EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM KEARSIPAN

PADA DINAS PETERNAKAN DAN KESEHATAN HEWAN

PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT

SKRIPSI

DiajukanUntukMemenuhi Salah SatuPersyaratanUjianKesarjanaan

UntukMemperolehGelarSarjanaIlmuAdministrasiPada
SekolahTinggiIlmuAdministrasi (STIA) Mataram

DISUSUN OLEH :
NAMA : ARY SYOBIRIN
NIM : 219.0131 / ANE
Program studi : IlmuAdministrasi
Jurusan : IlmuAdministrasi Negara

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI MATARAM

MATARAM
2023
 HALAMAN PENGESAHAN UJIAN SKRIPSI
EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM KEARSIPAN
PADA DINAS PETERNAKAN DAN KESEHATAN HEWAN
PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT

oleh : ARY SYOBIRIN

NIM. 219.0131 / ANE

Disetujui dan Disahkan Oleh:

Pembimbing I

Johan Mashuri, S.IP., M.AP

NIDN. 0831128614

Dosen Pembimbing II

Dhea Candra Dewi, S.AP., M.AP

NIDN. 0720059001

ii
 PENGESAHAN PENGUJI

Skripsi ini telah dipertahankan dihadapan

Majelis Penguji yang terdiri dari:

1. ( )
NIDN :
Ketua Majelis Penguji

2. ( )
NIDN:
Anggota Majelis Penguji

3. ( )
NIDN:
Anggota Majelis Penguji

iii
 HALAMAN PENGESAHAN KETUA STIA MATARAM

SKRIPSI INI TELAH DITERIMA DAN DISYAHKAN

OLEH SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI MATARAM
PADA TANGGAL JULI 2023

Sekolah Tinggi Administrasi Mataram,

Ketua

SYAUMUDINSYAH, S.H., M.H.

NIDN. 0801126901

iv
LEMBAR PERNYATAAN KEASLIAN

v
 HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN

MOTTO

“Proses tidak pernah menghianati hasil, terus berjuang menuju kesuksesan”

PERSEMBAHAN

Ku persembahkan karya kecil ini untuk:

 Kedua orang tuaku tercinta, Alm. Ayahanda dan Ibunda, ketulusannya dari
hati atas do’a yang tak pernah putus, semangat yang tak ternilai.
 Istri dan buah hatiku kalian adalah karunia terindah yang dititipkan Allah
SWT dalam hidupku.

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim

Puji dan syukur saya panjatkan kepada Allah Swt. atas ridanya saya dapat
menyelesaikan penyusunan skripsi ini. Adapun judul skripsi yang saya ajukan

vi
adalah “EVALUASI PELAKSANAAN SISTEM KEARSIPAN PADA DINAS
PETERNAKAN DAN KESEHATAN HEWAN PROVINSI NUSA TENGGARA
BARAT”.

Skripsi ini diajukan untuk memenuhi persyaratan untuk mencapai Gelar

Sarjana S-1 Ilmu Administrasi pada program studi Ilmu Administrasi Negara di
Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA) Mataram. Tidak dapat disangkal bahwa
butuh usaha yang keras dalam penyelesaian pengerjaan skripsi ini. Namun, karya
ini tidak akan selesai tanpa orang-orang tercinta di sekeliling saya yang
mendukung dan membantu. Terima kasih saya sampaikan kepada:

1. Khusus kedua orang tua, Istri dan buah hati tercinta yang telah
memberikan semangat dan dorongan dalam penyusunan skripsi.
2. Bapak Syaumudinsyah, SH.,MH Selaku Ketua STIA Mataram
3. Ibu Vidya Yanti Utami, S.Ap., M.AP Selaku Ketua Program Studi Ilmu
Administrasi Negara STIA Mataram.
4. Bapak Johan Mashuri, S.AP., M.AP. Selaku Dosen pembimbing I yang
telah meluangkan waktu untuk membimbing, mengarahkan dan memberi
semangat kepada peneliti hingga dapat menyelesaikan skripsi ini.
5. Ibu Dhea Candra Dewi, S.Ap., M.AP selaku Dosen pembimbing II yang
telah memberikan bimbingan dan berbagai pengalaman kepada penulis.
6. Bapak Hidayaturrahman, S.T., M.T Selaku Dosen Pembimbing Akademis
yang telah meluangkan waktu untuk membimbing, mengarahkan dan
memberi semangat kepada peneliti hingga dapat menyelesaikan skripsi ini.
7. Segenap Dosen Pengajar Program Studi Ilmu Administrasi Negara STIA
Mataram yang telah mendidik dan memberikan ilmu selama kuliah dan
seluruh staf yang selalu sabar melayani segala administrasi selama proses
penelitian ini.
8. Seluruh Civitas Akademis STIA Mataram yang telah memberikan bantuan
dalam penyusunan skripsi hingga selesai.

vii
 Semua pihak yang telah membantu dan tidak dapat disebutkan satu
persatu. Semoga segala kebaikan dan pertolongan semuanya mendapat berkah
dari Allah Swt. dan akhirnya saya menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari
kata sempurna, karena keterbatasan ilmu yang saya miliki. Untuk itu saya dengan
kerendahan hati mengharapkan saran dan kritik yang sifatnya membangun dari
semua pihak demi membangun laporan penelitian ini.

Mataram, 2023

Penulis

RINGKASAN

Ary Syobirin, 2023. Evaluasi Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Dinas

Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi Nusa Tenggara Barat, Johan
Mashuri, S.IP., M.AP., Dhea Candra Dewi, S.AP., M.AP.

viii
 Penelitian ini membahas tentang Evaluasi Pelaksanaan Sistem Kearsipan
Pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi Nusa Tenggara Barat.
Kearsipan mempunyai nilai dan peran penting karena arsip merupakan bahan
bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintah dan kehidupan
kebangsaan bangsa Indonesia, sehingga dalam rangka usaha guna meningkatkan
daya guna dan tepat guna administrasi aparatur Negara, telah ditetapkan Undang-
Undang No. 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan. Suatu
kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan
yang sesuai dengan keadaan dari instansi pemerintah dalam mencapai tujuannya.
Penelitian ini merupakan penelitian lapangan (field research) dengan
jenis penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Teknik pengumpulan data
menggunakan observasi, wawancara dan dokumentasi. Sedangkan analisis yang
dilakukan dengan reduksi data, penyajian kemudian penarikan kesimpulan.
Hasil penelitian ini menunjukan bahwa Sistem penyimpanan arsip yang
dilakukan di Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi Nusa Tenggara
Barat menggunakan Sistem Kombinasi. Sistem kombinasi yaitu masing-masing
bagian menyimpan dokumennya sendiri di bawah kontrol sistem terpusat. Sistem
tata cara pengarsipan surat menggunakan Sistem Subjek, sistem nomor, sistem
geografis, sistem kronologis. Proses Sistem Kearsipan masih menggunakan secara
manual (hard file) belum menggunakan sistem aplikasi dan standar penyimpanan
arsip belum memenuhi standar Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang
disebakan fasilitas dan Sumber Daya Manusia belum memadai.
Kata Kunci : Sistem arsip, dokumen, fasilitas, standar arsip.

DAFTAR ISI

HALAMAN DEPAN.....................................................................................i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING............................................ ii

ix
HALAMAN PENGESAHAN PENGUJI...................................................... iii

HALAMAN PENGESAHAN KETUA STIA MATARAM......................... iv

PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI....................................................... v

HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN........................................... vi

KATA PENGANTAR...................................................................................vii

RINGKASAN................................................................................................ ix

DAFTAR ISI.................................................................................................. iv

DAFTAR TABEL..........................................................................................xiii

DAFTAR GAMBAR.....................................................................................xiv

DAFTAR LAMPIRAN..................................................................................xv

BAB 1. PENDAHULUAN............................................................................ 1

1.1. Latar Belakang ............................................................................. 1

1.2. Rumusan Masalah ........................................................................ 6

1.3. Tujuan Penelitian .......................................................................... 6

1.4. Manfaat Penelitian......................................................................... 6

1.4.1. Manfaat Akademis.............................................................. 6

1.4.2. Manfaat Teoritis.................................................................. 7

1.4.3. Manfaat Praktis................................................................... 7

1.5. Ruang Lingkup Penelitian............................................................. 8

BAB II. TINJAUAN PUSTAK..................................................................... 9

x
 2.1. Penelitian Terdahulu...................................................................... 9

2.2. Kebijakan Publik ..........................................................................13

2.2.1. Konsep Kebijakan Publik ..................................................16

2.2.2. Proses Kebijakan Publik ....................................................18

2.2.3. Tahapan Kebijakan Publik .................................................19

2.3. Evaluasi Kebijakan Publik ...........................................................21

2.3.1. Konsep Evaluasi Kebijakan Publik ....................................23

2.3.2. Proses Evaluasi Kebijakan Publik......................................24

2.3.3. Tahapan Evaluasi Kebijakan Publik...................................25

2.3.4. Pengukuran dan Kriteria Evaluasi Kebijakan ....................27

2.4. Kearsipan.......................................................................................29

2.4.1. Pengertian Arsip..................................................................32

2.4.2. Fungsi dan Tujuan Kearsipan.............................................33

2.4.3. Jenis-jenis Arsip..................................................................34

2.4.4. Kegunaan Arsip..................................................................35

2.4.5. Sistem Penyimpanan dan Klarifikasi Arsip........................37

2.4.6. Ciri-ciri Kearsipan yang Baik.............................................41

BAB III. METODE PENELITIAN ...............................................................44

3.1. Jenis Penelitian..............................................................................44

3.2. Fokus Penelitian............................................................................44

3.3. Jenis Sumber Data ........................................................................45

3.4. Waktu dan Lokasi Penelitian.........................................................46

3.5. Teknik dan Alat Pengumpulan Data.............................................47

xi
 3.6. Teknis Analisa Data......................................................................49

BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN..............................52

4.1. Gambaran Umum Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan

Provinsi NTB.................................................................................52

4.2. Penyajian Data...............................................................................55

4.2.1. Input..................................................................................55

4.2.2. Proses................................................................................56

4.2.3. Output................................................................................58

4.2.4. Income...............................................................................59

4.3. Pembahasan...................................................................................62

4.2.1. Input...................................................................................62

4.2.2. Proses.................................................................................63

4.2.3. Output................................................................................64

4.2.4. Income...............................................................................66

4.2.5. Fasilitas Arsip....................................................................67

BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN.......................................................75

5.1. Kesimpulan ...................................................................................75

5.2. Saran..............................................................................................75

DAFTAR PUSTAKA....................................................................................77

LAMPIRAN...................................................................................................79

xii
 DAFTAR TABEL

Tabel
2.1. Matriks Penelitian Terdahulu.......................................................... 11

2.2. kriteria-kriteria evaluasi kebijakan publik........................................ 22

2.3. Evaluasi Kebijakan Publik............................................................... 28

4.1. Tenaga ASN dan Non ASN.............................................................. 54

xiii
 4.2. Kondisi Umum Gedung atau Bangunan........................................... 54

DAFTAR GAMBAR

Gambar
2.1. Pendekatan Sistemdari Easton.......................................................... 19

3.1. Model Analisis Data Interaktif Miles dan Hubberman................... 51

4.1. Kantor Dinas Peternakan dan Kesehatan HewanProvinsi NTB.......53

xiv
4.2. Struktur Organisasi Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan

Provinsi NTB.................................................................................... 53

4.3. Denah Kantor Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan

Provinsi NTB.................................................................................... 55

4.4. Ruang Arsip (Pusat Arsip)...............................................................68

4.5. Filling Cabinet.................................................................................. 69

4.6. Lemari Sortir....................................................................................69

4.7. Lemari Arsip.....................................................................................70

4.8. Box arsip Bidang Kesehatan Hewan................................................ 70

4.9. Map Gantung.................................................................................... 71

4.10. Map Ordner...................................................................................... 71

4.11. Buku Surat Masuk dan Keluar......................................................... 72

4.12. Komputer.......................................................................................... 73

4.13. Scaner dan Printer............................................................................ 73

4.14. Stempel Dinas................................................................................... 74

DAFTAR LAMPIRAN

1. Wawancara Responden...................................................................... 80

2. Dokumentasi Penelitian..................................................................... 92

3. Curiculum Vitae................................................................................. 94

xv
xvi
 1

BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Salah satu hal yang sering kali kurang diperhatikan oleh mayoritas

instansi adalah tentang kegiatan kearsipan. Masih banyak instansi yang

kurang memperhatikan keadaan arsip yang sebenarnya mempunyai arti

penting bagi instansi tersebut. Hal ini juga dipengaruhi oleh pegawai-pegawai

kearsipan yang kemampuan dan pengetahuan tentang pengelolaan kearsipan

masih minim serta kurang mendapatkan keleluasaan untuk mengembangkan

pengelolaan kearsipan dan juga kurang mendapat perhatian dari segi

pendanaan, sehingga menghambat perkembangan kearsipan serta instansi

sulit berkembang dan lambat dalam persaingan kerja.

Setiap pekerjaan dan kegiatan kantor, baik pemerintah maupun

swasta memerlukan penyimpanan, pencatatan serta pengolahan surat, baik ke

dalam maupun keluar dengan sistem tertentu dan dapat dipertanggung

jawabkan. Kegiatan ini disebut dengan istilah administrasi kearsipan.

Kearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal yang sangat

penting dan tidak mudah. Peranan dan fungsi unit kearsipan sebagai alat

administrasi dan manajemen untuk melancarkan tugasnya sehari-hari

dibidang kearsipan untuk membantu unit kerja lain, selalu dikaitkan dengan

kemampuan manusia juga sebagai sumber informasi yang tidak dapat terlepas

dari meningkatnya kerjasama dan hubungan kerja dengan unit kerja lainnya

dalam instansi tersebut.

 Menurut Abubakar (1997:1) bahwa faktor manusia dalam unit

kearsipan sangatlah penting peranannya, sebab manusia di unit kearsipan ini

harus terampil dalam teknis kearsipan, sehingga mampu menggerakkan

instansinya untuk mencapai arah / tujuan yang telah direncanakan dan

ditetapkan sebelumnya. Manusia atau pegawai yang ditugaskan di unit

kearsipan haruslah pegawai pilihan yang sama dengan pegawai-pegawai di

unit kerja lainnya. Oleh sebab itulah pegawai yang ditugaskan di unit

kearsipan harus mempunyai syarat.

Seorang petugas kearsipan dituntut memiliki syarat dalam

mengelola arsip, karena arsip adalah merupakan bahan-bahan informasi yang

erat sekali dengan keputusan-keputusan yang akan diambil oleh pimpinan.

Kearsipan yang baik mempunyai korelasi yang positif terhadap produk-

produk keputusan yang diambil oleh pimpinan suatu organisasi (kantor).

Menurut Syamsul (1997:44) bahwa arsip merupakan pusat ingatan dari setiap

organisasi. Apabila arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang baik

pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu

organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan

dalam pencapaian tujuan. Untuk kegiatan-kegiatan yang telah berlangsung

dan tempat untuk mencari berbagai keterangan yang diperlukan bagi tindakan

atau keputusan yang akan datang dalam suatu instansi, maka arsip harus

diatur dan dipelihara dengan sebaik-baiknya.

Suatu organisasi atau kantor yang tidak memiliki sistem kearsipan

yang efisien akan sulit menemukan informasi yang telah disimpan. Menurut

2
Sedar mayanti (2003:15) hal yang dapat mempengaruhi dalam proses

pengambilan keputusan adalah menghimpun informasi; mencatat dan

mengklarifikasikan informasi; menginterpretasikan informasi; mengolah

informasi; menyimpan dan mengambil kembali informasi dari tempat

penyimpanannya; mendistribusikan informasi dan ketepatan penggunaan

informasi. Hal tersebut dirasakan penting, karena dalam usaha untuk

mencapai tujuan organisasi, diperlukan informasi yang lengkap, guna

mengatasi hambatan sehingga dapat dicapai kelancaran pelaksanaan tugas.

Dalam rangka pelaksanaan kegiatan tersebut, maka arsip mempunyai arti

yang sangat penting yaitu untuk menyusun rencana program pelaksanaan

kegiatan berikutnya. Dengan arsip dapat mengetahui bermacam-macam

informasi yang sudah dimiliki, dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai

dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal. Oleh karena itu,

arsip merupakan sumber ingatan bagi suatu organisasi yaitu arsip menampung

beranekaragam bahan informasi yang penting dan bila diperlukan harus

dengan cepat dan tepat dapat disajikan setiap saat dalam rangka membantu

memperlancar pengambilan keputusan.

Menyadari pentingnya arsip sebagai pusat ingatan dan sumber

informasi, pemerintah indonesia memberlakukan Undang-undang Republik

Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang menjamin

keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan,

pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan yang harus dijaga

keutuhan, keamanan dan keselamatannya. Terkait dengan adanya Undang-

3
undang khusus tentang kearsipan tersebut, arsip dalam suatu organisasi /

instansi merupakan bahan pertanggung jawaban tertentu dan memiliki nilai

guna bagi penyelengaraan pemerintah.

Kearsipan mempunyai nilai dan peran penting karena arsip

merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi

pemerintah dan kehidupan kebangsaan bangsa Indonesia, sehingga dalam

rangka usaha guna meningkatkan daya guna dan tepat guna administrasi

aparatur Negara, telah ditetapkan Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 Tentang

Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan. Kearsipan sebagai pusat ingatan dan

sebagai sumber informasi tertulis harus tersedia apabila diperlukan agar

kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Suatu kantor dalam

mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai

dengan keadaan dari instansi pemerintah dalam mencapai tujuannya.

