Mutu pelayanan yang diberikan puskesmas sangat berpengaruh terhadap

citra puskesmas dan kepuasan pasien yang berkunjung ke puskesamas tersebut.

Salah satu faktor yang berperan terhadap mutu pelayanan puskesmas adalah

pengelolaan obat yang dilakukan di puskesmas. Pengelolaan obat perlu untuk

dilakukan untuk mencegah terjadinya kekurangan obat (stock out), kelebihan

obat (over stock), dan pembelian obat secara cito. Puskesamas Muara Dua Kota

Lhokseumawe pernah terjadi kekosongan obat yang disebabkan oleh

peningkatan jumlah pasien. Tujuan dalam penelitian ini untuk mengetahui

gambaran manajemen pengelolaan persediaan obat di Gudang Farmasi

Puskesamas Muara Dua. Jenis penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan

pendekatan studi kasus. Pengambilan sampel pada penelitian ini menggunakan

Teknik Non Random (Non Probability) Sampling dengan metode purposive

sampling. Informan dalam penelitian ini terdiri dari Kepala Puskesmas, Kepala

Penanggung Jawab Farmasi, Penanggung Jawab Sediaan Obat dan BMHP,

Pengelola Obat dan Pengelola BMHP. Hasil penelitian menunjukkan bahwa

pengelolaan persediaan obat di gudang farmasi Puskesmas Muara Dua sudah

cukup efektif, tetapi ada beberapa faktor yang dapat mempengaruhi

kekosongan obat. Hal ini terlihat dari beberapa komponen Input (Sarana

terutama gudang penyimpanan yang kurang representatif), Proses

(ketidakkonsistenan terhadap penggunaan sediaan, perencanaan yang kurang

teliti, suhu ruangan yang berubah-ubah mempengaruhi sediaan yang ada,

keterlambatan pelaporan sediaan yang kosong dan kelalaian petugas yang

mengakibatkan sediaan menjadi rusak dan expired) dan Output (sudah sesuai

i
 dengan kebutuhan). Diharapkan kepada Kepala Instalasi Farmasi Puskesmas

Muara Dua untuk mempertimbangkan penambahan luas gudang farmasi yang

dianggap belum cukup memadai, pengadaan pendingin ruangan yang sesuai

dengan standar dan diharapkan kepada petugas gudang untuk lebih teliti dalam

proses perencanaan sediaan untuk meminimalisir sediaan yang terlupa.

Kata Kunci :Pengelolaan persediaan obat, Gudang Farmasi, Puskesmas.

ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah, yang telah melimpahkan

segala anugerah-Nya sehingga Karya Tulis Ilmiah dengan judul “Gambaran

Pengelolaan Persediaan Obat Di Puskesmas Muara Dua Kota Lhokseumawe”.

Dalam penelitian ini penulis menyadari bahwa banyak pihak yang

membantu, baik secara langsung maupun tidak langsung yang tidak dapat penulis

sebutkan satu persatu, yang semuanya memberikan semangat, menambah

pengetahuan, pemahaman dan kemampuan penulis yang sangat berarti bagi

selesainya Karya Tulis Ilmiah ini. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima

kasih kepada :

1. Bapak H. Ampera Miko DNCom MM, selaku Direktur Politeknik

Kesehatan Kementrian Aceh yang telah memberikan perhatian dan

bimbingan selama ini.

2. Rima Hayati, M.Si, Apt, selaku Ketua Jurusan Farmasi dan selaku

Pembimbing I Politeknik Kesehatan Banda Aceh yang telah mengajarkan

serta memberikan petunjuk baik secara langsung maupun tidak langsung

dengan penuh kesabaran dan ketekunan memberikan dorongan, perhatian,

bimbingan, pengarahan, serta saran dalam pembuatan karya tulis ilmiah ini

mulai dari awal sampai akhir.

3. Seluruh Staf Dosen Pengajar di Politeknik Kesehatan Kementrian Aceh.

iii
 4. Teristimewa kepada Ayahanda dan Ibunda tercinta yang telah banyak

memberikan dukungan dan do’a.

5. Rekan-rekan sejawat dan seperjuangan mahasiswa Politeknik Kesehatan

Kementrian Aceh, yang telah banyak memberikan dukungan.

