MEMORANDUM

Kepada : Seluruh karyawan PT Unilever Indonesia Tbk

Perihal : Prosedur Pengajuan Cuti, P1, P4, dan S1 serta Pengurusan Koreksi Absensi

Sebagai bagian dari tanggung jawab dan komitmen bersama untuk secara terus menerus meningkatkan
disiplin dan tertib administrasi, berikut disampaikan kembali peraturan mengenai prosedur pengajuan Cuti,
P1, P4, dan S1 sesuai dengan update beberapa sistem yang dipergunakkan saat ini serta batas waktu yang
baru bagi pengurusan koreksi absensi.

A. Prosedur Pengajuan Cuti, P1, P4, dan S1

CUTI 1. Memberitahukan Kepala Bagian maksimal 3 hari sebelumnya.

2. Mengajukan dan meminta persetujuan ke Team Leader dan Kepala Bagian dengan
menggunakan Digitime.
3. Bagi pabrik yang belum memberlakukan Digitime, karyawan mengirimkan informasi
Cuti yang sudah disetujui Team Leader dan Kepala Bagian melalui email ke HR Admin
untuk dilakukan perubahan pada TAS

P1 1. Memberitahukan Kepala Bagian maksimal 3 hari sebelumnya

2. Mengajukan Ijin P1 melalui Digitime dan meminta persetujuan ke Team Leader dan
Kepala Bagian dengan melampirkan bukti yang dapat dipertanggungjawabkan
3. Bagi pabrik yang belum memberlakukan Digitime, karyawan mengirimkan informasi
P1 yang sudah disetujui Team Leader dan Kepala Bagian melalui email ke HR Admin
untuk dilakukan perubahan pada TAS

P4 1. Memberitahukan Kepala Bagian maksimal 3 hari sebelumnya

2. Mengajukan Ijin P4 melalui Digitime dan meminta persetujuan ke Team Leader dan
Kepala Bagian dengan melampirkan bukti yang dapat dipertanggungjawabkan
3. Bagi pabrik yang belum memberlakukan Digitime, karyawan mengirimkan informasi
P4 yang sudah disetujui Team Leader dan Kepala Bagian melalui email ke HR Admin
untuk dilakukan perubahan pada TAS

S1 1. Memberitahukan TL/Kepala Bagian selambat-lambatnya 90menit sebelum shift

dimulai, kecuali dalam kasus darurat
2. Membawa surat sakit saat hari pertama masuk kerja untuk mendapatkan verifikasi
dari Team Leader/atasan langsung.
3. Surat sakit yang telah mendapatkan verifikasi dari Team Leader/atasan langsung,
kemudian dibawa ke MOH untuk diverifikasi lebih lanjut.
4. Tim MOH akan mengirimkan informasi surat sakit yang telah diverifikasi melalui email
ke HR. Selanjutnya HR Admin akan merubah status S1 pada TAS.

- Bilamana karena alasan mendesak dan mendadak tidak dapat dielakkan sehingga menyebabkan
karyawan tidak dapat masuk bekerja (misal kerabat meninggal dunia), karyawan wajib

BYH
BYH
Rma
Rma
 memberitahukan Kepala Bagian (Telepon/SMS/Whatsapp) paling lambat 90 menit sebelum waktu
masuk kerja dan wajib memberikan bukti tentang ketidakhadirannya pada saat kembali masuk
bekerja.

- Dokumen Pendukung yang harus disertakan dalam pengajuan S1 dan P1 adalah:

Jenis Pengajuan Dokumen Pendukung

1 Sakit Surat keterangan dari RS (ada tgl masuk dan keluar RS)

2 Kelahiran Ada surat keterangan Lahir dari RS/Bidan/Klinik/ RT&RW

3 Meninggal Surat keterangan dari RS/RT&RW (dengan menyebutkan nama yg

meninggal beserta tanggal meninggal dunia)

4 Korban Bencana Alam Photo lokasi dan surat keterangan RT&RW

5 Menikah Surat menikah/akta nikah

6 Khitan/Baptis Surat keterangan dari RS , surat baptis dari gereja

7 Pengangkatan anak Surat keterangan pengadilan

8 Penggusuran Surat keterangan RT&RW

9 Jaga Lingkungan/Ronda Surat keterangan RT&RW

10 Pindah rumah (bukan Surat keterangan RT&RW tempat tinggal yang baru
kontrakan)
11 Akad kredit rumah Surat undangan dari developer/BANK

12 SIM Copy SIM baru

13 KTP ▪ KTP baru : undangan dari RT&RW

▪ KTP lama : copy KTP
14 Jubilaris Undangan jubilaris & absensi kehadiran jubilaris

15 Wisuda Undangan wisuda

karyawan/anak/keluarga
16 Undangan instansi Undangan resmi pemerintah/intansi
pemerintah
17 Daftar Haji Undangan resmi

B. Prosedur Pengurusan Koreksi Absensi

- Pengurusan absensi karyawan baik karena Sakit, P1, Cuti maupun P4 agar diselesaikan paling lambat
pada hari pertama karyawan masuk bekerja. Apabila hari pertama masuk bertepatan dengan jadwal
karyawan masuk shift malam, maka diperkenankan di hari pertama minggu berikutnya.