Pemerintah menguasai arsip-arsip sendiri secara menyeluruh sesuai

dengan fungsinya. Berdasarkan hasil survey pelaksanaan sistem kearsipan

pada Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB adalah :

a. Banyaknya arsip surat yang lama tidak dijaga dengan baik karena

penempatan yang kurang memadai.

b. Kurangnya tempat dalam penyimpanan arsip yang kadaluarsa

c. Seringnya surat masuk kadang-kadang tidak di arsipkan.

d. Belum terlaksananya sistem pengelolaan arsip secara maksimal dalam

hal ini dapat terlihat antara lain belum sepenuhnya mekanisme

pengelolaan kearsipan dapat berjalan sesuai dengan sistem yang berlaku,

4
 berkaitan dengan penyediaan sarana prasarana pengelolaan kearsipan

yang belum mencukupi, sumberdayamanusia yang mempunyai

kemampuan teknis pengelolaan kearsipan yang masih sangat terbatas

serta alokasi jumlah anggaran yang kecil untuk menunjang kesejahteraan

bagi para pengelola kearsipan.

Di dalam kegiatan perkantoran pada Dinas Peternakan dan

Kesehatan Hewan Provinsi NTB sendiri pastinya melakukan penataan arsip

untuk mempermudah mengurus berkas, mengingat kearsipan mempunyai

nilai dan peran penting sebagai bahan bukti resmi dalam penyelenggaraan

administrasi, sehingga dengan adanya hal tersebut dapat meningkatkan

dayaguna dan lebih efisien untuk bekerja. Menurut Sayuti (2013:153),

Kearsipan atau filling adalah suatu kegiatan menempatkan dokumen (warkat)

penting dalam tempat penyimpanan yang baik dan menurut aturan tertentu,

sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah dan cepat, namun

kebanyakan data berkas laporan tidak tersusun dengan baik, sehingga metode

pencarian data untuk pelaporan terkadang mendapat suatu masalah yang

membuat instansi pemeritah ini terkhusus dibagian pengarsiapan terlalu sibuk

mengurus data-data arsip, dimana setiap arsip yang masuk dari instansi lain,

datanya dikelola secara manual, sehingga proses pencarian arsip baik yang

baru masuk maupun yang arsip yang sudah lama mendapat suatu

permasalahan dengan mengkondisikan waktu pada proses pencarian dalam

kata lain kurangnya pengefisiensian waktu.

5
 Berdasarkan latar belakang tersebut, peneliti tertarik untuk

melakukan penelitian dengan judul “Evaluasi Pelaksanaan Sistem

Kearsipan pada Dinas Peternakan dan Kesehatan HewanProvinsi Nusa

Tenggara Barat”

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka

penulis memberikan batasan permasalahan pada penelitian ini dengan tujuan

agar pembahasan lebih terfokus pada titik permasalahan, yaitu bagaimana

Evaluasi Pelaksanaan Sistem Kearsipan pada Dinas Peternakan dan

Kesehatan HewanProvinsi Nusa Tenggara Barat?

1.3. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan dan

menganalisis evaluasi pelaksanaan sistem kearsipan pada Dinas Peternakan

dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB.

1.4. Manfaat Penelitian

Dari hasil penelitian ini, diharapkan dapat memberikan kontribusi

bagi berbagai pihak, antara lain bisa bermanfaat secara akademis, teoritis dan

praktis.

1.4.4. Manfaat Akademis

Secara akademis manfaat penelitian ini adalah untuk memenuhi

persyaratan akademis yaitu menyelesaikan studi strata satu (S-1) pada

Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Negara (STIA) Mataram. Diharapkan juga

6
 hasil penelitian ini mampu sebagai refrensi bagi semua pihak yang

membutuhkan atau berminat mengembangkan dalam tahap lebih lanjut.

1.4.5. Manfaat Teoritis

Secara teoritis, dari hasil penelitian ini diharapkan dapat

memberikan nilai tambah (kontribusi) bagi pengembangan kajian ilmu

dalam mengelola arsip sesuai dengan ilmu pengetahuan yang diperoleh

di perguruantinggi yang dapat dijadikan sebagai bahan acuan dalam

suatu kebijakan publik dan perbaikan-perbaikan dalam pelayanan

publik, yaitu tentang perkembangan ilmu kearsipan khususnya sistem

kearsipan di Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB.

1.4.1 Manfaat Praktis

Penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai suatu

masukan yang dapat dikembangkan berkenaan dengan permasalahan

yang dibahas, yaitu :

a. Kegunaan bagi penulis, semoga dengan dilakukannya penelitian ini

menambah wawasan penulis dalam bidang keilmuan Administrasi

Negara khususnya di bidangkearsipan.

b. Kegunaan bagi instansi, semoga dengan adanya penelitian ini dapat

memberikan masukan bagi Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan

Provinsi NTB untuk membuat kebijakan-kebijakan baru dalam hal

kearsipan.

7
 c. Kegunaan bagi universitas, semoga dengan adanya penelitian ini

dapat menambah khazanah keilmuan khususnya bidang Ilmu

Administrasi Negara di bidang kearsipan.

d. Kegunan bagi penelitilainnya, semoga dengan adanya penelitian ini

menjadi dasar dalam melakukan penelitian lain yang berhubungan

dengan sistem kearsipan.

1.5 Ruang Lingkup Penelitian

Dalam melakukan sebuah penelitian diperlukan batasan dalam

ruang lingkup penelitian sehingga dapat terfokus terhadap kajian yang akan

dilakukan. Adapun ruang lingkup penelitian ini ialah sesuai dengan rumusan

masalah yang akan diteliti yaitu mengenai evaluasi pelaksanaan sistem

kearsipan pada Dinas Peternakan dan Kesehatan HewanProvinsi Nusa

Tenggara Barat.

8
 9

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

Sehubungan dengan penelitian ini yang berjudul Evaluasi Pelaksanaan

Sistem Kearsipan pada Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi

Nusa Tenggara Barat. Ada beberapa daftar bacaan atau penelitian terdahulu dan

istilah yang perlu didefinisikan guna menghindari kesalah pahaman dan untuk

membatasi ruang lingkup terhadap rancangan penelitian ini. Adapun daftar bacaan

atau penelitian terdahulu dan istilah yang perlu didefinisikan adalah sebagai

berikut :

2.1. Penelitian Terdahulu

a. Strategi Pemberdayaan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi NTB

dalam Meningkatkan Minat Baca Masyarakat, Skripsi ini ditulis oleh

Muh. Riski Awlawi (2021) yang membahas tentang strategi

pemberdayaan Dinas Perpustakaan dan Kerasipan Provinsi NTB dalam

meningkatkan minat baca masyarakat. Rumusan masalah dipenelitian ini

adalah, bagaimana upaya perpustakaan dan kearsipan provinsi NTB

dalam meningkatkan minat baca masyarakat dan faktor-faktor apa yang

menjadi penghambat Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi NTB dalam

meningkatkan minat baca masyarakat.

b. Pengelolaan Sistem Kearsipan di Dinas Perhubungan Kab. Takalar,

Skripsi ini ditulis oleh Muh. Nur Yasin Bungasau (2020) yang membahas

tentang pengelolaan system kearsipan meliputi berbagai kegiatan dalam

penciptaan, mengklasifikasikan surat, memberi kode, menyimpan surat,

 memelihara, sampai dengan pemusnahan surat yang sudah tidak

dipergunakan lagi.

c. PengelolaanArsipDinamis Pada Kantor Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan Daerah Polewali Mandar, Skripsiiniditulis oleh

RabiatulAdawiah (2017). Skripsi ini membahas tentang bagaimana

kondisi arsip dan proses pengelolaan arsip pada Kantor Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Polewali Mandar.

d. Pengendalian Surat Masuk menggunakan Aplikasi Sistem Informasi

Kearsipan Dinamis (SIKD) di Subbaagian Persuratan dan ArsipAktif pada

Arsip Nasional Republik Indonesia di tulis oleh Mungki Hendriayani

(2020) membahas mengenai mengubah pola kerja yang awalnya manual

menuju beralih menggunakan media elektronik dalam bentuk aplikasi

yang disebutAplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD).

e. Perancangan System Informasi Manajemen Arsip Elektronik (E-Arsip)

Berbasis Microsoft Access Pada PT. HI-TEST ditulis oleh Fauziah Latif

(2015) membahas mengenai perancangan system informasi yang

difokuskan pada arsip dinamis yaitu account payment voucher yang

integrase informasi pada e-arsipberbasis Microsoft access. Metode yang

digunakan yakni metodeanalisis data, perancangan, desainaplikasi,

pengujian dan implemetasi.

10
 Tabel 2.1. Matriks Penelitian Terdahulu

N Nama Judul Perbedaan

Hasil Penelitian Kontribusi
o peneliti Penelitian Penelitian
Untuk
Memberikan Mengetahui
pelayanan yang bagaimana
Strategi
baik kepada pihak upaya
Pemberdaya
perpustakaan, perpustakaan
an Dinas Meningkatkan
mendekatkan dan kearsipan
Perpustakaa minat baca
bahan pustaka provinsi NTB,
Muh. n dan masyarakat
kepada pembaca, Dalam
RiskiA Kearsipan sehingga
1 jaringan internet meningkatkan
wlawi Provinsi tercipta
gratis, minat baca
(2021) NTB dalam Sumber Daya
perpustakaan masyarakat
Meningkatk Manusia yang
keliling dan dan untuk
an Minat Berkualitas
bercerita kepada mengetahui
Baca
anak-anak faktor- faktor
Masyarakat
sekolah (story apa saja yang
telling) menjadi
penghambat
2 Muh. Pengelolaan Belum dijalankan Mengetahui Meningkatkan
Nur Sistem secara maksimal, bagaimana pengelolaan
Yasin Kearsipan masih terdapat system kearsipan dan
Bungas di Dinas kekurangan pengelolaan efisiensi kerja
au Perhubunga seperti sumber kearsipan dan pegawai pada
(2020) n Kab. daya manusia, untuk kantor Dinas
Takalar sarana dan mengetahui Perhubungan
prasarana, faktor-faktor Kabupaten
kurangnya tenaga yang Takalar
ahli di bidang mempengaruhi
kearsipan dan system

11
 pengelolaan di
Dinas
biaya
Perhubungan
Kab. Kalbar
Dapat
menambah
wawasan,
Bagai mana
pengalaman,
kondisi arsip
serta
pada kantor
pengetahuan
dinas
penelitian,
Pengelolaan perpustakaan
dapat
Arsip dan kearsipan
Kondisi kearsipan memberi
Dinamis daerah
saat ini belum sumbangsih
Pada Kantor Polewali
Rabiatu bisa dikatakan terhadap
Dinas Mandar dan
lAdawi sempurna karena instansi
3 Perpustakaa bagaimana
ah Masih banyak terkait dalam
n dan proses
(2017) yang tidak sesuai perbaikan
Kearsipan pengelolaan
dengan sebagai pengelolaan
Daerah arsip pada
mana mestinya arsip terutama
Polewali Kantor Dinas
arsip dinamis,
Mandar Perpustakaan
dan dapat
dan Kearsipan
dijadikan
Daerah
sebagai
Polewali
referensi
Mandar
dalam
mengelola
arsip daerah
4 Mungk Pengendalia Pengendalian Penelitian ini Kontribusi
iHendri n Surat Surat masuk membahas yang dapat
ayani Masuk menggunakan terkait diberikan

12
 aplikasi SIKD
berjalan lancar
menggunak mulai dari agenda
an Aplikasi surat masuk,
Sistem nomor registrasi,
Informasi pemindaian yaitu perlunya
Kearsipan naskah dan pengendalian melakukan
Dinamis pendistribusian surat masuk surat-
(SIKD) di surat kepala dan akuratnya menyurat
(2020) Subbaagian bersangkutan sebuah secara
Persuratan menggunakan aplikasi SIKD manual, jika
dan Arsip aplikasi SIKD. dalam cakupan terjadi
Aktif pada Dengan aplikasi wilayah ANRI kehilangan
Arsip pengiriman surat file
Nasional bisa cepat, tepat,
Republik dan akurat sesuai
Indonesia unit kerja dalam
lingkungan
ANRI.
5 Fauzia Perancanga Konsep Penelitian ini Kontribusi
h Latif n System pengelolaan membahas yang
(2015) Informasi system informasi terkait dilakukanyak
Manajemen kearsipan yang informasi niperlunyaper
Arsip sedang berjalan di kearsipan ancangandesai
Elektronik PT Hi-Test, pada menggunakan n account
(E-Arsip) pengelolaan arsip data base payable yang
Berbasis dinamis account dengan dapat
Microsoft payment voucher bantuan dirancang
Access Pada masih Microsoft lebih inovatif.
PT. HI- menggunakan access sebagai
TEST arsip dinamis alternative

13
 konventional
dengan basis data
(data base), maka
dirancang
menggunakan
media
microsoft access
penanganan
mengubah arsip
arsip secara
konventional
elektronik.
kepengelolaan
data dan
informasi data
kearsipan voucher
payment.

2.2. Kebijakan Publik

Salah satu definisi mengenai kebijakan publik diberikan oleh

Robert Eyestone. Ia mengatakan bahwa secara luas kebijakan publik dapat

didefinisikan sebagai hubungan suatu unit pemerintah dengan

lingkungannya. Konsep yang ditawarkan Eyestone ini mengandung

pengertian yang sangat luas dan kurang pasti karena apa yang dimaksud

dengan kebijakan publik dapat mencakup banyak hal. Batasan lain tentang

kebijakan publik diberikan oleh Thomas R.Dye yang mengatakan bahwa

“kebijakan publik adalah apapun yang dipilih oleh pemerintah untuk

dilakukan dan tidak dilakukan”. Walaupun batasan yang diberikan oleh

Dye ini dianggap agak tepat, namun batasan ini tidak cukup memberi

perbedaan yang jelasan apa yang sebenarnya dilakukan oleh pemerintah. Di

14
samping itu, konsep ini bisa mencakup tidakan-tindakan, seperti

pengangkatan pegawai baru atau pemberian lisensi. Suatu tindakan yang

sebenarnya berada di luar domain kebijakan publik. Seorang pakar ilmu

poltikl ain, Richard Rose menyarankan bahwa kebijakan hendaknya

dipahami sebagai “serangkaian kegiatan yang sedikit banyak berhubungan

beserta konsekuensi-konsekuensinya bagi mereka yang bersangkutan dari

pada sebagai suatu keputusan tersendiri”. Definisi ini sebenarnya bersifat

ambigu, namun definisi ini berguna karena kebijakan dipahami sebagai

arah atau pola kegiatan dan bukan sekedar suatu keputusan untuk

melakukan sesuatu. Akhirnya marilah kita diskusikan definisi yang

diberikan oleh Carl Friedrich. Ia memandang kebijakan sebagai suatu arah

tindakan yang diusulkan oleh seseorang, kelompok atau pemerintah dalam

suatu lingkungan tertentu yang memberikan hambatan-hambatan dan

peluang terhadap kebijakan yang diusulkan untuk menggunakan dan

mengatasi dalam rangka mencapai suatu tujuan atau merealisasikan suatu

sasaran atau suatu tujuan maksud tertentu. Definisi yang diberikan oleh

Friedrich ini menyangkut dimensi yang luas karena kebijakan tidak hanya

dipahami sebagai tindakan yang dilakukan oleh pemerintah, tetapi juga oleh

kelompok maupun oleh individu. Selain itu, gagasan bahwa kebijakan

mencakup perilaku yang mempunyai maksud yang layak mendapatkan

perhatian dan sekaligus harus dilihat sebagai bagian definisi kebijakan

publik yang penting, sekalipun maksud atau tujuan dari tindakan-tindakan

pemerintah yang dikemukakan dalam definisi ini mungkin tidak selalu

15
mudah dipahami. Namun demikian, satu hal yang harus diingat dalam

mendefinisikan kebijakan, adalah bahwa pendefinisian kebijakan, adalah

kebijakan tetap harus mempunyai pengertian mengenai apa yang

sebenarnya dilakukan, ketimbang apa yang diusulkan dalam tindakan

mengenai suatu persoalan tertentu. Hal ini dilakukan karena kebijakan

merupakan suatu proses yang mencakup pula tahap implementasi dan

evaluasi sehingga definisi kebijakan yang hanya menekankan pada apa

yang diusulkan menjadi kurang memadai. Oleh karena itu, definisi

mengenai kebijakan publik akan lebih tepat bila definisi tersebut mencakup

pula arah tindakan atau apa yang dilakukan dan tidak semata-mata

menyangkut usulan tindakan. Berdasarkan pada pertimbangan seperti ini,

maka definisi kebijakan publik yang ditawarkan oleh James Anderson lebih

tepat dibandingkan dengan definisi-definisi kebijakan publik yang lain.

Menurut Anderson kebijakan merupakan arah tindakan yang mempunyai

maksud yang ditetapkan oleh seorang aktor atau sejumlah aktor dalam

mengatasi suatu masalah atau suatu persoalan. Konsep kebijakan ini kita

anggap tepat karena memusatkan perhatian pada apa yang sebenarnya

dilakukan dan bukan pada apa yang diusulkan atau dimaksudkan. Selain

itu, konsep ini juga membedakan kebijakan dari keputusan yang merupakan

pilihan di antara berbagai alternatif yang ada (Nugroho, 2013).