Penulis menyadari bahwa Karya Tulis Ilmiah ini belum sempurna, maka

dari itu kritik dan saran membangun demi kesempurnaan Karya Tulis Ilmiah ini

dan semoga bermamfaat bagi pembaca, Amin Ya Robbal’Alamin.

Lhokseumawe, 26 Juni 2020

Cut Lizayanti

iv
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL.................................................................................i

LEMBAR PERSETUJUAN.....................................................................ii

LEMBAR PENGESAHAN TIM PENGUJI...........................................iii

ABSTRAK.................................................................................................iv

KATA PENGANTAR...............................................................................v

DAFTAR ISI..............................................................................................vii

DAFTAR TABEL.....................................................................................ix

DAFTAR GAMBAR.................................................................................x

DAFTAR LAMPIRAN.............................................................................xi

BAB I PENDAHULIAN

1.1 Latar Belakang..........................................................................1

1.2 Rumusan Masalah.....................................................................3

1.3 Tujuan Penelitian......................................................................3

1.4 Manfaat Penelitian....................................................................4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Tinjauan Umum Tentang Manajemen Logistik Obat-Obatan. .5

2.1.1 Pengertian Managemen...........................................5

2.1.2 Pengertian Logistik.................................................6

2.1.3 Pengertian Obat.......................................................9

v
 2.2 Tinjauan Umum Tentang Pengelolaan Persediaan...................9

2.3 Fungsi-Fungsi Pengendalian Persediaan Obat Di Puskesmas. .11

2.3.1 Perencanaan............................................................11

2.3.2 Permintaan..............................................................11

2.3.3 Penerimaan..............................................................12

2.3.4 Penyimpanan...........................................................12

2.3.5 Pendistribusian........................................................15

2.3.6 Pengendalian...........................................................16

2.3.7 Pencatatan, Pelaporan dan Pengarsipan..................16

2.3.8 Pemantauan dan Evaluasi Pengelolaan Obat..........17

2.3.9 Indikator Fungsi-Fungsi Pengelolaan Obat............17

2.4 Tinjauan Umum Tentang Puskesmas........................................21

BAB III KERANGKA PENELITIAN

3.1 Kerangka Konsep......................................................................24

3.2 Definisi Operasional Variabel Penelitian..................................25

BAB IV METODE PENELITIAN

4.1 Jenis Penelitian..........................................................................27

4.2 Waktu dan Tempat Penelitian...................................................27

4.3 Populasi dan Sampel Penelitaian..............................................27

4.4 Pengukur dan Pengamatan Variabel Penelitian........................28

4.5 Pengumpulan Data....................................................................28

4.6 Analisis Data.............................................................................29

vi
 4.7 Penyajian Data..........................................................................29

BAB V HASIL PENELITIAN

5.1 Gambaran Umum Puskesmas Muara Dua................................31

5.2 Karakteristik Informan..............................................................33

5.3 Wawancara Pemilihan Obat Di Puskesmas Muara Dua...........34

5.4 Pembahasan...............................................................................49

5.4.1 Masukan (Input)......................................................49

5.4.2 Proses (Process)......................................................53

5.4.3 Keluar (Output).......................................................54

BAB VI HASIL PENELITIAN

6.1 Kesimpulan...............................................................................56

6.2 Saran.........................................................................................56

Daftar Pustaka.............................................................................................58

Lampiran

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Pengelolaan Persediaan Obat.....................................................7

Tabel 2 Definisi Operasional..................................................................23

vii
viii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Kerangka Konsep ................................................................ 22

ix
x
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Permohonan Pengambilan Data Awal..................60

Lampiran 2 Surat Balasan Selesai Pengambilan Data Awal.............61

Lampiran 3 Surat Permohonan Penelitian.........................................62

Lampiran 4 Surat Balasan Selesai Melakukan Penelitian..................63

Lampiran 5 Dokumentasi...................................................................64

Lampiran 6 Kuisioner........................................................................65

xi
xii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sistem kesehatan nasional adalah keadaan sehat, baik secara fisik, mental, spiritual

maapun sosial yang memungkinkan setiap orang hidup produktif secara sosial dan

ekonomis. Pembukaan Undang-Undang Dasar 1945. Dalam Sistem Kesehatan Nasional

(SKN) 2009, disebutkan pembangunan kesehatan adalah upaya yang dilaksanakan oleh

semua komponen bangsa yang bertujuan untuk meningkatkan kesadaran, kemauan, dan

kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar peningkatan derajat kesehatan masyarakat

yang setinggi-tingginya dapat terwujud.

