PENGURUSAN ILMU – KNOWLEDGE MANAGEMENT

Perkembangan pesat dalam dunia pendidikan yang pesat kini memerlukan

pemimpin pendidikan yang mempunyai keyakinan diri dan ketrampilan yang
tinggi. Mereka berperanan menjamin kesinambungan kepimpinan yang
berkesan dan mempunyai daya saing yang setanding dengan pegawai-pegawai
di sektor lain, pada masa ini dan masa hadapan. Kementerian Pendidikan
Malaysia (KPM) selaku sebuah majikan kepada lebih daripada 280,000 orang
warga pendidikan berusaha dengan gigih untuk menjadikan sistem pendidikan
di negara ini antara yang terbaik di dunia. Seterusnya, menjadikan Malaysia
sebagai sebuah Pusat Kecemerlangan Pendidikan di rantau ini. Ke arah ini,
KPM telah membelanjakan berjuta-juta ringgit untu melatih warga pendidik
dalam rangka untuk mempertingkatkan ketrampilan dan pengetahuan pemimpin
pendidikan selaras dengan keperluan profesyen keguruan masa ini. Usaha
murni ini akan menjadi salah satu elemen pembaziran sekiranya latihan yang
diberikan tidak mendatangkan banyak manfaat kepada alam pendidikan di
negara ini atau tidak dapat dikongsi bersama dengan warga pendidik yang lain.
Lebih parah lagi, sekiranya warga pendidik yang diberi peluang mengikuti
latihan tertentu telah membuat keputusan keluar daripada KPM bersama
kepakaran dan pengetahuan yang dimilikinya. Untuk menangani gejala ini,
usaha dan strategi yang proaktif perlu dilakukan secara menyeluruh melibatkan
semua warga pendidik khususnya usaha atau strategi untuk memanfaatkan
segala pengetahuan dan pengalaman yang dimilik oleh pemimpin pendidikan
dahulu, kini dan akan datang. Ilmu yang dimiliki perlu diuruskan secara
sistematik supaya dapat dimanfaatkan secara meluas khususnya dalam dunia
pendidikan.

Zaman milenia menuntut kepada transformasi pengurusan yang lebih

menjurus kepada perkhidmatan berilmu. Perubahan seperti globalisasi, ledakan
maklumat , jaringan komunikasi, perubahan dan peningkatan ekspektasi pengguna
seharusnya menjadi pemangkin budaya berilmu di dalam sesebuah organisasi.
Setiap kakitangan awam atau swasta terutama dalam pelbagai sektor harus
memahami dan mampu memperguna segala sumber ilmu melalui penggunaan
teknologi untuk mengubah mentaliti dan tindakan supaya relevan dengan keperluan
semasa. Kemampuan sesebuah organisasi dalam menghasilkan inovasi dan
perkhidmatan menjadi indikator untuk menentukan tahap kecemerlangannya.
Justeru, setiap individu dalam sesebuah organisasi tidak terkecuali dalam program-
program peningkatan dan perkongsian ilmu. Matlamatnya adalah untuk
memantapkan keupayaan sesebuah organisasi.
Secara umumnya, pengurusan ilmu berkait rapat dengan konsep
Pekerja Berilmu , Organisasi Berpembelajaran dan Pembelajaran Organisasi
(Zakaria, 2005) . Dalam sesebuah organisasi, proses penciptaan ilmu dapat
dipraktikkan melalui pembudayaan konsep organisasi pembelajaran . Organisasi
pembelajaran menekankan pengurusan maklumat sebagai sumber ilmu dan
mempermudahkan proses pengumpulan dan perkongsian ilmu. Konsep organisasi
pembelajaran dalam organisasi berdasarkan ilmu memerlukan satu transformasi
struktur pengurusan dan perubahan budaya (Zakaria, 2005).
Hakikatnya, kesedaran terhadap kepentingan pengurusan ilmu telah
bermula sejak pertengahan 90-an. Banyak organisasi mula melihat ilmu atau
kemahiran menjadi nilai utama dalam perkhidmatan dan produk keluaran . Ini
terbukti melalui kesedaran terhadap pentingnya kualiti, keselamatan dan kesihatan
pekerjaan, pengurusan alam sekitar, revolusi teknologi dan kesamaan nilai .
Semuanya direalisasikan melalui sistem 6 sigma, ISO-Katzen-Blitz, ISO 9000-2000,
Konsep Pemetaan Minda, TQM, QCC, pengambilalihan dan gabungan organisasi .
Tugasan ini akan mengupas tentang konsep pengurusan ilmu dan menurut
persepektif organisasi yang berkeupayaan untuk menghadapi cabaran globalisasi .
Dalam konteks sebuah organisasi, aspek ilmu menjadi keperluan dan
syarat utama untuk membangunkan ahlinya supaya mampu menyumbang kea rah
pencapaian matlamat organisasi yang telah ditetapkan. Perkara ini dapat
direalisasikan melalui ilmu, kefahaman, penghayatan nilai dan aplikasi kepakaran
dalam bidang tugas masing-masing apabila menganggotai sesebuah organisai.

