MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU,

KESEHATAN, KESELAMATAN KERJA

DAN LINGKUNGAN

Implementasi Standard
ISO 9001:2015
ISO 14001:2015
ISO 45001:2018

PT. X
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 2 of 43

i. PENGESAHAN
Manual Sistem Manajemen Mutu, Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lingkungan ini telah
disepakati dan disetujui oleh Manajemen dari PT X dan akan diimplementasikan sebagai panduan
dari semua aktivitas sistem manajemen berdasarkan ISO 9001:2015, ISO 45001:2018 dan ISO
14001:2015.
Manual Sistem Manajemen Mutu, Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lingkungan ini berlaku
mulai tanggal ….

Nama Posisi Tanda Tangan

Dibuat oleh Perwakilan Manajemen

Disetujui oleh Presiden Direktur

MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 3 of 43

ii. DAFTAR RIWAYAT PERUBAHAN

Tanggal No. Revisi Halaman Deskripsi
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 4 of 43

iii. DAFTAR ISI

i. PENGESAHAN 2
ii. DAFTAR RIWAYAT PERUBAHAN 3
iii. DAFTAR ISI 4
1 PENDAHULUAN 7
2 PROFIL PERUSAHAAN 9
2.1 Struktur Organisasi 9
2.2 Proses Bisnis PT. X 9
2.3 Kegiatan Utama PT. X 9
3 KERANGKA SISTEM MANAJEMEN MK3L 10
3.1 Acuan Normatif 10
3.2 Istilah dan Definisi 10
4 KONTEKS ORGANISASI PT. X 11
4.1 Pemahaman dan Konteks PT. X 11
4.2 Pemahaman Kebutuhan dan Harapan dari Pihak Yang Berkepentingan 11
4.3 Menentukan Ruang Lingkup Sistem Manajemen MK3L 11
4.4 Sistem Manajemen MK3L Serta Prosesnya 12
5 KEPEMIMPINAN 13
5.1 Kepemimpinan dan Komitmen 13
5.1.1 Umum 13
5.1.2 Fokus Kepada Pelanggan 14
5.2 Kebijakan 14
5.2.1 Menetapkan Kebijakan MK3L 14
5.2.2 Mengkomunikasikan Kebijakan MK3L 15
5.3 Peran Organisasi, Tanggung Jawab dan Wewenang 15
6 PERENCANAAN 16
6.1 Tindakan Untuk Mengatasi Resiko dan Peluang 16
6.1.1 Resiko dan Peluang 16
6.1.2 Identifikasi dan Penilaian Aspek Lingkungan dan Bahaya K3 17
6.1.3 Pemenuhan Kewajiban 18
6.1.4 Rencana Pelaksanaan 18
6.2 Sasaran MK3L Serta Perencanaan Untuk Mencapainya 19
6.2.1 Sasaran MK3L 19
6.2.2 Perencanaan Untuk Pencapaian Sasaran MK3L 20
MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 5 of 43

6.3 Perencanaan Terhadap Perubahan 20

7 DUKUNGAN 21
7.1 Sumber Daya 21
7.1.1 Umum 21
7.1.2 Sumber Daya Manusia 21
7.1.3 Infrastruktur 21
7.1.4 Lingkungan Untuk Operasional Proses 22
7.1.5 Sumber Daya Untuk Pemantauan dan Pengukuran 22
7.1.6 Pengetahuan Organisasi 23
7.2 Kompetensi 24
7.3 Kesadaran 24
7.4 Komunikasi 25
7.5 Informasi Terdokumentasi 25
8 OPERASI 26
8.1 Perencanaan dan Pengendalian Operasional 26
8.2 Persyaratan pada Produk dan Layanan 28
8.2.1 Komunikasi dengan Pelanggan 28
8.2.2 Penentuan Persyaratan Yang Berkaitan Dengan Produk dan Jasa 28
8.2.3 Tinjauan Persyaratan Yang Berkaitan Dengan Produk dan Jasa 29
8.3 Desain dan Pengembangan Produk 29
8.3.1 Umum 29
8.3.2 Perencanaan Desain dan Pengembangan 29
8.3.3 Masukan Desain dan Pengembangan 30
8.3.4 Pengendalian Desain dan Pengembangan 30
8.3.5 Hasil Desain dan Pengembangan 31
8.3.6 Perubahan Desain dan Pengembangan 31
8.4 Pengendalian Proses, Produk dan Layanan dari Penyedia Eksternal 32
8.4.1 Umum 32
8.4.2 Jenis dan Jangkauan Pengendalian 32
8.4.3 Informasi Untuk Penyedia Eksternal 33
8.5 Produksi dan Penyediaan Jasa 33
8.5.1 Pengendalian Produksi dan Penyediaan Jasa 33
8.5.2 Identifikasi dan Mampu Telusur 34
8.5.3 Kepemilikan Produk Milik Pelanggan atau Penyedia Eksternal 35
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 6 of 43

8.5.4 Pemeliharaan 35
8.5.5 Kegiatan Pasca Pengiriman 35
8.5.6 Pengendalian Perubahan 36
8.6 Rilis Produk 36
8.7 Pengendalian Ketidaksesuaian Produk dan Layanan 37
8.8 Kesiagaan dan Tanggap Darurat 37
9 EVALUASI KINERJA 38
9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisa dan Evaluasi 38
9.1.1 Umum 38
9.1.2 Kepuasan Pelanggan 38
9.1.3 Analisa dan Evaluasi 38
9.2 Audit Internal 39
9.3 Tinjauan Manajemen 40
9.3.1 Umum 40
9.3.2 Masukan Tinjauan Manajemen 40
9.3.3 Keluaran Tinjauan Manajemen 41
10 PENINGKATAN 41
10.1 Umum 41
10.2 Ketidaksesuaian dan Tindakan Korektif 42
10.3 Peningkatan Berkesinambungan 42
LAMPIRAN 1A 43
LAMPIRAN 1B 43
LAMPIRAN 2 43
LAMPIRAN 3 43

1 PENDAHULUAN
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 7 of 43

Sistem Manajemen Mutu, Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lingkungan (selanjutnya disebut MK3L)
dibuat dengan tujuan untuk memandu sebuah organisasi dalam mencapai suatu tujuan yang fokus
dan terarah, yaitu untuk meningkatkan efektivitas suatu proses sehingga menghasilkan produk
dengan kualitas terbaik, handal, dan kinerja yang telah terbukti secara konsisten tanpa melupakan
kewajiban untuk menyediakan lingkungan kerja yang sehat dan aman bagi seluruh pekerjanya. Selain
itu, merupakan bentuk tanggung jawab perusahaan terhadap pengelolaan dan konservasi lingkungan
sebagai salah satu pilar pembangunan lingkungan berkesinambungan.

PT X (selanjutnya disebut PT. X) akan mengimplementasikan sistem manajemen MK3L untuk

menciptakan layanan yang konsisten dan ramah lingkungan dalam penyelenggaraan kegiatan
perusahaan serta melakukan proses dokumentasi yang baik sehingga dapat memenuhi kebutuhan
pengguna dan sesuai dengan standar internasional yang dijadikan sebagai acuan. Sistem manajemen
MK3L dari PT. X dibuat dengan memenuhi standar internasional ISO 9001:2015, ISO 45001:2018 dan
ISO 14001:2015.

Manual Sistem Manajemen MK3L ini terdiri dari 10 Bab sesuai dengan pembagian klausul pada ISO
9001:2015 dan ISO 14001:2015. Setiap Bab dimulai dengan pernyataan kebijakan yang mencerminkan
kewajiban PT. X dalam menerapkan persyaratan dasar dari sistem manajemen MK3L. Setiap
pernyataan kebijakan diikuti dengan informasi spesifik mengenai metode yang digunakan dalam
mengimplementasikan persyaratan ISO 9001:2015, ISO 45001:2018 dan ISO 14001:2015.

Manual Sistem Manajemen MK3L digunakan secara internal untuk menjadi pedoman bagi karyawan
PT. X dalam menjalankan persyaratan standar ISO 9001:2015, ISO 45001:2018 dan ISO 14001:2015
yang harus dipenuhi demi menjalankan perbaikan yang berkesinambungan (continuous improvement)
untuk mencapai kepuasan stakeholder serta perlindungan terhadap lingkungan.

Manual Sistem Manajemen MK3L ini dapat juga digunakan secara eksternal untuk mengenalkan
Sistem Manajemen MK3L kepada stakeholder, tamu dan kontraktor agar dapat mengetahui bahwa
Sistem Manajemen MK3L telah diterapkan untuk mencapai peningkatan berkesinambungan
(continuous improvement) dan memenuhi kepuasan stakeholder dan perlindungan terhadap
lingkungan, karyawan, klien, subkontraktor, dan pihak ketiga.

Selain itu, manual ini juga berfungsi sebagai berikut:

— Untuk menyediakan petunjuk arah yang berhubungan dengan manajemen MK3L

— Untuk menyediakan suatu ikhtisar dan kesadaran manajemen MK3L serta relevansinya terhadap
dokuMTN-dokumen terkait

— Sebagai referensi acuan manajemen MK3L.

Manual ini berlaku untuk semua operasional PT. X yang memproduksi ... dan perbaikan / layanan jasa
purna jual … di area pabrik yang berlokasi di ….

Seluruh Departemen yang menjalankan aktivitas harus berpartisipasi dalam mendefinisikan,

mengimplementasikan, dan menjaga prosedur yang dijalankan sesuai dengan persyaratan pada
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 8 of 43

Manual Sistem Manajemen MK3L ini. Kewajiban dari seluruh karyawan adalah mengikuti prosedur,
mengimplementasikan dan meyakini kesesuaian terhadap seluruh persyaratan internal dan eksternal,
serta keefektifan proses dalam menjamin kualitas produk dalam memenuhi kepuasan pelanggan.
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 9 of 43

2 PROFIL PERUSAHAAN

2.1 Struktur Organisasi

PT. X memiliki struktur organisasi yang dapat dilihat pada Lampiran 1 (Struktur Organisasi) dengan
jumlah karyawan sekitar … orang.

Dalam pelaksanaan sistem manajemen MK3L, PT. X memiliki organisasi fungsional yang memiliki tugas
khusus dalam implementasi K3L, seperti internal auditor, P2K3, tim tanggap darurat.

Ref. Proc. : SOP-HR-07 : Struktur Organisasi, SOP-HR-08 : Fungsi, Tugas dan Tanggung Jawab

2.2 Proses Bisnis PT. X

PT. X mempunyai karyawan sekitar … orang yang berlokasi di … dan mempunyai lahan seluas … m2
dan mempunyai area pabrik seluas … m2, ditambah dengan kantor dan sarana bangunan lainnya.

