SISTEM INFORMASI PRESENSI

ONLINE (SIPO)

SUB BIDANG DATA DAN INFORMASI KEPEGAWAIAN

BIDANG DATA DAN INFORMASI KEPEGAWAIAN
BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH
PROVINSI BANTEN
2018
ADUHHH !!!
KENAPA
SIHH
HARUS
NGABSEN ?
??????
 PENDAHULUAN
 Pemerintah Provinsi Banten sangat serius mengukur kinerja
aparaturnya, salah satu parameternya adalah tingkat kehadiran
aparatur.
 Pemanfaatan IT dalam pengelolaan absensi terintegrasi mempunyai
peran yang sangat penting terkait dengan pemberian Tunjangan
Penghasilan PNS.
 Aplikasi Absensi terintegrasi merupakan instrumen/alat bantu bagi setiap
Organisasi Perangkat Daerah dalam memantau kedisiplinan Pegawai
sehingga akan dapat meningkatkan kualitas dan kinerja organisasi.
 Informasi yang tersaji secara cepat, lengkap dan akurat juga dapat
dimanfaatkan dalam rangka mendukung kegiatan administrasi
kepegawaian serta memberikan informasi kepegawaian kepada
pimpinan dalam rangka pengambilan keputusan.
 KETERKAITAN SIPO DENGAN KINERJA PEGAWAI

1. SISTEM PRESENSI TERINTEGRASI MENGHASILKAN AKURASI

DATA KEHADIRAN YANG MENJADI SALAH SATU PARAMETER
KINERJA YANG TERUKUR.
2. PEMBERIAN TUNJANGAN PENGHASILAN BAGI PNSD
PROVINSI BANTEN BERKOORELASI DENGAN KINERJA.
3. SALAH SATU KRITERIA PENILAIAN KINERJA PEGAWAI
ADALAH PERILAKU KERJA, MELIPUTI : AKUMULASI
KETERLAMBATAN TANPA IJIN, AKUMULASI PULANG LEBIH
CEPAT TANPA IJIN, SERTA TIDAK MASUK KERJA TANPA IJIN

DATA KEHADIRAN PEGAWAI MENJADI

SANGAT PENTING DALAM PEMBERIAN
TUNJANGAN PENGHASILAN PNS
FITUR APLIKASI PUSAT DAN CLIENT

LOGIN USER
DAN FITUR APLIKASI
5
 PENGATURAN
HARI LIBUR

DAFTAR MESIN
ABSEN DI OPD

6
 PENGATURAN
HARI KERJA

WAKTU TOLERANSI
ABSENSI

7
 INPUT
IJIN KEHADIRAN

8
 INPUT IJIN
PULANG LEBIH CEPAT
/PULANG SEBELUM
WAKTUNYA

9
PELAPORAN KEHADIRAN HARIAN

10
PELAPORAN KEHADIRAN BULANAN

11
SETTING KEHADIRAN MANUAL HARIAN

12
 SIAP
LAKSANAKAN
ABSENSI ONLINE
YANG SUKA
BOLOS SAYA
TANGKAP.......!!!!!
GIMANA
MENGUNAKANN
YA ????????
 KEWAJIBAN PNS/CPNS PEMPROV BANTEN
(STRUKTURAL/FUNGSIONAL)
DALAM MELAKSANAKAN ABSENSI
1. Melaksanakan absensi pada saat masuk dan pulang kerja dengan ketentuan
waktu absensi sebagai berikut :
a. Absensi masuk kantor dimulai pukul 00.00 sampai dengan pukul 11.59 dengan
kategori sebagai berikut :
1) Absensi pukul 00.00 s/d 07.30  masuk kerja tepat waktu
2) Absensi pukul 07.31 s/d 11.59  masuk kerja tidak tepat waktu
(terlambat)
3) Absensi setelah pukul 11.59  tidak masuk kerja
b. Absensi pulang dimulai pukul 13.00 sampai dengan pukul 23.59 dengan
kategori sebagai berikut :
1) Absensi pukul 13.00 s/d 16.00  pulang kerja tidak tepat waktu (pulang
lebih cepat)
2) Absensi pukul 16.01 s/d 23.59  pulang kerja tepat waktu, dan jika
melakukan lembur harus dibuktikan dengan Surat Perintah Lembur/Surat
Tugas dari atasan langsung.
 KEWAJIBAN PNS/CPNS PEMPROV BANTEN
DALAM MELAKSANAKAN ABSENSI