Kesehatan adalah salah satu unsur penting dalam upaya pembangunan manusia.

Kondisi kesehatan yang optimal dari seseorang atau masyarakat di suatu negara akan

memberikan kemampuan yang lebih besar untuk memenuhi kebutuhannya. Kebutuhan

hidup tersebut mencakup kebutuhan terhadap pendidikan dan ekonomi yang pada

gilirannya akan berdampak pada meningkatnya kualitas sumber daya manusia sebagai

pelaku pembangunan.8

Kondisi kesehatan yang optimal dapat dicapai melalui upaya kesehatan yang

mencakup pendekatan pemeliharaan, penyembuhan penyakit dan pemulihan kesehatan

13
yang di lakukan secara menyeluruh, terpadu dan berkesinambungan. Pendekatan

penyembuhan penyakit dan pemulihan merupakan pendekatan yang membutuhkan

ketersediaan obat yang aman dan memadai. Hal ini diatur dalam kebijakan Obat Nasional

(KONAS) yang dikeluarkan oleh pemerintah pada tahun 2006.7

Pengelolaan obat di puskesmas merupakan hal yang sangat penting yang perlu di

perhatikan, mengingat dengan pengelolaan yang tidak sesuai dengan prosedur yang tepat

akan terjadi masalah tumpang tindih anggaran dan pemakaian yang tidak tepat guna.1

Menurut WHO di negara berkembang, biaya obat sebesar 24-66% dari total biaya

kesehatan. Belanja obat yang demikian besar tentunya harus dikelola dengan efektif dan

efisien. Perencanaan merupakan kegiatan dasar dari pengelolaan obat untuk menentukan

kebutuhan obat dan merupakan salah satu fungsi yang menentukan keberhasilan kegiatan

selanjutnya di instalasi farmasi yang nantinya akan bermanfaat bagi kelancaran pelayanan

di Puskesmas. Untuk mewujudkan perencanaan tersebut adanya kegiatan pelaksanaan pada

tahap ini dilakukan pengadaan obat untuk memenuhi kebutuhan obat yang telah ditetapkan

dalam perencanaan. Apabila terjadi kesalahan pada suatu tahap akibatnya akan

mengacaukan siklus secara keseluruhan yang menimbulkan dampak seperti pemborosan,

tidak tersedianya obat, tidak tersalurnya obat, obat rusak, dan lain sebagainya.19

Salah satu faktor yang sangat berpengaruh dalam persediaan obat di Puskesmas

adalah pengontrolan jumlah stok obat untuk memenuhi kebutuhan. Jika stok obat terlalu

kecil maka permintaan untuk penggunaan seringkali tidak terpenuhi sehingga pasien atau

konsumen tidak puas, sehingga kesempatan untuk mendapatkan keuntungan dapat hilang

dan diperlukan tambahan biaya untuk mendapatkan bahan obat dengan waktu cepat guna

14
 memuaskan pasien atau konsumen. Jika stok terlalu besar maka menyebabkan biaya

penyimpanan yang terlalu tinggi, kemungkinan obat akan menjadi rusak atau kadaluarsa

dan ada resiko jika harga bahan atau obat turun.20

Pada data sekunder yang diperoleh dari Puskesmas Muara Dua, pada tahun 2018

selama periode Januari-Desember 2018 terdapat jenis obat yang mengalami kekosongan.

Informan menyebutkan bahwa pada gudang farmasi, kekosongan terjadi diakibatkan oleh

peningkatan jumlah pasien yang secara otomatis mempengaruhi jumlah permintaan obat

dari setiap bulannya. Jika pada bulan ini disediakan sekitar 100-500 stok obat dengan jenis

tertentu, di bulan selanjutnya stok obat tersebut ditambahkan jika dirasa perlu. Namun

belum tentu dapat memenuhi kebutuhan obat sebab peningkatan jumlah pasien sewaktu-

waktu dapat berubah.

Berdasarkan hal tersebut penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana gambaran

pengelolaan peresediaan obat di Puskesmas Muara Dua Kota Lhokseumawe”.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimanakah gambaran Input (SDM, anggaran, sarana, prasaranan dan prosedur)

pengelolaan persediaan obat di Puskesmas Muara Dua Kota Lhokseumawe.

