PERPUSTAKAAN INSTITUSI KESEHATAN

HELVETIA MEDAN

INSTITUSI KESEHATAN HELVETIA

MEDAN
2019

1
 INSTRUMEN LOMBA PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
INSTITUT KESEHATAN HELVETIA MEDAN
TAHUN 2019

IDENTITAS PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI

Nama Peguruan Tinggi : Institut Kesehatan Helvetia
Alamat : Jl. Kapten Sumarsono No. 107
Kelurahan : Helvetia
Kecamatan : Medan Helvetia
Kabupaten/Kota : Medan
Provinsi : Sumatera Utara
Nama Rektor : Dr. H. Ismail Efendy, M.Si
Email : pustaka@helvetia.ac.id
Nama Kepala Perpustakaan: Husna Athiyah Ashoba, S.Sos
No. Telp/HP : 085297439189
Nama Tenaga Pengelola
Perpustakaan/HP : 1. Evi Nurma Yunita, S.Sos
2. Rina Budiarti, S.Sos
3. Jeni Tri Lestari, S.Sos
4. Novita Sari, S.Sos
5. Irma Wahyuni Rambe, S.Sos

Medan, Maret 2019

Kepala Perpustakaan

(Husna A. Ashoba, S.Sos)

2
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala limpahan Rahmat,
Taufik dan Hidayahnya sehingga saya dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini
dalam bentuk maupun isinya yang sangat sederhana.
Makalah ini dibuat dalam rangka mengikuti perlombaan perpustakaan perguruan
tinggi terbaik se-Sumatera Utara tahun 2019 yang diadakan oleh Dinas Perpustakaan
dan Arsip Provinsi Sumatera Utara.
Harapan saya semoga makalah ini dapat membantu menambah pengetahuan dan
penilaian bagi para juri sebagai pembaca, sehingga saya dapat memperbaiki bentuk
maupun isi makalah ini sehingga kedepannya dapat lebih baik.
Makalah ini saya akui masih banyak kekurangan, oleh kerena itu saya harapkan
kepada para pembaca untuk memberikan masukan-masukan yang bersifat membangun
untuk kesempurnaan makalah ini.
Demikianlah, semoga makalah ini dapat dipergunakan untuk mengetahui secara
rinci mengenai Perpustakaan Institusi Kesehatan Helvetia Medan.

Penyusun,
Ka. Perpustakaan Helvetia

(Husna A. Ashoba, S.Sos)

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.................................................................................................................i
DAFTAR ISI..............................................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN..........................................................................................................1
A. SEJARAH PERPUSTAKAAN.......................................................................................1
B. PROFIL PERPUSTAKAAN...........................................................................................1
C. VISI MISI PERPUSTAKAAN........................................................................................2
BAB II KONTEN ISI................................................................................................................4
I. KOMPONEN LAYANAN..............................................................................................4
(1) Jam Buka Perpustakaan............................................................................................4
(2) Sistem Perpustakaan.................................................................................................4
(3) Pengguna Perpustakaan............................................................................................4
(4) Data Anggota Perpustakaan......................................................................................5
(5) Statistik Peminjaman Buku& Kunjungan Mahasiswa..............................................5
(6) Jenis Promosi Perpustakaan......................................................................................7
(7) Pelayanan Berbasis TIK...........................................................................................7
(8) Literasi Informasi.....................................................................................................7
(9) Layanan Perpustakaan..............................................................................................7
II. KOMPONEN KERJASAMA..........................................................................................9
III. KOMPONEN KOLEKSI.............................................................................................9
(1) Koleksi Bahan Pustaka Tercetak..............................................................................9
(2) Koleksi Bahan Pustaka Elektronik.........................................................................10
(3) Website Perpustakaan.............................................................................................11
IV. KOMPONEN SUMBER DAYA MANUSIA............................................................11
(1) Jumlah Pustakawan.................................................................................................11
(2) Tupoksi Pustakawan...............................................................................................11
V. KOMPONEN ANGGARAN.........................................................................................14
VI. KOMPONEN MANAJEMEN PERPUSTAKAAN...................................................14
(1) Struktur Organisasi Perpustakaan...........................................................................14

ii
 (2) Program Kerja Perpustakaan..................................................................................14
BAB III PENUTUP.................................................................................................................16

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. SEJARAH PERPUSTAKAAN
Perpustakaan Helvetia Medan adalah salah satu sub unit di Institut Kesehatan
Helvetia Medan yang merupakan salah satu unsur penunjang Tri Dharma Perguruan
Tinggi untuk mendukung kegiatan belajar mengajar.
Selama ini tidak ada catatan mengenai berdirinya Perpustakaan Helvetia Medan,
namun demikian diperkirakan sejarah berdirinya perpustakaan tidak terlepas dari
pendirian lembaga induknya yaitu STIKes Helvetia Medan pada tahun 2001,
kemudian pada tahun 2016 menjadi Institut Kesehatan Helvetia Medan.
Berdasarkan SK Keputusan Rektor Institut Kesehatan Helvetia nomor:
2.3/SK/R/2/2016 tentang Pendirian Perpustakaan Institut Kesehatan Helvetia, pada
tahun 2016, ruangan perpustakaan yang semula berada di lantai 2 gedung depan
STIKes Helvetia Medan pindah ke Gedung Baru lantai 2 disamping Kantin kampus
Institut Kesehatan Helvetia.
Wacana kedepan, Perpustakaan berkembang seiring dengan perkembangan
zaman dan dapat bersaing dengan perpustakaan bertaraf nasional hingga
internasional. Perpustakaan juga diharapkan dapat berdiri sendiri dengan ruangan
yang lebih luas lagi dan dengan fasilitas yang jauh lebih lengkap guna mendukung
program pendidikan di Institut Kesehatan Helvetia Medan.

