Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Tahun 2023 Ok-1
Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Tahun 2023 Ok-1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Akreditasi Puskesmas merupakan upaya peningkatan mutu dan kinerja pelayanan yang
dan sistem pelayanan klinis untuk memenuhi standar akreditasi yang ditetapkan dan
Untuk membangun dan membakukan sistem manajemen mutu, sistem pelayanan, perlu
upaya kesehatan di Puskesmas, baik upaya kesehatan masyarakat maupun upaya kesehatan
Operasional (SOP) dan dokumen lain disusun berdasarkan peraturan perundangan dan
regulasi internal tersbut, maka perlu disusun pedoman penyusunan dokumen akreditasi
Puskesmas.
B. Tujuan
Pedoman ini disusun dengan tujuan sebagai berikut :
1. Tersedianya pedoman bagi Kepala Puskesmas penanggung jawab dan pelaksana Upaya
Pedoman ini disusun untuk dapat digunakan sebagai pedoman penyusunan dokumen
bagi Kepala Puskesmas, Penanggung jawab dan pelaksana Upaya Kesehatan di Puskesmas, baik
1
Akreditasi Puskesmas Pedoman Penyusunan Dokumen Akrediasi
Puskesmas Kab. Ende
Pedoman ini disusun sebagai bahan bagi Puskesmas untuk menyusun kelengkapan
pedoman tata naskah terkait dengan dokumen-dokumen yang dipersyaratkan oleh standar
akreditasi. Dalam pedoman tata naskah perlu dimasukkan bagaimana penyusunan kebijakan,
2
Akreditasi Puskesmas Pedoman Penyusunan Dokumen Akrediasi
Puskesmas Kab. Ende
BAB II
DOKUMENTASI AKREDITASI PUSKESMAS
Sistem manajemen mutu, sistem pelayanan, dan sistem penyelenggaraan upaya
Puskesmas perlu dibakukan berdasarkan regulasi internal. Regulasi internal ini disusun dalam
bentuk dokumen akreditasi yang harus dipersiapkan oleh Puskesmas.
Penyusunan regulasi internal, perlu didukung regulasi eksternal yang berupa peraturan
perundangan dan pedoman-pedoman yang diberlakukan oleh Kementerian Kesehatan, Dinas
Kesehatan Provinsi, Dinas Kesehatan Kabupaten dan organisasi profesi, yang merupakan acuan
bagi Puskesmas dalam menyelenggarakan manajemen Puskesmas, upaya kesehatan masyarakat,
dan upaya kesehatan perorangan. Dokumen-dokumen tersebut sebaiknya ada di Puskesmas, dan
merupakan dokumen eksternal yang dikendalikan, meskipun dokumen eksternal tersebut tidak
merupakan persyaratan dalam penilaian akreditasi.
Dokumen-dokumen yang perlu dipersiapkan di Puskesmas dapat dibedakan sebagai
berikut :
A. Penyelenggaraan manajemen Puskesmas:
1. Kebijakan Kepala Puskesmas
2. Rencana Lima Tahunan Puskesmas
3. Pedoman/ Manual Mutu
4. Pedoman/panduan tehnis yang terkait dengan manajemen
5. Standar Operasional Prosedur (SOP)
6. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) : Rencana Usulan Kegiatan (RUK) dan Rencana
Pelaksanaan Kegiatan (RPK)
7. Kerangka Acuan Kegiatan
B. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat:
1. Kebijakan Kepala Puskesmas,
2. Standar Operasional Prosedur (SOP),
3. Rencana Tahunan untuk masing-masing UKM,
4. Kerangka Acuan Kegiatan pada tiap-tiap UKM,
C. Penyelenggaraan pelayanan klinis/upaya kesehatan perorangan
1. Kebijakan tentang pelayanan klinis,
2. Standar Prosedur Operasional Prosedur (SOP) klinis,
3. Pedoman Pelayanan Klinis,
4. Kerangka Acuan terkait dengan Program/Kegiatan Pelayanan Klinis dan Peningkatan
Mutu dan Keselamatan Pasien
D. Untuk Visi dan Misi Puskesmas disesuaikan dengan visi dan misi Bupati Ende.
Sebagai bukti pelaksanaan kegiatan dan pelayanan, Puskesmas perlu menyiapkan rekam
implementasi (bukti tertulis kegiatan yang dilaksanakan) dan dokumen-dokumen pendukung lain,
3
Akreditasi Puskesmas Pedoman Penyusunan Dokumen Akrediasi
Puskesmas Kab. Ende
bukti monitoring sarana prasarana, monitoring kegiatan, seperti foto copy ijazah, sertifikat
pelatihan, sertifikat kalibrasi, dan sebagian
BAB III
PENYUSUNAN DOKUMEN AKREDITASI
A. Kebijakan.
Kebijakan adalah Peraturan/ Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala Puskesmas
yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib dilaksanakan oleh:
Daerah, Peraturan Kepala Daerah, Peraturan Menteri dan pedoman-pedoman teknis yang
1. Pembukaan :
Pada Surat keputusan sebelum judul Surat Keputusan dituliskan Kop Puskesmas, dimana
pada kiri atas logo Pemda Kabupaten Ende, dan kanan atas Puskesmas, (KepmenPAN-
a. Menimbang : memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar
belakang dan alasan pembuatan keputusan. Huruf awal kata menimbang ditulis
dengan huruf capital diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ), dan diletakkan di
kecil abjad dan dimulai dengan kata bahwa dengan “b” huruf kecil;
dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi.
