PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN ORGANISASI

Dosen Pengampu : Bu Hilma Harmen, SE., MBA

Mata Kuliah : Pengantar Manajemen

Disusun oleh Kelompok 5:

1. ENZI ANSTASYA BR SEMBIRING (7231210013)
2. SALAMAH TUMANGGER (7231210016)
3. KRIDAMAYANTI HIA (7233510033)
4. FIKRI ALFAHMI SIREGAR (7233210010)
5. ARIANTO (7181210020)

PROGRAM STUDI S1 MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN

Medan…………2023

KATA PENGANTAR
 Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan
karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan judul "Pengawasan
dan Pengendalian Organisasi".
Makalah ini merupakan salah satu tugas mata kuliah Kepemimpinan di program
Studi Manajemen pada Universitas Negeri Medan. Selanjutnya kami mengucapkan terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada ibu Hilma Harmen, SE, MBA selaku dosen pembimbing
mata kuliah Pengantar Manajemen.
Dalam penulisan makalah ini kami menyadari bahwa banyak terdapat
kekurangankekurangan baik pada penulisan maupun materi, maka dari itu kami para penulis
mengharapkan kritik dan saran yang konstruktif dari para pembaca demi penyempurnaan
pembuatan makalah ini.

Medan, September 2023

Kelompok 11

DAFTAR ISI
 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pengawasan dan pengendalian sangatlah penting dalam keberlangsungan
sebuah organisasi. Dimana jika tidak adanya pengawasan dan pengendalian dalam
sebuah organisasi maka organisasi tersebut akan susah berkembang dan bahkan
mungkin malah mengalami kemunduran. Sesuai dengan pendapat ahli tentang
pengawasan, Yaitu : Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala
aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan. (Stoner,Freeman
& Gilbert,1995).
 Sedangkan, dalam pengendalian para ahli berpendapat bahwa Pengendalian
adalah proses pengamatan dari pada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk
menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan
rencana yang telah ditetapkan. (Sondang P. Siagian,2007).

B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian dari pengawasan?
2. Apa saja contoh gejala yang memerlukan pengawasan?
3. Bagaimana tujuan, fungsi dan manfaat pengawasan dalam organisasi?
4. Bagaimana proses dari pengawasan dalam organisasi?
5. Apa pengertian dari pengendalian?
6. Faktor – factor apa saja yang memengaruhi pengendalian?
7. Bagaiamana tujuan dan manfaat pengendalian dalam organisasi?
8. Apa perbedaan dari pengawasan dan pengendalian?
9. Apa saja aplikasi dikehidupan nyata yang diterapkan sebagai pengawasan dan
pengendalian dalam sebuah organisasi?

C. Tujuan
1. Mengetahui pengertian dari pengawasan dan pengendalian dalam sebuah
organisasi
2. Mengetahui contoh gejala yang biasanya memerlukan pengawasan
3. Mengetahui dan paham tujuan, fungsi, dan manfaat pengawasan dan
pengendalian dalam sebuah organisasi.
4. Mengetahui proses pengawasan dalam sebuah organisasi
5. Mengetahui faktor-faktor yang dapat mempengaruhi sebuah pengendalian
6. Mengetahui perbedaan sebuah pengawasan dan pengendalian
7. Mengetahui contoh aplikasi penerapan pengawasan dan pengendalian dalam
sebuah organisasi
D. Manfaat
Manfaat pembuatan makalah ini adalah dapat digunakan sebagai bahan materi
dalam bidang pendidikan di kepemimpinan.