B. PROFIL PERPUSTAKAAN
Perpustakaan ialahsuatu ruang yang digunakan untuk menyimpan literasi
informasi seperti buku, majalah, jurnal, bibliografi, index ataupun non buku lainnya
yang disusun secara sistematis menurut kasifikasinya agar mudah di temukan
kembali. Perpustakaan merupakan unit yang sangat penting dalam
pendidikan.Perpustakaan dikatakan sebagai jantung dari suatu lembaga pendidikan
yang berfungsi menjalankan dan untuk mencapai tujuan dari masing-masing
lembaga pendidikan.
Perpustakaan Institut Kesehatan Helvetia Medan melayani ribuan mahasiswa
beserta tenaga pendidik dan tenaga kependidikannya. Perpustakaan Helvetia Medan

1
 hingga saat ini memiliki sekitar lebih dari 5.000 judul dan total eksemplar sekitar
kurang lebih 20.000 bahan pustaka tercetak dengan penambahan setiap tahun
sekitar lebih dari 1.000 eksemplar.
Koleksi tercetak dikelompokkan dengan sistem Dewey Decimal Classification
(DDC). Sistem katalog online (OPAC) perpustakaan pada Perpustakaan Helvetia
Medan sudah terautomasi menggunakan Slims 7 (Cendana), sehingga mahasiswa
maupun masyarakat luas dapat melihat cakupan koleksi yang ada di Perpustakaan
Helvetia Medan secara online melalui OPAC pada urlhttp://helvetia.ac.id/pustaka/.
Berkaitan dengan layanan digital yang dimiliki oleh Perpustakaan Helvetia
Medan, ada beberapa jenis layanan yang dapat dimanfaatkan oleh pemustaka di
Institut Kesehatan Helvetia Medan, diantaranya adalah E-Repository dimana koleksi
yang terkait di dalamnya mencakup karya-karya tulis mahasiswa ataupun civitas
akademika, ada pula E-Journal dimana koleksi yang terkait di dalamnya berupa
database-database yang dilanggan oleh institut Kesehsatan Helvetia seperti Questia,
Pubmed, Proquest, Cengange, dan EBSCO. Selain itu, Perpustakaan Helvetia Medan
telah bekerjasama dengan PT Kubuku dalam pengadaan aplikasi E-Books untuk
perpustakaan bernama‘Digital Library Helvetia’.

C. VISI MISI PERPUSTAKAAN

Perpustakaan sebagai sebuah unit kerja, baik yang berdiri sendiri maupun yang
tergabung kepada unit organisasi yang membawahinya, memiliki visi dan misi yang
telah ditetapkan dan disesuaikan dengan kebijakan serta keinginan lembaga
induknya.
Visi Perpustakaan:
Menjadi perpustakaan yang unggul dalam menyediakan informasi serta
koleksi bahan pustaka sebagai pusat pengetahuan untuk mendukung kegiatan
belajar mengajar dalam penyelenggaraan tri dharma perguruan tinggi.

Misi Perpustakaan:
1) Menyediakan akses terhadap informasi dan layanan informasi secara tepat
waktu, tepat guna dan efektif untuk mendukung KBM (Kegiatan Belajar
Mengajar).

2
2) Menyediakan fasilitas, sarana dan prasarana yang memudahkan penggunaan
koleksi dan pelayanan perpustakaan.
3) Menciptakan lingkungan gemar baca yang tertib, nyaman dan bersahabat.

3
 BAB II
KONTEN ISI

Berdasarkan data dari instrumen lomba perpustakaan, ada beberapa komponen

yang akan menjadi penilaian dan bahan pertimbangan bagi para Bapak/Ibu Juri untuk
melihat Perpustakaan Perguruan Tinggi yang kami miliki, yakni:

I. KOMPONEN LAYANAN
Komponen layanan di Perpustakaan Helvetia Medan mecakup beberapa aspek,
seperti berikut ini:

(1) Jam Buka Perpustakaan

Jam Buka Layanan Perpustakaan merupakan salah satu faktor yang penting
dalam melayani civitas akademik. Di Institut Kesehatan Helvetia Medan memiliki
2 (dua) ruang perpustakaan yang terpisah, satu berada di dalam Gedung
Perkuliahan dan satu lagi berada di dekat asrama mahasiswa. Adapun jam
Operasional Layanan Perpustakaan Pusat Institut Kesehatan Helvetia Medan
sejak bulan Januari 2018 selama masa kuliah dan hari kerja adalah sebagai
berikut:
WAKTU PUKUL
Senin – Jum’at 08.00 – 16.00 WIB
Sabtu 08.00 – 13.00 WIB
Minggu dan Tanggal Merah, Perpustakaan TUTUP