2. PNS/CPNS yang melakukan absensi masuk kantor

setelah pukul 11.59 atau melakukan absensi pulang
kantor sebelum pukul 13.00 dianggap tidak masuk kantor.
3. Bagi PNS/CPNS yang melaksanakan jam kerja sistem shift
atau jam kerja khusus melaksanakan absensi masuk kantor
dan pulang kantor sesuai jam kerja yang telah ditentukan
 KEWAJIBAN PNS/CPNS PEMPROV BANTEN
(FUNGSIONAL GURU)
DALAM MELAKSANAKAN ABSENSI
1. Melaksanakan absensi pada saat masuk dan pulang kerja dengan ketentuan
waktu absensi sebagai berikut :
a. Absensi masuk kantor dimulai pukul 00.00 sampai dengan pukul 11.59 dengan
kategori sebagai berikut :
1) Absensi pukul 00.00 s/d 07.00  masuk kerja tepat waktu
2) Absensi pukul 07.01 s/d 11.59  masuk kerja tidak tepat waktu
(terlambat)
3) Absensi setelah pukul 11.59  tidak masuk kerja
b. Absensi pulang dimulai pukul 13.00 sampai dengan pukul 23.59 dengan
kategori sebagai berikut :
1) Absensi pukul 13.00 s/d 15.30  pulang kerja tidak tepat waktu (pulang
lebih cepat)
2) Absensi pukul 15.31 s/d 23.59  pulang kerja tepat waktu, dan jika
melakukan lembur harus dibuktikan dengan Surat Perintah Lembur/Surat
Tugas dari atasan langsung.
 KEWAJIBAN PNS/CPNS PEMPROV BANTEN
(FUNGSIONAL)
DALAM MELAKSANAKAN ABSENSI

2. PNS/CPNS yang melakukan absensi masuk kantor

setelah pukul 11.59 atau melakukan absensi pulang
kantor sebelum pukul 13.00 dianggap tidak masuk kantor.
3. Bagi PNS/CPNS yang melaksanakan jam kerja sistem shift
atau jam kerja khusus melaksanakan absensi masuk kantor
dan pulang kantor sesuai jam kerja yang telah ditentukan
 PENGATURAN WAKTU ABSEN

TM = Terlambat Masuk TMK = Tidak Masuk Kantor

PSW = Pulang Sebelum Waktunya/Pulang Lebih Cepat 18
 PENGATURAN WAKTU ABSEN

PENGATURAN WAKTU ABSENSI GURU

00.00-07.00 07.01-11.59 >11.59

TEPAT WAKTU TM >TMK
00.00-11.59 absen masuk

13.00-15.30 15.31-23.59
PSW TEPAT WAKTU LEMBUR
13.00-23.59 absen pulang

TM = Terlambat Masuk TMK = Tidak Masuk Kantor

PSW = Pulang Sebelum Waktunya/Pulang Lebih Cepat 19
 KEWAJIBAN PNS/CPNS PEMPROV BANTEN
DALAM MELAKSANAKAN ABSENSI
4. Absensi masuk kantor ataupun pulang kantor hanya dilakukan satu kali
input. Apabila dilakukan lebih dari satu kali input maka absensi masuk
yang dipakai adalah input yang pertama, sedangkan untuk absensi pulang
yang dipakai adalah input yang terakhir.
5. Bagi PNS/CPNS yang tidak masuk kantor karena cuti, ijin, sakit,
melakukan perjalanan dinas luar daerah, atau mengikuti diklat/tugas
belajar, dibebaskan dari kewajiban melakukan absensi dengan syarat
menunjukkan surat perintah/surat tugas/surat keterangan/buku ijin yang
diketahui (ditandatangani) atasan langsungnya kepada Kepala Subbagian
yang menangani kepegawaian sebagai dasar pemberian dispensasi tidak
melaksanakan absensi, selanjutnya di entry oleh petugas pengelola absen
pada aplikasi yang disediakan oleh BKD.
6. Bagi PNS/CPNS yang melaksanakan tugas belajar, atau ditugaskan secara
tetap di lapangan yang tidak memungkinkan melakukan absensi di
OPD/UPTD/BALAI unit kerjanya diberikan dispensasi tetap untuk tidak
melaksanakan absensi sepanjang masa penugasan.
 KEWAJIBAN PNS/CPNS PEMPROV BANTEN DALAM
MELAKSANAKAN ABSENSI