2. Bagaimana gambaran proses pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan,

penyimpanan, pendistribusian, penghapusan, pengendalian dan pencatatan obat di

Puskesmas Muara Dua.

3. Bagaiman gambaran Output pengelolaan persediaan obat yaitu ketersediaan obat di

Puskesmas Muara dua Kota Lhokseumawe

15
1.3 Tujuan Penelitian

1.3.1 Tujuan umum

Untuk mengetahui gambaran pengelolaan persediaan obat di Puskesmas Muara

Dua Kota Lhokseumawe.

1.3.2. Tujuan khusus

1. Mengetahui gambaran Input (SDM, anggaran, sarana, prasaranan dan prosedur)

pengelolaan persediaan obat di Puskesmas Muara Dua Kota Lhokseumawe

2. Mengetahui gambaran proses pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan,

penyimpanan, pendistribusian, penghapusan, pengendalian dan pencatatan obat

di Puskesmas Muara Dua.

3. Mengetahui gambaran Output pengelolaan persediaan obat yaitu ketersediaan

obat di Puskesmas Muara dua Kota Lhokseumawe.

1.4 Manfaat Penelitian

1.4.1 Bagi peneliti

Sebagai aplikasi ilmu pengetahuan dan pengalaman berharga dalam memperluas

wawasan dan pengetahuan penelitian tentang pengelolaan obat.

1.4.2 Bagi Instansi

Sebagai bahan masukkan untuk pengembangan sistem pengelolaan obat di

16
 Puskesmas Muara Dua.

1.4.3 Bagi masyarakat atau Institusi

Sebagai bahan acuan dan referensi bagi peneliti selanjutnya.

17
 BAB II

TINJAUAN TEORITIS

2.1 Tinjauan Umum Tentang Manajemen Logistik Obat-Obatan

2.1.1 Pengertian Managemen

Manajemen dapat didefinisikan sebagai kemampuan atau keterampilan untuk

memperoleh sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-

kegiatan orang lain. Istilah logistik bersumber dari ilmu kemiliteran yang

mengandung 2 aspek yaitu perangkat lunak dan perangkat keras. Termasuk

perangkat lunak adalah kegiatan-kegiatan yang meliput perencanaan dan

18
pelaksanaan dalam lingkup kegiatan-kegiatan produksi, pengadaan, penyimpanan,

distribusi, evaluasi termasuk kontruksi.Sedangkan yang dimaksud perangkat keras

adalah personil, persediaan dan peralatan.4

Menjelaskan Manajemen adalah unsur yang merupakan rangkaian perbuatan

menggerakkan karyawan-karyawan dan mengarahkan segenap fasilitas kerja agar

organisasi yang bersangkutan benar-benar tercapai. 9 Adapun fungsi-fungsi

Manajemen menurut George Terry :

a. Perencanaan (Planning).

Perencanaan (planning) yaitu sebagai dasar pemikiran dari tujuandan

penyusunan langkah-langkah yang akan dipakai untuk mencapaitujuan.

Merencanakan berarti mempersiapkan segala kebutuhan, memperhitungkan

matang-matang apa saja yang menjadi kendala, dan merumuskanbentuk

pelaksanaan kegiatan yang bermaksud untuk mencapai tujuan.

b. Pengorganisasian (Organization)

Pengorganisasian (Organization) sebagai cara untuk mengumpulkan orang-

orang dan menempatkan mereka menurut kemampuan dan keahliannya dalam

pekerjaan yang sudah direncanakan.

c. Penggerakan (Actuating)

Penggerakan (actuating) yaitu untuk menggerakan organisasi agar berjalan

sesuai dengan pembagian kerja masing-masing serta menggerakan seluruh

sumber daya yang ada dalam organisasi agar pekerjaan atau kegiatan yang

dilakukan bisa berjalan sesuai rencana dan bisa mencapai tujuan.

d. Pengawasan (Controlling)

19
 Pengawasan (controlling) yaitu untuk mengawasi apakah gerakan dari

organisasi ini sudah sesuai dengan rencana atau belum. Serta mengawasi

penggunaan sumber daya dalam organisasi agar bisa terpakai secara efektif

dan efisien tanpa ada yang melenceng dari rencana.