(2) Sistem Perpustakaan

Perpustakaan Online Institut Kesehatan Helvetia Medan menggunakan
sistem Senayan versi SLiMS 7 (Cendana)sebagai OPAC Perpustakaan, dan juga
menggunakan Sistem dari PT. Kubuku sebagai media pencarian E-Books (buku-
buku elektronik). Untuk jurnal, perpustakaan melanggan beberapa database
seperti Questia, PubMed, Proquest, EBSCO, dan CENGAGE. Dimana terdapat
didalamnya jurnal-jurnal yang dilanggan secara online serta buku-buku
elektronik berkaitan dengan pembelajaran para civitas akademik di Institut
Kesehatan Helvetia Medan.

(3) Pengguna Perpustakaan

Pengguna perpustakaan merupakan pengunjung yang datang ke
Perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan. Di Institut
Kesehatan Helvetia Medan, pengguna perpustakaannya mencakup civitas
akademika dan masyarakat sekitar Helvetia Medan, dengan total mahasiswa

4
 sekitar 4.049 orang pada akhir tahun 2017/2018 dan untuk jumlah dosen serta
pegawai mencakup lebih kurang 268 orang.
Adapun data mahasiswa serta dosen yang terdaftar di Forlap Ristekdikti,
mencakup:
No Nama Program Studi Jumlah Dosen Jumlah
Tetap Mahasiswa
1 S2-IKM 29 760
2 S1-ARS 12 72
3 S1-FARMASI 26 1.283
4 S1-GIZI 10 127
5 S1-KESMAS 25 387
6 S1-PSIKOLOGI 6 13
7 D4-KEBIDANAN 49 1.139
8 D3-FARMASI 11 268
TOTAL 168 4.049

(4) Data Anggota Perpustakaan

Berdasarkan Data pada Sistem Perpustakaan Helvetia (e-library Helvetia),
data anggota perpustakaan yang aktif mencakup:

NO TIPE ANGGOTA JUMLAH

1 Dosen & Pegawai 242
2 D3 Farmasi 287
3 D4 Kebidanan 984
4 S1 Adm. Rumah Sakit 72
5 S1 Farmasi 1056
6 S1 Gizi 56
7 S1 IKM 387
8 S1 Psikologi 13
9 S2 IKM 368
TOTAL 3.465

(5) Statistik Peminjaman Buku& Kunjungan Mahasiswa

Berdasarkan dari sistem senayan yang digunakan Perpustakaan Helvetia,
data statistik peminjaman buku perpustakaan mahasiswa Institut Kesehatan
Helvetia sejak bulan Januari 2016 sampai dengan bulan Desember 2018terlihat
sebagai berikut:

NO BULAN 2016 2017 2018

1 Januari 530 1906 1681
2 Februari 905 1246 691
3 Maret 798 815 1089
4 April 1375 1022 970

5
 5 Mei 2395 973 706
6 Juni 2135 492 258
7 Juli 654 1762 1140
8 Agustus 1209 969 894
9 September 639 529 807
10 Oktober 1148 702 1077
11 November 961 421 853
12 Desember 1155 351 464
TOTAL 7.806 13.904 10.630

Berdasarkan data di atas,jumlah peminjaman buku tercetak meningkat dari

tahun 2016 ke tahun 2017. Namun, pada tahun 2018, jumlah peminjaman koleksi
buku tercetak mulai mengalami penurunan. Hal ini disebabkan oleh pemustaka
lebih banyak melakukanpencarian informasi yang mereka butuhkan melalui
media elektronik seperti E-Books, E-Journal, serta E-Repository yang sudah
dimiliki oleh Perpustakaan Helvetia.
Sedangkan untuk data statistik kunjungan perpustakaan oleh mahasiswa
Institut Kesehatan Helvetia sejak bulan Januari 2016 sampai dengan bulan
Desember 2018terlihat sebagai berikut:
NO BULAN 2016 2017 2018
1 Januari 374 3052 831
2 Februari 311 1774 588
3 Maret 889 1804 1481
4 April 842 2742 1487
5 Mei 1319 2090 1549
6 Juni 1471 938 498
7 Juli 612 2457 1142
8 Agustus 853 934 1595
9 September 203 887 1935
10 October 1142 2509 2803
11 November 621 1238 1400
12 Desember 452 886 1214
TOTAL 9.089 12.451 16.523

Data grafik di atas menunjukkan bahwa minat berkunjung mahasiswa

semakin tahun semakin bertambah. Data tersebut merupakan data yang diambil
dari hasil pengecekan buku kunjungan yang diisi oleh mahasiswa setiap
berkunjung ke perpustakaan. Jadi, perhitungannya bertumpu pada jumlah
personal mahasiswa yang datang setiap harinya, bukan pengunjung setiap masuk
kedalam perpustakaan.Walaupun banyak mahasiswa yang berkunjung ke
perpustakaan berkali-kali dalam satu hari. Sementara untuk pengguna
perpustakaan yang berkunjung secara online belum dapat dihitung, namun
wacana kedepannya agar setiap pemustaka dapat terdeteksi melalui sistem yang

6
 dipasang di setiap aplikasi online miliki Perpustakaan Institut Kesehatan
Helvetia.