7. Bagi PNS/CPNS yang terlambat masuk kantor atau pulang lebih

cepat karena ijin, sakit, atau melaksanakan tugas di luar kantor
yang bersangkutan, dibebaskan dari kewajiban melakukan
absensi dengan syarat menyampaikan copy surat perintah/surat
tugas/surat keterangan/menunjukkan buku ijin yang ditandatangani
atasan langsungnya kepada Kepala Subbagian kepegawaian sebagai
bukti dispensasi tidak absensi, selanjutnya di entry oleh petugas
pengelola absen pada aplikasi yang disediakan oleh BKD.
8. Ijin tidak masuk kantor/terlambat masuk kantor/pulang lebih cepat
dapat dibuat dalam bentuk Buku Ijin yang dipegang oleh masing-
masing PNS/CPNS.
 KEWAJIBAN PNS/CPNS PEMPROV BANTEN
DALAM MELAKSANAKAN ABSENSI

9. Ijin tidak masuk kantor/terlambat masuk kantor/pulang lebih cepat

yang ditulis dalam Buku Ijin, kemudian didokumentasikan dalam
Buku Rekapitulasi Ijin yang dikelola oleh Kepala Subbagian
kepegawaian.
10. PNS/CPNS diberikan diperbolehkan untuk melakukan absensi di
unit kerja/OPD lain dengan syarat : sedang melaksanakan tugas
kedinasan di unit kerja/OPD yang bersangkutan, (ada surat
tugas/keterangan yang diketahui atasan langsung dan disampaikan
kepada Kepala Subbagian kepegawaian).
11. Sanksi/hukuman atas pelanggaran terhadap kewajiban masuk kerja
dan mentaati ketentuan jam kerja mengacu kepada PP 53 Tahun
2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil.
 Tingkat Hukuman/jenis pelanggaran
No KEWAJIBAN KET
Ringan Sedang Berat
1 2 3 4 5 6

•16-20 hari kerja • 31-35 hari kerja

(penundaan (penurunan pangkat Keterlambat
•5 hari gaji berkala pada pangkat setingkat an masuk
kerja selama 1 lebih rendah selama 3
kerja
(tiga) tahun)
(teguran (satu) tahun) dan/atau
• 36-40 hari kerja
lisan) •21-25 hari (pemindahan dalam pulang cepat
•6-10 hari kerja rangka penurunan dihitung
(penundaan jabatan setingkat lebih
Masuk kerja rendah bagi PNS yang secara
kerja dan (teguran kenaikan menduduki jab. Struk kumulatif
pangkat
11 menaati tertulis) selama 1
atau fungsi tertentu) dan
ketentuan • 41-45 hari kerja dikonversi
•11-15 hari (satu) tahun) (pembebasan dari
jam kerja; kerja •26-30 hari jabatan bagi PNS yg 7½ jam
(pernyata kerja menduduki jab. struk dihitung 1
an tidak (penurunan
atau fungsi tertentu) (satu) hari
• 46 hari kerja atau lebih kerja.
puas pangkat pada (pemberhentian dengan
secara pangkat hormat tidak atas Berlaku pd
tertulis) setingkat lebih permintaan sendiri atau Thn yg sdg
rendah selama pemberhentian tidak berjalan.
1 (satu) tahun) dengan hormat sbg PNS)
23
 TATA CARA ABSENSI

