STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

SERVICE CAR ACTIVITY

No.Dok : No. Edisi: Tanggal Berlaku : Hal : 1 dari 27
037/CS-SOP/SVC/2017 002 20 April 2020

Standard Operating Procedure

Service Car Activity
Service Division

Seluruh informasi yang terdapat dalam dokumen ini bersifat RAHASIA milik PT. HINO MOTORS SALES
INDONESIA. Dengan menerima dokumen ini, anda berkewajiban untuk menjaga kerahasiaan informasi
yang ada di dalam dokumen ini. Tidak ada satu pun dari dokumen ini yang diperkenankan untuk disalin,
diperbanyak, diterbitkan, diunduh, diunggah, dikirim atau didistribusikan dengan cara apapun, tanpa
persetujuan tertulis dari PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA.

© PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA 2017

 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
SERVICE CAR ACTIVITY
No.Dok : No. Edisi: Tanggal Berlaku : Hal : 2 dari 27
037/CS-SOP/SVC/2017 002 20 April 2020

I. Tujuan

Tujuan dari prosedur ini adalah untuk mengatur pelaksanaan servis atau perbaikan
unit diluar bengkel dealer sesuai standar Hino (di garasi customer, lokasi operasional
unit, dll) menggunakan service car sehingga customer mendapatkan kemudahan
dalam melakukan perawatan dan perbaikan unit nya tanpa harus datang ke bengkel
dealer Hino. Terdapat 2 kondisi pengerjaan Service Car Activity , yaitu :
1. Pekerjaan service / perbaikan dengan unit, jenis pekerjaan & sparepart yang
sudah fix (pasti)
2. Pekerjaan service / perbaikan dengan unit, jenis pekerjaan & sparepart yang
belum fix (estimasi).

II. Ruang Lingkup

Prosedur ini diterapkan dalam aktifitas melakukan perbaikan servis unit customer
tanpa datang ke bengkel dealer, berupa persiapan yang dilakukan sebelum
melakukan Service car activity

1. Pekerjaan service / perbaikan dengan unit, jenis pekerjaan & sparepart yang
sudah fix (pasti) :

Pembuatan Booking Service, pembuatan Assignment Letter, Work Order, hingga

Pengeluaran spare part menggunakan Supply Slip dan Pengembalian sparepart
yang tidak digunakan menggunakan supply slip return selesai dilakukan.

2. Pekerjaan service / perbaikan dengan unit, jenis pekerjaan & sparepart yang
belum fix (estimasi) :

Pembuatan Booking Service, Pembuatan Assignment Letter, Peminjaman dan

Pengembalian spare part dengan menggunakan transfer gudang, hingga
pembuatan Work Order dan supply slip setelah Service car activity selesai
dilakukan.

© PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA 2017

 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
SERVICE CAR ACTIVITY
No.Dok : No. Edisi: Tanggal Berlaku : Hal : 3 dari 27
037/CS-SOP/SVC/2017 002 20 April 2020

III. KPI Yang Diharapkan

No KPI Formula Target Frequency
(Total Customer Request
Service Car by Booking
1. Service Car Ratio 100% Monthly
Service / Work Order
Service Car /) X 100%
(Jumlah Assignment Letter
Assignment Letter
2. / Request Service On Site ) 100% Monthly
Ratio
x 100%

IV. Tanggung Jawab

 Customer Care Officer (CCO)
1. Pekerjaan service / perbaikan dengan unit, jenis pekerjaan & sparepart
yang sudah fix (pasti)

- Menerima permintaan layanan Service car activity melalui booking service

- Melakukan koordinasi dengan service advisor mengenai ketersediaan
mekanik dan spare parts untuk keperluan service on site
- Melakukan Reminder 1 hari sebelum pelaksanaan Service Car Activity /
Service on Site
- Membuat Assignment Letter Service car activity setelah konfirmasi kesiapan
customer pada saat reminder 1 hari sebelum Service car activity terlaksana
dengan referensi no booking service yang telah di buat.
- Melakukan submit dan meminta approval kepada service head atas
assignment letter yang di buat.
- Memberikan Assignment Letter ke SA untuk dibuatkan Work Order untuk
keperluan pengeluaran spare parts untuk service on site

© PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA 2017

 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
SERVICE CAR ACTIVITY
No.Dok : No. Edisi: Tanggal Berlaku : Hal : 4 dari 27
037/CS-SOP/SVC/2017 002 20 April 2020

2. Pekerjaan service / perbaikan dengan unit, jenis pekerjaan & sparepart

yang belum fix (estimasi).

