MANAJEMEN PERSEDIAAN RUMAH SAKIT

PERSEDIAAN
Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk
memenuhi tujuan tertentu, misalnya: untuk digunakan dalam proses produksi/perakitan atau
dijual kembali. Menurut F. Robert Jacobs dan Richard B. Chase (2015) persediaan adalah
persediaan berbagai jenis barang atau sumber daya yang digunakan dalam suatu organisasi.
Tujuan manajemen persediaan adalah mencapai keseimbangan antara biaya
penyimpanan dan pembelian, serta biaya jika terjadi kekurangan pasokan. Untuk mencapai
tujuan tersebut sistem manajemen persediaan perlu didesain atau dikembangkan dengan suatu
pertimbangan cermat berdasarkan konteks di mana sistem manajemen persediaan berfungsi
dan tipe pencatatan stok dan laporan persediaan yang diperlukan.
Persediaan bagi perusahan-perusahaan besar di dunia merupakan salah satu kunci
terpenting dalam operasional perusahaan. Menurut Heizer dan Render (2014) semua
organisasi tentunya memiliki sistem perencanaan dan sistem pengendalian persediaan.
Persediaan merupakan asset termahal dari sebuah perusahaan, persediaan dapat mewakili
50% dari keseluruhan modal yang diinvestasikan. Selain pentingnya manajemen persediaan
dalam suatu upaya dalam keberhasilan terapi, perlu dipertimbangkan juga biaya untuk
persediaan tersebut, dalam hal ini dibutuhkan manajer operasional.

Delapan (8) fungsi persediaan menurut Stevenson & Chuong (2014):

1. Untuk memenuhi permintaan pelanggan yang diperkirakan . Pelanggan dapat kapan
saja datang untuk membeli barang dari perusahaan. Persediaan berfungsi sebagai
antisipasi adanya permintaan yang digunakan untuk memuaskan permintaan yang
diperkirakan.
2. Untuk memperlancar persyaratan produksi. Perusahaan yang mengalami pola
musiman seringkali untuk menyimpan persediaan yang cukup banyak karena untuk
memenuhi permintaan yang luar biasa tinggi pada selama periode musiman.
Untuk memisahkan operasi. Perusahaan manufaktur menggunakan persediaan ini
untuk mengurangi gangguan jika pemasok mengirim barang tidak sesuai dengan yang
direncanakan. Persediaan tersebut memungkinkan operasi lain tetap berlanjut untuk
sembari permasalahan tersebut diselesaikan.
3. Untuk perlindungan terhadap kehabisan persediaan. Pengiriman dapat saja tertunda
atau terjadi peningkatan permintaan secara tiba-tiba. Hal tersebut dapat meningkatkan
risiko kehabisan stok. Perusahaan dapat menggunakan persediaan pengaman untuk
mengurangi terjadinya kehabisan stok.
4. Untuk mengambil keuntungan dari siklus pesanan. Untuk meminimalkan biaya
perusahaan sering mengambil keuntungan dengan cara membeli 13 persediaan yang
banyak. Ini merupakan cara perusahaan agar dapat meminimalkan biaya yang ada
walaupun perusahaan sebenarnya tidak membutuhkan persediaan yang cukup banyak.
 5. Untuk melindungi dari peningkatan harga. Adanya dugaan peningkatan harga ini
membuat perusahaan membeli persediaan yang lebih untuk mengambil keuntungan
dari diskon harga untuk pesanan besar.
6. Untuk memungkinkan operasi. Dalam proses produksi, perusahaan memiliki tahapan-
tahapan sebelum produk yang diolah tersebut menjadi produk jadi. Penyimpanan
persediaan dalam proses ini dapat mengurangi jika perusahaan mengalami
peningkatan permintaan yang terjadi.
7. Untuk mengambil keuntungan dari diskon kuantitas. Pemasok dapat memberikan
diskon untuk pesanan besar.

