Microdesign

Desain Organisasi

KELOMPOK 4
Amelia Regita Saraswaty
Talita Amalia
Trisa Diptami P
 Microdesign
Introduction
Desain mikro dari organisasi yang
sangat penting dalam proses day to
day activity perusahaan, namun
sering dilupakan.
OF CONT
LE E The Data Goldmine
B Bagaimana mempersiapkan

N
TA

perusahaan untuk mulai

T
menggunakan data sebagai basis
penentuan microdesign
perusahaan

Objectives Management
Objectives Management (OM)
memberikan sarana untuk
menyelaraskan upaya setiap
orang dan memastikan kegiatan
bisnis yang paling penting
diprioritaskan.
 MICRODEISGN

Introduction
 Microdesign is the real heart of organization
design process
microdesign
Introduction Proses pembuatan desain makro
membutuhkan waktu yang lama, namun
preface dalam pelaksanaan makrodesain, terkadang
masih banyak individu yang bingung dengan
role nya di sebuah organisasi.
Hal tersebut dikarenakan kecenderungan

macrodesign microdesign organisasi yang struggle untuk membuat

Dibentuk oleh individu Pembentukannya
yang memiliki greater membutuhkan praktisi yang
impact memiliki spesialisasi dan
Bersifat lebih politikal kemampuan dalam posisi
tertentu di sebuah organisasi
headway yang merupakan bagian dari
desain mikro.
Baseline, objektif, required process,
kompetensi, merupakan beberapa hal yang
juga perlu diperhatikan dalam melakukan
desain organisasi.
Pembentukan microdesign prosesnya lebih
panjang dari makrodesign karena sifatnya
lebih labour intensive.
Introduction Process design isn't just doing
the work, it is also deciding
structure and logic for
what needs to happen
microdesign

The data goldmine, akan membahas starting point untuk

membuat microdesign organisasi. Pentingnya penggunaan
data sebagai analytical building blocks dan baseline dalam
menentukan desain mikro organisasi.
Objectives management, memastikan high-level goal and
objective mengalir ke dalam berbagai posisi di struktur
organisasi dan memastikan bahwa objektif tersebut
terlaksanakan dan dapat dilakukan tracking.
Pembahasan mikrodesign banyak meliputi proses dan
tahapan dalam memastikan performing of an individual
activity analysis.
Introduction Key part of micro design is about understanding the as-
is, linking the organizational system, analysing, and
structure and logic for
microdesign visualizing to understand the organization design

Seringkali competency management membuat manajemen

yang secara satu atau dua pihak dapat menjadi entitas yang
cukup fleksibel, sehingga dari pembelajaran microdegisgn
kita dapat memahami pentingnya membangun dasar yang
kuat menggunakan data untuk penjabarat struktur desain
organisasi.
Microdesign pun menjadi cara untuk memastikan suatu
departemen dalam organisasi memiliki jumlah talent yang
cukup yang dapat memastikan ketepatan waktu penyelesaian
sebuah tugas, atau dikenal dengan sebutan Full-Time
Equivalents (FTE).
 MICRODEISGN

The Data
Goldmine
 The Data Goldmine
Bagaimana membangun basis data yang dapat
digunakan untuk memahami perusahaan dalam
kondisi saat ini.
Four data myths
Seven-stages process how to collect,
understand, and maintain data
How to analyse data effectively
Four data myths
1. Data and Technology are scary
Divisi HR menjadi salah satu bagian di
perusahaan yang kurang memprioritaskan
analitik dalam kegiatan operasionalnya.
Tidak familiarnya seorang dalam menggunakan
teknologi dan terbiasa untuk melakukan organisir
atau penyelesaian tugas dengan cara yang
manual.
Dalam jangka panjang dapat membuat
perusahaan tertinggal.
 Four data myths
2. Organizational data is too hard to
process
Org. data sangatlah kompleks dan cenderung
berantakan.
Data professionals mengakui bahwa cleaning dan
transforming data set membutuhkan waktu yang
sangat panjang dan merupakan pekerjaan yang
membosankan.
Hal tersebut menjadikan beberapa proses diawali
dengan tidak menggunakan data.
 Four data myths
3. One system fits all
Powerpoint dan Excel menjadi main tools dalam
menyelesaikan task.
Perlu adanya penetapan apa yang akan dicoba untuk
dicapai dari penggunaan data untuk membantu
menentukan tools yang dapat digunakan oleh organisasi
tersebut.
Penggunaan data yang disuaikan dengan kebutuhannya
dibagi menjadi empat alat; 1. data warehouse; 2.
Enterprise Resource Planning (ERP) system; 3. Data
intermediary; 4. Specific visualization software
 Four data myths
4. More data means more insight
Data organisasi merupakan hal yang kompleks
dan banyak aspek dari data yang sulit diakses.
Data yang belum dapat diakses menjadi
tantangan tersendiri bagi praktisi dan pekerja.
Hal ini biasanya ditangani oleh departemen IT.
Namun, HR pun bisa mulai secara berkala untuk
menggunakan penggunaan software database
yang kedepannya dapat membantu
operasionalnya.
Building the Baseline - bercekcok dengan data