- Menerima permintaan layanan Service car activity melalui booking service

- Melakukan koordinasi dengan service advisor mengenai ketersediaan
mekanik dan spare parts untuk keperluan service on site
- Melakukan Reminder 1 hari sebelum pelaksanaan Service Car Activity /
Service on Site
- Membuat Assignment Letter Service car activity setelah konfirmasi kesiapan
customer pada saat reminder 1 hari sebelum Service car activity terlaksana
dengan referensi no booking service yang telah di buat.
- Menginformasikan Assignment Letter ke SA untuk membuat estimasi
keperluan peminjaman spare parts untuk service on site
- Melakukan submit dan meminta approval kepada service head atas
assignment letter yang di buat.
- Memberikan Assignment Letter ke SA untuk dibuatkan Transfer Request
untuk keperluan peminjaman spare parts untuk service on site
 Service Advisor
1. Pekerjaan service / perbaikan dengan unit, jenis pekerjaan & sparepart
yang sudah fix (pasti)

- Melakukan koordinasi dengan CCO mengenai permintaan Service car activity

dari customer ataupun internal dealer
- Melakukan koordinasi dengan foreman memastikan ketersediaan mekanik
- Melakukan pengecekan terhadap Assignment Letter yang dibuat oleh CCO
- Membuat Work Order atas Assignment Letter yang di buat oleh CCO
- Memberikan Assignment Letter dan Work Order ke pada foreman
- Menginformasikan ke foreman dan menjelaskan tentang pekerjaan yang akan
dilakukan melalui service on site

© PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA 2017

 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
SERVICE CAR ACTIVITY
No.Dok : No. Edisi: Tanggal Berlaku : Hal : 5 dari 27
037/CS-SOP/SVC/2017 002 20 April 2020

- Menerima dokumen (Assignment Letter, Work Order, form checklist

penerimaan dan penyerahan unit, form PDI dan form maintenance unit stock
(jika Service car activity untuk permintaan internal dealer), form final
inspection dan rekomendasi servis) setelah personel Service car activity
kembali ke dealer
2. Pekerjaan service / perbaikan dengan unit, jenis pekerjaan & sparepart
yang belum fix (estimasi).

- Melakukan koordinasi dengan CCO mengenai permintaan Service car activity

dari customer ataupun internal dealer
- Melakukan koordinasi dengan foreman memastikan ketersediaan mekanik
- Melakukan pengecekan terhadap Assignment Letter yang dibuat oleh CCO
- Menginput estimasi peminjaman spare parts dalam Assignment Letter yang
dibutuhkan untuk Service car activity sesuai jenis pekerjaan dalam
Assignment Letter
- Membuat dan print estimasi pekerjaan Service car activity per unit
- Membuat dan print transfer request untuk peminjaman spare parts
- Memberikan Assignment Letter, print form estimasi pekerjaan dan print form
transfer request ke foreman
- Menginformasikan ke foreman dan menjelaskan tentang pekerjaan yang akan
dilakukan melalui service on site
- Melakukan transfer in atas sparepart yang telah di keluarkan oleh warehouse
- Menerima dokumen (Assignment Letter, Work Oorder sementara, form
checklist penerimaan dan penyerahan unit, form PDI dan form maintenance
unit stock (jika Service car activity untuk permintaan internal dealer), form
final inspection dan rekomendasi servis) setelah personel Service car activity
kembali ke dealer
- Membuat Work Order berdasarkan dokumen yang diberikan foreman setelah
personel Service car activity kembali ke dealer

© PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA 2017

 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
SERVICE CAR ACTIVITY
No.Dok : No. Edisi: Tanggal Berlaku : Hal : 6 dari 27
037/CS-SOP/SVC/2017 002 20 April 2020

- Melakukan Proses pengembalian sparepart atas kelebihan sparepart yang

tidak terpakai
 Service Head
- Menerima dan memberikan pertimbangan untuk menyetujui pengajuan
Assignment Letter service on site
- Bersama foreman menentukan mekanik yang berangkat untuk melakukan
service on site
- Monitoring keseluruhan aktivitas layanan service on site
 Foreman
1. Pekerjaan service / perbaikan dengan unit, jenis pekerjaan & sparepart
yang sudah fix (pasti)