- Karyawan mendapat kesempatan untuk koreksi absensi maksimal di bulan ke-dua setelah tanggal
absensi, di tanggal 1 di bulan tersebut. Misal, karyawan absen di tanggal 26 Desember 2022, maka
paling lambat koreksi absen dilakukan di tanggal 1 Februari 2023, untuk dapat diikutsertakan ke dalam
pembayaran koreksi absensi di gaji bulan Februari 2023.

BYH
BYH
Rma
Rma
 C. Peran Karyawan, Team Leader, Kepala Bagian, dan HR

Karyawan • Disiplin terhadap diri sendiri dan pekerjaan

• Selalu memberikan kabar ke atasan apabila berhalangan hadir atau datang
terlambat
• Segera memperbaiki absensi dengan melampirkan bukti yang sesuai sesaat
setelah kembali bekerja
Team Leader • Bertanggung jawab terhadap kehadiran masing-masing personil timnya
• Melakukan verifikasi apabila ada timnya yang tidak hadir
• Segera memberitahukan Kepala Bagian apabila terdapat timnya yang tidak
masuk baik sakit, mangkir, maupun terlambat
• Memberikan bimbingan untuk performa timnya
• Memberikan peringatan dan arahan kepada timnya yang kurang disiplin
Kepala Bagian • Memberitahukan HR apabila terdapat timnya yang mangkir dan terlambat
untuk tindakan lebih lanjut
• Memberikan bimbingan untuk memperbaiki performa timnya
• Memberikan peringatan dan arahan kepada teamnya yang kurang disiplin
HR • Memberikan report absensi ke masing-masing Team Leader dan Kepala Bagian
baik secara langsung maupun melalui admin area
• Bersama dengan Kepala Bagian melakukan bimbingan untuk memperbaiki
performa tim

Demikian pengumuman ini disampaikan untuk menjadi perhatian dan dilaksanakan.

Cikarang, Januari 2023

Bagus Semara Wima

Bagus Semara Wima (Jan 26, 2023 13:38 GMT+7)

AA Gde Bagus Semara Wima

Indonesia Business Operations HRBP & National IR Lead

BYH
BYH
Rma
Rma
2023 Memorandum Koreksi Absensi
Final Audit Report 2023-01-26

Created: 2023-01-20

By: Irwanti Barianita (irwanti.barianita@unilever.com)

Status: Signed

Transaction ID: CBJCHBCAABAAqp3gzkefx9Kn2Xgc9jDwKcbkX6wFcFSE

"2023 Memorandum Koreksi Absensi" History

Document created by Irwanti Barianita (irwanti.barianita@unilever.com)
2023-01-20 - 3:29:38 AM GMT- IP address: 136.226.235.98

Document emailed to Bambang-Yudi Handono (Bambang-Yudi.Handono@unilever.com) for approval

2023-01-20 - 3:32:22 AM GMT

Email viewed by Bambang-Yudi Handono (Bambang-Yudi.Handono@unilever.com)

2023-01-20 - 3:38:12 AM GMT- IP address: 136.226.237.86

Document approved by Bambang-Yudi Handono (Bambang-Yudi.Handono@unilever.com)

Approval Date: 2023-01-21 - 1:04:58 PM GMT - Time Source: server- IP address: 136.226.235.96

Document emailed to RM.Ardiantara@unilever.com rm.ardiantara (RM.Ardiantara@unilever.com) for approval

2023-01-21 - 1:04:59 PM GMT

Email viewed by RM.Ardiantara@unilever.com rm.ardiantara (RM.Ardiantara@unilever.com)

2023-01-22 - 0:00:39 AM GMT- IP address: 36.84.118.52

Email viewed by RM.Ardiantara@unilever.com rm.ardiantara (RM.Ardiantara@unilever.com)

2023-01-26 - 5:20:36 AM GMT- IP address: 104.47.2.254

Document approved by RM.Ardiantara@unilever.com rm.ardiantara (RM.Ardiantara@unilever.com)

Approval Date: 2023-01-26 - 5:21:48 AM GMT - Time Source: server- IP address: 136.226.235.89

Document emailed to Bagus Semara Wima (Bagus.Semara-Wima@unilever.com) for signature

2023-01-26 - 5:21:49 AM GMT

Email viewed by Bagus Semara Wima (Bagus.Semara-Wima@unilever.com)

2023-01-26 - 6:36:41 AM GMT- IP address: 136.226.235.80

Document e-signed by Bagus Semara Wima (Bagus.Semara-Wima@unilever.com)

Signature Date: 2023-01-26 - 6:38:33 AM GMT - Time Source: server- IP address: 136.226.235.80
Agreement completed.
2023-01-26 - 6:38:33 AM GMT