1. Untuk PNS/CPNS yang di kantornya sudah dilengkapi mesin absensi elektronik :

a. Melakukan registrasi (pendataan, pemotretan dan pemindaian jari) PNS/ CPNS untuk
mengisi database SISTEM PRESENSI terintegrasi di lingkungan Pemerintah Provinsi
Banten melalui petugas yang ditunjuk oleh BKD.
b. Setelah melakukan pendataan setiap PNS/CPNS akan mendapatkan Kartu Identitas
Pegawai, yang digunakan untuk finger print.
2. Untuk PNS/CPNS yang di kantornya belum dilengkapi mesin absensi elektronik :
Melakukan absensi manual dengan cara mengisi (membubuhkan tandatangan/paraf) pada
Formulir Absensi PNS/CPNS Pemerintah Provinsi Banten, serta menuliskan jam
masuk/pulang sesuai jam kedatangan/kepulangan.
3. Bagi PNS/CPNS yang melaksanakan jam kerja sistem shift atau jam kerja khusus
melaksanakan absensi pada Formulir Absensi PNS/CPNS Pemerintah Provinsi Banten, serta
menuliskan jam masuk/pulang sesuai jam kedatangan/kepulangan.
4. Apabila mesin absensi elektronik tidak berfungsi karena mengalami
gangguan/kerusakan maka PNS/CPNS wajib melakukan absensi manual dengan cara seperti
disebutkan pada poin 2 di atas dan selanjutnya petugas pengelola absensi melakukan entry
kehadiran/kepulangan pada aplikasi yang disediakan oleh BKD.
TATA CARA ABSENSI..........................

5. Rekapitulasi absensi harian, baik yang dilakukan secara elektronik maupun manual wajib
dilaporkan oleh Kepala Subbagian yang menangani kepegawaian kepada BKD setiap hari pada
pukul 12.00 s/d 13.00 melalui perangkat/sistem pelaporan absensi yang telah disediakan oleh
BKD.
6. Rekapitulasi absensi harian bagi PNS/CPNS yang melaksanakan jam kerja sistem shift atau jam
kerja khusus menggunakan formulir pelaporan yang telah ditentukan.
7. Rekapitulasi absensi harian yang dilaporkan sebagaimana dimaksud poin 5 di atas terdiri dari
rekapitulasi absensi masuk dan pulang kantor hari sebelumnya.
8. Rekapitulasi absensi harian dari UPTD/UPTB/Balai/Cabang Dinas dihimpun melalui Kepala
Subbagian yang menangani kepegawaian OPD yang bersangkutan.
9. Rekapitulasi absensi bulanan, baik yang dilakukan secara elektronik maupun manual wajib
dilaporkan oleh Kepala Subbagian kepegawaian kepada BKD dan kepada setiap Pejabat
Struktural di OPD-nya masing-masing (sebagai bahan pengisian instrumen pengukuran kinerja
PNS/CPNS di unit kerjanya) setiap tanggal 1 bulan berikutnya melalui perangkat/sistem
pelaporan absensi yang telah disediakan oleh BKD. Apabila tanggal 1 jatuh pada hari libur maka
penyampaian laporan dilakukan pada tanggal berikutnya pada hari kerja.
 TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB KASUBAG KEPEGAWAIAN

1. Fasilitasi PNS/CPNS di OPD-nya, melakukan registrasi ke dalam data base

absensi terintegrasi.
2. Menyediakan Formulir Absensi PNS/CPNS (absensi manual) sebagai backup
ketika terjadi kerusakan teknis pada SISTEM PRESENSI elektronik.
3. Mengawasi pelaksanaan absensi baik melalui absensi elektronik maupun
manual.
4. Melakukan pendokumentasian surat perintah/surat tugas/surat keterangan/surat
ijin yang menjadi bukti keterangan ijin ketidakhadiran/keterlambatan/pulang lebih
cepat PNS/CPNS di OPD-nya di dalam Buku Rekapitulasi Ijin.
5. Menyusun dan menyampaikan rekapitulasi laporan absensi harian dan
rekapitulasi laporan absensi bulanan, kepada BKD sesuai prosedur yang telah
ditetapkan.
6. Menyampaikan rekapitulasi laporan absensi bulanan PNS/CPNS kepada para
Pejabat Struktural di OPD-nya masing-masing setiap tanggal 1 bulan berikutnya.
 TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB KASUBAG YANG MENANGANI
KEPEGAWAIAN

