Page 1 of 19

PETUNJUK PELAKSANAAN (JUKLAK)

No. ALB/JKL-003/R08/HRD-NSG/X/2023
Kepada  Division Head
 Department Head
 Area Manager
 Regional Manager (RM)
 Branch Manager (BM)
 MSO Head / NSO Head
 Manager / Assistant Manager
 All SDM
Dari Divisi HRD ER
Perihal SDM Mengundurkan Diri (MD) dan Tidak Lulus (TL)
Lampiran o Lampiran 1 – Pernyataan Penilaian Hasil Kerja SDM

Tanggal 02 Oktober 2023

A. LATAR BELAKANG
1. Adanya SOP No. ALB/JKL-003/R07/HRD-NSG/X/2023 Perihal “SDM Mengundurkan
Diri (MD) dan Tidak Lulus (TL)” tertanggal 02 Oktober 2023.
2. Adanya perubahan ketentuan untuk proses pengajuan SDM Mengundurkan Diri (MD)
dan Tidak Lulus (TL).

B. TUJUAN
1. Memperbarui aturan dan mekanisme setiap SDM yang Mengundurkan Diri (MD) &
Tidak Lulus (TL).
2. Menegaskan kembali proses pengajuan Mengundurkan Diri (MD) dan proses Tidak
Lulus (TL) bagi seluruh SDM Perusahaan supaya tercipta tertib administrasi.

C. KETENTUAN
I. Ruang Lingkup aturan ini berlaku untuk seluruh bisnis di Nusantara Sakti
Group.

II. SDM Mengundurkan Diri (MD)

SDM disebut Mengundurkan Diri (MD) jika atas keinginan pribadinya tidak berkenan
lagi bekerja ataupun memperpanjang masa training / percobaan / magang /
kontraknya di Nusantara Sakti Group.
Ketentuan mengenai proses mengundurkan diri untuk SDM status Karyawan Tetap
(PKT), Karyawan Kontrak (PKWT), Magang, dan Pelatihan diatur sebagai berikut :
1. Kategori SDM Mengundurkan Diri Sesuai Prosedur
SDM dikategorikan mengundurkan diri sesuai prosedur, apabila memenuhi
ketentuan minimal jangka waktu pengajuan permohonan pengunduran diri SDM
sebelum tanggal efektif pengunduran dirinya, yaitu :
Jabatan SDM (termasuk PLT) Waktu Pengajuan MD
Di bawah jabatan BM / MSO Head / NSO Head / Asst.
Minimal 30 Hari
Manager (SDM layer Non Managerial)
BM / MSO Head / NSO Head / Asst. Manager Minimal 60 Hari
SubDept. Head / Dept. Head / Manager / RM / Area
Minimal 90 Hari
Head / Area Manager
SubDiv. Head / Div. Head / GM / SR. GM Minimal 120 Hari
Deputy COO / COO Minimal 180 Hari
 Page 2 of 19

2. Kategori SDM Mengundurkan Diri Tidak Sesuai Prosedur

SDM yang dikategorikan mengundurkan diri tidak sesuai prosedur, yaitu apabila:
a. Mengundurkan diri tidak memenuhi ketentuan dalam poin II.1 di atas.
b. SDM yang mengundurkan diri diketahui telah melakukan hubungan kerja
dengan pihak / subjek hukum lain (double job) tanpa seijin Perusahaan, yang
dapat menyebabkan konflik kepentingan atau mengganggu tugasnya di
Perusahaan.
c. SDM yang mengajukan pengunduran diri karena memiliki masalah hukum
(kasus) baik ketenagakerjaan maupun perdata / pidana dengan Perusahaan,
tanpa melihat apakah masalah hukum (kasus) tersebut telah terselesaikan
atau belum.
3. Khusus untuk kondisi SDM yang pada tahap proses perpanjangan /
pergantian SPK (Surat Perjanjian Kontrak) ternyata tidak mau diperpanjang
/ tidak mau lanjut / mengundurkan diri, maka SDM tersebut tidak perlu
melakukan inputan pada sistem pengajuan pengunduran diri, tetapi akan diproses
secara sistem sesuai ketentuan poin III.3 di bawah.
* SDM yang tidak mau diperpanjang / tidak mau lanjut / mengundurkan diri pada
tahap proses perpanjangan / pergantian SPK tersebut tetap wajib dilakukan Exit
Interview yang hasilnya juga wajib diinput secara sistem oleh pejabat Exit
Interview sesuai dengan poin II.8.p di bawah.
4. SDM yang sedang dalam proses mengundurkan diri tetap wajib melaksanakan
tugas dan tanggung jawabnya dengan sebaik-baiknya sampai dengan tanggal
efektif pengunduran dirinya.
5. Selama proses mengundurkan diri, SDM diperbolehkan izin / cuti jika SDM
tersebut masih memiliki sisa Hak Cuti dan/atau Izin telah disetujui oleh Atasannya.
6. SDM yang mengundurkan diri pada saat masa pelatihan / ikatan dinasnya
(termasuk namun tidak terbatas pada ikatan dinas seperti : SODP, SDP, LDP,
BMDP, dan sebagainya) belum selesai, maka wajib menyelesaikan pembayaran
denda sesuai dengan ketentuan pada Perjanjian Kontrak awal pada saat SDM
yang bersangkutan diterima.
7. Pengunduran diri SDM tidak menghilangkan tanggung jawab ganti rugi yang
menjadi kewajibannya apabila ada kerugian yang dia timbulkan kepada
Perusahaan.
8. Proses Pengajuan Mengundurkan Diri SDM
SDM yang berniat mengundurkan diri wajib mengajukan permohonan
pengunduran dirinya dengan cara sebagai berikut :
a. SDM wajib membuat Surat Pengajuan Pengunduran Diri yang mencantumkan
tanggal pembuatan surat dan tanggal efektif pengunduran diri SDM.
* Apabila SDM yang bersangkutan tidak mencantumkan kedua poin tersebut,
maka akan dinilai masuk dalam kategori SDM Mengundurkan Diri tidak
sesuai prosedur.
** Jika hanya ada salah satu tanggal saja, maka tanggal tersebut dianggap
sebagai tanggal pembuatan Surat Pengunduran Diri, sekaligus sebagai
tanggal efektif pengunduran dirinya.
b. Pembuatan Surat Pengajuan Pengunduran Diri dilakukan dengan kondisi
sebagai berikut :
1) Sebelum tanggal pembuatan surat yang tertulis dalam Surat Pengunduran
Diri SDM, dan
2) Sebelum SDM melakukan input sistem.
c. Permohonan Surat Pengunduran Diri wajib ditandatangani oleh Atasannya
langsung (minimal level SPV) dan Atasan 2 (dua) layernya sebagai bukti bahwa
Atasannya telah mengetahui pengunduran dirinya.
 Page 3 of 19