- Menerima Assignment Letter Service car activity dari service advisor

- Meminta persetujuan Service Head perihal mekanik yang berangkat untuk
melakukan service on site
- Melakukan pemintaan spare parts ke warehouse menggunakan Assignment
Letter
- Melampirkan Assignment Letter dengan form Supply Slip sebagai syarat
peminjaman sparepart untuk keperluan service on site
- Melakukan koordinasi mengenai kesiapan rencana Service car activity
dengan mekanik Service car activity yang telah ditetapkan sebelum
pelaksanaan
- Melakukan monitoring dan komunikasi terhadap mekanik yang sedang
melakukan Service car activity
- Menerima dan melakukan pengecekan kelengkapan dokumen (Assignment
Letter, estimasi pekerjaan Service car activity per unit (Dengan DMS), Work
Order, form final inspection dan rekomendasi service) dari mekanik setelah
kembali ke Dealer
- Menyerahkan seluruh dokumen Service car activity kepada service advisor

© PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA 2017

 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
SERVICE CAR ACTIVITY
No.Dok : No. Edisi: Tanggal Berlaku : Hal : 7 dari 27
037/CS-SOP/SVC/2017 002 20 April 2020

- Menerima dari mekanik dan mengembalikan sisa spare parts yang tidak
digunakan setelah selesai pekerjaan service on site
- Mencatat data waktu kerja mekanik Service car activity dalam form
monitoring waktu kerja harian mekanik
2. Pekerjaan service / perbaikan dengan unit, jenis pekerjaan & sparepart
yang belum fix (estimasi).

- Menerima Assignment Letter Service car activity dari service advisor

- Meminta persetujuan Service Head perihal mekanik yang berangkat untuk

melakukan service on site

- Melakukan peminjaman spare parts ke warehouse menggunakan Assignment

Letter

- Melampirkan Assignment Letter dengan form Transfer Request sebagai

syarat peminjaman sparepart untuk keperluan service on site

- Melakukan koordinasi mengenai kesiapan rencana Service car activity

dengan mekanik Service car activity yang telah ditetapkan sebelum
pelaksanaan

- Melakukan monitoring dan komunikasi terhadap mekanik yang sedang

melakukan Service car activity

- Menerima dan melakukan pengecekan kelengkapan dokumen (Assignment

Letter, estimasi pekerjaan Service car activity per unit (Dengan DMS), Work
Order sementara, form final inspection dan rekomendasi service) dari
mekanik setelah kembali ke Dealer

- Menyerahkan seluruh dokumen Service car activity ke service advisor untuk

dibuatkan Work Order atau Surat Perintah Kerja

- Menerima dari mekanik dan mengembalikan sisa spare parts yang tidak
digunakan setelah selesai pekerjaan service on site

- Mencatat data waktu kerja mekanik Service car activity dalam form
monitoring waktu kerja harian mekanik

© PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA 2017

 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
SERVICE CAR ACTIVITY
No.Dok : No. Edisi: Tanggal Berlaku : Hal : 8 dari 27
037/CS-SOP/SVC/2017 002 20 April 2020

 Mekanik
1. Pekerjaan service / perbaikan dengan unit, jenis pekerjaan & sparepart
yang sudah fix (pasti)

- Menerima spare parts untuk keperluan Service car activity dari foreman

- Selalu melakukan koordinasi dengan foreman selama melaksanakan

pekerjaan service on site

- Melakukan pemeriksaan unit sebelum dan sesudah dikerjakan

menggunakan form penerimaan dan penyerahan kendaraan

- Melakukan pekerjaan sesuai Assignment Letter dan Work Order

pekerjaan Service car activity per unit (Dengan DMS) yang diberikan oleh
SA

- Mencatat jam mulai kerja dan jam selesai unit dikerjakan didalam Work
Order

- Melakukan dan mengisi form final inspection dan rekomendasi servis

setelah unit selesai dikerjakan

- Menjaga keutuhan spare parts setelah permintaan dari warehouse

- Mengembalikan sisa spare parts jika ada yang tidak terpakai ke foreman

- Menyerahkan seluruh dokumen Service car activity (Assignment Letter,

Work Order, form penerimaan dan penyerahan kendaraan, form final
inspection dan rekomendasi servis) ke foreman

- Mengembalikan sisa biaya perjalanan ke Kasir/ Admin Service

2. Pekerjaan service / perbaikan dengan unit, jenis pekerjaan & sparepart

yang belum fix (estimasi).