Snel & Bateman (2000) mendefnisikan pengurusan sebagai satu proses kerja
melibatkan manusia dan sumber untuk mencapai matlamat organisasi. Manakala
Weinhrich & Koontz (1993) mendefinisikan pengurusan sebagai satu proses
mencipta dan mengekalkan persekitaran yang mana beberapa individu bekerja
dalam satu kumpulan mencapai matlamat yang telah ditetapkan. Fungsi pengurusan
ialah merancang, merencana, mengetuai dan mengawal. Pengurusan berkaitan
dengan tindakan beretika yang membolehkan seseorang untuk menyumbang dalam
mencapai matlamat organisasi.
Sejak bermulanya manusia membentuk kumpulan untuk mencapai sesuatu
matlamat yang tidak mampu dicapai secara individu, pengurusan menjadi satu
keperluan untuk memastikan kordinasi tersebut berjaya. Secara umumnya,
pengurusan merupakan satu proses aktiviti tadbir-urus untuk merancang,
mengorganisasi, memimpin dan mengawal sumber-sumber secara cekap dan
berkesan kearah mencapai matlamat organisasi yang telah ditetapkan.

Bhatt (2011) mendefinisikan pengurusan ilmu sebagai proses penghasilan,

permanfaatan, penghantaran dan penggunaan ilmu. Menurutnya lagi, terdapat tiga
komponen penting dalam pengurusan ilmu iaitu membangun atau mewujudkan ilmu,
menyimpan ilmu dan berkongsi ilmu. Pengurusan ilmu melibatkan keperluan untuk
mendapatkan ilmu sama ada dari dalam atau luar organisasi dan perkongsian ilmu
antara warga organisasi.
Pengurusan ILMU menjadi salah satu aspek penting dalam pengurusan hari
ini kerana dapat meningkatkan inovasi daya saing organisasi. Demikian kerana, ilmu
yang dikongsi, diaplikasi dan diperbaharui dapat menjana idea kreatif (Wang at el.
2000). Pengurusan ILMU merupakan satu proses yang membantu organisasi untuk
mencari, memilih, mengorganisasi, menyebar dan memindahkan ILMU untuk aktiviti-
aktiviti seperti penyelesaian masalah, perancangan strategik dan membuat
keputusan (Gupta at al.2000).
Pengurusan ilmu melibatkan prosedur dan teknik untuk mendapatkan
seberapa banyak maklumat organisasi yang tersirat dan tersurat (Teece, 2000).
Ching dan Jie (2000) menyatakan pengurusan ilmu sebagai proses yang mengawal
penciptaan, penyebaran dan penyunting ilmu untuk memenuhi objektif organisasi.
Pengurusan ilmu bukan hanya merujuk kepada mewujudkan ilmu semata-mata,
tetapi dinyatakan sebagai proses berterusan bermula dari tahap mendapatkan ilmu
sehingga kepada mengekalkan ilmu tersebut dalam organisasi.
Pengurusan ilmu boleh dilaksanakan melalui kursus, bengkel, Latihan Dalam
Perkhidmatan (LADAP), penyelidikan, konsultasi dan penulisan. Pengurusan Ilmu
merupakan pengurusan yang lengkap dan teratur ke atas ilmu dan proses yang
berkaitan. Pengurusan yang cekap akan memudahkan pembangunan,
pengumpulan, perancangan, penyebaran dan penggunaan. Pengurusan Ilmu yang
telus demi kemajuan organisasi akan menjadikan sebarang idea bernas kepada
keuntungan positif , bekerja dengan lebih pintar tanpa pergantungan kepada sistem
atau prosedur yang terlalu ketat.
Pengurusan pengetahuan (knowledge management) dalam sesebuah
organisasi perlu melibatkan proses penentuan, penyusunan, dan pengekalan
maklumat serta perkongsian pengetahuan dan pengalaman di kalangan kakitangan.

Sesebuah organisasi perlu peka dan memainkan peranan yang penting

dalam memastikan pengurusan pengetahuannya cekap dan bermanafaat. Ini bagi
memastikan pengetahuan yang terpilih dan penting pada organisasi dapat
diperolehi, disimpan dan digunakan pada masa akan datang. Ia penting dalam
memastikan pengetahuan dalaman organisasi, dapat dikenalpasti dan diproses serta
disimpan untuk keperluan dan kegunaan masa akan datang. Jika tindakan tidak
dilakukan, kemungkinan pengetahuan intelek sedia ada tidak dapat dimanafaatkan
untuk keperluan masa hadapan.