Contoh :
SDM Accounting dengan jabatan ADM ALL, maka Surat Pengunduran Diri
wajib ditandatangani oleh ADH Cabang sebagai Atasan langsungnya dengan
level SPV, dan oleh BM sebagai Atasan 2 layernya.
Jika kondisi di Cabang tidak ada ADH Cabang, maka penandatanganan
dilakukan oleh BM dan AM ADH.
d. Sebagai pemberitahuan kepada Atasan, Surat Pengajuan Pengunduran Diri
tersebut, wajib diserahkan kepada Atasannya sampai dengan 2 (dua) layer
dalam bentuk Fisik dan Softcopy (via Email / SMS / WA) sebelum tanggal
yang tercantum sebagai tanggal pembuatan surat, dan sebelum melakukan
inputan screen 150. Hal tersebut bertujuan agar pada saat SDM mengajukan
pengunduran diri, Atasan SDM sampai dengan 2 (dua) layer dapat memiliki
waktu untuk :
1) Berkomunikasi dengan SDM yang bersangkutan terkait alasan
pengunduran dirinya,
* Jika diperlukan, proses komunikasi dengan SDM yang bersangkutan
masih dapat dilakukan kembali oleh Atasan setelah inputan pengajuan
Mengundurkan Diri SDM di ACC.
2) Melakukan pemeriksaan kewajiban SDM terhadap Perusahaan (PL / aktiva
/ KBS / Kredit Karyawan / Kuitansi), dan
3) Memperlancar proses approval screen 150 sesuai ketentuannya.
Contoh :
SDM A adalah pejabat PIC yang berencana mengundurkan diri per tanggal 28
Mei 2022. Untuk dapat dinilai sebagai mengundurkan diri sesuai prosedur,
SDM input screen 150 dengan batas waktu paling lambat tanggal 28 April
2022. Maka, yang harus dilakukan oleh SDM A sebelum melakukan
inputan screen 150 adalah :
- Membuat surat pengunduran diri dengan tanggal pembuatan surat yang
tercantum adalah tidak melebihi tanggal 28 April 2022.
- Wajib sudah mengajukan surat pengunduran dirinya tersebut kepada
Atasan sampai dengan 2 (dua) layer sebelum tanggal 28 April 2022 (bisa
pada 2 hari sebelumnya, atau 3 hari sebelumnya, atau 1 minggu
sebelumnya).
e. Surat Pengunduran yang ditandatangani oleh Atasannya sampai 2 (dua) layer
adalah sebagai bukti bahwa Atasannya telah mengetahui dan membicarakan
perihal pengajuan pengunduran dirinya dan telah mengingatkan SDM tersebut
untuk segera menyelesaikan kewajiban SDM terhadap Perusahaan / PL (jika
ada) sebelum tanggal pengunduran dirinya dengan dibentuknya reminder pada
sistem agar Atasan SDM tidak lupa dengan tanggung jawabnya.
f. Atasan SDM sampai 2 (dua) layer wajib sudah menyerahkan kembali Surat
Pengunduran SDM yang bersangkutan paling lambat pada pagi hari sesuai
dengan tanggal pembuatan surat yang tertulis dalam Surat Pengunduran Diri
tersebut.
1) Apabila sampai dengan tanggal pembuatan surat sesuai ketentuan poin
II.8.a di atas, Atasannya tersebut berhalangan hadir atau tidak mau /
sengaja memperlambat waktu penandatanganannya, maka SDM yang
bersangkutan dapat melaporkan / konsultasi kepada SPV HRD ER atau
Dept. Head Legal IR dengan menyertakan bukti screenshot chat
pemberitahuan / penyerahan surat pengajuan pengunduran diri SDM
tersebut kepada Atasannya melalui SMS / WA / E-mail.
2) Apabila Atasannya terbukti benar sengaja mempersulit atau memperlambat
proses penandatanganannya, maka Atasan SDM tersebut akan diberikan
sanksi berupa ST (Surat Teguran) 1, Tipe 1 (PP / SOP), atau diberikan
 Page 4 of 19

sanksi tingkatan selanjutnya apabila masih ada sanksi sebelumnya yang

masih berlaku.
g. Setelah Surat Pengajuan Pengunduran Diri ditandatangani oleh Atasannya
sampai dengan 2 layer, maka SDM (status Magang / Pelatihan / Kontrak /
Tetap) yang akan mengundurkan diri tersebut wajib melakukan inputan
secara sistem melalui screen 150 dan pada field “Tgl Keluar” diinput tanggal
efektif pengunduran dirinya sesuai dengan yang tercantum pada Surat
Pengajuan Pengunduran Dirinya.
h. Untuk SDM yang mengajukan pengunduran diri dengan kondisi seperti
penjelasan poin II.8.e di atas, diperbolehkan tetap input screen 150 dan upload
Surat Pengunduran Dirinya meskipun belum ada tandatangan Atasannya.
Apabila tanggal penginputan sudah melebihi tanggal pembuatan surat, maka
SDM diberikan dispensasi berupa dinilai pengajuan pengunduran dirinya tetap
sesuai prosedur jika sudah memberikan bukti berupa screenshot chat SMS /
WhatsApp / E-mail kepada SPV HRD ER atau Dept. Head Legal IR.
i. Pengajuan pengunduran diri sesuai prosedur mulai terhitung sejak
tanggal dibuatnya Surat Pengunduran Diri SDM tersebut yang diberikan
kepada Atasannya dan bersamaan dengan penginputan pengajuan
secara sistem di screen 150.
Catatan :
- Inputan hanya bisa dilakukan jika SDM telah absen datang dan belum absen
pulang dan dilakukan sebelum jam 13.00 waktu setempat.
- Apabila pengajuan screen 150 sudah di-input tetapi tidak diproses hingga
status INPG-EXIT_INTERVIEW pada hari yang sama (hari H), maka SDM
yang bersangkutan, Atasan SDM 1 (satu) layer, dan Atasan SDM 2 (dua)
layer akan terkunci absen.
- Apabila tanggal pembuatan Surat Pengunduran Diri tidak sesuai dengan
tanggal inputan pada sistem, maka HRD ER wajib cross-check ke Atasan
SDM untuk menanyakan apakah SDM tersebut sudah memberikan
informasi pengajuan dirinya atau belum.
- Jika SDM tersebut sudah memberikan informasi kepada Atasan, maka
dapat disesuaikan dengan ketentuan pada poin II.8.e di atas. Jika belum,
maka dinilai pengajuan pengunduran diri SDM tersebut tidak sesuai
prosedur.
j. Pengajuan pengunduran diri SDM pada screen 150 (status OPEN-
ISI_DETAIL) dilakukan dengan cara memilih pilihan tipe “MD” (Mengundurkan
Diri) dan isi tanggal keluarnya, lalu tekan ENTER dan REKAM.
k. Setiap SDM yang melakukan pengajuan pengunduran diri dan terinput secara
sistem harus mengisi setiap detail serta pertanyaan-pertanyaan yang ada pada
screen 150 detail 1 (1D), yaitu :
1) SDM isi alasan pengunduran dirinya dan upload foto hasil scan Surat
Pengunduran Diri yang telah ditandatangani oleh Atasannya sampai dengan
2 (dua) layer pada field “Alasan MD”.
2) SDM isi NIP Atasan 1 dan 2 Layer SDM pada field “Atasan MD” untuk proses
pelaksanaan approval.
3) SDM isi pertanyaan 1, 2, 3 pada field “Pertanyaan 1, 2, 3 MD”.
4) SDM isi survey kepuasan bekerja pada field “Survey Kepuasan”.
Setelah SDM yang bersangkutan selesai mengisi detail, posting G Y dan status
akan menjadi RIN1-ACC_ATASAN1LAYER.
Catatan :
- SDM yang belum melakukan inputan foto hasil scan Surat Pengunduran Diri
tidak dapat melakukan posting screen 150.
 Page 5 of 19

- Pelaksanaaan inputan NIP Atasan (poin 8.j.2) di atas) hanya diperuntukkan

untuk SDM Pusat, sedangkan untuk SDM Cabang tidak perlu input manual
NIP Atasannya karena akan otomatis muncul sesuai dengan struktur pada
screen 3105 (Cabang Bisnis).
- Apabila SDM Pengaju salah input NIP Atasannya dan status screen 150
sudah RIN1-ACC_ATASAN1LAYER, maka SDM dapat langsung
mengubah NIP Atasan dengan cara tekan ‘U’ pada detail 1d., field “Atasan
MD”, dan kuncian absen akan otomatis berubah ke NIP Atasan yang sudah
direvisi oleh SDM Pengaju (proses revisi NIP Atasan tanpa mengubah
status screen 150).
l. Berikut ini adalah ketentuan untuk Atasan SDM yang harus melakukan
persetujuan / approval (ACC / TACC) secara sistem di screen 150 saat SDM
melakukan Pengajuan Pengunduran Diri, yaitu :
 SDM Kantor Pusat
ACC 1 ACC 2
SDM
/ Pengganti ACC 1 / Pengganti ACC 2
Layer Staff / Department Head Division Head
Officer / SPV / Division Head / SR.GM / Deputy COO
Layer Manager Division Head / SR.GM SR.GM / Deputy COO / COO
Division Head HRD / SR.GM / Deputy COO
Layer GM
SR.GM / COO
 SDM Kantor Cabang Bisnis HMC & M2W
ACC 1 ACC 2
SDM
/ Pengganti ACC 1 / Pengganti ACC 2
BM / MSO Head / NSO Head / Area Manager Divisi
s/d Layer PIC Area Manager Divisi Terkait Terkait / Department
Head / Division Head
Layer BM / MSO Area Manager Divisi Terkait / Division Head /
Head / NSO Head Division Head SR.GM / Deputy COO
 SDM Kantor Cabang Bisnis M4W
ACC 1 / ACC 2
SDM
Pengganti ACC 1 / Pengganti ACC 2
s/d Layer PIC BM / RM RM / Division Head
Layer BM RM / Division Head Division Head / DCOO / COO

