ESSAY

Program Pelatihan : Pelatihan Kepemimpinan Pengawas

Angkatan : I Tahun 2023
Nama Agenda : Agenda 3
1. Komunikasi dalam Pelayanan Publik
2. Perencanaan Kegiatan Pelayanan Publik
3. Penyusunan RKA Pelayanan Publik
4. Modul Pelayanan Publik Digital
5. Manajemen Mutu
6. Manajemen Pengawasan
7. Pengendalian Pelaksanaan Kegiatan
Nama Peserta : Rico Sonatha, S.T.
Nomor Daftar Hadir : 04
Lembaga Penyelenggara
Pelatihan : Puslatbang KHAN LAN

Meningkatkan Komunikasi yang Baik dan Efektif Antara Pimpinan

dengan Pegawai Bidang Tata Usaha

A. Pendahuluan
Pimpinan yang berkualitas adalah Pimpinan yang jujur, percaya diri,
teguh, kreatif, visioner, mampu menjadi contoh dan membimbing yang
lain dengan memberikan contoh, dan menginspirasi. Jika dicermati,
pencapaian dari setiap kualitas tersebut membutuhkan kemampuan
komunikasi yang luar biasa. Komunikasi yang mencerminkan kejujuran,
kepercayaan diri, teguh dan meneguhkan. Komunikasi yang
menunjukkan pandangan-pandangan visioner dan menginspirasi.
Sehingga hanya dengan mencermati bagaimana seorang Pimpinan
melakukan komunikasi, baik dalam bentuk verbal maupun non verbal,
akan dapat diukur seberapa tinggi kualitas Pimpinan tersebut.

Artinya, kemampuan berkomunikasi seorang Pimpinan tidak hanya

tentang kepiawaian bertutur kata, namun lebih dalam dari itu.
Kemampuan berkomunikasi seorang Pimpinan juga dipengaruhi oleh
nilai-nilai yang dipegang oleh Pimpinan tersebut, yang mendasari
komunikasi dilakukan.
Sebuah penelitian menunjukkan bahwa Pimpinan yang sadar akan tugas
jabatannya, sadar akan kewenangannya, sehingga dalam kesehariannya
menggunakan komunikasi sebagai upaya menjalankan tugas jabatan dan
kewenangannya, menjalin hubungan dengan bawahan, terbukti bawahan
dapat menerima dan puas dengan cara kerja Pimpinan tersebut (Frontiers
|Mindfulness and Leadership: Communication as a Behavioral Correlate
of Leader Mindfulness and Its Effect on Follower Satisfaction | Psychology
(frontiersin.org)

Komunikasi juga adalah sebuah seni, sehingga dalam penerapannya

dapat dikombinasikan dengan karakteristik komunikasi yang lain
disesuaikan dengan situasi dan kondisi. Namun prinsip utama yang
harus dipegang oleh seorang pimpinan jenjang pengawas dalam
berkomunikasi adalah tujuan berkomunikasi itu sendiri, yaitu
mengendalikan pekerjaan. Jangan terlalu banyak melakukan seni
komunikasi, jika akhirnya berdampak melupakan tujuan berkomunikasi.

Komunikasi yang baik antara Kasubbag TU (Kepala Subbagian Tata

Usaha) dengan pegawai di lembaga pemasyarakatan adalah esensial
untuk menciptakan lingkungan kerja yang produktif, harmonis, dan
efisien. Ketika komunikasi tidak dijalankan dengan baik antara pimpinan
(seperti Kasubbag TU) dengan bawahan (pegawai), maka beberapa
masalah dan dampak negatif dapat muncul dalam lingkungan kerja
lembaga pemasyarakatan, antara lain: Ketidakjelasan dan Salah
Pengertian; Kurangnya Kepercayaan; Ketegangan dan Konflik; Kinerja
yang Menurun; Kurangnya Inovasi dan Kreativitas; Kemungkinan
Pelanggaran Etika; Kurangnya Rasa Kepemilikan dan Keterlibatan:
Kesulitan dalam Penyelesaian Masalah dan beberapa permaslaahan
lainnya.
B. Analisis Masalah dan Akar Permasalahan atau hal-hal yang dianggap
menarik

Berdasarkan identifikasi permasalahan dan penjelasan diatas, dapat

dianalisis akar permasalahan yang menjadi isu utama dalam
permasalahan ini adalah peningkatkan Komunikasi yang Baik dan Efektif
Antara Pimpinan dengan Pegawai Bidang Tata Usaha.

Akar permasalahan dari komunikasi antara pimpinan dengan bawahan di

sub bagian tata usaha bisa beragam, dan beberapa di antaranya mungkin
meliputi:

Kurangnya Transparansi dan Informasi; Ketidakjelasan Peran dan

Tanggung Jawab; Komunikasi Satu Arah (Top-Down); Ketidakmampuan
Mendengarkan dengan Aktif; Kurangnya Keterbukaan untuk Kritik atau
Masukan; Kurangnya Komunikasi Interpersonal; Kebijakan atau Prosedur
yang Rumit; Gaya Komunikasi yang Tidak Efektif dan lainnya.

