Care Jakarta dengan tujuan untuk menguraikan
SPO alur pendistribusian rekam medis pasien tanpa perjanjian, menguraikan jam
kerja operasional petugas filling distribusi menyesuiakan dengan jam pelayanan dan
menguraikan kendala petugas filing distribusi dalam pengelolaan formulir CPPT
pasien tanpa perjanjian di RSIA Kemang Medical Care Jakarta. Metode penulisan
laporan PBL menggunakan metode kualitatif dan analisis yang digunakan
menggunakan analisis deskriktif dengan populasinya adalah petugas filling distribusi
dan sampelnya yaitu formulir CPPT pasien tanpa perjanjian di RSIA Kemang
Medical Care Jakarta.
Hasil PBL yang diperoleh yaitu sudah terdapat SPO yang menjelaskan tentang
alur pendistribusian rekam medis pada pasien tanpa perjanjian. Namun instruksi pada
SPO tersebut belum sepenuhnya diterapkan oleh petugas filling distribusi.
Ketidakpatuhan petugas dalam pendistribusian juga mengakibatkan formulir CPPT
terpisah dan tercecer dari rekam medis. Dari hasil wawancara yang dilakukan dibulan
November sampai Desember 2022, didapatkan petugas filling distribusi belum
semuanya memahami adanya uraian dari SPO pengelolaan formulir CPPT pada
pasien tanpa perjanjian. Kurangnya literasi terkait SPO alur pendistribusian rekam
medis pasien tanpa perjanjian, belum sesuainya jam kerja operasional dengan jam
pelayanan dan ketidakseimbangan beban kerja juga mempengaruhi kendala petugas
filling distribusi dalam pengelolaan formulir CPPT.

iv
 6

Dari hasil PBL tersebut perlu adanya masukkan berupa pengajuan revisi
kembali terkait Standar Prosedur Operasioanal (SPO) pengelolaan formulir CPPT
agar petugas filling distribusi memahami dan menerapkan alur pendistribusian rekam
medis pasien tanpa perjanjian. Selain pengajuan revisi kembali, perlu juga dilakukan
peninjauan kembali jam kerja operasional petugas filling distribusi, hal ini didasari
karena masih kurang efisien dan efektifnya pembagian petugas antar shift dalam
bekerja. Ditambah dengan faktor beban kerja yang sebaiknya dipisahkan antara
uraian pekerjaan (jobdesk) assembling rawat jalan dengan filling distribusi, sehingga
fokus petugas tidak terbagi yang berdampak pada kualitas dan kuantitas kinerja
petugas dalam bekerja.

Kata Kunci: Catatan Perkembangan Pasien Terintegrasi (CPPT), Standar

Prosedur Operasional (SPO), Alur Pendistribusian Rekam Medis.

v
 7

KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur Kehadirat Tuhan Yang Maha Pengasih dan Maha Penyanyang
yang telah melimpahkan Rahmat dan Hidayah-Nya. Sehingga penulis dapat
menyelesaikan laporan Project Based Learning (PBL) dengan judul “Evaluasi
Pengelolaan Formulir Catatan Perkembangan Pasien Terintegrasi (CPPT) Pada
Pasien Tanpa Perjanjian Di RSIA Kemang Medical Care Jakarta”.
Dalam penyusunan laporan PBL ini tentu tidak lepas dari bantuan berbagai
pihak yang telah memberikan bantuan baik materi maupun non-materi. Oleh karena
itu penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Ibu Dr. Hosizah, M.KM, Selaku Ketua Program Studi S1 Terapan Manajamen
Informasi Kesehatan Universitas Esa Unggul.
2. Ibu Siswati SKM, MKM, selaku dosen pembimbing yang telah mengarahkan dan
membimbing dalam penyusunan laporan PBL ini.
3. Ibu Desy Lukitawati A.Md.PK, selaku pembimbing lapangan yang telah
meluangkan waktu untuk mengarahkan dan membimbing penulis selama PBL di
RSIA Kemang Medical Care Jakarta.
Penulis menyadari bahwa hasil Project Based Learning (PBL) ini masih belum
sempurna dan masih terdapat kekurangan. Oleh karena itu kritik dan saran yang
membangun sangat penulis harapkan, untuk menyempurnakan laporan PBL ini.
Akhir kata, penulis mengucapkan terimakasih dan semoga laporan PBL ini
dapat bermanfaat bagi para pembaca.

Jakarta, 28 – 03 – 2023
Penulis

Agus Widodo

vi
 8viii

DAFTAR ISI
Halaman

HALAMAN JUDUL.................................................................................................. i
HALAMAN PERSETUJUAN ................................................................................... ii
HALAMAN PENGESAHAN.................................................................................... iii
RINGKASAN ............................................................................................................ iv
KATA PENGANTAR ............................................................................................... vi
DAFTAR ISI .............................................................................................................. vii
DAFTAR TABEL ...................................................................................................... x
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................. xi
DAFTAR LAMPIRAN .............................................................................................. xii

BAB 1 PENDAHULUAN ........................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ..................................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ................................................................................................ 5
1.3 Tujuan PBL .......................................................................................................... 5
1.3.1 Tujuan Umum ............................................................................................ 5
1.3.2 Tujuan Khusus ........................................................................................... 6
1.4 Manfaat PBL ........................................................................................................ 6
1.4.1 Bagi Rumah Sakit ...................................................................................... 6
1.4.2 Bagi Akademik .......................................................................................... 6
1.4.3 Bagi Penulis ............................................................................................... 6

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA .................................................................................. 7

2.1 Pendaftaran Pasien ............................................................................................... 7
2.1.1 Pengertian Pendaftaran Pasien ................................................................... 7
2.1.2 Jenis Pendaftaran Pasien ............................................................................ 7
2.1.3 Tujuan Pendaftaran Pasien ......................................................................... 8
2.1.4 Proses Pendaftaran Pasien .......................................................................... 8

vii
 9

2.2 Catatan Perkembangan Pasien Terintegrasi (CPPT) .......................................... 9

2.2.1 Pengertian CPPT (Catatan Perkembangan Pasien Teringtegrasi) ............ 9
2.2.2 Tujuan CPPT (Catatan Perkembangan Pasien Teringtegrasi) ............... 10
2.2.3 Isi CPPT (Catatan Perkembangan Pasien Teringtegrasi) ....................... 10
2.2.4 Pengelolaan CPPT (Catatan Perkembangan Pasien Teringtegrasi) ....... 11
2.3 Assembling & Sortiran..................................................................................... 12
2.3.1 Assembling............................................................................................. 12
2.3.2 Sortiran ................................................................................................... 14
2.4 Filling & Distribusi Rekam Medis ................................................................... 14
2.4.1 Filling ..................................................................................................... 14
2.4.2 Distribusi Rekam Medis ......................................................................... 15

BAB 3 KERANGKA OPERASIONAL................................................................... 17

3.1 Tempat dan Waktu PBL .................................................................................... 17
3.2 Model Kerangka Kerja PBL.............................................................................. 17
3.3 Definisi Operasional.......................................................................................... 18
3.4 Prosedur Pengumpulan Data dan Instrumen PBL............................................. 19
3.4.1 Prosedur Pengumpulan Data ................................................................... 19
3.4.2 Instrumen pengumpulan Data ................................................................. 20
3.5 Pengolahan dan Analisis Data ........................................................................... 20

BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN PBL ............................................................ 21

4.1 Gambaran RSIA Kemang Medical Care Jakarta .............................................. 21
4.1.1 Profil RSIA Kemang Medical Care Jakarta ........................................... 21
4.1.2 Visi, Misi dan Motto RSIA Kemang Medical Care Jakarta .................. 21
4.1.3 Jenis Pelayanan RSIA Kemang Medical Care Jakarta........................... 22
4.1.4 Struktur Organisasi RSIA Kemang Medical Care Jakarta ..................... 22
4.2 Sejarah Unit Rekam Medis RSIA Kemang Medical Care Jakarta .................... 24
4.2.1 Struktur Organisasi Unit Rekam Medis RSIA Kemang Medical Care
Jakarta ..................................................................................................... 25
4.3 Hasil Praktek Belajar Lapangan (PBL) ............................................................. 25

viii
 10

4.3.1 Standar Prosedur Operasional (SPO) Alur Pendistribusian Rekam Medis

Pasien Tanpa Perjanjian Di RSIA Kemang Medical Care Jakarta ........ 25
4.3.2 Peninjauan Jam Kerja Operasional Petugas Filling Distribusi
Menyesuaikan Dengan Jam Pelayanan Di RSIA Kemang Medical Care
Jakarta .................................................................................................... 27
4.3.3 Kendala Petugas Filling Distribusi Dalam Pengelolaan Formulir CPPT
Pada Pasien Tanpa Perjanjian Di RSIA Kemang Medical Care Jakarta 27
4.4 Pembahasan ....................................................................................................... 28
4.4.1 Standar Prosedur Operasional (SPO) Alur Pendistribusian Rekam Medis
Pasien Tanpa Perjanjian Di RSIA Kemang Medical Care Jakarta ........ 28
4.4.2 Peninjauan Jam Kerja Operasional Petugas Filling Distribusi
Menyesuaikan Dengan Jam Pelayanan Di RSIA Kemang Medical Care
Jakarta .................................................................................................... 29
4.4.3 Kendala Petugas Filling Distribusi Dalam Pengelolaan Formulir CPPT
Pada Pasien Tanpa Perjanjian Di RSIA Kemang Medical Care Jakarta 31

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ..................................................................... 34

5.1 Kesimpulan ...................................................................................................... 34
5.2 Saran ................................................................................................................. 35

DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

ix
 11

DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 3.1 Model Kerangka Kerja 17
Tabel 4.1 Definisi Operasional 18

x
 12

DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 4.1 Struktur Organisasi RSIA Kemang Medical Care Jakarta 24
Gambar 4.2 Struktur Organisasi Unit Rekam Medis RSIA Kemang 25
Medical Care Jakarta
Gambar 4.3 Alur Pendistribusian Rekam Medis Pasien Tanpa 26