Memulai untuk menyatukan seluruh divisi

organisasi untuk menggunakan data
merupakan cara yang tepat untuk membangun
baseline data based culture. Terdapat 7 cara
yang disarankan dalam membangun baseline
ini.
Building a Baseline Process
1. Follow your intuition and get your
questions straight
Data dan analitik tidak hanya berfokus pada facts
and figures.
Insight untuk memulai penggunaan data dapat
dilakukan dengan adanya intuisi. (ex: apabila mau
membuat data terkait produktivitas dari kegiatan
bisnis yang tersentral, data bisa diisi dengan
pertanyaan terkait produktivitas yang sifatnya to
the point)
Bentuk data yang disediakan dibentuk
semenarik mungkin dan mudah dipahami.
Desain dari data tidak kaku.
Tidak terlihat rumit
Semua orang dapat mengakses dan
dengan mudah mengerti apa yang
disampaikan.
Building a Baseline Process

2. Make the process valuable for all

Penyajian data seringkali memakan waktu dan
dirasa kurang berpengaruh dari satu divisi ke
divisi lainnya.
Membuat konten data meliputi seluruh
komponen organisasi.
Memastikan bahwa seluruh divisi terkait
memahami holistic benefit dari pembuatan
dan penyajian data tersebut (end to end
process).
Building a Baseline Process

3. Locate and pull together existing data

Memastikan bahwa dalam mengimplementasikan sesuatu,
dibutuhkan adanya data yang memastikan kondisi yang terjadi
pada saat ini.
Tahap paling penting adalah menentukan dimana sumber data
dapat ditemukan.
Berbagai elemen HR mulai ari payroll, performance
management, HR Management Information System, sampai
dengan Cust. Relationship system dapat menjadi sumber
dalam menentukan pengambilan data
Building a Baseline Process

4. Visualize
Memvisualisasi data dapat membuat data terlihat lebih
interaktif dan membuat orang tertarik untuk memahami
data yang disajikan.
Dapat membantu mengidentifikasi adanya celah dan
inakurasi data.
Visualisasi data pun dapat membantu membawa value
kedepannya dalam proses membangun baseline bagi
organisasi untuk mulai menjadi data based.
Building a Baseline Process

5. Create rules and clean the metadata centrally

Membangun aturan dalam melakukan penyimpanan
data dan bagaimana memperlakukan data apabila
diperlukan.
Proses pendataan pun perlu dibuat panduan dan arahan
yang jelas agar data yang digunakan dapar dimengerti
apabila dibutuhkan divisi lain.
Visualisasi menjadi salah satu kunci agar data yang
dibuat dapat dipahami dengan mudah.
Example data types and
patterns dashboard
Building a Baseline Process

6. Crowdsource
Teknologi memungkinkan adanya feedback yang
cepat, seperti kemampuan survei.
Masalah di banyak organisasi dari dilakukannya
crowdsource adalah pertanyaan sederhana
tentang hierarki organisasi, seperti “siapa melapor
kepada siapa?”
3 tips untuk membantu dalam melakukan
crowdsourcing data:
1. Make data easy to upload.
Lebih baik membuat proses upload data yang sederhana sehingga mudah
untuk diselesaikan
2. Report data back to owners.
Orang yang berinteraksi dengan data merupakan orang-orang yang paham
mengenai data tersebut. Mereka akan mendapatkan insight dari prosesnya
dan mengidentifikasi outlier serta mengungkap masalah kualitas data.
3. Make the process mobile
Lebih baik data tersedia setiap saat dan di semua devices untuk
memudahkan kita dalam meninjau grafik dan menambah insight
Building a Baseline Process

