Diagnosa Permasalahan intern pada Sekretariat Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan

Pariwisata Kabupaten Sampang :

1. Terjadinya kebocoran Anggaran Perjalanan Dinas seperti ketidaksesuaian
perjalanan dinas antara Surat Perintah Tugas dengan Absen Kehadiran.
2. Keterlambatan realisasi dalam pertanggungjawaban SPJ sehingga menghambat
capaian rencana target anggaran kas.
3. Pengarsipan dokumen yang tidak tertib dan tidak tertata sehingga banyak arsip
dokumen yang hilang saat dibutuhkan.
4. Terhambatnya koordinasi penyelenggaraan tugas-tugas bidang dikarenakan ego di
masing-masing bidang.
5. Tidak tertibnya administrasi kepegawaian dan kurangnya pembinaan sumber daya
manusia.

LATAR BELAKANG (ALASAN) DAN AKIBAT DARI PERMASALAHAN INTERN SEKRETARIAT

Berdasarkan salah satu tugas dan fungsi Sekretariat Dinas Pemuda, Olahraga,
Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sampang huruf (l), ayat 2, pasal 5, Peraturan Bupati
Sampang Nomor 114 Tahun 2022 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan
Fungsi, serta Tata Kerja Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten
Sampang yang berbunyi : Pelaksanaan koordinasi perencanaan jaringan teknologi informasi
dan pemeliharaannya (maintenance); maka dibutuhkan inovasi terkait hal tersebut.
Di Dinas Pemuda, Olahraga, Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sampang sering
terjadi fenomena yang sering berulang disetiap tahun yaitu pada saat pemeriksaan oleh
Auditor dilaksanakan. Fenomena tersebut setidaknya terdiri dari 2 hal, yaitu Kesalahan
Administrasi yang mengakibatkan pada kesimpulan penyalahgunaan anggaran; yang kedua
terkait dengan mudahnya plagiasi tanda tangan Kepala Dinas dalam dokumen tertentu
untuk memenuhi dokumen Surat Pertanggungjawaban (SPJ).
Kedua fenomena tersebut sering terjadi pada SPJ Perjalanan Dinas, dimana salah
satu komponen penting adalah adanya Surat Perintah Tugas (SPT) yang ditandatangani oleh
Kepala Dinas berdasarkan surat-surat dari stakeholder eksternal seperti undangan rapat dari
propinsi ataupun dari internal seperti tugas melakukan koordinasi. Surat Perintah Tugas
perjalanan dinas sering ditemukan kesalahan administrasi oleh Auditor sehingga berdampak
pada pengembalian anggaran sebagaimana tercantum dalam Laporan Hasil Pemeriksaan
Auditor.
 Berdasarkan hal tersebut diatas, dibutuhkan inovasi untuk menjamin atau
setidaknya meminimalisir potensi terjadinya kesalahan administrasi bahkan pengembalian
anggaran. Inovasi yang direncanakan oleh penulis adalah pembuatan Aplikasi Surat Perintah
Tugas (SPT) otomatis yang meminimalisir adanya peran bidang-bidang. Aplikasi ini akan
diintegrasikan dengan absensi elektronik, dasar surat masuk dan penomoran surat keluar.
Aplikasi Surat Perintah Tugas (SPT) merupakan inovasi teknologi yang akan mengubah cara
kerja dan mengoptimalkan proses administrasi. Aplikasi ini akan memiliki berbagai fitur yang
mempermudah tugas-tugas administratif, mulai dari manajemen dokumen hingga
pengelolaan anggaran.
Apabila aplikasi ini tidak direalisasikan maka akan berdampak, antara lain :
1. Menimbulkan kebocoran anggaran dalam Belanja Perjalanan Dinas dan Belanja
Tambahan Penghasilan Pegawai (TPP) ,
2. Tidak tercapainya Sasaran kinerja dan efisiensi anggaran yang akuntabel,
3. Tidak tertib administrasi seperti pencatatan data, pengolahan dokumen dan laporan,
4. Terhambatnya pelaksanaan kegiatan (proses manual lebih lama dan membutuhkan
tenaga sumber daya manusia yang banyak),
5. Rentan terhadap kesalahan pembuatan dokumen (tidak akurat) dan temuan auditor.
6. Ketergantungan pada keterampilan individu;
7. Biaya tinggi dalam waktu yang Panjang (pemborosan pemakaian ATK)