1. Memelihara dan menjaga fungsi dan keberadaan mesin absensi terintegrasi;

2. Menyampaikan laporan ke BKD apabila terjadi kerusakan teknis
mesin/sistem/jaringan perangkat absensi;
3. Dalam menjalankan tugas pelaksanaan SISTEM PRESENSI teritegrasi
Kasubbagian yang menangani kepegawaian dapat dibantu oleh Jafung Umum
Yang melaksanakan Tugas Tertentu sebagai Pengelola Sistem Informasi
Kepegawaian/Pengelola Administrasi Kepegawaian/Pengelola Absensi sebagai
operator SISTEM PRESENSI di OPD-nya masing-masing;
4. Tugas Kasubbagian yang menangani kepegawaian dalam melaksanakan SISTEM
PRESENSI terintegrasi di UPTD/Balai dapat dilimpahkan kepada Kasubbagian
TU UPTD/Balai
 KEWAJIBAN PEMELIHARAAN
PERANGKAT MESIN ABSENSI
1. BKD Provinsi Banten sebagai pihak yang melaksanakan pengadaan Perangkat
Mesin Absensi (PMA)
2. PMA sebagaimana disebut pada poin 1 merupakan asset/kekayaan milik
Pemerintah Provinsi Banten untuk dipergunakan dalam pelaksanaan SISTEM
PRESENSI terintegrasi.
3. Kepala OPD wajib ;
a. Melaksanakan perawatan/pemeliharaan PMA dengan sebaik-baiknya.
b. Bertanggungjawab penuh terhadap resiko yang melekat pada barang tersebut
termasuk resiko hilang, musnah, penyalahgunaan diluar dinas, kerusakan
yang diakibatkan kelalaian dan hal lain sesuai peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
 PROSEDUR APABILA TERJADI
KERUSAKAN/KEHILANGAN

1. Tim BKD melaksanakan pemeriksaan dan hasilnya dituangkan

dalam Berita Acara Pemeriksaan.
2. Apabila hasil pemeriksaan menunjukan kerusakan/kehilangan
disebabkan Force Majeure (kebakaran, bencana alam, kerusuhan),
maka perbaikan/penggatian perangkat mesin absensi menjadi
tanggungjawab Pemerintah Provinsi Banten.
3. Apabila hasil pemeriksaan menunjukan kerusakan disebabkan faktor
teknis/sistem, maka perbaikan mesin absensi menjadi tanggungjawab
BKD.
 PROSEDUR APABILA TERJADI KERUSAKAN/KEHILANGAN

4. Apabila hasil pemeriksaan menujukan kerusakan/kehilangan, disebabkan faktor

kelalaian/kesengajaan, maka :
a. Jika ditemukan oknum PNS/CPNS yang melakukan
pengrusakan/penghilangan PMA, maka kepada oknum yang bersangkutan
ditetapkan sanksi hukuman disiplin sesuai hasil pemeriksaan Tim Pembina
Disiplin sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun
2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil.
b. Jika tidak ditemukan oknum PNS/CPNS yang melakukan
pengrusakan/penghilangan PMA sanksi diberikan kepada seluruh pegawai
di OPD yang bersangkutan, dalam bentuk pemberian nilai minimal nol (0)
pada aspek ketepatan waktu datang dan aspek ketepatan waktu pulang pada
bulan yang bersangkutan.
c. Jika ditemukan bukan oknum PNS/CPNS yang melakukan
perusakan/penghilangan PMA dilakukan proses hukum kepada pihak penegak
hukum.
d. Kepala OPD wajib melakukan perbaikan/penggantian terhadap PMA yang
hilang/rusak karena faktor kelalaian/kesengajaan.
 Langkah-Langkah
 Perbaikan/penyesuaian sistem
aplikasi
 Peningkatan SDM
(Kuantitas/kualitas operator
simpeg/SIPO)
 Penambahan mesin/infrastruktur
 Peningkatan jaringan
 Layanan mobile
TERIMAKASIH

32