7. Stop analysing and start playing with your data

Dapat memperoleh insight baru yang tidak terlihat
sebelumnya. Kombinasi data ini sering disebut sebagai data
mash-up.
Untuk memahami semua data, pisahkan area insight ke dalam
topik dari organisasi atau tema. Misalnya, bidang fungsional:
SDM, keuangan, pengadaan, atau manufaktur. Setelah
menentukan kategori ini kita dapat melakukan analisa lanjutan
Performing analysis: common statistical traps
Data sering kali dapat menyesatkan, Banyaknya
analisis dan statistik yang salah dan berbahaya,
angka-angka dikumpulkan dan kesimpulan ditarik
secara keliru.
Berikut terdapat 3 kelemahan statistik logis yang
paling sering ditemui :
The ecological fallacy
Taking correlation for causation
Ignoring statistical significance
 Performing analysis:
common statistical traps
1. The ecological fallacy
Suatu kekeliruan logis dalam interpretasi data
statistik di mana kesimpulan tentang sifat
individu dideduksi dari kesimpulan untuk
kelompok tempat individu-individu itu berasal.
Dalam konteks SDM, contoh Ecology fallacy
dalam praktiknya adalah hipotesis korelasi
antara variabel kinerja dan ketidakhadiran
yang diukur melalui indeks Bradford.
Indeks Bradford memberi
bobot yang lebih tinggi pada
jumlah ketidakhadiran
daripada total durasi
ketidakhadiran. Teorinya
adalah bahwa ketidakhadiran
yang singkat dan sering lebih
mengganggu daripada
ketidakhadiran yang
durasinya lebih lama.
 Performing analysis:
common statistical traps
2. Correlation vs causation
Terkadang orang melompat ke kesimpulan yang terlalu sederhana
dan tidak akurat, membingungkan korelasi dengan sebab-akibat.
Korelasi hanya sebuah angka untuk menghitung kekuatan hubungan
linier antara variabel, tetapi tidak membawa informasi apa pun
tentang sebab-akibat.
Sulit untuk menunjukkan sebab akibat karena kita perlu
mengesampingkan semua faktor lain yang dapat mempengaruhi
hubungan.
 Performing analysis:
common statistical traps

2. Correlation vs causation
Misalnya, peringkat kinerja berkorelasi terbalik dengan jumlah
ketidakhadiran. Namun, pendorong hubungan itu tidak jelas. Artinya,
tidak dapat menentukan apakah peringkat kinerja ditetapkan sebagai
penalti untuk ketidakhadiran atau apakah ketidakhadiran benar-
benar berkontribusi pada kinerja yang lebih rendah.
 Performing analysis:
common statistical traps
3. Statistical significance
Ketika menarik kesimpulan tentang sekumpulan data, harus memiliki
pemahaman tentang seberapa kuat kita dapat menarik kesimpulan
tersebut.
Yang pertama adalah melihat variasi dalam dataset. Semakin besar
standar deviasi, semakin kecil kemungkinan Anda dapat menarik
kesimpulan. Standar deviasi mengukur rata-rata seberapa menyebar
data tersebut.
ASUMSI: Jika semua karyawan wanita memiliki ukuran kinerja yang sangat mirip, maka dimungkinkan
untuk membuat generalisasi yang lebih mudah tentang kelompok itu. Lebih banyak kesamaan berarti
deviasi standar kecil. Sebaliknya, jika beberapa berkinerja sangat baik, beberapa berkinerja sangat buruk
dan beberapa baik-baik saja, lebih sulit untuk mengambil kesimpulan tentang apa yang terjadi pada grup.
Ini adalah situasi dengan deviasi standar yang besar, yaitu banyak perbedaan dan kelompok yang lebih
tersebar.
The box plot memberi Anda gambaran visual tentang distribusi, Risiko menggunakan bar charts dan The
box plot dilihat dalam Gambar 3.2.8. Bagan batang sebelah kiri menunjukkan skor kinerja pria dan wanita.
Pada nilai nominal laki-laki berkinerja jauh lebih baik, dengan rata-rata 6,4 dari 10 dibandingkan dengan
rata-rata perempuan 5,9. Tetapi ketika data yang sama menggunakan The box plot, Performa rata-rata
untuk wanita sebenarnya adalah 7,5.
Hal berikutnya yang harus dilihat ketika memikirkan signifikansi statistik adalah ukuran sampel.
Semakin kecil ukuran sampel, semakin besar bahayanya.
 Final Thoughts
“Data should be used to turn hindsight into insight and then foresight”

