POAK Sleman - 16-30 Januari 2022 - 037,071

Laporan PKPA UPTD Pengelolaan Obat dan Alat
Kesehatan Dinas Kesehatan Sleman Yogyakarta

Program Studi Pendidikan Profesi Apoteker Angkatan
XLIII Fakultas Farmasi Universitas Sanata Dharma
LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN PROFESI APOTEKER
DI UPTD PENGELOLAAN OBAT DAN ALAT KESEHATAN
DINAS KESEHATAN SLEMAN
PERIODE 17 - 28 Januari 2022
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu

Syarat Memperoleh Gelar Apoteker (Apt.)
Program Studi Pendidikan Profesi Apoteker
Disusun oleh:
Devin Wijaya Herianto, S.Farm 218115037

Maria Magdalena Naring 218115071
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN PROFESI

APOTEKER FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2022
Periode 17-28 Januari 2022

i
PRAKATA
Puji dan syukur penulis haturkan kepada Allah yang Mahakuasa, atas segala
rahmat dan kasih karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan program
Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di UPTD Pengelolaan Obat dan Alat
Kesehatan Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman yang telah dilaksanakan pada
periode 17- 28 Januari 2022, serta dapat menyelesaikan laporan tugas umum ini
dengan tepat waktu. Pada kesempatan ini, dengan segala kerendahan hati, penulis
ingin mengucapkan rasa hormat dan terima kasih kepada :
1. Ibu Dr. apt. Yustina Sri Hartati, selaku Dekan Fakultas Farmasi Universitas
Sanata Dharma Yogyakarta.
2. Ibu apt. Dewi Setyaningsih, M.Sc., S.Si., selaku Wakil Dekan Fakultas Farmasi
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
3. Ibu Dr. apt. Agatha Budi Susiana L., M.Si., selaku Ketua Program Studi
Pendidikan Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Universitas Sanata Dharma.
4. Bapak apt. Michael Raharja Gani, M.Farm selaku Wakil Ketua Program Studi
Pendidikan Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Universitas Sanata Dharma.
5. Bapak Dr. apt. Yosef Wijoyo, M.Si., selaku Dosen Pembimbing Fakultas atas segala
dukungan, bimbingan, dan arahan dalam pelaksanaan Praktek Kerja Profesi Apoteker
di UPTD Pengelolaan Obat dan Alat Kesehatan Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman.
6. Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman yang telah memberikan izin untuk
melaksanakan Praktek Kerja Profesi Apoteker di UPTD Pengelolaan Obat dan
Alat Kesehatan Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman.
7. Ibu apt. Sri Winarni, S.Si., M.Kes., selaku Kepala UPTD Pengelolaan Obat dan
Alat Kesehatan Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman yang bersedia
membimbing, mengarahkan, dan memberi nasehat selama PKPA berlangsung.
8. Ibu apt. Wedhowati, S. Farm., selaku Apoteker Penanggung Jawab UPTD
Pengelolaan Obat dan Alat Kesehatan Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman
yang telah banyak memberikan bimbingan, pengetahuan, dan saran selama
Praktek Kerja Profesi Apoteker.
9. Semua staf UPTD Pengelolaan Obat dan Alat Kesehatan Dinas Kesehatan
Kabupaten Sleman yang berkontribusi dan memberikan bimbingan selama
Praktek Kerja Profesi Apoteker.
iii
10. Kedua orang tua, saudara/saudari, dan keluarga yang telah memberikan kasih
sayang serta dukungan yang tiada henti kepada para penulis.
11. Sahabat, teman-teman dan orang terkasih yang telah memberikan kasih sayang
serta dukungan kepada para penulis.
12. Seluruh pihak yang telah membantu dan mendukung baik secara langsung
maupun tidak langsung.
Penulis menyadari bahwa masih terdapat kekurangan di dalam laporan ini,
oleh karena itu, penulis terbuka menerima saran dan kritik untuk memperbaiki
penulisan laporan ini. Semoga laporan ini bermanfaat, bagi penulis maupun pihak
lain yang terlibat dan membaca laporan ini.
Yogyakarta, 28 Januari 2022
Penulis

iv
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL................................................................................... i
HALAMAN PENGESAHAN..................................................................... ii
PRAKATA.................................................................................................. iii
DAFTAR ISI............................................................................................... v
DAFTAR GAMBAR .................................................................................. viii
DAFTAR LAMPIRAN............................................................................... ix
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................... 1
A. Latar Belakang ............................................................................... 1
B. Tujuan ............................................................................................ 2
C. Manfaat .......................................................................................... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA................................................................. 4
A. Instalasi Farmasi Kabupaten ........................................................... 4
B. Aspek Manajemen Persediaan Obat dan Administrasi .................. 4
1. Struktur Organisasi .................................................................... 4
2. Supply Chain Management ........................................................ 5
3. Sistem Manajemen Mutu ........................................................... 6
4. Manajemen Resiko Mutu ........................................................... 8
5. Dokumen dan Sistem Komputerisasi ........................................ 9
C. Aspek Distribusi Sediaan Farmasi ................................................. 11
1. Kualifikasi Pemasok dan Pelanggan .......................................... 11
2. Operasional ................................................................................ 13
3. Distribusi Produk Rantai Dingin (Chold Chain Product/CCP).. 14
4. Distribusi Narkotika dan Psikotropika ......................................... 15
5. Distribusi Berdasarkan Kontrak ................................................. 17
6. Suhu dan Pengendalian Lingkungan .......................................... 18
7. Kualifikasi, Kalibrasi dan Validasi............................................. 18
8. Penanganan Keluhan, Obat Kembalian, Obat Diduga Palsu ..... 18
v
9. Penarikan Kembali Obat dan/atau Bahan Obat .......................... 21
10. Transportasi ................................................................................ 22
D. Evaluasi .......................................................................................... 24
1. Inspeksi Diri dan Audit Mutu .................................................... 24
2. Audit Sediaan Farmasi ............................................................... 24
3. Audit SOP Manajemen............................................................... 25
4. Audit SOP Distribusi ................................................................. 25
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN..................................................... 26
A. Lokasi UPTD POAK Sleman ......................................................... 26
B. Kegiatan PKPA di UPTD POAK Sleman ...................................... 26
C. Aspek Manajemen Persediaan Obat dan Administrasi ................... 28

vi
1. Struktur Organisasi .................................................................... 28

2. Supply Chain Management ........................................................ 30
3. Sistem Manajemen Mutu ........................................................... 30
4. Manajemen Resiko Mutu .......................................................... 32
5. Dokumen dan Sistem Komputerisasi ........................................ 32
D. Aspek Distribusi Sediaan Farmasi ................................................. 33
1. Kualifikasi Pemasok dan Pelanggan .......................................... 33
2. Operasional ................................................................................ 33
a. Penerimaan.......................................................................... 33
b. Penyimpanan/pergudangan ................................................. 34
c. Pemisahan obat dan/atau bahan obat................................... 35
d. Pemusnahan obat dan/atau bahan obat................................ 35
e. Pengambilan, pengemasan, pengiriman, ekspor-impor ...... 36
3. Distribusi Produk Rantai Dingin (Chold Chain Product/CCP).. 37
4. Distribusi Narkotika dan Psikotropika ....................................... 39
5. Suhu dan Pengendalian Lingkungan .......................................... 39
6. Kualifikasi, Kalibrasi dan Validasi............................................. 41
7. Penanganan Keluhan, Obat Kembalian, Obat Diduga Palsu ..... 42
8. Transportasi ................................................................................ 42
E. Evaluasi .......................................................................................... 43
1. Inspeksi Diri dan Audit Mutu .................................................... 43
2. Audit Sediaan Farmasi ............................................................... 44
3. Audit SOP Manajemen............................................................... 44
4. Audit SOP Distribusi ................................................................. 44
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN .................................................... 46
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................ 47
LAMPIRAN ............................................................................................... 48

vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Siklus Manajemen Obat dan BMHP di Instalasi Farmasi

Pemerintah Pusat, Provinsi, Kabupaten/Kota ...................... 13
Gambar 2. Kartu Stok ............................................................................ 27
Gambar 3. Struktur Organisasi UPTD POAK Sleman .......................... 28
Gambar 4. Ruang Khusus CCP dan Lemari Pendingin UPTD POAK..
Sleman.................................................................................. 38

viii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Gudang Utama UPTD POAK Sleman............................... 49

Lampiran 2. Ruang Obat Kadaluarsa di Gudang Utama UPTD ............
POAK Sleman................................................................... 49
Lampiran 3. Ruang Narkotika UPTD POAK Sleman ........................... 50
Lampiran 4. Ruang Psikotropika dan Prekursor UPTD POAK.............
Sleman................................................................................ 50
Lampiran 5. Ruang OOT UPTD POAK Sleman ................................... 51
Lampiran 6. Ruang Suhu Sejuk UPTD POAK Sleman ......................... 51
Lampiran 7. Ruang Penyimpanan Vaksin UPTD POAK Sleman ......... 52

ix
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Pada berbagai upaya pelayanan Kesehatan, obat ialah salah satu unsur
penting. Di antara berbagai alternatif yang ada, intervensi dengan obat
merupakan intervensi yang paling besar digunakan dalam penyelenggaraan
upaya Kesehatan. Dalam rangka pembangunan kesehatan di daerah
diperlukan keseimbangan dan kesinambungan untuk kelangsungan program-
program kesehatan, didukung oleh ketenagaan, pembiayaan, dan sarana-
prasarana yang memadai. Dalam upaya meningkatkan ketersediaan obat dan
perbekalan kesehatan sangat diperlukan optimalisasi pemanfaatan dana,
efektivitas penggunaan serta pengendalian persediaan dan pendistribusian
dari Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota ke Unit Pelayanan Kesehatan
(Kemenkes RI, 2010).
Instalasi Farmasi Kabupaten merupakan sarana tempat penyimpanan
dan penyaluran sediaan farmasi dan alat Kesehatan milik pemerintah, baik
dari pemerintah pusat maupun pemerintah daerah, dalam rangka pelayanan
Kesehatan (Permenkes RI, 2016). Instalasi Farmasi atau Unit pengelola obat
publik dan perbekalan kesehatan di Kabupaten/Kota mempunyai tugas pokok
melaksanakan semua aspek dalam pengelolaan obat publik dan perbekalan
kesehatan, termasuk di dalamnya pelatihan penggunaan obat rasional serta
melakukan koordinasi dalam perencanaan dan pengadaan obat dan
perbekalan kesehatan (Depkes RI, 2002). Instalasi Farmasi Kabupaten dapat
melakukan pengadaan obat dan perbekalan Kesehatan dengan mengacu
kepada pedoman pengadaan sesuai dengan peraturan perundangan yang
berlaku (Kemenkes RI, 2010). Instalasi Farmasi Kabupaten harus
melaksanakan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat dan/atau bahan
obat sesuai dengan CDOB yang ditetapkan oleh Menteri. Penerapan CDOB
sebagaimana yang dimaksud dilakukan sesuai pedoman teknis CDOB yang

1
ditetapkan oleh Kepala Badan (PERMENKES NO
1148/MENKES/PER/VI2011).
Cara Distribusi Obat yang Baik, yang disingkat dengan CDOB
merupakan cara distribusi/penyaluran obat dan/atau bahan obat yang
bertujuan untuk memastikan mutu sepanjang jalur distribusi/penyaluran
sesuai persyaratan dan tujuan penggunaannya. Penyaluran sediaan farmasi
oleh Instalasi Farmasi Kabupaten tersebar ke berbagai fasilitas pelayanan
kefarmasian seperti instalasi farmasi rumah sakit dan puskesmas.
Calon apoteker juga dituntut untuk memahami tugas dan tanggung
jawabnya di bidang pelayanan kefarmasian, salah satunya adalah tugas
apoteker di Instalasi Farmasi Kabupaten. Calon apoteker sebagai salah satu
subjek yang berperan penting dalam pelaksanaan kegiatan distribusi di
Instalasi Farmasi Kabupaten memerlukan sarana pembelajaran praktis untuk
menerapkan pengetahuan yang didapatkan di bangku kuliah, mengasah
keterampilan, serta membangun sikap seorang apoteker yang kompeten dan
profesional. Melalui praktek kerja profesi apoteker di UPTD POAK Dinas
Kesehatan Kabupaten Sleman, diharapkan calon apoteker dapat
melaksanakan pekerjaan kefarmasian, mampu menerapkan ilmu dengan
mengamati, melatih diri, dan melakukan aktivitas yang dilakukan di Instalasi
Farmasi Kabupaten melalui aspek manajemen persediaan obat dan
administrasi, aspek distribusi sediaan farmasi, dan aspek evaluasi sehingga
memiliki gambaran dan mengerti tugas, fungsi dan tanggung jawabnya
sebagai apoteker di Instalasi Farmasi Kabupaten.
B. TUJUAN
1. Mempersiapkan calon Apoteker dalam memasuki dunia kerja
2. Memberikan kesempatan kepada calon Apoteker untuk melihat dan
mempelajari strategi dan pengembangan Instalasi Farmasi Kabupaten
3. Meningkatkan pemahaman calon Apoteker tentang peran, fungsi dan
tanggung jawab Apoteker dalam praktik kefarmasian di Instalasi
Farmasi Kabupaten

2
4. Memberikan gambaran nyata tentang permasalahan praktik
kefarmasian di Instalasi Farmasi Kabupaten
5. Membekali calon Apoteker agar memiliki wawasan, pengetahuan,
keterampilan, dan pengalaman praktis untuk melakukan praktik
kefarmasian di Instalasi Farmasi Kabupaten
C. MANFAAT
Agar calon Apoteker:
1. Mendapatkan pengetahuan manajemen praktis di Instalasi Farmasi
Kabupaten
2. Mengetahui dan memahami tugas dan tanggung jawab Apoteker dalam
menjalankan praktik kefarmasian di Instalasi Farmasi Kabupaten
3. Meningkatkan rasa percaya diri untuk menjadi Apoteker yang
profesional di Instalasi Farmasi Kabupaten
4. Mendapatkan pengalaman praktis mengenai praktik kefarmasian di
Instalasi Farmasi Kabupaten