BAB II PEMBAHASAN

1.1 Pengertian Pengawasan

Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan
tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan
kinerja yang telah ditetapkan tersebut.
Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang
terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan.
Pengawasan adalah semua aktivitas yang dilaksanakan oleh pihak manajer dalam
upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil yang direncanakan”. Sedangkan
menurut Basu Swasta (Menurut Winardi)
1.2 Gejala Yang Memerlukan Pengawasan
Beberapa contoh gejala yang memerlukan pengawasan dalam organisasi bisnis:
 • Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas faktor
penyebabnya.
• Penurunan kualitas pelayanan (terindefikasi dari adanya keluhan pelanganya)
• Ketidakpuasan pegawai (terindefikasi dari adanya keluhan pegawai,
produktivitas kerja yang menurun, dan lainya sebagainya)
• Berkurangnya kas perusahaan.
• Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur.
• Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik.
• Biaya yang melebihi anggaran.
• Adanya penghamburan dan inefisiensi.
1.3 Tujuan, Fungsi dan Manfaat Pengawasan Dalam Organisasi
• Tujuan Pengawasan Dalam Organisasi
Tujuan pengawasan dalam organisasi adalah untuk memastikan bahwa
pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan standar yang ditetapkan, menjaga
efisiensi operasional, mencegah penyalahgunaan sumber daya, memastikan
kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur, serta mengidentifikasi dan
memperbaiki masalah yang mungkin timbul.

• Fungsi Pengawasan Dalam Organisasi

a. Monitor dan evaluasi

Mengawasi pelaksanaan tugas dan kegiatan untuk memastikan bahwa
pekerjaan dilakukan dengan benar dan sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Hal ini melibatkan pemantauan kinerja, pengecekan hasil kerja, dan evaluasi
kesesuaian dengan tujuan organisasi.

b. Koreksi dan perbaikan

Jika terdapat ketidaksesuaian atau masalah dalam pelaksanaan tugas,
pengawasan bertujuan untuk mengidentifikasi penyebabnya dan mengambil
tindakan korektif yang tepat. Ini dapat melibatkan memberikan umpan balik
kepada karyawan, memberikan pelatihan tambahan, atau merancang ulang
proses kerja yang tidak efisien.
c. Pengendalian
 Pengawasan juga berfungsi sebagai mekanisme pengendalian internal
yang membantu mencegah penyalahgunaan sumber daya, melakukan
pencegahan terhadap risiko, dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan
dan prosedur organisasi. Hal ini meliputi pengawasan terhadap keuangan,
kepatuhan hukum, keamanan, dan privasi data.
• Manfaat Pengawasan Dalam Organisasi
1. Meningkatkan kualitas kerja
Dengan adanya pengawasan, pekerjaan dilakukan dengan lebih baik
sesuai dengan standar yang ditetapkan, yang pada gilirannya meningkatkan
kualitas produk atau layanan yang dihasilkan.

2. Meningkatkan efisiensi operasional

Pengawasan membantu mengidentifikasi proses kerja yang tidak
efisien dan memungkinkan perbaikan yang diperlukan. Hal ini dapat
mengurangi pemborosan waktu, tenaga, dan sumber daya organisasi.

3. Mencegah penyalahgunaan sumber daya

Melalui pengawasan, organisasi dapat menghindari penyalahgunaan
sumber daya seperti pencurian, korupsi, atau penggunaan yang tidak sah. Ini
membantu menjaga integritas dan keberlanjutan organisasi.

4. Meningkatkan kepatuhan
Pengawasan memastikan bahwa kebijakan dan prosedur organisasi
diikuti dengan benar oleh semua anggota organisasi. Ini membantu mencegah
pelanggaran hukum atau masalah kepatuhan lainnya.

5. Meningkatkan kepuasan karyawan

Pengawasan yang efektif dapat memberikan umpan balik yang
konstruktif kepada karyawan dan membantu mereka dalam meningkatkan
kinerja mereka. Hal ini dapat meningkatkan kepuasan kerja dan motivasi
karyawan.
1.4 Proses Pengawasan
a). Menetapkan Standar
Langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menetapkan standar atau
kriteria yang jelas untuk membandingkan kinerja aktual dengan kinerja yang
diharapkan. Standar ini dapat berupa target kuantitatif, kualitatif, atau peraturan
organisasi yang harus dipatuhi.

b).Pengumpulan Informasi
Setelah standar ditetapkan, langkah berikutnya adalah mengumpulkan
informasi yang relevan tentang kinerja aktual. Informasi ini dapat berupa data,
laporan, observasi, atau umpan balik dari pelanggan, karyawan, atau pihak lain yang
terkait.