(6) Jenis Promosi Perpustakaan

Ada beberapa Jenis Promosi yang dilakukan di Perpustakaan Helvetia Medan,
salah satunya adalah melalui promosi kampus Institut Kesehatan Helvetiayang
dilakukan secara rutin setiap dua kali dalam setahun ke sekolah-sekolah yang ada
di Sumatera Utara. Selain itu, promosi perpustakaan juga dilakukan secara online
melalui beberapa akun sosial media seperti facebook, twitter, dan instagram. Hal
ini diharapkan dapat menarik minat para pemustaka khususnya mahasiswa
Institut Kesehatan Helvetia Medan itu sendiri.

(7) Pelayanan Berbasis TIK

UPT Perpustakaan Institut Kesehatan Helvetia dalam memberikan layanan
informasi sudah berbasis teknologi informasi, diantaranya melalui e-journal, e-
repository, e-books, OPAC, dan digital library.

(8) Literasi Informasi

Literasi informasi merupakan kemampuan untuk mengetahui kapan
informasi itu dibutuhkan, diidentifikasi, ditemukan, di evaluasi, dan secara efektif
menggunakan informasi tersebut untuk isu atau masalah yang dihadapi.Literasi
Informasi di Perpustakaan Helvetia Medan dilakukan setiap tahun pada saat
penerimaan mahasiswa baru dan setiap kegiatan sosialisasi yang dilakukan oleh
bagian publikasi.

(9) Layanan Perpustakaan

Pelayanan perpustakaan mempunyai tugas menghimpun, mengolah dan
menyebarluaskan informasi, tentu sangat bermanfaat apabila semua informasi
tersebut dimanfaatkan oleh pengguna. Pelayanan sebagai unsur utama dalam
kegiatan perpustakaan memepunyai peranan penting guna menjembatani
pemustaka dengan sumber informasi dan pemanfaatan fasilitas perpustakaan.
Pelayanan peprustakaan dalam proses penyelenggaraan perpustakaan meliputi
berbagai kegiatan, yaitu:
a. Pelayanan Terbuka
Untuk jenis pelayanannya dilakukan dengan sistem terbuka Dimana
pengguna perpustakaan dapat secara langsung mencari ke rak koleksi.
Adapun jenis koleksi bahan pustaka di Perpustakaan Helvetia Medan
mencakup koleksi buku, textbooks, jurnal, proceeding, majalah, Koran, koleksi
referensi seperti kamus, bibliografi, atlas, ensiklopedia, serta karya tulis
ilmiah mahasisa. Setiap pemustaka yang berkunjung ke Perpustakaan dapat
bertanya langsung kepada petugas perpustakaan mengenai letak koleksi
buku yang ingin dicari ataupun dapat langsung menuju rak koleksi dan
mencari buku yang ingin dibaca dengan melihat tanda pada label rak yang

7
 ditempelkan sesuai dengan klasifikasi buku.Setiap pemustaka juga dapat
menelusur koleksi perpustakaan secara online di situs perpustakaan dengan
alamat url: http://www.helvetia.ac.id/pustaka/.
Bagi pemustaka yang sedang menulis penelitian, terdapat digital library
yang dapat membantu pemustaka untuk mencari bahan rujukan seperti e-
journal, e-repository, serta e-books. Melalui layanan perpustakaan digital ini,
pemustaka tidak perlu datang langsung ke perpustakaan jika memang waktu
dan jarak tidak memungkinkan untuk ditempuh.

b. Layanan Keanggotaan
1. Setiap mahasiswa yang terdaftar sebagai bagian dari Helvetia Medan dan
sudah memiliki nomor induk mahasiswa perlu melakukan aktivasi
keanggotaan agar dinyatakan sebagai Anggota Perpustakaan.
2. Bagi mahasiswa yang baru pertama kali ke perpustakaan, disarankan
untuk memiliki Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) yang juga dapat digunakan
sebagai Kartu Perpustakaan. Jika belum memiliki KTM, mahasiswa wajib
membawa Identitas Diri Lainnya dan menunjukkan portal akademik.
3. Bagi dosen ataupun pegawai di Institut Kesehatan Helvetia Medan, dapat
mengaktivasi keanggotaannya di perpustakaan menunjukkan Tanda
Pengenal (Kartu Identitas Diri).