3
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Instalasi Farmasi Kabupaten

Instalasi Farmasi Kabupaten atau UPTD Pengelolaan Obat dan Alat
Kesehatan atau dapat disebut POAK, merupakan unit pelaksana teknis pada
Dinas Kesehatan yang dipimpin oleh Kepala UPT yang berkedudukan di
bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas melalui Sekretaris.
UPTD POAK mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas teknis Dinas
Kesehatan di bidang pengelolaan obat dan alat kesehatan. UPTD POAK
dalam melaksanakan tugas menyelenggarakan fungsi:
1. Perumusan kebijakan teknis pengelolaan obat dan alat kesehatan
2. Penyelenggaraan penyimpanan, penyediaan, dan pendistribusian obat,
vaksin, dan alat kesehatan habis pakai
3. Penyelenggaraan analisis kebutuhan obat, vaksin, dan alat kesehatan
habis pakai
4. Penyelenggaraan pengadaan obat dan alat kesehatan habis pakai
5. Pengawasan dan pengendalian pemanfaatan obat dan alat kesehatan
habis pakai
6. Penyelenggaraan ketatausahaan, dan
7. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengantugas
dan fungsinya.
(Dinkes Sleman, 2022).
B. Aspek Manajemen Persediaan Obat dan Administrasi

1. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan keseluruhan dari tugas yang
dikelompokkan ke dalam fungsi yang ada sehingga merupakan suatu kesatuan
harmonis, yaitu diarahkan dan dikembangkan secara terus-menerus pada
suatu tujuan tertentu menuju kondisi optimal dimana struktur organisasi

4
digambarkan dalam bentuk skema organisasi atau organigram, yaitu suatu
lukisan grafis yang menjelaskan berbagai hubungan organisatoris, baik
vertikal maupun horizontal, antar bagian maupun antar individu. Dengan kata
lain organigram memberikan gambaran tentang struktur personalia, yakni
penerapan individu pada posisi-posisi yang ada dalam suatu organisasi. Hal
ini dimaksudkan siapa yang memegang tampuk pimpinan dan kepada siapa
tugas, wewenang, tanggung jawab serta posisi diberikan (Nurlia, 2019).
Instalasi Farmasi Kabupaten juga diharuskan mengadakan struktur
organisasi untuk tiap bagian yang dilengkapi dengan bagan organisasi yang
jelas. Tanggung jawab, wewenang dan hubungan antar semua personil harus
ditetapkan dengan jelas. Tidak hanya itu, tugas dan tanggung jawab harus
didefinisikan secara jelas dan dipahami oleh personil yang bersangkutan serta
dijabarkan dalam uraian tugas. Pada kegiatan tertentu yang memerlukan
perhatian khusus, misalnya pengawasan kinerja, dilakukan sesuai dengan
ketentuan dan peraturan. Personil yang terlibat di rantai distribusi harus diberi
penjelasan dan pelatihan yang memadai mengenai tugas dan tanggung
jawabnya. Personil yang bertanggung jawab dalam kegiatan manajerial dan
teknis harus memiliki kewenangan dan sumber daya yang diperlukan untuk
menyusun, mempertahankan, mengidentifikasi dan memperbaiki
penyimpangan sistem mutu.
Pada setiap personil tidak dibebani tanggung jawab yang berlebihan
untuk menghindari risiko terhadap mutu obat dan/atau bahan obat. Selain itu,
harus tersedia aturan untuk memastikan bahwa manajemen dan personil tidak
mempunyai konflik kepentingan dalam aspek komersial, politik, keuangan
dan tekanan lain yang dapat berpengaruh terhadap mutu pelayanan atau
integritas obat dan/atau bahan obat. Harus tersedia prosedur keselamatan yang
berkaitan dengan semua aspek yang sesuai, misal keamanan personil dan
sarana, perlindungan lingkungan dan integritas obat dan/atau bahan obat
(BPOM, 2019).
2. Supply Chain Management
Supply Chain merupakan sebuah rangkaian atau jaringan perusahaan-
perusahaan yang bekerja secara bersama-sama untuk membuat dan

5
menyalurkan produk atau jasa kepada konsumen akhir. Rangkaian atau
jaringan ini terbentang dari penambang bahan mentah (di bagian hulu) sampai
retailer / toko (pada bagian hilir). Sejak tahun 1980-an, telah dikembangkan
istilah manajemen rantai pasok (supply chain management/SCM). Menurut
Agus (2012), Supply Chain Management merupakan suatu konsep
menyangkut pola pendistribusian produk yang mampu menggantikan pola-
pola pendistribusian produk secara optimal. Pola baru ini menyangkut
aktivitas pendistribusian, jadwal produksi, dan logistik.
3. Sistem Manajemen Mutu
Sistem manajemen mutu adalah sekumpulan prosedur terdokumentasi
dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan
menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk terhadap kebutuhan atau
persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau
dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi. Sistem manajemen mutu
mendefinisikan bagaimana organisasi menerapkan praktek- praktek
manajemen mutu secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan
pasar. Banyak manfaat yang dapat diperoleh dari penerapan sistem
manajemen mutu, khususnya bagi pelanggan, perusahaan, maupun bagi staf
dan karyawan. Manfaat tersebut didasarkan pada sistem kerja dari manajemen
mutu yang berlandaskan pada kepuasan pelanggan dan perbaikan
berkesinambungan (continuous improvement). Hal ini akan mengurangi
berbagai bentuk pemborosan dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Kedua
faktor tersebut pada akhirnya akan meningkatkan keuntungan. Manfaat
sistem manajemen mutu bagi pelanggan, antara lain sedikit atau bahkan tidak
memiliki masalah dengan produk atau jasa, kepedulian terhadap pelanggan
menjadi lebih baik atau pelanggan lebih diperhatikan, dan kepuasan
pelanggan terjamin atau terpenuhi. Sedangkan manfaat sistem manajemen
mutu bagi perusahaan, antara lain terdapat perubahan kualitas produk dan
jasa, staf lebih termotivasi, produktivitas meningkat, biaya turun, produk
cacat berkurang, dan permasalahan dapat diselesaikan dengan cepat
(Simanjuntak dan Suawa, 2014).

6
Fasilitas distribusi harus mempertahankan sistem mutu yang mencakup
tanggung jawab, proses dan langkah manajemen risiko terkait dengan
kegiatan yang dilaksanakan. Fasilitas distribusi harus memastikan bahwa
mutu obat dan/atau bahan obat dan integritas rantai distribusi dipertahankan
selama proses distribusi. Seluruh kegiatan distribusi harus ditetapkan dengan
jelas, dikaji secara sistematis dan semua tahapan kritis proses distribusi dan
perubahan yang bermakna harus divalidasi dan didokumentasikan. Sistem
mutu harus mencakup prinsip manajemen risiko mutu. Pencapaian sasaran
mutu merupakan tanggung jawab dari penanggung jawab fasilitas distribusi,
membutuhkan kepemimpinan dan partisipasi aktif serta harus didukung oleh
komitmen manajemen puncak.
Dalam suatu organisasi, pemastian mutu berfungsi sebagai alat
manajemen. Harus ada kebijakan mutu terdokumentasi yang menguraikan
maksud keseluruhan dan persyaratan fasilitas distribusi yang berkaitan
dengan mutu, sebagaimana dinyatakan dan disahkan secara resmi oleh
manajemen. Sistem pengelolaan mutu harus mencakup struktur organisasi,
prosedur, proses dan sumber daya, serta kegiatan yang diperlukan untuk
memastikan bahwa obat dan/atau bahan obat yang dikirim tidak tercemar
selama penyimpanan dan/atau transportasi. Totalitas dari tindakan ini
digambarkan sebagai sistem mutu. Sistem mutu harus mencakup ketentuan
untuk memastikan bahwa pemegang izin edar dan Badan POM segera
diberitahu dalam kasus obat dan/atau bahan obat palsu atau dicurigai palsu.
Obat dan/atau bahan obat tersebut harus disimpan di tempat yang
aman/terkunci, terpisah dengan label yang jelas untuk mencegah penyaluran
lebih lanjut.
Manajemen puncak harus menunjuk penanggung jawab untuk tiap
fasilitas distribusi, yang memiliki wewenang dan tanggung jawab yang telah
ditetapkan untuk memastikan bahwa sistem mutu disusun, diterapkan dan
dipertahankan. Manajemen puncak fasilitas distribusi harus memastikan
semua bagian dari sistem mutu diperlengkapi dengan sumber daya yang
kompeten dan memadai, dan bangunan, peralatan dan fasilitas yang memadai.
Lingkup dan kompleksitas kegiatan fasilitas distribusi harus dipertimbangkan

7
ketika mengembangkan sistem manajemen mutu atau memodifikasi sistem
manajemen mutu yang sudah ada. Sistem mutu harus didokumentasikan
secara lengkap dan dipantau efektivitasnya. Semua kegiatan yang terkait
dengan mutu harus didefinisikan dan didokumentasikan. Harus ditetapkan
adanya sebuah panduan mutu tertulis atau dokumen lainnya yang setara.
Fasilitas distribusi harus menetapkan dan mempertahankan prosedur untuk
identifikasi, pengumpulan, penomoran, pencarian, penyimpanan,
pemeliharaan, pemusnahan dan akses ke semua dokumen yang berlaku.
Sistem mutu harus diterapkan dengan cara yang sesuai dengan ruang lingkup
dan struktur organisasi fasilitas distribusi. Harus tersedia sistem pengendalian
perubahan yang mengatur perubahan proses kritis. Sistem ini harus mencakup
prinsip manajemen risiko mutu. Sistem mutu harus memastikan bahwa:
a. Kegiatan yang terkait dengan mutu dicatat pada saat kegiatan tersebut
dilakukan;
b. Tanggung jawab manajemen ditetapkan secara jelas;
c. Obat dan/atau bahan obat dikirimkan ke penerima yang tepat dalam jangka
waktu yang sesuai;
d. Penyimpangan terhadap prosedur yang sudah ditetapkan
didokumentasikan dan diselidiki;
e. Tindakan perbaikan dan pencegahan (CAPA) yang tepat diambil untuk
memperbaiki dan mencegah terjadinya penyimpangan sesuai dengan
prinsip manajemen risiko mutu.
f. Obat dan/atau bahan obat diperoleh, disimpan, disediakan, dikirimkan atau
diekspor dengan cara yang sesuai dengan persyaratan CDOB;
(BPOM, 2019).
4. Manajemen Risiko Mutu

Manajemen risiko mutu merupakan suatu proses sistematis untuk menilai,
mengendalikan, mengkomunikasikan dan mengkaji risiko terhadap mutu obat
dan/atau bahan obat. Hal ini dapat dilaksanakan baik secara proaktif maupun
retrospektif. Fasilitas distribusi harus melaksanakan penilaian risiko secara

8
berkesinambungan untuk menilai risiko yang mungkin terjadi terhadap mutu
dan integritas obat dan/atau bahan obat. Sistem mutu harus disusun dan
diterapkan untuk menangani setiap potensi risiko yang teridentifikasi. Sistem
mutu harus ditinjau ulang dan direvisi secara berkala untuk menangani risiko
baru yang teridentifikasi pada saat pengkajian risiko. Manajemen risiko mutu
harus memastikan bahwa evaluasi risiko didasarkan pada pengetahuan ilmiah,
pengalaman terhadap proses yang dievaluasi dan berkaitan erat dengan
perlindungan pasien. Usaha perbaikan, formalitas dan dokumentasi
pengkajian risiko mutu harus setara dengan tingkat risiko yang ditimbulkan.
Harus tersedia prosedur yang mengatur tentang pembuatan dan pengelolaan
dokumentasi yang terkait dengan informasi obat dan/atau bahan obat. Harus
ada ketentuan mengenai identifikasi visual terhadap obat dan/atau bahan obat
yang berpotensi dipalsukan. Prosedur tersebut harus mencakup ketentuan
untuk melaporkan obat dan/atau bahan obat diduga palsu ke pemegang izin
edar dan/atau produsen dan badan regulator nasional (misalnya Badan POM
RI) (BPOM, 2019).
5. Dokumen dan Sistem Komputerisasi
5.1. Dokumentasi
Dokumentasi yang baik merupakan bagian penting dari sistem
manajemen mutu. Dokumentasi tertulis harus jelas untuk mencegah
kesalahan dari komunikasi lisan dan untuk memudahkan penelusuran,
antara lain sejarah bets, instruksi, prosedur. Dokumentasi merupakan
dokumen tertulis terkait dengan distribusi (pengadaan, penyimpanan,
penyaluran dan pelaporan), prosedur tertulis dan dokumen lain yang
terkait dengan pemastian mutu. Dokumentasi terdiri dari semua
prosedur tertulis, petunjuk, kontrak, catatan dan data, dalam bentuk
kertas maupun elektronik. Dokumentasi yang jelas dan rinci merupakan
dasar untuk memastikan bahwa setiap personil melaksanakan kegiatan,
sesuai uraian tugas sehingga memperkecil risiko kesalahan.
Dokumentasi harus komprehensif mencakup ruang lingkup
kegiatan fasilitas distribusi dan ditulis dalam bahasa yang jelas,
dimengerti oleh personil dan tidak berarti ganda.