- Menerima spare parts untuk keperluan Service car activity dari foreman
- Selalu melakukan koordinasi dengan foreman selama melaksanakan
pekerjaan service on site

© PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA 2017

 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
SERVICE CAR ACTIVITY
No.Dok : No. Edisi: Tanggal Berlaku : Hal : 9 dari 27
037/CS-SOP/SVC/2017 002 20 April 2020

- Melakukan pemeriksaan unit sebelum dan sesudah dikerjakan menggunakan

form penerimaan dan penyerahan kendaraan
- Melakukan pekerjaan sesuai Assignment Letter dan estimasi pekerjaan
Service car activity per unit (Dengan DMS) yang diberikan oleh SA
- Mengisi data pada form Work Order sementara setelah unit selesai
dikerjakan, termasuk mencatat jam mulai kerja dan jam selesai unit
dikerjakan didalam Work Order sementara
- Melakukan dan mengisi form final inspection dan rekomendasi servis setelah
unit selesai dikerjakan
- Menjaga keutuhan spare parts setelah peminjaman dari warehouse
- Mengembalikan sisa spare parts yang tidak terpakai ke foreman
- Menyerahkan seluruh dokumen Service car activity (Assignment Letter,
estimasi pekerjaan Service car activity per unit (Dengan DMS), WORK
ORDER sementara, form penerimaan dan penyerahan kendaraan, form final
inspection dan rekomendasi servis) ke foreman
- Mengembalikan sisa biaya perjalanan ke Kasir/ Admin Service
 Kasir/ Admin Service
- Menyiapkan biaya perjalanan dan membuat laporan biaya pengeluaran untuk
Service on Site
- Mencetak gate pass (DMS) setelah semua proses selesai untuk keperluan
follow up & Reminder

© PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA 2017

 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
SERVICE CAR ACTIVITY
No.Dok : No. Edisi: Tanggal Berlaku : Hal : 10 dari 27
037/CS-SOP/SVC/2017 002 20 April 2020

V. Kebijakan

1. Seluruh dealer hino wajib memiliki layanan service on site

2. Layanan Service car activity wajib melalui booking service
3. Mekanik Service car activity wajib di damping oleh mekanik senior
4. Mekanik Service car activity dibantu oleh mekanik senior wajib melakukan check
list penerimaan dan penyerahan kendaraan serta wajib melakukan final
inspection setelah selesai pekerjaan, seluruh dokumen (form Assignment Letter,
form Work Order sementara, form final inspection dan rekomendasi servis, form
checklist penerimaan dan penyerahan kendaraan) diserahkan ke foreman
5. Masing – masing unit yang dikerjakan melalui layanan Service car activity harus
dibuatkan Work Order yang asli oleh service advisor setelah aktifitas layanan
Service car activity selesai dilakukan
6. CCO wajib melakukan input data unit ke sistem follow up dan reminder setelah
Service car activity selesai dilakukan
7. SOP ini berlaku untuk aktivitas bengkel yang dilakukan on site :
a. PDI
b. Maintenance Unit stock
c. FSP/ Periodik servis
d. Perbaikan ringan
e. Emergency service
8. Spare parts, oli dan sublet yang dibawa mekanik untuk Service car activity wajib
di check dan diparaf oleh security di form Assignment Letter

© PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA 2017

 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
SERVICE CAR ACTIVITY
No.Dok : No. Edisi: Tanggal Berlaku : Hal : 11 dari 27
037/CS-SOP/SVC/2017 002 20 April 2020

VI. Prosedur

1. Pekerjaan service / perbaikan dengan unit, jenis pekerjaan & sparepart

yang sudah fix (pasti)

No Proses PIC Target Dokumen

1. Menerima permintaan Customer Semua permintaan Form Booking Service
booking service untuk Care Officer Service car activity
pekerjaan service on site harus melalui
booking service
2. Koordinasi dengan SA 1. CCO spare parts untuk Form Booking Service
perihal ketersediaan 2. Service Service car activity
mekanik dan spare Advisor tersedia dan siap
parts untuk Service car digunakan
activity
3. Menghubungi customer Customer Reminder 1 hari
untuk memastikan Care Officer sebelum
kesiapan untuk Service kedatangan,
car activity mengikuti CS SOP
Booking Service
4. “Tidak”, maka CCO Customer
menawarkan ke Care Officer
customer untuk
penjadwalan kembali
mengenai Service car
activity di waktu yang
lain
5. “Ya”, maka - Membuat Customer Assignment Letter Form Assignment Letter
Assignment Letter Care Officer Service car activity
dengan referensi no sudah dibuat 1 hari
booking service yang sebelum Service
telah di buat. car activity
dilakukan disertai
penginputan
6. Melakukan submit dan Customer Form Assignment Letter
meminta approval Care Officer
kepada service head
atas assignment letter
yang di buat.
6.b Memberikan Assignment Customer Form estimasi per Form Estimasi Service car
Letter ke SA Care Officer unit Service car activity (Dengan DMS)
activity telah dibuat
1 hari sebelum
pelaksanaan

© PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA 2017

 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
SERVICE CAR ACTIVITY
No.Dok : No. Edisi: Tanggal Berlaku : Hal : 12 dari 27
037/CS-SOP/SVC/2017 002 20 April 2020

(Dengan DMS)

6.c Melakukan pengecekan Service Total spare parts Form Form Transfer
terhadap Assignment Advisor yang akan Request (Dengan DMS)
Letter yang dibuat oleh digunakan untuk
CCO serta membuat Service car activity
Work Order atas diajukan ke spare
Assignment Letter yang parts (Dengan
di buat oleh CCO DMS)
7. Memberikan Assignment Service Assignment Letter 1. Form Assignment Letter
Letter dan Work Order Advisor diambil oleh 2. Form Work Order
ke pada foreman foreman dan
mendapatkan
penjelasan
mengenai form
Assignment Letter
tersebut dari SA
8. Menerima informasi dari Foreman Assignment Letter 1. Form Assignment Letter
form Assignment Letter & Work Order 2. Form Work Order
& Work Order, lalu diterima oleh
menentukan mekanik foreman dan
dan mengajukan ke mendapatkan
Service Head penjelasan
mengenai form
Assignment Letter
tersebut dari SA
9. Menyetujui isi dari Service Semua form 1. Form Assignment Letter
Assignment Letter dan Head Assignment Letter 2. Form Work Order
menyerahkan kembali ke Service car activity
foreman ditandatangani
oleh Service Head

10. Menyiapkan biaya Kasir/

Admin
perjalanan untuk Service
Service
on Site jika ada Biaya
yang di butuhkan

© PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA 2017

 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
SERVICE CAR ACTIVITY
No.Dok : No. Edisi: Tanggal Berlaku : Hal : 13 dari 27
037/CS-SOP/SVC/2017 002 20 April 2020

11. Menerima Supply Slip Foreman Semua spare parts 1. Form Assignment Letter
dan melakukan yang akan dibawa 2. Form Work Order
permintaan spare parts saat Service car 3. Form Supply Slip
menggunakan activity sudah
Assignment Letter & tersedia
Work Order ke
warehouse staff, lalu
mempersiapkan spare
parts yang akan
digunakan
12. Menerima dokumen, Mekanik Mekanik 1. Form Assignment Letter
spare parts dan melakukan 2. Form Work Order
melakukan pekerjaan pekerjaan Service
Service car activity car activity sesuai
sesuai lokasi serta jenis lokasi serta jenis
pekerjaan yang tertera pekerjaan yang
pada form Assignment tertera pada form
Letter & Work Order Assignment Letter
& Work Order
13. Mengisi/ melengkapi Mekanik Seluruh form 1. From Checklist
seluruh dokumen dokumen yang Penerimaan dan
setelah unit selesai terkait Service car Penyerahan Kendaraan
dikerjakan activity sudah 2. Form Final Inspection
tersedia di mobile dan Rekomendasi
workshop/ service Servis
car
14. Menyerahkan seluruh Mekanik 1. Form Assignment Letter
dokumen Service car 2. Form Work Order
activity serta spare part 3. From Checklist
yang tidak terpakai ke Penerimaan dan
foreman Penyerahan Kendaraan
4. Form Final Inspection
dan Rekomendasi
Servis
15. Mengembalikan spare Foreman Spare Parts yang 1. Form Assignment Letter
part yang tidak terpakai tidak terpakai 2. Form Work Order
ke warehouse staff dan diserahkan ke 3. From Checklist
menyerahkan seluruh warehouse staff Penerimaan dan
dokumen Service car Penyerahan Kendaraan
activity ke SA 4. Form Final Inspection
dan Rekomendasi
Servis
16. Menerima seluruh Service 1. Form Assignment Letter
dokumen Service car Advisor 2. Form Work Order
activity 3. From Checklist

© PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA 2017

 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
SERVICE CAR ACTIVITY
No.Dok : No. Edisi: Tanggal Berlaku : Hal : 14 dari 27
037/CS-SOP/SVC/2017 002 20 April 2020

Penerimaan dan
Penyerahan Kendaraan
4. Form Final Inspection
dan Rekomendasi
Servis
17 Mengirimkan form Work Service Kasir mencetak 1. Form Work Order
Order dan Invoice ke Advisor Invoice 2. Invoice
customer berdasarkan Work
Order dari SA
18 Mencetak gate pass Kasir/ Form Gate Pass
(DMS) setelah semua Admin
proses selesai untuk Service
keperluan follow up &
Reminder

2. Pekerjaan service / perbaikan dengan unit, jenis pekerjaan & sparepart

yang belum fix (estimasi).