2.2.1. Konsep Kebijakan Publik

Menurut Anderson, konsep kebijakan publik ini kemudian

mempunyai beberapa implikasi, yakni pertama, titik perhatian kita

16
dalam membicarakan kebijakan publik berorientasi pada maksud

atau tujuan dan bukan perilaku secara serampangan. Kebijakan

publik secara luas dalam sistem politik modern bukan sesuatu yang

terjadi begitu saja melainkan direncanakan oleh aktor-aktor yang

terlibat di dalam sistem politik. Kedua, kebijakan merupakan arah

atau pola tindakan yang dilakukan oleh pejabat-pejabatpemerintah

dan bukan merupakan keputusan-keputusan yang tersendiri. Suatu

kebijakan mencakup tidak hanya keputusan untuk menetapkan

undang-undang mengenai suatu hal, tetapi juga keputusan-keputusan

beserta dengan pelaksanaannya. Ketiga, kebijakan adalah apa yang

sebenarnya dilakukan oleh pemerintah dalam mengatur perdagangan,

mengendalikan inflasi, atau mempromosikan perumahan rakyat dan

bukanapa yang diinginkan oleh pemerintah. Jika lembaga legislatif

menetapkan undang-undang yang mengharuskan pengusaha

menggaji karyawan dengan upah minimum menurut undang-undang,

tetapi tidak ada sesuatu pun yang dilakukan untuk melaksanakan

undang-undang tersebut sehingga tidak ada perubahan yang timbul

dalam perilaku ekonomi, maka hal ini dapat dikatakan bahwa

kebijakan publik mengenai kasus ini sebenarnya merupakan salah

satu dari non regulasi upah. Keempat, kebijakan publik mungkin

dalam bentuknya bersifat positif atau negatif. Secara positif,

kebijakan mungkin mencakup bentuk tindakan pemerintah yang jelas

untuk memengaruhi suatu masalah tertentu. Secara negatif,

17
 kebijakan mungkin mencakup suatu keputusan oleh pejabat-pejabat

pemerintah, tetapi tidak untuk mengambil tindakan dan tidak untuk

melakukan sesuatu mengenai suatu persoalan yang memerlukan

keterlibatan pemerintah. Dengan kata lain, pemerintah dapat

mengambil kebijakan untuk tidak melakukan campur tangan dalam

bidang-bidang umum maupun khusus. Kebijakan tidak campur

tangan mungkin mempunyai konsekuensi-konsekuensi besar

terhadap masyarakat atau kelompok-kelompok masyarakat. Dalam

bentuknya yang positif, kebijakan publik didasarkan pada undang-

undang dan bersifat otoritatif. Anggota-anggota masyarakat

menerima secara sah pajak harus dibayar dan Undang-undang 10

perkawinan harus dipatuhi. Pelanggaran terhadap kebijakan ini

berarti menghadapi resiko denda, hukuman kurungan atau dikenakan

secara sah oleh sanksi-sanksi lainnya. Dengan demikian, kebijakan

publik memiliki sifat “paksaan” yang secara potensial sah dilakukan.

Sifat memaksa ini tidak dimiliki oleh kebijakan yang diambil oleh

organisasi-organisasi swasta, hal ini berarti bahwa kebijakan publik

menuntut ketaatan yang luas dari masyarakat. Sifat yang terakhir

inilah yang membedakan kebijakan publik dengan kebijkan publik

lainnya (Nugroho, 2017).

2.2.2. Proses Kebijakan Publik

Proses kebijakan publik adalah serangkaian aktivitas intelektual yang

dilakukan di dalam proses kegiatan yang bersifat politis. Kebijakan

18
publik sebagai proses politik dan administrasi, terdiri tiga dimensi

pokok: perumusan, implementasi, dan pengendalian. Bagian terakhir

bersifat khusus dan sedikit berbeda karena lazimnya pada proses

kebijakan yang ada hanyalah monitoring kebijakan dan evaluasi

kebijakan. Kebijakan akan paripurna pencapaiannya jika

dikendalikan. Termasuk di dalamnya bagaimana kebijakan

dimonitor, dievaluasi, diberikan ganjaran dan hukuman, dan apabila

diperlukan dilakukan revisi kebijakan. Khususnya berkenaan dengan

evaluasi kebijakan, pemahaman disini adalah bahwa evaluasi bukan

hanya berkenaan dengan implementasi dan kinerja kebijakan, tetapi

juga berkenaan dengan rumusan kebijakan dan lingkungan di mana

kebijakan dilaksanakan. Model proses kebijakan yang paling klasik

dikembangkan oleh David Easton. Dalam terminologi ini Easton

menganalogikannya dengan kehidupan sistem politik. Kebijakan

publik dengan model sistem mengendalikan bahwa kebijakan

merupakan hasil atau output dari sistem (politik). Seperti dipelajari

dalam ilmu politik, maka sistem politik terdiri dari input, throughput,

dan output, seperti digambarkan sebagai berikut (Nugroho, 2017)

Gambar 2.1 Pendekatan Sistemdari Easton

19
 Dari gambar tersebut dipahami bahwa proses formulasi

kebijakan publik berada di dalam sistem politik dengan

mengendalikan kepada masukan (input) yang terdiri dari dua hal,

yaitu tuntutan dan dukungan.

2.2.3. Tahapan Kebijakan Publik

Dalam formulasi kebijakan publik maka kesepakatan harus

lebih diutamakan dan kepentingan bersama dan kesejahteraan

bersama merupakan arah bagi para perumus kebijakan publik. Setiap

pejabat perumus kebijakan publik harus selalu peka dan dapat

merasakan apa yang menjadi kebutuhan dan keinginan masyarakat.

Setiap perumusan kebijakan negara kebijakannya jika sesuai dengan

kepentingan masyarakat maka pasti akan mendapat dukungan dari

masyarakat. Proses kebijakan itu akan mengalami siklus yang

meliputiformulasi, implementasi dan evaluasikebijakan. Untuk

meraih keberhasilan dalam implementasi kebijakan maka

formulasinya harus terarah dan tepat sasaran serta memahami

kebutuhan publik yang berkembang saat itu. Dalam perumusan

kebijakan publik pejabat yang bersangkutan perlu memperhatikan

20
langkah-langkah berikut ini yang meliputi, proses perumusan

masalah kebijakan publik, proses memasukan masalah kedalam

agenda pemerintah, perumusan usulan kebijakan publik, proses

legitimasi kebijakan publik, pelaksanaan, penilaian sampai evaluasi

kebijakan publik. (Alaslan, 2021)

Ada beberapa tahap-tahap perumusan kebijakan publik,

yaitu :

Tahap pertama, perumusan masalah kebijakan publik. Tahap ini

adalah tahap ketika masalah diangkat, kemudian para pembuat

kebijakan mencari dan menentukan identitas masalah kebijakan serta

merumuskannya.

Tahap kedua, penyusunan agenda pemerintah. Dari sekian banyak

masalah umum, hanya sedikit yang memperoleh perhatian dari

pembuat kebijakan. Pilihan pembuat kebijakan terhadap sejumlah

kecil masalah umum menyebabkan timbulnya agenda kebijakan.

Tahap ketiga, perumusan usulan kebijakan publik, yaitu kegiatan

menyusun dan mengembangkan serangkaian tindakan yang perlu

untuk memecahkan masalah.

Tahap keempat, pengesahan kebijakan publik adalah proses

penyesuaian dan penerimaan secara bersama terhadap prinsip prinsip

yang diakui dan ukuran yang diterima.

21
 Tahapkelima, pelaksanaan kebijakanpublik, yaitu usulan kebijakan

yang telah diterima dan disahkan oleh pihak yang berwenang,

kemudian keputusan kebijakan itu siap diterapkan.

Tahap keenam, penilaian kebijakan publik adalah langkah terakhir

dari suatu proses kebijakan. Penilaian kebijakan publik dilakukan

untuk mengetahui dampak kebijakan publik.

2.3. Evaluasi Kebijakan Publik

Evaluasi kebijakan adalah kegiatan yang menyangkut estimasi atau

penilaian kebijakan yang mencakup substansi, implementasi dan dampak

(Anderson: 1975). Evaluasi kebijakan dipandang sebagai suatu kegiatan

fungsional. Artinya, evaluasi kebijakan tidak hanya dilakukan pada tahap 228

akhir saja melainkan kepada seluruh proses kebijakan. Menurut William

Dunn, istilah evaluasi mempunyai arti yang berhubungan, masing-masing

menunjuk pada aplikasi beberapa skala nilai terhadap hasil kebijakan dan

program. Evaluasi mencakup kesimpulan + klarifikasi + kritik + penyesuaian

dan perumusan masalah kembali. William Dunn (1999;608-610), istilah

evaluasi dapat disamakan dengan penaksiran (appraisal), pemberian angka

(rating), dan penliaian (assessment). Evaluasi berkenaan dengan produksi

informasi mengenai nilai atau manfaat hasil kebijakan. Evaluasi memberi

informasi yang valid dan dapat dipercaya mengenai kinerja kebijakan, yaitu

seberapa jauh kebutuhan, nilai dan kesempatan telah dapat dicapai melalui

tindakan publik; evaluasi memberi sumbangan pada klarifkasi dan kritik

terhadap nilai-nilai yang mendasari pemilihan tujuan dan target; dan evaluasi

22
memberi sumbangan pada aplikasi metode-metode analisis kebijakan lainnya,

termasuk perumusan masalah dan rekomendasi. Jadi, meski berkenaan

dengan keseluruhan proses kebijakan, evaluasi kebijakan lebih berkenaan

pada kinerja dari kebijakan, khususnya pada implementasi kebijakan publik

evaluasi pada ‘’perumusan’’ dilakukan pada sisi post-tindakan, yaitu lebih

kepada ‘’proses’’ perumusan dari pada muatan kebijakan yang biasanya

‘’hanya’’ menilai apakah prosesnya sudah sesuai dengan prosedur yang

sudah disepakati. Secara umum, Dunn menggambarkan kriteria-kriteria

evaluasi kebijakan publik sebagai berikut;

Tabel 2.2. kriteria-kriteria evaluasi kebijakan publik

Tipe kriteria Pertanyaan Ilustrasi

Efektivitas Apakah hasil yang diinginkan Unit pelayanan

telah tercapai

Efesiensi Seberapa banyak usaha Unit biaya, manfaat

diperlukan untuk mencapai hasil bersih, rasio, Rasio cost

yang diinginkan benefit

Kecukupan Seberapa jauh pencapaian hasil Biaya tetap Efektivitas

yang diinginkan memecahkan tetap

masalah

Perataan Apakah biaya manfaat Kriteria Pareto, Kriteria

didistribusikan dengan merata Kaldor-Hikcks, Kriteria

kepada kelompok-kelompok Rawls

yang berbeda

Responsivitas Apakah hasil kebijakan Konsistensi dengan

23
 memuaskan kebutuhan, survai warga negara

preferensi, atau nilai kelompok –

kelompok tertentu.

Ketepatan Apakah hasil (tujuan) yang Program publik harus

diinginkan benar-benar berguna merata dan efesien

bernilai

Sumber :William N. Dunn, 2000

2.3.1. Konsep Evaluasi Kebijakan Publik

Konsep evaluasi pada dasarnya adalah pemeriksaan

terhadap pelaksanaan program yang dilaksanakan yang akan

digunakan untuk memprediksi, menghitung dan memantau

pelaksanaan program di masa yang akan datang agar jauh

lebihbaik. Dengan demikian, evaluasi lebih melihat kedepan dari

pada kesalahan masa lalu, dan diarahkan untuk meningkatkan

peluang keberhasilan program. Evaluasi adalah upaya untuk

mengukur dan mengevaluasi secara objektif pencapaian hasil yang

direncanakan. Hasil evaluasi dimaksudkan sebagai umpan

balikter hadap perencanaan yang akan dilakukan di masa yang

akan datang (Yusuf, 2000).

Tidak ada kebijakan publik yang dapat dikeluarkan tanpa

evaluasi. Evaluasi kebijakan dilakukan untuk menilai efektivitas

kebijakan publik dalam mempertanggung jawabkannya kepada

publik guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Evaluasi

diperlukan untuk mengetahui gapai antara harapan dan

24
 kenyataan. Outcome dari kebijakan dikatakan memiliki nilai

karena outcome tersebut memberikan kontribusi terhadap tujuan

atau sasaran, dengan kata lain kebijakan atau program tersebut

telah mencapai tingkat kinerja yang berarti, yang berarti

permasalahan kebijakan ditemukan dan diselesaikan (Kridawati,

2013).

2.3.2. Proses Evaluasi Kebijakan Publik

Menurut Wibawa dkk. (1994) bahwa pada tahap ini

evaluasi yang dilakukan adalah untuk:

a. Mengetahui proses pembuatan kebijakan (dilakukan dan

sesudah kebijakan).

b. Proses implementasi (evaluasi summatif dan formatif yang

disebut evaluasi implementasi).

c. Konsekuensi kebijakan (evaluasi dampak kebijakan).

d. Efektifitas dampak kebijakan (evaluasi dampak kebijakan)

Dalam tahapan diatas selalu disertai dengan prosedur

analisis kebijakan, yang dimulai dengan perumusan masalah,

peramalan (prediksi), rekomendasi pemantauan serta evaluasi.

Prosedur analisis ini digunakan untuk mengubah scientific

information menjadi policy relevant information, Pada tahap

penilaian kebijakan ini semua proses implementasi dinilai apakah

sesuai dengan yang telah ditentukan sebelumnya dan pada saat ini

evaluasi dapat dilakukan. Evaluasi membuahkan pengetahuan

25
 yang relevan dengan kebijakan tentang ketidak sesuaian antara

kinerja kebijakan yang diharapkan dengan benar-benar

dihasilkan. Jadi ini membantu pengambilan kebijakan pada tahap

penilaian kebijakan terhadap proses pembuatan kebijakan.

Evaluasi tidak hanya menghasilkan kesimpulan

mengenai seberapa jauh masalah telah terselesaikan tetapi juga

menyumbang pada klarifikasi dan kritik terhadap nilai-nilai yang

mendasari kebijakan, membantu dalam penyesuaian dan

perumusan kembali masalah. Pada tahap ini kebijakan yang telah

dijalankan akan dinilai atau dievaluasi, untuk melihat sejauh mana

kebijakan yang dibuat telah mampu memecahkan masalah.

Kebijakan publik pada dasarnya dibuat untuk meraih dampak

yang diinginkan. Dalam hal ini, ditentukanlah ukuran-ukuran atau

keriteria-kriteria yang menjadi dasar untuk menilai apakah

kebijakan publik telah meraih dampak yang diinginkan.

2.3.3. Tahapan Evaluasi Kebijakan Publik

Secara umum, Nugroho (2004) membagi evaluasi

menjadi tiga jenis, yaitu:

1. Evaluasi pada Tahap Perencanaan

Kata evaluasi sering digunakan pada tahap

perencanaan untuk mencoba memilih dan memprioritaskan

berbagai alternatif dan kemungkinan cara untuk mencapai

tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Jadi kita

26
 membutuhkan berbagai teknik yang bisa digunakan perencana.

Satu-satunya hal yang perlu diingat dalam hal ini adalah

bahwa metode yang digunakan dalam memilih prioritas tidak

selalu sama untuk setiap situasi, tetapi berbeda sesuai dengan

sifat masalah itu sendiri.

2. Tahap Pelaksanaan

Pada tahap ini evaluasi merupakan kegiatan dengan

melakukan analisis untuk mengetahui tingkat kemajuan

pelaksanaan dibandingkan dengan rencana. Ada perbedaan

antara evaluasi dalam pengertian ini dan bimbingan.

Bimbingan mengasumsikan bahwa tujuan yang akan dicapai

sesuai dan bahwa program direncanakan untuk mencapai

tujuan tersebut. Arahan mempertimbangkan apakah

pelaksanaan proyek sesuai dengan rencana dan rencana itu

tepat untuk mencapai tujuan.

3. Evaluasi pada Tahap Paska Pelaksanaan

Dari sini pengertian evaluasi hampir sama dengan pengertian

pada tahap pelaksanaan, hanya perbedaan yang dievaluasi dan

dianalisis bukan lagi tingkat kemajuan pelaksanaan

dibandingkan dengan rencana, tetapi hasil pelaksanaan

dibandingkan dengan rencana, yaitu adalah, apakah efek yang

dihasilkan dari pelaksanaan kegiatan tersebut sesuai dengan

tujuan yang ingin dicapai.

27
2.3.4. Pengukuran dan Kriteria Evaluasi Kebijakan

Menurut Bridgman & Davis (2000) Pengukuran evaluasi

kebijakaan publik secara umum mengacu pada empat indikator

pokok yaitu : (1) indikator input, (2) indikator process, (3)

indikator outputs dan (4) indikator outcomes. Adapun

penjelasannya sebagai berikut :

1. Indikator input memfokuskan pada penilaian apakah sumber

daya pendukung dan bahan-bahan dasar yang diperlukan

untuk melaksanakan kebijakan. Indikator ini dapat meliputi

sumber daya manusia, uang atau infrastruktur pendukung

lainnya.

2. Indikator proses memfokuskan pada penilaian bagaimana

sebuah kebijakan ditransformasikan dalam bentuk pelayanan

langsung kepada masyarakat. Indikator ini meliputi aspek

efektivitas dan efisiensi dari metode atau cara yang dipakai

untuk melaksanakan kebijakan publik tertentu.