9
Prosedur tertulis harus disetujui, ditandatangani dan diberi
tanggal oleh personil yang berwenang. Prosedur tertulis tidak ditulis
tangan dan harus tercetak. Setiap perubahan yang dibuat dalam
dokumentasi harus ditandatangani, diberi tanggal dan memungkinkan
pembacaan informasi yang asli. Jika diperlukan, alasan perubahan harus
dicatat. Dokumen harus disimpan selama minimal 3 tahun dan semua
dokumentasi harus mudah didapat kembali, disimpan dan dipelihara
pada tempat yang aman untuk mencegah dari perubahan yang tidak sah,
kerusakan dan/atau kehilangan dokumen. Semua dokumen harus dikaji
ulang secara berkala dan dijaga agar selalu up to date. Jika suatu
dokumen direvisi, harus dijalankan suatu sistem untuk menghindarkan
penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku.
Dokumentasi permanen, tertulis atau elektronik, untuk setiap obat
dan/atau bahan obat yang disimpan harus menunjukkan kondisi
penyimpanan yang direkomendasikan, tindakan pencegahan dan
tanggal uji ulang khusus untuk bahan obat (jika ada) harus diperhatikan.
Persyaratan farmakope dan peraturan nasional terkini tentang label dan
wadah harus dipatuhi. Semua dokumentasi harus dibuat pada saat
kegiatan berlangsung, sehingga mudah untuk ditelusuri. Dokumentasi
distribusi harus mencakup informasi berikut:
● Tanggal;
● Nama obat dan/atau bahan obat;
● Nomor bets;
● Tanggal kadaluarsa;
● Jumlah yang diterima / disalurkan;
● Nama dan alamat pemasok / pelanggan.
(BPOM, 2019).
5.2. Sistem Komputerisasi
Sebelum sistem komputerisasi digunakan, harus diuji secara

10
menyeluruh dan dipastikan kemampuannya memberikan hasil yang
diinginkan. Harus dibuat dan selalu dimutakhirkan deskripsi tertulis
yang rinci dari sistem (termasuk diagram jika diperlukan). Deskripsi
tersebut harus menjelaskan prinsip, tujuan, tindakan pengamanan dan
ruang lingkup sistem, serta “fitur” utama cara penggunaan komputer
dan interaksinya dengan sistem lain. Data hanya boleh dimasukkan atau
diubah ke dalam sistem komputer oleh personil yang berwenang.
Data harus diamankan secara elektronik atau fisik untuk
mengantisipasi kerusakan yang disengaja atau tidak disengaja.
Kemudahan dalam mengakses (aksesibilitas), masa simpan dan
ketepatan data tersimpan harus diperiksa. Data harus dilindungi dengan
membuat back up data secara berkala dan teratur. Back up data harus
disimpan di lokasi terpisah dan aman selama tidak kurang dari 3 tahun
atau sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Harus tersedia
prosedur tertulis untuk penanganan kegagalan atau kerusakan sistem
komputerisasi termasuk sistem untuk restorasi data. Jika digunakan
transaksi elektronik antara fasilitas distribusi pusat dengan cabang
untuk tahap pengadaan, harus tersedia prosedur tertulis dan sistem yang
memadai untuk memastikan kemampuan telusur dan kepastian mutu
obat dan/atau bahan obat. Tiap transaksi elektronik tersebut harus
dilakukan berdasarkan persetujuan penanggung jawab fasilitas
distribusi.
(BPOM, 2019).
C. Aspek Distribusi Sediaan Farmasi

1. Kualifikasi Pemasok dan pelanggan
Fasilitas distribusi harus memperoleh pasokan obat dan/atau bahan obat
dari pemasok yang mempunyai izin sesuai dengan peraturan perundang-
undangan. Jika obat dan/atau bahan obat diperoleh dari fasilitas distribusi lain,
maka fasilitas distribusi wajib memastikan bahwa pemasok tersebut
mempunyai izin serta menerapkan prinsip dan pedoman CDOB. Jika obat
dan/atau bahan obat diperoleh dari industri farmasi, maka fasilitas distribusi

11
wajib memastikan bahwa pemasok tersebut mempunyai izin serta
menerapkan prinsip dan pedoman CPOB. Jika bahan obat diperoleh dari
industri non-farmasi yang memproduksi bahan obat dengan standar mutu
farmasi, maka fasilitas distribusi wajib memastikan bahwa pemasok tersebut
mempunyai izin serta menerapkan prinsip CPOB. Pengadaan obat dan/atau
bahan obat harus dikendalikan dengan prosedur tertulis dan rantai pasokan
harus diidentifikasi serta didokumentasikan. Harus dilakukan kualifikasi yang
tepat sebelum pengadaan dilaksanakan. Pemilihan pemasok, termasuk
kualifikasi dan persetujuan penunjukannya, merupakan hal operasional yang
penting. Pemilihan pemasok harus dikendalikan dengan prosedur tertulis dan
hasilnya didokumentasikan serta diperiksa ulang secara berkala (BPOM,
2019).
Harus tersedia prosedur tertulis yang mengatur kegiatan administratif
dan teknis terkait wewenang pengadaan dan pendistribusian, guna
memastikan bahwa obat hanya diperoleh dari pemasok yang memiliki izin
dan didistribusikan oleh fasilitas distribusi resmi. Sebelum memulai
kerjasama dengan pemasok baru, fasilitas distribusi harus melakukan
pengkajian guna memastikan calon pemasok tersebut sesuai, kompeten dan
dapat dipercaya untuk memasok obat dan/atau bahan obat. Dalam hal ini,
pendekatan berbasis risiko harus dilakukan dengan mempertimbangkan
reputasi atau tingkat keandalan serta keabsahan operasionalnya, obat dan/atau
bahan obat tertentu yang rawan terhadap pemalsuan, penawaran obat dan/atau
bahan obat dalam jumlah besar yang biasanya hanya tersedia dalam jumlah
terbatas, dan harga yang tidak wajar (BPOM, 2019).
Fasilitas distribusi harus memastikan bahwa obat dan/atau bahan obat
hanya disalurkan kepada pihak yang berhak atau berwenang untuk
menyerahkan obat ke masyarakat. Bukti kualifikasi pelanggan harus
didokumentasikan dengan baik. Pemeriksaan dan pemeriksaan ulang secara
berkala dapat mencakup tetapi tidak terbatas pada permintaan salinan surat
izin pelanggan. Fasilitas distribusi harus memantau tiap transaksi yang
dilakukan dan melakukan penyelidikan jika ditemukan penyimpangan pola
transaksi obat dan/atau bahan obat yang berisiko terhadap penyalahgunaan,

12
serta untuk memastikan kewajiban pelayanan distribusi obat dan/atau bahan
obat kepada masyarakat terpenuhi (BPOM, 2019).
2. Operasional
Menurut Quick et al (2012), siklus manajemen obat mencakup empat
tahap yaitu: 1) selection (seleksi), 2) procurement (pengadaan), 3)
distribution (distribusi), dan 4) use (penggunaan). Masing-masing tahap
dalam siklus manajemen obat saling terkait, sehingga harus dikelola dengan
baik agar masing-masing dapat dikelola secara optimal. Tahapan yang saling
terkait dalam siklus manajemen obat tersebut diperlukan suatu sistem suplai
yang terorganisir agar kegiatan berjalan baik dan saling mendukung, sehingga
ketersediaan obat dapat terjamin yang mendukung pelayanan kesehatan, dan
menjadi sumber pendapatan rumah sakit yang potensial. Siklus manajemen
obat didukung oleh faktor-faktor pendukung manajemen (management
support) yang meliputi organisasi, administrasi dan keuangan, Sistem
Informasi Manajemen (SIM) dan Sumber Daya Manusia (SDM). Setiap
tahapan siklus manajemen obat harus selalu didukung oleh keempat
management support tersebut sehingga pengelolaan obat dapat berlangsung
secara efektif dan efisien (Quick et al, 2012).
Gambar 1. Siklus Manajemen Obat dan BMHP di Instalasi Farmasi

Pemerintah Pusat, Provinsi, Kabupaten/Kota
Salah satu fungsi pengelolaan obat adalah seleksi terhadap obat yang
benar-benar diperlukan bagi sebagian besar populasi berdasarkan pola
penyakit yang ada. Proses seleksi merupakan awal yang sangat menentukan
dalam perencanaan obat karena melalui seleksi obat akan tercermin berapa

13
banyak item obat yang akan dikonsumsi dimasa datang. Pengadaan adalah
suatu proses untuk mendapatkan barang atau obat yang dibutuhkan untuk
menunjang pelayanan kesehatan di rumah sakit. Termasuk dalam siklus
manajemen obat yaitu pengadaan dapat dilakukan tindakan dalam
pengambilan keputusan untuk menentukan dari jumlah obat-obatan yang
secara spesifik, harga, kualitas, pengiriman barang tepat waktu, maka dari
proses pengadaan harus berjalan dengan lancar agar tidak memerlukan waktu
dan tenaga berlebihan. Setelah dilakukannya pengadaan obat akan mengalami
suatu penyimpanan yaitu proses kegiatan pengamanan di tempat obat dengan
cara menempatkan obat-obatan yang didapatkan kemudian disimpan pada
tempat yang dinilai aman, serta mengatur obat pada saat disimpan supaya
mudah ditemukan pada saat dibutuhkan, tempat penyimpanan harus mengatur
kondisi ruang untuk menjaga ketersediaan mutu dari obat-obatan. Tahap
selanjutnya dari manajemen obat di rumah sakit setelah penyimpanan yaitu
distribusi obat suatu kegiatan penyerahan dan pemberian perbekalan farmasi
di rumah sakit sebagai pelayanan dalam menjalankan terapi terhadap pasien
rawat inap maupun rawat jalan serta untuk penunjang pelayanan medis. Tahap
terakhir pada siklus manajemen obat yaitu penggunaan obat merupakan suatu
tahap pemakaian obat bersifat rasional untuk menjamin mutu obat, serta
dampak penggunaan obat yang tidak rasional dapat membahayakan bagi
pasien (Quick et al, 2012).
3. Distribusi produk rantai dingin (cold chain product/CCP)
a. Personil dan pelatihan
Pelatihan dilakukan secara sistematik dan berkala bagi seluruh
personil yang terlibat dalam penanganan produk rantai dingin,
mencakup hal-hal sebagai berikut:
- Peraturan perundang-undangan;
- CDOB;
- Prosedur tertulis;
- Monitoring suhu dan dokumentasinya;

14
- Respon terhadap kedaruratan dan masalah keselamatan
Harus dipastikan bahwa setiap personil memahami tanggung
jawab khususnya. Pelatihan juga dilakukan terhadap pengemudi yang
bertanggung jawab dalam transportasi produk rantai dingin.
b. Bangunan dan fasilitas
Lokasi penyimpanan dipilih dan dibangun untuk meminimalkan
risiko yang diakibatkan banjir, dan/atau kondisi cuaca ekstrim dan
bahaya alamiah lainnya. Bangunan tempat penyimpanan dibangun
menggunakan bahan yang kuat dan mudah dibersihkan. Akses
kendaraan ke gedung penyimpanan harus disediakan untuk
mengakomodasi kendaraan besar, termasuk kendaraan untuk keadaan
darurat. Lokasi dijaga dari penumpukan debu, sampah dan kotoran serta
terhindar dari serangga. Kapasitas netto bangunan tempat penyimpanan
harus cukup memadai agar dapat menampung tingkat persediaan
puncak, pada kondisi penyimpanan sesuai persyaratan, dan dengan cara
yang memungkinkan kegiatan pengelolaan stok dapat dilaksanakan
dengan benar dan efisien. Area yang memadai harus disediakan untuk
menerima dan mengemas produk rantai dingin yang akan dikirimkan
pada kondisi suhu yang terjaga. Area ini hendaknya dekat dengan area
penyimpanan yang suhunya terjaga. Area karantina harus disediakan
untuk pemisahan produk kembalian, rusak dan penarikan kembali
menunggu tindak lanjut. Bangunan yang digunakan untuk menyimpan
produk rantai dingin harus dipastikan memiliki keamanan yang
memadai untuk mencegah akses pihak yang tidak berwenang. Harus
tersedia alat pemadam kebakaran dan hendaknya dilengkapi dengan alat
deteksi kebakaran pada seluruh area penyimpanan produk rantai dingin
dan alat tersebut dipelihara secara berkala sesuai rekomendasi dari
pembuat (BPOM, 2019).
4. Distribusi narkotika dan psikotropika
Cara distribusi narkotika, psikotropika dan prekursor farmasi
harus dilakukan dalam rangka pemenuhan CDOB termasuk untuk

15
mencegah terjadinya penyimpangan dan/atau kehilangan narkotika,
psikotropika dan prekursor farmasi dari jalur distribusi resmi.
Penanggung jawab fasilitas distribusi merupakan seorang apoteker
sesuai dengan peraturan perundang undangan. Kunci tempat
penyimpanan narkotika, psikotropika, atau prekursor farmasi dikuasai
oleh penanggung jawab fasilitas distribusi dan personil lain yang
dikuasakan sesuai dengan uraian pekerjaan (BPOM, 2019).
Pemasok yang menyalurkan narkotika wajib memiliki ijin khusus
sebagai fasilitas distribusi atau industri farmasi yang memproduksi
narkotika. Izin khusus menyalurkan atau memproduksi narkotika
diterbitkan oleh Menteri Kesehatan. Fasilitas distribusi harus
memastikan penyaluran narkotika dan psikotropika ke fasilitas
distribusi lain yang memiliki ijin khusus penyalur narkotika, instalasi
farmasi pemerintah, apotek, klinik dan rumah sakit yang memiliki
kewenangan menyalurkan atau menyerahkan narkotika sesuai dengan
peraturan perundang-undangan. Pengadaan narkotika, psikotropika
atau prekursor farmasi harus berdasarkan surat pesanan dengan format
khusus sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Surat pesanan
sebagaimana dimaksud hanya dapat berlaku untuk masing-masing
narkotika, psikotropika, atau prekursor farmasi. Surat pesanan
narkotika hanya dapat digunakan untuk 1 (satu) jenis narkotika. Surat
pesanan psikotropika atau prekursor farmasi hanya dapat digunakan
untuk 1 (satu) atau beberapa jenis psikotropika atau prekursor farmasi
(BPOM, 2019).
Penyimpanan prekursor farmasi dalam bentuk obat jadi dilakukan
secara aman berdasarkan analisis risiko dari masing-masing fasilitas
distribusi, antara lain penyimpanan dilakukan pada satu area dan mudah
diawasi oleh penanggung jawab fasilitas distribusi. Pemusnahan
dilakukan oleh penanggung jawab fasilitas distribusi dan disaksikan
oleh petugas dinkes provinsi dan/ atau balai besar/balai POM setempat,
serta dibuat berita acara pemusnahan yang ditandatangani oleh
penanggung jawab fasilitas distribusi dan saksi (BPOM, 2019).