 SDM Kantor Cabang Bisnis Express, Gadai Sakti & Ivaro Furniture
ACC 1 ACC 2
SDM
/ Pengganti ACC 1 / Pengganti ACC 2
Department Head / Division Head /
s/d Layer PIC
Division Head SR.GM / Deputy COO

 SDM Kantor Pusat & Cabang Bisnis MMJM & DLP

ACC 1 ACC 2
SDM
/ Pengganti ACC 1 / Pengganti ACC 2
Manager Divisi Division Head
s/d Layer SPV
/ Division Head / SR.GM / Deputy COO
Division Head / SR.GM SR.GM / Deputy COO
Layer Manager
/ SR.GM / Deputy COO / COO
Catatan :
- Jenjang approval Atasan SDM pada sistem menyesuaikan dengan struktur
masing-masing Divisi atau Bisnisnya.
 Page 6 of 19

- Apabila Pelaksana ACC tidak hadir, maka dapat digantikan oleh Atasan 1
layer Pelaksana ACC tersebut.
- Apabila salah satu Pelaksana ACC tidak hadir, maka SDM wajib
menginformasikan kepada Pelaksana ACC 1 atau 2 yang hadir untuk
membantu koordinasi dengan Pelaksana Pengganti ACC 1 atau 2 untuk
memberikan approval Surat Pengunduran Dirinya, termasuk koordinasi
kepada pihak HRD untuk melakukan pengubahan NIP Pelaksana ACC
secara sistemnya (selama sistem belum memfasilitasi perubahan NIP
secara otomatis).
- Pelaksana ACC 2 tidak bisa melakukan approval jika Pelaksana ACC 1
belum melakukan ACC.
m. Atasan 1 layer SDM (sesuai tabel pada poin II.8.k di atas) masuk ke screen
150, detail 1d.Keterangan untuk membaca dan mengetahui terkait alasan
pengunduran diri SDM bawahannya dan memeriksa inputan dan upload-an
foto surat / dokumen SDM yang akan mengundurkan diri, serta memeriksa
kewajiban yang masih harus diselesaikan oleh SDM terhadap Perusahaan
melalui screen 150, detail 4d.Tanggungan atau melalui screen 3224 (Data
Piutang Lain).
1) Apabila pengajuan pengunduran diri sudah sesuai, maka tekan “U” lalu pilih
“Y” dan posting G Y (status menjadi RINP-ACC_ATASAN2LAYER).
2) Apabila pengajuan pengunduran diri tidak sesuai (misalnya : terdapat
perbedaan antara tanggal efektif SDM mengundurkan diri dengan tanggal
pembuatan surat pengunduran diri yang sesuai dengan jabatan SDM pada
tabel II.1.a di atas), maka tekan “U” lalu pilih “T” dan posting G Y (status
menjadi OPEN). Lalu, SDM Pengaju lakukan inputan ulang (sesuai dengan
poin II.8.i di atas) serta lakukan perbaikan inputan dan/atau upload-an foto
pada screen 150 sampai dengan benar / sesuai ketentuan.
n. Atasan 2 layer SDM (sesuai tabel pada poin II.8.k di atas) masuk ke screen
150, detail 1d.Keterangan untuk membaca dan mengetahui terkait alasan
pengunduran diri SDM bawahannya dan memeriksa inputan dan upload-an
foto surat / dokumen SDM yang akan mengundurkan diri.
1) Apabila pengajuan pengunduran diri sudah sesuai, maka tekan “U” lalu pilih
“Y” (status menjadi OPEN_POSTING_150) dan lakukan posting G Y (status
menjadi INPG-EXIT_INTERVIEW).
2) Apabila pengajuan pengunduran diri tidak sesuai, maka tekan “U” lalu pilih
“T” (status menjadi OPEN_POSTING_150) dan lakukan posting G Y (status
menjadi OPEN). Lalu, SDM Pengaju lakukan inputan ulang (sesuai dengan
poin II.8.i di atas) serta lakukan perbaikan inputan dan/atau upload-an foto
pada screen 150 sampai dengan benar / sesuai ketentuan.
Catatan :
- SDM Pengaju dan Atasan 1 layer SDM akan terkena kuncian absen apabila
Atasan 1 layer SDM belum melakukan proses approval (status screen
belum RINP-ACC_ATASAN2LAYER) dalam satu hari yang sama.
- SDM Pengaju dan Atasan 2 layer SDM akan terkena kuncian absen apabila
Atasan 2 layer SDM belum melakukan proses approval (status screen
belum INPG-EXIT_INTERVIEW) dalam satu hari yang sama.
- Apabila Atasan 1 dan 2 Layer SDM sudah melakukan approval pada screen
150, maka SDM Pengaju sudah tidak dapat mengubah tanggal efektif keluar
ataupun input pengajuan baru pada screen 150.
o. Khusus SDM yang inputan tanggal keluar SDM sama dengan tanggal input
screen 150 nya, maka SDM Pengaju tetap wajib melakukan inputan
pengunduran dirinya sampai dengan status INPG-EXIT_INTERVIEW dan
proses selanjutnya yaitu pelaksanaan interview oleh Pejabat Exit Interview
 Page 7 of 19

(sesuai dengan poin II.8.p di bawah) juga dilakukan di hari yang sama pada
saat SDM Pengaju mengundurkan diri.
p. Pengajuan Pengunduran Diri SDM Dibatalkan
Jika SDM Pengaju membatalkan pengunduran dirinya, baik itu karena
kehendak pribadi SDM ataupun setelah berbicara kembali dengan Atasannya,
maka selanjutnya SDM Pengaju dapat melakukan hal sebagai berikut :
1) Lakukan inputan pada screen 3505 (Void Sesuai No. Screen HRD)
dengan cara tekan “T” (Tambah) dan pilih kolom “Cabang” sesuai dengan
cabang absen SDM Pengaju.
Catatan :
SDM tidak dapat melakukan inputan pada screen 3505 apabila sudah
melewati tanggal efektif SDM mengundurkan diri.
2) Pilih “Dari Screen” sesuai dengan pengajuan pembatalan proses
mengundurkan diri yaitu screen 150.
3) Copy No. Bukti dari screen 150.
4) Isi alasan dilakukan pembatalan pengunduran dirinya pada field
“Keterangan”, lalu ENTER dan status berubah menjadi OPEN_BLANK.
5) Tekan V Y, maka status berubah menjadi OPEN_OK.
6) Atasan 1 layer dan Atasan 2 layer SDM lakukan approval pada screen 3505
melalui screen 120 dan wajib untuk memeriksa alasan batalnya
pengunduran diri SDM Pengaju:
 Jika di-ACC, maka tekan posting G Y (status screen 3505 CLSD) dan
secara otomatis Master screen 150 akan menjadi status VOID.
* Khusus inputan screen 150 yang dilakukan oleh SDM dengan kondisi
aktualnya adalah SDM asal input atau tidak berniat mengundurkan diri,
maka akan diberikan sanksi SP 1 kepada SDM tersebut (atau diberikan
sanksi layer selanjutnya apabila SDM tersebut masih ada sanksi
sebelumnya yang masih berlaku) beserta pengenaan dendanya.
 Jika di-TACC, maka tekan posting G Y (status screen 3505 CLSD) dan
screen 150 kembali menjadi status sebelum SDM melakukan inputan
pembatalan pengunduran dirinya.
* Apabila proses batal tidak diselesaikan pada hari yang sama (hari H)
hingga screen 150 menjadi status VOID atau INPG-EXIT_INTERVIEW,
maka SDM yang bersangkutan dan Atasan 1 layer SDM akan terkena
kuncian absen.
q. Pejabat Pelaksana Exit Interview ditentukan sebagai berikut :
PELAKSANA EXIT
BISNIS SDM
INTERVIEW
SDM NON MANAGERIAL DI CABANG MSO Head / NSO
DARI DIVISI AHASS, CREDIT, Head (sesuai dengan
MARKETING HMC DAN M2W Bisnis)