3. Indikator outputs (hasil) memfokuskan penilaian pada hasil

atau produk yang dapat dihasilkan dari sistem atau proses

kebijakan publik. Indikator hasil ini misalnya berapa orang

yang berhasil mengikuti program tertentu.

4. Indikator outcomes (dampak) memfokuskan diri pada

pertanyaan dampak yang diterima oleh masyarakat luas atau

pihak yang terkena kebijakan.

28
 Evaluasi administratif memerlukan kumpulan informasi

yang tepat untuk penyampaian program dan himpunannya dengan

cara dibakukan dengan mengadakan perbandingan biaya dan hasil

dari waktu ke waktu dan melewati sektor kebijakan. Evaluasi

yudisial menyangkut persoalan hukum, dimana berkaitan dengan

bagaimana pelaksanaan program pemerintah dilaksanakan, yang

biasanya dilaksanakan pengadilan. Sedangkan evaluasi politik

berusaha untuk mengatas namakan suatu kebijakan yang berhasil

atau gagal yang diikuti oleh permintaan untuk dilanjutkan atau

perubahan.

Menurut Crossfield &Byrner (1994) evaluasi kebijakan

publik merupakan penilaian kinerja dari sebuah program atau

kebijakan dengan pertanyaan dasar : (1) apakah input yang

digunakan telah memaksimalkan outputnya?, (2) apakah dampak

yang diinginkan telah tercapai sebagaimana tujuan tertulisnya?,

(3) apakah kebijakan tersebut selaras dengan prioritas pemerintah

dan kebutuhan rakyatnya?. Untuk memudahkan tentang

pengukuran evaluasi kebijakan Badjuri & Yuwono (2002)

menyajikan tabel indikator evaluasi kebijakan sebagai berikut :

Tabel 2.3. Evaluasi Kebijakan Publik

No Indikator Fokus Penilaian

1 Input a. Apakah sumber daya pendukung dan
bahan-bahan dasar yang diperlukan untuk
melaksanakan kebijakan

29
 b. Berapakah SDM (sumberdaya), uang atau
infrastruktur pendukung lain yang
diperlukan?
2 Proses a. Bagaimanakah sebuah kebijakan

ditransformasikan dalam bentuk

pelayanan langsung kepada masyarakat?

b. Bagaimanakah efektivitas dan efesiensi

dari metode/cara yang dipakai untuk

melaksanakan kebijakan publik tersebut?

3 Outputs a. Apakah hasil atau produk yang dihasilkan

sebuah kebijakan publik?
b. berapa orang yang berhasil mengikuti
program/kebijakan tersebut?
4 Outcomes a. apakahdampak yang diterima oleh
masyarakat luas atau pihak yang terkena
kebijakan?
b. Berapa banyak dampak positif yang
dihasilkan?
c. Adakah dampak negatifnya? Seberapa
seriuskah?
Sumber :Badjuri & Yuwono (2002)

2.4. Kearsipan

Istilah Kearsipan berasal dari akar kata "Arsip". Arsip pada

prinsipnya mengandung pengertian defenitif yang sama, namun demikian

para ahli cenderung memberikan pengertian arsip yang berlainan satu dengan

lainnya, tergantung pada sudut pandang dan point penekanan utama yang

diberikan didalamnya sebagaimana dikemukakan oleh Liang Gie (2000:18)

30
bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis

karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara

cepat ditemukan kembali.

Wiyasa (2003: 79) arsip adalah kumpulan berkas baik berupa tulisan

maupun benda atau gambar yang diatur, diklasifikasikan, ditata, dan diatur

serta disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat segera

ditemukan kembali.

Barthos (2005:1) menyebutkan arsip adalah setiap catatan tertulis

baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-

keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa

yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Jadi yang

termasuk arsip misalnya; surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar

gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain

sebagainya.

Moekijat (2002:75) berpendapat kearsipan adalah penempatan

kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan

yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas

(surat) apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan

cepat.

Pemahaman pengertian arsip dalam garis besarnya dapat dilihat 2

(dua) sisi, yaitu arsip dipandang sebagai “naskah” dan arsip dipandang

sebagai “sistem” (Moefti Wiriadihardja, 1987:70). Memandang arsip sebagai

naskah dilihat dari media perekaman, mengandung arti arsip batasan

31
pengertian tentang arsip itu sendiri ada perkembangannnya. Memandang

arsip sebagai suatu sistem yang mengandung arti pada suatu gerak yang

dinamik, artinya sebagai sistem yang terus berkembang dan berubah sesuai

dengan perkembangan kemajuan teknologi.

Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa Yunani “Arche”

yang berarti permulaan, menjadi “Ta Arche” yang berarti catatan, selanjutnya

menjadi “Archeon” yang berarti gedung pemerintah dan kemudian dalam

bahasa latin menjadi “Archivum”, bahasa Inggris “Archives” dan dalam

bahasa Belanda “Archief” (Abu Bakar, 1985:8-9).

Pengertian arsip berdasarkan pasal 1 Undang-undang No. 7 Tahun

1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan menyebutkan:

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga

negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun,

baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka

pelaksanaan.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta

dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam

keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan

kehidupan kebangsaan.

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah

kumpulan surat yang mengandung arti dan mempunyai kegunaan baik

kepentingan suatu instansi. Kepentingan tersebut berkaitan dengan individu /

pribadi / perorangan. Arsip disimpan dengan metode tertentu sehingga dapat

32
dengan mudah dan cepat ditemukan kembali. Arsip yang disimpan secara

tidak teratur akan menyebabkan proses temu kembali yang sukar.

2.4.1. PengertianArsip

Undang-undang No. 43 Tahun 2009 mengenai kearsipan

dalam Bab 1 pasal 1 kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan

arsip. Ig. Wursanto (2007: 19) “kearsipan atau filing adalah proses

kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan menggunakan suatu

sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan

mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan”.

Kearsipan merupakan kegiatan pengurusan warkat atau arsip

yang sesuai dengan aturan dan prosedur yang berlaku. Pendapat itu

berkenaan dengan kegiatan kearsipan yang dikemukakan oleh Mulyono,

dkk (1985: 3) bahwa ada tiga unsur pokok dalam kearsipan yang

meliputi;a) penyimpanan (storing), b) penempatan (placing), c)

penemuan kembali (finding)”.

Pendapat lain yang menjelaskan bahwa kearsipan adalah hal

yang sangat penting untuk suatu organisasi adalah pendapat yang

dikemukakan oleh Barthos (2007: 12) menyatakan bahwa: “Tujuan

kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung

jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan

bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan”.

33
 Jadi dapat disimpulkan bahwa kearsipan merupakan suatu

rangkaian kegiatan atau proses pengaturan yang berhubungan dengan

pengurusan arsip mulai dari penerimaan, pengiriman, pencatatan,

penyimpanan, penyingkiran, dan pemusnahan arsip yang bertujuan

untuk menjaga keselamatan arsip yang bertujuan untuk menjaga

keselamatan arsip sebagai bahan pertanggung jawaban mengenai

perencanaan, pelaksanaan serta penyelenggaraan dalam organisasi

pemerintah maupun swasta.

2.4.2. Fungsi dan Tujuan Kearsipan

Widjaja (1993:1) fungsiarsip yang sangat penting yaitu

sebagai sumber informasi dan dokumentasi. Sebagai sumber informasi

maka arsip akan dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa

mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi arsip dapat

dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat atau mengambil

keputusan secara tepat mengenai sesuatu masalah yang dihadapi.

Sedarmayanti (2003:19) mengemukakan fungsi arsip

meliputi: 1) Alat utama ingatan organisasi. 2) Bahan atau alat

pembuktian. 3) Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

4) Barometer kegiatan organisasi mengingat setiap kegiatan umumnya

menghasilkan arsip. 5) Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

Dari kedua uraian diatas jelas bahwa arsip berfungsi sebagai

urat nadi sebuah organisasi pemerintah maupun swasta karena tanpa

adanya sistem kearsipan yang baik disatu sisi tidak mungkin organisasi

34
 dapat berkembang dan disisi yang lain arsip sebagai dasar untuk

mengambil keputusan dimasak ini dan masa yang akan datang.

Kenyataan ini disebabkan arsip saratakan nilai-nilait entang data dan

informasi.

Adapun tujuan kearsipan adalah untuk menjamin

keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan,

pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk

menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan

pemerintah (Barthos, 2005:12).

Selanjutnya menurut Sedarmayanti (2001:185) tujuan

penataan arsipadalah: 1) Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan

kembali dengan cepat dan tepat. 2) Menunjang terlaksananya

penyusutan arsip yang berdaya guna dan berhasilguna.

2.4.3. Jenis-jenisArsip

Berdasarkanjenisnya, arsip dapat dibedakan menjadi

beberapa macam tergantung dari segi jenis peninjauannya. Jenis arsip

menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu:

1) Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan,

pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi suatu organisasi. Arsip

ini tidak hanya berupa kertas atau surat saja, tetapi juga termasuk

bahan tertulis atau bahan tercetak yang direkam dalam pita kaset,

juga termasuk naskah-naskah, memorandum, nota, slide, foto dan

lain-lain.

35
 Berdasarkan nilainya arsip dinamis dibagi sebagai berikut:

a. Arsip Aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus

bagi kelangsungan pekerjaan di unit suatu organisasi/kantor.

b. Arsip inaktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara

langsung karena nilainya yang semakin menurun diunit suatu

organisasi / kantor.

2) Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung

dalam penyelenggaraan kegiatan maupun ketatausahaan. Arsip

tersebut cenderung mempunyai kepentingan dalam nilai sejarah dan

disimpan ditempat yang lebih aman dan sulit dijangkau. Arsip ini

tidak lagi berada pada organisasi atau kantor pencipta arsip tersebut

akan tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Contoh arsip statis adalah berkas undang-undang, peraturan dan

lain-lain. Arsip ini tidak diperlukan secara langsung tetapi

dibutuhkan sebagai referensi untuk kegiatan lainnya (Abubakar,

1997 : 32).

2.4.4. KegunaanArsip

Telah diketahui bahwa kegunaan arsip adalah sebagai sumber

informasi dan sebagai bahan pengingat. Oleh karena itu, arsip-arsip

yang mempunyai kegunaan atau nilai-nilai tertentu bagi organisasi

harus disimpan agar setiap saat diperlukan dapat dengan segera

ditemukan kembali. Adapun kegunaan arsip menurut Hery Sawiji,

adalah :

36
 1. Guna penerangan.

2. Guna juridis.

3. Guna sejarah.

4. Guna ilmiah.

Menurut pendapat Vernon B. Sranten dalam bukunya Sutarto

(1993:169), bahwa nilai arsip dapat dibedakan menjadi :

a. Nilai guna administrasi (Administrasi value).

b. Nilai guna hukum (Legal value).

c. Nilai guna keuangan (Fiscal value).

d. Nilai guna penelitian (Research value).

e. Nilai guna pendidikan (Educational pendidikan).

f. Nilai guna dokumentasi (Documentary value)

Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa nilai

kegunaan dari arsi padalah sebagai berikut :

1. Nilai kegunaan administrasi adalah arsip yang digunakan untuk

proses penyelenggaraan atau penyelesaian suatu pekerjaan guna

mencapai tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya.

2. Nilai kegunaan keuangan adalah arsip yang digunakan untuk

mengatasi masalah dalam bidang keuangan.

3. Nilai kegunaan hukum adalah arsip yang digunakan untuk

bahan bahan pembuktian atas suatu peristiwa atau kejadian yang

telah berlangsung sehingga mempunyai kekuatan hukum.

37
 4. Nilai kegunaan pendidikan adalah arsip yang digunakan untuk

pelaksanaan dan pengembangan dalam dunia pendidikan.

5. Nilai kegunaan sejarah adalah arsip yang dapat menggambarkan

suatu peristiwa dimasa lampau, atau bisa dikatakan arsip sebagai

bahan pengingat atas kejadian dimasa lampau.

6. Nilai kegunaan ilmiah adalah arsip yang digunakan untuk

perkembangan dan kemajuan ilmu pengetahuan dan kepentingan

ilmiah bagi manusia saat ini dan masa yang akan datang

(Handayani, 2007 :10-11).

2.4.5. Sistem Penyimpanan dan Klarifikasi Arsip

Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam

administrasi, yakni sebagai pusat ingat dan sumber informasi dalam

rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan,

kebijaksanaan, penilaian, pengendalian, dan pertanggung jawaban

setepat-tepatnya. Tetapi walau pun begitu ada juga kantor-kantor yang

belum melakukan penataan arsipnya dengan baik. Kearsipan merupakan

salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, yang

banyak dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah

maupun swasta.

Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan

penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor

lainnya. Kearsipan memegang peran penting baik kelancaran jalannya

organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan

38
bagi organisasi. Meskipun kearsipan berperan penting, sampai saat ini

masih banyak kantor-kantor yang belum melakukan penataan kearsipan

dengan baik.

Masih banyak dijumpai arsip yang hanya di tumpuk didalam

gudang sehingga cepat rusak dan sulit untuk ditemukan kembali.

Bahkan banyak orang menganggap bahwa pekerjaan kerasipan hanya

pekerjaan mudah dan remeh, padahal jika di tinjau lebih dalam

pekerjaan ini membutuhkan penanganan yang khusus untuk menjamin

kelangsungan organisasi.

Beberapa faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau

tidak melakukan penataan arsip sebagaimana mestinya antara lain

kurang adanya kesadaran pegawai, khususnya pimpinan kantor sendiri

akan pentingnya penataan arsip dalam kegiatan administrasi.

Kemungkinan faktor lain adalah tidak tersedianya tenaga khusus atau

ahli dalam bidang kearsipan.

Tugas bidang kearsipan bukanlah merupakan tugas yang

ringan, sebab bidang ini harus selalu mengikuti perkembangan

administrasi modern di kantor yang baik dan teratur merupakan sarana

pendukung kelancaran kegiatan yang baik dan teratur, maka tidak

mungkin akan tercapai kelancaran kegiatan dalam suatu kantor maupun

organisasi.

Menurut Sukoco ada tiga sistem penyimpanan dokumen atau

arsip yaitu:

39
1) Sistem Sentralisasi, yaitu semua dokumen disimpan di pusat

penyimpanan. Unit bawahannya yang ingin menggunakan

dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan

menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud.

Kelebihannya:

a) Mencegah duplikasi.

b) Layanan yang lebih baik.

c) Menghemat waktu, ruangan, peralatan dan alat tulis kantor.

d) Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu.

e) Pelayanan dokumen dibawah satu atap.

Kerugiannya:

a) Kesulitan fisik.

b) Kebocoran informasi.

c) Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen.

d) Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan.

2) Sistem Desentralisasi, yaitu menyerahkan pengolahan dan

penyimpanan dokumen pada masing-masing unit.

Kelebihannya:

a) Dekat dengan pemakai sehingga dapat langsung diawasi dan

pengguna dapat langsung memakainya.

b) Sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan

sebuah bagian disimpan dibagian yang bersangkutan.

c) Menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas.

40
 Kerugiannya:

a) Pengawasan sulit dilakukan karena letak dokumen yang

tersebar di masing-masing bagian.

b) Duplikasi dokumen yang sama mengakibatkan terjadinya

duplikasi ruangan, perlengkapan dan alat tulis kantor.

c) Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan.

3) Sistem Kombinasi

Masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri di bawah

kontrol sistem terpusat. Arsip yang bersifat umum atau dibutuhkan

oleh semua unit disimpan di pusat arsip organisasi sedangkan arsip

yang bersifat khusus disimpan dimasing-masing unit.

Selanjutnya Menurut Barthos (2005:44), ada lima sistem tata cara

mengarsip surat, yaitu:

a) Sistem Abjad, adalah suatu sistem untuk menyusun arsip dalam

urutan A sampai Z. Untuk dapat menyusun arsip tersebut

dibagi 4 golongan yaitu menurut nama perorangan, nama

perusahaan, nama instansi pemerintah, dan nama organisasi

sosial lainnya.

b) Sistem Subjek, adalah penggolongan dimana dokumen-

dokumen disusun menurut perihal, menurut nama-nama

perusahaan, koresponden dan sebagainya.

41
 c) Sistem Geografis atau Wilayah, maksudnya adalah penyusunan

arsip dimana surat-surat atau arsip dibagi menurut letak

wilayah.

d) Sistem Nomor, merupakan sistem tata arsip yang tidak

langsung, karena sebelum menentukan nomor-nomor yang

diperlukan, maka petugas arsip lebih dahulu membuat daftar-

daftar kelompok masalah-masalah seperti pada sistem subjek,

baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya.

e) Sistem kronologis, maksudnya adalah sistem yang penyusunan

arsip atau surat-surat menurut urutan tanggal dari datangnya

surat-surat tersebut.

Surat-surat yang datang lebih akhir ditempatkan pada

yang paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat.

Diantara ke lima sistem tata cara mengarsip surat tersebut, sistem

abjad merupakan dasar dari semua sistem tata cara mengarsip surat

kecuali bagi sistem kronologis.

2.4.6. Ciri-ciri Kearsipan yang Baik

Sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi

dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut (Wursanto,

1991:30):

1) Mudah dilaksanakan

Sehingga tidak menimbulkan kesulitan dalam hal penyimpanan,

pengambilan maupun pengembalian.