16
5. Distribusi berdasarkan kontrak
Cakupan kegiatan kontrak terutama yang terkait dengan
keamanan, khasiat dan mutu obat dan/atau bahan obat :
- Kontrak antar fasilitas distribusi
- Kontrak antara fasilitas distribusi dengan pihak penyedia jasa
antara lain transportasi, pengendalian hama, pergudangan,
kebersihan dan sebagainya
Semua kegiatan kontrak harus tertulis antara pemberi kontrak dan
penerima kontrak serta setiap kegiatan harus sesuai dengan persyaratan
CDOB. Pemberi kontrak bertanggung jawab untuk kegiatan yang
dikontrakkan. Pemberi kontrak bertanggung jawab untuk menilai
kompetensi yang diperlukan oleh penerima kontrak. Pemberi kontrak
harus melakukan pengawasan terhadap penerima kontrak dalam
melaksanakan tugas yang dikontrakkan sesuai dengan prinsip dan
pedoman CDOB. Pemberi kontrak harus memberikan informasi tertulis
yang harus dilaksanakan oleh penerima kontrak. Fasilitas distribusi
yang ditunjuk oleh fasilitas distribusi lain untuk melaksanakan kegiatan
distribusi, harus memenuhi persyaratan CDOB. Penerima kontrak tidak
diperbolehkan untuk mengalihkan pekerjaan yang dipercayakan oleh
pemberi kontrak kepada pihak ketiga sebelum dilakukannya evaluasi,
dan mendapatkan persetujuan dari pemberi kontrak serta dilakukannya
audit ke pihak ketiga tersebut. Didalam persyaratan kontrak harus
mencakup, antara lain:
a. Penanganan kehilangan/kerusakan produk obat selama pengiriman
dan dalam kondisi tidak terduga (force major);
b. Kewajiban penerima kontrak untuk mengembalikan obat dan/atau
bahan obat kepada pemberi kontrak jika terjadi kerusakan selama
pengiriman dengan menyertakan berita acara kerusakan;
c. Kehilangan selama pengiriman oleh penerima kontrak, penerima
kontrak wajib melaporkan kepada pihak kepolisian dan pemberi
kontrak;

17
d. Pemberi kontrak berhak melakukan audit terhadap penerima
kontrak setiap saat.
(BPOM, 2019).
6. Suhu dan pengendalian lingkungan

Harus tersedia prosedur tertulis dan peralatan yang sesuai untuk
mengendalikan lingkungan selama penyimpanan obat dan/atau bahan
obat. Faktor lingkungan yang harus dipertimbangkan, antara lain suhu,
kelembaban, dan kebersihan bangunan. Area penyimpanan harus
dipetakan pada kondisi suhu yang mewakili dan sebelum digunakan,
harus dilakukan pemetaan awal sesuai dengan prosedur tertulis.
Pemetaan harus diulang sesuai dengan hasil kajian risiko atau jika
dilakukan modifikasi yang signifikan terhadap fasilitas atau peralatan
pengendali suhu. Peralatan pemantauan suhu harus ditempatkan sesuai
dengan hasil pemetaan (BPOM, 2019).
7. Kualifikasi, kalibrasi dan validasi
Fasilitas distribusi harus menetapkan kualifikasi dan/atau validasi
yang diperlukan untuk pengendalian kegiatan distribusi. Ruang lingkup
dan metode validasi harus ditetapkan berdasarkan pendekatan analisis
risiko. Kegiatan validasi harus direncanakan dan didokumentasikan.
Perencanaan harus memuat kriteria yang dipersyaratkan. Sebelum
pelaksanaan dan jika ada perubahan yang signifikan atau upgrade,
sistem harus divalidasi, untuk memastikan kebenaran instalasi dan
operasional. Laporan validasi harus memuat hasil validasi dan semua
penyimpangan yang terjadi serta tindakan perbaikan dan pencegahan
(CAPA) yang perlu dilakukan. Laporan dan bukti pelaksanaan validasi
harus dibuat dan disetujui oleh personel yang berwenang. Jika peralatan
memerlukan perbaikan atau perawatan yang mengakibatkan perubahan
secara signifikan, harus dilakukan kualifikasi ulang dengan
menggunakan pendekatan analis risiko (BPOM, 2019).
8. Penanganan keluhan, obat kembalian, obat diduga palsu
1) Keluhan

18
Harus tersedia prosedur tertulis di tempat untuk penanganan
keluhan. Harus dibedakan antara keluhan tentang kualitas obat dan/atau
bahan obat dan keluhan yang berkaitan dengan distribusi. Keluhan
tentang kualitas obat dan/atau bahan obat harus diberitahukan sesegera
mungkin kepada industri farmasi dan/atau pemegang izin edar. Harus
tersedia catatan terhadap penanganan keluhan termasuk waktu yang
diperlukan untuk tindak lanjutnya dan didokumentasikan. Harus ada
personil yang ditunjuk untuk menangani keluhan. Setiap keluhan
tentang obat dan/atau bahan obat yang tidak memenuhi syarat harus
dicatat dan diselidiki secara menyeluruh untuk mengidentifikasi asal
atau alasan keluhan, termasuk penyelidikan terhadap bets lainnya.
Semua keluhan dan informasi lain mengenai produk yang rusak dan
diduga palsu harus diteliti (diidentifikasi) / ditinjau dan dicatat sesuai
dengan prosedur yang menjelaskan tentang tindakan yang harus
dilaksanakan. Setiap keluhan harus dikelompokkan sesuai dengan jenis
keluhan dan dilakukan trend analysis terhadap keluhan (BPOM,2019).
2) Obat dan/atau bahan obat kembalian
Harus tersedia prosedur tertulis untuk penanganan dan
penerimaan obat dan/atau bahan obat kembalian dengan
memperhatikan hal berikut:
- Penerimaan obat dan/atau bahan obat kembalian harus berdasarkan
surat pengiriman barang dari sarana yang mengembalikan;
- Jumlah dan identifikasi obat dan/atau bahan obat kembalian harus
dicatat dalam catatan penerimaan dan pengembalian barang.
Fasilitas distribusi harus menerima obat dan/atau bahan obat
kembalian sesuai dengan persyaratan dari industri farmasi/ fasilitas
distribusi lain. Kedua belah pihak harus bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa proses pengembalian obat tidak memungkinkan
masuknya obat dan/atau bahan obat palsu ke dalam rantai distribusi.
Harus dilakukan penilaian risiko terhadap obat dan/atau bahan obat
yang bersangkutan, terkait persyaratan penyimpanan khusus dan waktu
yang diperlukan sejak pengiriman dari pelanggan sampai diterima oleh

19
industri farmasi. Obat dan/atau bahan obat kembalian harus disimpan
terpisah dari obat dan/atau bahan obat yang memenuhi syarat jual dan
dalam area terkunci serta diberi label yang jelas sampai ada keputusan
tindak lanjut.
Penilaian yang diperlukan dan keputusan mengenai status obat
dan/atau bahan obat tersebut harus dilakukan oleh personil yang
berwenang. Persyaratan obat dan/atau bahan obat yang layak dijual
kembali, antara lain jika:
a) Obat dan/atau bahan obat dalam kemasan asli dan kondisi yang
memenuhi syarat serta memenuhi ketentuan;
b) Obat dan/atau bahan obat kembalian selama pengiriman dan
penyimpanan ditangani sesuai dengan kondisi yang
dipersyaratkan;
c) Obat dan/atau bahan obat kembalian diperiksa dan dinilai oleh
penanggung jawab atau personil yang terlatih, kompeten dan
berwenang;
d) Fasilitas distribusi mempunyai bukti dokumentasi tentang
kebenaran asal-usul obat dan/atau bahan obat termasuk identitas
obat dan/atau bahan obat untuk memastikan bahwa obat dan/atau
bahan obat kembalian tersebut bukan obat dan/atau bahan obat
palsu.
Obat dan/atau bahan obat yang memerlukan kondisi suhu
penyimpanan yang rendah tidak dapat dikembalikan. Semua
penanganan obat dan/atau bahan obat kembalian termasuk yang layak
jual atau yang dapat dimusnahkan harus mendapat persetujuan
penanggung jawab dan terdokumentasi. Transportasi yang digunakan
untuk obat dan/atau bahan obat kembalian harus dipastikan sesuai
dengan persyaratan penyimpanan dan persyaratan lainnya yang relevan.
Obat dan/atau bahan obat kembalian yang layak jual harus ditempatkan
sedemikian rupa sehingga sistem pengeluaran barang dapat dijamin
sesuai dengan FEFO (BPOM, 2019).
3) Obat diduga palsu

20
Harus tersedia prosedur tertulis untuk penanganan dan
penerimaan obat dan/atau bahan obat diduga palsu. Fasilitas distribusi
harus segera melaporkan obat dan/atau bahan obat diduga palsu kepada
instansi yang berwenang, industri farmasi dan/atau pemegang izin edar.
Setiap obat dan/atau bahan obat diduga palsu harus dikarantina di ruang
terpisah, terkunci dan diberi label yang jelas. Untuk obat dan/atau bahan
obat diduga palsu, penyalurannya harus dihentikan, segera dilaporkan
ke instansi terkait dan menunggu tindak lanjut dari instansi yang
berwenang. Setelah ada pemastian bahwa obat dan/atau bahan obat
tersebut palsu, maka harus segera ditindaklanjuti sesuai dengan
instruksi dari instansi yang berwenang. Semua kegiatan tersebut harus
terdokumentasi (BPOM, 2019).
9. Penarikan kembali obat dan/atau bahan obat
Harus tersedia prosedur tertulis untuk penanganan obat dan/atau
bahan obat yang ditarik kembali. Penanggung jawab harus membentuk
tim khusus yang bertanggung jawab terhadap penanganan obat dan/atau
bahan obat yang ditarik dari peredaran. Semua obat dan/atau bahan obat
yang ditarik harus ditempatkan secara terpisah, aman dan terkunci serta
diberi label yang jelas. Proses penyimpanan obat dan/atau bahan obat
yang ditarik harus sesuai dengan persyaratan penyimpanan sampai
ditindak lanjuti. Perkembangan proses penarikan obat dan/atau bahan
obat harus didokumentasikan dan dilaporkan, serta dibuat laporan akhir
setelah selesai penarikan, termasuk rekonsiliasi antara jumlah yang
dikirim dan dikembalikan. Pelaksanaan proses penarikan kembali harus
dilakukan segera setelah ada pemberitahuan. Fasilitas distribusi harus
mengikuti instruksi penarikan yang diharuskan oleh instansi berwenang
atau industri farmasi dan/atau pemegang izin edar. Fasilitas distribusi
harus mempunyai dokumentasi tentang informasi pelanggan (antara
lain alamat, nomor telepon, faks) dan obat dan/atau bahan obat (antara

21
lain bets, jumlah yang dikirim). Dokumentasi pelaksanaan penarikan
obat dan/atau bahan obat harus selalu tersedia pada saat pemeriksaan
dari instansi berwenang (BPOM, 2019).
Efektivitas pelaksanaan penarikan obat dan/atau bahan obat harus
dievaluasi secara berkala. Pelaksanaan penarikan obat dan/atau bahan
obat harus diinformasikan ke industri farmasi dan/atau pemegang izin
edar. Informasi tentang penarikan obat dan/atau bahan obat harus
disampaikan ke instansi berwenang baik di pusat maupun daerah. Pada
kondisi tertentu, prosedur darurat penarikan obat dan/atau bahan obat
dapat dilaksanakan. Semua dokumen penarikan obat dan/atau bahan
obat harus didokumentasikan oleh penanggung jawab sesuai dengan
kewenangan yang tercantum pada uraian tugas. Semua proses
penanganan ini harus terdokumentasi dengan baik (BPOM, 2019).
10. Transportasi
Selama proses transportasi, harus diterapkan metode transportasi
yang memadai. Obat dan/atau bahan obat harus diangkut dengan
kondisi penyimpanan sesuai dengan informasi pada kemasan. Metode
transportasi yang tepat harus digunakan mencakup transportasi melalui
darat, laut, udara atau kombinasi di atas. Apapun moda transportasi
yang dipilih, harus dapat menjamin bahwa obat dan/atau bahan obat
tidak mengalami perubahan kondisi selama transportasi yang dapat
mengurangi mutu. Pendekatan berbasis risiko harus digunakan ketika
merencanakan rute transportasi (BPOM, 2019).
Obat dan/atau bahan obat dan kontainer pengiriman harus aman
untuk mencegah akses yang tidak sah. Kendaraan dan personil yang
terlibat dalam pengiriman harus dilengkapi dengan peralatan keamanan
tambahan yang sesuai untuk mencegah pencurian obat dan/atau bahan
obat dan penyelewengan lainnya selama transportasi. Fasilitas
distribusi bertanggung jawab memastikan kendaraan dan peralatanyang
digunakan untuk mendistribusikan, menyimpan atau menangani obat
dan/atau bahan obat, digunakan dengan tepat dan dilengkapi peralatan
yang memadai untuk mencegah paparan obat dan/atau bahan obat dari
kondisi yang dapat mempengaruhi mutu dan integritas kemasan, serta