PT. X merupakan industri dengan produksi … dan ….

Pemetaan proses bisnis PT. X dalam menjaga dan menghasikan produk yang berkualitas dapat dilihat
pada Lampiran 2 : Business Process Mapping dan Flowchart , yang menggambarkan interaksi antar
proses dalam memenuhi kebutuhan pelanggan, pencegahan pencemaran terhadap lingkungan, dan
hal-hal yang berhubungan dengan kesehatan dan keselamatan kerja.

2.3 Kegiatan Utama PT. X

Fungsi utama dari PT. X adalah menghasilkan produk … yang dibutuhkan oleh pelanggan baik untuk
pasar domestik maupun ekspor kebeberapa negara seperti ….

Dalam mencapai tujuannya untuk menghasilkan produk berkualitas dan memenuhi persyaratan
pelanggan serta peraturan perundang-undangan yang berlaku, PT. X menjaga kegiatan operasional
antar departemen secara konsisten dengan menetapkan Job Description (Tanggung Jawab dan
Wewenang) di setiap departemen.
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 10 of 43

3 KERANGKA SISTEM MANAJEMEN MK3L

3.1 Acuan Normatif

Standar-standar yang diterapkan adalah ISO 9001:2015 untuk Mutu, ISO 45001:2018 untuk Kesehatan
dan Keselamatan Kerja, ISO 14001:2015 untuk Lingkungan, dan juga peraturan perundangan dan
persyaratan lain yang terkait proses operasional PT. X.

3.2 Istilah dan Definisi

Istilah dan definisi yang digunakan dalam manual ini, disesuaikan dengan istilah dan definisi yang
berlaku di Standard ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 dan ISO 45001:2018.
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 11 of 43

4 KONTEKS ORGANISASI PT. X

4.1 Pemahaman dan Konteks PT. X

Dalam menjalankan tugasnya, terdapat isu internal maupun isu eksternal yang mempengaruhi
pelaksanaan operasional dan kondisi lingkungan dari PT. X.

PT. X melakukan pemantauan dan peninjauan secara periodik terkait dengan isu internal dan isu
eksternal. Kegiatan peninjauan ini dilakukan minimal 1 (satu) kali dalam setahun dan/atau sesuai
kebutuhan terhadap perubahan arah dan strategi PT. X.

Ref.Proc. : SOP-IMS-01 : Identification of Company Issues

4.2 Pemahaman Kebutuhan dan Harapan dari Pihak Yang Berkepentingan

Dalam penyediaan produk berupa ..., PT. X melaksanakan kegiatan operasional secara konsisten dalam
menghasilkan produk dengan kualitas terbaik, handal, dan kinerja yang telah terbukti dalam
memastikan keefektifan proses sesuai best practices dan standar internasional untuk memenuhi
harapan stakeholders dan peraturan perundang-undangan serta persyaratan terkait MK3L dalam
mendukung pencapaian visi PT . X.

Ref. Proc. : SOP-IMS-02 : Identification of Needs & Expectation of Interested Parties

4.3 Menentukan Ruang Lingkup Sistem Manajemen MK3L

PT. X menetapkan dan menerapkan sistem manajemen MK3L sesuai seluruh requirement ISO
9001:2015, ISO 14001:2015 & ISO 45001:2018 untuk semua operasional PT. X yang memproduksi ...
dan perbaikan / layanan jasa purna jual … di area pabrik yang berlokasi di …, dengan batas-batas fisik
sebagai berikut ;

Timur : Lahan pekarangan PT. ..

Barat : Lahan pekarangan PT. …

Utara : Bangunan PT. …

Selatan : Jalan utama kawasan industri ….

 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 12 of 43

4.4 Sistem Manajemen MK3L Serta Prosesnya

4.4.1 PT. X menetapkan, menerapkan, memelihara dan terus meningkatkan sistem manajemen
MK3L, termasuk proses yang diperlukan dan interaksi mereka, sesuai persyaratan standar
internasional ini.

PT. X menentukan proses yang dibutuhkan dalam sistem manajemen MK3L dan aplikasinya serta
harus:

a) Menentukan inputan yang diperlukan dan output yang diharapkan dari proses-proses ini. Hal ini
sudah ditetapkan pada beberapa prosedur dan instruksi kerja pada Departemen / Bagian.
b) Menentukan urutan dan interaksi antar proses.
(Lamp. 2 : Business Process Mapping dan Lamp. 3 : Life Cycle Perspective Matrix.
c) Menentukan dan menerapkan kriteria dan metode (termasuk: memantau, mengukur dan yang
berkaitan dengan indikator kinerja) yang dibutuhkan untuk memastikan kegiatan keefektifan
operasional dan pengendalian terhadap proses-proses tersebut.
d) Menentukan sumber daya yang dibutuhkan oleh proses dan memastikan ketersediaannya.
e) Menetapkan tanggung jawab dan wewenang terkait proses. Hal ini dapat dilihat pada Job
Description masing-masing karyawan.
f) Mengatasi risiko dan peluang yang ditentukan sesuai dengan persyaratan (Lihat QHSE Risk &
Opportunity AFSASessment di setiap departemen).
g) Mengevaluasi proses-proses dan menerapkan perubahan yang dibutuhkan untuk memastikan
proses ini mencapai hasil yang diinginkan.
h) Meningkatkan proses-proses secara efektif.
Perusahaan memiliki kewenangan penuh dan tanggungjawab untuk mengintegrasikan persyaratan
Sistem Manajemen Mutu, Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lingkungan dalam kegiatan bisnis
perusahaan dengan memperhatikan life cycle perspective, pada kegiatan desain dan pengembangan,
produksi, manajemen sumber daya, juga sales dan marketing seperti terlihat pada LCP matrix.

See Lamp.3 : Life Cycle Perspective Matrix

4.4.2 PT. X juga memelihara informasi terdokumentasi untuk mendukung kegiatan proses
operasional dalam rangka memberikan hasil yang sesuai dengan yang direncanakan.
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 13 of 43

5 KEPEMIMPINAN

5.1 Kepemimpinan dan Komitmen

5.1.1 Umum

Komitmen Presiden Direktur PT. X adalah memastikan penyusunan dan penerapan sistem manajemen
MK3L serta efektifitas perbaikan yang berkesinambungan melalui;
a) Komunikasi dan sosialisasi kepada karyawan PT. X mengenai pentingnya memenuhi persyaratan,
ketentuan dan kebutuhan pelanggan serta peraturan dan persyaratan lain terkait lingkungan
melalui berbagai jenis meeting;
b) Menerapkan kebijakan MK3L;
c) Memastikan sasaran MK3L ditetapkan, seperti KPI dan OTP;
d) Memastikan pencapaian sistem manajemen MK3L sesuai yang diharapkan;
e) Melakukan tinjauan manajemen;
f) Memastikan tanggung jawab dan wewenang melalui job desc dan surat penunjukan;
g) Memastikan tersedianya sumber daya baik manusia maupun infrastruktur;
h) Memastikan bahwa integrasi persyaratan sistem manajemen MK3L sesuai dengan proses bisnis
PT. X;
i) Memastikan penggunaan pendekatan proses dan pendekatan kajian berbasis risiko;
j) Melibatkan, mengarahkan dan mendukung karyawan yang berkontribusi dalam pemenuhan
efektivitas sistem manajemen mutu;
k) Memastikan peningkatan berkesinambungan di PT. X meliputi peningkatan pengendalian dan
layanan operasional, sumber daya, dan lain-lain;
l) Mendukung proses manajemen relevan yang lainnya untuk menunjukan kepemimpinan yang
sesuai dengan batas kewenangan yang dapat dipertanggungjawabkan.
Manajemen Puncak menunjuk Perwakilan Manajemen (Manajemen Representative), dengan
tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut:
a) Membantu manajemen puncak dalam memastikan proses yang dibutuhkan untuk menjalankan
sistem manajemen MK3L sudah ditetapkan dan diimplementasikan;
b) Memberikan laporan kepada Manajemen Puncak mengenai performa / kinerja dari sistem
manajemen MK3L, serta memberikan usulan perbaikan;
c) Menyebarkan dan menekankan pentingnya kebutuhan stakeholder dan pihak terkait dalam PT. X;
d) Melakukan kegiatan sesuai instruksi manajemen puncak dalam mendukung implementasi sistem
manajemen MK3L.
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 14 of 43

5.1.2 Fokus Kepada Pelanggan

Identifikasi kebutuhan stakeholder saat ini maupun yang akan datang dilakukan dengan tujuan
memenuhi persyaratan stakeholder sehingga dapat memenuhi atau bahkan melebihi ekspektasi
stakeholder tersebut. Manajemen puncak memastikan bahwa kebutuhan stakeholder dimengerti dan
dipenuhi melalui pelaksanaan penetapan dan evaluasi tujuan yang berkaitan dengan kepuasan
stakeholder pada rapat koordinasi PT. X.

Manajemen puncak harus berkomitmen dalam hal fokus kepada pelanggan dengan memastikan
bahwa:

a) Persyaratan pelanggan dan undang-undang yang berlaku serta persyaratan peraturan telah
ditentukan, dipahami, dan diimplementasikan secara konsisten;

b) Risiko dan peluang yang dapat mempengaruhi kesesuaian produk dan layanan serta
kemampuannya untuk meningkatkan kepuasan Pelanggan ditentukan dan diidentifikasi;

c) Fokus dalam meningkatkan kepuasan pelanggan dipertahankan.

5.2 Kebijakan

5.2.1 Menetapkan Kebijakan MK3L

Manajemen Puncak PT. X menetapkan, mengimplementasikan dan memelihara kebijakan MK3L yang
didasarkan pada tujuan organisasi, dan meninjau keefektifannya sesuai dengan perubahan rencana
strategis PT. X.

Kebijakan MK3L akan ditinjau ulang minimal 1 kali dalam setahun dan/atau disesuaikan dengan
adanya perubahan arah dan strategi PT. X.

Kebijakan MK3L PT. X ditetapkan sebagai berikut:

PT. X adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur ... yang
berorientasi kepada kepuasan pelanggan dan berkomitmen pada:
— perlindungan terhadap lingkungan terutama mencegah pencemaran air, udara,
maupun tanah, dan penyelenggaraan bisnis operasional yang aman terhadap
kesehatan dan keselamatan pekerja melalui pencegahan Kecelakaan Akibat
Kerja dan Penyakit Akibat Kerja,
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 15 of 43

— pemenuhan kewajiban terhadap peraturan perundangan dan persyaratan lain

terkait Mutu, Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lingkungan yang relevan
dengan perusahaan,
— peningkatan kinerja sistem manajemen Mutu, Kesehatan, Keselamatan Kerja
dan Lingkungan secara berkesinambungan sesuai dengan standar ISO
9001:2015, ISO 45001:2018 dan ISO 14001:2015, dan
— implementasi program terkait lingkungan, terutama pengelolaan material dan
limbah B3.