Konsideran ini diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang.
Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai dengan hirarki tata
3. Diktum :
dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan
c. Nama keputusan sesuai dengan judul (kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf
5
Akreditasi Puskesmas Pedoman Penyusunan Dokumen Akrediasi
Puskesmas Kab. Ende
4. Batang Tubuh.
a. Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan dalam diktum-
diktum, misalnya :
Kesatu :
kedua :
dst
b. Dicantumkan saat berlakunya peraturan/keputusan, perubahan, pembatalan,
pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan
c. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan/keputusan, dan pada
halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan/keputusan.
5. Kaki :
Kaki peraturan/keputusan merupakan bagian akhir substansi peraturan/keputusan yang
memuat penanda tangan penerapan peraturan/keputusan, pengundangan
peraturan/keputusan yang teridiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda
tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menanda tangani.
6. Penandatanganan :
Peraturan/ Keputusan Kepala Puskesmas ditandatangani oleh Kepala Puskesmas,
dituliskan nama tanpa gelar. Pada nama jabatan diahiri dengan tanda baca koma ( , )
7. Lampiran peraturan/keputusan :
a. Halaman pertama harus dicantumkan judul dan nomor peraturan/keputusan
b. Halaman terakhir harus ditanda tangani oleh Kepala Puskesmas .
Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen Peraturan/ Surat Keputusan yaitu:
1. Kebijakan yang telah ditetapkan Kepala Puskesmas. tetap berlaku meskipun
terjadi penggantian Kepala Puskesmas hingga adanya kebutuhan revisi atau
pembatalan.
2. Untuk Kebijakan berupa Peraturan, pada Batang Tubuh tidak ditulis sebagai diktum
tetapi dalam bentuk Bab-bab dan Pasal-pasal.
B. Manual Mutu
Manual Mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke dalam maupun ke
luar tentang sistem manajemen mutu. Manual mutu disusun, ditetapkan, dan dipelihara oleh
organisasi, yang meliputi :
Kata Pengantar
I. Pendahuluan, yang berisi :
A. Latar belakang
1. Profil Puskesmas
2. Kebijakan Mutu
6
Akreditasi Puskesmas Pedoman Penyusunan Dokumen Akrediasi
Puskesmas Kab. Ende
7
Akreditasi Puskesmas Pedoman Penyusunan Dokumen Akrediasi
Puskesmas Kab. Ende
8
Akreditasi Puskesmas Pedoman Penyusunan Dokumen Akrediasi
Puskesmas Kab. Ende
9
Akreditasi Puskesmas Pedoman Penyusunan Dokumen Akrediasi
Puskesmas Kab. Ende
Sistematika Rencana kinerja lima tahunan puskesmas dapat disusun dengan sistematika
sebagai berikut:
Bab I. Pendahuluan
A. Keadaan Umum Puskesmas
B. Tujuan penyusunan rencana lima tahunan
Bab II. Analisis Kinerja
A. Identifikasi keadaan dan masalah
10
Akreditasi Puskesmas Pedoman Penyusunan Dokumen Akrediasi
Puskesmas Kab. Ende
11
Akreditasi Puskesmas Pedoman Penyusunan Dokumen Akrediasi
Puskesmas Kab. Ende
12
Akreditasi Puskesmas Pedoman Penyusunan Dokumen Akrediasi
Puskesmas Kab. Ende
sebagai rencana Tahunan Puskesmas yang dibiayai oleh pemerintah, baik pemerintah pusat
maupun daerah serta sumber dana lainnya. Tabel 1 : Form rencana Tahunan Puskesmas
1. Mekanisme Perencanan Tingkat Puskesmas.
Langkah pertama dalam mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) adalah :
menyusun usulan kegiatan yang meliputi usulan mencakup semua kegiatan semua
upaya Puskesmas, maupun upaya khusus spesifik wilayah/ Puskesmas.
Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK) memperhatikan berbagai kebijakan yang
berlaku, baik secara global, nasional maupun daerah sesuai dengan hasil kajian data dan
informasi yang tersedia di Puskesmas. Puskesmas perlu mempertimbangkan masukan
dari masyarakat melalui kajian maupun asupan dari lintas sektoral Puskesmas.
Rencana Usulan Kegiatan harus dilengkapi usulan pembiayaan untuk kebutuhan rutin,
sarana, prasarana dan operasional Puskesmas. RUK yang disusun merupakan RUK tahun
mendatang (H+1). RUK dibahas di Dinas Kesehatan Kabupaten Ende selanjutnya
terangkum dalam usulan Dinas Kesehatan Kabupaten Ende akan diajukan ke DPRD
untuk memperoleh persetujuan pembiayaan dan dukungan politis. Secara rinci RUK
dijabarkan kedalam rencana pelaksanaan kegiatan (RPK).