c. Layanan Sirkulasi
1. Setiap pemustaka memiliki hak sama dalam peminjaman koleksi buku.
2. Pemustaka menunjukkan kartu keanggotaan (identitas diri) saat
melakukan peminjaman koleksi buku.
3. Jumlah buku pinjaman mahasiswa maksimal 2 (dua) eksemplar buku
selama waktu yang telah ditentukan (sesuai program studi). Sedangkan
buku pinjaman dosen ataupun pegawai maksimal 3 (tiga) sampai 5 (lima)
eksemplar buku selama 1 (satu) sampai 2 (dua) minggu.
4. Perpanjangan waktu peminjaman buku dapat dilakukan oleh orang yang
berbeda namun tetap menunjukkan identitas peminjam buku.
5. Proses pengembalian buku dapat dilakukan oleh pemustaka yang
bersangkutan atau diwakilkan tanpa membawa identitas diri.
6. Pengembalian buku melewati batas waktu peminjaman dikenakan denda
yang telah ditentukan oleh perpustakaan.
7. Selama buku perpustakaan dipinjam oleh pemustaka, maka buku tersebut
telah menjadi tanggung jawab pemustaka yang meminjam buku.
8. Buku perpustakaan yang dipinjam oleh pemustaka, wajib dijaga agar tidak
rusak ataupun hilang.
9. Kehilangan buku yang dikarenakan kelalaian pemustaka, wajib mengganti
dengan judul buku yang sama dan membayar denda jika terlambat
mengembalikan buku.

8
 10. Bagi pemustaka yang terbukti melakukan tindakan pencurian buku akan
dikenakan sanksi Akademik.

d. Layanan Internet& Intranet

Perpustakaan Helvetia Medan memiliki fasilitas internet& intranet yang
terhubung ke komputer yang ada di dalam ruangan perpustakaan dan dapat
digunakan oleh civitas akademika dalam mencari tugas, mengirim email
ataupun melakukan penelusuran online untuk melihat berita terbaru dan
juga mengakses informasi dari Institut Kesehatan Helvetia secara gratis.

e. Layanan Baca Di Tempat

Pengunjung dapat mengisi waktu luang dengan membaca koleksi-
koleksi yang tidak bisa dipinjamkan keluar ruang perpustakaan seperti
koleksi Karya Tulis Ilmiah/Skripsi/Tesis, Jurnal Ilmiah, Proceeding, Majalah
Ilmiah, dan koleksi referensi lainnya.

II. KOMPONEN KERJASAMA

Kerja Sama Pengembangan Perpustakaan Helvetia Medan mencakup:
(1) Kerjasama dengan komunitas lingkungan perguruan tinggi dalam hal berbagi
informasi dan akses informasi yang disediakan oleh Institusi Kesehatan
Helvetia seperti menggunakan nama domain yang sama dan sudah terhubung
ke halaman situs utama Institut Kesehatan Helvetia di https://helvetia.ac.id/,
yang ada di bagian pojok bawah halaman situs dengan topik subjek ‘pustaka’
yang akan langsung terhubung ke alamaturl http://helvetia.ac.id/pustaka/.
(2) Kerjasama dengan Komunitas di luar Institut Kesehatan Helvetia Medan,
seperti:
1. Perpustakaan AKBID Helvetia Pekanbaru
2. Perpustakaan AKBID Munawarah Bireuen
3. Perpustakaan AKBID Harapan Ibu Langsa
4. Perpustakaan AKBID Amanah Muara Bungo
5. Perpustakaan AKBID Delima Nias
6. Perpustakaan AKBID Bina Husada Serang
7. Dinas Perpustakaan & Arsip Provinsi Sumatera Utara melalui e-book
8. PT. Kubuku dan Graha Ilmu
9. Perpustakaan Universitas Sari Mutiara

III. KOMPONEN KOLEKSI

Komponen koleksi di Perpustakaan HelvetiaMedan mecakup beberapa aspek,
seperti berikut ini:
(1) Koleksi Bahan Pustaka Tercetak
- Jumlah Keseluruhan KoleksiBuku di Perpustakaan Helvetia Medan sampai
dengan bulan Februari 2019 mencakup: 5.501 Judul dengan 20.466

9
 Eksemplar. Sedangkan untuk Koleksi Referensi seperti KTI/Skripsi/Tesis
dalam 3 (tiga) tahun terakhir mencakup lebih kurang 4.301 judul. Selain itu
juga terdapat 42 judul jurnal dengan 1.275 eksemplar, 7 judul majalah
dengan 134 eksemplar, dan 33 judul prosiding dengan 94 eksemplar.

- Pembagian Jumlah Koleksi per Program Studi

Berdasarkan hasil dari daftar inventarisasi judul buku masuk, terdapat
beberapa penggolongan subjek sesuai dengan program studi masing-masing
kelompok.

- Presentasi Penambahan Koleksi

Untuk proses penambahan koleksi bahan pustaka buku di Perpustakaan
Helvetia pada tahun 2016 sampai sekarang proses pengadaan buku dilakukan
melalui proses pembelian buku. Adapun grafik penambahan buku yang
dilakukan di Perpustakaan Helvetia dapat dilihat dari grafik berikut:

Berdasarkan data di atas, dapat dilihat bahwa pada tahun 2017, jumlah
penambahan koleksi buku melalui pembelian sangat meningkat. Berbeda
dengan tahun 2018, penambahan koleksi bukunya sedikit menurut disebabkan
oleh Perpustakaan sedang dalam tahap proses digitalisasi layanan, sehingga
kegiatan yang dilakukan lebih difokuskan pada sarana & prasarana
Perpustakaan. Seperti pembangunan E-Repository, pembuatan E-Books, hingga
peningkatan kualitas data informasi E-Journalyang dilanggan oleh Institut
Kesehatan Helvetia Medan.