5.2.2 Mengkomunikasikan Kebijakan MK3L

PT. X akan melakukan komunikasi mengenai kebijakan MK3L yang telah ditetapkan agar dapat
dipahami dan diterapkan serta tersedia bagi pihak yang berkepentingan sehingga konsisten dalam
pelaksanaan sistem manajemen MK3L dan terhindar dari resiko reputasi serta kerusakan lingkungan.

Kebijakan MK3L dikomunikasikan oleh PT. X dengan cara:

a) Sharing knowledge melalui pertemuan yang dilakukan karyawan;

b) Membuat bahan-bahan yang mudah diingat dan dibaca, misalnya banner, visitor card, website;

c) Rapat koordinasi internal PT. X, misalnya rapat pelaksanaan tinjauan manajemen dan rapat audit
internal.

5.3 Peran Organisasi, Tanggung Jawab dan Wewenang

Manajemen Puncak menetapkan tanggung jawab dan wewenang untuk :

a) Memastikan sistem manajemen MK3L sesuai dengan persyaratan standar internasional;

b) Memastikan bahwa proses yang dilakukan sesuai dengan hasil yang diinginkan;

c) Melaporkan kinerja sistem manajemen MK3L dan peluang untuk peningkatan perbaikan
khususnya pada manajemen puncak;

d) Memastikan fokus pada pelanggan dikomunikasikan di dalam PT. X.

e) Memastikan bahwa sistem manajemen MK3L terintegrasi serta terpelihara ketika terjadi
perubahan sistem manajemen Mutu, Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lingkungan yang telah
direncanakan dan diimplementasikan.
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 16 of 43

Peran karyawan PT. X serta tanggung jawab dan wewenang sudah diatur dan ditetapkan pada Job
Description masing-masing karyawan baik struktural maupun fungsional.

PT. X melalui pimpinan departemen HR menetapkan, mendokumentasikan dan mengkomunikasikan

peran, tanggung jawab dan kewenangan setiap orang yang terlibat dalam penerapan, pengendalian
dan perbaikan sistem manajemen MK3L.

6 PERENCANAAN

6.1 Tindakan Untuk Mengatasi Resiko dan Peluang

6.1.1 Resiko dan Peluang

Dalam merencanakan sistem manajemen MK3L, PT. X harus mempertimbangkan dan mengkaji isu
internal dan eksternal sebagaimana dimaksud dalam pasal 4.1 dan pasal 4.2 di atas, serta menentukan
risiko dan peluang yang perlu diidentifikasi untuk;

a) Memberikan jaminan bahwa sistem manajemen Mutu, Kesehatan, Keselamatan Kerja dan
Lingkungan dapat mencapai hasil yang diinginkan;

b) Meningkatkan efek yang diinginkan;

c) Mencegah dan mengurangi efek yang tidak diinginkan;

d) Mencapai peningkatan yang diinginkan

Risiko dan peluang dapat terkait dengan isu yang teridentifikasi (4.1), harapan dan kebutuhan pihak
berkepentingan (4.2), aspek lingkungan (6.1.2) dan pemenuhan kewajiban (6.1.3). PT. X
merencanakan tindakan untuk mengidentifikasi risiko-risiko dan peluang yang ada dengan cara;

a) Melakukan tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang;

b) Mengintegrasikan dan menerapkan tindakan ke dalam proses sistem manajemen mutu (sesuai
dengan pasal 4.4.);

c) Mengevaluasi keefektifan tindakan.

Ref Proc. : SOP-IMS-03 : Identification of Risks and Opportunities; Form FORM-IMS-0301: Form Risk
and Opportunity Register; FORM-HSE-0101 Form HSE Aspect and Hazard Identification; Form FORM-
HSE-0901 Form Evaluation of Compliance for Legal and other requirement

6.1.2 Identifikasi dan Penilaian Aspek Lingkungan dan Bahaya K3

 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 17 of 43

PT. X menetapkan, menerapkan, mendokumentasikan dan memelihara prosedur untuk melakukan

identifikasi aspek Lingkungan, bahaya K3 dan pengendalian dampak lingkungan dan bahaya K3 dengan
memperhatikan life cycle perspective. Identifikasi dilakukan terhadap aspek lingkungan dan bahaya K3
yang memiliki dampak merugikan maupun dampak menguntungkan bagi lingkungan dan perusahaan.

Pimpinan departemen terkait melakukan identifikasi aspek lingkungan dan penilaian dampak
lingkungan dan bahaya K3. Kemudian menetapkan langkah pengendalian dampak lingkungan dan
bahaya K3, terhadap kegiatan rutin, non rutin, abnormal, serta kondisi kedaruratan, yang melibatkan
peralatan dan produk yang dihasilkan PT. X atau berhubungan dengan isu internal dan eksternal serta
seluruh pekerja, mencakup karyawan, pelanggan, kontraktor dan tamu.

Dalam proses identifikasi aspek lingkungan serta penilaian dampak lingkungan dan bahaya K3, PT. X
menetapkan penggunaan metode tertentu (Semi-quantitative) dengan mempertimbangkan;

a) Ruang lingkup, skala alamiah dan waktu dengan lebih mengutamakan tindakan proaktif daripada
reaktif.

b) Life cycle perspective mempertimbangkan aspek lingkungan saat mendapatkan raw material
sampai pengelolaan akhir produk.

c) Menyediakan masukan untuk penentuan persyaratan fasilitas, identifikasi kompetensi dan

pengendalian operasional.

d) Menyediakan masukan untuk meningkatkan dampak positif yang didapat dari berbagai
pengelolaan aspek lingkungan positif/peluang (opportunity)

e) Melakukan pemantauan terhadap tindakan yang diambil dan memastikan efektifitasnya dan
menentukan waktu penerapannya.

Hasil identifikasi aspek lingkungan, penilaian dan pengendalian dampak lingkungan harus
dikomunikasikan kepada pimpinan departemen dan Management Representative sebelum diterapkan
untuk kemudian didokumentasikan sebagai arsip oleh departemen terkait dan lingkungan dipelihara
serta diperbaharui sesuai keadaan sebenarnya.

Pimpinan departemen terkait harus meninjau kembali atau melakukan identifikasi dan penilaian serta
pengendalian dampak K3L jika:

a) Terjadi perubahan terhadap aktifitas, fasilitas (mesin, peralatan, dll), produk dan jasa sesuai
dengan SOP Manajemen Perubahan

b) Terdapat aktifitas, fasilitas (mesin, peralatan, dll), produk dan jasa yang baru.

c) Selama 1 (satu) tahun tidak terjadi perubahan.

Aspek Lingkungan dan bahaya K3 dipastikan akan dipertimbangkan dalam penetapan dan penerapan
sasaran dan program PT. X.
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 18 of 43

Ref Proc. : SOP-IMS-03 : Identification of Risk and Opportunities; SOP-HSE-01 HSE Aspect and Hazard
Identification Procedure; SOP-HSE-02 HSE Significant Risk Control Procedure; FORM-HSE-0101 Form
HSE Aspect and Hazard Identification; FORM-HSE-0201 Form Objective, target & program

6.1.3 Pemenuhan Kewajiban

PT. X menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi dan menilai
pemenuhan terhadap peraturan perundangan dan persyaratan lainnya yang terkait MK3L dengan
kegiatan PT. X.
PT. X mengidentifikasi dan menilai peraturan perundang-undangan dan persyaratan lainnya yang
berlaku dan mengevaluasi keterkaitan persyaratan tersebut dengan aspek lingkungan, kegiatan,
produk, jasa dan fasilitas PT. X.

PT. X memastikan bahwa peraturan perundang-undangan dan persyaratan lainnya yang terkait, telah
dipertimbangkan dalam penetapan, penerapan dan pemeliharaan Sistem Manajemen MK3L.

PT. X mengkomunikasikan peraturan perundang-undangan dan persyaratan lainnya yang berlaku dan
terkait kepada karyawan dan pihak yang berkepentingan yang terkait.

Ref.Proc. : SOP-HSE-19 :HSE Identification and Evaluation of Compliance Procedure; FORM-HSE-0901

Form Evaluation of compliance for legal and other requirements

6.1.4 Rencana Pelaksanaan

PT. X melalui pimpinan perusahaan dan Management Representative akan menetapkan rencana
pelaksanaan / program lingkungan yang terdokumentasi untuk setiap departemen. Pimpinan
departemen terkait dan MR menerapkan dan memelihara rencana pelaksanaan / program
berdasarkan tujuan dan sasaran tersebut. Rencana pelaksanaan / program dapat secara langsung
ditujukan pada Sistem Manajemen MK3L maupun terintegrasi ke dalam proses bisnis atau sistem
manajemen lain dalam lingkup PT. X melalui penetapan program MK3L.

Dalam penetapan rencana pelaksanaan / program MK3L, pimpinan departemen terkait dan MR PT. X
akan mempertimbangkan hal-hal berikut;

a) Pencegahan penyakit akibat kerja, kecelakaan akibat kerja dan risiko K3 yang tidak dapat diterima;

b) Pencegahan pencemaran lingkungan dan aspek Lingkungan yang signifikan;

c) Ketaatan kepada peraturan perundang-undangan dan persyaratan lainnya;

 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 19 of 43

d) Risiko dan peluang yang teridentifikasi;

e) Teknologi yang tersedia, keuangan perusahaan dan operasional, serta pandangan pihak yang
berkepentingan.

Pimpinan perusahaan dan Management Representative melaksanakan evaluasi terhadap keefektifan

rencana pelaksanaan atau program yang dilakukan secara periodik.

PT. X telah menetapkan, membuat dan melaksanakan Program MK3L untuk mencapai Tujuan dan
Sasaran. Program MK3L tersebut mencakup:

a) Tujuan dan Sasaran Mutu & K3.

b) Tahapan kegiatan untuk mencapai Tujuan dan Sasaran.

c) Penanggung jawab pencapaian Sasaran, Batas waktu pencapaian.

PT. X melaksanakan pemantauan dan pengukuran terhadap kemajuan tujuan, sasaran dan program
MK3L.