Setelah menapatkan persetujuan, selanjutnya diserahkan ke Puskesmas melalui Dinas
Kesehatan Kabupaten Ende maka disusun secara rinci rencana pelaksanaan kegiatan
dengan menyesesuaikan anggaran yang telah turun.
2. Tahap penyusunan RUK.
a. Tahap persiapan.
Tahap ini mempersiapkan staf Puskesmas yang terlibat dalam proses penyusunan
RUK agar memperoleh kesamaan pandangan dan pengetahuan untuk melaksanakan
tahap- tahap perencanaan.
b. Tahap analisis situasi.
Tahap ini dimkasudkan untuk memperoleh informasi mengenai keadaan dan
permasalahan yang dihadapi Puskesmas melalui proses analisis terhadap data yang
dikumpulkan tim yang telah ditunjuk oleh Kepala Puskesmas. Data-data tersebut
mencakup data umum, data khusunya (hasil penilaian kinerja Puskesmas).
3. Tahap penyusunan RUK.
Penyusunan RUK memperhatikan hal-hal untuk mempertahankan kegiatan yang sudah
dicapai pada periode sebelumnya dan memperhatikan program/ upaya yang masih
bermasalah, menyusun rencana kegiatan baru yang disesuaikan dengan kondisi kesehatan
diwilayah tersebut dan kemampuan Puskesmas.
Penyusunan RUK terdiri dua tahap, yaitu :
a. Analisis Masalah dan Kebutuhan Masyarakat.
13
Akreditasi Puskesmas Pedoman Penyusunan Dokumen Akrediasi
Puskesmas Kab. Ende
14
Akreditasi Puskesmas Pedoman Penyusunan Dokumen Akrediasi
Puskesmas Kab. Ende
15
Akreditasi Puskesmas Pedoman Penyusunan Dokumen Akrediasi
Puskesmas Kab. Ende
Keterangan:
1. Matriks tersebut diatas merupakan kegiatan yang dilakukan Puskesmas. Target indikator Kegiatan pada contoh formulir diatas selanjutnya dapat
ditambah berdasarkan masalah prioritas kesehatan diwilayah kerja Puskesmas berdasarkan hasil analisa dan mengacu pada rencana lima tahunan Puskesmas.
2. Matriks diatas dapat dikembangkan sesuai kebutuhan dan kebijakan daerah, dengan tidak mengurangi variabel kolom yang ada.
3. Kolom (2). Upaya Kesehatan diisi dengan UKM, UKP, pelayanan kefarmasian, keperawatan kesehatan masyarakat, dan pelayanan laboratorium yang
dilaksanakan di Puskesmas.
4. Kolom (3). Kegiatan diisi dengan penjabaran kegiatan dari masing-masing upaya yang harus dilaksanakan dalam rangka mencapai target yang telah
ditetapkan.
5. Kolom (4). Tujuan diisi dengan tujuan dari setiap kegiatan yang dilaksanakan.
6. Kolom (5). Sasaran adalah jumlah populasi atau area di wilayah kerja yang akan dicakup dalam kegiatan.
7. Kolom (6). Target sasaran adalah jumlah dari sasaran/area yang akan diberikan pelayanan oleh Puskesmas, dihitung berdasarkan factor koreksi kondisi
geografis, jumlah sumber daya, target indikator kinerja, dan pencapaian terdahulu.
8. Kolom (7). Penanggungjawab diisi Penanggungjawab kegiatan di Puskesmas.
9. Kolom (8). Kebutuhan sumber daya diisi sumber daya yang dibutuhkan untuk dapat melaksanakan kegiatan, diluar pembiayaan (Man, Method, Material,
Machine).
10. Kolom (9). Mitra kerja diisi unit lintas sektor yang harus terlibat untuk mendukung pelaksanaan kegiatan.
11. Kolom (10). Waktu Pelaksanaan diisi periode pelaksanaan kegiatan dalam satu tahun.
12. Kolom (11). Kebutuhan anggaran diisi dengan perkiraan anggaran yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan yang telah dirumuskan.
13. Kolom (12). Indikator Kinerja diisi dengan indikator kinerja yang didukung oleh pelaksanaan kegiatan tersebut.
14. Kolom (13) Sumber Pembiayaan dapat berasal dari pemerintah, swasta,JKN, masyarakat atau sumber pendanaan lain yang sah.
16
Akreditasi Puskesmas Pedoman Penyusunan Dokumen Akrediasi
Puskesmas Kab. Ende
17
Akreditasi Puskesmas Pedoman Penyusunan Dokumen Akrediasi
Puskesmas Kab. Ende
Keterangan:
1. Matriks tersebut diatas merupakan kegiatan yang dilakukan Puskesmas. Target Indikator kegiatan pada contoh formulir diatas selanjutnya dapat
ditambah berdasarkan dengan masalah prioritas kesehatan diwilayah kerja Puskesmas sesuai RUK Puskesmas yang telah disetujui.