HMC M2W SDM NON MANAGERIAL DI CABANG

(termasuk AHASS) DARI DIVISI PIUTANG DAN BM
ACCOUNTING
SDM MANAGER UP DI CABANG
HRD ODTM
SEMUA SDM DI PUSAT / HO
SDM NON MANAGERIAL DI CABANG BM

M4W SDM MANAGER UP DI CABANG

HRD ODTM
SEMUA SDM DI PUSAT / HO
DLP SEMUA SDM HRD DLP
BISNIS LAINNYA SEMUA SDM HRD ODTM
 Page 8 of 19

r. Berikut proses yang wajib dijalankan oleh Pejabat Pelaksana Exit Interview
untuk proses Exit Interview, yaitu :
1) Melakukan penarikan laporan data SDM yang mengundurkan diri setiap hari
pada pukul 09.00 WIB dan pukul 15.00 WIB.
2) Melakukan pengecekan hasil inputan sistem dan upload-an surat / dokumen
SDM yang mengundurkan diri pada screen 150.
3) Melakukan Exit Interview SDM dengan waktu pelaksanaan sebagai berikut:
a) SDM MD sesuai Prosedur
Apabila inputan Tanggal Keluar SDM di screen 150 sesuai dengan waktu
yang telah ditentukan pada poin II.1.a di atas (Prosedur), maka proses
pengecekan hasil inputan sistem dan upload-an surat / dokumen, hingga
proses Exit Interview SDM yang mengundurkan diri, wajib dilakukan
paling lambat H+3 sejak screen 150 status INPG- EXIT_INTERVIEW.
b) SDM MD tidak sesuai Prosedur
Apabila inputan Tanggal Keluar SDM di screen 150 tidak sesuai dengan
waktu yang telah ditentukan pada poin II.1.a di atas (Non Prosedur),
maka proses pengecekan hasil inputan sistem dan upload-an surat /
dokumen, hingga proses Exit Interview SDM yang mengundurkan diri,
wajib dilakukan paling lambat H+1 sejak screen 150 status INPG-
EXIT_INTERVIEW.
c) SDM MD di hari yang sama dengan inputan screen 150
Apabila SDM mengundurkan diri di hari yang sama dengan pelaksanaan
inputan screen 150 nya, maka proses Exit Interview wajib dilakukan dan
diselesaikan di hari yang sama.
4) Hasil Exit Interview tersebut wajib di-input oleh Pejabat Pelaksana Exit
Interview pada screen 150 detail 1 (1D).
* Jika Pejabat Pelaksana Exit Interview tidak / belum melakukan proses
pengecekan hasil inputan sistem dan upload-an surat / dokumen sampai
dengan menginput hasil Exit Interview di screen 150 detail 1 (1D) sesuai
leadtime yang sudah ditentukan, maka Pejabat Pelaksana Exit Interview
yang bersangkutan akan terkunci absen.
5) Pengajuan di ACC
Setelah Pejabat Pelaksana Exit Interview telah selesai mengisi hasil Exit
Interview dan melakukan approval ACC (status menjadi INPG-
EXIT_INTERVIEW_OK) dan lakukan posting.
 Jika SDM masih memiliki tanggungan Aktiva (Inventaris) / PL / KBS /
Kuitansi / Kredit Karyawan kepada Perusahaan, maka screen 150
setelah diposting menjadi status INPG-SELESAIKAN_TANGGUNGAN,
dan juga otomatis akan membentuk screen 118 (Mutasi Inventaris)
pada H-7 sebelum tanggal keluar SDM.
 Jika SDM tidak memiliki tanggungan kepada Perusahaan, maka screen
150 setelah diposting menjadi status INPG- TANGGUNGAN_OK.
6) Pengajuan di TACC
 Jika SDM Pejabat Pelaksana Exit Interview telah selesai mengisi hasil
Exit Interview dan menilai ada yang perlu diperbaiki inputan atau upload-
an berkasnya oleh SDM, maka Pejabat Pelaksana Exit Interview lakukan
approval TACC (status menjadi OPEN kembali).
 Pejabat Pelaksana Exit Interview menginformasikan perbaikan yang
harus dilakukan SDM pada inputan sistem dan/atau upload-an surat /
dokumen pada screen 150 (jika ada).
 SDM terkait wajib melakukan perbaikan atau pembatalan pada hari yang
sama (hari H) di screen 150 sampai dengan benar / sesuai ketentuan.
 Page 9 of 19

 SDM Pengaju dapat melanjutkan proses inputan sampai dengan proses

approval oleh Atasan 2 Layer SDM sehingga status screen 150 berubah
menjadi INPG-EXIT_INTERVIEW.
 Pejabat Pelaksana Exit Interview lakukan cek kembali hasil inputan SDM
Pengaju.
s. Setelah screen 150 status INPG-SELESAIKAN_TANGGUNGAN, SDM yang
mengajukan pengunduran diri tersebut wajib memastikan dan menyelesaikan
tanggungannya antara lain Aktiva (Inventaris) / PL / KBS / Kuitansi / Kredit
Karyawan, paling lambat H+7 setelahnya.
t. SDM memastikan sudah tidak ada Aktiva (Inventaris) PL / KBS / Kuitansi yang
menjadi tanggungan SDM / yang masih menempel pada NIP nya melalui
screen 150 detail 4d.Tanggungan. Jika SDM yang bersangkutan masih
memiliki tanggung jawab yang belum diselesaikan, maka SDM wajib segera
menyelesaikannya sesuai ketentuan yang diatur dalam aturan :
 Aturan “Serah Terima Inventaris” yang berlaku, untuk melakukan
penyelesaian mutasi Aktiva (Inventaris).
 Aturan “Pengeluaran Biaya Cabang dan Pelaksanaan Cash Opname
Harian” yang berlaku, untuk melakukan penyelesaian PL dan KBS.
Catatan :
- Apabila sampai dengan H-7 sebelum tanggal keluarnya SDM belum
menyelesaikan tanggung jawab inventarisnya, maka SDM yang
bersangkutan akan di-reminder dengan terkena kuncian absen.
- Atasan SDM wajib melakukan kontrol dan memastikan SDM menyelesaikan
tanggung jawab Inventaris / PL / KBS / Kuitansi / Kredit Karyawan dengan
tidak melebihi batas waktunya.
- Apabila sampai dengan hari H tanggal keluarnya SDM Pengaju belum
menyelesaikan tanggung jawab inventarisnya, maka Atasan 1 Layer SDM
wajib untuk menyelesaikan tanggungan tersebut sampai dengan selesai,
termasuk dalam proses penggantian kerugian Perusahaan akibat inventaris
yang tidak dikembalikan / diselesaikan.
u. Jika SDM yang bersangkutan tidak memiliki / sudah tidak ada sangkutan Aktiva
(Inventaris) / PL / KBS / Kuitansi / Kredit Karyawan yang masih menempel pada
NIP nya, maka otomatis status screen 150 berubah menjadi INPG-
TANGGUNGAN_OK.
v. Setelah screen 150 status INPG-TANGGUNGAN_OK, HRD Payroll
melakukan proses input sisa hak SDM yang akan mengundurkan diri pada
screen 150 detail 1 (1D), field “Sisa Hak”, yaitu :
- Isi hari efektif kerja SDM (dari tanggal input sampai tanggal keluar);
- Isi upah SDM;
- Isi sisa cuti SDM (jika ada);
- Uang pisah (jika ada);
- Isi nominal tanggungan SDM (PL).
w. HRD Payroll posting G Y screen 150 hingga status berubah menjadi CLSD-
TANGGUNGAN_OK dan screen 131 (Data Karyawan) otomatis akan menjadi
status CLSD.
x. Setelah proses pembayaran sisa hak SDM telah selesai, maka akan muncul
keterangan “SUDAH TRANSFER” pada Master screen 150, field “Keterangan
Transfer”. Lalu, pada sistem akan membentuk master data pencetakan Surat
Referensi Kerja atau Surat Keterangan Kerja untuk diproses oleh HRD ER
pada master screen 150 sesuai dengan alur pada poin 10 di bawah.