Dengan mengumpulkan data dan menggabungkannya dengan data lain, akan

menghasilkan insight yang lebih luas untuk membuat skenario dan rencana.
Kuncinya adalah mempersiapkan diri untuk mengumpulkan, membersihkan,
menganalisis, dan melaporkan data secara konsisten.
Pengumpulan data yang konsisten dan terfokus harus didukung oleh pemahaman
yang mendalam tentang berbagai hubungan antara orang, peran, keterampilan, dan
aktivitas.
Saat membangun baseline, kita dapat menambahkan lebih banyak data dari seluruh
organisasi untuk benar-benar melihat area mana yang berkinerja baik, perlu
peningkatan, atau benar-benar dirombak.
 MICRODEISGN

Objectives
Management
 Manajemen kinerja perusahaan diakui sebagai

Introduction prioritas dan area investasi teknologi utama untuk

bisnis.
objectives management
Alasannya adalah:
pertama karena perusahaan gagal mencapai
tujuan bisnis mereka menggunakan metode
tradisional dan
kedua karena mereka semua mengakui nilai
yang diberikan ketika tujuan diterapkan dengan
benar dan strategi disampaikan.
Objectives Management (OM) memberikan sarana
untuk menyelaraskan upaya setiap orang dan
memastikan kegiatan bisnis yang paling penting
diprioritaskan.
Why Organizations Struggle With Corporate-Wide
Performance Management
Ada enam alasan utama:
Dianggap sebagai proses penilaian kinerja individu
Tidak dibuat relevan bagi mereka yang berada di
bawah organisasi
Tidak dianggap sebagai proses penambahan nilai
Tinjauan kinerja bersifat kualitatif, bukan
berdasarkan data
Masalah teknologi
Masalah yang melekat dengan metodologi objektif.
 Why Organizations Struggle With Corporate-Wide
Performance Management
1. OM is perceived as purely an individual performance
assessment process
Penetapan tujuan di perusahaan biasanya terjadi sebagai bagian dari proses
kinerja tahunan individu. Terdapat tiga masalah yaitu:
Pertama, kurangnya fokus bisnis karena tujuan individu tidak terhubung
secara eksplisit dengan tujuan bisnis tingkat tinggi yang ditetapkan dalam
desain makro.
Kedua, konsekuensi dari masalah pertama adalah bahwa perilaku individu
didorong oleh individu yang ingin mengoptimalkan balanced scorecard
pribadi mereka daripada apa yang benar untuk seluruh perusahaan.
Ketiga, proses penilaian kinerja secara tradisional dilakukan tidak lebih dari
dua kali setahun.
 Why Organizations Struggle With Corporate-Wide
Performance Management
2. Objectives are not communicated effectively
Seringkali ada kurangnya visibilitas dan komunikasi tentang
tujuan dari objektif di seluruh bisnis.
Hal ini menyulitkan karyawan untuk memahami bagaimana
pekerjaan mereka sesuai dengan arah bisnis secara keseluruhan.
Hasilnya adalah kurangnya keterlibatan dengan proses penetapan
tujuan dan objek pribadi itu sendiri.
Situasi ini kemudian diperburuk oleh penilaian subjektif dan
jarang digunakan untuk menginformasikan umpan balik, bonus
dan promosi.
 Why Organizations Struggle With Corporate-Wide
Performance Management
3. Objectives management is not regarded as a value-
adding process