c). Membandingkan Kinerja

Setelah informasi terkumpul, langkah selanjutnya adalah membandingkan
kinerja aktual dengan standar yang ditetapkan. Hal ini dilakukan untuk menentukan
apakah ada perbedaan antara kinerja aktual dan yang diharapkan.

d). Analisis dan Evaluasi

Setelah perbandingan dilakukan, langkah berikutnya adalah menganalisis dan
mengevaluasi perbedaan tersebut. Hal ini melibatkan identifikasi penyebab
perbedaan, mengukur dampaknya, dan menentukan apakah perbedaan tersebut
signifikan atau tidak.

e). Umpan Balik dan Tindakan Korektif

Setelah analisis dan evaluasi dilakukan, langkah selanjutnya adalah
memberikan umpan balik kepada individu atau tim yang terlibat dalam kinerja
tersebut. Umpan balik ini dapat berupa pujian, pengakuan, atau saran untuk perbaikan.
Jika perbedaan kinerja signifikan, tindakan korektif harus diambil untuk memperbaiki
situasi tersebut.

f). Monitoring dan Pengawasan Lanjutan

 Setelah tindakan korektif diambil, proses pengawasan tidak berhenti di sini.
Monitoring dan pengawasan lanjutan diperlukan untuk memastikan bahwa tindakan
korektif efektif dan kinerja berada dalam batas yang diharapkan. Hal ini dapat
melibatkan pemantauan berkala, pengukuran kinerja, atau pengumpulan informasi
tambahan.
Proses pengawasan ini bersifat siklus, yang berarti bahwa langkah-langkah
tersebut akan terus berulang secara teratur. Dalam organisasi yang efektif, proses
pengawasan ini dilakukan secara sistematis dan berkelanjutan untuk menjaga kualitas
kerja, efisiensi operasional, dan kepatuhan terhadap standar yang ditetapkan.

1.5 Pengertian Pengendalian

Pengendalian adalah penggunaan seluruh kelengkapan sarana dalam suatu
entitas untuk mempromosikan, mengarahkan, mengendalikan, mengatur, dan
memeriksa berbagai aktivitas dengan tujuan untuk meyakinkan tercapainya tujuan
entitas.
1.6 Faktor – Faktor Memengaruhi Dalam Sistem Pengendalian Organisasi bisnis
a. Ukuran serta penyebaran enterprise
Faktor pertama yang mempengaruhi sistem pengendalian adalah ukuran serta
penyebaran enterprise, dimana seperti yang kita ketahui bahwa pasti terdapat
pada proses penyebaran antara perusahaan yang lebih besar dengan perusahaan

yang relatif lebih kecil. Perbedaan tersebut, dapat menjadi pengaruh dari sistem
pengendalian manajemen yang ada di perusahaan tersebut. Hal ini juga dapat
menjadi penentu isi serta sifat yang ada di dalam sistem kontrol pada tiap
perusahaan maupun organisasi.
b. Struktur organisasi, delegasi serta desentralisasi
Faktor kedua yang mempengaruhi sistem pengendalian adalah struktur
organisasi, serta sejauh mana proses desentralisasi maupun delegasi terjadi di
seluruh perusahaan maupun organisasi. Adanya tingkat desentralisasi serta
delegasi di dalam sebuah perusahaan dapat membawa perubahan dari sebuah
titik waktu yang lain gua memenuhi tantangan dari perubahan lingkungan yang
ada serta peluang yang akan hadir bagi perusahaan.
c. Sifat serta pembagian operasi
 Faktor ketiga yang mempengaruhi sistem pengendalian adalah sifat serta
pembagian operasi. Seperti pada contohnya di perusahaan atau industri minyak,
dimana sub-unit yang ada tidak dapat dibentuk berdasarkan dasar produk,
sedangkan pada banyak perusahaan dengan skala perdagangan yang besar, divisi
yang ada di sebuah perusahaan dapat dibuat berdasarkan produk yang ingin
diproduksi.
d. Jenis pusat tanggung jawab
Faktor keempat yang mempengaruhi sistem pengendalian adalah jenis pusat
tanggung jawab atau sistem yang ada pada sebuah perusahaan atau organisasi.
Hal ini dapat berguna untuk menentukan pengukuran yang tepat baik dari segi
biaya maupun keuntungan atas investasi yang dilakukan yang semua bergantung
kepada jenis pusat tanggung jawab.
e. Persepsi yang dimiliki seseorang
Faktor kelima yang mempengaruhi sistem pengendalian adalah persepsi yang
dimiliki seseorang di dalam sebuah perusahaan yang dapat memberikan dampak
bagi mereka, baik dalam hal pekerjaan, kepuasan dengan perusahaan, maupun
promosi serta kesejahteraan umum yang didapat dengan berada di dalam sebuah
perusahaan.