9. Hak SDM yang Mengundurkan Diri / Dikualifikasi Mengundurkan Diri

a. SDM yang mengundurkan diri / dikualifikasi mengundurkan diri berhak atas:
 Page 10 of 19

- Upah SDM yang belum dibayarkan sampai dengan hari terakhir dia bekerja.
- Sisa cuti yang belum digunakan (jika ada).
- Uang Pisah (bagi yang memenuhi syarat) khusus untuk status Karyawan
Tetap.
b. Ketentuan besarnya Uang Pisah bagi SDM Karyawan Tetap (PKT) yang
mengundurkan diri berdasarkan Peraturan Perusahaan (PP) diatur sebagai
berikut :
No. Masa Kerja MD Prosedur MD Tidak Prosedur
1. < 3 Tahun 0 0
2. 3 Tahun s/d < 6 Tahun 75% x Gaji Pokok 0
3. 6 Tahun s/d < 9 Tahun 100% x Gaji Pokok 25% x Gaji Pokok
4. ≥ 9 Tahun 125% x Gaji Pokok 50% x Gaji Pokok

c. Surat Keterangan untuk klaim BPJS Ketenagakerjaan diberikan apabila :

1) SDM Karyawan Tetap sudah menjadi peserta BPJS Ketenagakerjaan.
2) SDM sudah menyelesaikan seluruh tanggungan Inventaris / PL / KBS /
Kuitansi / Kredit Karyawan / segala bentuk hutang piutang lainnya dengan
Perusahaan.
3) Status SDM sudah tidak aktif pada sistem data SDM, dan dengan kondisi
tidak ada tanggungan (Inventaris / PL / KBS / dan lain-lain) yang belum
diselesaikan.
Surat Keterangan untuk klaim BPJS Ketenagakerjaan hanya diperbolehkan
dibuat dan ditandatangani oleh Dept. Head HRD Payroll atau Div. Head HRD.

10. Pemberian Surat Referensi Kerja atau Surat Keterangan Kerja bagi SDM
yang sudah mengundurkan diri atau SDM habis kontrak yang tidak bersedia
melanjutkan kerjanya di Perusahaan
a. Bagi SDM yang sudah mengundurkan diri, atau SDM habis kontrak yang tidak
bersedia melanjutkan kerjanya di Perusahaan, atau tidak lanjut kerja karena
adanya restrukturisasi / kebijakan Perusahaan, dapat melakukan pengajuan
Surat Referensi Kerja atau Surat Keterangan Kerja secara langsung atau by
phone ke HRD ER.
b. Surat Referensi Kerja dapat diproses apabila SDM memenuhi semua
ketentuan sebagai berikut :
1) SDM mengundurkan diri secara prosedural / habis kontrak / karena
restrukturisasi / kebijakan Perusahaan, dan tidak pernah ada kasus.
2) Masa kerja SDM sudah lebih dari 1 tahun.
3) SDM sudah menyelesaikan seluruh tanggungan Inventaris / PL / KBS /
Kuitansi / Kredit Karyawan / segala bentuk hutang piutang lainnya dengan
Perusahaan.
4) Status SDM di screen 131 sudah tidak aktif (minimal status RCLS), dan
pengajuan pengunduran diri di screen 150 sudah selesai (screen 150
status CLSD-TANGGUNGAN_OK).
5) Rata-rata nilai KPI 1 tahun terakhir ≥ 80.
Atau atas pertimbangan suatu kondisi / hal tertentu dengan mendapat
rekomendasi dari Dept. Legal IR.
c. Surat Keterangan Kerja dapat diproses apabila SDM memenuhi semua
ketentuan sebagai berikut :
1) Tidak memenuhi syarat untuk mendapatkan Surat Referensi Kerja
sebagaimana telah disebutkan pada ketentuan poin II.10.b di atas.
2) SDM sudah menyelesaikan seluruh tanggungan Inventaris / PL / KBS /
Kuitansi / Kredit Karyawan / segala bentuk hutang piutang lainnya dengan
Perusahaan.
 Page 11 of 19

3) Status SDM di screen 131 sudah tidak aktif (minimal status RCLS), dan
pengajuan pengunduran diri di screen 150 sudah selesai (screen 150
status CLSD-TANGGUNGAN_OK).
4) SDM yang terkait kasus, dengan ketentuan sudah menyelesaikan hukuman
dan/atau sudah mengganti seluruh kerugian Perusahaan yang
ditimbulkannya.
d. Proses pencetakan Surat Referensi Kerja atau Surat Keterangan Kerja hanya
boleh dilakukan oleh HRD ER di HO.
* Apabila ditemukan adanya pembuatan dan/atau pencetakan Surat Referensi
Kerja atau Surat Keterangan Kerja oleh SDM selain HRD ER di HO, maka
akan dikenakan sanksi sesuai dengan poin V di bawah.
e. Penandatanganan pada Surat Referensi Kerja atau Surat Keterangan Kerja
diatur sebagai berikut :
 Untuk SDM level SPV dan di bawahnya ditandatangani oleh Dept. Head
HRD Payroll.
 Untuk SDM di atas level SPV ditandatangani oleh Dept. Head HRD Payroll
atau Div. Head HRD.
f. Leadtime proses pembuatan Surat Referensi Kerja atau Surat Keterangan
Kerja oleh HRD ER sampai dengan penandatanganannya adalah H+3 sejak
status screen 150 CLSD-TANGGUNGAN_OK, dengan syarat semua
ketentuan pada poin II.10.b atau II.10.c telah terpenuhi.
g. HRD ER cetak Surat Referensi Kerja atau Surat Keterangan Kerja dengan cara
Tekan “O” pada master screen 150 dan pilih pil. 1 (Prosedur) / pil.2 (Non-
Prosedur).
h. HRD ER meminta tandatangan Pejabat sesuai dengan poin 10.e di atas.
i. HRD ER scan Surat Referensi Kerja dan/atau Surat Keterangan Kerja yang
sudah ditandatangani oleh Dept.Head HRD Payroll dan/atau Div.Head HRD
dan upload di screen 150 agar Atasan SDM yang mengundurkan diri dapat
mencetak surat tersebut untuk SDM nya.
Catatan :
Selama sistem belum siap, maka proses pencetakan Surat Referensi Kerja
atau Surat Keterangan Kerja untuk SDM terkait dilakukan secara manual oleh
HRD ER.
j. Khusus SDM yang melakukan pengajuan Surat Referensi Kerja atau Surat
Keterangan Kerja ke HRD ER sebelum screen 150 status CLSD-
TANGGUNGAN_OK, maka langkahnya adalah sebagai berikut :
1) SDM yang bersangkutan wajib membuat Surat Pengajuan terlebih dahulu
yang ditujukan kepada Dept. Head Legal IR, berisi alasan pengajuannya
dan ditandatangani oleh SDM nya.
2) Pada saat Dept. Head Legal IR menerima pengajuan tersebut, maka yang
dilakukan adalah :
a) Terlebih dahulu wajib memastikan bahwa SDM yang bersangkutan:
 Tidak memiliki PL ke Perusahaan / Aktiva (Inventaris) / KBS / Kuitansi
/ Kredit Karyawan, dan
 Tidak terlibat kasus.
* Apabila SDM terlibat kasus, maka wajib dipastikan bahwa kasusnya
sudah selesai, dan semua yang menjadi tanggung jawabnya telah
diselesaikan.
b) Melakukan approval (ACC / TACC) pengajuan SDM.
* Surat Referensi Kerja atau Surat Keterangan Kerja dapat dilanjut
kembali prosesnya oleh Dept. HRD ER setelah Surat Pengajuan
tersebut sudah ada persetujuan dan tanda tangan dari Dept. Head
Legal IR.
 Page 12 of 19