Sebagai akibat dari kurangnya komunikasi, manfaat manajemen objektif baik
untuk bisnis maupun individu tidak dihargai.
Karyawan sering kali takut akan tujuan karena mereka percaya proses
mengukurnya dan kemajuan mereka terhadap hasil yang tidak ambigu akan
berubah menjadi mekanisme untuk mengelolanya secara mikro atau
mengungkap dan menghukum kinerja rendah.
Hasilnya adalah proses tersebut tidak ditanggapi dengan serius dan seringkali
dapat dirusak dari atas, dengan kurangnya keterlibatan dan dukungan dari
para pemimpin, yang kemudian diterjemahkan ke bawah organisasi.
 Why Organizations Struggle With Corporate-Wide
Performance Management
4. Performance reviews are purely qualitative and not
data-driven
Tujuan di seluruh perusahaan jarang dikaitkan dengan tujuan tingkat tinggi ini dan
tidak didorong oleh data.
Kinerja individu sering dinilai murni berdasarkan tinjauan kualitatif tahunan.
Karena penilaian biasanya tahunan dan kinerja tidak dilacak secara ketat, penilaian
hanya mewakili kontribusi karyawan selama beberapa minggu atau bulan menjelang
mereka.
Dengan kata lain, objektif manajemen berhenti menjadi data-driven dan
kecenderungan untuk mengklaim tanggung jawab atas keberhasilan perusahaan
secara bertahap mengubah budaya bisnis. Politik kantor menjadi tidak menyenangkan
karena mereka yang berteriak paling keras mengalahkan mereka yang berkontribusi
paling banyak.
 Why Organizations Struggle With Corporate-Wide
Performance Management
5. How people use technology
Teknologi yang terkait dengan manajemen kinerja telah bergerak maju secara
signifikan,
Untuk memulainya, database relasional tradisional atau Word tidak cocok
untuk menautkan tautan banyak ke banyak organisasi karena efektivitasnya
Sebagian besar proses manajemen objektif tidak dilakukan dengan cara yang
digerakkan oleh data.
Kombinasi teknologi dan cara penggunaannya berarti tujuan tidak dilacak
secara konsisten. Memastikan kualitas dan kegunaan data tujuan yang
berkelanjutan adalah kuncinya karena itulah yang mendorong manajemen
dan intervensi yang gesit ketika tujuan menyimpang dari rencana.
 Why Organizations Struggle With Corporate-Wide
Performance Management
6. Improved objectives performance doesn’t always mean improved
business performance
Pada tingkat organisasi yang luas mereka memiliki konflik kepentingan
yang melekat dan sering adanya perselisihan departemen terkait suatu
tujuan.
Akar penyebabnya adalah bahwa langkah-langkah yang digunakan
untuk menilai objektif tidak terhubung.
Namun, banyak dari masalah ini bermuara pada sikap dan komunikasi
serta metodologi. Seperti halnya proses apa pun, harus mendapatkan
dukungan dari semua orang di seluruh organisasi, dan memimpin
dengan memberi contoh untuk membuatnya berhasil.
Process For Setting And Managing Objectives

Objectives Management adalah proses memecah tujuan

strategis organisasi (didefinisikan dalam desain makro)
ke dalam hierarki tujuan dan sub-tujuan tingkat tinggi,
mengalirkannya dengan menghubungkannya dengan
orang/peran dalam organisasi, dan
mempertahankannya dari waktu ke waktu.