Ref Proc. : SOP-HSE-02 HSE Significant Risk Control Procedure; FORM-IMS-03 Identification of Risk
and Opportunities; FORM-HSE-0201 Form Objective, Target & Program; FORM-IMS-0301 Risk and
Opportunity Register

6.2 Sasaran MK3L Serta Perencanaan Untuk Mencapainya

6.2.1 Sasaran MK3L

PT. X menetapkan sasaran MK3L pada fungsi, level, dan proses yang relevan yang dibutuhkan dalam
sistem manajemen MK3L. Penetapan sasaran MK3L ini harus :

a) Konsisten dengan kebijakan MK3L; Dapat diukur, Memperhatikan persyaratan yang berlaku;

b) Relevan dengan kesesuaian produk dan layanan dalam meningkatkan kepuasan pelanggan;

c) Dapat dimonitor, Dikomunikasikan;

d) Diperbaharui sesuai dengan kebutuhan.

Ref.Proc.: SOP-IMS-04 Setting and Monitoring of QHSE Objective and Target; FORM-IMS-0401 List of
QHSE Objective and Target; FORM-IMS-0402 Company’s QHSE Objective and Targets Monitoring

6.2.2 Perencanaan Untuk Pencapaian Sasaran MK3L

 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 20 of 43

Dalam merencanakan sasaran MK3L, PT. X menentukan;

a) Apa yang harus dilakukan;

b) Sumber daya apa yang diperlukan;

c) Siapa yang bertanggung jawab;

d) Kapan akan diselesaikan;

e) Bagaimana hasil sasaran MK3L akan dievaluasi.

Ref.Proc.: SOP-IMS-04 Setting and Monitoring of QHSE Objective and Target; FORM-IMS-0401 List of
QHSE Objective and Target; FORM-IMS-0402 Company’s QHSE Objective and Targets Monitoring

6.3 Perencanaan Terhadap Perubahan

Sistem Manajemen MK3L akan dievaluasi dan diubah sesuai kebutuhan dengan memperhatikan hal-
hal sebagai berikut;

a) Tujuan dari perubahan dan potensi konsekuensi dari perubahan tersebut;

b) Integritas sistem manajemen MK3L;

c) Ketersediaan sumber daya;

d) Pengalokasian atau re-alokasi / perubahan dari tanggung jawab dan wewenang.

Ketika PT. X menetapkan perubahan yang dibutuhkan dalam sistem manajemen MK3L, perubahan
tersebut harus dilakukan secara terencana.

Ref.Proc. : SOP-IMS-05 : Proc. Management of Change

7 DUKUNGAN

7.1 Sumber Daya

7.1.1 Umum

Pada saat penyusunan dan perencanaan program kerja setiap awal tahun, manajemen akan
menentukan dan memastikan bahwa sumber daya yang dibutuhkan tersedia, baik berupa sumber
daya manusia, infrastuktur, teknologi, finansial maupun sumber daya lingkungan, baik yang tersedia
secara internal maupun eksternal (outsource) dalam rangka menjalankan proses bisnis dan sistem
manajemen MK3L. Penyediaan sumber daya juga harus sejalan dengan kebutuhan dari stakeholder.
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 21 of 43

7.1.2 Sumber Daya Manusia

PT. X hanya melakukan usulan penghitungan kebutuhan sumber daya manusia yang didasari antara
lain adanya perubahan struktur organisasi, perubahan proses kerja operasional. Usulan penghitungan
kebutuhan sumber daya manusia tersebut akan diteruskan kepada Departemen HR. Sedangkan
pelaksanaan dan persetujuan terkait usulan tersebut akan dilakukan oleh Departemen HR.

Ref.Proc. : SOP-HR-01 : Employment Process

7.1.3 Infrastruktur

Untuk kebutuhan infrastruktur IT, Departemen IT menetapkan, menyediakan dan memelihara

infrastruktur yang diperlukan untuk proses operasional dan dalam mencapai kesesuaian produk dan
layanan misalnya: Sistem Server, Sistem Back-Up Data, dan lain-lainnya.

Ref. Proc.: SOP-ICT-01 Request for New Hardware or Software; SOP-ICT-02 IT Helpdesk Procedure;
SOP-ICT-03 Receiving Hardware

Untuk kebutuhan infrastruktur mesin dan alat kebutuhan operasional proses produksi, Departemen
Produksi dan ME menetapkan, menyediakan dan memelihara infrastruktur sarana dan prasarana yang
diperlukan untuk proses pengendalian operasional dan pemeliharaan lingkungan, meliputi: mesin
produksi, dan lain-lainnya. Kebutuhan akan peralatan produksi telah ditetapkan di dalam anggaran.
Departemen ME bertanggung jawab terhadap pemeliharaan mesin-mesin dan bangunan.

Ref.Proc.: SOP-MTN-01: Preventive Maintenance, SOP-MTN-02: Work AFSASignment, SOP-MTN-03:

Request & order of new equipment and facilities; SOP-MTN-06 Facility Maintenance

Departemen GA bertanggung jawab dalam pengurusan perijinan dan pengelolaan kebersihan

lingkungan luar pabrik. Pengamanan area kerja yang meliputi pengamanan mesin / pengamanan
kendaraan / pengamanan instalasi, utility dan fasilitas kerja juga dibawah kendali Departemen GA

Ref. Proc.: SOP-MTN-06 Facility Maintenance

7.1.4 Lingkungan Untuk Operasional Proses

Lingkungan kerja yang aman serta sesuai untuk mencapai kesesuaian produk atau layanan dikelola
oleh PT. X. Kebutuhan akan lingkungan kerja yang sesuai tersebut ditentukan pada saat perencanaan
MK3L dan akan dievaluasi kesesuaiannya untuk area di bawah ini:

a) Kondisi lingkungan kerja sesuai regulasi K3L dipastikan secara berkala oleh Departemen HSE

Ref. Proc.: SOP-HSE-04 Monitoring & Measuring process

b) Kondisi lingkungan ruang server dikelola oleh Deprtemen IT

 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 22 of 43

c) Kondisi lingkungan ruangan lainnya dikelola sesuai dengan kebutuhan departemen masing-
masing.

PT. X bekerjasama dengan laboratorium lingkungan dan jasa sekuriti (pihak ke-3) untuk pengamanan
akses dan pengecekan berkala kondisi suhu ruangan produksi yang sesuai bagi pelaksanaan
operasional.
Kondisi suhu ruangan operasional/produksi/laboratorium dipantau dan dipelihara oleh Departemen
GA yang menggunakan jasa pihak ke-3 (laboratorium lingkungan) dan dilaporkan secara tertulis
kepada Dinas Lingkungan Hidup dalam laporan Rencana Kelola Lingkungan (RKL) dan Rencana Pantau
Lingkungan (RPL) secara periodik setiap 6 (enam) bulan sekali.

7.1.5 Sumber Daya Untuk Pemantauan dan Pengukuran

7.1.5.1 Umum

PT. X menentukan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk memastikan hasil yang valid
dan dapat diandalkan ketika pemantauan atau pengukuran digunakan untuk memverifikasi kesesuaian
antara produk dan jasa dengan persyaratan.

PT. X memastikan bahwa sumber daya yang disediakan:

a) Sesuai untuk jenis kegiatan pemantauan dan pengukuran yang dilakukan;

b) Dipelihara untuk memastikan kecocokan yang berkelanjutan terhadap tujuannya.

PT. X menyimpan informasi terdokumentasi sebagai bukti kesesuaian untuk keperluan sumber daya
pemantauan dan pengukuran.

7.1.5.2 Ketertelusuran Pengukuran

Ketelusuran pengukuran dipersyaratkan oleh PT. X untuk memastikan validitas hasil pengukuran. Oleh
sebab itu alat ukur harus;

a) Dikalibrasi atau diverivikasi, atau keduanya, pada selang waktu tertentu, atau sebelum digunakan,
terhadap penelusuran standar pengukuran ke standar pengukuran internasional atau nasional.
Ketika standar-standar tersebut tidak tersedia, dasar yang dipakai untuk kalibrasi atau verifikasi
harus disimpan sebagai informasi terdokumentasi;

b) Teridentifikasi untuk menentukan status kalibrasi alat ukur;

c) Dilindungi dari penyetelan, kerusakan atau penurunan fungsional yang akan menyebabkan tidak
validnya status kalibrasi dan hasil pengukuran berikutnya.

PT X melakukan kalibrasi internal serta kalibrasi eksternal dengan meminta bantuan pihak ketiga yang
tertelusur, bagi alat-alat ukur di Quality Dept., Production Dept., Maintenance Dept., After Sales
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 23 of 43

Service Div. dan Dept. HSE. Setiap departemen yang menggunakan jasa kalibrator atau jasa
pengukuran eksternal memastikan status kalibrasi untuk alat ukur yang digunakan.

Ref.Proc. : SOP-QUALITY-13 Control system for measuring equipment; WI-PRD-GN03 Kalibrasi Roll
Meter, WI-PRD-GN04 Kalibrasi Circometer; WI-PRD-GN05 Kalibrasi Micrometer; WI-PRD-GN06
Kalibrasi Vernier Caliper, SOP-HSE-04 Monitoring and Measurement Procedure

7.1.6 Pengetahuan Organisasi

PT. X melakukan proses sharing / transfer knowledge terkait proses operasional agar ilmu
pengetahuan dapat diketahui, dipahami, dimengerti seluruh karyawan di PT. X.

Proses sharing / transfer knowledge dapat dilaksanakan melalui :

a) Communication meeting.

b) Rapat koordinasi PT. X misalnya : Rapat pelaksanaan tinjauan manajemen, kegiatan audit internal.

c) Rapat internal departemen.

d) Safety talk.

e) Ketersediaan server sebagai sarana penyimpanan pengetahuan organisasi.

7.2 Kompetensi

Kepala Departemen HR bersama-sama dengan atasan dari setiap departemen bertanggung jawab
untuk memastikan bahwa setiap orang yang pekerjaannya mempengaruhi aspek / kinerja lingkungan
serta terkait dalam penerapan, pengendalian dan perbaikan Sistem Manajemen MK3L harus memiliki
kompetensi yang dipersyaratkan untuk peran, tanggung jawab dan kewenangan yang ditetapkan.
Setiap karyawan harus memiliki kompetensi yang sesuai dalam pengendalian operasional K3L, dan
pencegahan dan penanganan kedaruratan sesuai perannya.
Departemen HR memelihara standar kompetensi karyawan, gap penilaian kompetensi karyawan,
tindak lanjut pemenuhan gap kompetensi (misalnya: pelatihan, sertifikasi,dll), dan evaluasi keefektifan
pelatihan. Departemen HR menjalankan tindak lanjut pemenuhan gap kompetensi (pelatihan,dll) yang
didapat dari hasil penilaian kompetensi karyawan.