Pengurusan pengetahuan ini bertujuan untuk meningkatkan kecekapan

organisasi. Maklumat yang diperolehi perlu dikongsi dalam bentuk yang mudah
disebarkan bagi memaksimumkan keberkesanan perkongsian pengetahuan kolektif
organisasi.

Pengurusan pengetahuan memerlukan kakitangan yang terlatih dan

berkemahiran bagi mengenal pasti maklumat dan pengetahuan yang diperlukan
serta memberikan impak kepada sesebuah organisasi. Ia perlu dianalisa, disusun
dan diaudit bagi tujuan penyebaran dan kebeberkesanan pengetahuan secara
menyeluruh dalam sesebuah organisasi. Keperluan kepada pengetahuan
memerlukan kajian terperinci bagi memastikan impak yang diperolehi setimpal
dengan objektif dan sasaran. Terdapat tiga bidang utama pengurusan pengetahuan
iaitu, pengumpulan pengetahuan berdasarkan keperluan organisasi, menyimpan
pengetahuan tertakluk kepada teknologi yang bersesuaian, serta berkongsi ilmu dan
pengetahuan. Dapatan dan capaian pengetahuan dengan cepat dan dihujung jari
merupakan fokus utama masa kini. Pengurusan pengetahuan yang baik dan cekap
dapat membantu organisasi mencapai objektif yang ditetapkan.

Kepentingan pengurusan pengetahuan dalam sesebuah organisasi juga

bertujuan meningkatkan kecekapan dan membantu organisasi membuat keputusan
dengan tepat. Ia dapat melancarkan perjalanan tugas dan meningkatkan tahap
kualiti perkhidmatan. Selain itu, kakitangan dapat mengakses maklumat kepakaran
dan pengetahuan dalam bentuk yang mudah dan cepat.

Pengurusan pengetahuan yang cekap juga dapat membantu organisasi

dalam peningkatan inovasi. Kemajuan sesebuah organisasi memerlukan elemen
kompetitif, pantas, dan berdaya saing. Faedah yang boleh diperolehi daripada
pengurusan pengetahuan adalah:

 Kecekapan melaksanakan keputusan dan tindakan

 Kepantasan dalam membuat keputusan
 Meningkatkan kerjasama sesama kakitangan
 Membina pengetahuan dalam organisasi
 Proses pembelajaran dan latihan dapat ditingkatkan
 Peningkatan keseronokan bekerja
 Peningkatan produktiviti

Kerangka pengurusan pengetahuan perlu merangkumi:

 Kakitangan – Kakitangan perlu berkemahiran dan diterapkan budaya

kepentingan perkongsian pengetahuan serta diberi peluang menerima
insentif. Mereka juga perlu terlatih bagi menjayakan misi ini.
 Proses – Perlu ada sistem yang jelas untuk pelaksanaan pengurusan
pengetahuan, bagi tujuan peningkatan inovasi.
 Teknologi – Teknologi menyokong pengurusan pengetahuan, membolehkan
pengetahuan dapat diakses dalam sistem pengurusan pengetahuan.
Teknologi juga membolehkan serta membantu kakitangan dalam
penyimpanan, dan dapatan kembali maklumat dengan mudah dan berkesan.
 Tadbir urus – Tadbir urus organisasi mesti mengutamakan dan memberi
penghargaan kepada kakitangan yang mengamalkan budaya perkongsian
pengetahuan. Ini dapat mencetuskan budaya perkongsian di kalangan
kakitangan. Sokongan pengurusan atasan adalah sangat penting dalam
menjayakan matlamat ini.
 Organisasi yang memanfaatkan sepenuhnya pengurusan pengetahuan lebih
mampu bertindak balas dengan cepat terhadap perubahan keadaan pasaran,
menawarkan perkhidmatan yang lebih baik kepada pelanggan mereka dan
meningkatkan inovasi dan kecekapan mereka.

Secara keseluruhannya, jelaslah di sini bahawa pengurusan pengetahuan

adalah sangat penting dan memerlukan kerjasama daripada semua pihak. Bagi
merealisasikan impian ini, organisasi perlu bergerak seiring dengan kemajuan
teknologi dan melatih kakitangan bagi memastikan tujuan dan matlamat dapat
dicapai dengan kepakaran yang ada pada mereka. Ini kerana mereka memerlukan
pendedahan dan cara kerja yang betul dan terlatih bagi menjamin kehendak dan
keperluan organisasi dapat dicapai. Organisasi yang berjaya menguruskan
pengetahuan dengan baik dan sempurna pasti akan memberikan perkhidmatan
yang terbaik kepada semua.