Empat (4) jenis persediaan menurut Heizer dan Render (2014):

1. Persediaan Bahan Baku
Persediaan bahan baku (raw material inventory) dibeli tapi tidak diproses. Persediaan
ini dapat digunakan untuk decoupling atau memisahkan para pemasok dari proses
produksi. Bagaimanapun pendekatan yang lebih disukai adalah menghapuskan
keragaman mutu, kuantitas, atau waktu pengiriman pemasok sehingga pemisahan
tidak lagi diperlukan.
2. Persediaan Barang Setengah Jadi
Persediaan barang setengah jadi (working-in process–WIP inventory) adalah bahan
baku atau 14 komponen yang sudah mengalami beberapa perubahan tetapi belum
selesai. Adanya WIP disebabkan oleh waktu yang dibutuhkan untuk membuat sebuah
produk (disebut siklus waktucycle time). Mengurangi siklus waktu berarti mengurangi
persediaan. Sering kali tugas ini mudah: Dalam sebagian besar waktu yang digunakan
sebuah produk ketika “sedang dibuat”, sebenarnya produk tersebut tidak mengalami
proses apapun.
3. Persediaan Pemeliharaan/Perbaikan/Operasi MRO adalah persediaan yang
diperuntukkan bagi pasokan pemeliharaan, perbaikan, atau operasi
(maintenance/repair/operating-MRO) yang diperlukan untuk menjaga agar
permesinan dan proses produksi tetap produktif. MRO tetap ada karena kebutuhan
dan waktu pemeliharaan dan perbaikan beberapa peralatan tidak diketahui. Walaupun
permintaan persediaan MRO sering merupakan sebuah fungsi jadwal pemeliharaan,
permintaan MRO lain yang tidak dijadwalkan harus diantisipasi.
4. Persediaan Barang Jadi
Persediaan barang jadi (finished goods inventory) adalah produk yang sudah selesai
dan menunggu pengiriman. Barang jadi bisa saja disimpan karena permintaan
pelanggan di masa depan tidak diketahui.

Prinsip-prinsip persediaan menurut Matz:

a. Persediaan diciptakan dari pembelian bahan dan suku cadang, tambahan biaya pekerja
dan overhead untuk mengelola bahan menjadi barang jadi.
b. Persediaan berkurang melalui penjualan dan perusakan.
c. Perkiraan yang tepat atas jadwal penjualan dan produksi merupakan hal yang esensial
bagi pembelian, penanganan, dan investasi bahan yang efisien.
 d. Kebijakan manajemen berupaya menciptakan keseimbangan antara keragaman dan
kuantitas persediaan bagi operasi yang efisien dengan biaya pemilikan persediaan
yang merupakan faktor paling utama dalam menentukan investasi persediaan.
e. Pemesanan bahan merupakan tanggapan terhadap perkiraan dan penyusunan rencana
pengendalian produksi.
f. Pencatatan persediaan tidak akan mencapai pengendalian atas persediaan.
g. Pengendalian bersifat komparatif dan relatif, tidak mutlak