42
2) Mudah dimengerti

Sistem kearsipan harus sederhana dan disesuaikan dengan jenis dan

luas lingkup kegiatan organisasi.

3) Murah / ekonomis

Tidak berlebihan dalam hal pengeluaran dana maupun dalam

pemakaian tenaga, peralatan ataupun perlengkapan arsip.

4) Tidak memakan tempat

Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau

gedung, rakarsip, almari dan sebagainya.

5) Mudah dicapai

Arsip harus mudah disimpan dan diketemukan kembali apabila

sewaktu-waktu diperlukan.

6) Cocok bagi organisasi

Sistem yang digunakan disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup

kegiatan organisasi.

7) Fleksibel atau luwes

Artinya dapat diterapkan di setiap satuan organisasi dan dapat

mengikuti perkembangan organisasi.

8) Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip

Arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan

yang disebabkan oleh tangan-tangan yang tidak bertanggung jawab

maupun oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara.

43
9) Mempermudah pengawasan

Untuk mempermudah pengawasan arsip dibantu dengan berbagai

macam perlengkapan / peralatan, seperti kartu indeks, lembar

pengantar, lembar tunjuk silang, kartu pinjam arsip/slip out.

44
 44

BAB III
METODE PENELITIAN

3.1. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah

penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif yang akan memberikan

gambaran mengenai bagaimana evaluasi pelaksanaan sistem kearsipan pada

Dinas Peternakan dan Kesehatan HewanProvinsi NTB. Penelitian deskriptif

adalah suatu metode penelitian yang ditunjukan untuk menggambarkan

fenomena-fenomena yang ada, yang berlangsung pada saat ini atau saat yang

lampau (Sukmadinata, 2011:147).

3.2. Fokus Penelitian

Fokus penelitian bermanfaat untuk pembatasan mengenai objek

penelitian yang diangkat. Manfaat lainnya adalah agar peneliti tidak terjebak

pada banyaknya data yang diperoleh di lapangan. Penentuan fokus penelitian

lebih diarahkan pada tingkat kebaruan informasi yang akan diperoleh dari

situasi yang dimaksudkan untuk membatasi studi kualitatif sekaligus

membatasi penelitian guna memilih mana data yang relevan dan mana data

yang tidak relevan.

Pembatasan dalam penelitian kualitatif lebih didasarkan pada

tingkat kepentingan, urgensi dan reabilitas masalah yang akan dipecahkan

(Sugiyono, 2016). Penelitian ini difokuskan pada evaluasi pelaksanaan sistem

kearsipan pada Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB.

 Adapun kriteria untuk mengukur evaluasi sistem dilihat dari indikator input,

proses, output, dan outcomes (Badjuri dan Yuwono, 2002).

3.3. Jenis Sumber Data

Sumber data yang digunakandalampenelitianiniyaitu :

a. Data Primer

Arikunto (2002: 107) menerangkan bahwa “sumber data primer

diperoleh dari hasil penelitian dilapangan secara langsung dengan pihak-

pihak yang mengetahui benar masalah yang akan dibahas”. Data primer

adalah jenis data yang diperoleh secara langsung dari obyek penelitian

atau narasumber. Perlunya bahan dalam penelitian ini diperoleh dengan

menggunakan metode wawancara, observasi atau pengamatan dengan

pencatatan data berupa jawaban informan atau responden. Informan atau

responden merupakan pihak atau orang yang menjadi sumber data yang

terkait langsung dalam penelitian ini. Dalam penelitian ini yang menjadi

informan antara lain :

1. Kepala Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB.

2. Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawian.

3. Kepala Sub Bagian Program dan Pelaporan.

4. Kepala Sub Bagian Keuangan.

5. Staf Pada Sub Bagian Umum dan Kepegawean.

6. Staf Pada Sub Bagian Program dan pelaporan.

7. Staf Pada Sub Bagian Keuangan.

8. Staf BagianPerlengkapan dan Arsip.

45
 b. Data Sekunder

Data sekunder adalah data yang diperoleh dari dokumen-

dokumen resmi, data ini diperoleh melalui studi pustaka terhadap buku-

buku yang berhubungan dengan objek penelitian, pendapat para ahli,

hasil penelitian dalam bentuk laporan, skripsi, artikel, jurnal dan

peraturan perundang-undangan. Data sekunder ini sebagai data

pendukung primer.

Sedangkan jenis data yang digunakan dalam penelitian ini

adalah menggunakan jenis penelitian kualitatif, yaitu data yang didapat

dari hasil wawancara dan observasi. Peneliti kualitatif harus bersifat

“persfektifemis” artinya memperoleh data bukan “sebagai mana

harusnya”, bukan berdasar kanapa yang dipikirkan peneliti, tetapi

berdasarkan sebagaimana adanya yang terjadi dilapangan, yang dialami,

dirasakan dan difikirkan oleh sumber data (Sugiyono, 2009:213).

3.4. Waktu dan Lokasi Penelitian

Pelaksanaan penelitian ini dilakukan pada tangga 26 Juni sampai

dengan 04 Juli 2023 dan Tempat pelaksanaan penelitian ini adalah di Dinas

Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi Nusa Tenggara Barat yang

berlokasi di Jln. Airlangga No. 56 Mataram. Penelitian yang diadakan di

lokasi penelitian tersebut bertujuan untuk memperoleh data yang diperlukan

guna melihat, mendengar, mengamati dan mengetahui secara langsung

tentang evaluasi pelaksanaan sistem kearsipan pada Dinas Peternakan dan

Kesehatan Hewan Provinsi NTB.

46
3.5. Teknik dan Alat Pengumpulan Data

Pengumpulan data merupakan suatu proses dimana peneliti

mencari data dan informasi yang dibutuhkan guna menunjang penelitian yang

akan dikerjakan. Kegiatan pengumpulan data ini penting sekali karena

bertujuan mencari data dari berbagai sumber yang dianggap berkompeten

untuk menunjang hasil penelitian yang dikehendaki dan menghasilkan data

yang valid, akurat serta dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Untuk

itu, maka diperlukan penyusunan instrumen pengumpulan data yang tepat

dan sesuai dengan teknik pengumpulan data yang digunakan. Berdasarkan

pendekatan yang dipergunakan dalam memperoleh data, maka teknik

pengumpulan data yang dipergunakan adalah studi kepustakaan dan

wawancara.

a. Studi Kepustakaan

Studi kepustakaan ialah suatu metode pengumpulan data dengan

cara mempelajari buku-buku kepustakaan untuk memperoleh data

sekunder yang dilakukan dengan cara menginventarisasi dan mempelajari

kedua bahan tersebut di atas. Berdasarkan fungsi kepustakaan, Sunggono

(2006:113) membedakan atas 2 (dua) macam, yaitu antara lain :

1. Acuan umum, yang berisi konsep-konsep, teori-teori, dan informasi-

informasi lain yang bersifat umum, misalnya buku-buku, indeks,

ensiklopedia, farmakope dan sebagainya.

2. Acuan khusus, yang berisis hasil-hasil penelitian terdahulu yang

berkaitan dengan permasalahan penelitian yang diteliti, misalnya

47
 jurnal, laporan penelitian, buletin, tesis, disertasi, brosur dan

sebagainya.

b. Wawancara atau Interview

Wawancara ialah cara untuk memperoleh informasi dengan

bertanya langsung pada yang diwawancarai dan merupakan proses

interaksi dan komunikasi (Soemitro1998:57). Dalam penerapannya,

wawancara dijadikan sebagai sarana pelengkap yaitu sebagai alat

informasi dalam melengkapi data dan sebagai sarana penguji yaitu

digunakan untuk menguji kebenaran atau ketepatan data yang diperoleh.

Adapun sumber yang diwawancaraiadalah :

1. Kepala Dinas Peternakan dan Kesehatan HewanProvinsi NTB.

2. Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.

3. Kepala Sub Bagian Program dan Pelaporan.

4. Kepala Sub Bagian Keuangan.

5. Staf Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.

6. Staf Sub Bagian Program dan Pelaporan.

7. Staf Sub Bagian Keuangan.

8. Staf Bagian Perlengkapan dan Arsip.

c. Pengamatan (Observasi)

Data lapangan yang diperlukan sebagai data penunjang

diperoleh melalui informasi dan pengamatan-pengamatan atau observasi

yang dilakukan di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas

Peternakan dan KesehatanHewan Provinsi NTB.

48
3.6. Teknik Analisis Data

Analisis data menurut Patton (1980:268) adalah proses mengatur

urutan data, mengorganisasikannya ke dalam suatu pola, kategori dan

satuan uraian dasar. Berdasarkan hal tersebut dapat dikemukakan bahwa,

analisis data adalah proses mencari dan menyusun secara sistematis data

yang diperoleh dari hasil wawancara, catatan lapangan dan dokumentasi

dengan cara mengorganisasikan data ke dalam kategori, menjabarkan ke

dalam unit-unit, melakukan sintesa, menyusun kedalam pola, memilih

mana yang penting dan yang akan dipelajari dan membuat kesimpulan,

sehingga mudah dipahami oleh diri sendiri maupun orang lain.

Dalam penelitian ini model analisis yang digunakan adalah

analisis kualitatif. Analisis data dilakukan bertujuan untuk

menyederhanakan hasil olahan data sehingga mudah dibaca dan dipahami.

Yang dimaksud dengan metode analisis kualitatif adalah suatu cara

penelitian yang menghasilkan data deskriptis analitis. Data deskriptis

analitis yaitu data yang dinyatakan oleh responden secara lisan, juga

tingkah laku secara nyata, yang diteliti dan dipelajari sebagai suatu yang

utuh, kemudian disusun secara sistematis dalam bentuk laporan penelitian

ini.

Analisis data kualitatif menurut Sugiyono dilakukan pada saat

pengumpulan data berlangsung, dan setelah selesai pengumpulan data

dalam periode tertentu, sedangkan analisis data itu sendiri adalah proses

mencari dan menyusun secara sistematis data yang diperoleh dari hasil

49
wawancara, catatan lapangan, dan dokumentasi, dengan cara

mengorganisasikan data kedalam kategori, menjabarkan kedalam unit-unit,

melakukan sintesa, menyusun kedalam pola, memilih nama yang penting,

dan apa yang akan dipelajari dan membuat kesimpulan sehingga mudah

dipahami oleh diri sendiri maupun orang lain.

Menurut Miles and Huberman dalam bukunya Sugiono yang

berjudul Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan A & D,

mengemukakan bahwa aktivitas dalam analisis data kualitatif dilakukan

secara interaktif dan berlangsung secara terus menerus sampai tuntas,

sehingga datanya sudah jenuh. Aktivitas analisis data, yaitu data reduction

(reduksi data), data display (penyajian data), dan conclusion

drawing/verification (penarikan kesimpulan) (Sugiyono, 2016).

1. Reduksi Data

Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal yang pokok,

memfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari dengan tema dan

polanya. Dengan demikian data yang telah direduksi akan

memberikan gambaran yang lebih jelas, mempermudah peneliti untuk

mengumpulkan data selanjutnya, dan mencarinya bila diperlukan.

Reduksi data dapat dibantu dengan peralatan elektronik seperti

komputer mini, dengan memberikan kode pada aspek-aspek tertentu.

2. Penyajian Data

Menurut Miles dan Huberman dalamSugiyono , yang paling sering

digunakan untuk menyajikan data dalam penelitian kualitatif adalah

50
 dengan teks yang bersifat naratif. Selanjutnya disarankan, dalam

melakukan display data atau penyajian data, selain dengan teks yang

bersifat naratif, juga dapat berupa grafik, matrik, network (jejaring

kerja), dan chart (Sugiono, 2016).

3. Penarikan Kesimpulan

Kesimpulan dalam penelitian kualitatif adalah merupakan temuan

baru yang sebelumnya belum pernah ada. Temuan dapat berupa

deskripsi atau gambaran suatu objek yang sebelumnya masih remang-

remang atau gelap sehingga setelah diteliti menjadi jelas, dapat berupa

hubungan kausal atau interaktif, hipotesis atau teori (Sugiyono, 2016).

Gambar 3.1. Model Analisis Data Interaktif Miles dan Hubberman

Sumberdata :Sugiyono (2016)

51
 52

BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1. Gambaran Umum Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi

Nusa Tenggara Barat

Dinas Peternakan dan Kesehatan HewanProvinsi NTB terletak di

Jalan Airlangga No. 56 Mataram, memilikitiga UPTD yang terletak di

Banyumulek yaitu Balai Inseminasi Buatan (BIB), Balai Rumah Sakit

Hewan & Laboratorium Veteriner (BRSHLV), Balai Pengembangan &

Pengolahan Pakan Ternak Ruminansia (BP3TR) dan satu di Serading

Sumbawa yaitu BPT-HMT Serading.

Berikut dapat dilihat profile dari Dinas Peternakan dan

Kesehatan Hewan Provinsi NTB :

a. Visi dan Misi Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi

Nusa Tenggara Barat

Visi

Terwujudnyamasyarakat NTB yang beriman, berbudaya, berdayasaing

dan sejahtera.

Misi

- Mengembangkan budidaya peternakan sapi terintegrasi dengan

sektor lainnya

- Mempertahankan NTB sebagai sumber sapi bibit dan sapi potong

- Menigkatkan SDM yang berkualitas melalui penyediaan protein

hewani
 - Menanggulangi penyakit hewan menular strategis, baik yang

menular pada hewan maupun dari hewan kemanusia.

- Mendukung pertahanan pangan khususnya dipersifikasi pangan

yang berkualitas dan bergizi sebagai upaya penanggulangan gizi

buruk.

Gambar 4.1. Kantor Dinas Peternakan dan Kesehatan

HewanProvinsi NTB.
(Sumber: Dinas Peternakan dan Kesehatan HewanProvinsi NTB, 2023)

b. StrukturOrganisasi Dinas Peternakan dan Kesehatan

HewanProvinsi Nusa Tenggara Barat

Gambar 4.2. Struktur Organisasi Dinas Peternakan dan Kesehatan

HewanProvinsi NTB.
(Sumber: Dinas Peternakan dan Kesehatan HewanProvinsi NTB, 2023)

53
c. Gambaran Umum ASN dan Non ASN

Tabel 4.1. Tenaga ASN dan Non ASN

Jenjang
No. ASN Non ASN PTT P3K
Pendidikan
1 SD/Sederjat 5 8 2 -
2 SLTP/ Sederjat 9 5 - -
SMA/SMK/
3 46 64 - -
Sederjat
Sarjana Muda
4 - 1
(DI)
Sarjana Muda
5 5 12 - -
(DIII)/ Sederjat
6 Sarjana (S1) 66 60 - -
7 Megister (S2) 9 4 - 2
Total 140 153 2 2
(Sumber: Dinas Peternakan dan Kesehatan HewanProvinsi NTB, 2023)

d. Gambaran Kondisi Umum Bangunan Gedung Kantor Dinas

Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB
Tabel 4.2. Kondisi Umum Gedung atau Bangunan
No Uraian Jumlah (unit)
Gedung Kantor :
1 Aula 1
2 Mushola 1
3 Garasi 2
4 Kantin 1
5 LapanganTenis 1
6 Pos Jaga 1
7 Gudang Obat 1
(Sumber: Dinas Peternakan dan Kesehatan HewanProvinsi NTB, 2023)

54
 e. Denah Kantor Dinas Peternakan dan Kesehatan HewanProvinsi

NTB

Gambar 4.2. Denah Kantor Dinas Peternakan dan Kesehatan

HewanProvinsi NTB
(Sumber: Dinas Peternakan dan Kesehatan HewanProvinsi NTB, 2023)

4.2. Penyajian Data

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan pihak terkait

didapatkan hasil evaluasi pelaksanaan sistem arsip Dinas Peternakan dan

Kesehatan Hewan Provinsi Nusa Tenggara Barat adalah sebagai berikut;

4.2.1. Input

Kearsipan mempunyai nilai dan peran penting karena arsip

merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan

administrasi pemerintah dan kehidupan kebangsaan bangsa

Indonesia, sehingga dalam rangka usaha guna meningkatkan daya

guna dan tepat guna administrasi aparatur Negara, telah ditetapkan

Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan Pokok-Pokok

Kearsipan. Sebagaimana hasil wawancara dengan Sekretaris Dinas

Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB mengatakan:

55
 “Pelaksanaan sistem kearsipan Dinas Peternakan dan
Kesehatan Provinsi NTB mengunakan pengarsipan berdasarkan
Bidang dan Unit Pelaksanaan Teknis agar mempermudah dalam
pelaporan perjawaban tahunan, setelah berkas diatas 5 tahun
dilakukan pemusatan berkas oleh bagian pengarsipan dan disimpan
di Ruang arsip”

Pelaksanaan membutuhkan ini membutuhkkan Fasilitas

yang memadai dan Sumber Daya Manusia berkompeten untuk

mendapatkan pengelolaan arsip yang baik, Dinas Peternakan dan

Kesehatan Hewan Provinsi NTB belum memenuhi standar Arsip

Nasional Republik Indonesia (ANRI), Hal ini dukung wawancara

dengan Kasubag Umum dan Kepegawaian Dinas Peternakan dan

Kesehatan Hewan Provinsi NTB mengatakan.