III. SDM Tidak Lulus (TL)

1. Ketentuan mengenai SDM yang dinyatakan Tidak Lulus (TL) diatur sebagai
berikut :
a. SDM bisa dinyatakan Tidak Lulus (TL) saat masih berada dalam masa training
/ percobaan / magang / kontrak.
b. SDM dinyatakan Tidak Lulus (TL) berdasarkan hasil penilaian yang dilakukan
oleh Divisinya atas kinerja dan kualitas SDM selama masa magang atau
kontrak, melakukan perbuatan fraud, atau apabila terlibat suatu kasus yang
dapat dikategorikan tindak pidana, baik itu di dalam maupun di luar
Perusahaan.
c. Untuk memproses SDM yang dinyatakan Tidak Lulus (TL) hanya dapat
dilakukan jika SDM memiliki sanksi yang masih aktif sebagai berikut :
 SBin 3 (untuk SDM Magang dan Pelatihan) dengan tipe 1 (Pelanggaran
PP/SOP) atau tipe 2 (Target).
 SP 3 (untuk Karyawan Kontrak) dengan tipe 1 (Pelanggaran PP/SOP) atau
tipe 2 (Target).
Catatan :
- Apabila SDM tersebut belum memiliki sanksi aktif sesuai dengan poin 1.c di
atas, namun proses TL wajib dilaksanakan sesegera mungkin dikarenakan
adanya kebutuhan mendesak atau perintah dari pihak management, maka
proses pemberian sanksi SBin 3 / SP 3 / SPPT kepada SDM dapat diajukan
penginputannya kepada salah satu pejabat berikut : Department HRD ER
atau Dept Head CMBN atau SubDiv. Head HRD atau Department Legal IR,
dengan pengajuan tertulis yang dilengkapi alasan dan bukti pendukungnya,
sehingga proses TL SDM tersebut dapat dilakukan segera.
- Department HRD ER atau Dept Head CMBN atau SubDiv. Head HRD atau
Department Legal IR berhak menolak jika pengajuan hanya berupa lisan
atau tidak kuat alasannya atau tidak lengkap bukti pendukungnya.
2. Form yang wajib dilampirkan oleh Atasan SDM untuk SDM yang dinyatakan Tidak
Lulus (TL).
a. TL untuk SDM Kontrak dan/atau Magang
1) Pernyataan Penilaian Hasil Kerja SDM (Lampiran 1) dari Atasan 1 layer
SDM langsung (minimal level SPV) yang ditandatangani oleh Atasan
sampai dengan 2 layer dari Pembuat Pernyataan Penilaian Hasil Kerja SDM
tersebut (wajib diupload pada screen 150 1d.Keterangan, field “Alasan
MD”), dan
2) Bukti pendukung penyebab TL nya (contoh : nilai pencapaian / KPI yang
dicetak secara sistem, atau hasil cetak / print out absensi, bukti pelanggaran
/ tindakan fraud yang dilakukan oleh SDM yang akan di TL).
b. TL untuk SDM Ikatan Dinas dengan masa kerja ≥ 2 (dua) bulan
1) Pernyataan Penilaian Hasil Kerja SDM (Lampiran 1) dari Atasan 1 layer
SDM langsung yang ditandatangani sampai dengan Atasan 2 layer dari
Pembuat Pernyataan Penilaian Hasil Kerja SDM tersebut, dan
2) Bukti pendukung penyebab TL nya (contoh : nilai pencapaian / KPI yang
dicetak secara sistem, atau hasil cetak / print out absensi, bukti pelanggaran
/ tindakan fraud yang dilakukan oleh SDM yang akan di TL).
Berkas yang wajib di-upload pada screen 150 1d.Keterangan, field “Alasan
MD” cukup salah satu berkas, yaitu berkas yang dikeluarkan oleh pihak
Atasan, atau pengawas SDM dari divisi Training pada saat pelaksanaan TL.
c. Khusus untuk SDM Ikatan Dinas yang masa kerjanya < 2 (dua) bulan
1) Jika kinerjanya tidak bagus, maka dapat di proses TL oleh divisi Training
dan mentornya (BM / MSO Head / NSO Head) dengan membuat form
Pernyataan Penilaian Hasil Kerja SDM dari divisi Training untuk penilaian
 Page 13 of 19

SDM tersebut dan ditandatangani oleh Dept. Head Training, Mentor divisi
Training, dan Div. Head Divisi, dan
2) Bukti pendukung penyebab TL nya (contoh : nilai pencapaian / KPI yang
dicetak secara sistem, atau hasil cetak / print out absensi, bukti
pelanggaran / tindakan fraud yang dilakukan oleh SDM yang akan di TL).
3. Proses Penginputan bagi SDM yang Tidak Lulus (TL)
a. Setiap SDM yang dinyatakan Tidak Lulus (TL) sebelum masa ikatan dinas /
training / percobaan / magang / kontraknya habis tidak diperbolehkan
menginput sendiri screen 150 nya.
SDM yang bertanggungjawab melakukan inputan pada screen 150 adalah :
1) Pelaksana inputan sistem untuk SDM Magang yang di TL (termasuk
karena melakukan perbuatan fraud) pada screen 150 adalah:
- Atasan SDM terkait (minimal level SPV)
- HRD Pusat (Dept. HRD ER)
- Dept. Legal IR
2) Pelaksana inputan sistem untuk SDM Kontrak / Ikatan Dinas yang di TL
(termasuk karena melakukan perbuatan fraud) pada screen 150 adalah:
- HRD Pusat (Dept. HRD ER)
- Dept. Legal IR
Proses inputan untuk SDM yang dinyatakan TL sesuai dengan proses inputan
mengundurkan diri pada poin II.8 di atas dengan pilihan tipe “TL” (Tidak Lulus),
dan untuk foto dokumen yang di-upload wajib sesuai ketentuan pada poin III.2
di atas. Inputan tersebut wajib diposting sesuai dengan tanggal keluar yang
diinput.
* Dilarang mengupload foto dokumen selain yang telah ditentukan di atas.
b. SDM Karyawan Tetap (PKT / Reguler) tidak dapat di-input pilihan TL.
c. Untuk SDM yang dinyatakan TL karena masalah kinerja atau terlibat
pelanggaran PP / SOP, SDM Pelaksana Inputan secara sistem wajib untuk
melakukan pengecekan history sanksi yang diterima oleh SDM tersebut
terlebih dahulu melalui detail 1d. pada screen 142 S. Pembinaan SDM
Magang (untuk SDM Magang dan Pelatihan) atau screen 173 Surat
Peringatan (untuk Karyawan Kontrak).
d. Jika history sanksi sudah memenuhi ketentuan yang telah ditentukan pada poin
III.1.c di atas, maka SDM Pelaksana Inputan dapat melakukan inputan screen
150. Apabila SDM yang akan dinyatakan TL tidak memiliki SBin 3 atau SP 3
yang aktif, maka pada saat melakukan proses inputan screen 150 muncul
keterangan “SDM belum mendapatkan SP 3” (untuk Karyawan Kontrak) atau
“SDM belum mendapatkan SBin 3” (untuk SDM Magang dan Pelatihan).
e. Untuk SDM yang sudah dilakukan penilaian pada akhir masa training /
percobaan / magang / kontrak nya pada screen 176 (Pengangkatan
Karyawan), maka akan terbentuk otomatis screen 150 dengan status INPG
dan keterangan / alasan TL nya SDM akan otomatis terisi sesuai nilai
penjawaban pada screen 176.
f. Apabila sampai dengan H+3 setelah hari H SDM tersebut selesai masa training
/ percobaan / magang / kontraknya dan screen 176 masih belum juga diproses
oleh Atasan SDM, maka SDM tersebut secara screen 150 otomatis terbentuk
dan dinilai sebagai Tidak Lulus (TL) yang berisi alasan, keterangan, dan
detailnya adalah “Habis masa training / magang / kontrak, tidak diproses lebih
lanjut oleh Atasan”.
g. Pada saat proses pengisian detail aktiva pada screen 150 detail 1 (1D), Atasan
SDM wajib berkoordinasi dengan SDM yang bersangkutan untuk
menyelesaikan setiap aktiva yang masih menempel pada NIP SDM, dan
tanggungan-tanggungan lainnya dari SDM yang masih belum diselesaikan.
 Page 14 of 19