Untuk mengatasi akar permasalahan dalam komunikasi antara pimpinan

dan bawahan di sub bagian tata usaha, penting bagi pimpinan untuk
meningkatkan keterbukaan, transparansi, dan mendengarkan dengan
aktif. Membuka jalur komunikasi dua arah, memberikan kesempatan bagi
bawahan untuk menyampaikan masukan, serta mendorong diskusi yang
terbuka dan konstruktif dapat membantu menciptakan lingkungan kerja
yang lebih positif dan produktif. Pimpinan juga harus memastikan bahwa
peran dan tanggung jawab ditetapkan dengan jelas, dan memberikan
dukungan dan pelatihan yang diperlukan untuk memastikan semua
anggota tim dapat bekerja dengan efisien dan efektif.
C. Peran Kepemimpinan yang perlu dilakukan dalam mengatasi
masalah/kendala tersebut

Peran pimpinan sangat penting dalam meningkatkan komunikasi yang

baik antara pimpinan dengan pegawai bagian tata usaha. Sebagai
pemimpin, mereka memiliki tanggung jawab untuk menciptakan
lingkungan yang mendukung komunikasi yang terbuka, transparan, dan
efektif. Berikut adalah beberapa peran kunci yang dapat dimainkan oleh
pimpinan dalam meningkatkan komunikasi yang baik:

1. Keterbukaan dan Transparansi: Sebagai pemimpin, penting bagi

mereka untuk bersikap terbuka dan transparan dalam berkomunikasi
dengan pegawai bagian tata usaha. Memberikan informasi yang relevan
tentang tujuan, kebijakan, dan perubahan yang terjadi akan
membantu menciptakan kepercayaan di antara pegawai.
2. Menjadi Teladan dalam Komunikasi: Pimpinan harus menjadi teladan
dalam cara mereka berkomunikasi dengan pegawai. Mereka harus
menghindari komunikasi yang otoriter atau tidak ramah, dan harus
mendekati komunikasi dengan sikap yang mendukung dan
menghargai bawahan.
3. Mendengarkan dengan Aktif: Pimpinan harus mendengarkan dengan
aktif saat bawahan ingin menyampaikan masukan, pertanyaan, atau
permasalahan. Memberikan kesempatan bagi bawahan untuk
menyampaikan pandangan mereka akan menciptakan lingkungan
yang terbuka dan inklusif.
4. Mengadakan Pertemuan Rutin: Pimpinan harus mengadakan
pertemuan rutin dengan pegawai bagian tata usaha. Pertemuan ini
dapat digunakan untuk berbagi informasi, menyampaikan arahan,
serta membuka kesempatan bagi bawahan untuk menyampaikan
laporan atau masukan.
5. Menggunakan Komunikasi Dua Arah: Pimpinan harus menerapkan
komunikasi dua arah, di mana mereka memberikan kesempatan bagi
bawahan untuk memberikan umpan balik atau masukan. Ini dapat
 dilakukan melalui pertemuan tatap muka, survei karyawan, atau
formulir umpan balik.
6. Menyediakan Dukungan dan Pelatihan: Pimpinan harus menyediakan
dukungan dan pelatihan yang diperlukan bagi pegawai bagian tata
usaha untuk meningkatkan keterampilan komunikasi mereka.
Pelatihan ini dapat membantu meningkatkan kemampuan bawahan
dalam berkomunikasi dengan lebih efektif.
7. Mendorong Kolaborasi dan Diskusi: Pimpinan harus mendorong
kolaborasi dan diskusi di antara pegawai bagian tata usaha.
Memberikan kesempatan untuk berkolaborasi dalam tim atau dalam
kelompok kerja akan meningkatkan komunikasi dan keterlibatan
pegawai.
8. Mengatasi Konflik dengan Bijaksana: Jika ada konflik atau masalah
dalam komunikasi, pimpinan harus mengatasi situasi tersebut dengan
bijaksana dan profesional. Mendukung dan memfasilitasi penyelesaian
masalah secara konstruktif akan menciptakan lingkungan kerja yang
lebih harmonis.
9. Mengakui dan Menghargai Kontribusi Pegawai: Pimpinan harus
mengakui dan menghargai kontribusi yang diberikan oleh pegawai
bagian tata usaha. Penghargaan ini bisa berupa pujian, pengakuan,
atau penghargaan formal yang sesuai.

Dengan peran yang proaktif dan mendukung dari pimpinan, komunikasi

yang baik antara pimpinan dengan pegawai bagian tata usaha dapat
menjadi landasan untuk menciptakan lingkungan kerja yang produktif,
kolaboratif, dan harmonis. Hal ini akan berdampak positif pada efektivitas
tim dan peningkatan kualitas layanan publik yang diberikan oleh bagian
tata usaha lembaga pemasyarakatan.