Perjanjian RSIA Kemang Medical Care Jakarata

xi
 13

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Pedoman Wawancara

Lampiran 2. Lembar Observasi Dokumen
Lampiran 3. Lembar CPPT Terpisah & Tercecer
Lampiran 4. Standar Prosedur Operasional (SPO) Pengelolaan Lembar Lepas
Lampiran 5. Standar Prosedur Operasional (SPO) Pengelolaan Lembar Lepas – Revisi
Lampiran 6. Surat Izin Project Based Learning (PBL)
Lampiran 7. Balasan Surat Tugas Dari Lahan Project Based Learning (PBL)
Lampiran 8. Log Book Lahan (PBL)
Lampiran 9. Form Bimbingan Laporan PBL (Screenshot di SIAKAD)
Lampiran 10. Berita Acara (Screenshot di SIAKAD)
Lampiran 11. Form Penilaian (Screenshot di SIAKAD)

xii
 14

BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Menurut World Health Organization (WHO), rumah sakit adalah suatu
bagian dari organisasi medis dan sosial yang mempunyai fungsi untuk
memberikan pelayanan kesehatan lengkap kepada masyarakat, baik kuratif
maupun preventif pelayanan keluarnya menjangkau keluarga dan lingkungan
rumah. Rumah sakit juga merupakan pusat untuk latihan tenaga kesehatan dan
penelitian biologi, psikologi, sosial ekonomi dan budaya. Tujuan rumah sakit
adalah untuk menghasilkan produk, jasa atau pelayanan kesehatan yang benar –
benar menyentuh kebutuhan dan harapan pasien dari berbagai aspek, yang
menyangkut medis dan non medis, jenis pelayanan, prosedur pelayanan, harga
dan informasi yang dibutuhkan(1).
Berdasarkan Permenkes RI PMK No.24/2022 Tentang Rekam Medis,
yang dimaksud rekam medis adalah salah satu subsistem dari sistem informasi
fasilitas pelayanan kesehatan yang terhubung dengan subsistem informasi
lainnya difasilitas pelayanan kesehatan. Rekam medis merupakan rekaman
tentang identitas, anamnese, hasil laboratorium, diagnosa, serta segala
pelayanan dan tindakan medis yang diberikan pasien dan pengobatan atau
tindakan perawatan. Penyelenggara rekam medis adalah setiap orang
penyelenggara negara selain Kementrian Kesehatan, badan usaha dan
masyarakat yang menyediakan, mengelola dan mengoperasikan sistem
elektronik mandiri maupun bersama – sama kepada pengguna sistem elektronik
untuk keperluan dirinya atau pihak lain(2).
Rekam medis harus berisikan informasi yang lengkap sesuai standar
yang telah ditetapkan Departemen Kesehatan. Rekam medis yang lengkap dan
benar akan memudahkan informasi bagi pihak rumah sakit. Kelengkapan
rekam medis juga berpengaruh terhadap keselamatan pasien dan kepentingan
pasien diantaranya dapat digunakan sebagai bahan pembuktian perkara hukum,

1
 2

bahan penelitian dan pendidikan, menunjang informasi untuk pelaporan

periodik serta dapat digunakan sebagai alat analisa terhadap mutu pelayanan di
rumah sakit. Sedangkan pengisian rekam medis yang tidak lengkap akan
menghambat penyediaan informasi, oleh sebab itu pengisian rekam medis
harus sesuai dengan Standar Prosedur Operasional (SPO) rumah sakit(3).
Salah satu proses pengelolaan rekam medis yang dilakukan oleh unit
rekam medis adalah penataan dokumen (assembling) yang memiliki fungsi
sebagai perakitan rekam medis dan menganalisa kelengkapan dokumen rekam
medis. Assembling merupakan tahap awal pengolahan rekam medis sebelum
dilakukan tahapan lainnya yang ada di rumah sakit. Dalam proses pencatatan
rekam medis dilakukan oleh unit rawat jalan dan rawat inap yang mencatat
semua semua hasil pelayanan yang di berikan kepada pasien, untuk kemudian
diserahkan ke unit rekam medis khususnya petugas assembling dengan alur
pengembalian dilakukan dari bangsal ke assembling dalam waktu selambat –
lambatnya 1x24 jam untuk rawat jalan dan 2x24 jam untuk rawat inap setelah
pasien pulang. Penyerahan rekam medis ke unit rekam medis dengan maksud
agar rekam medis tidak hilang dan disimpan kembali ke rak penyimpanan(4).
Salah satu kegiatan dilaksanakan rekam medis dalam pengelolaan sistem
penyimpanan rekam medis, pengelolaan penyimpanan rekam medis penting
dilakukan dalam pelayanan kesehatan karena dapat mempermudah dan
mempercepat ditemukan kembali rekam medis. Rekam medis akan terlaksana
dengan baik apabila bagian pengelolaan data dan pencatatan melakukan
tugasnya dengan sesuai. Salah satunya pengolahan data dibagian penyimpanan
(filling). Filling adalah suatu kegiatan yang bertanggung jawab terhadap
penyimpanan, penyusutan (retensi) dan pemusnahan rekam medis. Filling
merupakan bagian dari unit rekam medis yang diakreditasi oleh Departemen
Kesehatan yang bergfungsi sebagai tempat penyimpanan rekam medis atas
dasar sistem penomoran, penyimpanan dan penjajaran tertentu melalui
prosedur yang sistematis sehingga sewaktu – waktu dibutuhkan dapat
menyajikan rekam medis secara cepat dan tepat(5).
 3

Seiring berjalanya waktu, rumah sakit semakin menunjukkan kualitas

dalam memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat, untuk mencapai
tujuan pelayanan yang terbaik perlu dibangun sistem pendukung yang baik
dalam pelayanan rekam medis sesuai prosedur yang telah ditetapkan rumah
sakit. Salah satu faktor pendukung adalah pendistribusian rekam medis.
Distribusi adalah proses pengiriman rekam medis ke poliklinik untuk dilakukan
pelayanan kesehatan. Pendistribusian atau penyerahan rekam medis terjadi
setiap kali ada pasien perjanjian (appointment) dan pasien tanpa perjanjian
(walk in) melalui telepon atau online whatsapp rumah sakit. Pendistribusian
rekam medis yang baik adalah yang cepat, akurat dan efisien. Rekam medis
yang didistribusikan terlalu lama akan menghambat pelayanan kesehatan yang
akan diberikan oleh dokter kepada pasien, karena tanpa adanya rekam medis
maka dokter tidak dapat memberikan pelayanan kesehatan secara terintegrasi
kepada pasien(6).
Menurut Devi Ayu Kumalasari, dalam jurnal yang berjudul “Evaluasi
Kinerja Assembling dalam Pengendalian Ketidaklengkapan Rekam Medis di
Assembling RSUD Ungaran Tahun 2015” terdapat protap tentang
ketidaklengkapan berkas rekam medis secara teori kebijakan rumah sakit sudah
sesuai namun petugas masih belum menjalankan SPO yang sudah diatur.
Sehingga berdasarkan wawancara dengan petugas assembling, hasil analisa
kuantitatif didapatkan ketidaklengkapan 100% pada review pencatatan, review
pelaporan, dan review autentifikasi.
Menurut Yuni Marliani, dalam jurnal berjudul “Tinjauan Keterlambatan
Distribusi Rekam Medis di Rumah Sakit Pertamina Prabumulih Tahun 2015”
bahwa salah satu penyebab terlambatnya distribusi dikarenakan fasilitas ruang
penyimpanan kurang memadai sehingga memperlambat petugas dalam
pengambilan rekam medis di rak penyimpanan. Terlambatnya distribusi rekam
medis akan mengakibatkan terhambatnya pelayanan pasien yang akan berobat
ke poliklinik rawat jalan, padahal pelayanan pasien merupakan hal utama yang
 4

harus diperhatikan di rumah sakit, karena hal tersebut sangat mempengaruhi

kepuasan pasien.
RSIA Kemang Medical Care dengan Motto Safety, Quality and
Compassion mempunyai arti mengedepankan keamanan pasien, berkualitas
dalam memberikan pelayanan, serta memberikan perhatian penuh kepada ibu
dan anak. Perhatian dan pendekatan ini dapat disebut “Life Cycle Approach”
yang artinya siklus kehidupan manusia yang selalu dihargai oleh seluruh jajaran
petugas untuk memberikan pelayanan eksklusif kepada kesehatan ibu dan anak.
Pelayanan yang diberikan tidak hanya pada saat penyembuhan semata, sebagai
sebuah mitra kesehatan yang profesional. RSIA Kemang Medical Care selalu
memberikan pelayanan prima dari dokter yang berpengalaman dan selalu
percaya bahwa komunikasi yang dibangun antara dokter dan pasien memainkan
peran yang penting.
Berdasarkan survei pendahuluan yang dilakukan di RSIA Kemang
Medical Care pada bulan November – Desember 2022, rata – rata pasien tanpa
perjanjian datang untuk berobat setiap harinya kurang lebih sebanyak 25 (dua
puluh lima) sampai 50 (lima puluh) pasien per hari untuk semua poliklinik. Dari
hasil observasi ditemukan sebanyak kurang lebih sebanyak 10 (sepuluh) sampai
dengan 20 (duapuluh) formulir CPPT terpisah dan tercecer dari rekam medis.
Kasus tersebut diakibatkan petugas tidak mengantarkan rekam medis apabila
ada pasien tanpa perjanjian (walk in) yang ingin berobat. Sepengetahuan
petugas hanya menyiapkan rekam medis pasien dengan perjanjian
(appointment). Sedangkan setelah melakukan wawancara secara lisan maupun
tertulis dengan menggunakan metode pedoman wawancara didapatkan hasil
faktor beban kerja yang tidak seimbang dikarenakan menggabungkan uraian
pekerjaan (jobdesk) antara assembling rawat jalan dengan filling distribusi
menjadi alasan petugas tidak mengantarkan rekam medis di setiap poliklinik.
Dalam hal ini poliklinik yang sering mendapatkan formulir CPPT terpisah dan
tercecer adalah klinik kebidanan. Sehingga sering terjadi kesalahpahaman
 5

(misscom) antar petugas filling distribusi, bidan selaku asissten dan dokter
selaku Dokter Penanggung Jawab Pelayanan (DPJP).
Hal ini juga menjadi kebingungan selaku Dokter Penanggung Jawab
Pelayanan (DPJP) yang ingin mereview dan memverifikasi asesmen pasien
pada formulir CPPT dengan melihat riwayat pemeriksaan sebelumnya,
khususnya dokter (SPOG) di klinik kebidanan yang berdampak apabila formulir
CPPT pasien tanpa perjanjian kunjungan sebelumnya tidak ada didalam rekam
medis. Dokter juga tidak bisa melihat hasil pemeriksaan berupa LAB, USG,
CTG, EKG, hasil photography, laporan kardiotokografi apabila pasien
melakukan check rutin kandungan. Kasus tersebut dapat mengakibatkan
kesalahan pencatatan dan pelaporan baik di unit rekam medis maupun unit
kebidanan, bahkan dampak yang lebih buruk bisa dirasakan kepada pasien
apabila ingin mengklaim reimburse pada asuransi yang ingin digunakan. Faktor
tersebut bisa menjadi kekurangan dalam pelayanan yang diberikan kepada
pasien. Butuh langkah yang nyata dan konkrit agar mutu pelayanan rumah sakit
terjalin berkesinambungan antara dokter, pasien dan petugas rumah sakit.
Sehingga akan mempengaruhi indeks kepuasan pasien yang berdampak pada
pelayanan menjadi lebih baik.
Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis tertarik mengambil judul
tentang “Evaluasi Pengelolaan Formulir Catatan Perkembangan Pasien
Terintegrasi (CPPT) Pada Pasien Tanpa Perjanjian Di RSIA Kemang Medical
Care Jakarta”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis merumuskan masalah
tentang “Bagaimana Evaluasi Pengelolaan Formulir Catatan Perkembangan
Pasien Terintegrasi (CPPT) Pada Pasien Tanpa Perjanjian Di RSIA Kemang
Medical Care Jakarta”.