“Penyimpanan Arsip Dinas Peternakan dan Kesehatan

Hewan Provinsi NTB belum memenuhi standar karena masih banyak
fasilitas yang kurang dan kekurangan anggaran dalam pengadaan
Alat Tulit Kantor, untuk mengatasi itu kami melakukan penyesuai
pengarsipan berdasarkan program kegiatan ditiap Bidang dan Unit
Pelaksana Teknis untuk melakukan pengaman arsip masing-masing
dan berkas diatas 5 tahun dilakukan pemusatan berkas di bagian
arsip kemudian disimpan di ruang arsip”

Dengan anggaran ini Dinas Peternakan dan Kesehatan

Hewan Provinsi NTB memberikan tanggung jawab masing-masing

Bidang dan Unit Pelaksana Teknis (UPT) dan dipusatkan berkas

setelah 5 tahun keatas.

4.2.2. Proses

Proses pengarsipan dalam sistem pengarsipan Dinas

Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB memiliki

kemudahan dalam pelaksanaannya karena menggunakan manual dan

56
dalam pelayanan publik secara langsung membuat Standar

Operasional Prosedur (SOP) pengarsipan. Hal ini berdasarkan

wawancara dengan Kasubag Umum dan Kepegawaian mengatakan:

“Pelaksanaan pengarsipan Dinas Peternakan dan Kesehatan

Hewan Provinsi NTB masih menggunakan sistem manual sehingga
mudah dalam pelaksanaan dan pelayanan pubik secara langsung
kami mebuat Standar Operasional Prosedur Pelayanan Publik dan
Pengarsipan. Tetapi dengan pengarsipan secara manual memiliki
kelemahan terutama memakan tempat dan membutuhkan anggaran
lebih banyak”.

Pelaksanaan pengarsipan Dinas Peternakan dan Kesehatan

Hewan Provinsi NTB banyak membutuhkan anggaran banyak dan

memakan tempat sehingga kurang efektif dan efesian. Hal ini sesuai

dengan staff Bidang Budidaya Sarana dan Prasarana mengatakan.

“Pengarsipan ini tidak efektif dan efesian karena

penyimpanan data masih menggunakan hard file (berkas) seharus
menggunakan hardis dan google drive (berbayar) agar mendapatkan
keamanan arsip”

Penggunakan hardist dan google drive lebih efektif dan

efisian dalam pengarsipan terutama tidak memakan tempat dan

keamanan arsip, tidak untuk menggapai itu agak sulit karena

dipengaruhi anggaran pengadaan fasilitas arsip masih kurang dan

Sumber Daya Manusia masih belum memadai. Hal ini berdasarkan

pendapat Sekretaris Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan

Provinsi NTB mengatakan;

“Dalam pengarsipan Dinas Peternakan dan Kesehatan

Hewan Provinsi NTB masih kekurangan anggaran dan Sumber Daya
Manusia belum memadai, Insya allah tahun depan akan direncanakan
sistem pengarsipan melalui sistem aplikasi atau website dengan tema

57
 Pelayanan Terpadu Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi
NTB lebih efektif dan terdepan”

Pelayanan terpadu Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan

Provinsi NTB sangat dibutuhkan karena agar mempercepat proses

pengolahan data dan pelayanan publik, hal ini sesuai dengan

pendapat Kepala Bidang Penyuluhan, Pengolahan dan Pemasaran

Hasil Peternakan (P3HP) mengatakan;

“Pelayanan publik yang kami butuhkan saat dengan sistem

aplikasi berupa website agar mempercepat pelayanan publik di
Bidang P3HP, Pelayan publik yang menjadi tugas pokok di Bidang
ini adalah Penerbitan Surat Rekomendasi Pengeluaran dan
Pemasukan Ternak dan Penerbitan Surat Pendaftaran Perusahaan
Peternakan (SP3)”

4.2.3. Output

Hasil dari evaluasi pengarsipan Dinas Peternakan dan

Kesehatan Hewan Provinsi NTB terdapat indikator output terutama

mudah pelaksanaan, berdasarkan pendapat dari staff Analisis SDM

Aparatur;

“Pelaksanaan arsip Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan

Provinsi NTB sangat mudah dalam pelaksanaan tetapi memakan
tempat dan lebih-lebih belum mampu mencegah dari kerusakan atau
masih sulit pengawasan. Dengan keadaan ruang arsip yang tidak
memadai kami hanya menerima dokumen tidak diperlukan lagi
(inaktif). Tenaga bagian arsiparis masih kurang dan manajemen
belum maksimal dan kami belajar dari pengalaman tanpa dibekali
teknik arsiparis”.
Dengan kurangnya tenaga ahli arsiparis maka sangat sulit

dalam pengeleloaan arsip yang baik sesuai yang diharapkan, maka

terjadi ketidak teraturannya pelaporan akhiran tahun atau Laporan

Pertanggung Jawaban (LPJ) oleh karena itu dalam evaluasi sistem

58
 kearsipan pada Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi

NTB ada beberapa orang yang berhasil melaksanakan kebijakan

sistem arsip yang baik, hal ini berdasarkan pendapat Kepala Sub

Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Peternakan dan Kesehatan

Hewan Provinsi NTB mengatakan;

“Pelaksana sistem arsip yang baik sesuai kebijakan Kepala

Dinas hanya ada beberapa orang yang berhasil melakukan pelaporan
pertanggung jawaban (LPJ) yang baik dan benar. Kebijakan Kepala
Dinas dalam menyusun Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) harus
relevan dan sesuai kenyataan pelaksanaan dilapangan, karena
ditakutkan terjadi pemalsuan dalam Laporan Pertanggung Jawaban.
Hal ini sesuai dengan semboyan ASN BERAKHLAK, maka
kejujuran dalam melaksanakan tugas diatas segalanya”.

4.2.4. Income

Kegiatan arsip memiliki manfaat secara langsung dan tidak

langsung dalam pelayanan publik, Dinas Peternakan dan Kesehatan

Hewan Provinsi NTB memiliki pelayanan publik secara langsung

yaitu Penerbitan Surat Rekomendasi Pengeluaran dan Pemasukan

Ternak, Penerbitan Surat Rekomendasi Pengeluran dan Pemasukan

Hasil Ternak atau Olahan Hasil Ternak, Penerbitan Surat

Pendaftaran Perusahaan Peternakan (SP3), Surat Keterangan

Kesehatan Hewan. Sedang pelayan publik secara tidak langsung

adalah Pendataan ternak unggas dan ternak ruminansia. Hal ini

berdasarkan wawancara dengan Kepala Bidang Penyuluhan,

Pengolahan dan Pemasaran Hasil Peternakan (P3HP) mengataka;

“Kepuasan dalam pelayanan publik Dinas Peternakan dan

Kesehatan Hewan Provinsi NTB sangat memuaskan hal ini dapat

59
dilihat dari stabilnya harga ternak dan hasil ternak di pasar.
Pelayanan Publik Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi
NTB secara langsung dan tidak langsung, pelayanan publik langsung
terdiri dari Penerbitan Surat Rekomendasi Pengeluaran dan
Pemasukan Ternak, Penerbitan Surat Rekomendasi Pengeluran dan
Pemasukan Hasil Ternak atau Olahan Hasil Ternak, Penerbitan Surat
Pendaftaran Perusahaan Peternakan (SP3), Surat Keterangan
Kesehatan Hewan. Sedangkan pelayanan publik secara tidak
langsung adalah Pendataan ternak unggas dan ternak ruminansia,
Pendataan ini bertujuan agar memberikan informasi kemasyarakat
tentang populasi ternak setiap tahun dan sebagai landasan utama
pemerintah pusat atau daerah dalam mengambil kebijakan di sektor
peternakan”.

Pelayanan publik secara langsung ini memberikan kepuasan

kepada masyarakat terutama pelaku usaha peternakan. Dalam

pelayanan ini sebelum penerbitan Surat yang dibutuhkan masyarakat

maka harus mengikuti prosedur dan berkas yang harus dilengkapi,

baik legalitas usaha, lokasi usaha, perizinan, Nomot Pokok Wajib

Pajak (NPWP) dan Nomor Induk Berusaha (NIB). Hal ini sesuai

Kepala Bidang Penyuluhan, Pengolahan dan Pemasaran Hasil

Peternakan (P3HP) mengatakan;

“Pelayanan publik secara langsung di Bidang Penyuluhan,

Pengolahan dan Pemasaran Hasil Peternakan (P3HP) adalah
Penerbitan Surat Rekomendasi Pengeluaran dan Pemasukan Terna
dan Penerbitan Surat Pendaftaran Perusahaan Peternakan (SP3).
Untuk mendapatkan surat pendaftaran perusahaan peternakan (SP3)
harus memenuhi persyaratan berkas seperti legalitas usaha, lokasi
usaha, perizinan, Nomot Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan Nomor
Induk Berusaha (NIB), Surat izin dari Dinas Penanaman Modal dan
Pelayanan Terpadu Satu Pintu. Sedangkan berkas yang dibutuhkanu
untuk mendapat surat rekomendasi pengeluaran dan pemasukan
ternak adalah Surat permohonan penerbitan rekomendasi
pengeluaran atau pemasukan ternak, Surat Pendaftaran Perusahaan
Peternakan (SP3), Surat izin dari Dinas Penanaman Modal dan
Pelayanan Terpadu Satu Pintu, Surat rekomendasi dari daerah tujuan,
surat pernyataan Dinas Peternakan kota / kabupaten, Surat

60
Keterangan hasil laboratorium. Hal ini bertujuan untuk memantau
populasi ternak di NTB dan menjaga kestabilan pasar terhadap harga
ternak alau hasil ternak. Ada kesamaan berkas dibutuhkan dalam
penerbitan Surat Rekomendasi Pengeluaran dan Pemasukan Ternak
dengan Surat Keterangan Kesehatan Hewan (SKKH) di Bidang
Kesehatan Hewan dan Surat Rekomendasi pengeluaran Hasil Ternak
atau olahan hasil ternak di Bidang Kesehatan Masyarakat Veteriner”.

Dalam Pelayanan publik banyak menghasilkan berkas

sehingga perlu biaya pengamanan berkas terutama penyedian

fasilitas ruang arsip yang memadai. Pelaksanaan sistem arsip Dinas

Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB belum memenuhi

standar ANRI sesuai hasil wawancara dengan staf analisis SDM

aparatur mengatakan;

“Kondisi Fisik arsip memiliki jangka waktu tertentu,

sehingga memerlukan perlakuan yang tepat untuk mempertahankan
fisik arsiparis lebih lama. Tidak adanya ruangan yang layak untuk
menyimpan arsip dan dapat menyebabkan kerusakan
arsip/dokumen”.

Kelayakan ruang arsip ini sangat tidak layak perlukan

dilakukan perbaikan ulang / renovasi tetapi anggaran perbaikan arsip

belum ada bahkan anggaran untuk pengadaan fasilitas pendukung

arsip masih kurang, hal ini berdasarkan wawancara dengan Kepala

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Peternakan dan

Kesehatan Hewan Provinsi NTB mengatakan;

“Pendanaan dalam pengadaan fasilitas arsip masih kurang

dan perbaikan ruang arsip pun belum ada, maka saat ini masih kami
memperjuangkan di Rancangan Anggaran Pendapat Belanja Daerah
(RAPBD). Perihal ini sangat serius karena menyangkut kinerja Dinas
Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB dalam pelayanan
publik”

61
4.3. Pembahasan

Kearsipan mempunyai nilai dan peran penting karena arsip

merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi

pemerintah dan kehidupan kebangsaan bangsa Indonesia, sehingga dalam

rangka usaha guna meningkatkan daya guna dan tepat guna administrasi

aparatur Negara, telah ditetapkan Undang-Undang No. 7 Tahun 1971

Tentang Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan. Bidang kearsipan harus selalu

mengikuti perkembangan administrasi modern di kantor yang baik dan

teratur merupakan sarana pendukung kelancaran kegiatan yang baik dan

teratur, maka tidak mungkin akan tercapai kelancaran kegiatan dalam suatu

kantor maupun organisasi.

Maka dilakukan penelitian evaluasi pelaksanaan sistem arsip Dinas

Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi Nusa Tenggara Barat dapat

dijelaskan sebagai berikut;

4.2.1. Input

Sistem penyimpanan arsip yang dilakukan di Dinas

Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi Nusa Tenggara Barat

menggunakan Sistem Kombinasi. Sistem kombinasi yaitu masing-

masing bagian menyimpan dokumennya sendiri di bawah kontrol

sistem terpusat. Arsip yang bersifat umum atau dibutuhkan oleh

semua unit disimpan di pusat arsip organisasi sedangkan arsip yang

bersifat khusus disimpan dimasing-masing unit. Penyimpanan arsip

di masing-masing bidang disimpan selama 5 tahun dan kemudian

62
 arsip disimpan dipusat pengarsipan Dinas Peternakan dan Kesehatan

Hewan Provinsi Nusa Tenggara Barat seperti gudang arsip.

4.2.2. Proses

Sistem tata cara pengarsipan surat di Dinas Peternakan dan

Kesehatan Hewan Provinsi Nusa Tenggara Barat menggunakan

Sistem Subjek, sistem nomor, sistem geografis, sistem kronologis.

a. Sistem Subjek

Sistem tata cara penyimpanan arsip Dinas Peternakan

dan Kesehatan Hewan Provinsi Nusa Tenggara Barat

berdasarkan perihal tugas pokok masing Bidang dan UPT.

Berdasarkan subjek ini agar mempermudah penyusunan laporan

akhir tahun dan manajemen arsip. Dan penyimpanan arsip

digudang berdasarkan bidang dan UPT.

b. Sistem Nomor

Sistem tata cara penyimpanan arsip Dinas Peternakan

dan Kesehatan Hewan Provinsi Nusa Tenggara Barat

berdasarkan nomor-nomor arsip. Dalam penentuan nomor ini

diberikan berdasarkan tingkat kepentingan atau urgen arsip

tersebut maksudnya semakin penting arsip maka semakin awal

penomorannya.

c. Sistem Geografis

Sistem tata cara penyimpanan arsip Dinas Peternakan

dan Kesehatan Hewan Provinsi Nusa Tenggara Barat

63
 berdasarkan wilayah kerja di 10 (sepuluh) kota/kabupaten yang

ada di Nusa Tenggara Barat. Penataan ini bertujuan agar

mempermudah pengawasan data perkembangan popolasi ternak.

d. Sistem Kronologis

Sistem tata cara penyimpanan arsip Dinas Peternakan

dan Kesehatan Hewan Provinsi Nusa Tenggara Barat

berdasarkan urutan tanggal dari datangnya surat-surat tersebut.

Surat-surat yang datang lebih akhir ditempatkan pada yang

paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat.

4.2.3. Output

Adapun analisa indikator output kearsipan Dinas

Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi Nusa Tenggara Barat

berdasarkan ciri-ciri arsip yang baik adalah sebagai berikut:

a. Mudah dilaksanakan dan dimengerti

Pelaksanaan arsip ini berdasarkan kebutuhan di tiap

Bidang dan UPT dan dipusatkan Bidang arsip setelah berkah

berusia diatas 5 tahun. Pelaksanaan sistem arsip ini biasa disebut

sistem kombinasi atau penggabungan sistem sentralisasi dan

desentralisasi. Sistem tata cara pengarsipan surat di Dinas

Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi Nusa Tenggara Barat

yaitu Sistem Subjek, sistem nomor, sistem geografis, sistem

kronologis.

64
b. Mahal dan memakan tempat

Mahalnya sistem pengarsipan ini karena masih

menggunakan hard file dan belum menggunakan sistem aplikasi

arsip. Penggunan hard file atau bentuk cetakan akan banyak

membutuhkan biaya yang besar, terutama biaya penjilidan dan

pengamanan berkas. Hal ini sebabkan karena masih minimnya

fasilitas dan Sumber Daya Manusia yang belum memadai

c. Sulit dicapai dan Tidak Fleksibel atau kaku.

Sulit dicapai dan Tidak Fleksibel atau kaku pengarsipan

disebabkan masih menggunakan hard file dan belum

menggunakan sistem aplikasi arsip. Maka untuk mendapatkan

dokumen yang dibutuhkan harus membongkar semua arsip.

d. Belum cocok bagi orgnisasi.

Pengarsipan di Dinas Peternakan dan Kesehatan

Hewan Provinsi Nusa Tenggara Barat dikatakan belum cocok

bagi organisasi, hal ini disebabkan karena masih minimnya

fasilitas terutama ruang pengarsipan tidak masuk standar Arsip

Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan Sumber Daya Manusia

yang belum memadai.

e. Belum mampu mencegah kerusakan dan kehilangan arsip serta

Masih sulit pengawasan.

Pengarsipan Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan

Provinsi Nusa Tenggara Barat Belum mampu mencegah

65
 kerusakan dan kehilangan arsip serta Masih sulit pengawasan, hal

ini disebabkan karena masih minimnya fasilitas terutama ruang

pengarsipan tidak masuk standar Arsip Nasional Republik

Indonesia (ANRI) dan Sumber Daya Manusia yang belum

memadai.

4.2.4. Income

Berdasarkan hasil penelitian terdapat Income pengarsipan

(Dinas Peternakan dan Kesehatan HewanProvinsi NTB adala sebagai

berikut:

a. Mendapatkan Kepuasan Masyarakat

Ada beberapa Bidang di Dinas Peternakan dan

Kesehatan HewanProvinsi NTB memiliki pelayananan

langsung ke masyarakat seperti Bidang P3HP, Kesehatan

Hewan, Kesehatan Masyarakat Veteriner dan Budidaya.