22
mencegah kontaminasi. Pengemudi pengiriman (termasuk pengemudi
kontrak) harus dilatih CDOB dalam bidang yang terkait dengan
pengiriman. Prosedur tertulis harus tersedia untuk kegiatan dan
pemeliharaan semua kendaraan dan peralatan yang terlibatdalam proses
distribusi, termasuk pembersihan dan tindakan keselamatan. Harus
diperhatikan bahwa bahan pembersih yang digunakan, tidak boleh
menimbulkan efek buruk pada mutu obat dan/atau bahan obat (BPOM,
2019).
Untuk obat dan/atau bahan obat yang memerlukan kondisi khusus
selama transportasi (misalnya suhu dan kelembaban), industri farmasi
harus mencantumkan kondisi khusus tersebut pada penandaan dan
dimonitor serta dicatat. Transportasi dan penyimpanan obat dan/atau
bahan obat yang mengandung zat berbahaya misalnya beracun, bahan
radioaktif, dan bahan berbahaya lainnya yang dapat menimbulkan
risiko khusus dalam hal penyalahgunaan, kebakaran atau ledakan
(misalnya cairan mudah terbakar/menyala, padatan dan gas bertekanan)
harus disimpan dalam area terpisah dan aman, dan diangkut dalam
kontainer dan kendaraan yang aman, dengan desain yang sesuai. Di
samping itu, harus memenuhi persyaratan sesuai dengan peraturan
perundangundangan di tingkat nasional dan kesepakatan internasional
(BPOM, 2019).
Harus tersedia sistem kontrol suhu yang tervalidasi (misalnya
kemasan termal, kontainer yang suhunya dikontrol, dan kendaraan
berpendingin) untuk memastikan kondisi transportasi yang benar
dipertahankan antara fasilitas distribusi dan pelanggan. Pelanggan
harus mendapatkan data suhu pada saat serah terima obat dan/atau
bahan obat. Jika diperlukan, pelanggan dapat memperoleh dokumen
data suhu untuk menunjukkan bahwa obat dan/atau bahan obat tetap
dalam kondisi suhu penyimpanan yang dipersyaratkan selama
transportasi (BPOM, 2019).

23
D. Evaluasi
1. Inspeksi diri dan audit mutu
Inspeksi diri perlu dilakukan dalam rangka memantau
pelaksanaan dan kepatuhan terhadap pemenuhan CDOB dan sebagai
bahan tindak lanjut untuk mengambil langkah-langkah perbaikan yang
diperlukan. Program inspeksi diri harus dilaksanakan dalam jangka
waktu yang telah ditetapkan dan mencakup semua aspek CDOB serta
kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan, pedoman dan
prosedur tertulis. Inspeksi diri tidak hanya dilakukan pada bagian
tertentu saja. Inspeksi diri harus dilakukan dengan cara yangindependen
dan rinci oleh personil yang kompeten yang ditunjuk oleh perusahaan.
Audit eksternal yang dilakukan oleh ahli independen dapat membantu,
namun tidak bisa dijadikan sebagai satu-satunya cara untuk memastikan
kepatuhan terhadap penerapan CDOB. Audit terhadap kegiatan yang
disubkontrakkan harus menjadi bagian dari program inspeksi-diri.
Semua pelaksanaan inspeksi diri harus dicatat. Laporan harus berisi
semua pengamatan yang dilakukan selama inspeksi. Salinan laporan
tersebut harus disampaikan kepada manajemen dan pihak terkait
lainnya. Jika dalam pengamatan ditemukan adanya penyimpangan
dan/atau kekurangan, maka penyebabnya harus diidentifikasi dan
dibuat CAPA. CAPA harus didokumentasikan dan ditindaklanjuti
(BPOM RI, 2020).
2. Audit Sediaan Farmasi
Audit sediaan farmasi bertujuan untuk menjamin mutu dan
kualitas dari sediaan farmasi, serta mengecek jumlah fisik sediaan
dengan jumlah sediaan pada kartu stok. Untuk menjaga akurasi
persediaan stok, harus dilakukan stock opname secara berkala
berdasarkan pendekatan risiko. Perbedaan stok harus diselidiki sesuai
dengan prosedur tertulis yang ditentukan untuk memeriksa ada tidaknya
campur-baur, kesalahan keluar-masuk, pencurian, penyalahgunaan obat
dan/atau bahan obat. Dokumentasi yang berkaitan dengan penyelidikan
harus disimpan untuk jangka waktu yang telah ditentukan (BPOM RI,

24
2020).
3. Audit SOP Manajemen
Manajemen puncak harus memiliki proses formal untuk mengkaji
sistem manajemen mutu secara periodik. Kajian tersebut mencakup:
a) Pengukuran capaian sasaran sistem manajemen mutu;
b) Penilaian indikator kinerja yang dapat digunakan untuk
memantau efektivitas proses daslam sistem manajemen mutu,
seperti keluhan, penyimpangan, CAPA, perubahan proses; proses
inspeksi diri termasuk pengkajian risiko dan audit; penilaian
eksternal seperti temuan inspeksi badan yang berwenang dan
audit pelanggan;
c) Peraturan, pedoman, dan hal baru yang berkaitan dengan mutu
yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu;
d) Inovasi yang dapat meningkatkan kinerja sistem manajemen
mutu; dan
Kajian manajemen mutu ini harus dilakukan secara berkala dan
hasilnya dikomunikasikan secara efektif. Semua personil harus
memenuhi kualifikasi yang dipersyaratkan dalam CDOB dengan
mengikuti pelatihan dan memiliki kompetensi sebelum memulai tugas,
berdasarkan suatu prosedur tertulis dan sesuai dengan program
pelatihan termasuk keselamatan kerja. Penanggung jawab harus
menjaga kompetensinya dalam CDOB melalui pelatihan rutin secara
berkala (BPOM RI, 2020).
4. Audit SOP Distribusi
Audit SOP distribusi dilakukan untuk memastikan bahwa proses
distribusi mulai dari penerimaan barang dari principal sampai
penyerahan obat dan/atau bahan obat ke tangan customer telah
dilakukan sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan. Audit SOP
distribusi dapat dilakukan secara internal maupun eksternal secara
periodik (BPOM RI, 2020).

25
BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Lokasi UPTD POAK Sleman

UPTD POAK berada di lokasi Jl. Candi Gebang No.2, Beran, Tridadi,
Kec. Sleman, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta. UPTD
POAK memiliki bangunan berlantai tiga yang terdiri dari halaman parkir,
kantor, dan berbagai macam gudang yaitu gudang utama, gudang sejuk,
gudang produk ED, gudang Cold Chain Product (CCP) gudang alat kesehatan
yang terletak di lantai 2 dimana dilokasi tersebut tersimpan lemari
psikotropika, lemari narkotika, OOT (Obat-Obat Tertentu), dan lemari
prekursor, obat-obat dan alkes hibah, obat-obat program dan gudang arsip
serta aula yang berada di lantai tiga.
B. Kegiatan PKPA di UPTD POAK Sleman
Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) periode 17 Januari sampai 28
Januari 2022 ini dilaksanakan langsung di UPTD POAK Kabupaten Sleman.
Kegiatan yang dilakukan selama PKPA di UPTD POAK Kabupaten Sleman
yakni mahasiswa diikutsertakan dalam proses distribusi yang dilakukan oleh
Instalasi Farmasi Kabupaten Sleman. Instalasi Farmasi Kabupaten ini
melayani pendistribusian obat-obatan dan alat kesehatan kepada dua puluh
lima puskesmas dan beberapa rumah sakit serta klinik di wilayah Kabupaten
Sleman. Proses distribusi dilakukan setelah pihak puskesmas mengirimkan
Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO). Terkait
permintaan vaksin harus disertai dengan LPLPV atau dapat disebut Laporan
Pemakaian dan Lembar Permintaan Vaksin, Selain itu, para petugas yang
bekerja di puskesmas dapat langsung mengunjungi Instalasi Farmasi
Kabupaten Sleman dan melakukan permintaan obat-obatan dan alat kesehatan
yang dicantumkan dalam lembaran permintaan yang biasa disebut “Bon
Obat”. Para petugas akan memberikan lembar bon obat tersebut dan langsung

26
menyiapkan secara mandiri atau bersama dengan petugas Instalasi Farmasi
Kabupaten.
Kegiatan mahasiswa PKPA selama di Instalasi Farmasi Kabupaten
Sleman yakni melakukan penyiapan obat-obatan dan alat kesehatan sesuai
dengan Bon Obat. Isi Bon Obat tersebut berupa nomor, nama obat atau alat
kesehatan, satuan, kadaluarsa, batch, jumlah, harga, nilai, dan keterangan.
Mahasiswa PKPA juga ambil bagian dalam menyiapkan perbekalan vaksinasi
Covid-19 yang diselenggarakan oleh puskesmas-puskesmas dan klinik yang
ada di Kabupaten Sleman. Selain itu mahasiswa juga melakukan pencatatan
daftar obat apa saja yang tidak ada label namanya di rak obat, setelah
dilakukan pencatatan daftar tersebut diprint dan mahasiswa menempelkannya
kembali pada tiap lemari penyimpanan obat yang hilang atau tidak ada
keterangannya. Instalasi Farmasi Kabupaten ini juga menyiapkan perbekalan
vaksinasi untuk beberaparumah sakit yang melakukan vaksinasi di wilayah
Kabupaten Sleman. Kegiatan mahasiswa lainnya yaitu melakukan Stock
Opname guna mengecek persediaan obat secara fisik dengan stok obat yang
ada di kartu stelling, fungsinya untuk memudahkan dalam pengadaan obat,
sehingga mengetahui obat mana yang hampir habis ataupun ED. Mahasiswa
diajarkan dengan baik tentang cara penyiapan dan pendistribusian sampai
dokumentasi yang dibuatsecara manual yaitu kartu stok yang diletakkan di
dekat obat-obatan atau alatkesehatan. Berikut adalah contoh kartu stok yang
berada di Instalasi FarmasiKabupaten Sleman tersebut:
Gambar 2. Kartu Stok

27
Setelah melakukan penyiapan, obat dan alkes tersebut akan diperiksa
ulang oleh petugas Instalasi Farmasi Kabupaten dan petugas puskesmas untuk
memastikan bahwa barang yang disiapkan sudah tepat dan siap untuk dibawa
oleh petugas puskesmas. Kegiatan rutin lainnya adalah memeriksa dan
mengisi lembar penerimaan barang setelah pabrik mengantarkan barang-
barang tersebut ke PBF setelah dilakukannya pembelian oleh pejabat
pengadaan melalui e-catalogue.
C. Aspek Manajemen Persediaan Obat dan Administrasi
1. Struktur Organisasi
Struktur organisasi dari UPTD POAK Sleman terdiri dari Kepala
UPTD, Subbagian Tata Usaha, Kelompok Jabatan Fungsional Tertentu
(Pelaksana Apoteker dan Tenaga Teknis Kefarmasian) dan Kelompok
Jabatan Fungsional Umum (Pengadministrasian Umum). Subbagian tata
Usaha dipimpin oleh Kepala Subbagian yang berada di bawah dan
bertanggung jawab kepada Kepala UPTD sedangkan Kelompok Jabatan
Fungsional dalam menjalankan tugas dikoordinasikan oleh tenaga fungsional
yang ditunjuk dan berada di bawah serta bertanggung jawab kepada Kepala
UPTD melalui Kepala Subbagian Tata Usaha.
Gambar 3. Struktur Organisasi UPTD POAK Sleman

28
Struktur organisasi dari UPTD POAK Sleman (Gambar 3.) dipimpin
oleh seorang Kepala UPTD yang membawahi Kepala Sub. Bagian Tata
Usaha, Apoteker Penanggung Jawab (APJ), dan Tenaga teknis kefarmasian
(TTK) serta Pengadministrasi Umum. Kepala UPTD bertanggung jawab dan
memiliki wewenang atas seluruh kegiatan yang ada di UPTD, serta membantu
mengarahkan, memimpin, dan mengawasi kinerja para staf yang berada di
bawahnya.
Kepala Sub. Bagian Tata Usaha mempunyai tugas menyelenggarakan
urusan umum, urusan kepegawaian, urusan keuangan, dan urusan
perencanaan dan evaluasi. Apoteker penanggung jawab memiliki tugas dalam
pendistribusian obat dan/atau bahan obat yaitu melakukan pemeriksaan
dokumen dan menyiapkan pesanan produk obat narkotika dan psikotropika.
Selain itu, Apoteker juga menyusun, memastikan, dan mempertahankan
penerapan sistem manajemen mutu. Apoteker juga bertugas melayani,
mencatat, dan melakukan evaluasi terkait keluhan dari Puskesmas serta
menyiapkan dokumen dan mengkoordinir setiap kegiatan penarikan obat
dan/atau bahan obat. Apoteker juga harus memeriksa kembali produk
karantina dan mengambil keputusan pengembalian produk ke dalam stok
dan/atau produk akan dimusnahkan serta bahan obat kembalian, rusak, hasil
penarikan kembali maupun diduga palsu.
Para pelaksana apoteker bertugas untuk bekerja sama dengan apoteker
penanggung jawab dalam hal penerimaan barang yang datang dari produsen
(pencatatan barang masuk), penyimpanan barang di gudang dan segala
kelengkapan dan administrasi untuk obat-obatan rantai dingin. Tugas
pengadministrasian umum ialah melakukan penyiapan obat-obatan dan alkes
yang akan diambil oleh pihak puskesmas atau rumah sakit yang bersangkutan.
Sebelum didistribusikan, pihak puskesmas atau rumah sakit bersama pihak
UPTD POAK Sleman akan memeriksa obat dan alkes terlebih dahulu
sebelum didistribusikan. Tugas lain dari pengadministrasian umum adalah
memastikan gudang penyimpanan obat-obatan dan alkes, tempat kerja dan
lain-lain yang ada di dalam gedung UPTD POAK Sleman tertata rapi dan
bersih. UPTD POAK Sleman juga memiliki beberapa security yang