(2) Koleksi Bahan Pustaka Elektronik

- Jurnal Elektronik
Ada beberapa database jurnal elektronik yang dilanggan oleh Institut
Kesehatan Helvetia, yakni: QUESTIA (Berlangganan setiap tahun dan berbayar),
PUBMED (Berbayar & Berlangganan dari dikti), CENGAGE (Berlangganan dari
dikti), PROQUEST (Berlangganan dari dikti), & EBSCO (Berlangganan dari dikti).

- Jumlah Sumber E-book (Buku Elektronik)

Adapun sumber e-book yang dimiliki oleh Perpustakaan Helvetia terlihat dari
database e-journal yang dilanggan oleh Institut Kesehatan Helvetia, seperti:

10
 Pubmed &Questia. Selain itu juga, pemustaka dapat melihat langsung e-books
yang dilanggan oleh Digital Library Helvetia, yang mana aplikasi tersebut
dapat diinstal di PC Komputer maupun Android melalui PlayStore.

(3) Website Perpustakaan

Ada beberapa website Perpustakaan di Institut Kesehatan Helvetia Medan,
diantaranya adalah:
- Website OPAC Perpustakaan Institut Kesehatan Helvetia Medan dapat dilihat
di https://helvetia.ac.id/pustaka.
- Website Repository Perpustakaan Institut Kesehatan Helvetia Medan dapat
dilihat di repository.helvetia.ac.id .
- Website Jurnal Elektronik milik Institut Kesehatan Helvetia Medan dapat
dilihat di ejournal.helvetia.ac.id .

IV. KOMPONEN SUMBER DAYA MANUSIA

Komponen sumber daya manusia di Perpustakaan Helvetia Medan mecakup
beberapa aspek, seperti berikut ini:
(1) Jumlah Pustakawan
Jumlah tenaga pengelolah perpustakaan terdiri dari 6 Orang Pustakawan yang
memiliki latar belakang pendidikan Sarjana (S-1) Ilmu Perpustakaan.
Daftar Nama Pustakawan Di Perpustakaan Helvetia Medan, yaitu:
NO NAMA PUSTAKAWAN BAGIAN
1. Husna A. Ashoba, S.Sos Ka. Perpustakaan
2. Evi Nurma Yunita, S.Sos Bag. Tata Usaha
3. Irma Wahyuni Rambe, S.Sos Bag. Referensi & Informasi
4. Rina Budiarti, S.Sos Bag. Pengadaan
5. Jeni Tri Lestari, S.Sos Bag. Pengolahan
6. Novita Sari, S.Sos Bag. Keanggotaan

(2) Tupoksi Pustakawan

Berdasarkan Struktur Organisasi Perpustakaan dan deskripsi tugas
pustakawan sebagaimana dijelaskan mengenai diskripsinya, antara lain:
1. Kepala Perpustakaan, memiliki tanggungjawab dalam hal;
- Menyusun rencana strategi perpustakaan serta program kerja
tahunan.
- Menyiapkan serta menyediakan data kegiatan dan perkembangan
perpustakaan
- Mengorganisasikan sumber daya dan dana di perpustakaan.
- Menetapkan standar kebutuhan bahan pustaka dan mengajukan
usulan pengadaan buku di perpustakaan ke Rektor.

11
 - Mengkoordinasikan penyelenggaraan bidang-bidang yang ada di
unitnya.
- Melakukan monitoring & evaluasi pelaksanaan tugas layanan tekhnis,
layanan pengguna, pengembangan dan kerjasama, serta administrasi
dan kerumahtanggaan.
- Mengkoordinasikan dan membantu melakukan kegiatan pelayanan
sirkulasi dan registrasi keanggotaan di perpustakaan.
- Menyusun laporan berkala kegiatan perpustakaan kepada Rektor.

2. Bagian Tata Usaha,memiliki tanggungjawab dalam hal;

- Melakukan analisis kegiatan bidang adm. dan kerumahtanggaan.
- Melakukan evaluasi dan monitoring penggunaan keuangan dalam hal
pengembangan perpustakaan
- Membantu menyediakan fasilitas penunjang di perpustakaan.
- Melaksanakan sistem kearsipan perpustakaan, termasuk pengarsipan
dokumen, pendataan koleksi, serta pembuatan surat menyurat.
- Membuat catatan penggunaan barang habis pakai setiap bulan sebagai
dasar pengajuan dan stock opname.
- Membantu melakukan penyusunan dan pengajuan barang habis pakai
setiap bulan ke rektorat.
- Memberikan laporan rutin kepada Kepala Perpustakaan