Adapun pelayanan langsung Dinas Peternakan dan Kesehatan

HewanProvinsi NTB adalah Penerbitan rekomendasi

pengeluaran atau pemasukan ternak maupun hasil ternak,

Penerbitan Surat Keterangan Kesehatan Hewan (SKKH),

Penerbitan Sertifikatan Pendaftaran Perusahaan Peternakan

(SP3), Pendataan ternak se – Nusa Tenggara Barat.

Pelayanan ini memberikan manfaat besar terhadap masyarakat

terutama perusahaan peternakan dalam mengambil tindakan

strategis usaha.

66
 b. Dampak positif Kearsipan Dinas Peternakan dan Kesehatan

HewanProvinsi NTB.

Setiap pengarsipan memiliki manfaat tertentu terutama

mengambil kebijakan publik. Kearsipan Dinas Peternakan dan

Kesehatan Hewan Provinsi NTB menyajikan pendataan ternak

sehingga pemerintah pusat dan daerah dapat memantau

perkembangan ternak untuk mengatasi ketahanan pangan

nasional. Penerbitan Surat Rekomendasi Pengeluaran Ternak

dan Sertifikat Pendaftaran Perusahaan Peternakan (SP3) untuk

mempermudah masyarakat dalam usaha di bidang peternakan.

c. Dampak negatif kearsipan Dinas Peternakan dan Kesehatan

Hewan Provinsi NTB.

Dampak negatif kearsipan Dinas Peternakan dan Kesehatan

Hewan Provinsi NTB tidak terlalu urgen, meskipun keadaan

fasilitas kurang memadai, karena penyimpan arsip dilakukan

berdasakan kebutuhan tiap bidang dan Unit Pelaksana Teknis

(UPT) dan dokumen 5 tahun keatas (inaktif) dipusatkan ke

ruang arsip (gudang arsip).

4.2.5. Fasilitas arsip

Peralatan yang digunakan dalam penyimpanan dan

penemuan kembali arsip adalah :

a. Ruang Arsip

67
 Ruang arsip merupakan gedung atau ruangan dengan

spesifikasi tertentu untuk menyimpan, memelihara, merawat

serta mengelola arsip inaktif. Dinas Peternakan dan Kesehatan

Hewan Provinsi Nusa Tenggara Barat memiliki satu gedung

arsip, tetapi gedung tersebut atasnya bocor dan kendala anggaran

untuk memperbaikinya. Maka ruang arsip ini tidak masuk standar

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Gambar 4.4. Ruang Arsip (Pusat Arsip)

(Sumber: Dinas Peternakan dan Kesehatan HewanProvinsi NTB,
2023)
b. Filing Cabinet

Lemari kotak (filling cabinet) terdiri dari laci-laci yang

digunakan untuk menyimpan dokumen atau warkat yang telah

menjadi arsip. Lemari kotak (Filling Cabinet) ini masing-masing

memiliki di setiap Bidang dan Unit Pelaksana Teknis (UPT) rata-rata 4

buah. Tetapi kendalanya banyak yang sudah rusak dan berkarat.

68
 Gambar 4.5. Filling Cabinet
(Sumber: Dinas Peternakan dan Kesehatan HewanProvinsi NTB,
2023)
c. Lemari Sortir

Lemari sortir untuk penyimapanan dokumen yang telah

dikelompokan atau disortir sesuai sistem tata cara pengarsipan.

Lemari Sortir ini ini masing-masing memiliki di setiap Bidang dan

Unit Pelaksana Teknis (UPT) rata-rata 2 buah.

Gambar 4.6. Lemari Sortir

(Sumber: Dinas Peternakan dan Kesehatan HewanProvinsi NTB,
2023)
d. Lemari Arsip

Lemari arsip merupakan lemari yang terbuat dari kayu maupun

aluminium yang disimpan arsip surat yang dibutuhkan dalam

pelayanan publik sehingga mudah ditemukan. Lemari ini untuk

menyimpan arsip dibawah 5 tahun. Lemari arsip ini masing-masing

69
 memiliki di setiap Bidang dan Unit Pelaksana Teknis (UPT) rata-rata 4

buah.

Gambar 4.7. Lemari Arsip

(Sumber: Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB,
2023)
e. Box

Box atau kotak merupakan fasilitas pengarsipan untuk

menyimpan dokumen penting yang terbuat dari plastik,

Penggunaan box ini untuk menjaga kerusakan arsip dari

kelembaban dan dokumen masih dibutuhkan sebagai bahan

pertanggung jawaban pelaksanaan organisasi. Penggunaan box

ini tergantung kebutuhan disetiap Bidang dan Unit Pelaksana

Teknis (UPT).

Gambar 4.8. Box arsip Bidang Kesehatan Hewan

Sumber: Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB,
2023)

70
f. Map Gantung/ Hanging folder

Suatu tempat atau folder yang digunakan untuk

menyimpan dokumen arsip. Biasanya apabila kita menyimpan

arsip dalam lemari arsip atau filing cabinet, dapat menggunakan

hanging folder atau map gantung.

Gambar 4.9. Map Gantung

Sumber: Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB,
2023)
g. Ordner

Map untuk menyimpan dokumen arsip, apabila

menggunakan ditempat penyimpanan kronologis atau wilayah.

Alat ini biasanya digunakan oleh setiap Bidang dan Unit

Pelaksana Teknis. Bagian dalam ordner dilengkapi dengan besi

untuk mengikat arsip yang telah diberi lubang sebelumnya.

Gambar 4.10. Map Ordner

Sumber: Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB,
2023)

71
h. Buku arsip

Buku arsip dipegunakan untuk mencatat semua surat

yang telah selesai diproses (baik surat masuk maupun surat

keluar). Buku arsip berfungsi sebagai pedoman dalam

penyimpanan arsip. Pengunaan buku arsip ini berdasarkan sistem

tata cara penyimpanan surat baik di Dinas maupun Bidang atau

Unit Pelaksana Teknis (UPT).

Gambar 4.11. Buku Surat Masuk dan Keluar

Sumber: Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB,
2023)

i. Komputer dan Laptop

Alat untukmenyimpan dan mengelola arsipdalambentuk digital.

Pengguana komputer atau laptop sangat dibutuhkan terutama

pengetikan surat maupun mengolah data statistik suatu kantor.

Komputer atau laptop ini masing-masing memiliki di setiap Bidang dan

Unit Pelaksana Teknis (UPT) rata-rata 4 buah

72
 Gambar 4.9. Komputer
Sumber: Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB,
2023)

j. Scanner

Alat untuk memindai dokumen yang akan disimpan

secara digital. Scaner sangat dibutuhkan disetiap Bidang dan Unit

Pelaksana Teknis, penggunaan scaner sudah dilengkapi dengan

percetakan atau print sehingga mempermudah dalam foto copi dalam

jumlah kecil.

Gambar 4.10. Scaner dan Printer

Sumber: Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB,
2023)

73
k. Stempel Dinas

Stempel merupakan salah satu jenis alat yang

digunakan untuk berbagai kepentingan. Berbagai pihak dapat

dimanfaatkan stempel seperti ini untuk mendukung legalitas

suatu dokumen dan menjadikannya selaku bukti pendukung yang

kuat. Warna tinta yang digunakan adalah berwarna biru, seperti

gambar dibawah ini;

Gambar 4.11. Stempel Dinas

Sumber: Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB,
2023)

74
 75

BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan

Dari hasil penelitian evaluasi pelaksanaan sistem pengarsipan Dinas

Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi Nusa Tenggara Barat dapat

disimpulkan sebagai berikut:

a. Sistem penyimpanan arsip yang dilakukan menggunakan sistem

kombinasi (penggabungan sistem sentralisasi dan sistem

desentralisasi).

b. Sistem tata cara pengarsipan surat menggunakan Sistem Subjek, sistem

nomor, sistem geografis, sistem kronologis.

c. Kualitas Sistem Kearsipan masih menggunakan secara manual (hard

file) belum menggunakan sistem aplikasi dan standar penyimpanan

arsip belum memenuhi standa Arsip Nasional Republik Indonesia

(ANRI) yang disebakan fasilitas dan Sumber Daya Manusia belum

memadai.

5.2. Saran

Adapun saran pelaksanaan sistem pengarsipan Dinas Peternakan

dan Kesehatan Hewan Provinsi Nusa Tenggara Barat adalah seberikut;

a. Keselamatan arsip dari kerusakan dan kehilangan harus diperhatikan

maka diharapkan Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi

Nusa Tenggara Barat memperbaiki tempat penyimpanan arsip yang

atap sudah bocor dan tidak terurus.

b. Dalam meningkatkan pelayanan publik dan mempermudah

pengarsipan diharapkan pengarsipan Dinas Peternakan dan Kesehatan

Hewan Provinsi Nusa Tenggara Barat membuat sistem pelayanan

terpadu dalam bentuk sistem aplikasi.

c. Untuk meningkatkan standar arsip berdasarkan standar Arsip Nasional

Republik Indonesia (ANRI) diharapkan pengarsipan Dinas Peternakan

dan Kesehatan Hewan Provinsi Nusa Tenggara Barat dapat

meningkatkan fasilitas arsip dan Sumber Daya Manusia yang

memadai.

76
 77

DAFTAR PUSTAKA

Buku;

Alaslan. 2021. FormulasiKebijakanPublik :StudiRelokasi Pasar. Purwokerto : Cv.

Pena Persda.

Arikunto. 2002. MetodologiPenelitianSuatuPendekatan Proposal. Jakarta : PT.

Rineka Cipta.

Badjuri, dkk. 2002. Kebijakan Publik Konsep Dan Strategi.Semarang :

Universitas Padjajaran Press.

Barthos, Basir 2005. ManajemenKearsipan.Jakarta : PT BumiAksara.

Dunn, William N. 2000. PengantaAnalisisKebijakan Publik, EdisiKedua.

Yogyakarta : Gadjah Mada University Press.

Nugroho, Riant. 2017. Public Policy; DinamikaKebijakan Publik,

AnalisisKebijakan Publik, Management PolitikKebijakan Publik, Etika
Kebijakan Publik, Kimia Kebijakan Publik. Jakarta : PT. Elex Media
Komputindo.

Nugroho, Riant. 2003. Kebijakan Publik ;Perumusan, Implementasi, Evaluasi.

Jakarta :Elex Media Komputindo.

Nugroho, Riant. 2004. KebijakanPublik ;Perumusan, Formulasi, Evaluasi.

Jakarta :Elex Media Komputindo.

Sedarmayanti. 2003. Tata KearsipanDenganMemanfaatkanTrknologi Modern,

CetakanKetiga. Bandung : Mandar Maju. The Liang Gie. 2000.
EfisiensiKerjaBagiAparaturAdministrasi Negara RI. Yogyakarta: Beletin
BPA.

Sukmadinata. 2011. MetodePenelitian Pendidikan. Bandung :RemajaRosdakarya.

Sugiono. 2016. MemahamiMetodePenelitianKualitatif. Bandung :Alfabeta.

The Liang Gie. 2000. EfisiensiKerjaBagiAparaturAdministrasi Negara RI.

Yogyakarta: Beletin BPA.

Widjaja, A.W.1986. AdministrasiKearsipan. :suatupengantar. Jakarta :Rajawali.

Perundang-Undangan :

Indonesia. Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentangKetentuanPokok-

PokokKearsipan. Sekretariat Negara. Jakarta.

Indonesia. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentangKearsipan. Sekretariat

Negara. Jakarta.

Jurnal :

Adawiyah, Rabiatul. 2017. PengelolaanArsip Pada Kantor Dinas Perpustakaan

Dan Kearsipan Daerah Polewali Mandar. Diakses 01 Mei 2023, dari E-
Repository UIN Alaudidin Makassar.

Awlawi, Rizki. 2021. Strategi Pemberdayaan Dinas Perpustakaan Dan

KearsipanProvinsi NTB DalamMeningkatkanMinat Baca Masyarakat.
Diakses 01 Mei 2023, dari E-Repository Universitas Muhammadiyah
Mataram.

Latief, Fauziah. 2015.Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Elektronik

(E-Arsip) Berbasis Microsoft Access Pada Pt. Hi-Test. BatamISSN :
2337-7887.

Yasin, Nur. 2020. Sistem Pengelolaan Kearsipan Di Dinas Perhubungan

Kabupaten Talakar. Diakses 01 Mei 2023, dari E-Repository Universitas
Hasanudin Makassar.

78
 79

LAMPIRAN
LAMPIRAN 1. WAWANCARA RESPONDEN

Kuisioner 1
Nama : H. Abdul Malik, S.P., M.AP. MH.
Jabatan : Sekretaris Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Prov. NTB
Hari / Tanggal : Selasa 18 Juli 2023
1. Input
a. Apa Saja Sumber daya pendukung dan bahan-bahan dasar yang diperlukan
untuk Melaksanakan kebijakan dalam Evaluasi pelaksanaan sistem kearsipan
pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB ?
Jawab :
Pelaksanaan sistem kearsipan Dinas Peternakan dan Kesehatan
Provinsi NTB mengunakan pengarsipan berdasarkan Bidang dan Unit
Pelaksanaan Teknis agar mempermudah dalam pelaporan perjawaban
tahunan, setelah berkas diatas 5 tahun dilakukan pemusatan berkas
oleh bagian pengarsipan dan disimpan di Ruang arsip. SDM atau
pegawai yang memiliki kecakapan di bidang kearsipan masih kurang, Ruang
arsip belum memadai untuk penyimpan arsip dan belum ada sistem
informasi terpadu untuk mempermudah pengarsipan.
b. Apa Saja SDM (Sumber Daya Manusia), Uang Atau Infrastruktur Pendukung
Lain Yang Diperlukan Untuk Melaksanankan Kebijakan dalam Evaluasi
Pelaksananaan sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan
Hewan Provinsi NTB ?
Jawab :
- Tempat Pengarsipan ( Chard File )
- Biaya Operasional Pengamanan Arsip
- Hardisk ( SSD ) Tempat Penyimpanan Softfile
- Google Drive ( Berbayar )

2. Proses
a. Bagaimanakah Sebuah Kebijakan Dalam Evaluasi Pelaksanaan sistem
kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB Di
Transformasikan Dalam Bentuk Pelayanan langsung Kepada Masyarakat ?
Jawab : Dalam pengarsipan Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan
Provinsi NTB masih kekurangan anggaran dan Sumber Daya Manusia
belum memadai, Insya allah tahun depan akan direncanakan sistem
pengarsipan melalui sistem aplikasi atau website dengan tema
Pelayanan Terpadu Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi
NTB lebih efektif dan terdepan

80
 b. Bagaimanakah Efektifitas Dan Efisiensi Dalam Evaluasi Pelaksanaan sistem
kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB ?
Jawab :
- Belum Tercapainya Sistem Pengarsipan Yang Efektif Dan Efisien

3. Output
a. Apakah Hasil Atau Produk Yang Dihasilkan Dalam Evaluasi Pelaksanaan
sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi
NTB ?
Jawab :
- Terbentuknya Sistem Pengarsipan Yang Lebih Baik

b. Berapa Orang Yang Berhasil Dalam Evaluasi Pelaksanaan sistem kearsipan

pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB Yang
Mengikuti Program/Kebijakan tersebut ?
Jawab :
- 3 Orang

4. Income
a. Apakah dampak Yang Diterima Oleh masyarakat Luas Atau Pihak yang
terkena Kebijakan Dalam Evaluasi Pelaksanaan sistem kearsipan pada Dinas
Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB ?
Jawab :
- Tidak Berdampak Langsung Terhadap Masyarakat Luas
- Dampak Tidak langsung adalah Peningkatan Efisiensi kerja Dari Pegawai
Disnakkeswan Sehingga Pelayanan Yang diterima Oleh Masyarakat Akan
lebih Efektif Dan Efisien

b. Berapa Banyak Dampak Positif Yang dihasilkan Dalam Evaluasi

Pelaksanaan sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan
Provinsi NTB ?
Jawab :
- Kemudahan Dalam Pencarian Arsip
- Keamanan Arsip terjamin
- Kualitas Arsip Terjaga
- Efisiensi Kerja

c. Adakah Dampak Negatifnya dan seberapa Setriuskah Dalam Evaluasi

Pelaksanaan sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan
Provinsi NTB ?
Jawab :
- Tidak Ada Dampak Negatif Yang Besar

81
 Kuisioner 2
Nama : Muhammad Yasin, S.Pt., M.Si
Jabatan : Kepala Bidang P3HP
Hari / Tanggal : Selasa 18 Juli 2023
1. Input
a. Apa Saja Sumber daya pendukung dan bahan-bahan dasar yang diperlukan
untuk Melaksanakan kebijakan dalam Evaluasi pelaksanaan sistem kearsipan
pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB ?
Jawab :
- Aparatur yang memiliki keahlian menangani kearsipan
- Ruang arsip/data
- Penggunaan aplikasi arsip untuk menyimpan berkas

b. Apa Saja SDM (Sumber Daya Manusia), Uang Atau Infrastruktur Pendukung
Lain Yang Diperlukan Untuk Melaksanankan Kebijakan dalam Evaluasi
Pelaksananaan sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan
Hewan Provinsi NTB ?
Jawab :
- Anggaran APBD
- Pengelola arsip
- Gudang arip