h. Atasan SDM masuk detail aktiva pada screen 150 detail 4d.Tanggungan
untuk memastikan sudah tidak ada Aktiva (inventaris) / PL / KBS / Kuitansi /
Kredit Karyawan yang menjadi tanggungan SDM / masih menempel pada NIP
SDM yang bersangkutan.
* Jika masih ada yang menjadi tanggung jawabnya, maka SDM yang
bersangkutan wajib menyelesaikannya sesuai ketentuan yang berlaku.
i. Screen 150, detail 1 (1D) terkait pertanyaan dan Exit Interview tidak perlu diisi
/ dijalankan.
j. Setelah dilakukan penyelesaian tanggungan oleh SDM TL, maka Atasan SDM
lakukan posting (status INPG-TANGGUNGAN_OK).
k. Setelah screen 150 status INPG-TANGGUNGAN_OK, HRD Payroll
melakukan proses input sisa hak SDM yang Tidak Lulus pada screen 150
detail 1 (1D), yaitu :
- Isi hari efektif kerja SDM;
- Isi upah SDM;
- Isi nominal tanggungan SDM (PL).
l. HRD Payroll posting G Y screen 150 hingga status berubah menjadi CLSD-
TANGGUNGAN_OK dan screen 131 (Data Karyawan) otomatis akan menjadi
status CLSD.
m. Setelah proses pembayaran sisa hak SDM telah selesai, maka akan muncul
keterangan “SUDAH TRANSFER” pada Master screen 150, field “Keterangan
Transfer”. Lalu, pada sistem akan membentuk master data pencetakan Surat
Keterangan Kerja untuk diproses oleh HRD ER pada master screen 150 sesuai
dengan alur pada poin II.10 di atas.

4. Hak yang didapat oleh SDM yang Tidak Lulus (TL)

a. Sisa upah (Karyawan Kontrak) atau uang saku (SDM Magang / Pelatihan) yang
belum dibayarkan sampai dengan hari terakhir dia bekerja.
b. Sisa cuti yang belum digunakan (apabila masih ada, dan khusus bagi SDM
berstatus Karyawan Kontrak yang sudah memiliki hak cuti, atau sudah bekerja
lebih dari 1 tahun terhitung sejak pertama kali dia berstatus sebagai Karyawan
Kontrak).
c. Bonus / komisi / reward / insentif yang belum dibayarkan sampai dengan hari
terakhir dia bekerja (apabila ada).
d. Surat Keterangan Kerja (apabila status Karyawan Kontrak)
Proses pengajuan sampai dengan pencetakan surat mengacu pada poin II.10
di atas.
e. Surat Keterangan Magang (apabila status SDM Magang)
1) SDM Magang / Pelatihan yang mengundurkan diri dengan masa magang
belum mencapai 1 tahun atau di TL oleh Atasannya, boleh mengajukan
pembuatan Surat Keterangan Magang ke divisi Training secara langsung
maupun via email ke training.nsgroup@nusantara-sakti.com.
2) Cara Pengajuan Pembuatan Surat Keterangan Magang
a) SDM Magang / Pelatihan membuat Pengajuan Tertulis yang di dalamnya
tertera alamat e-mail pribadi SDM Magang / Pelatihan tersebut.
b) Kemudian Pengajuan tertulis tersebut wajib disetujui oleh Atasan 1 (satu)
layer SDM Magang / Pelatihan tersebut.
c) SDM sudah menyelesaikan seluruh tanggungan Inventaris / PL / KBS /
Kuitansi / Kredit Karyawan segala bentuk hutang piutang lainnya dengan
Perusahaan.
d) SDM yang terkait kasus, dengan ketentuan sudah menyelesaikan
hukuman dan/atau sudah mengganti seluruh kerugian Perusahaan yang
ditimbulkannya.
 Page 15 of 19

e) Status SDM Magang di screen 131 sudah tidak aktif (minimal status
RCLS), dan pengajuan pengunduran diri di screen 150 sudah selesai
(screen 150 status CLSD-TANGGUNGAN_OK).
* Apabila status SDM Magang di screen 131 sudah tidak aktif (minimal
status RCLS) tetapi belum sesuai dengan persyaratan yang telah
ditentukan, maka pengajuan tidak akan diterima oleh divisi Training.
3) Surat Keterangan Magang dari divisi Training akan dikirimkan ke e-mail
pribadi SDM Magang / Pelatihan maksimal 1 (satu) bulan setelah pengajuan
diterima oleh divisi Training dengan kondisi status SDM Magang / Pelatihan
di screen 131 sudah tidak aktif (minimal status RCLS), dan pengajuan
pengunduran diri di screen 150 sudah selesai (screen 150 status CLSD-
TANGGUNGAN_OK).
Catatan.
Pada saat SDM sedang tahap proses keluar (di screen 131 nya sudah status
RCLS), dan pengajuan pengunduran diri di screen 150 sudah selesai (screen
150 status CLSD-TANGGUNGAN_OK), maka :
- Sisa Hak SDM pada poin III.4.a dan III.4.b di atas akan diproses oleh HRD
Payroll secara sistem pada saat penggajian.
- Sisa Hak pada poin III.4.c di atas akan terproses secara otomatis sesuai jadwal
masing-masing divisi.