2. Matriks tersebut dapat dikembangkan sesuai kebutuhan dan kebijakan daerah, dengan tidak mengurangi variabel kolom yang ada.
3. Kolom (2). Upaya Kesehatan diisi dengan UKM, UKPa, pelayanan kefarmasian, keperawatan kesehatan masyarakat, dan pelayanan laboratorium yang
dilaksanakan di Puskesmas.
4. Kolom (3). Kegiatan diisi dengan penjabaran kegiatan dari masing-masing upaya yang harus dilaksanakan dalam rangka mencapai target yang telah
ditetapkan.
5. Kolom (4). Tujuan diisi dengan tujuan dari setiap kegiatan yang dilaksanakan.
6. Kolom (5). Sasaran adalah jumlah populasi atau area di wilayah kerja yang akan dicakup dalam kegiatan.
7. Kolom (6). Target sasaran adalah jumlah dari sasaran/area yang akan diberikan pelayanan oleh Puskesmas, dihitung berdasarkan factor koreksi kondisi
geografis, jumlah sumber daya, target indikator kinerja, dan pencapaian terdahulu.
8. Kolom (7). Penanggungjawab diisi Penanggungjawab kegiatan di Puskesmas.
9. Kolom (8). Volume kegiatan diisi jumlah pelaksanaan kegiatan dalam kurun waktu 1 (satu) tahun.
10. Kolom (9). Jadwal diisi dengan waktu pelaksanaan kegiatan dalam kurun waktu 1 (satu) tahun.
11. Kolom (10). Rincian Pelaksanaan diisi rincian kegiatan dalam 1 (satu) tahun yang disesuaikan dengan jadwal kegiatan.
12. Kolom (11). Lokasi Pelaksanaan diisi lokasi pelaksanaan kegiatan.
13. Kolom (12). Biaya diisi anggaran yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan yang telah dirumuskan.
18
Akreditasi Puskesmas Pedoman Penyusunan Dokumen Akrediasi
Puskesmas Kab. Ende
Keterangan:
1. Matriks tersebut diatas dibuat dan diisi oleh masing-masing penanggungjawab program/kegiatan berdasarkan RPK Puskesmas yang telah
disusun.
2. Matriks tersebut dapat dikembangkan sesuai kebutuhan dan kebijakan daerah, dengan tidak mengurangi variabel kolom yang ada.
3. Kolom (2). Kegiatan diisi dengan penjabaran kegiatan dari masing-masing upaya yang ada pada RPK Puskesmas
4. Kolom (3). Tujuan diisi dengan tujuan dari setiap kegiatan yang dilaksanakan.
19
Akreditasi Puskesmas Pedoman Penyusunan Dokumen Akrediasi
Puskesmas Kab. Ende
5. Kolom (4). Sasaran adalah jumlah populasi atau area di wilayah kerja yang akan dicakup dalam kegiatan.
6. Kolom (5). Target sasaran adalah jumlah dari sasaran/area yang akan diberikan pelayanan oleh Puskesmas, dihitung berdasarkan faktor koreksi
kondisi geografis, jumlah sumber daya, target indikator kinerja, dan pencapaian terdahulu.
7. Kolom (6). Penanggungjawab diisi Penanggungjawab kegiatan di Puskesmas.
8. Kolom (7). Volume kegiatan diisi jumlah pelaksanaan kegiatan dalam kurun waktu 1 (satu) tahun.
9. Kolom (8). Jadwal diisi dengan waktu pelaksanaan kegiatan dalam kurun waktu 1 (satu) tahun.
10. Kolom (9). Rincian Pelaksanaan diisi rincian kegiatan tanggal dan bulan pelaksanaannya dalam 1 (satu) tahun yang disesuaikan dengan jadwal kegiatan.
11. Kolom (10). Lokasi Pelaksanaan diisi lokasi pelaksanaan kegiatan.
12. Kolom (11). Biaya diisi anggaran yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan yang telah dirumuskan.
20
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
E. Pedoman/ Panduan
Pedoman/ panduan adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-
langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan
melaksanakan kegiatan.
Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat diartikan pedoman
mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/
panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar melalui penerapan SOP.
Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan isi pedoman/panduan maka Puskesmas
menyusun/membuat sistematika buku pedoman/ panduan sesuai kebutuhan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pedoman atau panduan yaitu:
1. Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau keputusan
Kepala Puskesmas untuk pemberlakuan pedoman/ panduan tersebut.
2. Peraturan Kepala Puskesmas tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala
Puskesmas.
3. Setiap pedoman/ panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3 tahun
sekali.
4. Bila Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Pedoman/ Panduan untuk suatu
kegiatan/ pelayanan tertentu, maka Puskesmas dalam membuat pedoman/ panduan
wajib mengacu pada pedoman/ panduan yang diterbitkan oleh Kementerian
Kesehatan.
5. Format baku sistematika pedoman panduan yang lazim digunakan sebagai berikut :
a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja
BAB I Pendahuluan
BAB II Gambaran Umum Puskesmas
BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan Puskesmas
BAB IV Struktur Organisasi Puskesmas
BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja
BAB VI Uraian Jabatan
BAB VII Tata Hubungan Kerja
21
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
22
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
23
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
24
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
f. Sasaran
Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai
tujuan-tujuan upaya/ kegiatan.