3. Bagian Pengadaan, memiliki tanggungjawab dalam hal;

- Melakukan pendataan kebutuhan informasi sesuai fakultas/program
studi di Institut Kesehatan Helvetia.
- Menyusun daftar permintaan koleksi bahan pustaka dari pemustaka
(civitas akademika).
- Menyeleksi bahan pustaka yang ada dan yang belum ada di
perpustakaan untuk melakukan proses pengadaan bahan pustaka di
perpustakaan.
- Menerima dan mengecek Bahan Pustaka yang diterima serta
Melakukan inventarisasi semua jenis bahan perpustakaan yang ada.
- Meregistrasi dan menandai identitas kepemilikan bahan pustaka.
- Mengumpulkan, memilih dan menyiangi sumber bahan perpustakaan
untuk melakukan reservasi bahan pustaka.
- Melaksanakan kegiatan pesanan koleksi buku dan koleksi referensi
serta melakukan pendataan koleksi yang masuk ke perpustakaan.
- Membantu melaksanakan reselving koleksi buku secara rutin dan
kontinyu serta Membantu kegiatan pelayanan sirkulasi.
- Membuat laporan kegiatan inventarisasi pengadaan bahan pustaka.

4. Bagian Pengolahan, memiliki tanggungjawab dalam hal;

12
 - Menerima bahan pustaka dari bagian pengadaan bahan perpustakaan.
- Melakukan verifikasi bahan perpustakaan dengan database yang ada.
- Menentukan deskripsi, tajuk entri, tajuk subjek dan nomor panggil
(call number) bahan perpustakaan berdasarkan standar yang
ditetapkan.
- Menginput data bibliografis bahan pustaka ke dalam sistem otomasi
perpustakaan.
- Melaksanakan kegiatan finishing berupa label, barcode, stempel
indentitas koleksi, serta melaksanakan kegiatan menyampul buku
dengan plastik berdasar standar penyampulan.
- Mengkoordinasikan kegiatan pemilihan, pendataan dan perbaikan
koleksi bahan pustaka dalam waktu tertentu.
- Merencanakan dan melakukan stock opname koleksi dan sarana
prasarana di dalam perpustakaan.
- Melaksanakan re-shelving koleksi buku secara rutin dan kontinyu serta
membantu kegiatan pelayanan sirkulasi
- Memberikan laporan hasil kegiatan rutin kepada Kepala Perpustakaan

5. Bagian Referensi & Informasi, memiliki tanggungjawab dalam hal;

- Mengkoordinasikan kegiatan layanan referensi, serta penyusunan
kembali koleksi serial, referensi, KTI/Skripsi/Tesis mahasiswa ke rak
koleksi
- Melakukan kegiatan penelusuran informasi, kerjasama perpustakaan,
promosi perpustakaan, serta pengembangan sumber daya
perpustakaan.
- Menerima koleksi referensi dan melakukan inventaris koleksi
referensi yang masuk ke perpustakaan serta Melaksanakan
pengelompokan koleksi referensi menurut kelompok subjek.
- Melaksanakan pemanduan dan pengarahan pemanfaatan koleksi
referensi dan serial serta Memberikan konsultasi dan bantuan
pencarian informasi kepada pengguna perpustakaan.
- Membantu melaksanakan proses layanan kerumahtanggan seperti
penataan sarana perpustakaan; urusan kebersihan, keamanan, dan
kenyamanan lingkungan di perpustakaan; serta keberlangsungan
operasional di dalam perpustakaan.
- Melaksanakan re-shelving koleksi buku secara rutin dan kontinyu serta
Membantu kegiatan pelayanan sirkulasi.
- Melaksanakan pendataan dan pelaporan kegiatan layanan referensi
kepada Kepala Perpustakaan

6. Bagian Keanggotaan, memiliki tanggungjawab dalam hal;

13
 - Melakukan pendaftaran anggota perpustakaan dengan mengentri data
anggota ke sistem otomasi perpustakaan.
- Merekapitulasi presensi pengunjung perpustakaan dan statistik
tingkat kunjungan mahasiswa di perpustakaan.
- Memantau keadaan koleksi dan anggota di dalam ruang baca
perpustakaan.
- Merencanakan kegiatan di dalam perpustakaan, baik secara formal
atau non formal.
- Membantu melaksanakan kegiatan temu kembali dalam menemukan
bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pengunjung perpustakaan di rak
koleksi.
- Melakukan kegiatan administrasi dan pengesahan bebas pinjam.
- Melaksanakan re-shelving koleksi buku secara rutin dan kontinyu serta
Membantu kegiatan pelayanan sirkulasi.
- Memberikan laporan rutin kepada Kepala Perpustakaan

V. KOMPONEN ANGGARAN
Komponen anggaran dana untuk pengadaan khusus buku di Perpustakaan
Helvetia Medanyang dilakukan dengan pembelian buku secara langsung ke penerbit
dan toko buku pada tahun 2018 dengan nominal harga sekitar Rp. 141.246.210,-.

VI. KOMPONEN MANAJEMEN PERPUSTAKAAN

Komponen manajemen di Perpustakaan Helvetia Medan mecakup beberapa
aspek, seperti berikut ini:
(1) Struktur Organisasi Perpustakaan
Setiap personil yang terlibat dalam Perpustakaan Helvetia Medan sangat
berpengaruh besar terhadap mutu pendidikan. Di dalam organisasi Perpustakaan
Helvetia Medan, setiap personel memiliki kompetensi berdasarkan pelatihan,
keterampilan dan pengalaman yang sesuai dengan pekerjaannya. Kepala Perpustakaan
Helvetia dapat selalu memastikan bahwa kompetensi dan pengalaman yang
dibutuhkan sesuai dengan standar kinerja organisasi yang efektif.