IV. Pembayaran Sisa Hak SDM Mengundurkan Diri (MD) atau Tidak Lulus (TL)
1. Pembayaran Sisa Hak SDM Mengundurkan Diri (MD) atau Tidak Lulus (TL) baru
dapat diproses lebih lanjut oleh HRD Payroll jika sudah memenuhi kondisi sebagai
berikut :
a. Khusus SDM yang MD / TL karena melakukan perbuatan fraud, atau TL /
Mangkir sebelum ikatan dinasnya berakhir, maka Screen 150 1d.detail
“Keterangan Legal” kondisi sudah di-input oleh Dept. Head Legal IR yang
menyatakan bahwa SDM telah menyelesaikan seluruh tanggung jawabnya
untuk mengganti seluruh kerugian Perusahaan yang ditimbulkannya, dan telah
menyelesaikan pembayaran penalty ikatan dinasnya.
* Inputan oleh Dept. Head Legal IR dilakukan pada saat SDM sudah
menyelesaikan seluruh tanggungjawabnya dan tidak memiliki tanggungan
apapun.
b. Status SDM secara screen 131 status RCLS.
c. SDM sudah menyelesaikan seluruh tanggungan Inventaris / PL / KBS / Kuitansi
/ segala bentuk hutang piutang lainnya dengan Perusahaan.
d. SDM yang terkait kasus, tapi tidak diproses pidana :
1) Sudah mengganti seluruh kerugian Perusahaan yang ditimbulkannya.
2) Surat Pengajuan pembayaran sisa hak, atau Surat Pengunduran Diri yang
dibuat oleh SDM yang bersangkutan, atau Form TL SDM yang
bersangkutan, yang telah ditandatangani oleh Dept. Head Legal IR.
e. SDM yang terkait kasus, dan diproses pidana :
1) SDM yang bersangkutan sudah selesai menjalani masa hukuman pidana
nya.
2) Ada Putusan Pengadilan atas perbuatan pidana nya yang telah berkekuatan
hukum tetap (inkracht van gewijsde) dari Pengadilan.
3) Surat Pengajuan pembayaran sisa hak yang dibuat oleh SDM yang
bersangkutan, yang telah ditandatangani oleh Dept. Head Legal IR.
2. Proses pengeluaran komisi / bonus / reward / insentif akan terproses saat SDM di
screen 131 status RCLS, dan DILARANG untuk dikeluarkan secara manual /
secara tunai.
 Page 16 of 19

3. Apabila status SDM yang MD / TL secara sistem sudah memenuhi ketentuan poin
IV.1 di atas sebelum periode cut off absensi, dan tidak ada tanggungan apapun
kepada Perusahaan (untuk SDM yang berkasus juga kasusnya dinyatakan sudah
selesai), maka gaji dan sisa hak akan ditransfer pada akhir bulan berjalan.
4. Apabila status SDM yang MD / TL secara sistem sudah memenuhi ketentuan poin
IV.1 di atas setelah periode cut off absensi, dan tidak ada tanggungan apapun
kepada Perusahaan (untuk SDM yang berkasus juga kasusnya dinyatakan sudah
selesai), maka gaji dan sisa hak akan ditransfer pada akhir bulan berikutnya.

D. SANKSI ATAS PELANGGARAN DALAM PROSES SDM MD (MENGUNDURKAN DIRI)

DAN TL (TIDAK LULUS)
1. Jika ditemukan adanya pelangggaran yang dilakukan oleh SDM atas ketentuan yang
diatur dalam aturan ini, maka :
a. Untuk SDM pelaku inputan maupun approval yang tidak melaksanakan atau bekerja
tidak sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh Perusahaan akan disanksi
- SBin 1 atau sansi level selanjutnya apabila SDM sudah memiliki SBin 1 aktif untuk
SDM status Magang / Pelatihan, atau
- SP 1 atau sanksi level selanjutnya apabila SDM sudah memiliki SP 1 aktif untuk
SDM status Karyawan Tetap / Kontrak.
Selain itu, juga akan dikenakan sanksi pengenaan denda sesuai dengan ketentuan
yang berlaku serta penggantian nominal senilai kerugian yang timbul (jika ada)
sesuai dengan aturan “Mekanisme Tanggung Renteng” yang berlaku.
b. Jika dalam pelanggaran tersebut terjadi manipulasi data dan/atau fraud (baik SDM
sebagai pelaku, atau pemberi perintah, atau dengan menggunakan jabatannya
memberikan approval dengan mengetahui telah terjadi pelanggaran saat
memberikan aprrovalnya), untuk mendapatkan keuntungan untuk dirinya sendiri
dan/atau orang lain, dan/atau dengan sadar menerima bagian uang / barang atas
tindakan fraud, dan/atau menerima tip / suap / hadiah / komisi / imbalan jasa dari
siapapun, sehingga Perusahaan secara langsung ataupun tidak langsung dirugikan,
maka sanksi yang diberikan kepada SDM tersebut adalah :
1) Jika SDM kondisi MEMILIKI sanksi ST / SPem yang masih aktif atau kondisi
TIDAK MEMILIKI sanksi yang masih aktif :
- Surat Pembinaan Pertama & Terakhir (SPPT) dan dinyatakan Tidak Lulus (TL)
apabila SDM status Magang / Pelatihan, atau
- Surat Peringatan Pertama & Terakhir (SPPT) dan dinyatakan Tidak Lulus (TL)
apabila SDM status Karyawan Kontrak, atau
- Surat Peringatan Pertama & Terakhir (SPPT) dan di mutasi / demosi /
dikualifikasikan mengundurkan diri apabila SDM status Karyawan Tetap.
2) Jika SDM kondisi MEMILIKI sanksi SBin / SP 1 atau 2 yang masih aktif :
- SBin 3 dan dinyatakan Tidak Lulus (TL) untuk SDM status Magang / Pelatihan,
atau
- SP 3 dan dinyatakan Tidak Lulus (TL) untuk SDM status Karyawan Kontrak.
- SP 3 dan di mutasi / demosi / dikualifikasikan mengundurkan diri apabila SDM
status Karyawan Tetap.
Selain itu, juga akan dikenakan sanksi pengenaan denda sesuai dengan ketentuan
yang berlaku serta penggantian nominal senilai kerugian yang timbul (jika ada)
sesuai dengan aturan “Mekanisme Tanggung Renteng” yang berlaku, dan pelaporan
ke pihak Kepolisian.
c. Untuk SDM (termasuk Atasan di HO) yang mengetahui terjadinya pelanggaran
namun melakukan pembiaran dan/atau tidak melakukan pelaporan kepada
Perusahaan:
- Sanksi 1 (satu) tingkat di bawah sanksi yang diberikan kepada SDM Pelaku
Pelanggaran dan juga dikenakan sanksi pengenaan denda sesuai ketentuan yang
 Page 17 of 19

berlaku serta penggantian nominal senilai kerugian yang timbul (jika ada) sesuai
dengan aturan “Mekanisme Tanggung Renteng” yang berlaku.
d. Untuk Atasan di HO yang lalai melakukan pengawasan / kontrol terhadap pekerjaan
dan/atau bawahannya :
- Sanksi 2 (dua) tingkat di bawah sanksi yang diberikan kepada SDM Pelaku
Pelanggaran dan juga dikenakan sanksi pengenaan denda sesuai ketentuan yang
berlaku serta penggantian nominal senilai kerugian yang timbul (jika ada) sesuai
dengan aturan “Mekanisme Tanggung Renteng” yang berlaku.

2. Detail mengenai perbuatan pelanggaran beserta tingkatan sanksi untuk SDM terkait
mengacu pada aturan sebagai berikut :
a. Aturan “Sanksi Atas Pelanggaran Administratif atau Fraud oleh SDM” yang berlaku.
b. Aturan “Penerapan Disiplin, Penyusunan dan Penjatuhan Sanksi Bagi Karyawan”
yang berlaku dan/atau aturan “Surat Pemberitahuan dan Surat Pembinaan Untuk
SDM Magang dan SDM Status Pelatihan” yang berlaku, jika pelanggaran yang
dilakukan belum diatur dalam aturan “Sanksi Atas Pelanggaran Administratif atau
Fraud oleh SDM” yang berlaku.

Dengan terbitnya ketentuan ini, maka Juklak No. ALB/JKL-003/R07/HRD-NSG/X/2023

Perihal “SDM Mengundurkan Diri (MD) dan Tidak Lulus (TL)” tertanggal 02 Oktober 2023.
dinyatakan DICABUT dan TIDAK BERLAKU LAGI.
 Page 18 of 19

Pengesahan Juklak “SDM Mengundurkan Diri (MD) dan Tidak Lulus (TL)”.

Disusun Oleh :

Nabiyatun Nur Fatimah Budi Setiawan W.

Disetujui Oleh :

M. A. Wulansari Endah P. Ferix Sidharta Hengky Kurniawan

Leony Djie Thian Loeng

Tjoa Andy S
 Page 19 of 19

Lampiran 1 – Pernyataan Penilaian Hasil Kerja SDM