1.3 Tujuan PBL

1.3.1 Tujuan Umum
 6

Mendapatkan Gambaran Pengelolaan Formulir Catatan

Perkembangan Pasien Terintegrasi (CPPT) Pada Pasien Tanpa
Perjanjian Di RSIA Kemang Medical Care.
1.3.2 Tujuan Khusus
a. Menguraikan Standar Prosedur Operasional (SPO) Alur
Pendistribusian Rekam Medis Pasien Tanpa Perjanjian Di RSIA
Kemang Medical Care Jakarta.
b. Menguraikan Jam Kerja Operasional Petugas Filling Distribusi
Menyesuaikan Dengan Jam Pelayanan Di RSIA Kemang Medical
Care Jakarta.
c. Menguraikan Kendala Petugas Filling Distribusi Dalam
Pengelolaan Formulir Catatan Perkembangan Pasien Terintegrasi
(CPPT) Pada Pasien Tanpa Perjanjian Di RSIA Kemang Medical
Care Jakarta.

1.4 Manfaat PBL

1.4.1 Bagi Rumah Sakit
Laporan PBL ini dapat dijadikan sebagai masukan dan tolak ukur untuk
mengevaluasi pelaksanaan pengelolaan formulir CPPT pasien tanpa
perjanjian di rumah sakit.
1.4.2 Bagi Akademik
a. Penulisan ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan refrensi
untuk Magang atau PBL dan bahan pertimbangan bagi mahasiswa
S1 MIK atau bagi pihak lainnya.
b. Meningkatkan kapasitas dan kualitas pendidikan dengan melibatkan
tenaga terampil atau ahli dalam kegiatan Magang atau PBL.
1.4.3 Bagi Penulis
Laporan PBL ini diharapkan dapat menambah wawasan dan
pengetahuan serta pengalaman bagi penulis dalam menerapkan ilmu
teori yang diperoleh selama pendidikan secara langsung di rumah sakit.
 BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pendaftaran Pasien

2.1.1 Pengertian Pendaftaran Pasien
Pendaftaran Pasien merupakan proses awal terjadinya kegiatan rekam
medis disetiap fasilitas kesehatan. Pendaaftaran pasien akan didata
identitas pribadi pasien serta keperluan kunjungan. Selain mencatat data
identitas pasien diperlukan juga pendataan lain mengenai penanggung
jawab pasien, asuransi, pekerjaan dan tanda tangan. Dalam sistem
pendaftaran, pasien akan diterima sebagai pasien rawat jalan, rawat inap
maupun pasien gawat darurat(7).
Pelayanan Rawat Jalan adalah pelayanan yang diberikan kepada
pasien yang masuk rumah sakit untuk keperluan observasi, pengobatan,
rehabilitasi medis dan pelayanan kesehatan lainnya tanpa tinggal di ruang
inap. Pelayanan rawat jalan mencakup pengobatan medis praktek swasta
perorangan, praktek berasama, klinik, pusat pealayanan medis dan swasta
maupun pemerintah termasuk rumah sakit. Pelayanan rawat jalan
merupakan pelayanan pertama dan pintu gerbang rumah sakit yang satu –
satunya bagian dari pelayanan medik untuk memberikan kesan pertama
kepada pasien(8).

2.1.2 Jenis Pendaftaran Pasien

Pendaftaran pasien dapat dibedakan menjadi pasien baru dan pasien lama.
a. Pasien Baru
Pendaftaran pasien baru akan dilaksanakan dengan mengisi
formulir pendaftaran pasien baru untuk mendapatkan data sosial pasien
yang akan dimasukan ke dalam sistem informasi rumah sakit. Setiap
pasien baru akan memperoleh nomor rekam medis pasien, kemudian
pasien akan diberi kartu berobat yang harus dibawa setiap kali pasien
tersebut datang untuk berobat kembali.

17
 8

b. Pasien Lama
Pendaftaran pasien lama dilakukan dengan mencari rekam
medis pasien sesuai dengan nomor rekam medis yang tercantum dalam
kartu berobat pasien(9).

2.1.3 Tujuan Pendaftaran Pasien

a. Memberikan konsultasi kepada pasien yang memerlukan pendapat dari
seorang dokter spesialis
b. Memberikan pengobatan secara langsung maupun tidak langsung
c. Menyediakan pelayanan tindak lanjut bagi pasien rawat inap yang
sudah diijinkan pulang kemudian masih harus menjalani perawatan
kondisi kesehatannya(10)

2.1.4 Proses Pendaftaran Pasien

Dilihat dari proses pendaftaran pasien rawat jalan dapat
dikelompokan menjadi pendaftaran pasien dengan perjanjian
(appointment) dan pasien tanpa perjanjian (walk in).
1) Pendaftaran Pasien Dengan Perjanjian (Appointment)
Pasien dengan perjanjian melakukan pendaftaran melalui via
telepon atau online yang diterima oleh petugas customer service.
Pasien kemudian memilih hari dan tujuan poliklinik yang akan dituju.
Setelah melakukan pendaftaran online selanjutnya pasien datang dan
akan diarahkan ke tempat pendaftaran rawat jalan. Petugas
pendaftaran akan menanyakan nama lengkap atau tanggal lahir,
apabila pasien lama rekam medis sudah dipersiapkan dan tersedia 15
(lima belas) menit sebelm praktek dimulai dan apabila pasien baru
mengisi identitas selanjutnya dibuatkan nomor rekam medis pasien
beserta kartu berobat. Setelah menunjukan kartu berobat, petugas
akan melakukan registrasi untuk kemudian pasien dipersilakan
menuju poliklinik yang akan dituju(11).
2) Pendaftaran Pasien Tanpa Perjanjian (Walk In)
Pasien tanpa perjanjian biasanya datang langsung ke rumah
sakit untuk berobat. Apabila pasien lama pasien diarahkan ke tempat
 9

pendaftaran ditanyakan nama atau tanggal lahir dan poliklinik mana

yang akan dituju dan apabila pasien baru mengisi formulir identitas
baru dan dibuatkan nomor rekam medis pasien beserta kartu berobat.
Pada pasien tanpa perjanjian unit rekam medis belum meyiapkan
berkas rekam medis pasien sehingga menunggu registrasi dari
petugas pendaftaran untuk menunggu melakukan registrasi tracer
yang keluar dari filling untuk kemudian rekam medis pasien dicari
lalu ditulis dilembar ekpedisi dan diantarkan ke poliklinik yang akan
dituju(12).

2.2 Catatan Perkembangan Pasien Teringtegarasi (CPPT)

2.2.1 Pengertian CPPT (Catatan Perkembangan Pasien Teringtegrasi)
Adalah catatan pendokumentasian yang dilakukan oleh tenaga
kesehatan untuk melakukan koordinasi atau kolaborasi antar tenaga
kesehatan dalam melakukan pendokumentasian pelayanan kesehatan
kepada pasien. Bentuk pelaksanaan asuhan terintegrasi adalah
pendokumentasian yang dilakukan oleh dokter, perawat, farmasi dan
nutrisionis. Dokumentasi yang dilakukan dalam catatan terintegrasi
berbentuk catatan perkembangan yang ditulis berdasarkan data subjektif
(S), data objektif (O), analisis data (A) dan planning/perencanaan (P).
Dokumentasi yang terintegrasi dapat dijadikan bukti tertulis dari
kegiatan yang telah dilakukan oleh tenaga kesehatan multidisiplin yang
ada diruangan rawat jalan maupn rawat inap. Dokumentasi yang dikatakan
lengkap apabila pencatatan yang dilakukan oleh dokter, perawat, farmasi
dan nutrisionis jika sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh
rumah sakit, sehingga mampu melindungi tenaga kesehatan terhadap
masalah hukum(13).
2.2.2 Tujuan CPPT (Catatan Perkembangan Pasien Teringtegrasi)
Tujan pelayanan terintegrasi berorientasi pada kepentingan pasien
dan tidak didominasi oleh satu profesi tertentu dalam hal ini adalah
dokter. Seiring berjalanya waktu asuhan terintegrasi ini berkembang
 10

dengan tidak lagi dikuasai secara penuh oleh para dokter. Tentunya hal ini
akan berdampak positif terhadap mutu pelayanan kesehatan. Beberapa
manfaat dari asuhan terintegrasi, meliputi:
a. Meningkatkan mutu pelayanan pada keadaan klinis dan lingkungan
tertentu
b. Dapat menjalin kebersamaan antar tim multidisiplin
c. Mengurangi jumlah intervensi yang tidak perlu
d. Memberikan opsiu pengobatan dan keperawaatan terbaik dengan
pelayanan maksimal
e. Menghindari terjadinya medication error
f. Memberikan opsi pengobatan dengan resiko kecil(14).