Sasaran Program/kegiatan menunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk
merealisir tujuan tertentu. Penyusunan sasaran program perlu memperhatikan hal-
hal sebagai berikut :
Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART” yaitu :
1) Specific : sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan, bukan
cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok ukur yang jelas
sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan strategi dan kegiatan
yang spesifik.
2) Measurable : sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk memastikan
apa dan kapan pencapaiannya. Akontabilitas harus ditanamkan kedalam proses
perencanaan. Oleh karenanya meetodologi untuk mengukur pencapaian sasaran
(keberhasilan upaya/ kegiatan) harus ditetapkan sebelum kegiatan yang terkait
dengan sasaran tersebut dilaksanakan.
3) Agressive but Attainable : apabila sasaran harus dijadikan standar
keberhasilan, maka sasaran harus menantang, namun tidak boleh mengandung
target yang tidak layak.
4) Result oriented : sedapat mungkin sasaran harus menspesifikkan hasil yang
ingin dicapai. Misalnya : mengurangi komplain masyarakat terhadap pelayanan
rawat inap sebesar 50%.
5) Time bound : sasaran sebaiknya dapat dicapai dalam waktu yang relatif
pendek, mulai dari beberapa minggu sampai beberapa bulan (sebaiknya
kurang dari 1 tahun). Kalau ada Program/kegiatan 5 (lima) tahun dibuat sasaran
antara. Sasaran akan lebih mudah dikelola dan dapat lebih serasi dengan proses
anggaran apabila dibuat sesuai dengan batas-batas tahun anggaran di
Puskesmas.
25
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
26
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
27
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
Walaupun banyak istilah tentang pengertian prosedur agar tidak menjadikan salah
tafsir maka yang dipergunakan didalam dokumen akreditasi Puskesmas dan Fasilitas
Kesehatan Tingkat Pertama didalam buku panduan ini adalah “Standar Prosedur
Operasional (SOP)”. Sedangkan pengertian SOP adalah : Suatu perangkat instruksi/
langkah-langkah yang di bakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu.
a. Tujuan Penyusunan SOP,
Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten/
seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui
pemenuhan standar yang berlaku.
b. Manfaat SOP
c. Memenuhi persyaratan standar pelayanan Puskesmas
d. Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan
e. Memastikan staf Puskesmas memahami bagaimana melaksanakan pekerjaannya.
Contoh :
SOP Pemberian informasi, SOP Pemasangan infus, SOP Pemindahan pasien
dari tempat tidur ke kereta dorong,
f. Format SOP.
1) Format SOP dibakukan agar tidak terjadi banyak format yang digunakan, contoh
pada lampiran, dan diberlakukan sesuai dengan akreditasi Puskesmas ini
diberlakukan,
2) Format merupakan format minimal, oleh karena itu format ini dapat diberi
tambahan materi/ kolom misalnya, nama penyusun SOP, unit yang memeriksa
SOP. Untuk SOP tindakan agar memudahkan didalam melihat langkah-
langkahnya dengan bagan alir, persiapan alat dan bahan dan lain- lain, namun
tidak boleh mengurangi item-tem yang ada di SOP. Untuk SOP Pokja UKM
tidak perlu dibuat dengan bagan alir.
Format SOP sebagai berikut :
28
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
9. Unit Terkait
Penjelasan :
Penulisan SOP yang harus tetap didalam tabel/kotak adalah : nama Puskesmas dan
logo, judul SOP, nomor dokumen, tanggal terbit dan tandatangan Kepala Puskesmas,
29
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
sedangkan untuk pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur/ langkah- langkah, dan unit
terkait boleh tidak diberi kotak/ tabel.
g. Petujuk Pengisian SOP
a. Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah kabupaten/kota, nama organisasi adalah
nama Puskesmas, atau logo dan nama dari Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama
b. Kotak Heading : masing-masing kotak (Puskesmas, judul SOP, No. dokumen,
No.revisi, Halaman, SOP, tanggal terbit, ditetapkan Kepala Puskesmas ) diisi
sebagai berikut :
Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman. Pada halaman pertama
kotak heading harus lengkap, untuk halaman-halaman berikutnya kotak
heading dapat hanya memuat: kotak nama Puskesmas, judul SOP,
No.dokumen, No.Revisi dan halaman.
Kotak Puskesmas diberi nama Puskesmas dan Logo pemerintah daerah, atau
logo dan nama Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama.
Judul SOP : diberi Judul /nama SOP sesuai proses kerjanya
e. Nomor : ditulis sesuai sistem penomoran surat keputusan di Puskesmas
Contoh : Nomor.01 / SOP.01/PKM…./ 01/VII / 2023
Keterangan isi Nomor terdapat urutan yang terdiri dari :
1. Menerangkan Nomor Urut.01/.
2. Menerengkan SOP.02.Untuk Admen
Menerangkan SOP.02 Untuk UKM
Menerangkan SOP.03 Untuk UKP
3. Menerangkan PKM.RG Nama Puskesmas
4. 01 adalah kode Puskesmas
5. Menerangkan Bulan VII/.
6. Menerangkan Tahun 2023.
Penomeran yang berlaku di Puskesmas yang bersangkutan, dibuat sistematis
agar ada keseragaman.