PENGENDALIAN PERSEDIAAN
Pengendalian adalah kegiatan yang memastikan penggunaan obat sesuai dengan
formularium, sesuai dengan diagnosis dan terapi serta memastikan persediaan efektif dan
efisien atau tidak terjadi kelebihan dan juga kekurangan atau kekosongan, kerusakan,
kadaluwarsa dan kehilangan serta pengembalian pesanan sediaan farmasi, alat kesehatan dan
bahan medis habis pakai (Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 58 Tahun 2014).
1. Safety Stock
Safety stock adalah inventory yang harus ada atau ditinggalkan dalam gudang untuk
mengantisipasi fluktuasi demand (Ristono, 2013). Adapun rumus safety stock adalah
sebagai berikut: Safety Stock = Z * √𝐿𝑒𝑎𝑑 𝑇𝑖𝑚𝑒 ∗ 𝑆𝑡𝑎𝑛𝑑𝑎𝑟 𝐷𝑒𝑣𝑖𝑎𝑠𝑖
2. Economic Order Quantity ( EOQ)
Economic Order Quantity (EOQ) adalah model kontrol inventori paling sederhana
namun digunakan paling luas (Ristono, 2013). Adapun rumus perhitungan EOQ
adalah sebagai berikut : EOQ = √ 2∗𝐴∗𝐷 ℎ Keterangan : A = biaya pemesanan/setiap
kali pesan D = jumlah permintaan/pemakaian h = ongkos simpan/unit/satuan waktu
3. Reorder Point(ROP)
Reorder Point (ROP) adalah penentuan waktu pemesanan kembali agar tidak
mengganggu kontinuitas pelayan. Reorder pointmasing-masing item obat penting
diketahui supaya ketersediaan obat terjamin, sehingga pemesanan obat dilakukan pada
saat yang tepat yaitu saat stok obat tidak berlebih dan tidak kosong. Perhitungan
reorder point ini ditentukan oleh lamanya lead time, pemakaian rata-rata obat dan
safety stock.Adapun rumus perhitungan ROP adalah sebagai berikut: ROP = (LT x
AU) + SS Keterangan : LT = Lead Time AU = Average Usage SS = Safety Stock
4. Turn Over Ratio(TOR)
Efisiensi persediaan diukur dengan besaran nilai Turn Over Ratio(TOR) yaitu
besarnya perputaran dana untuk tiap-tiap jenis obat dalam satu periode. Rasio
perputaran persediaan mengukur efisiensi pengelolaan persediaan barang dagang.
Rasio ini merupakan indikasi yang cukup popular untuk menilai efisiensi operasional,
yangmemperlihatkan seberapa baiknya manajemen mengontrol modal yang ada pada
persediaan Adapun rumus perhitungan TOR adalah sebagai berikut: ITOR = Harga
Pokok Penjualan/ Rata-Rata Nilai Persediaan Sedangkan untuk mencariharga pokok
penjualan dan rata-rata nilai persediaan , adalah sebagai berikut :  Harga Pokok
Penjualan = Jumlah Pemakaian x Harga pokok  Rata-rata Nilai Persediaan =
(Persediaan Awal + Akhir )/2 x Harga pokok
MANAJEMEN PERSEDIAAN
Berkaitan dengan persediaan, terdapat konflik kepentingan di antara fungsi bisnis
tersebut. Finance menghendaki tingkat persediaan yang rendah, sedangkan marketing dan
operasi menginginkan tingkat persediaan yang tinggi agar kebutuhan konsumen dan
kebutuhan produksi dapat dipenuhi.
Manajemen persediaan berusaha mencapai keseimbangan antara kekurangan dan
kelebihan persediaan dalam suatu periode perencanaan yang mengandung risiko dan
ketidakpastian. Manajemen persediaan melibatkan sejumlah kegiatan koordinasi antara
persediaan dan produksi serta kegiatan konsumsi pada sejumlah tahapan proses dan lokasi
yang berhubungan.
Di sebagian besar RS, termasuk persediaan (supplies) dan farmasi (obat-obatan)
adalah biaya non tenaga kerja terbesar dalam anggaran (budget) operasi dan karenanya
membutuhkan perhatian khusus. Manajemen bahan baku yang tepat dapat mempunyai
pengaruh yang signifikan pada biaya operasi dan karenanya berdampak pada pendapatan
bersih organisasi.
RS mengklasifikasikan bahan baku menjadi dua kelompok, yaitu pertama bahan baku
untuk perawatan pasien terdiri dari medical supplies, surgical supplies, obat2an, linen, dsb.
Kedua bahan baku untuk administrasi terdiri dari houskeeping supplies, office supplies dan
persediaan lain yang tidak digunakan secara langsung bagi perawatan pasien.

Ada 4 metode yang biasa digunakan untuk menilai persediaan yaitu:

a. FIFO - item pertama yang masuk kedalam persediaan adalah item pertama yang
dikeluarkan dari persediaan. FIFO menghasilkan persediaan item terbaru. Total biaya
persediaan ditentukan dengan mengali biaya per unit dari item terbaru dalam
persediaan dengan jumlah unit dalam persediaan,
b. LIFO - item terakhir yang masuk kedalam persediaan adalah item pertama yang
dikeluarkan dari persediaan. LIFO menghasilkan persediaan dari item terlama. Total
biaya dari dari persediaan ditentukan dengan mengali biaya unit dari item terlama
dalam persediaan dengan jumlah unit dalam persediaan,
c. Weighted average: Menentukan biaya rata-rata item dalam persediaan dan kemudian
megalikan biaya ratarata dengan jumlah unit dalam persediaan,
d. Identifikasi Khusus atau specific identification - menentukan biaya aktual dari
masing-masing item dalam persediaan. Idenifikasi khusus digunakan ketika persedian
mudah untuk diidentifikasi dan ketika biaya dari masing-masing item persediaan
tinggi.