2.2.3 Isi CPPT (Catatan Perkembangan Pasien Teringtegrasi)

Struktur dasar yang digunakan dalam menganalis asuhan
teringtegrasi biasanya menggunakan penulisan SOAP. Definisi SOAP
adalah penulisan yang digunakan oleh para tenaga medis untuk merekam
informasi mengenai pasien. SOAP berisikan catatan yang bersifat
sederhana, logis, dan tertulis. Formlir ini sering digunakan dalam
pencatatan perkembangan pasien terintegrasi. SOAP juga digunakan
untuk mendokumentasikan asuhan terintegrasi pasien dalam rekam medis
sebagai catatan kemajuan. Bentuk SOAP pada umumnya digunakan
pengkajian awal pasien dengan cara penulisannya, sebagai berikut:
a. S (subjektif) adalah data subjektif berisi data dari pasien melalui
anamnesis wawancara yang merupakan ungkapan langsung
b. O (objektif) adalah data objektif yang dari hasil observasi melalui
pemeriksaan fisik
c. A (assesment) adalah analisis dan interpretasi berdasarkan data yang
terkumpul kemudian dibuat kesimpulan yang meliputi diagnosis,
antisipasi diagnosis, serta perlu tidaknya dilakukan tindakan
d. P (planning) adalah perencanaan yang merupakan rencana dari
tindakan yang akan diberikan termasuk asuhan mandiri, kolaborasi,
diagnosis atau laboratorium, serta konseling untuk tindak lanjut(15).
 11

2.2.4 Pengelolaan CPPT (Catatan Perkembangan Pasien Teringtegrasi)

Pendokumentasian merupakan suatu bukti pelayanan kesehatan
yang berisi kegiatan pencatatan, pelaporan yang otentik dan menyimpan
semua kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan pasien yang dapat
digunakan untuk mengungkapkan suatu fakta yang dapat dipertanggung
jawabkan. Dokumentasi dalam rekam medis sebagai sarana komunikasi
antar profesi kesehatan dalam memberikan pelayanan kepada pasien.
Komunikasi yang dimaksud adalah komunikasi antar profesi yang
bertujuan untuk mencegah kesalahan informasi, koordinasi interdisipliner,
mencegah informasi berulang dan membantu perawat dalam manejemen
waktunya. Oleh karena itu, pendokumentasian CPPT dikelompokkan
menjadi beberapa bagian.(16), antara lain :
1) Ketentuan Pengisian Rekam Medis
Untuk mencapai data yang optimal pada semua rumah sakit
tentunya memiliki sebuah atau pengawasan yang baik dan saat
diwujudkan dengan menganalisa ketidaklengkapan pengisiannya. Setiap
bukti dari pelayanan medis terhadap pasien melalui dokter, perawat dari
tenaga kesehatan lain yang bertanggung jawab untuk mengisi rekam
medis, sebagai berikut:
a. Setiap tindakan atau konsultasi yang dilakukan terhadap pasien
selambat – lambatnya dalam waktu 1x24 jam harus ditulis dalam
formulir CPPT rekam medis
b. Semua pencatatan harus ditandatangani oleh dokter atau tenaga
kesehatan lainnya sesuai dengan kewenangan dan ditulis nama terang
disertai tanggal
c. Dokter yang merawat dapat memperbaiki keselahan penulisan dan
melakukan pada saat itu juga serta dibubuhi paraf
d. Apabila terjadi ketidaklengkapan rekam medis yang telah dikembalikan
ke unit rekam medis, maka dokter yang bersangkutan dipanggil untuk
melengkapinya(17).
 12

2) Kelengkapan Pengisian Rekam Medis

Rekam medis dikatakan lengkap apabila didalam berkas tersebut
terdapat identitas pasien, maupun informasi penting lainnya dicatatdengan
lengkap. Informasi berkas tersebut harus dengan baik dan sesuai dengan
prosedur yang ada, antara lain:
a. Rekam medis yang sudah selesai dirawat diserahkan oleh petugas
bangsal menggunakan buku ekspedisi pengambilan
b. Petugas assembling melakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen
rekam medis rawat inap sehingga dapat dipisahkan yang lengkap dan
yang belum lengkap
c. Rekam medis yang belum lengkap diserahkan kembali ke unit yang
bertanggung jawab dengan buku ekspedisi
d. Rekam medis yang sudah lengkap diatur sesuai dengan urutan rekam
medis yang diserahkan kebagian filling(18)
Rekam medis dikatakan lengkap apabila isi rekam medis untuk
pasien rawat inap dan perawatan satu hari sekurang – kurangnya memuat:
a. Identitas pasien
b. Tanggal dan waktu
c. Hasil anamnesis, mencakup keluhan dan riwayat penyakit
d. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik
e. Diagnosis
f. Rencana penatalaksanaan
g. Pengobatan dan tindakan
e. Persetujuan tindakan bila diperlukan(19)

2.3 Assembling & Sortiran

2.3.1 Assembling
Assembling yaitu perakitan rekam medis dengan menganalisis
kelengkapan rekam medis, dapat juga diartikan sebagai pengorganisasian
formulir yang menggambarkan siapa, apa, kapan dan bagaimana dalam hal
pelayanan kesehatan pasien yang merupakan bukti tertulis tentang rumah
sakit secara kronologis.
 13

Tujuan dan manfaat assembling memberikan gambaran fakta

terkait keadaan pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu serta
saat ini yang ditulis oleh profesi kesehatan yang berkompeten dalam
pelayanan kepada pasien. Sedangkan manfaat assembling yaitu tenaga
medis memperoleh data keadaan kesehatan individu yang mendapat
pelayanan langkah meliputi data sosial pasien, catatan imunisasi, hasil
pemeriksaan fisik sesuai dengan penyakit dan pengobatan yang diperoleh
selama mendapat pelayanan(20).
Tugas dan fungsi assembling dalam pelayanan rekam medis adalah
sebagai perakit formulir rekam medis, peneliti isi data rekam medis,
pengendali rekam medis tidak lengkap, pengendali penggunaaan nomor
rekam medis dan formulir rekam medis. Sedangkan tugas pokoknya
sebagai berikut:
a. Menerima rekam medis dan sensus harian dari poliklinik.
b. Mencatat setiap penggunaan formulir rekam medis kedalam buku
pengendalian penggunaan formulir rekam medis.
c. Mengalokasikan dan mencatat penggunaan nomor rekam medis
kedalam buku penggunaan nomor rekam medis.
d. Menerima pengembalian rekam medis dan sensus harian rawat inap,
rawat jalan dan unit gawat darurat dengan menandatangani buku
ekspedisi.
e. Mencocokan jumlah rekam medis dan jumlah pasien yang tertulis
pada sensus harian. Jumlah dokumen rekam medis yang diterima
harus sesuai dengan jumlah yang tercatat dalam sensus harian.
f. Meneliti isi kelengkapan rekam medis dan mencatat identitas pasien
kedalam kartu kendali. Sambil meneliti kelengkapan isi sekaligus
formulir rekam medis diatur kembali sehingga sejarah dan riwayat
penyakit pasien mudah ditelusuri.
g. Bila rekam medis belum lengkap, tulis ketidaklengkapannya diatas
secarik kertas yang ditempelkan yang ditempelkan pada sampul
depan rekam medis kemudian dikembalikan ke unit pelayanan yang
 14

bersangkutan untuk dilengkapi oleh petugas yang bertanggung jawab

dengan menggunakan buku ekspedisi, penggunaan kartu kendali
disimpan menurut tanggal pengembalian.
h. Menyerahkan rekam medis yang sudah lengkap ke bagian koding.
i. Menyerahkan sensus harian ke fungsi analising atau reporting.
j. Mencatat dan mengendalikan rekam medis yang isinya belum
lengkap dan secara berkala melaporkan kepada kepala unit rekam
medis mengenai ketidaklengkapan isi berkas dan petugas yang
bertanggung jawab terhadap kelengkapan isi tersebut(21).
2.3.2 Sortiran
Rekam medis yang telah selesai kemudian dilakukan pengambilan
rekam medis (sweaping) disetiap poliklinik, Pengambilan disetiap
poliklinik menunggu serah terima oleh perawat apabila jam praktek
dokter telah selesai dan disertai pembuatan sensus harian. Setelah
dilakukan sweaping mengugnakan trolly tertutup rekam medis baru dan
lama dikumpulkan dimeja sortiran. Apabila terdapat formulir CPPT yang
terpisah dan tercecer dari rekam medis maka petugas distribusi wajib
mengambil dan formulir lembaran tersebut sesuai nama dan nomor rekam
medis yang diletakan sesuai penanggung jawab setiap nomor(22).

2.4 Filling & Distribusi Rekam Medis

2.4.1 Filling
Filling dalam bidang rekam medis memiliki arti suatu kegiatan yang
bertanggung jawab terhadap penyimpanan, penyusutan dan pemusnahan
rekam medis. Selain itu filling juga menyediakan rekam medis yang telah
lengkap beserta isinya sehingga dapat memudahkan penggunaan mencari
informasi sewaktu – waktu jika diperlukan secara cepat dan tepat(23).
Adapun tugas pokok petugas filling:
a. Menyimpan rekam medis dengan metode sesuai dengan kebijakan
penyimpanan rekam medis di rumah sakit
b. Mengambil kembali rekam medis untuk keperluan
 15

c. Menyusutkan (retensi) rekam medis sesuai dengan ketentuan yang

ditetapkan pelayanan kesehatan
d. Memisahkan ruangan penyimpanan rekam medis aktif dan in-aktif
e. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis
f. Menyimpan formulir yang dilestarikan (dokumen abadi)
g. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis
Sedangkan peran dan fungsi filling, antara lain:
a. Sebagai penyimpanan rekam medis
b. Menyimpan rekam medis untuk berbagai keperluan tertentu
c. Pelindung arsip terhadap kerahasiaan isi data rekam medis
d. Melindungi arsip rekam medis atas bahaya kerusakan fisik, kimiawi
dan biologis(24).
2.4.2 Distribusi Rekam Medis
Adalah proses pengiriman rekam medis pada poliklinik tujuan
berobat baik melalui pasien dengan perjanjian maupun pasien tanpa
perjanjian. Pendistribusian rekam medis dilakukan setiap kali ada
permintaan dari tempat pendaftaran pasien berdasarkan keinginan pasien
untuk melakukan pemeriksaan ke poliklinik.
Ada berbagai cara untuk mendistribusikan rekam medis,
pendistribusian dilakukan dengan cara dari satu tempat ke tempat lainnya
menggunakan berbagai macam media antara lain tas atau totebag, troly
atau gerobak yang sudah dimodifikasi sesuai kebutuhan. Oleh karena itu
bagian rekam medis harus membuat satu jadwal pengiriman dan
pengambilan yang efektif untuk diantarkan ke poliklinik yang ada di
rumah sakit(25).
Alur penyediaan rekam medis, meliputi:
a. Pasien mendaftar ke Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
(TPPRJ)
b. Apabila pasien baru, mengisi formulir pendaftaran pasien baru yang
telah disediakan, kemudian petugas pendaftaran menginput identitas
sosial pasien, membuat kartu berobat untuk diberikan kepada pasien
 16

baru yang harus dibawa apabila pasien tersebut berobat ulang dan
menyiapkan rekam medis pasien baru
c. Apabila pasien lama, pasien menyerahkan kartu pasien (kartu
berobat) kepada petugas TPPRJ (Tempat Pendaftaran Pasien Rawat
Jalan), kemudian petugas menginput nama pasien, nomor rekam
medis, poliklinik yang dituju dan keluhan yang dialami, selanjutnya
petugas akan menyiapkan rekam medis pasien berdasarkan data
yang ada pada sistem
d. Rekam medis dikirimkan ke poliklinik oleh petugas distribusi yang
telah diberi kewenangan untuk membawa rekam medis pasien
e. Petugas poliklinik mencatat pada buku register pasien rawat jalan
poliklinik antara lain tanggal kunjungan, nama pasien, nomor rekam
medis, jenis kunjungan, atau pelayanan yang diberikan(26).
Sedangkan langkah – langkah dalam menyediakan rekam medis pada
pasien tanpa perjanjian, yaitu:
a. Menerima tracer dari bagian pendaftaran untuk keperluan
pelayanan atau keperluan tertentu
b. Mencari nomor rekam medis sesuai dengan permintaan yang
tercantum pada tracer
c. Menyelipkan tracer pada rekam medis yang akan diambil dengan
menggunakan outgide
d. Menulis dilembar ekspedisi apabila pasien tanpa perjanjian(27).
 17

BAB 3
KERANGKA OPERASIONAL

3.1 Tempat dan Waktu PBL

Project Based Learning (PBL) ini dilaksanakan mulai tanggal 1
November sampai 31 Desember 2022 di Unit Rekam Medis RSIA Kemang
Medical Care Jakarta yang beralamat di Jalan Ampera Raya Nomor 34,
Kelurahan Ragunan, Kecamatan Pasar Minggu, Kota Jakarta Selatan, Provinsi
Jakarta Selatan 12550.