No. Revisi Puskesmas : diisi dengan status revisi, dapat menggunakan huruf.
Kita menggunakan : dokumen baru diberi huruf 0 , dokumen revisi pertama
diberi huruf 1 dan seterusnya.
30
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
7. Rekam Historis : yang berisi isi SOP yang di rubah, isi perubahan dan tanggal
di rubah.
8. Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam
proses kerja tersebut.
Dari keenam isi SOP sebagaimana diuraikan di atas, dapat ditambahkan antala lain:
bagan alir, dokumen terkait, khusus untuk admin tidak menggunakan bagan alir
cukup menggunakan strip.
Diagram Alir/ bagan alir (Flow Chart):
Didalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam langkah-
langkah kegiatan dilengkapi dengan diagram alir/bagan alir untuk memudahkan
dalam pemahaman langkah-langkahnya. Adapun bagan alir secara garis besar
dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro.
Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari
proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu symbol, yaitu simbol
balok :
o Akhir kegiatan :
o Simbol Keputusan : ? Ya
tidak
o Penghubung :
o Dokumen :
32
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
o Arsip :
33
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
Di dalam SOP harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa,
dimana, kapan, dan mengapa.
SOP jangan menggunakan kalimat majemuk, subjek, predikat dan objek
harus jelas.
SOP harus menggunakan kalimat perintah/instruksi dengan bahasa yang
dikenal pemakai.
SOP harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan. Untuk SOP pelayanan
pasien maka harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan
kenyamanan pasien. Untuk SOP profesi harus mengacu kepada standar
profesi, standar pelayanan, mengikuti perkembangan Ilmu Pengetahuan dan
Teknologi (IPTEK) kesehatan, dan memperhatikan aspek keselamatan pasien.
f. Proses penyusunan SOP
1) SOP disusun dengan menggunakan format sesuai dengan panduan penyusunan
dokumen akreditasi Puskesmas/FKTP ini.
2) Penyusunan SOP dapat dikoordinir oleh tim mutu/tim akreditasi Puskesmas
dengan mekanisme sebagai berikut :
a) Pelaksana atau unit kerja/ upaya menyusun SOP dengan melibatkan unit
terkait.
b) SOP yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan ke tim
mutu/tim akreditasi,
c) Fungsi tim mutu/ tim akreditasi Puskesmas didalam penyusunan SOP adalah:
(1) Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki SOP yang telah
disusun oleh pelaksana atau unit kerja baik dari segi bahasa maupun
penulisan,
(2) Mengkoordinir proses pembuatan SOP sehingga tidak terjadi duplikasi
SOP/tumpang tindih SOP antar unit,
(3) Melakukan cek ulang terhadap SOP-SOP yang akan ditandatangani
oleh Kepala Puskesmas.
(4) Penyusunan SOP dilakukan dengan mengidentifikasi kebutuhan SOP.
Untuk SOP pelayanan dan SOP administrasi, untuk melakukan
identifikasi kebutuhan SOP bisa dilakukan dengan menggambarkan
34
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
proses bisnis di unit kerja tersebut atau alur kegiatan dari kerja yang
dilakukan di unit tersebut. Sedangkan untuk SOP klinis, identifikasi
kebutuhan dilakukan dengan mengetahui pola penyakit yang sering
ditangani di unit kerja tersebut.
(5) Dari identifikasi kebutuhan SOP dapat diketahui berapa banyak dan
macam SOP yang harus dibuat/disusun. Untuk melakukan identifikasi
kebutuhan SOP dapat pula dilakukan dengan memperhatikan elemen
penilaian pada standar akreditasi, minimal SOP-SOP apa saja yang
harus ada. SOP yang dipersyaratkan di elemen penilaian adalah SOP
minimal yang harus ada di Puskesmas. Sedangkan identifikasi SOP
dengan menggambarkan terlebih dahulu proses bisnis di unit kerja
adalah seluruh SOP secara lengkap yang harus ada di unit kerja
tersebut.
(6) Mengingat SOP merupakan flow charting dari proses kegiatan maka
untuk memperoleh pengertian yang jelas bagi subyek, penulisan SOP
adalah dimulai dengan membuat flow chart dari kegiatan yang
dilaksanakan. Caranya adalah membuat diagram kotak sederhana yang
menggambarkan langkah penting dari seluruh proses.
Setelah dibuatkan diagram kotak maka diuraikan kegiatan di masing-
masing kotak dan dibuat alurnya.
(7) Semua SOP harus ditandatangani oleh Kepala Puskesmas.
(8) Agar SOP dapat dikenali oleh pelaksana maka perlu dilakukan
sosialisasi SOP-SOP tersebut dan bila SOP tersebut rumit maka untuk
melaksanakan SOP tersebut perlu dilakukan pelatihan.
g. Hal-hal yang mempengaruhi keberhasilan penyusunan SOP.