Ref.Proc. : SOP-HR-02 Orientation Training; SOP-HR-03 Training Process; SOP-HR-04 Performance

Appraisal;

7.3 Kesadaran
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 24 of 43

PT. X memastikan kesadaran (awareness) karyawan dalam memastikan kesesuaian produk dan
layanan serta pengendalian MK3L dengan berbagai cara, seperti:

a) Sharing internal PT. X

b) Rapat koordinasi internal PT. X, misalnya rapat tinjauan manajemen, kegiatan audit internal
c) Safety Talk
d) Multimedia, dll
Dan kepedulian ini dilakukan PT. X dengan tujuan untuk melihat pemahaman karyawan mengenai:

a) Kebijakan MK3L;

b) Sasaran MK3L yang relevan;

c) Keterlibatan personil secara efektif dalam sistem manajemen MK3L;

d) Dampak ketidaksesuaian yang ditimbulkan terkait persyaratan sistem manajemen MK3L yang
telah dilakukan.

Penanaman kesadaran diharapkan terbangun dengan pelaksanaan yang konsisten pada komunikasi,
partisipasi dan konsultasi K3, serta kegiatan sistem lainnya.

7.4 Komunikasi, Partisipasi dan Konsultasi

PT. X melakukan kegiatan komunikasi secara internal dan eksternal.

Kegiatan komunikasi secara internal adalah sebagai berikut:

a) Sharing internal PT. X

b) Rapat koordinasi internal PT. X , misalnya rapat tinjauan manajemen, kegiatan audit internal,
communication meeting

c) Safety talk

Kegiatan komunikasi secara eksternal adalah sebagai berikut:

a) Dengan melalui media komunikasi melalui email, telepon, fax dalam kaitannya komunikasi dengan
pelanggan;

b) Dengan melalui surat menyurat (misalnya surat masuk-surat keluar, nota dinas, memo) dengan
pelanggan (Satuan unit kerja terkait, Pelanggan).

c) Diundang untuk menjelaskan perubahan system management yang terjadi dan menandatangani
surat keterangan bahwa telah memahami.
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 25 of 43

d) Melalui media apapun untuk komunikasi eksternal dengan pihak berkepentingan, termasuk
penanganan komplain.

Dalam hal partisipasi, manajemen memberikan keleluasaan kepada setiap karyawan yang ingin
berpartisipasi dalam perencanaan, penerapan, pemeliharaan dan peningkatan sistem manajemen
MK3L yang ada. Bentuk partisipasi yang mana karyawan bisa terlibat adalah dalam hal namun tidak
terbatas pada pelaporan bahaya yang ada ditempat kerja, pelaporan kecelakaan, saran perbaikan dan
peningkatan sedangkan terkait dengan konsultasi, pihak manajemen menyediakan mekanisme yang
jelas terkait dengan masalah ini yaitu dengan langsung berkomunikasi kepada atasan terkait dengan
hal-hal MK3L ataupun melalui pertemuan-pertemuan rutin yang dilakukan oleh manajemen.

Ref. Proc.: SOP-IMS-06 Communication, Consultation and Participation; SOP-HSE-07 Visitor Control
Procedure; FORM-HSE-1502 Form HSE Induction for Contractor; SOP-AFSAS-01 Product Complaints;
SOP-AFSAS-02 Service complaint

7.5 Informasi Terdokumentasi

PT. X menetapkan informasi terdokumentasi secara internal dan ekternal yang meliputi:

a. Pernyataan (kebijakan, sasaran) MK3L;

b. Manual Sistem Manajemen MK3L;

c. Prosedur kerja;

d. Dokumen pendukung misalnya instruksi kerja, form, ceklist, standar-standar (bila ada);

e. Dokumen penunjang eksternal;

f. Rekaman atau catatan MK3L sebagai bukti hasil kegiatan kerja atau aktivitas.

PT. X mengidentifikasi kecukupan informasi terdokumentasi yang diperlukan dalam memastikan

kesesuaian produk dan layanan.

PT. X melalui MR dan Pengendali Dokumen menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur
untuk mengidentifikasi, menyimpan, melindungi, mengambil, mendokumentasi dan memusnahkan
catatan.

PT. X melalui MR dan Pengendali Dokumen harus meyakinkan bahwa catatan dapat terbaca,
teridentifikasi dan terlacak sesuai kegiatan terkait, dan ditentukan masa penyimpanannya dan dijaga
terhadap kerusakan atau kehilangan.

Ref.Proc.: SOP-IMS-07 Document Control; SOP-IMS-08 Record Control; SOP-DSG-03 Identification of

Files for Predesign Drawing; SOP-DSG-14 Registering and archiving technical file during order
processing;
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 26 of 43

8 OPERASI

8.1 Perencanaan dan Pengendalian Operasional

PT. X merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan proses yang diperlukan untuk memenuhi
persyaratan dengan cara:

a) menetapkan kriteria untuk proses;

b) melaksanakan pengendalian proses sesuai dengan kriteria, dan

c) mendokumentasikan informasi sejauh yang diperlukan untuk memiliki keyakinan bahwa proses
telah dilakukan seperti yang direncanakan.

Semua kegiatan operasional yang teridentifikasi memberi dampak terhadap MK3L, dan sejalan dengan
kebijakan, tujuan sasaran dan program perusahaan, harus dikendalikan serta dipelihara
pengendaliannya dengan memperhatikan life cycle perspective.

Potensi bahaya dan risiko K3 dikendalikan melalui perangkat Pengendalian Operasional dengan
menetapkan kondisi dan kriteria operasi, serta memperhatikan setiap aktivitas kegiatan pekerjaan
yang dilakukan.

Kegiatan yang perlu dikendalikan adalah mulai dari proses desain dan pengembangan, penerimaan
bahan baku / bahan penunjang, proses produksi termasuk yang terkait dengan pekerja luar
(kontraktor) beserta alat bantunya, transportasi dan pengiriman, penanganan akhir produk,
pengelolaan limbah dan pengendalian pencemaran. Bentuk pengendalian yang dilakukan untuk
aktivitas yang dilakukan di luar perusahaan akan dilakukan sesuai kemampuan perusahaan.

Kepala departemen terkait, mengidentifikasi dan merencanakan operasi berdasarkan hasil identifikasi
resiko dan peluang MK3L penting dengan cara:

a) Menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengendalikan proses / kegiatan agar
tidak terjadi situasi yang tidak sesuai atau penyimpangan dari kebijakan, tujuan dan sasaran
lingkungan.

b) Menetapkan kriteria operasi dalam prosedur.

c) Menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur yang diperlukan terhadap barang, jasa dan
mengkomunikasikan prosedur serta persyaratan yang berlaku kepada pemasok dan kontraktor.

Pengendalian operasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari kegiatan dan operasi rutin
perusahaan, termasuk kepada pemasok dan kontraktor perusahaan. Perusahaan merencanakan
kegiatan tersebut, termasuk pemeliharaan untuk memastikan bahwa setiap kegiatan tersebut
dilaksanakan dengan:
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 27 of 43

a) Pengendalian operasi yang berlaku untuk perusahaan dan kegiatannya; perusahaan harus
memadukan pengendalian operasi ke dalam Sistem Manajemen MK3L.

b) Pengendalian yang berhubungan dengan barang dan jasa yang dibeli.

c) Pengendalian yang berhubungan dengan kontraktor dan pengunjung ke tempat kerja.

d) Prosedur terdokumentasi yang mencakup situasi yang apabila tidak ada akan menyebabkan
penyimpangan dari kebijakan dan tujuan MK3L.

e) Kriteria operasi yang ditetapkan, apabila tidak ada, dapat menyebabkan penyimpangan dari
kebijakan dan tujuan MK3L.

Ref.Proc.: SOP-QUALITY-01 Standard Inspection and Test Procedure; SOP-SAL-04 Drawing Up

Inspection and Test Plan; SOP-HSE-03 Waste Handling Procedure; SOP-HSE-05 Chemical Handling
Procedure; SOP-HSE-06 Safe Work Permit Procedure; SOP-HSE-07 Visitor Control Procedure; SOP-
HSE-11 HSE PPE Control Procedure; SOP-HSE-13 HSE Control Operational Procedure; SOP-HSE-14
HSE Working at Height Procedure; SOP-HSE-15 Contractor Control Procedure

8.2 Persyaratan pada Produk dan Layanan

8.2.1 Komunikasi dengan Pelanggan

PT. X melakukan komunikasi eksternal dengan pelanggan dengan tujuan agar mendapatkan informasi
terbaru terkait peraturan dan ketentuan, resiko, perbaikan proses produksi, produk yang mudah
dipahami oleh pelanggan.

Kegiatan komunikasi eksternal mengenai pelayanan kepada pelanggan dapat dilakukan dengan
beberapa cara yaitu:

a) Sosialisasi dan edukasi dengan pelanggan mengenai produk yang ditawarkan.

b) Dengan melalui surat menyurat (misalnya surat masuk-surat keluar, nota dinas, memo) dengan
pelanggan.

Kegiatan komunikasi eksternal dengan Pelanggan dapat berisikan :

a) Umpan balik pelanggan meliputi konfirmasi, tanya jawab, keluhan pelanggan.

b) Pengendalian barang milik pelanggan (bila ada).

c) Informasi mengenai persyaratan peraturan perundang-undangan (bila ada).

 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 28 of 43

Ref.Proc. : SOP-SAL-01 : Processing of quotation & SOP-SAL-02 : Processing of incoming order; SOP-
AFSAS-01 Product Complaint; SOP-AFSAS-02 Service Complaints; SOP-IMS-02 Identification of Needs
& Expectation of Interested Parties

8.2.2 Penentuan Persyaratan Yang Berkaitan Dengan Produk dan Jasa

Persyaratan yang dibutuhkan oleh pelanggan dituangkan oleh Departemen Tender, Project and
Service ke dalam dokumen (kontrak / PO / Dokumen Persetujuan Order) yang menjadi acuan bagi
internal perusahaan untuk beroperasi dan menerima order dari customer.

Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan produk dapat mencakup:

a) Persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan, termasuk persyaratan untuk penyerahan dan
kegiatan pasca penyerahan (jika ada).

b) persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi perlu dinyatakan untuk pemakaiannya
yang ditentukan atau dimasudkan, bila diketahui.

c) Persyaratan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan produk (jika ada).

d) Persyaratan tambahan apa pun yang ditentukan oleh organisasi.

Ref. Proc.: SOP-SAL-01 : Processing of quotation & SOP-SAL-02 : Processing of incoming order

8.2.3 Tinjauan Persyaratan Yang Berkaitan Dengan Produk dan Jasa

Seluruh persyaratan pelanggan ditinjau secara bersama oleh Departemen Tender, Project and Service
dan Departemen Quality sehingga:

a) Persyaratan terhadap produk terdefinisi dengan jelas dan perbedaan yang sempat timbul dapat
diselesaikan.

b) Tersurat atau tersirat pernyataan bahwa perusahaan mampu memenuhi persyaratan pelanggan.

c) Bila ada persyaratan tambahan atau perubahan persyaratan, maka perubahan atau tambahan
tersebut diinformasikan kepada seluruh bagian yang meninjau melalui revisi kontrak.