3.2 Model Kerangka Kerja PBL

Tabel 3.1 Model Kerangka Kerja
INPUT PROSES OUTPUT
1. SPO yang 1. Menguraikan SPO alur Mendapatkan
menjelaskan pendistribusian rekam gambaran dalam
tentang alur pengelolaan formulir
medis pasien tanpa
pendistribusian CPPT pada pasien
rekam medis pasien perjanjian di RSIA
Kemang Medical Care tanpa perjanjian di
tanpa perjanjian di klinik kebidanan
RSIA Kemang Jakarta.
RSIA Kemang
Medical Care 2. Menguraikan jam kerja
Medical Care Jakarta.
Jakarta. operasional petugas
2. Peninjauan jam filling distribusi
kerja operasional menyesuaikan dengan
petugas filling jam pelayanan di RSIA
distribusi belum Kemang Medical Care
sesuai dengan jam Jakarta.
pelayanan di RSIA
3. Menguraikan kendala
Kemang Medical
Care Jakarta. petugas filling
distribusi dalam
3. Kendala dalam
pengelolaan pengelolaan formulir
formulir CPPT CPPT pada pasien
berdasarkan tanpa perjanjian di
ketidakseimbangan klinik kebidanan RSIA
uraian kerja Kemang Medical Care
(jobdesk) antara Jakarta.
assembling rawat
jalan dengan filling
distribusi di RSIA
Kemang Medical
Care Jakarta.

17
 18

Pada tahap input, Standar Prosedur Operasional (SPO) RSIA Kemang

Medical Care sudah memiliki aturan mengenai pengelolaan formulir CPPT. Hal
ini didasari adanya bagan alur pendistribusian rekam medis pasien tanpa
perjanjian, namun pada uraian pekerjaan masih ada petugas filling distribusi yang
belum menjalankan SPO. Atas dasar itulah, perlu dibuat pemecahan masalah
yang meliputi proses dan ouput.
Pada tahap proses, perlu adanya penguraian jam kerja operasional petugas
filling distribusi menyesuaikan dengan jam pelayanan dan kendala petugas atas
dasar ketidakseimbangan uraian pekerjaan (jobdesk) antara assembling rawat
jalan dan filling distribusi menjadi salah satu faktor pendukung ketidaksesuaian
pengelolaan formulir CPPT.
Sehingga dari hasil penguraian tersebut didapatkan output, gambaran
dalam pengelolaan formulir CPPT pada pasien tanpa perjanjian di klinik
kebidanan RSIA Kemang Medical Care Jakarta.

3.3 Definisi Operasional

Tabel 3.1 Definisi Operasional
Definisi
Komponen Cara Ukur Alat Ukur Hasil Ukur
Operasional
Standar Prosedur Rangkaian Telaah Lembar Rangkaian
Operasional (SPO) kegiatan Dokumen Observasi kegiatan dalam
Pengelolaan pengelolaan Dokumen pelaksanaan
Formulir CPPT pengambilan SPO
formulir CPPT pengelolaan
agar tidak terpisah pengambilan
dan tercecer di formulir CPPT
rekam medis

Alur Bagan alur Telaah Lembar Bagan flowchart

Pendistribusian pelayanan Dokumen Observasi alur pelayanan
Rekam Medis pendistribusian Dokumen pendistribusian
Pasien Tanpa rekam medis rekam medis
Perjanjian pasien tanpa pasien tanpa
perjanjian ke perjanjian
setiap poliklinik
yang dituju
 19

Definisi
Komponen Cara Ukur Alat Ukur Hasil Ukur
Operasional
Peninjauan Jam Penyesuaian jam Observasi Pengamatan Perubahan jam
Kerja Operasional operasional Jam operasional
Filling Distribusi mengikuti jam Operasional petugas filling
Belum Sesuai pelayanan dengan distribusi yang
Dengan Jam memperhatikan semula 2 shift
Pelayanan shift antar petugas menjadi 3 shift
1x24 jam (3shift)

Kendala Petugas Beban kerja yang Wawancara Pedoman Penyelarasan

Berdasarkan tidak sesuai Wawancara bagian
Ketidakseimbangan dengan peraturan assembling
Uraian Pekrjaan perundangan rawat jalan
(jobdesk) antara sebaiknya dengan filling
assembling rawat dievaluasi agar distribusi
jalan dengan filling memiliki tugas,
distirbusi pokok dan fungsi
(tupoksi) masing –
masing.

3.4 Prosedur Pengumpulan Data dan Instrumen PBL

3.4.1 Prosedur Pengumpulan Data
Pengumpulan data PBL ini adalah dengan menggunakan data
primer melalui telaah dokumen melalui SPO alur pendistribusian rekam
medis pasien tanpa perjanjian serta pedoman wawancara melalui kendala
petugas dalam pengelolaan formulir CPPT dan data sekunder melalui
observasi dengan peninjauan jam kerja operasional petugas filling
distribusi terhadap jam pelayanan di RSIA Kemang Medical Care Jakarta.
a. Observasi
Proses pengamatan langsung, suatu cara untuk memperoleh
data dan informasi secara langsung terkait peninjauan jam operasional
petugas filling distribusi membutuhkan penyesuaian dengan mengikuti
jam pelayanan di RSIA Kemang Medical Care Jakarta.
b. Wawancara
Wawancara yang digunakan dalam PBL ini adalah wawancara
bebas terpimpin, yaitu wawancara yang menanyakan secara umum
 20

maupun secara rinci dari penelitian yang sedang dilakukan.

Wawancara dilakukan kepada petugas petugas filling distribusi dengan
menggunakan daftar pertanyaan (terlampir) yang dibuat secara formal
maupun informal untuk menggali informasi secara terperinci terkait
kendala dalam pengelolaan formulir CPPT yang terpisah dan tercecer
yang diakibatkan tidak diantarkan apabila ada pasien tanpa perjanjian.
c. Telaah Dokumen
Pengumpulan data rekam medis dengan cara menelaah formulir
CPPT rekam medis klinik kebidanan dengan menyesuaikan uraian
petugas filling distribusi berdasarkan hasil asesmen pasien, hasil
anamnesa, hasil pemeriksaan LAB, USG, CTG, EKG, hasil
photography, laporan kardiotokografi, instruksi PPA tindakan dan
pemberian pelayanan lain yang telah diterima kepada pasien.
3.4.2 Instrumen pengumpulan data
Untuk mendukung penyusunan laporan PBL, instrumen
pengumpulan data yang dibutuhkan adalah:
a. Observasi, digunakan sebagai meninjau sebagai langkah menentukan
keputusan yang akan diambil.
b. Wawancara, digunakan sebagai acuan dalam melakukan pedoman
wawancara.
c. Telaah dokumen, digunakan sebagai lembar observasi dokumen untuk
kepentingan mencatat hasil penelitian.

3.5 Pengolahan dan Analisis Data

Metode pengolahan data yang digunakan dalam PBL ini adalah metode
kualitatif dan untuk analis data yang digunakan pada PBL ini adalah analisis
deskriktif, yaitu menguraikan dan mendeskripsikan data kemudian memaparkan
hasil observasi, wawancara dan telaah dokumen untuk membandingkan dengan
teori yang ada untuk kemudian menjadi suatu kesimpulan. Populasi dalam PBL
ini adalah petugas filling distribusi dan untuk sampel pada PBL ini adalah
formulir CPPT pada pasien tanpa perjanjian di RSIA Kemang Medical Care
Jakarta.
 21

BAB 4
HASIL DAN PEMBAHASAN PBL

4.1 Gambaran RSIA Kemang Medical Care Jakarta

4.1.1 Profil RSIA Kemang Medical Care Jakarta
RSIA Kemang Medical Care adalah sebuah rumah sakit swasta
yang memprioritaskan wanita dan anak yang menjadi rujukan pelayanan
kesehatan bagi masyarakat yang membutuhkan. Rumah sakit yang
diresmikan oleh Bapak Jusuf Kalla pada tanggal 5 Maret 2009 dikelola
oleh PT Sarana Mediktama Kemang yang beralamat di Jalan Ampera
Raya Nomor 34, Kelurahan Ragunan, Kecamatan Pasar Minggu, Jakarta
Selatan dengan mempunyai luas lahan 2909m2 dan luas bangunan
6.533m2.
Dasar operasional RSIA Kemang Medical Care adalah Ijin
Penyelenggaraan Operasional No.5/B.3.1/31.74.04.1004.02.003.S.2/1/-
1.779.3/e/2020 berlaku terhitung sejak tanggal 06 November 2020 sampai
dengan tanggal 06 November 2025. Berdasarkan Ijin Penyelenggaran
Operasional, RSIA Kemang Medical care ditetapkan sebagai Rumah
Sakit Khusus Tipe B. Rumah Sakit Kemang Medical Care sudah
terakreditasi dengan Standar Akreditasi Versi 2012, dengan Sertifikat
Akreditasi Nomor: KARS-SERT/1199/XI/2019 dan dinyatakan lulus
tingkat Madya berlaku terhitung sejak tanggal 14 November 2019 sampai
13 November 2022.

4.1.2 Visi, Misi dan Motto RSIA Kemang Medical Care Jakarta
1) Visi
Menjadi Rumah Sakit Pilihan bagi Wanita dan Anak Secara
Holistic, Aman, Bermutu dan Terpercaya di Indonesia.
2) Misi
a. Memberikan layanan kesehatan yang aman, bermutu dan terfokus
kepada pasien.
b. Menerapkan sistem dan teknologi kesehatan yang tepat guna.