1) Ada komitmen dari Kepala Puskesmas yang terlihat dengan adanya dukungan
fasilitas dan sumber daya.
2) Adanya fasilitator/petugas yang mempunyai kemampuan dan kemauan untuk
menyusun SOP.
3) Ada target waktu yaitu ada target dan jadwal yang disusun dan disepakati
4) Adanya pemantauan dan pelaporan kemajuan penyusunan SOP.
35
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
Bagian Tata Usaha organisasi dapat memusnahkan fotocopy SOP yang tidak
berlaku tersebut, namun untuk SOP yang asli agar tetap disimpan, dengan lama
penyimpanan sesuai ketentuan dalam ketentuan retensi dokumen yang berlaku di
Puskesmas.
d) SOP di unit upaya Puskesmas harus diletakkan ditempat yang mudah dilihat,
mudah diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana.
8) Tata Cara Pendistribusian SOP
a) Distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan SOP kepada unit upaya
atau pelaksana yang memerlukan SOP tersebut agar dapat digunakan sebagai
panduan dalam melaksanakan kegiatannya. Kegiatan ini dilakukan oleh tim
mutu atau bagian Tata Usaha Puskesmas sesuai pedoman tata naskah.
b) Distribusi harus memakai ekspedisi dan/atau formulir tanda terima.
c) Distribusi SOP bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk
seluruh unit kerja lainnya.
d) Bagi Puskesmas yang sudah menggunakan e-file maka distribusi SOP bisa
melalui jejaring area local, dan diatur kewenangan otorisasi disetiap unit kerja,
sehingga unit kerja dapat mengetahui batas kewenangan dalam membuka SOP.
9) Evaluasi SOP.
Evaluasi SOP dilakukan terhadap isi maupun penerapan SOP.
a) Evaluasi penerapan/kepatuhan terhadap SOP dapat dilakukan dengan menilai
tingkat kepatuhan terhadap langkah-langkah dalam SOP.
b) Untuk evaluasi ini dapat dilakukan dengan menggunakan daftar tilik/check list
Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara
konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk
diingat, dikerjakan, dan diberi tanda (check-mark).
Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu untuk
mendukung standarisasi suatu proses pelayanan.
Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SOP yang kompleks.
Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah pelaksanaan dan
memonitor SOP, bukan untuk menggantikan SOP itu sendiri.
(1) Langkah-langkah menyusun daftar tilik
37
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
38
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
1. Dokumen resmi yang di keluarkan seperti SK, SOP menggunakan kertas F4 dengan
berat 60-70 grm
2. Margins: Top 2 cm, Left 2 cm, Bottom 2 cm dan Right 2 cm.
3. Jenis huruf yang digunakan : Times New Roman dengan ukuran huruf 12
a) SOP yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan ke tim mutu/
tim akreditasi,
b) Fungsi tim mutu/ tim akreditasi Puskesmas di dalam penyusunan dokumen
adalah:
1) Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki dokumen yang telah
disusun oleh pelaksana atau unit kerja baik dari segi bahasa maupun
penulisan,
39
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
40
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
dilakukan oleh tim mutu atau bagian Tata Usaha Puskesmas sesuai pedoman
tata naskah.
2) Distribusi harus memakai ekspedisi dan/atau formulir tanda terima.
3) Distribusi dokumen bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga
untuk seluruh unit kerja lainnya.
e. Menarik dokumen lama apabila dokumen ini adalah dokumen pengganti
serta mengisi format usulan penambahan/ penarikan dokumen.
f. Mengarsipkan dokumen induk yang sudah tidak berlaku dengan
membubuhkan stempel “Kedaluwarsa” dan kemudian menyimpan dokumen
tersebut selama 2 tahun.
g. Memusnahkan dokumen sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan
6. Tata Cara Penyimpanan dokumen
a. Dokumen asli (master dokumen yang sudah dinomori dan sudah
ditandatangani) agar disimpan di sekretariat Tim Akreditasi Puskesmas atau
Bagian Tata Usaha Puskesmas, sesuai dengan ketentuan yang berlaku di
organisasi tersebut tentang tata cara pengarsipan dokumen yang diatur dalam
pedoman/tata naskah. Penyimpanan dokumen yang asli harus rapi, sesuai metode
pengarsipan sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan.
b. Dokumen fotocopy disimpan di masing-masing unit upaya
Puskesmas, dimana dokumen tersebut dipergunakan. Bila tidak berlaku lagi
atau tidak dipergunakan maka unit kerja wajib mengembalikan dokumen
yang sudah tidak berlaku tersebut ke sekretariat Tim mutu atau Bagian Tata
Usaha sehingga di unit kerja hanya ada dokumen yang masih berlaku saja.
Sekretariat Tim Mutu atau Bagian Tata Usaha organisasi dapat
memusnahkan fotocopy dokumen yang tidak berlaku tersebut, namun
untuk dokumen yang asli agar tetap disimpan, dengan lama penyimpanan
sesuai ketentuan dalam ketentuan retensi dokumen yang berlaku di Puskesmas.
c. Dokumen di unit upaya Puskesmas harus diletakkan di tempat yang mudah
dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana.