No Proses PIC Target Dokumen

1. Menerima permintaan Customer Semua Form Booking Service
booking service untuk Care Officer permintaan
pekerjaan service on site Service car
activity harus
melalui booking
service
2. Koordinasi CCO dengan 1. CCO spare parts untuk Form Booking Service
SA perihal ketersediaan 2. Service Service car
mekanik dan spare Advisor activity tersedia
parts untuk Service car dan siap
activity digunakan
3. Menghubungi customer Customer Reminder 1 hari
untuk memastikan Care Officer sebelum
kesiapan untuk Service kedatangan,
car activity mengikuti CS
SOP Booking
Service
4. “Tidak”, Menawarkan ke Customer
customer untuk Care Officer
penjadwalan kembali
mengenai Service car
activity di waktu yang
lain

© PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA 2017

 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
SERVICE CAR ACTIVITY
No.Dok : No. Edisi: Tanggal Berlaku : Hal : 15 dari 27
037/CS-SOP/SVC/2017 002 20 April 2020

5. “Ya”, Membuat dan Customer Assignment Form Assignment Letter

menyerahkan form Care Officer Letter Service car
Assignment Letter ke SA activity sudah
dibuat 1 hari
sebelum Service
car activity
dilakukan
6.a Menerima, mengisi form Service 1. SA mengisi Form Assignment Letter
Assignment Letter untuk Advisor pada kolom
estimasi kebutuhan daftar
spare parts dan peminjaman
menginformasikan ke spare parts
foreman 2. Estimasi
spare parts
yang akan
digunakan
tercatat 100%
6.b Membuat form estimasi Service Form estimasi per Form Estimasi Service car
per unit berdasarkan Advisor unit Service car activity (Dengan DMS)
data di Assignment activity telah
Letter (Dengan DMS) dibuat 1 hari
sebelum
pelaksanaan
(Dengan DMS)
6.c Membuat Form transfer Service Total spare parts Form Form Transfer
request menggabungkan Advisor yang akan Request (Dengan DMS)
total spare part yang digunakan untuk
akan dipinjam Service car
berdasarkan form activity diajukan
estimasi Service car ke spare parts
activity (Dengan DMS) (Dengan DMS)
7. Menerima informasi dan Foreman Assignment Form Assignment Letter
form Assignment Letter, Letter diambil
lalu menentukan oleh foreman dan
mekanik dan mendapatkan
mengajukan ke Service penjelasan
Head mengenai form
Assignment
Letter tersebut
dari SA
8. Menyetujui isi dari Service Semua form Form Assignment Letter
Assignment Letter dan Head Assignment
menyerahkan kembali ke Letter Service car
foreman activity
ditandatangani

© PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA 2017

 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
SERVICE CAR ACTIVITY
No.Dok : No. Edisi: Tanggal Berlaku : Hal : 16 dari 27
037/CS-SOP/SVC/2017 002 20 April 2020

oleh Service
Head

9. Menyiapkan biaya Kasir/

Admin
perjalanan untuk Service
Service
on Site jika ada Biaya
yang di butuhkan
10. Menerima dan Foreman Semua spare 1. Form Assignment Letter
melakukan peminjaman parts yang akan 2. Form Transfer Request
spare parts dibawa saat (Dengan DMS)
menggunakan Service car 3. Form Estimasi Service
Assignment Letter atau activity sudah car activity (Dengan
form transfer request ke tersedia DMS)
warehouse staff, lalu
mempersiapkan spare
parts yang akan
digunakan
11. Menerima dokumen, Mekanik Mekanik 1. Form Assignment Letter
spare parts dan melakukan 2. Form Estimasi Service
melakukan pekerjaan pekerjaan Service car activity (Dengan
Service car activity car activity sesuai DMS)
sesuai lokasi serta jenis lokasi serta jenis
pekerjaan yang tertera pekerjaan yang
pada form Assignment tertera pada form
Letter Assignment
Letter
12. Mengisi/ melengkapi Mekanik Seluruh form 1. Form WORK ORDER
seluruh dokumen dokumen yang Sementara
setelah unit selesai terkait Service car 2. From Checklist
dikerjakan activity sudah Penerimaan dan
tersedia di mobile Penyerahan Kendaraan
workshop/ service 3. Form Final Inspection
car dan Rekomendasi
Servis
13. Menyerahkan seluruh Mekanik 1. Form Assignment Letter
dokumen Service car 2. Form Estimasi Service
activity serta spare part car activity (Dengan
yang tidak terpakai ke DMS)
foreman 3. Form WORK ORDER
Sementara
4. From Checklist
Penerimaan dan

© PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA 2017

 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
SERVICE CAR ACTIVITY
No.Dok : No. Edisi: Tanggal Berlaku : Hal : 17 dari 27
037/CS-SOP/SVC/2017 002 20 April 2020

Penyerahan Kendaraan
5. Form Final Inspection
dan Rekomendasi
Servis
14. Menerima seluruh Foreman Dokumen 1. Form Assignment Letter
dokumen Service car lengkap diterima 2. Form Estimasi Service
activity serta spare part foreman dan car activity (Dengan
yang tidak terpakai dari diserahkan ke SA DMS)
mekanik untuk dibuatkan 3. Form WORK ORDER
WORK ORDER Sementara
4. From Checklist
Penerimaan dan
Penyerahan Kendaraan
5. Form Final Inspection
dan Rekomendasi
Servis
15. Mengembalikan spare Foreman 1. Spare Parts 1. Form Assignment Letter
part yang tidak terpakai yang tidak 2. Form Estimasi Service
ke warehouse staff dan terpakai car activity (Dengan
menyerahkan seluruh diserahkan ke DMS)
dokumen Service car warehouse 3. Form WORK ORDER
activity ke SA staff Sementara
2. Dengan DMS 4. From Checklist
: Melanjutkan Penerimaan dan
ke CS SOP Penyerahan Kendaraan
Pengeluaran 5. Form Final Inspection
Spare Parts dan Rekomendasi
(Transfer) ke Servis
Mobile
Workshop
16. Menerima seluruh Service 1. Form Assignment Letter
dokumen Service car Advisor 2. Form Estimasi Service
activity dan membuatkan car activity (Dengan
DMS)
WORK ORDER sesuai 3. Form WORK ORDER
pekerjaan yang telah Sementara
dilakukan 4. From Checklist
Penerimaan dan
Penyerahan Kendaraan
5. Form Final Inspection
dan Rekomendasi
Servis
6. Form WORK ORDER
17. Mengirimkan form Service Kasir mencetak 1. Form WORK ORDER
WORK ORDER dan Advisor Invoice 2. Invoice

© PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA 2017

 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
SERVICE CAR ACTIVITY
No.Dok : No. Edisi: Tanggal Berlaku : Hal : 18 dari 27
037/CS-SOP/SVC/2017 002 20 April 2020

Invoice ke customer berdasarkan

WORK ORDER
dari SA
18 Mencetak gate pass Kasir/ Form Gate Pass
(DMS) setelah semua Admin
proses selesai untuk Service
keperluan follow up &
Reminder

© PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA 2017

 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
SERVICE CAR ACTIVITY
No.Dok : No. Edisi: Tanggal Berlaku : Hal : 19 dari 27
037/CS-SOP/SVC/2017 002 20 April 2020

VII. Dokumen Pendukung

1. Form Assignment Letter

© PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA 2017

 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
SERVICE CAR ACTIVITY
No.Dok : No. Edisi: Tanggal Berlaku : Hal : 20 dari 27
037/CS-SOP/SVC/2017 002 20 April 2020

2. Form Estimasi (Dengan DMS)

© PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA 2017

 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
SERVICE CAR ACTIVITY
No.Dok : No. Edisi: Tanggal Berlaku : Hal : 21 dari 27
037/CS-SOP/SVC/2017 002 20 April 2020

3. Form Transfer Request (Dengan DMS)

© PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA 2017

 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
SERVICE CAR ACTIVITY
No.Dok : No. Edisi: Tanggal Berlaku : Hal : 22 dari 27
037/CS-SOP/SVC/2017 002 20 April 2020