Ref.Proc. : SOP-SAL-01 : Processing of quotation & SOP-SAL-02 : Processing of incoming order;

8.3 Desain dan Pengembangan Produk

 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 29 of 43

Kegiatan implementasi desain dan pengembangan produk dilakukan di PT. X. Design dan
pengembangan dilakukan untuk electrical component, mechanical component, active part, maupun ...
control & protection.

PT. X bekerjasama dengan CG Global Support untuk membantu Dept. Design dalam mengembangkan
kriteria design dan penggunaan software untuk design.

8.3.1 Umum

PT. X menetapkan, mengimplementasikan dan memelihara proses desain dan pengembangan yang
tepat untuk menjamin penyediaan berkelanjutan dari produk dan jasa.

8.3.2 Perencanaan Desain dan Pengembangan

Departemen Design merencanakan tahapan design product, berupa:

- Penerimaan permintaan customer
- Penyusunan design sesuai persyaratan customer
- Penyusunan estimasi biaya dan penangana order oleh Dept TPS
- Penyusunan detail design, tahapan verifikasi dan validasi design yang diperlukan
- Review dan modifikasi terhadap design yang telah dilakukan dengan serangkaian uji.

Dalam menentukan tahapan tersebut, PT. X sudah mempertimbangkan:

a) Sifat, durasi dan kompleksitas desain dan pengembangan;
b) Tahapan proses yang diperlukan;
c) Kegiatan verifikasi dan validasi desain dan pengembangan yang berlaku;
d) Tanggung jawab dan wewenang terkait proses desain dan pengembangan;
e) Sumber daya internal dan eksternal yang dibutuhkan desain dan pengembangan produk dan jasa;
f) Kebutuhan untuk mengontrol perubahan dalam proses desain dan pengembangan;
g) Persyaratan untuk penyediaan berikutnya dari produk dan jasa;
h) Tingkat kontrol yang diharapkan untuk proses desain dan pengembangan oleh pelanggan dan
pihak yang berkepentingan sampai keterlibatan dalam after sales service;
i) Informasi terdokumentasi yang diperlukan untuk menunjukan bahwa persyaratan desain dan
pengembangan telah dipenuhi.

8.3.3 Masukan Desain dan Pengembangan

PT. X menentukan persyaratan penting untuk jenis produk dan jasa tertentu yang akan dirancang dan
dikembangkan. PT. X mempertimbangkan:
a. Persyaratan fungsional dan kinerja yang didapat dari customer dan standar terkait;
b. Informasi yang diperoleh dari kegiatan desain dan pengembangan serupa sebelumnya;
c. Persyaratan hukum dan peraturan;
d. Standar yang telah ditetapkan PT X yang berkaitan dengan produk dan jasa tersebut;
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 30 of 43

e. Konsekuensi potensial dari kegagalan karena sifat dari produk dan jasa serta lokasi pemasangan
.... Hal ini sudah diantisipasi dengan melakukan perhitungan yang menyeluruh pada produk.
Departemen Design & Technology menyimpan informasi terdokumentasi dari masukan desain dan
pengembangan.

8.3.4 Pengendalian Desain dan Pengembangan

Departemen Design & Technology menerapkan pengendalian terhadap proses desain dan
pengembangan untuk memastikan bahwa:
a) Hasil yang akan dicapai didefinisikan, berupa spesifikasi ... sesuai persyaratan customer dan
standar terkait.
b) Tinjauan dilakukan untuk mengevaluasi hasil desain dan pengembangan untuk memenuhi
persyaratan dalam bentuk design review.
c) Kegiatan verifikasi dilakukan untuk memastikan bahwa hasil desain dan pengembangan
memenuhi persyaratan masukan.
d) Kegiatan validasi dilakukan untuk memastikan bahwa produk dan jasa yang dihasilkan memenuhi
persyaratan untuk aplikasi tertentu atau penggunaannya.
e) Melakukan tindakan yang diperlukan untuk memecahkan masalah diambil pada saat tinjauan atau
kegiatan verifikasi dan validasi.
Informasi terdokumentasi dari kegiatan ini dipelihara.

8.3.5 Hasil Desain dan Pengembangan

Departemen Design & Technology harus memastikan bahwa hasil desain dan pengembangan:

a) Memenuhi persyaratan spesifikasi dan standar terkait.

b) Memadai untuk proses selanjutnya dalam penyediaan produk dan jasa.

c) Dapat diuji dan diukur sesuai persyaratan untuk review, verifikasi dan validasi.

d) Memenuhi kriteria produk yang aman secara fungsional produk, terhadap manusia dan
lingkungan.

Departemen Design & Technology harus menyimpan informasi terdokumentasi terkait hasil desain
dan pengembangan.

8.3.6 Perubahan Desain dan Pengembangan

Departemen Design & Technology harus mengidentifikasi, meninjau dan mengontrol perubahan yang
dibuat selama, atau setelah, desain dan pengembangan produk dan jasa, sejauh yang diperlukan
untuk memastikan bahwa tidak ada dampak buruk terhadap kesesuaian dengan persyaratan.

Departemen Design & Technology harus menyimpan informasi terdokumentasi terkait:

 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 31 of 43

a) Perubahan desain dan pengembangan

b) Hasil tinjauan

c) Kewenangan perubahan

d) Tindakan yang diambil untuk mencegah dampak yang merugikan

Ref.Proc.: SOP-DSG-01 Electrical design of the ...; SOP-DSG-02 Control and protection design of the
...; SOP-DSG-03 Identification of files for predesign drawing; SOP-DSG-04 Pre design drawing of the
...; SOP-DSG-05 Active part design; SOP-DSG-06 Mechanical Design; SOP-DSG-07 As Built Drawing
Process; SOP-DSG-08 Registration planning and confirmation of the order; SOP-DSG-09 Control of
research project; SOP-DSG-10 Detail of design administration covering all design section; SOP-DSG-
11 Procedure of creation BOM; SOP-DSG-12 Design review verification validation; SOP-DSG-13
Determination of the DCP of a ...; SOP-DSG-14 Registering and archiving technical file during order
processing;

8.4 Pengendalian Proses, Produk dan Layanan dari Penyedia Eksternal

8.4.1 Umum

PT. X melakukan pengendalian mengenai penyedia eksternal dalam memastikan bahwa proses dan
produk sesuai dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu, Lingkungan dan K3 serta melakukan
kegiatan pengendalian informasi terdokumentasi.

Kegiatan penyedia eksternal ini dapat meliputi:

a) Produk dari supplier yang dimaksudkan untuk digabungkan ke dalam produk PT. X, yaitu berupa ...
raw material dan general material.

b) Penyediaan jasa untuk penunjang kegiatan utama produksi maupun perkantoran, seperti jasa
transporter, kantin, penyedia jasa kesehatan (klinik), laboratorium pengukuran lingkungan & K3,
kalibrator, pengangkut/pengelola limbah, dll.

c) Produk dan jasa yang disediakan secara langnsung kepada pelanggan oleh penyedia eksternal atas
nama PT. X, seperti contractor untuk kegiatan site erection dan commissioning.

d) Proses atau bagian dari proses yang disediakan oleh penyedia eksternal, seperti penyedia metal
part (tank).

PT. X menetapkan dan menerapkan kriteria untuk evaluasi, seleksi, dan pemantauan kinerja, evaluasi
ulang penyedia eksternal berdasarkan kemampuannya untuk menyediakan proses atau produk dan
jasa yang sesuai dengan persyaratan mutu, K3 dan lingkungan. PT. X menyimpan informasi
terdokumentasi dari kegiatan ini dan setiap tindakan yang muncul dari hasil evaluasi.
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 32 of 43

8.4.2 Jenis dan Jangkauan Pengendalian

PT. X memastikan bahwa proses, produk dan jasa yang disediakan eksternal tidak berdampak buruk
terhadap kemampuan organisasi, K3 maupun perusakan lingkungan untuk secara konsisten
memberikan produk dan jasa yang sesuai kepada pelanggan, dan;

a) Memastikan bahwa proses yang disediakan eksternal tetap dalam kendali sistem manajemen
mutu, K3 dan lingkungan;

b) Mendefinisikan kedua kontrol yang dimaksudkan untuk diterapkan ke penyedia eksternal dan
yang dimaksudkan untuk diterapkan ke hasil;

c) Mempertimbangkan:

1. Dampak potensial dari proses, produk dan jasa yang disediakan eksternal, terhadap
kemampuan organisasi untuk secara konsisten memenuhi persyaratan pelanggan dan
peraturan perundang-undangan yang berlaku;

2. Efektivitas kontrol yang diterapkan oleh penyedia eksternal;

d) Menentukan verifikasi, supervisi atau kegiatan lainnya yang diperlukan untuk memastikan bahwa
proses, produk dan jasa yang disediakan eksternal memenuhi persyaratan.

Ref.Proc. : SOP-PRC-01 Acceptance of new suppliers for product materials and services; SOP-PRC-02
Purchasing process; SOP-PRC-03 Asessment of accepted supplier for product; SOP-PRC-03
Asessment of accepted supplier for product; SOP-PRC-05 Selection and evaluation of general
contractors and material suppliers

8.4.3 Informasi Untuk Penyedia Eksternal

PT. X memastikan kecukupan dan mengkomunikasikan kepada penyedia eksternal, persyaratan untuk:

a) Proses, produk dan jasa yang akan diberikan;

b) Persetujuan: produk, dan jasa, metode, proses dan peralatan, pelepasan produk dan jasa;

c) Kompetensi, termasuk kualifikasi personnel yang dibutuhkan;

d) Interaksi penyedia eksternal dengan organisasi;

e) Kontrol dan pemantauan kinerja penyedia eksternal yang akan diterapkan oleh organisasi;

f) Kegiatan verifikasi atau validasi yang organisasi atau pelanggan, maksudkan untuk dilakukan
ditempat penyedia eksternal.
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 33 of 43

Ref.Proc. : SOP-PRC-02 Purchasing process;