2.1.2 Pengertian Logistik

Logistik adalah suatu ilmu mengenai pengadaan, pemeliharaan dan

penyediaan transportasi termasuk pelayanan persediaan dalam jumlah yang sangat

besar kepada banyak orang ditempat-tempat yang jaranknya berjauhan. Dalam

suplai mencakup semua aspek produsen, penyalur ke apotek, toko obat dan sampai

pada penggunaan obat dalam hal ini adalah pasien bersangkutan.

Kegiatan logistik secara umum ada 3 (Tiga) tujuan yakni2 :

a. Tujuan operasional adalah agar supaya tersedia barang serta bahan dalam

jumlah yang tepat dan mutu yang memadai;

b. Tujuan keuangan meliputi pengertian bahwa upaya tujuan operasional dapat

terlaksanan dengan biaya yang serendah-rendahnya; dan

c. Tujuan pengamanan dimaksudkan agar persediaan tidak terganggu oleh

kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian dan penyusutan

yang tidak wajar lainnya, serta nilai yang sesungguhnya dapat tercermin di

dalam sistem akuntansi;

Kegiatan logistik di Rumah Sakit dilakukan berdasarkan siklus yang

berlangsung terus menerus secara berkesinambungan untuk kepentingan produksi

20
 jaya pelayanan kesehatan yang bermutu. Fungsi-fungsi tersebut tergambar dalam

suatu siklus manajemen logistik yang satu sama lain saling berkaitan dan sangat

menentukan keberhasilan kegitaan logistik dalam organisasi20.

Perencanaan &
Peramalan Kebutuhan

Penghapusan Penganggaran

Pengendalian dan
Persediaan

Penganggaran

Pemeliharaan dan
Pendistribusian
Penyimpanan

Bagan 2.1. Pengelolaan Persediaan Obat Depkes RI, 2008

21
 Sumber: Seto (2004)

Sukses dan gagalnya pengelolaan logistik ditentukan oleh kegiatan di dalam

siklus tersebut yang paling lemah. Apabila lemah dalam perencanaan, misalnya

dalam penentuan suatu item barang yang seharusnya kebutuhannya di dalam satu

periode (misalnya 1 tahun) sebesar kurang lebih 1.000 unit, tetapi direncanakan

sebesar 10.000 unit. Akibatnya akan mengacaukan suatu siklus manajemen logistik

secara keseluruhan mulai dari pemborosan dalam penganggaran, membengkaknya

biaya pengadaan dan penyimpan, tidak tersalurkannya obat atau barang tersebut

sehingga barang bisa rusak, kadaluarsa yang bagaimanapun baiknya pemeliharaan

di gudang, tidak akan membantu sehingga perlu dilakukan penghapusan yang

berarti kerugian8. Oleh sebab harus dilakukan pengendalian pada setiap fungsi

tersebut.

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1197/MENKES/SK/X/2004

tentang standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, pengelolaan perbekalan farmasi

berfungsi untuk11 :

a. Memilih perbekalan farmasi sesuai kebutuhan pelayanan rumah sakit.

b. Merencanakan kebutuhan perbekalan farmasi secara optimal.

c. Mengadakan perbekalan farmasi berpedoman pada perencanaan yang telah dibuat

sesuai ketentuan yang berlaku.

d. Memproduksi perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pelayanan

kesehatan di rumah sakit

22
 e. Menerima perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan ketentuan yang

berlaku.

f. Menyimpan perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan

kefarmasian.

g. Mendistribusikan perbekalan farmasi ke unit-unit pelayanan di Rumah Sakit.

2.1.3 Pengertian Obat

Obat adalah benda yang bisa difungsikan untuk merawat penyakit,

membebaskan gejala atau memodifikasi proses kimia dalam tubung masing-masing.

Obat merupakan zat yang digunakan untuk diagnosis, mengurangi rasa sakit dan

mengobati atau mencegah peyakit yang terjadi atau dialami oleh manusia maupun

hewan.

Obat adalah paduan bahan-bahan yang siap untuk digunakan untuk

mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan patologi dalam upaya

penetapan diagnosis, pencegahan, penyembuhan, pemulihan, peningkatan kesehatan

dan kontrasepsi6.