4. Form Surat Perintah Kerja (WORK ORDER) Sementara

SURAT PERINTAH KERJA
LOGO DEALER
( SEMENTARA )
Customer : No.Polisi :
No.Mesin :
No.Rangka :
Keluhan : Kilometer :
1 Tgl dikerjakan :
2 Jam Mulai Pekerjaan :
3 Jam Selesai Pekerjaan :
4 Total Jam :
Harga Disc. Harga
No. Item Perbaikan Qty. Jumlah
Satuan % Stlh.Disc.
Jasa Service
1
2
3
4
5
Biaya Servis Kunjung / Stooring
Total Biaya Jasa dan Stooring :
Spare Parts / Suku Cadang
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Sublet
1
2
3
4
5
Total Biaya Spare Parts :
Catatan : Sub Total
PPn 10.00 %
Grand Total
Jenis Pembayaran : Cash
Service Contract
Jakarta, 14/05/2017 Disetujui, Lain-lain :
Dibuat Oleh,

Nama :
Petugas Service On Site Customer
NAMA DAN ALAMAT DEALER

© PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA 2017

 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
SERVICE CAR ACTIVITY
No.Dok : No. Edisi: Tanggal Berlaku : Hal : 23 dari 27
037/CS-SOP/SVC/2017 002 20 April 2020

5. Form Check List Penerimaan dan Penyerahan Kendaraan

© PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA 2017

 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
SERVICE CAR ACTIVITY
No.Dok : No. Edisi: Tanggal Berlaku : Hal : 24 dari 27
037/CS-SOP/SVC/2017 002 20 April 2020

6. Form Final Inspection dan Rekomendasi Servis

FINAL INSPECTION
DAN LOGO DEALER
REKOMENDASI SERVIS

Tanggal : Nama Customer : Dibuat Diketahui

No. SPK : Alamat :

No. Polisi :
Type : No. Telepon/ Hp :
Foreman Service Advisor

I. FINAL INSPECTION Isi kotak dengan tanda : V = Bagus , X = Tidak bagus

MESIN TEST JALAN

c Fungsi engine stop c Bunyi tidak normal c Fungsi tongkat persneling

c Jumlah oli mesin c Fungsi audio c Performa mesin

c Jumlah air radiator c Fungsi Exhaust brake c Sistem kerja A/C dan ventilasi udara

c Speling kabel gas c Fungsi klakson c Speling dan fungsi kemudi (posisi roda lurus )

c Sambungan selang radiator c Fungsi lampu panel, c Speling dan fungsi pedal kopling

(atas dan bawah) c instrument dan pemantik api c Speling pedal dan fungsi rem

c Kelenturan dan kondisi V-belt c Fungsi pedal gas

c Kebocoran oli, air, dan solar c Fungsi rem tangan

INTERIOR EXTERIOR

c Fungsi jok dan sabuk pengaman c Kondisi cat body / kabin c Jumlah minyak power steering

c Fungsi sunvisor c Emblem dan aksesories c Jumlah minyak rem

c Fungsi doorlock c Fungsi cab tilt c Kebersihan bagian luar kendaraan

c Fungsi lampu interior c Fungsi lampu-lampu c Kondisi battery dan sambungan

c Fungsi stelan kemudi c Fungsi pintu c Permukaan seluruh panel kendaraan

c Fungsi jam (jika ada ) c Fungsi wiper dan washer c Tutup tangki solar

c Kondisi / kelengkapan sekering c Jumlah air washer

c Jumlah minyak kopling

BAWAH KENDARAAN

c Kekencangan baut roda c Kondisi ban dan tekanannya c Kondisi shock absorber

c Kondisi ban cadangan dan c Kondisi kingpin c Kondisi water separator

c
tekanannya kondisi leaf spring

II. REKOMENDASI SERVIS

Berdasarkan hasil perbaikan oleh mekanik dan pemeriksaan akhir / Final inspection oleh foreman, berikut ini adalah rekomendasi kami
untuk segera dilakukan perbaikan :

1 11
2 12
3 13
4 14
5 15
6 16
7 17
8 18
9 19
10 20

NAMA DAN ALAMAT DEALER

© PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA 2017

 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
SERVICE CAR ACTIVITY
No.Dok : No. Edisi: Tanggal Berlaku : Hal : 25 dari 27
037/CS-SOP/SVC/2017 002 20 April 2020

7. Form Surat Perintah Kerja (WORK ORDER)

© PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA 2017

 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
SERVICE CAR ACTIVITY
No.Dok : No. Edisi: Tanggal Berlaku : Hal : 26 dari 27
037/CS-SOP/SVC/2017 002 20 April 2020

8. Form Supply Slip

© PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA 2017