Ada perdebatan tentang apakah objektif harus

ditetapkan dari atas ke bawah oleh manajemen atau
dari bawah ke atas oleh karyawan.
Process For Setting And Managing Objectives
Summary Steps
Process For Setting And Managing Objectives
1. Setting high-level goals and objectives
Menetapkan objektif seharusnya sudah dilakukan sebagai bagian dari
fase makro. Setelah tujuan jelas, sekarang saatnya untuk menentukan
bagaimana mereka akan dicapai. Mengembangkan daftar ini berguna
sebagai sarana untuk membimbing dan mengukur bisnis secara
keseluruhan.
Namun, perlu memecah tujuan dan menyusunnya dengan cara yang
sesuai dengan peran dan orang yang mereka lamar. Untuk memulai, ini
berarti memastikan tujuan benar-benar objektif dan bukan goals.
Objektif yang digunakan yaitu Specific, Measurable, Attainable, Relevant
and Time-bound (SMART).
Process For Setting And Managing Objectives
2. Cascading objectives throughout the organization
Setelah memiliki tujuan keseluruhan yang jelas dan tujuan
ringkasan yang jelas, perlu memecah tujuan dan menyusunnya
dengan cara yang sesuai dengan peran dan orang yang mereka
lamar. Ketika memecah tujuan tingkat atas, mereka menjadi
'pohon'.
Hasil akhir dari proses OM adalah memetakan pohon tujuan ke
pohon peran dengan menghubungkan peran ke tujuan tertentu.
Mulailah dengan tujuan tingkat atas dan uraikan. Misalnya, ambil
semua tujuan yang perlu dicapai untuk mencapai tujuan SDM.
2. Cascading objectives throughout the organization
Process For Setting And Managing Objectives
3. Setting measures and targets
Setelah menetapkan tujuan, harus mulai merincinya untuk memastikan
dapat melacak kemajuan dari waktu ke waktu.
Ada lima jenis ukuran tujuan. Kelompok-kelompok ini menangkap
perbedaan mendasar dalam cara di mana tujuan diukur dan cara di mana
mereka dapat diperlakukan dan dianalisis. Masing-masing berhubungan
dengan jenis input data yang berbeda, baik itu tanggal, persentase, angka
absolut, atau kombinasi dari semuanya.
Milestone
Recurring
Averageable
Summable
Composite
Process For Setting And Managing Objectives
4. Weighting objectives and assigning a budget
Kinerja individu merupakan fungsi dari perilaku dari tingkat kompetensi, apakah
mereka mencapai setiap tujuan.
Manajemen kinerja seharusnya tidak menjadi murni permainan untuk mencapai
serangkaian target.
Ketika memutuskan pembobotan dapat dilakukan baik oleh manajemen top-down,
atau melalui diskusi antara karyawan dan manajernya (pendekatan yang disukai).
Bobot dapat berupa nilai apapun selama skala yang sama digunakan untuk masing-
masing tujuan individu, memungkinkannya untuk dinormalisasi dan digabungkan.
Tujuan pembobotan memberikan prioritas kepada mereka yang mengerjakan
proyek dan juga dapat membantu memutuskan di mana anggaran harus disisihkan
untuk bantuan eksternal.
Process For Setting And Managing Objectives
5. Linking, checking and signing-of
Setelah menetapkan dan mengalirkan tujuan, perlu menghubungkan tujuan
khusus dengan peran/orang.
Setelah pemetaan selesai dan memiliki gambaran umum tentang keseluruhan
organisasi, dapat melakukan pemeriksaan kewarasan untuk memastikan
bahwa strategi keseluruhan dan tujuan yang berjenjang selaras, berpotensi
meningkatkan tujuan dan target yang diperlukan. Pastikan untuk memeriksa
bahwa pohon tersebut:
1. Coherent
2. Comprehensive
3. Simple
4. Balanced
Process For Setting And Managing Objectives
6. Visualize, track, analyse and
manage

Hal pertama adalah mengetahui

apa target dan kekhawatiran.
Berikut kerangka kerja BRAG:
Jauh di bawah target (Red);
Tepat di bawah target (Amber);
Tepat sasaran (Green);
Jauh di atas target (Blue).
Visualize, track, analyse and manage
Process For Setting And Managing Objectives
7. Maintaining and improving
objectives management
Tidak ada kerangka kerja yang
sempurna, mengingat hal itu, berikut
lima hal yang harus diperhatikan untuk
meningkatkan proses OM.
Setting objectives measures (KPIs)
Objectives are not always static
Balance the whole, not the parts
‘Average is OK’ trap
Present the right level of detail to the
right groups
 Final Thoughts
Perlu pandangan secara menyeluruh, terutama bila ada korelasi negatif antara berbagai tujuan.
Proses melakukan OM dimulai dengan menjelaskan apa yang ingin capai (tujuan) dan
kemudian mencari tahu apa yang secara nyata perlu dicapai untuk mencapainya (penurunan
tujuan). Transparansi harus menghasilkan keseimbangan yang lebih baik dari tingkat ambisi
yang ditetapkan untuk setiap orang.
Terima kasih :)