8.5 Produksi dan Penyediaan Jasa

8.5.1 Pengendalian Produksi dan Penyediaan Jasa

PT. X merencanakan dan melaksanakan penyediaan produk dan layanan dalam keadaan terkendali
dengan menjamin:
a) Ketersediaan informasi terdokumentasi yang menjelaskan karakteristik informasi produk yang
dihasilkan, atau kegiatan yang dilakukan, dan penentuan hasil yang dicapai;

b) Ketersediaan dan penggunaan alat ukur yang sesuai dalam pemantauan dan pengukuran, terkait
hal ini akan dilakukan oleh Departemen Produksi dan departemen terkait dalam menjaga
konsistensi produk yang dihasilkan;

c) Kegiatan aktivitas implementasi pengukuran dan pemantauan dilakukan pada tahapan yang tepat
untuk memastikan kriteria pengendalian proses atau keluaran serta keberterimaan produk dan
layanan, dipenuhi;

d) Penggunaan infrastruktur dan lingkungan yang sesuai dalam proses operasional;

e) Pemenuhan kompetensi karyawan, meliputi persyaratan kualifikasi lainnya;

f) Validasi dan re-validasi secara periodik terhadap kemampuan untuk mencapai hasil proses
produksi dan penyediaan jasa yang direncanakan, dimana hasil keluaran tidak dapat diverifikasi
dengan pemantauan atau pengukuran lebih lanjut;

g) Implementasi rencana pencegahan terkait kesalahan manusia. Hal ini telah diatur pada kajian
risiko yang telah diidentifikasi oleh masing-masing departemen;

h) Implementasi pelepasan, pengiriman dan aktivitas pasca pengiriman produk dan layanan

Ref.Proc. :
Planning Process: SOP-SAL-04 Drawing Up Inspection and Test Plan; SOP-PPC-01 Drawing up
Production Planning
Design: SOP-DSG-01 s/d SOP-DSG-06
Manufacturing process: SOP-PRD-01 s/d SOP-PRD-08
Quality Testing process : SOP-QUALITY-02 s/d SOP-QUALITY-12
Kajian risiko: FORM-IMS-0301 Risk & Opportunity Register untuk ppc, produksi dan quality
Kompetensi: FORM-HR-0301 Competence Standard; FORM-HR-0302 Competence Evaluation untuk
operator produksi
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 34 of 43

8.5.2 Identifikasi dan Mampu Telusur

Departemen Produksi dan warehouse melakukan kegiatan identifikasi dan mampu telusur untuk
memastikan pengendalian produk dan proses terkendali dengan baik serta terdokumentasi, meliputi
proses awal penerimaan barang (dari supplier), produksi, proses pengiriman produk kepada customer.

Sistem identifikasi untuk design drawing menggunakan Project Number. Adapun setiap project
menggunakan Project Number dan Serial Number yang akan digunakan untuk mengidentifikasi produk
raw material, intermediate product (output tahapan proses produksi) dan finished product. Dalam
identifikasi raw material juga dapat diidentifikasi melalui nomor PO. Untuk penyimpanan material di
warehouse diidentifikasi dengan menggunakan Item Code dan dilengkapi dengan PO number yang
tertera dalam box material tersebut.

PT. X mengendalikan identifikasi unik untuk output produk dan harus menyimpan informasi
terdokumentasi yang dibutuhkan.

Ref.Proc. : SOP-SAL-02 Processing of incoming order; WI-PRC-01 Pembuatan dan Pemasangan

Identifikasi Material, SOP-DSG-14 Registering and archiving technical file during order processing;
FORM-SAL-0203 Handover Document Checklist

8.5.3 Kepemilikan Produk Milik Pelanggan atau Penyedia Eksternal

Jika terdapat produk milik pelanggan atau penyedia eksternal, maka PT. X akan memelihara dengan
baik barang milik pelanggan selama berada pada naungan organisasi. PT. X mengidentifikasi,
memverifikasi, melindungi dan menjaga milik pelanggan dan penyedia eksternal secara kualitas dan
kuantitas. Dept. maintenance mengelola identifikasi dan berkoordinasi dengan vendor untuk
perawatan barang tersebut.

Apabila produk milik pelanggan atau penyedia eksternal hilang, rusak, atau ditemukan dalam kondisi
tidak dapat digunakan, maka Dept. Maintenance akan menginformasikan kepada pelanggan atau
penyedia eksternal dan memelihara informasi terdokumentasi terkait ketidaksesuaian yang terjadi.

Ref.Proc. : SOP-MTN-01: Preventive Maintenance; FORM-MTN-0103 Machine & Equipment List

8.5.4 Pemeliharaan

PT. X melakukan pemeliharaan terhadap produk dan dokumentasi (dokumen, catatan/berkas hasil
kegiatan operasional) yang berkaitan dengan kesesuaian produk.
Pemeliharaan ini dapat mencakup identifikasi, penanganan, perlindungan, pengemasan,
penyimpanan, transportasi dan pemeliharaan produk serta dokumen hasil perakitan .... Dept. produksi
melakukan pemeliharaan untuk beberapa raw material ... dan oli ..., intermediate product dari proses
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 35 of 43

… , serta finished product ... sebelum dikirim. Dept warehouse melakukan pemeliharaan untuk raw
material ....

Ref.Proc. : WI-PRD-GN01 Penanganan dan penyimpanan oli dalam drum; WI-PRD-GN02

Penyimpanan, penanganan dan penggunaan material insulasi; SOP-PRD-08 Finishing and dispatch;
SOP-PRC-04 Handling of materials

8.5.5 Kegiatan Pasca Pengiriman

PT. X akan memastikan kegiatan pasca pengiriman produk yang dikirimkan berdasarkan ketentuan
yang telah ditetapkan. PT X melalui divisi After Sales Service merespon complaint terhadap product
serta service. Selain itu, memberikan juga layanan servive melalui garansi ataupun non garansi.
Dalam menentukan cakupan kegiatan pasca pengiriman yang diperlukan, PT. X mempertimbangkan:
a) Hukum dan peraturan perundang-undangan (bila ada);

b) Kemungkinan konsekuensi yang tidak diinginkan yang berhubungan dengan produk dan jasanya
(bila ada);

c) Sifat, penggunaan dan jangka waktu penggunaan produk dan jasa yang diharapkan;

d) Persyaratan pelanggan, perihal dokumentasi pada PO, kontrak, dan lainnya;

e) Umpan balik pelanggan, perihal komunikasi perihal produk melalui email, telepon.

Ref.Proc. : SOP-AFSAS-01 s/d SOP-AFSAS-10

8.5.6 Pengendalian Perubahan

PT. X melakukan pengendalian perubahan berdasarkan aturan yang telah diatur pada prosedur
masing-masing proses dalam menghasilkan produk yang berkualitas. Contoh perubahan yang
dimaksud: perubahan design, perubahan proses manufacturing, perubahan tahapan pemeriksaan,
perubahan perpindahan mesin untuk kelancaran operasional.

Perubahan dari segi material ... akan dikoordinasikan antara Dept Produksi, Dept Procurement, Dept
Quality dan Dept. Design. Adapun perubahan untuk tahapan proses harus melalui research
improvement dahulu oleh Dept. Production Engineering.

PT. X menyimpan informasi terdokumentasi yang menjelaskan hasil dari tinjauan terhadap perubahan,
personel yang berwenang terhadap perubahan, dan kegiatan lain yang diperlukan seiring dengan
pelaksanaan tinjauan.
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 36 of 43

Reff. Proc. : SOP-PRC-01 Acceptance of new supplier for product material; FORM-PRC-0105 Request
for Research and Evaluation; SOP-IMS-12 Improvement; FORM-DSG-1401 Design Change Form

8.6 Rilis Produk

Rilis produk dilakukan sesuai dengan pengaturan yang sudah direncanakan, dan pada tahap yang
tepat, untuk memverifikasi bahwa persyaratan produk dan jasa yang telah terpenuhi. QC melakukan
final inspection dan testing untuk ... sesuai prosedur yang ditetapkan.

Rilis produk kepada pelanggan tidak dapat dilanjutkan sebelum pengaturan yang sudah direncanakan
selesai dengan memuaskan, kecuali ada persetujuan pihak berwenang, dan jika perlu, oleh pelanggan.

Ref.Proc. : SOP-QUALITY-11: Final testing; SOP-QUALITY-12 Inspection of Product prior to dispatch;

SOP-PRD-08 Finishing and dispatch

8.7 Pengendalian Ketidaksesuaian Produk dan Layanan

PT. X memastikan bahwa hasil yang tidak sesuai terhadap persyaratan dapat teridentifikasi dan
dikendalikan untuk mencegah penggunaan atau pengiriman yang tidak diinginkan.

Pengendalian ketidaksesuaian hasil dapat dilakukan dengan satu atau lebih cara berikut :

a) Melakukan perbaikan;

b) Melakukan pemisahan, penangguhan, atau penarikan produk;

c) Pemberitahuan kepada pelanggan mengenai ketidaksesuaian yang terjadi;

d) Meminta otorisasi untuk merilis produk dengan pertimbangan khusus dari pelanggan.

Ref.Proc. : QP-QUALITY-14 Indication of the inspection and test status; QP-QUALITY-15 Control of
Nonconforming materials, products or services and corrective actions; QP-QUALITY-16 Failure
Diagnostic, investigation & rectification

8.8 Kesiagaan dan Tanggap Darurat

Manajemen puncak melalui MR menetapkan, dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi dan
mengendalikan potensi kondisi darurat serta dampaknya terhadap lingkungan dan cara
menanggapinya.

Tim Tanggap Darurat bersama supervisor terkait menetapkan kondisi antisipasi, kesiagaan dan
ketanggapan terhadap situasi darurat dilakukan dengan adanya pencegahan dan peredaan terhadap
dampak lingkungan dan K3 yang dapat berkaitan dengannya.
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 37 of 43

PT. X meninjau dan merevisi, bila perlu, prosedur kesiagaan dan ketanggapan darurat, pada
khususnya, setelah terjadinya kecelakaan atau situasi darurat. MR secara berkala melakukan
sosialisasi pengendalian dan pengujian / drill pada tempat yang memungkinkan.

PT. X mendokumentasikan segala bentuk catatan yang diperlukan mengenai status kesiagaan dan
tanggap darurat yang dimiliki dan telah dilakukan oleh perusahaan. PT. X menyediakan informasi yang
relevan mengenai tanggap darurat terhadap pihak yang berkepentingan.

Ref.Proc. : SOP-HSE-08 : Emergency preparedness and response procedure

9 EVALUASI KINERJA

9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisa dan Evaluasi

9.1.1 Umum

PT. X menentukan:

a) Kebutuhan apa yang harus dipantau dan diukur misalnya: penetapan sasaran MK3L (KPI),
kebutuhan resource (sumber daya), kesesuaian produk, kinerja MK3L, pemantauan dan
pengukuran kualitas MK3L, dan lain-lain;

b) Metode pemantauan, pengukuran, analisa dan evaluasi yang dibutuhkan dalam memastikan hasil
yang diinginkan, misalnya: Penghitungan sasaran Mutu, Kesehatan, Keselamatan Kerja dan
Lingkungan (KPI), pengukuran rate kecelakaan kerja, pengukuran langsung rate produk reject,
pemantauan dan pengukuran kualitas lingkungan dan kesehatan berdasarkan standar pemerintah
atau internasional, dan lain-lain;

c) Kapan pemantauan dan pengukuran dilakukan, misalnya kegiatan pemantauan sasaran mutu
ditetapkan pemantauan secara bulanan, dan lain-lain;

d) Kapan hasil dari pemantauan dan pengukuran harus dilakukan analisa dan dievaluasi, misalnya
terkait batas waktu kegiatan evaluasi mengenai evaluasi sasaran mutu (KPI) bila ditentukan tiap
bulan, maka akan dilakukan evaluasi secara bulanan, dan lain-lain.