7. Penataan Dokumen
41
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
42
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
BAB IV
PENUTUP
43
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
Lampiran : 1
Contoh SK :
PEMERINTAH KABUPATEN ENDE
DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS …............
KEPUTUSAN
KEPALA PUSKESMAS XXX
NOMOR. : 01 / SK.01/PKM…./ 01/VII / 2023
TENTANG
TATA NILAI DALAM PENGELOLAAN DAN PELAKSANAAN KEGIATAN
MEMUTUSKAN
menunggu perintah.
Kedua : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan ditinjau
kembali apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan dalam
penetapannya.
Ditetapkan di : ………………
pada tanggal : 2023
XXXXXXXX
46
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
Lampiran 2
Contoh Kerangka Acuan Peningkatan Mutu Klinis dan Keselamatan Pasien
47
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
48
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
49
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
50
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
VI. SASARAN
1. Anak Pra Sekolah
2. Ibu Hamil
3. Masyarakat Lanjut Usia
51
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
VII. JADWAL KEGIATAN (gambarkan dalam bagan untuk rencana satu tahun)
Tabel 7 Bagan Jadwal Kegiatan
2023
No Kegiatan Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des
1 Pemeriksaan Kesehatan x x X X x x x x x x x X
gigi dan mulut Ibu hamil
52
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
PEDOMAN/MANUAL MUTU
I. Pendahuluan, yang berisi: A.
Latar belakang:
1. Profil organisasi
a. Gambaran umum organisasi
b. Visi organisasi
c. Misi organisasi
d. Struktur organisasi
e. Motto
f. Tata nilai
2. Kebijakan mutu:
a. Kami jajaran pengelola dan seluruh karyawan Puskesmas
berkomitmen untuk memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat
dengan memperhatikan kebutuhan dan harapan pelanggan. Kami
berkomitmen untuk memperbaiki proses pelayanan berdasarkan fakta.
b. Kebijakan teknis dalam perbaikan mutu dan keselamatan pasien ada
pada lampiran pedoman ini.
3. Proses pelayanan (proses bisnis)
a. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat:…..dst
b. Penyelenggaraan PelayananKlinis……dst
B. Ruang Lingkup:
Lingkup pedoman mutu ini disusun berdasarkan persyaratan ISO 9001:2008 dan
standar akreditasi Pukesmas, yang meliputi: persyaratan umum sistem manajemen
mutu, tanggung jawab manajemen, manajemen sumber daya, proses pelayanan
yang terdiri dari penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat, yang meliputi :
upaya……..dst, dan Pelayanan Klinis.
53
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
54
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
55
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
56
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
E. Tanggung jawab, wewenang (jelaskan tangung jawab dan wewenang mulai dari
Kepala, wakil manajemen mutu/penanggung jawab mutu, penanggung jawab UKM,
tanggung jawab pelayanan klinis, dan seluruh karyawan dalam peningkatan mutu.
F. Wakil manajemen mutu/Penanggung jawab manajemen mutu
Kepala Puskesmas menunjuk seorang wakil manajemen mutu yang bertanggung
jawab untuk mengkoordinir seluruh kegiatan mutu di Puskesmas:
1. Memastikan sistem manajemen mutu ditetapkan, diimplementasikan, dan
dipelihara
2. Melaporkan kepada manajemen kinerja dari sistem manajemen mutu dan
kinerja pelayanan
3. Memastikan kesadaran seluruh karyawan terhadap kebutuhan dan
harapan sasaran/pasien
G. Komunikasi internal
Komunikasi internal dilakukan dengan cara workshop (mini lokakarya),
pertemuan, diskusi, email, sms, memo dan media lain yang tepat untuk melakukan
komunikasi.
IV. Tinjauan Manajemen:
A. Umum : Rapat tinjauan manajemen dilakukan minimal dua kali dalam
setahun.
B. Masukan tinjauan manajemen meliputi:
1. Hasil audit
2. Umpan balik pelanggan
3. Kinerja proses
4. Pencapaian sasaran mutu
5. Status tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan
6. Tindak lanjut tehadap hasil tinjauan manajemen yang lalu
7. Perubahan terhadap Kebijakan mutu
8. Perubahan yang perlu dilakukan terhadap sistem manajemen mutu/
sistem pelayanan
57
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
58
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
59
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
60
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
Kesimpulan :
Rencana tindak :
lanjut
Rekomendasi :
Daftar Hadir Rapat Penyusunan Perencanaan (Pembentukan TIM dan pembagian
kelompok kerja terlampir)
Ende, ......
Pimpinan Pertemuan Notulis
Kepala Puskesmas .......
61
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
No Masalah/Hambatan Analisis Rencana perbaikan Pelaksanaan Hasil yang Monitoring Pelaksan Koordi
masalah perbaikan dicapai danevaluasi a nator
UKM
62
Akreditasi Puskesmas. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Puskesmas Kab. Ende
63