Apabila obat digunakan sbagaimana mestinya, sesuai dengan resep dan

anjuran dokter, atau anjuran Apoteker Pengelola Apotek (APA), maka obat yang

23
 digunakan akan sangat bermanfaat utuk menciptakan pola kehidupan yang sehat,

terhindar dari penyakit sekaligus menyembuhkan berbagai jenis penyakit uang

mendera masing-masing individu, terlebih obat-obatan yang ada di apotek sekarang

dapat dikategoikan obat-obatan modern.

Obat hanya akan berfungsi sebagai alat perantara untuk menyembuhkan atau

membebaskan masing-masing individu dari berbagai jenis penyakit yang mendera

keberadaannya jika digunakan secara tepat, baik secara waktu maupun dosis dari

obat itu sendiri. Sebaliknya, obat akan menjadi racun bagi tubuh masing-masing

individu jika dosis yang digunakan melampaui batas sewajarnya.

2.2 Tinjauan Umum Tentang Pengelolaan Persediaan

Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai

merupakan suatu siklus kegiatan, dimulai dari pemilihan, perencanaan kebutuhan,

pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pemusnahan dan penarikan,

pengendalian, dan administrasi yang diperlukan bagi kegiatan Pelayanan Kefarmasian.

Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus

dilaksanakan secara multidisiplin, terkoordinir dan menggunakan proses yang efektif untuk

menjamin kendali mutu dan kendali biaya. Dalam ketentuan Pasal 15 ayat (3) Undang-

Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit menyatakan bahwa Pengelolaan Alat

Kesehatan, Sediaan Farmasi, dan Bahan Medis Habis Pakai di Rumah Sakit harus

dilakukan oleh Instalasi Farmasi sistem satu pintu. Alat Kesehatan yang dikelola oleh

Instalasi Farmasi sistem satu pintu berupa alat medis habis pakai/peralatan non

24
elektromedik, antara lain alat kontrasepsi (IUD), alat pacu jantung, implan, dan stent.15

Sistem satu pintu adalah satu kebijakan kefarmasian termasuk pembuatan

formularium, pengadaan, dan pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan

Medis Habis Pakai yang bertujuan untuk mengutamakan kepentingan pasien melalui

Instalasi Farmasi. Dengan demikian semua Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan

Medis Habis Pakai yang beredar di Rumah Sakit merupakan tanggung jawab Instalasi

Farmasi, sehingga tidak ada pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan

Medis Habis Pakai di Rumah Sakit yang dilaksanakan selain oleh Instalasi Farmasi.

Dengan kebijakan pengelolaan sistem satu pintu, Instalasi Farmasi sebagai satu-

satunya penyelenggara pelayanan kefarmasian, sehingga Rumah Sakit akan mendapatkan

manfaat dalam hal:

1. Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian penggunaan Sediaan Farmasi, Alat

Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai;

2. Standarisasi Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai;

3. Penjaminan mutu Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai;

4. Pengendalian harga Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai;

5. Pemantauan terapi Obat;

6. Penurunan risiko kesalahan terkait penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan

Bahan Medis Habis Pakai (keselamatan pasien);

7. Kemudahan akses data Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai yang akurat;

8. Peningkatan mutu pelayanan Rumah Sakit dan citra Rumah Sakit; dan

25
 9. Peningkatan pendapatan Rumah Sakit dan peningkatan kesejahteraan pegawai.

Rumah Sakit perlu mengembangkan kebijakan pengelolaan Obat untuk

meningkatkan keamanan, khususnya Obat yang perlu diwaspadai (high- alert

medication).High-alert medication adalah Obat yang harus diwaspadai karena sering

menyebabkan terjadi kesalahan/kesalahan serius (sentinel event) dan Obat yang berisiko

tinggi menyebabkan Reaksi Obat yang Tidak Diinginkan (ROTD).

2.3 Fungsi-Fungsi Pengendalian Persediaan Obat Di Puskesmas

2.3.1 Perencanaan

Perencanaan yakni kegiatan seleksi obat dalam menentukan jumlah dan jenis

obat dalam memenuhi kebutuhan sediaan farmasi di puskesmas dengan pemilihan

yang tepat agar tercapainya tepat jumlah, tepat jenis, serta efisien.14

Perencanaan obat dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan peningkatan

efisisensi penggunaan obat, peningkatan penggunaan obat secara rasional, dan

perkiraan jenis dan jumlah obat yang dibutuhkan.