21
 22

c. Menyelenggarakan pelayanan rumah sakit dengan berbasis bukti

dan mengembangkan sistem informasi kesehatan untuk memenuhi
kebutuhan pasien dan masyarakat.
d. Menciptakan lingkungan kerja yang mengutamakan nilai – nilai
profesionalisme, integritas, etika dan kekeluargaan melalui proses
pembelajaran terus menerus.
3) Motto
Motto dari RSIA Kemang Medical Care adalah “Safety Quality
Compassion”. Safety memberikan pelayanan yang sesuai dengan
pedoman Patien Safety. Quality memberikan pelayanan yang
berkualitas dan sesuai dengan standar yang diterapkan di RSIA
Kemang Medical Care. Compassion seluruh tenaga kesehatan yang
berusaha melayani dengan memberikan pelayanan yang terbaik kepada
pasien.

4.1.3 Jenis Pelayanan RSIA Kemang Medical Care Jakarta

RSIA Kemang Medical Care memberikan kapasitas ruangan
perawatan dan berbagai bentuk pelayanan kesehatan, berupa pelayanan
kesehatan spesialistik dan pelayanan kesehatan umum (Unit Gawat
Darurat), imunisasi yang dilaksanakan dalam bentuk rawat jalan dan
rawat inap, antara lain:
1. Pelayanan Gawat Darurat
2. Pelayanan Kesehatan Ibu dan Anak
3. Pelayanan Laktasi
4. Pelayanan Anastesi
5. Pelayanan One Day Care (ODC)
6. Pelayanan Bedah Plastik
7. Pelayanan Fertilitas
8. Pelayanan Konsultasi, Pemeriksaan dan Persalinan Ibu Hamil
9. Pelayanan NICU dan PICU
10. Pelayanan Perinatologi
11. Pelayanan Penyakit Dalam
 23

12. Pelayanan Gigi dan Mulut

13. Pelayanan Kulit dan Kelamin
14. Pelayanan Telinga Hidung Tenggorokan
15. Pelayanan Gizi
16. Pelayanan Akupuntur
17. Pelayanan Bedah Umum
18. Pelayanan Psikologi
19. Pelayanan Fisioterapi dan Tumbuh Kembang
20. Pelayanan Rehabilitasi Medik
21. Pelayanan Penunjang:
a. Pelayanan Farmasi
b. Pelayanan Laboraturium
c. Pelayanan Radiologi
Ruangan – ruangan untuk pelaksanaan kegiatan pelayanan
tersebut dibuat sedemikian rupa dengan mengutamakan kenyamanan,
antara lain:
1. Poliklinik Anak
2. Poliklinik Laktasi
3. Poliklinik Kebidanan (Obgyn)
4. Poliklinik In Vitro Fertilization (IVF)
5. Poliklinik Bedah Plastik
6. Poliklinik Penyakit Dalam
7. Poliklinik THT
8. Poliklinik Gizi
9. Poliklinik Akupuntur
10. Poliklinik Psiokolgi
11. Poliklinik Kulit dan Kelamin
12. Poliklinik Gigi dan Mulut
13. Poliklinik Fisioterapi dan Tumbuh Kembang
14. Poliklinik Umum
15. Unit Gawat Darurat (UGD)
 24

16. Poliklinik Bedah Umum

17. Ruangan Inap VIP dan VVIP
18. Ruangan Perawatan Bayi (NICU, PICU, PERINA)
19. Kamar Bersalin
20. Kamar Operasi
4.1.4 Struktur Organisasi RSIA Kemang Medical Care Jakarta

Gambar 4.1 Struktur Organisasi RSIA Kemang Medical Care Jakarta

4.2 Sejarah Unit Rekam Medis RSIA Kemang Medical Care Jakarta
Sejarah rekam medis RSIA Kemang Medical Care sejalan dengan
berdirinya rumah sakit. Unit rekam medis merupakan unit yang menangani
penyelenggaraan rekam medis di RSIA Kemang Medical Care yang kegiatannya
 25

berada dalam tanggung jawab Wakil Direktur Umum dan Kepala Bidang
Penunjang Medis. Jumlah tenaga rekam medis tahun 2022 berjumlah 11 orang
yang dipimpin oleh satu kepala unit yang berlatar pendidikan D-III Rekam Medis
dan Informasi Kesehatan.
4.2.1 Struktur Organisasi Unit Rekam Medis RSIA Kemang Medical Care
Jakarta

Gambar 4.2 Struktur Organisasi Unit Rekam Medis RSIA Kemang Medical Care Jakarta

4.3 Hasil Project Based Learning (PBL)

4.3.1 Standar Prosedur Operasional (SPO) Alur Pendistribusian Rekam Medis
Pasien Tanpa Perjanjian Di RSIA Kemang Medical Care Jakarta
Bagan alur pendistribusian rekam medis pasien tanpa perjanjian di
RSIA Kemang Medical Care Jakarta
 26

ALUR PELAYANAN REKAM MEDIS

FILING DISTRIBUSI POLIKLINIK

Mulai Mulai

BRM diantar ke
Tracer
Poliklinik

Ya
Memasukkan
BRM diterima
tracer ke dalam
oleh Nurse Station
outguide

Mencari BRM di Perawat

rak penyimpanan melakukan
pengukuran TTV

Ada
BRM BRM diserahkan
kepada Dokter

Tidak ada Ada

1. Lihat Form Ekspedisi 1. Dokter memeriksa pasien

2. Lihat Pendaftaran 2. Dokter menulis SOAP di BRM psn
3. Hubungi Nurse Station

Tidak ada

Konsul ke
Informasi ke Nurse Station spesialis lain
untuk sementara
menggunakan lembar lepas
Tidak

Selesai
BRM psn kembali
ke Filing Distribusi

BRM psn
selesai
Poliklinik
Selesai

Mengambil BRM
selesai Poliklinik

Selesai
Phase

Gambar 4.3 Alur Pendistribusian Rekam Medis Pasien Tanpa Perjanjian Di RSIA
Kemang Medical Care Jakarta
Alur Pendistribusian Rekam Medis Pendaftaran Pasien Tanpa Perjanjian:
a. Petugas mencari rekam medis pasien tanpa perjanjian yang dilihat dari
tracer yang keluar dan menandai di rak dengan menggunakan outgide.
b. Petugas menuliskan nomor rekam medis dan nama pasien dilembar
ekspedisi.
 27

c. Petugas mengantarkan rekam medis pasien tanpa perjanjian ke

poliklinik yang dituju maksimal 10 menit..
d. Petugas melakukan serah terima rekam medis dengan perawat
dipoliklinik.

4.3.2 Peninjauan Jam Kerja Operasional Petugas Filling Distribusi

Menyesuaikan Dengan Jam Pelayanan Di RSIA Kemang Medical Care
Jakarta
Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan, didapatkan
proses pengamatan yang dilakukan secara meninjau penyesuaian jam
operasional petugas Filling Distribusi, diantaranya:
a. Belum sesuainya dengan jam pelayanan yang ada di RSIA Kemang
Medical Care
b. Pemberlakuan fullshift 1x24 jam menjadi pagi, siang, malam (3shift)
c. Beban kerja yang belum sesuai dengan peraturan perundangan antara
uraian pekerjaan (jobdesk) assembling rawat jalan dengan filling
distribusi.

4.3.3 Kendala Petugas Filling Distribusi Dalam Pengelolaan Formulir CPPT

Pada Pasien Tanpa Perjanjian Di RSIA Kemang Medical Care Jakarta
Berdasarkan hasil pedoman wawancara dengan petugas assembling
mengenai faktor yang menyebabkan terpisahnya formulir CPPT dengan
rekam medis pasien, disebabkan oleh ada salah satu diantara petugas
filling distribusi tidak mengantarkan rekam medis pasien ke poliklinik
apabila ada pasien tanpa perjanjian.
Sedangkan hasil pedoman wawancara dengan petugas filling
distribusi, penyebab kendala tidak diantarkanya rekam medis pasien ke
klinik kebidanan dengan pasien tanpa perjanjian, dikarenakan:
a. Petugas belum memahami SPO yang ada sehingga menyebabkan
ketidakpatuhan dalam mengantarkan rekam medis pasien tanpa
perjanjian
b. Belum adanya komunikasi yang terjalin antar petugas terkait
penerapan pengelolaan formulir CPPT pada pasien tanpa perjanjian
 28

c. Tidak adanya penanggung jawab sebagai koordinator ruangan

4.4 Pembahasan
4.4.1 Standar Prosedur Operasional (SPO) Alur Pendistribusian Rekam Medis
Pasien Tanpa Perjanjian Di RSIA Kemang Medical Care
RSIA Kemang Medical Care sudah memiliki Standar Prosedur
Operasional (SPO) tentang alur pendistribusian rekam medis pasien tanpa
perjanjian yang menjelaskan instruksi kerja untuk pengelolaan formulir
CPPT. Nama SPO tersebut adalah “Pengelolaan Lembar Lepas RSIA
Kemang Medical Care”.
Berdasarkan hasil pedoman wawancara dengan petugas assembling
rawat jalan sekaligus petugas filling distribusi, didapatkan bahwa petugas
belum mengetahui sepenuhnya adanya uraian dari SPO alur
pendistribusian pasien tanpa perjanjian.
Instruksi pada SPO alur pendistribusian pasien tanpa perjanjian
pengelolaan formulir CPPT kedepanya harus lebih massif di
sosialisasikan agar dipahami dan diterapkan oleh petugas filling
distribusi, karena penting bagi dokter SPOG selaku DPJP diklinik
kebidanan untuk mengetahui pemeriksaan sebelumnya. Pada SPO
tersebut terdapat instruksi bahwa setelah petugas filling distribusi
menyiapkan rekam medis yang akan berobat ke klinik kebidanan
selanjutnya petugas distribusi mengantarkan rekam medis tersebut ke
klinik kebidanan untuk pasien perjanjian.
Berbeda untuk pasien tanpa perjanjian setelah pasien registrasi ke
pendaftaran lalu tracer keluar diruangan filling kemudian petugas filling
distribusi menyiapkan rekam medis dan menuliskan dilembar ekpedisi,
selanjutnya mengantarkan ke poliklinik. Namun kenyataan dilapangan,
petugas filling distribusi tidak semua mengantarkan rekam medis ke
poliklinik dan hanya menunggu pada saat selesai praktek untuk
mengambil rekam medis (sweaping) yang ada di poliklinik, Hal ini yang
mengakibatkan formulir CPPT seringkali terpisah dan tercecer dari rekam
medis ketika kembali ke sortiran.
 29