29
membantu mengamankan gedung tersebut dengan bekerja secara shift.
2. Supply Chain Management
Supply chain management yang dilaksanakan oleh UPTD POAK
Sleman yaitu tahap perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian operasi
rantai pasokan. Tahap perencanaan produk di UPTD POAK Sleman
dilakukan oleh apoteker penanggung jawab yang kemudian disetujui oleh
kepala Instalasi Farmasi Kabupaten yang didasarkan oleh tingkat kebutuhan
dan permintaan produk dari puskesmas. Setelah melakukan perencanaan
kemudian dilanjutkan pada tahap pelaksanaan pemesanan. Untuk pemesanan
produk di UPTD POAK Sleman dilakukan secara berkala dengan
menggunakan sistem komputerisasi. Pada proses pemesanan, UPTD POAK
Sleman menerapkan sistem cross docking atau yang biasa disebut dengan
pemesanan melalui e-catalogue. Kelebihan menggunakan e-catalogue adalah
harga obat cenderung lebih murah, akan tetapi kekurangannya adalah apabila
obat ada yang masuk ED, obat tersebut tidak dapat dilakukan retur.
Para prinsipal yang masuk dalam e-catalogue merupakan prinsipal-
prinsipal yang telah memenangkan tender dengan segala kriteria yang telah
dipenuhi agar dapat menjadi prinsipal yang memberikan pelayanan yang baik
terhadap para distributor. Pemesanan ini dilakukan langsung oleh kepala
Instalasi Farmasi Kabupaten. Tahap pengendalian dilakukan dengan
mengendalikan jumlah stok agar tetap tersedia sehingga diharapkan tidak
terjadi kekosongan stok maupun kelebihan stok. Pemeriksaan juga dilakukan
untuk barang yang mendekati tanggal kadaluarsa dan telah melewati tanggal
kadaluarsa. Stock opname UPTD POAK Sleman dilakukan secara berkala
setiap satu bulan sekali yaitu mulai pertengahan bulan akhir sampai
pertengahan bulan depannya lagi.
3. Sistem Manajemen Mutu
Manajemen mutu yang dilaksanakan oleh UPTD POAK Sleman yaitu
adanya struktur organisasi yang jelas beserta pembagian tugas dan
wewenangnya. Namun disini masih ada hal yang menjadi kekurangan sistem
manajemen mutu pada struktur organisasi yakni adanya jabatan rangkap yang

30
dimiliki oleh beberapa karyawan yang disebabkan oleh kurangnya SDM dan
adanya karyawan yang mengambil libur cuti, sehingga ketika terjadi
kekurangan SDM tentunya pekerjaan akan menumpuk jika permintaan
distribusi yang datang sedang tinggi. Manajemen mutu juga dilakukan dalam
kegiatan operasional yaitu tersedia Standard Operational Procedure (SOP)
yang digunakan sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan distribusi.
Pemesanan obat dan/atau bahan obat telah melalui prosedur yang sesuai yaitu
melalui pemesanan e-catalogue dan disesuaikan oleh pemesan terkait harga
dan kualitasnya. Untuk pemesanan ke suatu produsen juga dipertimbangkan
saran dan masukan dari pihak puskesmas contohnya jika produsen X memiliki
alat kesehatan berupa jarum yang tidak terlalu tajam maka pihak puskesmas
akan memberi informasi pada pihak UPTD POAK Sleman dan selanjutnya
dapat diganti produsen lainnya yang memiliki jarum dengan tingkat
ketajaman yang lebih baik.
Mutu penyimpanan dan pengiriman barang dapat terjamin dengan
melihat pemisahan penyimpanan produk obat mulai dari jenis, suhu, tempat
penyimpanan yang sesuai, dan cara penyusunan obat dan/atau bahan obat.
Sistem pendistribusian barang ke masing-masing puskesmas dilakukan
dengan kendaraan roda empat yakni untuk POAK Sleman menggunakan
double cabin Hilux, dengan protokol yang sesuai dengan standar yaitu AC
mobil harus hidup serta bagian bak belakang mobil juga tersedia terpal untuk
mengantisipasi kondisi hujan. Pihak puskesmas yang akan mengambil obat-
obatan dan alat kesehatan di UPTD POAK Sleman dengan pengawasan ketat
dari pihak UPTD POAK Sleman. Untuk pendistribusian obat-obatan rantai
dingin, UPTD POAK Sleman harus memastikan bahwa pihak puskesmas
dapat menjaga suhu tempat penyimpanan obat tersebut dengan menyediakan
box pendingin.
Pelaksanaan dokumentasi adalah salah satu penerapan manajemen
mutu di UPTD POAK Sleman. Dokumentasi yang dilakukan terdiri dari
semua dokumen tertulis terkait dengan distribusi (pengadaan, penyimpanan,
penyaluran, dan pelaporan), prosedur tertulis, dan dokumen lain yang terkait
dengan pemastian mutu. Dokumentasi yang jelas dan rinci merupakan dasar

31
untuk memastikan bahwa setiap personil melaksanakan kegiatan sesuai
uraian tugas sehingga memperkecil risiko kesalahan. Dokumentasi UPTD
POAK Sleman dilakukan secara manual dan komputerisasi, serta dalam
pengarsipan dokumen tersimpan dengan cukup rapi.
4. Manajemen Risiko Mutu
Manajemen risiko mutu adalah salah satu bagian dari sistem
manajemen mutu. Manajemen risiko mutu merupakan proses sistematis untuk
menilai, mengendalikan, mengkomunikasikan, dan mengkaji risiko terhadap
mutu obat dan/atau bahan obat. Sistem manajemen mutu meliputi SOP,
struktur organisasi, dokumentasi, job description, serta inspeksi diri.
SOP yang ada di UPTD POAK Sleman sudah jelas dan lengkap serta
mengacu pada CDOB. SOP tersebut bertujuan untuk menjamin obat
terdistribusi dengan benar dan aman sehingga mutu produk tetap terjaga.
Dokumentasi yang dilakukan berupa berkas distribusi obat sudah baik
sehingga dapat meminimalkan risiko kesalahan pendistribusian. Inspeksi diri
dilakukan untuk memantau pelaksanaan dan kepatuhan pemenuhan CDOB
serta untuk tindak lanjut langkah-langkah perbaikan yang diperlukan. UPTD
POAK Sleman dalam pelaksanaan inspeksi secara internal dilakukan oleh
pihak independen tiap satu tahun sekali.
5. Dokumentasi dan Sistem Komputerisasi
Untuk sistem dokumentasi di UPTD POAK Sleman dilakukan dengan
cara manual maupun komputerisasi. Kartu stok digunakan untuk mencatat
jumlah barang fisik yang masuk dan keluar sehingga jumlah barang yang
masuk dan keluar bisa diketahui secara lengkap dengan tanggal, nomor bets,
tanggal kadaluarsa, dan petugas yang bertanggung jawab atas setiap proses
tersebut. Kartu stok disediakan untuk masing-masing obat-obatan dan alkes.
Data tersebut dapat dibandingkan dengan yang tersimpan dalam sistem
(komputerisasi) sebab setiap proses keluar masuk barang harus dilakukan
melalui sistem komputerisasi. Hal ini penting dilakukan mengingat selalu ada
potensi ketidaksesuaian data antara kartu stok, fisik dan dengan sistem
komputerisasi.
Dokumentasi yang dilakukan di UPTD POAK Sleman terdiri dari dua

32
jenis yaitu secara manual dan komputerisasi. Dokumentasi yang dilakukan
oleh apoteker penanggung jawab meliputi faktur pembelian, surat pesanan ke
pemasok, pesanan dari pelanggan, surat penarikan kembali produk, dan surat
penolakan obat. Dokumen lainnya terkait keuangan atau perpajakan menjadi
tanggung jawab kepala tata usaha meliputi faktur pajak, faktur pembelian,
buku kas, buku bank, serta dokumen lain yang berkenaan dengan alur keluar
masuknya uang. Setelah itu dokumen disimpan di gudang arsip dan tidak
dicampur dengan gudang obat maupun gudang lainnya. Dokumen distribusi
disimpan dalam jangka waktu tiga tahun atau lebih, mengacu pada dokumen
perpajakan yang harus terdokumentasi selama tujuh tahun lamanya.Dokumen
tersebut dimusnahkan setelah terlebih dahulu melakukan koordinasi dengan
BPOM.
D. Aspek Distribusi Sediaan Farmasi (CDOB)
1. Kualifikasi Pemasok dan Pelanggan
Kategori pemasok UPTD POAK Sleman disesuaikan dari pemenang
tender atau pemasok yang telah masuk sebagai anggota pemasok di e-
catalogue. Kepala UPTD POAK Sleman akan memperhatikan dari segi
kualitas, harga dan semua hal yang berkaitan dengan respon pemasok
terhadap pesanan, kecepatan pengiriman, retur obat-obatan dan alkes jika
kadaluarsa dan lain sebagainya dalam pemesanan obat dan alkes. UPTD
POAK Sleman hanya menyalurkan obat-obatan dan alkes kepada 25
puskesmas serta beberapa rumah sakit dan klinik yang melakukan vaksinasi
di wilayah Kabupaten Sleman. Penyaluran produk di UPTD POAK Sleman
berdasarkan LPLPO Yang ditandatangani oleh APA, APJ, atau tenaga teknis
kefarmasian penanggung jawab untuk puskesmas dan rumah sakit dengan
mencantumkan SIPA, SIKA, atau SIKTTK.
2. Operasional
a. Penerimaan
Penerimaan barang oleh UPTD POAK Sleman dimulai dengan menerima
barang masuk pada bagian transito. Petugas penanggung jawab bagian
penerimaan akan melakukan pemeriksaan kesesuaian surat pesanan dan surat

33
kirim barang (SKB) meliputi nama supplier, nama obat, kemasan, bentuk
sediaan, jumlah, nomor bets, Expired Date (ED), serta bentuk fisik dari obat
tersebut tidak rusak atau tidak mengalami perubahan selama transportasi. Jika
ditemukan adanya kerusakan atau perubahan bentuk fisik maka akan
diterbitkan Berita Acara Pemeriksaan (BAP) dan selanjutnya akan dilakukan
pengajuan retur barang. Jika obat yang diterima sudah sesuai dengan surat
pesanan maka bagian penanggung jawab barang masuk menandatangani faktur
pembelian dan selanjutnya barang akan disimpan sesuai dengan tempatnya.
b. Penyimpanan
Tempat/gudang penyimpanan merupakan salah satu sarana yang
mendukung kegiatan penyimpanan dan pendistribusian produk obat. UPTD
POAK Sleman menyimpan produk obat berdasarkan bentuk sediaan, suhu
penyimpanan dan jenis produk dengan disusun berdasarkan alfabetis
menggunakan prinsip First Expired First Out (FEFO) dan First In First Out
(FIFO). UPTD POAK Sleman memiliki beberapa ruangan penyimpanan yang
terletak pada lantai satu dan lantai dua gedung UPTD POAK Sleman, dimana
ruang penyimpanan sudah mencukupi kebutuhan penyimpanan obat.
Kemudian untuk lantai 3 juga disimpan alkes dikarenakan ruangan lainnya
sudah penuh. Ruangan penyimpanan di UPTD POAK Sleman terdiri dari
penyimpanan dengan:
1. Suhu kamar (25-30oC): disimpan obat-obat tablet, sirup, kosmetik,
alat kesehatan yang tidak memerlukan penyimpanan dengan suhu
dingin atau suhu khusus;
2. Suhu ruang terkendali (20-25oC): Menyimpan produk-produk obat
dalam bentuk injeksi, dan tablet-tablet yang mudah terdegradasi;
3. Suhu dingin (2-8 oC) dan chiller: Untuk menyimpan vaksin;
4. Suhu beku (-25 dan -15 oC)
Setiap ruangan penyimpanan memiliki alat pemantau suhu, dimana suhu
dicatat dua kali sehari setiap pagi dan siang hari pada kartu pengontrol suhu
sehingga produk dapat dipastikan tetap stabil sesuai dengan suhu
penyimpanannya. Produk narkotika, psikotropika, dan prekursor disimpan pada

34
lemari khusus dimana lemari terbuat dari besi dan kayu yang memiliki dua
pintu. Produk narkotika, psikotropika, dan prekursor perlu dilakukan
pengawasan oleh apoteker penanggung jawab Instalasi Farmasi Kabupaten.
UPTD POAK Sleman memiliki satu akses lift barang antara lantai satu dan
lantai dua yang membantu memudahkan pengambilan dan penyimpanan
barang atau produk obat. Setiap produk obat dan alat kesehatan yang disimpan
memiliki kartu stok yang berisi data pengeluaran dan pemasukan. Kartu stok
membantu pencatatan mutasi setiap produk obat mulai dari penerimaan,
pengeluaran, hilang, rusak, dan kadaluarsa.
c. Pemisahan obat dan/atau bahan obat
Pemisahan obat di UPTD POAK Sleman berdasarkan jenis produk dan
suhu penyimpanan. Ada beberapa produk obat yang perlu mendapat perlakukan
khusus dalam penyimpanan seperti vaksin, narkotika, psikotropika dan
prekursor. UPTD POAK Sleman menyimpan beberapa jenis produk obat dan
alat kesehatan, dimana setiap produk obat tersebut memiliki sistem
penyimpanan yang berbeda-beda sehingga perlu dilakukan pemisahan obat
dan/bahan obat. Pemisahan obat bertujuan untuk menjaga kestabilan produk
obat sehingga produk obat tetap stabil pada tempat penyimpanannya. Produk
obat yang mengalami kadaluarsa, rusak, recall, dan retur dari pelanggan
disimpan pada ruang khusus. Terkait penyimpanan obat golongan narkotika di
UPTD POAK Sleman sudah sesuai standar yang berlaku yaitu menggunakan
lemari dengan 2 pintu, untuk letak penyimpanannya diletakan di lantai 2 dengan
kondisi ruangan selalu terkunci sehingga menjaga keamanannya.
d. Pemusnahan
Pemusnahan obat dilakukan pada obat-obat kadaluarsa dan produk obat
yang rusak atau yang tidak dapat digunakan lagi. Pemusnahan obat di UPTD
POAK Sleman tidak dilakukan sendiri oleh UPTD POAK Sleman tetapi
menggunakan pihak ketiga dimana perlu dibuat berita acara dan disaksikan oleh
apoteker penanggung jawab dari UPTD POAK Sleman. Pemusnahan produk
obat di UPTD POAK Sleman dilakukan terjadwal setiap tahun. Obat-obatan
yang akan dilakukan pemusnahan akan diangkut oleh pihak ketiga, kemudian
dikirim ke pengolah limbah sesuai dengan perjanjian kerjasama yang telah