2.3.2 Permintaan

Permintaan merupakan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan obat yang sudah

direncanakan dengan mengajukan permintaan kepada Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota, sesuai peraturan dan kebijakan pemerintah setempat.

2.3.3 Penerimaan

Penerimaan obat adalah kegiatan menerima obat dari Instalasi Farmasi

26
 Kabupaten/Kota sesuai dengan permintaan yang sudah diajukan oleh puskesmas.11

Pada kegiatan penerimaan obat harus menjamin jumlah, mutu, waktu penyerahan,

spesifikasi, kesesuaian jenis dan harga yang tertera pada pesanan.

2.3.4 Penyimpanan

Penyimpanan adalah suatu kegiatan pengaturan obat agar terhindar dari

kerusakan fisik maupun kimia, agar aman dan mutunya terjamin. Penyimpanan obat

harus mempertimbangkan berbagai hal yaitu bentuk dan jenis sediaan, mudah atau

tidaknya meledak/terbakar, stabilitas, dan narkotika dan psikotropika disimpan

dalam lemari khusus.11 Kegiatan penyimpanan obat meliputi:

a. Perencanaan/persiapan dan pengembangan ruang-ruang penyimpanan

(storage space)

b. Penyelenggaraan tata laksana penyimpanan (storage procedure)

c. Perencanaan/penyimpanan dan pengoperasian alat-alat pembantu pengaturan

barang (material handling equipment)

d. Tindakan-tindakan keamanaan dan keselamatan

Tujuan dari penyimpanan obat yakni23 :

a. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab

b. Memudahkan pencarian dan pengawasan sediaan

c. Memelihara mutu sediaan farmasi

d. Menjaga ketersediaan

Standar Pelayanan Kefarmasian di Puskesmas penyimpanan obat harus

27
mempertimbangkan hal-hal berikut14 :

a. Bentuk dan jenis sediaan

b. Stabilitas suhu, cahaya dan kelembaban

c. Mudah atau tidaknya meledak/terbakar

d. Narkotika dan psikotropika disimpan dalam lemari khusus

Prosedur Sistem Penyimpanan obat yakni16 :

a. Obat disusun berdasarkan abjad ( alfabetis ), persamaan bentuk (obat kering

atau cair) dan cara pemberian obat (luar, oral, dan suntikan)

b. Penyusunan obat berdasarkan frekuensi penggunaan :

1) FIFO (First In First Out) obat yang datang pertama akan kadaluarsa

lebih awal, maka dari itu obat lama harus diletakkan dan disusun paling

depan dan obat baru diletakkan paling belakang.

2) FEFO (First Expired First Out) obat yang lebih awal kadaluarsa harus

dikeluarkan lebih dahulu.

c. Obat disusun berdasarkan volume

1) Barang yang jumlah sedikit harus diberi perhatian/tanda khusus agar

mudah ditemukan kembali

2) Barang yang jumlahnya banyak ditempatkan sedemikian rupa agar tidak

terpisah, sehingga mudah pengawasan dan penanganannya.

Penyimpanan obat harus diberikan tempat yang layak agar sediaan tidak

mudah rusak, bila sediaan rusak maka akan menurunkan mutu obat dan

28
memberikan pengaruh buruk pada pengguna obat. Menurut Dirjen Bina

Kefarmasian dan Alat Kesehatan (2010) ketentuan mengenai sarana penyimpanan

obat antara lain :

a. Gudang atau tempat penyimpanan

2
Luas gudang penyimpanan (minimal 3 x 4 m ), ruangan harus kering

tidak lembab. Terdapat ventilasi agar cahaya dapat masuk dan terjadi

perputaran udara hingga ruangan tidak lembab ataupun panas. Lantai harus

di tegel/semen yang tidak memungkinkan bertumpuknya debu dan kotoran,

jangan ada lantai yang bersudut dan sebisa mungkin dinding gudang dibuat

licin agar debu tidak menempel. Lemari untuk narkotika dan psikotropika

harus selalu terkunci dan memiliki kunci ganda. Sebaiknya gudang

penyimpanan sediaan diberi pengukur suhu ruangan.

b. Kondisi Penyimpanan

Untuk menghindari udara lembab maka perlu dilakukan :

1) Terdapat ventilasi pada ruangan atau jendela dibuka

2) Pasang kipas angin atau AC, dikarenakan semakin panas udara di dalam

ruanagan maka semakin lembab ruangan tersebut

3) Biarkan pengering tetap dalam wadah tablet/kapsul

4) Jangan sampai terdapat kebocoran pada atap

Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran sediaan obat di gudang,

membagi 3 tipe sistem tata ruang penyimpanan obat sistem arah garis lurus, arus U,

dan arus L.13

29
a. Arah garis lurus.