Selain ketidakdisiplinan mengikuti alur pendistribusian rekam

medis pasien tanpa perjanjian. Kurang efesien dan efektifnya pengaturan
jam kerja operasional petugas filling distribusi juga mempengaruhi
pelayanan yang belum berjalan dengan semestinya.
Dengan demikian, diharapkan menjadi bahan evaluasi kedepannya
agar petugas filling distribusi untuk memahami dan menerapkan SPO
Alur pendistribusian pasien tanpa perjanjian dalam pengelolaan formulir
CPPT dengan mengantarkan rekam medis dan sekaligus memasukan
kembali formulir CPPT ke dalam rekam medis sesuai dengan tertuang di
SPO.
4.4.2 Peninjauan Jam Kerja Operasional Petugas Filling Distribusi
Menyesuaikan Dengan Jam Pelayanan di RSIA Kemang Medical Care
Jakarta
Berdasarkan Hasil Project Based Learning (PBL) tentang
peninjauan jam kerja operasional petugas filling distribusi menyesuaikan
dengan jam pelayanan di RSIA Kemang Medical Care pada bulan
November sampai Desember 2022, didapatkan hasil:
a. Belum sesuainya dengan jam pelayanan yang ada di RSIA Kemang
Medical Care
Ketidaksesuaian jam pelayanan dengan jam operasional petugas
filling distribusi penyebab alur pendistribusian pasien tanpa perjanjian
tidak berjalan dengan semestinya. Pemberlakuan 1x24 jam (3shift)
bertujuan agar petugas filling distribusi berkelanjutan dalam
mengambil rekam medis ketika selesai praktek (sweaping). Dengan
demikian setelah dilakukan penyesuaiaan jam operasional dengan jam
pelayanan tersebut menjadi solusi agar tidak ada lagi formulir CPPT
yang terpisah dan tercecer dari rekam medis ketika kembali ke
sortiran.
b. Pemberlakuan fullshift 1x24 jam menjadi pagi, siang, malam (3shift)
Kurang efesiensinya pengaturan jam kerja operasional petugas
filling distribusi juga mempengaruhi pelayanan belum berjalan dengan
 30

baik. Petugas filling distribusi jam kerja operasionalnya dua shift yakni
(pukul 07.00-14.00 shift pagi) dan (pukul 14.00-21.00 shift siang)
dengan tenaga setiap shiftnya berjumlah dua orang dan petugas filling
distribusi middle jam kerja operasionalnya satu shift yakni (pukul
10.00-17.00) dengan tenaga setiap shiftnya berjumlah satu orang.
Dengan jam operasional yang belum sesuai perlu adanya peninjauan
kembali agar mengikuti jam pelayanan yang sesuai yaitu 24 jam
dengan rincian pembagian jam operasional yaitu 24 jam dengan
rincian pembagian jam kerja berubah menjadi tiga shift yakni pagi,
siang dan malam (pukul 07.00-14.00 shift pagi), (pukul 14.00-21.00
shift siang) dan (pukul 21.00-07.00 shift malam) dengan jumlah
petugas berjumlah lima orang, setiap shiftnya terdapat satu orang yang
berdinas dan ditambah penunjukan petugas middle (pukul 10.00-17.00)
berjumlah satu orang.
Diharapkan dengan perubahan pengaturan jam kerja operasional
tersebut, tidak ada lagi formulir CPPT pada pasien tanpa perjanjian
tidak diantar sehingga mengakibatkan formulir CPPT terpisah dan
tercecer dari rekam medis ketika kembali ke sortiran.
c. Beban kerja yang belum sesuai dengan peraturan perundangan antara
uraian pekerjaan (jobdesk) assembling rawat jalan dengan filling
distribusi.

Merujuk Pada Peraturan Perundangan Permeneks Nomor 312

Tahun 2020 Tentang Standar Profesi Perekam Medis yang dibawahi
oleh payung hukum terbarukan yaitu Permenkes Nomor 24 Tahun
2022 setiap bagian yang ada didalam rekam medis sudah mempunyai
tugas, pokok dan fungsi (tupoksi) masing – masing. Hal ini didasari
dengan uraian pekerjaan (jobdesk) yang tertuang dalam Standar
Prosedur Operasional (SPO) setiap rumah sakit. Dengan demikian
perencanaan kebutuhan karyawan sudah sesuai dengan beban kerja
yang telah ada untuk diterapkan kepada setiap unit bagian masing –
masing.
 31

Berdasarkan hasil pedoman wawancara yang diperoleh dengan

petugas filling distribusi salah satu faktor petugas tidak mengantarkan
rekam medis apabila ada pasien tanpa perjanjian adalah
ketidakseimbangan uraian pekerjaan (jobdesk) dengan beban kerja. Hal
ini didasari pada penggabungan dua bagian pekerjaan menjadi satu
bagian, sehingga petugas dalam melakukan pekerjaanya seringkali
fokusnya terbagi yang berdampak pada kualitas dan kuantitas kinerja
karyawan. Kekurangan Sumber Daya Manusia (SDM) juga menjadi
salah satu faktor pendukung mengapa formulir CPPT terpisah dan
tercecer dari rekam medis. Hal inilah yang menjadi kendala utama unit
rekam medis khususnya bagian filling distribusi sering mendapatkan
keluhan atau komplain dari Dokter Penanggung Jawab Pelayanan
(DPJP) maupun unit kebidan dan unit keperawatan.
Diharapkan Manajemen Rumah Sakit dapat meninjau kembali
permasalahan beban kerja ini, agar menjadi bahan evaluasi terkait
Standar Prosedur Operasional (SPO) alur pendistribusian pasien tanpa
perjanjian di RSIA Kemang Medical Care.

4.4.3 Kendala Petugas Filling Distribusi Dalam Pengelolaan Formulir CPPT

Pada Pasien Tanpa Perjanjian Di RSIA Kemang Medical Care Jakarta
Kendala petugas filling distribusi dalam pengelolaan formulir
CPPT pasien tanpa perjanjian di RSIA Kemang Medical Care yaitu
formulir CPPT yang terpisah dan tercecer yang disebabkan karena tidak
semua petugas distribusi mengantarkan rekam medis pasien tanpa
perjanjian, setelah dilakukan sweaping dan penyortiran petugas filling
tidak melengkapi formulir CPPT yang terpisah dari rekam medis. Hal ini
berdampak ke petugas assembling yang ingin memasukkan formulir
CPPT kedalam rekam medis pasien.
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas assembling sekaligus
petugas fiiling distribusi kendala pengelolaan formulir CPPT pada pasien
tanpa perjanjian di RSIA Kemang Medical Care, antara lain:
 32

a. Petugas belum memahami SPO yang ada sehingga menyebabkan

ketidakpatuhan dalam mengantarkan rekam medis pasien tanpa
perjanjian
Pemahaman berdasarkan SPO ini menjadi standar mutlak yang
wajib diketahui oleh semua petugas unit rekam medis, karena semua
proses kegiatan atau alur sudah tertuang di SPO tinggal bagaimana
petugas membaca dan menerapkanya pada bagian masing-masing.
Pada hal ini petugas distribusi yang sangat memainkan peran untuk
tidak terjadinya formulir CPPT yang terpisah dan tercecer dari rekam
medis. Perlu adanya literasi dan sosialiasi kembali kepada petugas
filling distribusi agar pengantaran rekam medis pasien tanpa perjanjian
dilakukan sesuai SPO.
b. Belum adanya komunikasi yang terjalin antar petugas terkait
penerapan pengelolaan formulir CPPT pasien tanpa perjanjian
Menyamakan visi dan misi menjadi salah satu faktor penting
agar terjalin rasa kebersamaan dan teamwork dalam satu kesatuan. Hal
ini saling berkaitan karena assembling, filling dan distribusi
merupakan satu kesatuan bagian dari alur sebelum rekam medis
kembali ke rak penyimpanan. Tidak adanya komunikasi yang terjalin
antara petugas akan mengakibatkan salah komunikasi (misscom),
saling mengharapkan pekerjaan dan saling melemparkan tanggung
jawab antar petugas.
Diharapkan dengan perbaikan komunikasi antar petugas dapat
menciptakan suasana yang nyaman dan kondusif yang berdampak pada
menerapkan SPO alur pendistribusian pasien tanpa perjanjian.
c. Tidak adanya penanggung jawab sebagai koordinator ruangan
Dengan adanya penanggung jawab ruangan bisa menjadi salah
satu solusi yang diberikan. Dapat menjadi penengah sebagai
koordinator antar petugas, tempat sarana komunikasi apabila terjadi
permasalahan dengan tidak melempar tanggung jawab satu dengan
lainnya dan sebagai rekomendasi apabila diminta kepala unit rekam
 33

medis untuk pengambil keputusan dibagian assembling dan filling

distribusi.
Diharapkan dengan ditunjuknya penanggung jawab ruangan
sebagai koordinator ruangan menjadi solusi untuk masalah yang terkait
dengan assembling dan filling distribusi dapat terselesaikan.
Penanggung jawab ruangan dipilih sesuai dengan pengalaman dan latar
belakang pendidikan yang sesuai dalam hal ini adalah D-III Rekam
Medis dan Informasi Kesehatan.
 34

BAB 5
KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan
1) RSIA Kemang Medical Care sudah memiliki Standar Prosedur Operasioanal
(SPO) yang menjelaskan tentang alur pendistribusian rekam medis pasien
tanpa perjanjian. Namun instruksi pada SPO alur pendistribusian tersebut
belum sepenuhnya dipahami dan diterapkan oleh petugas filling distribusi.
Hal ini mengakibatkan ketidakpatuhan petugas dalam mengantarkan rekam
medis pasien tanpa perjanjian di RSIA Kemang Medical Care Jakarta.
2) Berdasarkan Hasil Project Based Learning (PBL) yang diteliti pada bulan
November sampai Desember 2022, didapatkan hasil jam kerja operasional
petugas filling distribusi belum sesuai dengan jam pelayanan yang ada di
RSIA Kemang Medical Care. Hal ini didasari masih banyaknya ditemukan
formulir CPPT yang terpisah dan tercecer dari rekam medis saat kembali ke
sortiran dikarenakan tidak adanya berkelanjutan fullshift antar petugas 1x24
jam.
3) Kendala dalam pengelolaan formulir CPPT pada pasien tanpa perjanjian di
RSIA Kemang Medical Care terdapat pada ketidakseimbangan beban kerja
yang digabungkan antara uraian pekerjaan (jobdesk) assembling rawat jalan
dengan filling distribusi. Sebagaimana yang telah diatur oleh peraturan
perundangan yang berlaku seharusnya disetiap bagian unit rekam medis
memiliki tugas, pokok dan fungsi (tupoksi) masing – masing.