2. Proses
a. Bagaimanakah Sebuah Kebijakan Dalam Evaluasi Pelaksanaan sistem
kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB Di
Transformasikan Dalam Bentuk Pelayanan langsung Kepada Masyarakat ?
Jawab : Pelayanan publik yang kami butuhkan saat dengan sistem
aplikasi berupa website agar mempercepat pelayanan publik di Bidang
P3HP, Pelayan publik yang menjadi tugas pokok di Bidang ini adalah
Penerbitan Surat Rekomendasi Pengeluaran dan Pemasukan Ternak
dan Penerbitan Surat Pendaftaran Perusahaan Peternakan (SP3).

b. Bagaimanakah Efektifitas Dan Efisiensi Dalam Evaluasi Pelaksanaan sistem

kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB ?
Jawab :
- Masih belum efektif karena belum ada rak-rak khusus

3. Output
a. Apakah Hasil Atau Produk Yang Dihasilkan Dalam Evaluasi Pelaksanaan
sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi
NTB ?
Jawab :
- Saran rekomendasi perbaikan kearsipan melalui Aplikasi

82
 b. Berapa Orang Yang Berhasil Dalam Evaluasi Pelaksanaan sistem kearsipan
pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB Yang
Mengikuti Program/Kebijakan tersebut ?
Jawab :
- 3 Orang

4. Income
a. Apakah dampak Yang Diterima Oleh masyarakat Luas Atau Pihak yang
terkena Kebijakan Dalam Evaluasi Pelaksanaan sistem kearsipan pada Dinas
Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB ?
Jawab : Kepuasan dalam pelayanan publik Dinas Peternakan dan
Kesehatan Hewan Provinsi NTB sangat memuaskan hal ini dapat
dilihat dari stabilnya harga ternak dan hasil ternak di pasar. Pelayanan
Publik Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB secara
langsung dan tidak langsung, pelayanan publik langsung terdiri dari
Penerbitan Surat Rekomendasi Pengeluaran dan Pemasukan Ternak,
Penerbitan Surat Rekomendasi Pengeluran dan Pemasukan Hasil
Ternak atau Olahan Hasil Ternak, Penerbitan Surat Pendaftaran
Perusahaan Peternakan (SP3), Surat Keterangan Kesehatan Hewan.
Sedangkan pelayanan publik secara tidak langsung adalah Pendataan
ternak unggas dan ternak ruminansia, Pendataan ini bertujuan agar
memberikan informasi kemasyarakat tentang populasi ternak setiap
tahun dan sebagai landasan utama pemerintah pusat atau daerah dalam
mengambil kebijakan di sektor peternakan

b. Berapa Banyak Dampak Positif Yang dihasilkan Dalam Evaluasi

Pelaksanaan sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan
Provinsi NTB ?
Jawab : Pelayanan publik secara langsung di Bidang Penyuluhan,
Pengolahan dan Pemasaran Hasil Peternakan (P3HP) adalah
Penerbitan Surat Rekomendasi Pengeluaran dan Pemasukan Terna dan
Penerbitan Surat Pendaftaran Perusahaan Peternakan (SP3). Untuk
mendapatkan surat pendaftaran perusahaan peternakan (SP3) harus
memenuhi persyaratan berkas seperti legalitas usaha, lokasi usaha,
perizinan, Nomot Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan Nomor Induk
Berusaha (NIB), Surat izin dari Dinas Penanaman Modal dan
Pelayanan Terpadu Satu Pintu. Sedangkan berkas yang dibutuhkanu
untuk mendapat surat rekomendasi pengeluaran dan pemasukan ternak
adalah Surat permohonan penerbitan rekomendasi pengeluaran atau
pemasukan ternak, Surat Pendaftaran Perusahaan Peternakan (SP3),
Surat izin dari Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu
Pintu, Surat rekomendasi dari daerah tujuan, surat pernyataan Dinas

83
 Peternakan kota / kabupaten, Surat Keterangan hasil laboratorium. Hal
ini bertujuan untuk memantau populasi ternak di NTB dan menjaga
kestabilan pasar terhadap harga ternak alau hasil ternak. Ada kesamaan
berkas dibutuhkan dalam penerbitan Surat Rekomendasi Pengeluaran
dan Pemasukan Ternak dengan Surat Keterangan Kesehatan Hewan
(SKKH) di Bidang Kesehatan Hewan dan Surat Rekomendasi
pengeluaran Hasil Ternak atau olahan hasil ternak di Bidang
Kesehatan Masyarakat Veteriner.

c. Adakah Dampak Negatifnya dan seberapa Setriuskah Dalam Evaluasi

Pelaksanaan sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan
Provinsi NTB ?
Jawab :
- Dampak negatif : Jika Pengarsipan tidak dilakukan dengan baik maka akan
kesulitan mencari dokumen di tahun sebelumnya
- Sistem Kearsipan harus diperbaiki karena dapat memperlancar kinerja
Dinas

84
 Kuisioner 3
Nama : Syamsul Ma’arif
Jabatan : Analis SDM Aparatur
Hari / Tanggal : Selasa 18 Juli 2023
1. Input
a. Apa Saja Sumber daya pendukung dan bahan-bahan dasar yang diperlukan
untuk Melaksanakan kebijakan dalam Evaluasi pelaksanaan sistem kearsipan
pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB ?
Jawab :
- Sumber Daya Manusia
- Anggaran
- Operasional

b. Apa Saja SDM (Sumber Daya Manusia), Uang Atau Infrastruktur Pendukung
Lain Yang Diperlukan Untuk Melaksanankan Kebijakan dalam Evaluasi
Pelaksananaan sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan
Hewan Provinsi NTB ?
Jawab :
- Fungsional Arsiparis Ahli Pertama
- Fungsional Arsiparis Ahli Muda
- Fungsional Pranata Komputer
- Anggaran Pembuatan Sistem Arsip Yang Lebih Mutakhir dan Terintegrasi
- Aplikasi/sistem arsip yang lebih mutakhir dan terintegrasi

2. Proses
a. Bagaimanakah Sebuah Kebijakan Dalam Evaluasi Pelaksanaan sistem
kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB Di
Transformasikan Dalam Bentuk Pelayanan langsung Kepada Masyarakat ?
Jawab :
- Ditransformasikan Dalam Bentuk Leaflet dan Stand Banner Sebagai Upaya
Pendekatan Layanan Kepada Masyarakat

b. Bagaimanakah Efektifitas Dan Efisiensi Dalam Evaluasi Pelaksanaan sistem

kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB ?
Jawab :
- Cukup Efektif Dan Efisien

3. Output
a. Apakah Hasil Atau Produk Yang Dihasilkan Dalam Evaluasi Pelaksanaan
sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi
NTB ?
Jawab : Pelaksanaan arsip Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan
Provinsi NTB sangat mudah dalam pelaksanaan tetapi memakan

85
 tempat dan lebih-lebih belum mampu mencegah dari kerusakan atau
masih sulit pengawasan. Dengan keadaan ruang arsip yang tidak
memadai kami hanya menerima dokumen tidak diperlukan lagi
(inaktif). Tenaga bagian arsiparis masih kurang dan manajemen belum
maksimal dan kami belajar dari pengalaman tanpa dibekali teknik
arsiparis

b. Berapa Orang Yang Berhasil Dalam Evaluasi Pelaksanaan sistem kearsipan

pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB Yang
Mengikuti Program/Kebijakan tersebut ?
Jawab :
- 5 Orang

4. Income
a. Apakah dampak Yang Diterima Oleh masyarakat Luas Atau Pihak yang
terkena Kebijakan Dalam Evaluasi Pelaksanaan sistem kearsipan pada Dinas
Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB ?
Jawab :
- Memudahkan Pelayanan Kepada Masyarakat

b. Berapa Banyak Dampak Positif Yang dihasilkan Dalam Evaluasi

Pelaksanaan sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan
Provinsi NTB ?
Jawab :
- Cukup Banyak

c. Adakah Dampak Negatifnya dan seberapa Setriuskah Dalam Evaluasi

Pelaksanaan sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan
Provinsi NTB ?
Jawab: Kondisi Fisik arsi memiliki jangka waktu tertentu, sehingga
memerlukan perlakuan yang tepat untuk mempertahankan fisik
arsiparis lebih lama. Tidak adanya ruangan yang layak untuk
menyimpan arsip dan dapat menyebabkan kerusakan arsip/dokumen.

86
 Kuisioner 4
Nama : Carisma Putra
Jabatan : Staf Bidang Budsarpras
Hari / Tanggal : Selasa 18 Juli 2023
1. Input
a. Apa Saja Sumber daya pendukung dan bahan-bahan dasar yang diperlukan
untuk Melaksanakan kebijakan dalam Evaluasi pelaksanaan sistem kearsipan
pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB ?
Jawab :
- Sumbe daya yang menyangkut pengarsipan dasar seperti sarana dan
prasarana yang perlu di tingkatkan

b. Apa Saja SDM (Sumber Daya Manusia), Uang Atau Infrastruktur Pendukung
Lain Yang Diperlukan Untuk Melaksanankan Kebijakan dalam Evaluasi
Pelaksananaan sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan
Hewan Provinsi NTB ?
Jawab :
- Arsiparis Perlu penambahan
- Biaya operasional pengamanan arsip

2. Proses
a. Bagaimanakah Sebuah Kebijakan Dalam Evaluasi Pelaksanaan sistem
kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB Di
Transformasikan Dalam Bentuk Pelayanan langsung Kepada Masyarakat ?
Jawab :
- Diterbitkannya Peraturan Kepala Dinas Dalam Hal Tata Kelola Arsip Dinas
- Adanya SOP Pengelolaan Arsip Dinas

b. Bagaimanakah Efektifitas Dan Efisiensi Dalam Evaluasi Pelaksanaan sistem

kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB ?
Jawab :Pengarsipan ini tidak efektif dan efesian karena penyimpanan
data masih menggunakan hard file (berkas) seharus menggunakan
hardis dan google drive (berbayar) agar mendapatkan keamanan arsip.

3. Output
a. Apakah Hasil Atau Produk Yang Dihasilkan Dalam Evaluasi Pelaksanaan
sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi
NTB ?
Jawab :
- Terbentuknya Sistem Pengarsipan Yang Lebih Baik

87
 b. Berapa Orang Yang Berhasil Dalam Evaluasi Pelaksanaan sistem kearsipan
pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB Yang
Mengikuti Program/Kebijakan tersebut ?
Jawab :
- 2 Orang

4. Income
a. Apakah dampak Yang Diterima Oleh masyarakat Luas Atau Pihak yang
terkena Kebijakan Dalam Evaluasi Pelaksanaan sistem kearsipan pada Dinas
Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB ?
Jawab :
- Sistem Pengarsipan Pada Dinas Peternakan Tidak Berdampak Langsung
Pada Masyarakat

b. Berapa Banyak Dampak Positif Yang dihasilkan Dalam Evaluasi

Pelaksanaan sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan
Provinsi NTB ?
Jawab :
- Lebih Mudah Untuk proses Pencarian Arsip
- Keamanan Arsip Lebih Terjamin
- Kualitas Arsip Lebih Terjaga

c. Adakah Dampak Negatifnya dan seberapa Setriuskah Dalam Evaluasi

Pelaksanaan sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan
Provinsi NTB ?
Jawab :
- Sulit dilakukan Identifikasi Terhadap Arsip Yang Hilang, Karena Masih
Menggunakan System Pengarsipan Bersifat Manual

88
 Kuisioner 5
Nama : Lasmini, M.Si.
Jabatan : Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Hari / Tanggal : Selasa 18 Juli 2023
1. Input
a. Apa Saja Sumber daya pendukung dan bahan-bahan dasar yang diperlukan
untuk Melaksanakan kebijakan dalam Evaluasi pelaksanaan sistem kearsipan
pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB ?
Jawab :
Pelaksanaan sistem kearsipan Dinas Peternakan dan Kesehatan
Provinsi NTB mengunakan pengarsipan berdasarkan Bidang dan Unit
Pelaksanaan Teknis agar mempermudah dalam pelaporan perjawaban
tahunan, setelah berkas diatas 5 tahun dilakukan pemusatan berkas
oleh bagian pengarsipan dan disimpan di Ruang arsip. SDM atau
pegawai yang memiliki kecakapan di bidang kearsipan masih kurang, Ruang
arsip belum memadai untuk penyimpan arsip dan belum ada sistem
informasi terpadu untuk mempermudah pengarsipan
b. Apa Saja SDM (Sumber Daya Manusia), Uang Atau Infrastruktur Pendukung
Lain Yang Diperlukan Untuk Melaksanankan Kebijakan dalam Evaluasi
Pelaksananaan sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan
Hewan Provinsi NTB ?.
Jawab : Penyimpanan Arsip Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan
Provinsi NTB belum memenuhi standar karena masih banyak fasilitas
yang kurang dan kekurangan anggaran dalam pengadaan Alat Tulit
Kantor, untuk mengatasi itu kami melakukan penyesuai pengarsipan
berdasarkan program kegiatan ditiap Bidang dan Unit Pelaksana
Teknis untuk melakukan pengaman arsip masing-masing dan berkas
diatas 5 tahun dilakukan pemusatan berkas di bagian arsip kemudian
disimpan di ruang arsip”

2. Proses
a. Bagaimanakah Sebuah Kebijakan Dalam Evaluasi Pelaksanaan sistem
kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB Di
Transformasikan Dalam Bentuk Pelayanan langsung Kepada Masyarakat ?
Jawab : Pelaksanaan pengarsipan Dinas Peternakan dan Kesehatan
Hewan Provinsi NTB masih menggunakan sistem manual sehingga
mudah dalam pelaksanaan dan pelayanan pubik secara langsung kami
mebuat Standar Operasional Prosedur Pelayanan Publik dan
Pengarsipan. Tetapi dengan pengarsipan secara manual memiliki
kelemahan terutama memakan tempat dan membutuhkan anggaran
lebih banyak.

89
 b. Bagaimanakah Efektifitas Dan Efisiensi Dalam Evaluasi Pelaksanaan sistem
kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB ?
Jawab :
- Belum Optimal, Karena masih terjadi/terdapat berkas yang berantakan dan
tidak sesuai SOP
- Adanya Pegawai yang kurang bisa menjalankan sistem Atau Pengoperasian
sistem ( Komputer )
3. Output
a. Apakah Hasil Atau Produk Yang Dihasilkan Dalam Evaluasi Pelaksanaan
sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi
NTB ?
Jawab : Pelaksana sistem arsip yang baik sesuai kebijakan Kepala
Dinas hanya ada beberapa orang yang berhasil melakukan pelaporan
pertanggung jawaban (LPJ) yang baik dan benar. Kebijakan Kepala
Dinas dalam menyusun Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) harus
relevan dan sesuai kenyataan pelaksanaan dilapangan, karena
ditakutkan terjadi pemalsuan dalam Laporan Pertanggung Jawaban.
Hal ini sesuai dengan semboyan ASN BERAKHLAK, maka kejujuran
dalam melaksanakan tugas diatas segalanya.
b. Berapa Orang Yang Berhasil Dalam Evaluasi Pelaksanaan sistem kearsipan
pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB Yang
Mengikuti Program/Kebijakan tersebut ?
Jawab :
- 8 Orang

4. Income
a. Apakah dampak Yang Diterima Oleh masyarakat Luas Atau Pihak yang
terkena Kebijakan Dalam Evaluasi Pelaksanaan sistem kearsipan pada Dinas
Peternakan Dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB ?
Jawab :
- Pengarsipan berkas yang sudah diajukan masyarakat ke dinas lebih aman
dan mudah dicari apabila di butuhkan ataupun ada Pemeriksaan

b. Berapa Banyak Dampak Positif Yang dihasilkan Dalam Evaluasi

Pelaksanaan sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan
Provinsi NTB ?
Jawab :
- Keamanan Arsip Lebih terjamin
- Kualitas Arsip Lebih Terjaga
- Efisiensi Kerja
- Kemudahan dalam pencarian arsip

c. Adakah Dampak Negatifnya dan seberapa Setriuskah Dalam Evaluasi

Pelaksanaan sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Dan Kesehatan Hewan
Provinsi NTB ?

90
Jawab : Pendanaan dalam pengadaan fasilitas arsip masih kurang dan
perbaikan ruang arsip pun belum ada, maka saat ini masih kami
memperjuangkan di Rancangan Anggaran Pendapat Belanja Daerah
(RAPBD). Perihal ini sangat serius karena menyangkut kinerja Dinas
Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB dalam pelayanan
publik.

91
LAMPIRAN 2. DOKUMENTASI PENELITIAN

Observasi penelitian Masukan surat penelitian

Wawancara bersama Sekdis Wawancara bersama Kasubag

Kepegawaian

Wawancara bersama Kasubag Program Pengarsipan Bidang Kesehatan Hewan

92
Pengarsipan Buku Dokumenter Dinas Buku Teknis Peternakan dan Kesehatan
Hewan

Ruang arsip (Gudang) Ruang arsip

Ruang arsip rusak (atap bocor) Ruang arsip lembab dan tidak terurus

93
LAMPIRAN 3. CURIULUM VITAE

CURICULUM VITAE

Nama : Ary Syobirin

NIM : 219.0131

Tempat / Tanggal Lahir : Mataram, 09 September 1979

Telp / Hp : 081934480943

E-mail :arysyobirin@gmail.com

Perguruan Tinggi : Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Mataram

Jurusan : Ilmu Administrasi

Program Studi : Ilmu Administrasi Negara

Riwayat Pendidikan;

1. SDN 12 MATARAM (1987 – 1992)

2. SMPN 9 MATARAM (1993 – 1995)

3. SMK NUSANTARA MATARAM (1996 – 1998)

94