EXPENDITURE

Selalu dimulai dari input dulu:

Perusahaan ga perlu ngeluarin dokumen apapa, receiving report cuma buat internal Perusahaan aja,
penting di cek tuh disini :

Inventory control = warehouse, dikasih informasinya ke buyer buat ngasih info bahwa barang telah
terkirim dan keterima.

Bayar inventory pake segregation of duties :

File cancelled voucher package itu ngasih tanda takut terjadi duplicate payment, si receiving biasanya
stafnya dan bagian warehousenya itu si kepala Gudang.

Threat and control

Expenditure cycle banyak karna ini berkaitan dengan internal Perusahaan

ORDERING

1. Bagian Ordering ( Purchase Requisition )

EOQ : Reorder point

MRP : Improve Forecasting

JIT : Minimize

Purchase Requisition yang buat bisa semua bagian tapi balik lagi ke perusahaannya

Control -> Perpetual inventory method, barcode and RFID tags, ABC cost analysis, Authorization,
centralized purchase function

2. Select supplier

Key factor : price, quality, delivery

MRP and JIT terdampak

Purchase order -> dia bakal bayar setelah barang diterima kayak semacam ada perjanjian tidak
tertulisnya. Karna itu harus di tanda tangan karna itu nunjuki kalo dia beneran pesen barang.

Blanket purchase order -> Bedanya dia udah ngiket dalam periode waktu tertentu missal satu tahun
dan itu biasanya untuk barang yang emang pasti bakal di pesen sama si Perusahaan. Blanket ini
biasanya dapet harga yang lebih murah karna bagi supplier dapat penjualan yang lebih pasti

Number of PO makin banyak maka tenaga buat proses po itu makin gede karna itu kita butuh yang
namanya EDI untuk memudahkan proses pengolahan data agar lebih cepat. EDI tidak mudah si karna
membutuhkan software yang mendukung

Vendore inventory program -> dimana inventory kita bisa di cek stocknya sama supplier itu lebih
enak kayak bayangin aja supermarket dengan ribuan barang dan ribuan supplier

Auction > itu kayak lelang tapi reverse auction > itu kayak ngumpulin supplier siapa yang bisa ngasih
harga paling murah kayak tender

Pre award audit > pesanan dalam jumlah banyak tapi mau di cek dulu bener ga si suppliernya the, itu
harus jumlah banyak karna si supplier juga ke ganggu kalo Cuma pesen 1000 kursi

Kick backs > ngasih suap karna itu controlnya itu job rotating biar gak dapet kedekatan dengan buyer
Liat yang approve sama yang beli itu beda

2. Receiving
Notice of receipt of back-ordered items -> itu Cuma ngasih tau aja kalo barangnya udah dating lu
udah bisa jualan lagi

Inputnya packing slip, surat jalan, purchase order

Soal : salah terima barang, kontrolnya gimana pake receiving report gabisa karna itu outputnya karna
itu kuncinya di input yaitu di PO karna mendeskripsikan barang apa saja dan berapa banyak yang kita
terima. Kayak yang dipesen 100 terus yang dating 200 karan itu purchase order itu penting banget di
bagian penerimaaan.

RR dibuat oleh bagian receiving diberikan ke bagian Gudang, account payable,

Debit memo itu mendebitkan utang ( utangnya dikurangin)

Credit memo itu menkreditkan piutang

Logistik of intermodal transport itu konsepnya kayak barang mana aja yang mana bakal keluar duluan
gak mungkin dong disimpen dibawah kan berabe.

3. Approve Invoice

Pengecekan dahulu sebelum akhirnya kita menerima barangnya,

VOOUCHER package itu bukan dokumen tapi sekumpulan dokumen kayak dokumen invoice dari
supplier, dokumen po dari buyer dan dokumen receiving report dari bbagian receving. Nah tiga buah
diukemn ini kita cocokan lalu kita budngle ini naamanya piurchase package.( invoice, po, rr)

Ada dua metode :

1. Non voucher system -> kita proses mentah mentah gitu aja
2. Voucher system -> itu pake dokumen satu lagi namanya dishburment order, itu dibundle jadi
satu kesatuan lagi 4-1

Benefit Voucher System ada tiga

1. Reduce check/payment, 1 bayar buat beberapa pembayaran

2. simplify tracking all payables
3. separating the time of invoice approval from the time of invoice payment.

Traditional three way matfch : Tiga buah dokumen itu dicocokin ygy.

mencocokan dokumen, soal mencocokan barang ngomongin kuantitas itu gabisa pake PO tapi
pake RR -> fungsinya buat quantity, tapi kalo harga -> PO.

Two way match approach -> Kan ada dokumen po dan rr itu sudah mewkili berapa harga dan
jumlah barang yang actual dan kalo kita gabung itu dapet berapa yang harus kita bayarkan ke
supplier dan invoice ga dibutuhkan. Tapi kalo di Indonesia itu gabisa diterapi karna invoice itu
dokumen penting buat bikin faktur pajak.

Procurement card -> udah gadipake karna bikin adanya celah untuk terjadinya fraud