(2) Program Kerja Perpustakaan

Ada beberapa program kerja yang digunakan oleh perpustakaan helvetia,
yakni:
- Program Jangka Pendek
Program jangka pendek ini tertuang dalam beberapa tahapan program
yang nantinya diwujudkan dalam beberapa jenis kegiatan. Jenis program
tersebut antara lain terdiri dari:
1. Program pengadaan koleksi dan fasilitas perpustakaan,
2. Pengelolaan bahan pustaka tahap pertama (I),
3. Pengelolaan bahan pustaka tahap kedua (II),
4. Perawatan dan pemeliharaan (maintenance) koleksi bahan pustaka,
14
 5. Sirkulasi bahan pustaka,
6. Pemberian layanan prima bagi para pembaca,
7. Peningkatan minat baca bagi mahasiswa beserta civitas akademi,
8. Pemeliharaan fasilitas perpustakaan,
9. Penataan tata letak rak koleksi, dan
10. Promosi perpustakaan.

- Program Jangka Menengah

Rencana kerja Perpustakaan Institut Kesehatan Helvetia yang tertuang
dalam program kerja Perpustakaan secara umum mengacu pada tugas pokok
perpustakaan, tujuan institusi, visi dan misi institusi. Hal ini didasari oleh
kepentingan bersama untuk menciptakan suasana kegiatan belajar mengajar
yang efektif dan efisien. Adapun program kerja perpustakaan untuk jangka
menengah yaitu:
1. Menyediakan dan menghimpun bahan pustaka, informasi, sesuai
kurikulum pendidikan serta Menambahkan koleksi bahan pustaka secara
berkala untuk memenuhi kebutuhan pegguna layanan perpustakaan;
2. Mengolah dan mengorganisasikan bahan pustaka dengan tersistem
sehingga memudahkan pengguna serta Melakukan inventarisasi,
klasifikasi dan katalogisasi bahan pustaka;
3. Melakukan entri data anggota perpustakaan pada Sistem e-library
Helvetia dan Melakukan pelayanan sirkulasi (peminjaman, pengembalian,
perpanjangan) kepada anggota perpustakaan;
4. Memelihara bahan pustaka agar tahan lama dan tidak cepat rusak.
5. Melaksanakan layanan perpustakaan yang sederhana, mudah dan
menarik;
6. Menyediakan dan melengkapi fasilitas, sarana & prasarana di dalam
perpustakaan sesuai kebutuhan pengguna;
7. Pembuatan proposal permintaan buku/majalah/jurnal pada beberapa
lembaga/instansi/penerbit tertentu;
8. Melakukan kegiatan promosi perpustakaan dan kerjasama perpustakaan
ke instansi atau lembaga lain.

- Program Jangka Panjang

a. Merealisasikan kualitas dan kuantitas buku minimal 2.000 judul dengan
20.000 eksemplar pada tahun 2022.
b. Terciptanya ruangan perpustakaan yang memadai, kondusif dan
menyenangkan.
c. Meningkatkan minat baca para mahasiswa dengan memberikan bahan
pustaka yang berkualitas dan sesuai dengan kurikulum mahasiswa.

15
 BAB III
PENUTUP

Makalah ini dibuat untuk memberi gambaran secara spesifik mengenai

Perpustakaan Helvetia Medan di Institut Kesehatan Helvetia. Adapun data-data yang
sudah dijabarkan dari konten isi sebelumnya telah disesuaikan dengan instrumen data
yang dibutuhkan mulai dari komponen layanan, kerjasama, koleksi, pengorganisasian
bahan pustaka, sumber daya manusia, ruang, sarana dan prasarana, anggaran dana
perpustakaan, manajemen perpustakaan, serta perawatan koleksi perpustakaan.
Sudah lama Perpustakaan Helvetia ini berdiri, dan baru tiga tahun terakhir
menjadi Perpustakaan Institut Kesehatan Helvetia Medan. Koleksi buku yang dimiliki
oleh Perpustakaan Helvetia saat ini sudah mencapai lebih dari 5.501 judul dengan
20.466 eksemplar dengan total anggota perpustakaan yang masih aktif sekitar 3.465
orang. Selain koleksi data buku, di dalam ruang perpustakaan juga terdapat koleksi
referensi dan koleksi khusus yang hanya dapat dimanfaatkan oleh pemustaka di dalam
ruang perpustakaan.
Kami berharap makalah ini dapat bermanfaat bagi semua pihak termasuk juga
kepada diri kami sendiri sebagai pustakawan di Perpustakaan Helvetia Medan. Apabila
ada kesalahan kata dalam penulisan ataupun gaya bahasa yang kurang berkenan, kami
mohon maaf. Dan kami juga berharap untuk menerima kritik yag membangun, agar
kedepannya kami bisa memperbaiki kekurangan–kekurangan kami, baik itu dalam hal
pelayanan maupun manajemen yang kami terapkan.

16