PT. X memiliki program pemantauan pengukuran, serta melakukan analisa dan evaluasi terhadap hasil
pemantauan dan pengukuran yang telah dilakukan.

Ref. Proc. : SOP-IMS-04 Setting and Monitoring of QHSE Objective and Target; SOP-HSE-12 HSE
Inspection procedure; SOP-HSE-04 Monitoring and measurement procedure; SOP-HR-09 Health
Assessment Process
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 38 of 43

9.1.2 Kepuasan Pelanggan

Departemen Tendering, Project and Service melakukan pengukuran kepuasan pelanggan melalui
survey kepuasan pelanggan minimal 1 (satu) kali dalam setahun. Kegiatan evaluasi hasil survey
kepuasan pelanggan dilakukan oleh PT. X untuk menyatakan keefektifan sistem manajemen MK3L.

Ref.Proc. : SOP-SAL-03 : Customer survey process

9.1.3 Analisa dan Evaluasi

PT. X melakukan analisa dan evaluasi mengenai:

a) Kesesuaian produk dan layanan, dilakukan secara periodik sesuai penetapan yang telah
ditentukan, misalnya pertukaran warkat kesesuaiannya dipantau pada waktu penerimaan dan
pendistribusian kepada pelanggan;
b) Tingkatan kepuasan pelanggan, dilakukan dengan cara kegiatan survey kepuasan pelanggan oleh
Departemen Tendering, Sales and Service;
c) Kinerja dan efektivitas dari sistem manajemen MK3L, misalnya pemantauan sasaran mutu dan
lingkungan dan K3 yang dilakukan secara bulanan, dan lain-lain;
d) Kinerja dari penyedia eksternal, misalnya supplier, yang dievaluasi dengan periode 6 bulan
dan/atau sesuai kebutuhan;
e) Kebutuhan untuk peningkatan sistem manajemen MK3L, hal ini berkaitan dengan
usulan/rekomendasi peningkatan misalnya : upgrade performance mesin (bila diperlukan);
f) Pemenuhan terhadap persyaratan peraturan perundang-undangan terkait lingkungan dan mutu
yang berlaku dan persyaratan lainnya.
Kegiatan analisa dan evaluasi menggunakan metode/teknik statistik sederhana dengan
memperhatikan trend pencapaian hasil.

9.2 Audit Internal

PT. X melakukan kegiatan audit internal 2 kali dalam setahun dan/atau disesuaikan dengan kebutuhan
terkait kesesuaian persyaratan dan peraturan perundang-undangan terkait serta secara efektif
diimplementasi dan dipelihara.

Ada beberapa hal terkait audit internal yang harus diperhatikan oleh PT. X yaitu :

a) Program Audit ini berisikan frekuensi, metode, tanggung jawab, persyaratan perencanaan dan
pelaporan audit yang akan mempertimbangkan pentingnya proses yang berkaitan dengan proses
dan produk, perubahan yang mempengaruhi organisasi, dan hasil audit sebelumnya;

b) Penentuan kriteria audit dan ruang lingkup audit;

c) Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit secara independen;

d) Pelaporan hasil kegiatan audit pada PT. X dan Manajemen Puncak;

 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 39 of 43

e) Berisikan tindak lanjut yang tepat berupa tindakan korektif dan tindakan peningkatan
berkesinambungan dengan didasari tanpa penundaan berdasarkan target yang telah ditetapkan;

f) Pemeliharaan informasi terdokumentasi dari kegiatan pelaksanaan audit internal.

Ref.Proc. : SOP-IMS-09 Internal audit

9.3 Tinjauan Manajemen

9.3.1 Umum

Manajemen mengevaluasi keefektifan sistem manajemen MK3L secara periodik pada rapat tinjauan
manajemen yang dilaksanakan minimal 1 kali setahun. Evaluasi ini akan melihat kesesuaian dari sistem
manajemen MK3L, kecukupan dan efektifitas, serta mengidentifikasi peluang untuk perbaikan dan
kebutuhan perubahan.

9.3.2 Masukan Tinjauan Manajemen

Rapat Tinjauan Manajemen PT. X dengan dihadiri oleh perwakilan manajemen puncak ini harus
direncanakan dan dilaksanakan dengan mempertimbangkan ha-hal yang harus dijadikan sebagai
bahan inputan rapat tinjauan manajemen sebagai berikut :

a) Status tindakan tinjauan manajemen yang lalu;

b) Perubahan/pengaruh dari isu internal dan eksternal yang sesuai dengan sistem manajemen MK3L,
kebutuhan dan ekspektasi pihak yang berkepentingan, termasuk persyaratan perundang-
undangan, aspek lingkungan yang signifikan, risiko dan peluang;

c) Informasi mengenai kinerja dan keefektifan dari sistem manajemen mutu, termasuk pada :

1. Kepuasan pelanggan dan umpan balik pelanggan yang berkaitan dengan pihak yang
berkepentingan

2. Sasaran MK3L yang telah dipenuhi

3. Kinerja proses dan kesesuaian produk dan layanan

4. Ketidaksesuaian dan tindakan korektif

5. Pemantauan dan pengukuran hasil kinerja MK3L

6. Hasil Audit (misalnya : audit internal dan eksternal, jika ada)

7. Kinerja penyedia eksternal (misalnya : supplier, satuan kerja yang berkaitan dengan PT X)

d) Hasil partisipasi, komunikasi dan konsultasi, termasuk masukan dari pihak eksternal yang
berkepentingan dan keluhan;
 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 40 of 43

e) Investigasi insiden

f) Ketersediaan sumber daya;

g) Keefekfitan dari tindakan yang diambil dalam risiko dan peluangnya;

h) Rekomendasi atau kesempatan untuk perbaikan atau peningkatan berkesinambungan

9.3.3 Keluaran Tinjauan Manajemen

Pada saat rapat tinjauan manajemen, manajemen punck akan mengidentifikasi tindakan yang
diperlukan mengenai perihal berikut:

a) Peningkatan efektifitas sistem manajemen MK3L dan prosesnya;

b) Peningkatan produk/jasa sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan stakeholder;

c) Kebutuhan sumber daya meliputi sumber daya manusia, infrastruktur, lingkungan;

d) Peluang untuk mengintegrasikan sistem manajemen MK3L dengan proses bisnis lainnya;

e) Arahan strategis terhadap perusahaan.

Tanggung jawab dari tindakan yang diperlukan didelegasikan kepada departemen terkait. Setiap
keputusan yang dibuat pada saat rapat, tindak lanjut, dan tenggat waktu dicatat oleh bagian Quality
AFSASurance dan HSE untuk memastikan tindakan lanjutan berjalan sesuai dengan yang disepakati.

Ref.Proc. : SOP-IMS-10: Management Review

10 PENINGKATAN

10.1 Umum

PT. X menentukan dan memilih peluang untuk peningkatan dan menerapkan tindakan yang diperlukan
dalam pemenuhan persyaratan pelanggan dan meningkatkan kepuasan pelanggan serta perlindungan
terhadap K3L.

Hal ini mencakup:

a) Peningkatan design, produk dan layanan untuk memenuhi persyaratan serta memenuhi
kebutuhan dan harapan yang akan datang;

b) Perbaikan, pencegahan atau pengurangan efek yang tidak diinginkan dari kegiatan operasional
perusahaan;

c) Peningkatan kinerja dan efekfivitas sistem manajemen MK3L.

 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 41 of 43

10.2 Ketidaksesuaian dan Tindakan Korektif dan Investigasi Insiden

PT. X melakukan tindak lanjut terhadap ketidaksesuaian yang terjadi, misalnya:

a) Mengambil tindakan yang diperlukan dengan cara:

1. Mengambil tindakan langsung yang tepat untuk pengendalian dan perbaikan;

2. Mengatasi dampak yang sudah terjadi yang terjadi ataupun yang masih potensial;

b) Melakukan tindakan korektif agar ketidaksesuaian ini tidak terulang kembali dengan menganalisa
permasalahan yang ada secara tepat;

c) Meninjau kembali efektivitas dari tindakan perbaikan yang telah dilakukan;

d) Meninjau risiko dan peluang dalam yang telah ditetapkan selama perencanaan (sesuai 6.1);

e) Melakukan perubahan pada sistem manajemen MK3L, bila diperlukan;

PT. X melakukan usaha untuk mencegah terjadinya potensi bahaya yang dapat menyebabkan
kejadian/insiden dan harus melakukan investigasi kejadian/insiden dengan melibatkan perwakilan
karyawan serta menentukan langkah yang sesuai guna mencegah terjadinya peristiwa yang sama.
Ref.Proc. : SOP-IMS-11 : Control of Nonconformity and corrective action; SOP-IMS-12 Improvement;
SOP-HSE-10: Incident investigation procedure

10.3 Peningkatan Berkesinambungan

PT. X secara berkesinambungan meningkatkan efektifitas dari kualitas sistem manajemen MK3L
melalui kebijakan dan sasaran MK3L, training, hasil audit, hasil analisis data, tindakan koreksi dan
pencegahan, tinjauan manajemen, dan lain-lainnya.

Improvement mengenai produk dan proses senantiasa dikembangkan untuk mendapatkan produk ...
yang memenuhi persyaratan pelanggan.

Berdasarkan hal-hal tersebut diatas PT. X akan mengidentifikasi dan mengimplementasikan

perubahan yang diperlukan untuk menjaga kesesuaian den keefektifitasan dari sistem manajemen
MK3L. Semua tindakan koreksi dan penyempurnaan akan disimpan sebagai rekaman.

Ref.Proc. : SOP-IMS-12 Improvement

LAMPIRAN 1A Struktur Organisasi PT X

 MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU, KESEHATAN, NO. DOK. : IMS-MA-01
KESELAMATAN KERJA DAN LINGKUNGAN Rev. 0 Page 42 of 43

LAMPIRAN 1B Struktur Organisasi QHSE Management System

LAMPIRAN 1C Struktur Organisasi P2K3

LAMPIRAN 2 Business Process Mapping

LAMPIRAN 3 Life Cycle Perspective Matrix