35
disepakati bersama untuk dilakukan pemusnahan. Produk yang akan
dimusnahkan disimpan pada ruang penyimpanan khusus atau ruang
karantina sebelum akan dikirimkan ke pihak ketiga untuk dilakukan
pemusnahan. Adanya ruang karantina membantu untuk memisahkan antara
produk yang tidak dapat digunakan dengan produk yang masih bisa
digunakan, sehingga tidak terjadi ketercampuran produk yang akan
menyebabkan kesalahan pengambilan produk obat. Ruang penyimpanan
obat ED atau rusak di UPTD POAK Sleman terdapat di lantai 1 bagian
belakang dimana terdapat sekat pembatas untuk membedakan obat mana
saja yang sudah dikarantina atau belum.
e. Pengambilan, pengemasan, pengiriman, dan ekspor-impor
Pendistribusian obat dan alat kesehatan habis pakai di UPTD POAK
Sleman dilakukan dengan dua cara yakni melalui LPLPO yaitu untuk
puskesmas yang bekerja sama dengan Dinas Kesehatan Sleman dan surat
permintaan untuk sarana kesehatan lainnya. Pendistribusian melalui LPLPO
dimana UPTD POAK Sleman akan menerima LPLPO dari puskesmas
melalui email maupun Sistem Informasi Manajemen Obat (SIMO). Isi
LPLPO merupakan obat apa saja yang telah digunakan oleh puskesmas
misalnya dalam kurun waktu biasanya 1 bulan kemudian daftar direkap dan
di serahkan kepada UPTD POAK Sleman. Kemudian petugas akan mencatat
tanggal penerimaan LPLPO dan jadwal distribusi obat di buku distribusi
serta di google drive email bersama agar puskesmas mengetahui jadwal
distribusi. Pendistribusian obat dan alat kesehatan habis pakai ke sarana
kesehatan lain melalui surat permintaan dimana UPTD POAK Sleman akan
menerima surat permintaan obat dan alat kesehatan habis pakai dari sarana
kesehatan lain.
Obat dan alat kesehatan habis pakai yang diminta oleh puskesmasdan
sarana kesehatan lainnya akan dilakukan evaluasi ketersediaan produk.
Melalui SIMO, UPTD POAK Sleman menentukan jenis, jumlah, kadaluarsa,
dan bets obat dan alat kesehatan habis pakai yang akan
diberikan/didistribusikan. Petugas akan mencetak Surat Bukti Keluar

36
(SBBK) yang telah terisi lengkap untuk digunakan sebagai dasar
menyiapkan obat dan alat kesehatan habis pakai yang akan
didistribusikan. Kemudian produk disiapkan dengan mencocokkan
antara SBBK dan barang yang ada. Hal-hal yang perlu diperhatikan
kesesuaiannya dengan SBBK yaitu nama produk, kekuatan, bentuk
sediaan, jumlah, nomor bets, dan tanggal kadaluarsa. Produk yang
diambil harus dicatat pengambilannya pada kartu stok yang berisi
tanggal pengambilan, jumlah yang diambil, sisa dari produk,dan nama
instansi yang meminta dengan tujuan agar membantu dalam pendataan
jumlah produk yang tersedia pada sistem dan produk fisik. Produk
disiapkan di dalam keranjang yang telah disediakan. Ketika produk
yang disiapkan telah sesuai dengan faktur, apoteker penanggung jawab
akan memeriksa kembali kesesuain produk dengan faktur. Produk yang
telah disiapkan di dalam keranjang akan diberikan kartu yang
bertuliskan nama puskesmas dan sarana kesehatan lainnya yang
memesan produk tersebut. Petugas puskesmas dan sarana kesehatan
lainnya akan datang kemudian apoteker penanggung jawab bersama
dengan petugas puskesmas dan sarana kesehatan lainnya akan
mengecek dan menghitung kembali kesesuaian fisik barang yang
disiapkan dengan yang tercatat di SBBK. Apoteker penanggung jawab
akan memberi tanda bila obat dan alat kesehatan habis pakai yang
disiapkan telah sesuai, jika produk belum sesuai maka akan disesuaikan
kembali dengan yang tercatat pada SBBK. Setelah semua selesai, maka
apoteker penanggung jawab akan menandatangani SBBK dan petugas
dari Puskesmas juga menandatangani pada bagian “menerima”
3. Distribusi Produk Rantai Dingin (Cold Chain Product/ CCP)
Proses distribusi produk rantai dingin (CCP) di UPTD POAK
Sleman dilakukan menurut aturan mulai dari penyimpanan hingga
pengambilan oleh pihak puskesmas seperti yang ditetapkan. UPTD
POAK Sleman memiliki ruangan khusus untuk CCP dengan enam
chiller dengan suhu yang dijaga antara 2-8oC. Tersedia juga lemari

37
pendingin dan chiller dengan suhu yang sama dan diletakkan di luar
ruangan CCP. Untuk proses pengeluaran atau pengambilan CCP,
dilakukan dengan menempatkan CCP dalam cooler box yang berisi ice
pack dan dipastikan suhu tetap terjaga diantara 2-8oC. Validasi suhu
dilakukan terhadap suhu saat CCP berada di dalam cooler box. Hal ini
dilakukan untuk memastikan bahwa CCP tetap berada pada suhu yang
sesuai. Validasi dilakukan dengan cara memasukkan ice pack ke dalam
cooler box lalu cooler box didiamkan sesuai perkiraan waktu yang
diperlukan untuk menempuh jarak yang paling jauh dari penghantaran.
Gambar 4. Ruang Khusus CCP dan lemari pendingin di UPTD

POAK Sleman
Pada masing-masing chiller dan lemari pendingin juga
ditambahkan alat perekam temperatur atau log tak dan setiap harinya
para petugas akan melakukan pengendalian suhu (pagi dan sore) untuk
menjamin obat-obatan tetap terjaga kualitas dan mutunya dengan
pencatatan pada buku yang telah diletakkan diatas masing-masing
chiller dan lemari pendingin. Cara pendistribusiannya sama yakni obat
vaksin dan alkes akan dicek dan dihitung bersama oleh petugas dari
puskesmas atau instansi yang meminta obat tersebut, mulai dari
membuka obat yang masih tersegel atau obat yang berbentuk satuan,
sampai obat tersebut sudah sesuai baru diberikan ke petugas puskesmas.

38
4. Distribusi Narkotika dan Psikotropika
Proses pemesanan narkotika dan psikotropika ke UPTD POAK
Sleman dapat dilakukan dengan membuat surat pesanan (SP) dan
mengirimkan surat pesanan ke UPTD POAK Sleman. Form nomor 9
sebanyak 4 rangkap digunakan untuk surat pesanan narkotika, satu surat
pesanan hanya digunakan untuk 1 produk obat, 1 sediaan, dan 1 dosis
produk narkotika. Surat pesanan psikotropika dibuat dalam 2 rangkap,
dapat dilakukan dengan satu surat pesanan untuk lebih dari satu jenis
psikotropika. Pengadaan produk narkotika dan psikotropika dilakukan
oleh apoteker penanggung jawab UPTD POAK Sleman.
Penyaluran narkotika dan/psikotropika dilakukan ketika apoteker
atau TTK penanggung jawab dari setiap pelayanan kesehatan yaitu
puskesmas datang dan memberikan surat pesanan ke apoteker
penanggung jawab (APJ) UPTD POAK Sleman. APJ akan memeriksa
keabsahan SP yang meliputi tanda tangan dan nama jelas apoteker
penanggung jawab, nomor surat izin penanggung jawab, stempel
pelayanan kesehatan. Surat pesanan yang telah sesuai akan disahkan
oleh APJ UPTD POAK Sleman. APJ akan menyiapkan produk
narkotika dan/psikotropika sesuai surat pesanan. Produk narkotika dan
psikotropika yang akan keluar wajib dicatat pada kartu stok nama, jenis,
bets, jumlah, tanggal keluar, dan ttd APJ, selanjutnya produk akan
diserahkan kepada APJ dari pelayanan kesehatan dengan
menandatangani faktur.
5. Suhu dan Pengendalian Lingkungan
Pemantauan dan pengendalian suhu pada lingkungan UPTD
POAK Sleman dilakukan menggunakan alat termometer yang
ditempatkan pada lokasi yang telah ditetapkan. Termometer digunakan
untuk memantau suhu dan kelembaban ruangan yang
didokumentasikan secara berkala agar keadaan suhu dan kelembaban
yang sesuai dapat terjaga dengan produk obat yang disimpan.
Selanjutnya dilakukan pencatatan pada dokumen pencatatan suhu.

39
Pengecekan suhu ruang dilakukan pada siang hari antara jam 11.00 -
13.00. Termometer harus dikalibrasi secara berkala setiap satu tahun
sekali. Terkait pembersihan termometer dilakukan setiap minggu
dengan menggunakan kain flannel. Khusus penyimpanan untuk vaksin,
dilakukan pengecekan suhu dua kali sehari baik melalui termometer
ruang maupun log tag. Pembagian gudang di UPTD POAK Sleman
adalah sebagai berikut:
a. Chiller, digunakan untuk menyimpan produk-produk obat yang
harus berada dalam suhu dingin. Suhu di dalam chiller diatur agar
berada pada rentang 2-8°C;
b. Gudang suhu kamar, yang merupakan ruangan terbesar di UPTD
POAK Sleman yang digunakan sebagai penyimpanan produk yang
tidak membutuhkan perlakuan khusus. Gudang dilengkapi dengan
air conditioner untuk menjaga agar suhu tidak meningkat jauh dari
suhu kamar;
c. Gudang sejuk, yang merupakan ruangan tertutup bersuhu 18-25°C,
digunakan untuk menyimpan beberapa obat-obatan berbentuk
sirup, tablet, suppositoria dan sediaan injeksi. Gudang ruang sejuk
ialah ruangan tertutup dan dilengkapi dengan air conditioner
membuat suhu di dalam gudang sejuk berada pada rentang yang
ditetapkan;
d. Gudang narkotika dan psikotropika, merupakan gudang yang
digunakan untuk menyimpan obat narkotika dan psikotropika.
Penyimpanan narkotika dan psikotropika di UPTD POAK Sleman
terletak di lantai dua. Narkotika dan psikotropika disimpan pada
lemari khusus yang terpisah dan menggunakan lemari dengan
adanya 2x penguncian. Ruangan tersebut sudah dilengkapi dengan
air conditioner guna menjaga suhu ruangan agar tetap terjaga.
e. Gudang alat kesehatan (alkes), merupakan gudang yang digunakan
untuk menyimpan perbekalan alat-alat kesehatan. Gudang alkes ini
terletak di lantai dua dan dilengkapi dengan air conditioner.