Menggunakan sistem ini proses pengambilan dan penyimpanan barang

relatif cepat. Sediaan yang lama keluar akan disimpan berjauhan dengan

pintu keluar, sedangkan barang yang cepat keluar/sering dibutuhkan akan

diletakkan di dekat pintu keluar agar mudah dalam pengambilannya.

b. Arus U

Sistem pengambilan dan penyimpanan dengan arus U, apabila posisi gudang

berkelok-kelok maka barang yang lama keluar akan diletakkan di dekat pintu

penerimaan barang, sedangkan untuk barang yang cepat keluar diletakkan di

dekat pintu keluar

c. Arus L

Lokasi gudang dengan tipe arus L tidak berbelok-belok dan

pengambilan mudah terjangkau. Barang yang sering dibutuhkan/cepat keluar

harus diletakkan didekat pintu keluar, sedangkan untuk barang yang lama

pengeluarannya diletakkan dekat pintu masuk.

Indikator penyimpanan obat bertujuan untuk meningkatkan efisiensi

obat, mempertahankan kualitas obat, mengoptimalkan manajemen

persediaan serta memberikan informasi kebutuhan obat yang akan datang.18

Indikator penyimpanan obat terbagi sebagai berikut17 :

1) Persentase kecocokan antara barang dan stok komputer atau kartu stok

2) Turn Over Ratio (TOR)

30
 3) Sistem penataan gudang

4) Persentase nilai obat yang kadaluarsa atau rusak

5) Persentase stok mati

6) Persentase nilai stok akhir obat

2.3.5 Pendistribusian

Pendistribusian adalah kegiatan pengeluaran dan penyerahan obat secara

teratur dan merata untuk memenuhi kebutuhan sub unit farmasi puskesmas dengan

jenis, mutu, jumlah dan waktu yang tepat. Sistem distribusi yang baik harus :

menjamin kesinambungan penyaluran/ penyerahan, mempertahankan mutu,

meminimalkan kehilangan, kerusakan, dan kadaluarasa, menjaga tetelitian

pencatatan, menggunakan metode distribusi yang efisien, dengan memperhatikan

peraturan perundangan dan ketentuan lain yang berlaku, menggunakan sistem

informasi manajemen.

2.3.6 Pengendalian

Kengendalian merupakan kegiatan untuk tercapainya sasaran yang

15

diinginkan sesuai dengan program yang sudah ditetapkan agar tidak terjadi

kelebihan dan kekurangan/kekosongan obat di puskesmas. Pengendalian persediaan

adalah upaya untuk mempertahankan persediaan pada waktu tertentu dengan

mengendalikan arus barang yang masuk melalui peraturan sistem

31
 pesanan/pengadaan (schedule inventory dan perpetual inventory), penyimpanan

dan pengeluaran untuk memastikan persediaan efektif dan efisiensi atau tidak

terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan, kerusakan, kedaluarsa dan

kehilangan serta pengembalian pesanan sediaan farmasi.24

2.3.7 Pencatatan, pelaporan dan pengarsipan

Pencatatan, pelaporan, pengarsipan merupakan rangkaian kegiatan

penatalaksanaan obat secara tertib, yang diterima, disimpan, didistribusikan, dan

digunakan di puskesmas. Adapun tujuan dari pencatatan, pelaporan, pengarsipan

yaitu bukti pengelolaan telah dilakukan, sumber data untuk pembuatan laporan,

sumber data unutk melakukan pengaturan dan pengendalian. Kegiatan pencatatan

dan pelaporan meliputi :

a. Pencatatan Penerimaan Obat

1) Formulir Penerimaan Obat

Merupakan dokumen pencatatan mengenai datangnya obat berdasarkan

pemberitahuan dari panitia pembelian

2) Buku harian penerimaan barang

Dokumen yang memuat catatan mengenai data obat/dokumen obat harian

32