1.7 Tujuan dan Manfaat Pengendalian Dalam Organisasi

• Tujuan Pengendalian Dalam Organisasi
Tujuan utama pengendalian adalah untuk melaksanakan strategi
organisasi secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi.
• Manfaat Pengendalian Dalam Organisasi
1. Mengetahui sudah sejauh mana program yang sedang dilakukan
2. Meningkatkan efesiensi dan efketivitas operasi organisasi
3. Meningkatkan kualitas produk atau jasa yang ditawarkan
4. Mengidentifikasi masalah yang mungkin muncul
5. Meningkatkan kinerja organisasi
1.8 Perbedaan Pengawasan dan Pengendalian
▪ Tujuan
 Dilihat dari segi tujuannya, pengawasan merupakan sebuah kegiatan yang
memiliki tujuan untuk mendapatkan kepastian dari sebuah kegiatan yang dilakukan.
Dalam pengawasan ini semua akan diperiksa apakah sesuai dengan laporan dan tujuan
kegiatan awal atau tidak.
Setelah melakukan pengawasan, jika di sana ditemukan suatu hal yang tidak
beres, maka selanjutnya akan dilakukan pengendalian. Tujuan dari pengendalian ini
adalah untuk menjamin kesesuaian antara perencanaan dan hasil akhir yang ada.
▪ Waktu
Perbedaan yang paling menonjol antara pengawasan dan pengendalian bisa
dilihat dari waktu pelaksanaannya. Dalam hal ini, pengawasan dapat dilakukan secara
periodik atau berkala. Dengan kata lain, Anda harus menetapkan waktu kapan untuk
melakukan pengawasan secara rutin. Ini akan memberikan kemudahan bagi Anda
sebagai atasan maupun bagi pengawasnya sendiri.
Di lain sisi, pengendalian merupakan suatu hal yang harus dilakukan setiap
saat. Sebab, dalam pengendalian ini setiap hal apa saja yang dilakukan di dalam
perusahaan harus dikendalikan sebaik mungkin supaya menghasilkan output yang
sesuai dengan tujuan.
▪ Pelaksanaan
Dalam pelaksanaannya, pengawasan merupakan suatu proses pengukuran
sebuah kinerja pada acara atau kegiatan yang dilakukan. Dalam hal ini tolok ukur dari
pengawasan adalah tujuan serta kinerja yang telah ditetapkan di awal. Dalam
pengawasan, jika memang ada yang kurang sesuai dengan ketetapan awal, maka akan
bisa langsung dilakukan teguran atau dilakukan evaluasi bersama atasan.
Berbeda dengan itu, pengendalian lebih bersifat terencana dan tidak akan
langsung dilakukan teguran. Sebab, pengendalian ini hanya akan dilakukan jika ada
kejadian yang tidak beres setelah dilakukan pengawasan. Oleh sebab itu, biasanya
pengendalian akan dilakukan pada hal-hal seperti halnya manajerial perusahaan dan
semacamnya.

1.9 Contoh Aplikasi Pengawasan Dan Pengendalian Yang Dilakukan Dalam

Organisasi Bisnis
▪ Pengendalian SDM
▪ Pengendalian Resiko ▪ Pengawasan Kinerja
▪ Pengendalian Lingkungan
▪ Pengendalian Internal
▪ Pengendalian Eksternal
▪ Pengendalian Pasar