40
f. Gudang vaksin, merupakan gudang yang digunakan untuk
menyimpan produk vaksin seperti vaksin BCG, vaksin campak,
vaksin polio IPV, hepatitis, dan lainnya. Produk vaksin di simpan
di dalam lemari es pada suhu 2-8°C suhu penyipanan juga selalu
terjaga.
6. Kualifikasi, Kalibrasi, dan Validasi
a. Kualifikasi
Kualifikasi bertujuan untuk menjamin dan mendokumentasikan
bahwa sistem atau peralatan yang digunakan sudah sesuai dengan
spesifikasi. Contoh alat yang dikualifikasi adalah chiller, kulkas dan
cold box yang dikualifikasi pada awal penggunaan atau pada saat terjadi
perubahan kondisi yang tidak sesuai dengan spesifikasinya. Alat-alat
yang digunakan di UPTD POAK Sleman dikualifikasi sesuai dengan
ketentuan dari UPTD POAK Sleman. Kualifikasi terhadap pemasok
obat juga dilakukan oleh UPTD POAK Sleman. Kualifikasi pelanggan
yang boleh menerima obat dari UPTD POAK Sleman adalah 25
puskesmas dan rumah sakit swasta untuk obat program yang berada di
wilayah Kabupaten Sleman. UPTD POAK Sleman juga melayani
distribusi vaksin dan logistik untuk 25 puskesmas dan 3 rumah sakit
(RSUD Sleman, RS Sardjito dan RSUD Prambanan) yang berada di
wilayah kabupaten Sleman.
b. Kalibrasi
Kalibrasi dilakukan untuk memastikan bahwa alat yang
digunakan dapat mencerminkan kondisi sebenarnya yang ada sehingga
menghasilkan nilai yang dapat dipercaya/valid. Pada UPTD POAK
Sleman dilakukan kalibrasi terhadap alat pengukur suhu seperti
thermometer suhu ruangan, thermometer chiller, log tag, air
conditioner, dan lainnya. Kalibrasi tersebut dilakukan secara berkala
setiap satu tahun sekali. Kalibrasi yang dilakukan tidak menggunakan
pihak internal karena UPTD POAK Sleman belum mempunyai
sertifikat sebagai kalibrator sehingga pada UPTD POAK Sleman

41
menggunakan pihak ketiga untuk kalibrasi.
c. Validasi
UPTD POAK Sleman melakukan validasi terhadap suhu ruangan
dan validasi penyimpanan vaksin. Tujuan dilakukan validasi adalah
untuk mengetahui pemerataan suhu, rata-rata suhu di gudang serta
untuk mengetahui apakah terdapat penyimpangan suhu atau tidak.
Validasi suhu ruangan yang direkomendasikan oleh BPOM yaitu
dilakukan pada 5 titik dan dilakukan pencatatan setiap jam selama 3
hari. Hasil yang didapat yaitu apakah suhu di ruangan tersebut sudah
masuk range suhu yang dikehendaki. Jika suhu belum sesuai maka
harus dilakukan tindakan perbaikan. Validasi suhu ruangan idealnya
dilakukan setahun sekali, namun akan lebih baik jika dilakukan dua kali
dalam setahun yaitu saat musim penghujan dan musim kemarau.
Penerapan validasi juga dilakukan untuk penyimpanan vaksin di UPTD
POAK Sleman. Validasi penyimpanan vaksin di UPTD POAK Sleman
dilakukan pada chiller dan titik-titik tertentu di dalam kulkas. Validasi
dilakukan pada tiga titik yaitu atas, bawah dan tengah.
7. Penanganan Keluhan, Obat Kembalian, dan Obat Diduga Palsu
Keluhan atas pelayanan distribusi dilaporkan langsung kepada
Kepala UPTD POAK Sleman. Survei kepuasaan pelanggan dilakukan
dengan menggunakan formulir survei kepuasaan pelanggan dan hasil
survei tersebut akan dipajang di dalam kantor UPTD POAK Sleman.
Survei kepuasan pelanggan ini ditujukan kepada unit-unit kesehatan
yang mengambil perbekalan farmasi dari UPTD POAK Sleman. Survei
kepuasan pelanggan terhadap kinerja UPTD POAK Sleman tahun 2020
menunjukkan indeks kepuasan sebesar 84,62.
8. Transportasi
Transportasi adalah salah satu hal penting yang perlu diperhatikan
karena berfungsi untuk menjamin kondisi obat selama proses
pendistribusian agar tetap terjamin dalam segi mutu dan kualitas.
Transportasi yang digunakan harus dapat menjamin bahwa produk

42
tersebut tertutup dan terlindung dari cahaya matahari langsung. Pada
UPTD POAK Sleman, transportasi yang biasanya digunakan adalah
kendaraan roda empat dari masing-masing fasilitas kesehatan yang ada
di puskesmas dan rumah sakit untuk pendistribusian perbekalan
farmasi. Proses distribusi ke unit pelayanan kesehatan biasanya
dilakukan dengan melakukan pengambilan langsung bila
puskesmas/rumah sakit mangatur sandiri pengambilan obat dari UPTD
POAK Sleman. Khusus untuk vaksin didistribusikan dengan
menggunakan mobil. Mobil untuk transportasi juga sudah
berspesifikasi yang baik yaitu menggunakan double cabin hilux dengan
ada AC di dalamnya serta bak belakang yang dilengkapi terpal untuk
kondisi cuaca hujan. Vaksin disimpan di dalam cool box atau vaksin
carrier yang dilengkapi dengan cool pack di dalamnya. Untuk
pengambilan obat dari dinkes provinsi ke UPTD POAK Sleman juga
sudah sesuai dengan standar yaitu obat jenis vaksin dimasukan di dalam
cool box dan diletakan di dalam bagian dalam mobil double cabin
dengan kondisi AC yang dingin, untuk alkes juga sudah sesuai SOP
yaitu ditutup dengan terpal di bak mobil supaya terhindar dari paparan
sinar matahari secara langsung.
E. Evaluasi
1. Inspeksi Diri dan Audit Mutu
Inspeksi diri wajib dilakukan dalam rangka memantau
pelaksanaan dan kepatuhan terhadap pemenuhan CDOB dan sebagai
bahan tindak lanjut langkan-langkah perbaikan yang diperlukan.
Program inspeksi diri harus dilaksanakan dalam jangka waktu yang
ditetapkan dan mencakup semua aspek CDOB serta kepatuhan terhadap
peraturan perundang-undangan, pedoman, dan prosedur tertulis.
Inspeksi diri dan audit mutu dilakukan di UPTD POAK Sleman.
Inspeksi diri di UPTD POAK Sleman dilakukan dengan mengadakan
rapat rutin setiap bulannya.

43
2. Audit Sediaan Farmasi
Audit sediaan farmasi di UPTD POAK Sleman dilakukan secara
internal oleh semua personil dengan cara melakukan stock opname
setiap satu bulan sekali. Stock opname dilakukan dengan mencocokkan
antara jumlah fisik sediaan dengan yang tertera di kartu stok dan sistem.
Tujuannya untuk mengetahui ada tidaknya selisih dari jumlah
persediaan yang ada di logistik. Selain menghitung jumlah persediaan,
yang perlu diperhatikan saat dilakukan stock opname yaitu nomor bets
dan tanggal kadaluarsa. Sediaan yang dekat dengan tanggal kadaluarsa
dipisahkan untuk kemudian dilakukan retur atau pemusnahan untuk
sediaan farmasi yang sudah kadaluarsa. Selama melakukan stock
opname, kegiatan pelayanan di UPTD POAK Sleman dihentikan
sementara.
3. Audit SOP Manajemen
Audit SOP manajemen bertujuan untuk mengevaluasi keefektifan
SOP manajemen. SOP manajemen dibuat berdasarkan job tugas dari
masing-masing personil yang disesuaikan dengan persyaratan CDOB.
Audit SOP manajemen di UPTD POAK Sleman dilakukan oleh Kepala
UPTD meliputi pengukuran kinerja Sumber Daya Manusia (SDM),
audit proses distribusi, audit kualitas produk, kelayakan gudang, dan
kelayakan tempat kerja seperti kebersihan dan kerapihan. UPTD POAK
Sleman akan mencatat semua kegiatan harian untuk kemudian
dievaluasi oleh Dinas Kesehatan Kabupaten Sleman. Tujuan evaluasi
ini adalah untuk mengukur kinerja seluruh karyawan berdasarkan SOP
yang ada.
4. Audit SOP Distribusi
Audit SOP distribusi bertujuan untuk memastikan bahwa proses
distribusi yang dilakukan mulai dari penerimaan barang sampai ke
konsumen (puskesmas) telah dilakukan sesuai dengan SOP yang telah
ditetapkan dengan dasar CDOB yang berlaku sehingga mutu dari
sediaan farmasi dapat tetap terjaga. Audit ini dilakukan secara internal

44
oleh Apoteker Penanggung Jawab (APJ) UPTD POAK Sleman dengan
melakukan pengecekan kesesuaian dokumen, fisik, dan jumlah barang
pada saat penerimaan barang datang dari prinsipal, maupun PBF lain,
dan pengecekan terhadap distribusi barang yang butuh perlakuan
khusus.
Evaluasi proses distribusi dilakukan juga dengan menggunakan
survei kepuasan pelanggan. Terkait survei kepuasan ini diperlakukan
tiap satu tahun sekali dan hasil survei akan dipajang di dalam kantor
UPTD POAK Sleman. Hasil survei kepuasan pelanggan terhadap
UPTD POAK Sleman pada tahun 2020 menunjukkan angka 84,62
(diatas 80%). Hasil ini menunjukkan bahwa UPTD POAK Sleman telah
melakukan pelayanan distribusi perbekalan farmasi dengan baik.

45
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
1. KESIMPULAN
Kegiatan PKPA di UPTD POAK Sleman sudah meningkatkan pemahaman
calon apoteker tentang peran, fungsi, dan tanggung jawab Apoteker dalam
praktik kefarmasian di PBF.
a. Kegiatan PKPA di UPTD POAK Sleman sudah membekali calon
Apoteker agar memiliki wawasan, pengetahuan, keterampilan, dan
pengalaman praktis untuk melakukan praktik kefarmasian di PBF.
b. Kegiatan PKPA di UPTD POAK Sleman sudah memberikan kesempatan
kepada calon Apoteker untuk melihat dan mempelajari strategi dan
pengembangan PBF.
c. Kegiatan PKPA di UPTD POAK Sleman sudah mempersiapkan calon
Apoteker untuk memasuki dunia kerja.
d. Kegiatan PKPA di UPTD POAK Sleman sudah memberikan gambaran
nyata tentang permasalahan praktik kefarmasian di PBF.
2. SARAN
a. Merekrut sumber daya manusia yang dapat diberikan pelatihan dan
memiliki semangat kerja yang tinggi terutama pria. Hal ini dikarenakan
banyaknya obat-obatan yang dikemas dalam kardus-kardus besar dan
membutuhkan tenaga ekstra untuk merapikannya.
b. Tidak memberikan pekerjaan rangkap seperti pada bagian
pengadministrasian umum yang merangkap menjadi cleaning service
atau sebaliknya.
c. Mengatur ulang penyimpanan obat agar sesuai dengan tempatnya dan
diberikan label pada setiap rak sebab ada rak yang labelnya tidak ada.
d. Untuk mempermudah dalam mengeluarkan obat dan alkes pada kartu
stok, setiap halaman kartu stok di tulis nomor.

46
DAFTAR PUSTAKA
Agus, W., 2012. Peran Supply Chain Management Dalam Sistem Produksi Dan
Operasi Perusahaan. Jurnal Manajemen dan Bisnis. No. 2. Vol. 16.
BPOM RI., 2019. Peraturan Badan Pengawas Obat Dan Makanan Nomor 9 Tahun
2019 Tentang Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat Yang Baik. Badan
Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia.
BPOM RI., 2020. Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 6 Tahun
2020 Tentang Perubahan Atas Peraturan Badan Pengawas Obat dan
Makanan Nomor 9 Tahun 2019 Tentang Pedoman Teknis Cara Distribusi
Obat Yang Baik. Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik
Indonesia. Jakarta.
Depkes RI, 2002. Pedoman Pengelolaan Obat Publik Dan Perbekalan Kesehatan.
Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
Dinas Kesehatan Sleman., 2022. UPT POAK. Diakses pada tanggal 28 Februari 2022.
https://dinkes.slemankab.go.id/dinas-kesehatan/upt-poak.
Kemenkes RI., 2010. Materi Pelatihan Manajemen Kefarmasian Di Instalasi Farmasi
Kabupaten/Kota. Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian Dan Alat Kesehatan
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia.
Menkes RI., 2016. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75
Tahun 2016 Tentang Penyelenggaraan Uji Mutu Obat Pada Instalasi Farmasi
Pemerintah. Menteri Kesehatan Republik Indonesia.
Quick, J.P., Rankin, L., R.O., O., R.W., 2012. Managing Drug Supply, the selection,
procurement, distribution and use of pharmaceutical. third edition, Kumarin
Press, Conecticus, USA.
Simanjuntak, Manlian Ronald A. dan Suawa, Skarlet S., 2014. Analisis Sistem
Manajemen Mutu Dan Pengaruhnya Dalam Meningkatkan Kinerja
Operasional Bangunan Gedung Tinggi Perkantoran Di Jakarta Pusat. Jurnal
Ilmiah Media Engineering. 4 (2).
Nurlia, 2019. Pengaruh Struktur Organisasi Terhadap Pengukuran Kualitas
Pelayanan (Perbandingan Antara Ekspektasi /Harapan Dengan Hasil Kerja).
Meraja Journal. 2 (2).

47
LAMPIRAN

48
LAMPIRAN
Lampiran 1. Gudang Utama UPTD POAK Sleman (Lantai 1)
Lampiran 2. Ruang Obat Kadaluarsa di Gudang Utama UPTD POAK Sleman

49
Lampiran 3. Ruang Narkotika UPTD POAK Sleman
Lampiran 4. Ruang Psikotropika dan Prekursor UPTD POAK Sleman

50
Lampiran 5. Ruang OOT UPTD POAK Sleman
Lampiran 6. Ruang Suhu Sejuk UPTD POAK Sleman

51
Lampiran 7. Ruang Penyimpanan Vaksin UPTD POAK Sleman

52

POAK Sleman - 16-30 Januari 2022 - 037,071

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

POAK Sleman - 16-30 Januari 2022 - 037,071

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Laporan PKPA UPTD Pengelolaan Obat dan Alat

Kesehatan Dinas Kesehatan Sleman Yogyakarta

LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu

Devin Wijaya Herianto, S.Farm 218115037

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN PROFESI

Periode 17-28 Januari 2022

Yogyakarta, 28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

1. Struktur Organisasi .................................................................... 28

Periode 17-28 Januari 2022

Gambar 1. Siklus Manajemen Obat dan BMHP di Instalasi Farmasi

Periode 17-28 Januari 2022

Lampiran 1. Gudang Utama UPTD POAK Sleman............................... 49

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

A. Instalasi Farmasi Kabupaten

B. Aspek Manajemen Persediaan Obat dan Administrasi

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

4. Manajemen Risiko Mutu

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

C. Aspek Distribusi Sediaan Farmasi

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

Gambar 1. Siklus Manajemen Obat dan BMHP di Instalasi Farmasi

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

6. Suhu dan pengendalian lingkungan

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

A. Lokasi UPTD POAK Sleman

Periode 17-28 Januari 2022

Gambar 2. Kartu Stok

Periode 17-28 Januari 2022

Gambar 3. Struktur Organisasi UPTD POAK Sleman

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

Periode 17-28 Januari 2022

Gambar 4. Ruang Khusus CCP dan lemari pendingin di UPTD