34
 35

5.2 Saran
1) Sebaiknya petugas filling distribusi diberikan sosialisasi kembali mengenai
SPO pengelolaan formulir CPPT pada pasien tanpa perjanjian agar memahami
dan menerapkan alur pendistribusian rekam medis di RSIA Kemang Medical
Care Jakarta.
2) Sebaiknya ditinjau kembali jam kerja operasional petugas filling distribusi
agar lebih efektif dan efesien supaya tidak ada lagi formulir CPPT pada pasien
tanpa perjanjian yang terpisah dan tercecer dari rekam medis pada saat
kembali ke unit rekam medis.
3) Sebaiknya dipisahnya uraian pekerjaan (jobdesk) antara assembling rawat
jalan dengan filling distribusi dengan mengacu pada peraturan perundangan
yang berlaku agar beban kerja petugas bisa terbagi yang berdampak pada
peningkatan kualitas dan kuantitas kinerja.
 36

DAFTAR PUSTAKA

1. World Health Organization (WHO). Medical Records Manual A Guide for

Developing Countries Hospital. World; 2002.
2. PERMENKES RI NO 24. Pedoman Pelayanan Tentang Rekam Medis.
Indonesia; 2022.
3. Hatta G. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan
Kesehatan Edisi Revisi 2. Jakarta; 2013.
4. Departemen Kesehatan RI. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit
di Indonesia Revisi II. Jakarta, Indonesia: Direktorat Jenderal Pelayanan Medik
Departemen Kesehetan. Indonesia; 2006.
5. Ritonga, ZA. Tingkat Kepatuhan Petugas Rekam Medis Tentang Sistem
Penyimpanan Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Sinar Husni.
Medan; 2016.
6. Ilyas, MM. Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan di Rumah Sakit Kanker
Dharmais. Jakarta; 2017
7. Fuansari, ET. Analisis Alur Pelayanan dan Antrian di Loket Pendaftaran
Pasien Rawat Jalan RSUD Kota Semarang. Universitas Diponegoro.
Semarang; 2014.
8. Lely, FP. Pelayanan Rawat Jalan Yang Baik. Graha Ilmu. Yogyakarta; 2015.
9. Subekti H. Pedoman Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Baru dan
Lama. Jurnal Kesehatan Nasional. Vol 1 dan 2. Indramayu; 2017.
10. Andriani. Pedoman Tujuan dan Manfaat Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat
Jalan di Rumah Sakit. Tugas Akhir. Universitas Sumatera Utara. Medan; 2009.
11. Tiana, RA. Analisis Pengaruh Pendafataran Rawat Jalan Pasien Dengan
Perjanjian. Skripsi Program Sarjana. Universirtas Gajah Mada. Yogyakarta;
2013.
12. Supriyanto Y. Analisis Pengaruh Pendaftaran Rawat Jalan Pasien Tanpa
Perjanjian. Skripsi Program Sarjana. Universitas Diponegoro. Semarang; 2012.
13. Pribadi, Agung. Persepsi Terhadap Pelaksanaan Dokumentasi Asuhan
Keperawatan Di RSUD Kelete Provinsi Jawa Tengah. Tesis Fakultas
Kesehatan Masyarakat. Universitas Diponegoro. Semarang; 2009.
 37

14. Sari, RP. Analisis Terhadap Pendokumentasian Catatan Perkembangan Pasien

Terintegrasi di RSUP Djamil. Tesis Fakultas Keperawatan. Universitas
Andalas. Padang; 2016.
15. Lasmani, Patricia. Evaluasi Implementasi Rekam Medis Terintegrasi di
Instalasi Rawat Jalan RSUP Dr.Sardjito. Yogyakarta; 2013.
16. Knorth, EJ. Aggressive Adolescentsin Residential Care: A Selective Review
Of Treatment Requirements and Models. Adolescence; 2007.
17. Simanjuntak, M. Tinjauan Kepatuhan Dokter Dalam Pengisian Catatan
Terintegrasi RSU Imelda. Medan; 2018.
18. Nurmalasari, Aryanti. Faktor Kelengkapan Pengisian Rekam Medis Pasien
Rawat Inap Di RS Pertamina Bintang Amin. Lampung; 2017.
19. Dinarti, Ratna A. Dokumentasi Asuhan Keperawatan. Trans Info Media.
Jakarta; 2009.
20. Dirjen Yanmed Depkes RI. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit
Indonesia. Jakarta: departemen kesehatan; 1997.
21. Hatta G. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan
Kesehatan [Internet]. UI Press; 2008. Available from:
http://oasis.iik.ac.id/library/index.php?p=show_detail&id=4208
22. Hanifah S. Gambaran Pelaksanaan Prosedur Tetap RSUD Pasar Rebo. Skripsi
Manajemen Rumah Sakit FKM UI. Depok; 2006.
23. Asmayanti I. Tinjauan Tata Kelola Sistem Filling Rekam Medis Rawat Jalan di
RSUD Datu Sanggul. Jurnal Kesehatan Indonesia, Vol II No1. Minahasa;
2011.
24. Wati, Pujihastutik, Riyoko. Tinjauan Pelaksanaan Penyimpanan dan Penjajaran
Dokumen Rekam Medis di Ruang Filling RSUD dr.Moewardi. E-journal
Stikes Mitra Husada. Karanganyar; 2010.
25. Andria, FD. Tinjauan Penyediaan Dokumen Rekam Medis di RSUD
dr.Soekardjo. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, Vol III No2.
ISSN; 2337-6007. Desember; 2015.
26. Sudrajat I. Hubungan Kecepatan Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat
Jalan Dengan Tingkat Kepuasan Pasien. Jurnal Manajemen Informasi
 38

Kesehatan Indonesia. ISSN;2337-585X, Vol III No1. Maret;2015

27. Dirjen Yanmed Depkes RI. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam
Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi II. Jakarta; 2006.
 39

LAMPIRAN
 40

Lampiran 1.
Pedoman Wawancara (Essai)

1) Wawancara petugas assembling sekaligus filling distribusi RSIA Kemang Medical

Care Jakarta
a. Apakah ada SPO alur pendistribusian terkait pengelolaan formulir CPPT?
• Jika ada, apa saja uraian SPO tersebut?
• Jika tidak ada, apakah tindak lanjut yang dilakukan oleh pihak
manajemen rumah sakit?
b. Apakah ada bagan alur pendistribusian rekam medis pasien tanpa perjanjian?
c. Apa saja faktor – faktor yang dapat mempengaruhi kendala dalam pengelolaan
formulir CPPT pada pasien tanpa perjanjian?
d. Apakah beban kerja menjadi faktor utama alasan tidak diantarkanya rekam
medis pasien tanpa perjanjian?
e. Apakah saudara pernah membaca SPO alur pendistribusian pasien tanpa
perjanjian?
• Jika sudah pernah, apakah saudara memahami dan menerapkan dengan
mengantarkan rekam medis pasien tanpa perjanjian?
• Jika belum pernah, mengapa?
f. Dalam melaksanakan uraian pekerjaan (jobdesk) filling distribusi apakah latar
belakang pendidikan saudara?
g. Apakah saudara pernah ada pengalaman bekerja di unit rekam medis?
• Jika sudah pernah, bagian apa?
• Jika belum pernah, apa yang saudara ketahui tentang rekam medis?
h. Apakah setiap berobat rekam medis pasien dengan perjanjian (appointment)
harus diantarkan ke setiap poliklinik?
i. Apakah setiap berobat rekam medis pasien tanpa perjanjian (walk in) harus
diantarkan ke setiap poliklinik?
j. Apakah perlu peninjauan, jam operasional yang semula 2 shift menjadi 3 shift
untuk mengantisipasi formulir CPPT yang terpisah dan tercecer?
k. Apakah perlu evaluasi, dipisahnya uraian pekerjaan (jobdesk) assembling
rawat jalan dengan filling distribusi?
 41

Lampiran 2.
Tabel Lembar Observasi Dokumen

Ketersediaan
No Yang Diamati Keterangan
Ya Tidak
SPO (Standar Prosedur Penagajuan
1 ✓
Operasional) Revisi
2 Formulir CPPT ✓
3 Alur Pendistribusian ✓
 42

Lampiran 3.
Lembar CPPT Terpisah & Tercecer
43
 44

Lampiran 4.
Standar Prosedur Operasional (SPO) Pengelolaan Lembar Lepas
45
 46

Lampiran 5.
Standar Prosedur Operasional (SPO) Pengelolaan Lembar Lepas – Revisi
47
 48

Lampiran 6.
Surat Izin Project Based Learning (PBL)
 49

Lampiran 7.
Balasan Surat Tugas Dari Lahan Project Based Learning (PBL)
 50

Lampiran 8.
Log Book Lahan (PBL)

LOG BOOK PBL

UNIVERSITAS ESA UNGGUL
PRODI S1-Terapan/S1 MANAJEMEN INFORMASI KESEHATAN

Nama : Agus Widodo

NIM : 20200304155
Judul Laporan PBL : Evaluasi Pengelolaan Formulir Catatan Perkembangan
Pasien Terintegrasi (CPPT) Pada Pasien Tanpa
Perjanjian Di Klinik Kebidanan RSIA Kemang Medical
Care Jakarta
Tempat PBL : RSIA Kemang Medical Care Jakarta
Pembimbing Lahan : Desy Lukitawati, A.Md.PK

Tanda Tangan
No Kegiatan Hari/Tanggal Catatan
Pembimbing
Diskusi tentang SPO
Menentukan topik
yang akan dibahas dan
1 tentang pengelolaan Sabtu, 10-9-2022
perbaikan apabila
lembar lepas
diperlukan
Membuat permohon SPO Ditinjau kembali oleh
2 revisi terkait lembar lepas Selasa, 27-9-2022 Direktur sampai
atas persetujuan Direktur penelitian selesai
Surat diproses SDM
3 Membuat surat ijin PBL Selasa, 4-10-2022 atas persetujuan
Direktur
Di approve Direktur &
Balasan surat tugas dari
4 Selasa, 11-10-2022 mulai menyusun
lahan untuk keperluan PBL
laporan PBL
Perbaikan latar
belakang, tujuan khusus
5 Bimbingan Bab 1 – 3 Kamis, 1-12-2022
& refrensi pustaka,
metode penelitian
Perbaikan kesimpulan,
6 Bimbingan Bab 4 – 5 Kamis, 12-1-2023 saran & pedoman
wawancara, observasi
ACC dengan tanda
Mereview keseluruhan
7 Sabtu, 25-2-2023 tangan basah & cap
laporan PBL
stempel rumah sakit
 51

Lampiran 9.
Form Bimbingan Laporan PBL (Screenshot di SIAKAD)
 52

Lampiran 10.
Berita Acara (Screenshot di SIAKAD)
 53

Lampiran 11.
Form Penilaian (Screenshot di SIAKAD)
 54

LAMPIRAN
PRESENTASI
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74