Dalam manajemen persediaan untuk meminimalkan biaya persediaan total manajer bahan
baku harus mempunyai pemahaman yang baik mengenai biaya persediaan. Terkait dengan
biaya persediaan terefleksikan dalam isu-isu berikut:
- Berapa banyak item yang di pesan (order) untuk setiap pemesanan
- Kapan memesan item
- Berapa biaya dari item
 Manajemen persediaan merupakan salah satu topik yang sangat terkait dengan tujuan
manajemen operasi, yaitu meminimalkan total biaya dan meningkatkan service level. Hal
tersebut dikarenakan, dengan mengelola persediaan dengan tepat, perusahaan akan meraih
keduanya sekaligus. Jika rata-rata level persediaan dapat diturunkan, secara tidak langsung
salah satu komponen biaya produksi dapat ditekan, yang berujung pada peningkatan margin
keuntungan. Satu aspek lainnya yang dapat dicapai dengan pengelolaan persediaan yang tepat
adalah service level kepada pelanggan meningkat atau minimal tidak turun.
Sebagai salah satu aset penting di perusahaan, perencanaan dan pengendalian persediaan
merupakan kegiatan penting yang mendapatkan perhatian khusus dari manajemen
perusahaan. Perlu ada pengaturan terhadap jumlah persediaan, baik bahan-bahan maupun
produk jadi, sehingga kebutuhan proses produksi dan kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi
(Erlina, 2002).

PROSES MANAJEMEN PERSEDIAAN

1. Perencanaan Persediaan Bahan Baku
Perencanaan kebutuhan bahan adalah sistem perencanaan yang fokus pada jumlah dan
pada saat barang jadi yang diminta kemudian menentukan permintaan turunan untuk
bahan baku, komponen dan sub-perakitan pada saat tahapan produksi terdahulu
(Horngren, 1992: 321).

2. Pengendalian Persediaan Bahan Baku

Pengendalian bahan baku yang diselenggarakan dalam suatu perusahaan, tentunya
diusahakan untuk dapat menunjang kegiatan yang ada di perusahaan yang bersangkutan.
Keterpaduan dari seluruh pelaksanaan kegiatan yang ada di perusahaan akan menunjang
terciptanya pengendalian bahan baku yang baik dalam suatu perusahaan.
Pengendalian persediaan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting bagi
perusahaan karena persediaan fisik di perusahaan akan melibatkan investasi yang sangat
besar pada pos aktiva lancar. Pelaksanaan fungsi ini akan berhubungan dengan seluruh
bagian yang bertujuan agar usaha penjualan dapat intensif serta produk dan penggunaan
sumber daya dapat maksimal.
Pengendalian persediaan merupakan aktivitas mempertahankan jumlah persediaan
pada tingkat yang dikehendaki. Pada produk barang, pengendalian persediaan ditekankan
pada pengendalian material. Pada produk jasa, pengendalian diutamakan sedikit pada
material dan banyak pada jasa pasokan karena konsumsi sering bersamaan dengan
pengadaan jasa sehingga tidak memerlukan persediaan.
Istilah pengendalian merupakan penggabungan dari dua pengertian yang sangat erat
hubungannya, tetapi dari masing-masing pengertian tersebut dapat diartikan sendiri-
sendiri, yaitu perencanaan dan pengawasan. Pengawasan tanpa adanya perencanaan
terlebih dahulu tidak ada artinya, demikian pula sebaliknya, perencanaan tidak akan
menghasilkan sesuatu tanpa adanya pengawasan.

3. Penilaian Persediaan
Masalah-masalah yang timbul dalam penilaian persediaan dalam satu periode adalah:
a. menetapkan jumlah dan nilai persediaan yang sudah terjual/ sudah menjadi biaya;
 b. menentukan jumlah dan nilai persediaan yang belum terjual (yang harus
dilaporkan di neraca);
c. harga pokok (cost) dalam persediaan adalah semua pengeluaran langsung/tidak
langsung yang timbul untuk penyiapan dan penempatan agar persediaan tersebut
dapat dijual;
d. terdapat beberapa biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan persediaan, antara
lain harga beli, biaya pembelian, ongkos angkut, pajak, asuransi, pergudangan dan
lain-lain, namun harga pokok barang hanya terdiri atas harga beli ditambah
ongkos angkut, sedangkan biaya-biaya lain dicatat sebagai biaya dalam perkiraan
tersendiri untuk periode yang bersangkutan;
e. di perusahaan industri ataupun perusahaan dagang, transaksi menyangkut
persediaan adalah hal pokok yang menyangkut sebagian besar sistem akuntansi.

4. Pengawasan Persediaan Bahan Baku

Pengawasan bahan adalah suatu fungsi terkoordinasi di organisasi yang terus-menerus
disempurnakan untuk meletakkan pertanggungjawaban atas pengelolaan bahan baku dan
persediaan pada umumnya, serta menyelenggarakan pengendalian internal yang
menjamin adanya dokumen dasar pembukuan yang mendukung sahnya suatu transaksi
yang berhubungan dengan bahan, pengawasan bahan meliputi pengawasan fisik dan
pengawasan nilai atau rupiah bahan (Supriyono, 1999: 400).