Centralized Payment

Sesi Key Changes Briefing

untuk Vendor PLN

Jakarta, Desember 2021

Agenda 01 Pembukaan dan Kata Sambutan

02 Pengenalan Program Centralized Payment

Gambaran Alur Proses Baru dalam Implementasi

03 Program Centralized Payment

04 Panduan Registrasi Vendor

05 Rekapitulasi Aktivitas Selanjutnya

06 Tanya & Jawab

Agenda 01 Pembukaan dan Kata Sambutan

02 Pengenalan Program Centralized Payment

Gambaran Alur Proses Baru dalam Implementasi

03 Program Centralized Payment

04 Panduan Registrasi Vendor

05 Rekapitulasi Aktivitas Selanjutnya

06 Tanya & Jawab

MENGAPA SESI INI DIADAKAN?

Memberikan informasi perubahan

yang akan terjadi sehubungan
02 dengan adanya program
Centralized Payment PLN

Memberikan informasi aktivitas

Memberikan informasi terkait selanjutnya dan dukungan yang
01 program transformasi PLN: 03 diharapkan dari Vendor PLN demi
Centralized Payment kelancaran implementasi program
Centralized Payment PLN
Agenda 01 Pembukaan dan Kata Sambutan

02 Pengenalan Program Centralized Payment

Gambaran Alur Proses Baru dalam Implementasi

03 Program Centralized Payment

04 Panduan Registrasi Vendor

05 Rekapitulasi Aktivitas Selanjutnya

06 Tanya & Jawab

Pengenalan Program Centralized Payment
oleh Bapak Bayu Adjie Megananda selaku VP Bisnis dan Manajemen Perbendaharaan
sekaligus Manajer Proyek
PLN TERUS MENGEMBANGKAN DIRI MENJADI LEBIH BAIK
MELALUI BERAGAM PROGRAM TRANSFORMASI PLN
Pilar Transformasi PLN

GREEN INNOVATIVE
Menghadirkan energi yang Bertekad untuk terus berinovasi,
ramah lingkungan adaptif terhadap perubahan, kreatif
menangkap peluang dan selalu
mencari solusi

LEAN CUSTOMER FOCUSED

Lebih lincah, lebih efektif, lebih Pelayanan yang andal, terintegrasi
efisien dan lebih optimal dan terkonsolidasi
CENTRALIZED PAYMENT SEBAGAI SALAH SATU
SARANA TRANSFORMASI PLN
Centralized Payment adalah salah satu sarana transformasi PT PLN (Persero) terkait standardisasi, digitalisasi dan peningkatan
proses penagihan dan pembayaran, untuk menjadikan proses pembayaran menjadi lebih cepat, efektif dan efisien

Apa manfaat implementasi Centralized Payment?

Visibilitas, Reliabilitas, Optimisasi Efisiensi dan

dan Kontrol
Ketersediaan data penagihan dan
pembayaran secara real time di dalam
sistem melalui integrasi antara DMS dan
SAP ERP, serta data analytics untuk
membantu pengambilan keputusan
Working Capital
Pembayaran yang tersentralisasi dan
terstandardisasi di Kantor Pusat sebagai
entitas pembayar on behalf of unit
sehingga meminimalkan idle cash di unit
Efektivitas
▪ Proses pembayaran yang lebih cepat,
efektif, efisien dan optimal, yang selaras
dengan tujuan salah satu inisiatif
transformasi bisnis PT PLN (Persero)
▪ Proses bisnis yang standar, seperti
proses penagihan dan pembayaran
yang tersentralisasi dan terdigitalisasi,
berikut dokumen pendukungnya
HASIL IMPLEMENTASI CENTRALIZED PAYMENT
Centralized Payment dibuat untuk membuat PT PLN (Persero) menjadi lebih baik dengan memberikan berbagai inovasi dan
kemudahan dalam proses penagihan dan pembayaran untuk Vendor

1 2 3

TRANSPARANSI ANTARA INTEGRASI & PERCEPATAN VISIBILITAS, MONITORING

VENDOR & PLN PROSES PEMBAYARAN & ANALITIK
Didukung dengan adanya sistem baru, yaitu: Didukung dengan adanya sistem baru, yaitu: Didukung dengan adanya sistem baru, yaitu:
”VENDOR INVOICING PORTAL” ”CUSTOM VIM” ”DASHBOARD”
yang merupakan sarana pelayanan terpadu satu yang akan mengotomasi proses kajian dokumen yang memungkinkan PIC dan Tim Pembayaran
pintu untuk melakukan pengunggahan fisik dan memaksakan pengguna untuk PLN untuk berfokus melakukan kegiatan analisa
dokumen penagihan dan pembayaran dalam mengikuti proses bisnis standar dan strategis dan mengurangi porsi pekerjaan
bentuk softcopy, serta melakukan monitoring meningkatkan visibilitas terhadap data tagihan administratif yang sudah ditangani oleh
status penyerahan dan verifikasi dokumen Vendor dan juga memberikan kapabilitas analisa kombinasi Vendor Invoicing Portal dan Custom
sehingga memungkinan adanya transparansi data tagihan Vendor VIM untuk terus melakukan inovasi terbaik untuk
antara Vendor dan PLN proses penagihan dan pembayaran
KONSEP IMPLEMENTASI AWAL CENTRALIZED PAYMENT
Implementasi Centralized Payment akan dilakukan bertahap untuk seluruh Unit PLN. Pada tahap awal, implementasi baru akan
dilakukan untuk sebagian unit PLN berikut:

4 UNIT PILOT
Terpilih berdasarkan pertimbangan variasi berikut:

✓ Lokasi unit
✓ Volume transaksi
✓ Jenis transaksi

21 UNIT DENGAN TRANSAKSI

BBM DAN BATUBARA
Unit yang saat ini proses
pembayaran transaksi BBM
dan/atau batubaranya sudah
dilakukan terpusat di Kantor
Pusat
 PENCAPAIAN DAN RENCANA KE DEPAN
CENTRALIZED PAYMENT
•

•
•
• Apr ‘22
•
Mar ‘22
• •
• Feb ‘22
•
•
• Jan ‘22
• •
Des ‘21
• •
Nov ‘21
Sep ‘21 Okt ‘21 •
Ags ‘21
START Jul ‘21 •
• •
Jun ‘21
April
2021 •
Mei‘21

Kita di sini
Agenda 01 Pembukaan dan Kata Sambutan

02 Pengenalan Program Centralized Payment

Gambaran Alur Proses Baru dalam Implementasi

03 Program Centralized Payment

04 Panduan Registrasi Vendor

05 Rekapitulasi Aktivitas Selanjutnya

06 Tanya & Jawab

CAKUPAN TRANSAKSI IMPLEMENTASI PILOT CENTRALIZED
PAYMENT
Implementasi program Centralized Payment akan dilakukan untuk beberapa jenis transaksi berikut pada saat Go-Live Pilot:

Kantor Pusat, UID Jaya, UIP JBB, UIKL Kalimantan 21 Unit dengan Transaksi BBM & Batubara

• Investasi • Batubara Surveyor • BBM Pasokan

• Operasional • Tenaga Listrik Swasta dan PLN Batam • Batubara Pasokan & Transportir
• BBM Transportir • Reimbursement Bea Impor
• BBM Surveyor • AMC
• BBM Pasokan • Shareholder Loan (SHL)

Catatan:
• Tidak termasuk transaksi Energi Primer terkait Gas & LNG, dan Tenaga Listrik Anak Perusahaan IP dan PJB (Tagihan JTF),
• Proses penagihan Transaksi Batubara Pasokan dan Transportir yang telah menggunakan BBO tetap dilakukan di aplikasi BBO.
• Proses penagihan tagihan dengan L/C akan diproses setelah Bank menyampaikan dokumen penagihan ke PLN. PLN akan
mengunggahkan dokumen tagihan dengan L/C ke Vendor Invoicing Portal.
ALUR PROSES END-TO-END HASIL IMPLEMENTASI
CENTRALIZED PAYMENT
Mengelola Tagihan Mengelola Pembayaran

Proses Penagihan oleh Vendor dan Verifikasi Melakukan Verifikasi Dokumen Melakukan Pengakuan Hutang Melakukan Proses
Dokumen oleh Direksi Pekerjaan oleh Pihak Berkontrak Vendor Pembayaran

1. VENDOR / 3b. DIREKSI

REQUESTOR PEKERJAAN
Menyerahkan barang dan Melakukan pengecekan
melakukan jasa, serta anggaran dan verifikasi
menyetujui BAST, BAPP, terhadap dokumen
BAP dan invoice sesuai penagihan
ketentuan kontrak
6. PIHAK 7. VERIFIKATOR 8. KASIR
BERKONTRAK TERPUSAT TERPUSAT
2. VENDOR/ 4. DIREKSI Melakukan
REQUESTOR PEKERJAAN Melakukan Melakukan pencatatan
pengecekan dokumen utang vendor pembayaran
Melakukan submission Menyampaikan
softcopy dokumen submission hardcopy penagihan
penagihan melalui dokumen penagihan ke
Vendor Portal Invoice Receiver

3a. VENDOR/ 5. INVOICE

REQUESTOR RECEIVER
Melakukan submission Melakukan pengecekan
hardcopy dokumen terhadap kesesuaian
penagihan ke Direksi hardcopy dan softcopy
Pekerjaan

Vendor Invoicing Portal Manual SAP

ALUR PROSES PENAGIHAN BARU HASIL IMPLEMENTASI
CENTRALIZED PAYMENT
Alur Proses Baru untuk Tagihan PO, Non PO, Reimbursement Bea Impor, SHL, dan Hibah
1 2
Menyiapkan dokumen
tagihan
Tidak ada perubahan ketentuan
dokumen tagihan yang perlu
diberikan kepada pihak PLN
Melakukan pengajuan
pada Vendor Invoicing
Portal
Langkah pengisian informasi pada
Vendor Invoicing Portal:
• Melakukan login
• Memasukkan detail penagihan
• Mengupload dokumen softcopy*
(BAST**, BAPP**, invoice, faktur
pajak)
Catatan:
*Setelah penagihan secara softcopy dilakukan
pada Vendor Invoicing Portal, maka Submission
ID dan Cover Letter terbentuk untuk keperluan
penyerahan dokumen hardcopy
** Dokumen BAST dan BAPP harus sudah
ditandatangani dua belah pihak sebelum proses
upload
3
Menyerahkan dokumen
hardcopy ke PLN
Langkah penyerahan dokumen Catatan Penting:
hardopy ke PLN:
• Vendor dapat memonitor status
• Melampirkan dokumen tercetak persetujuan / penolakan dokumen
untuk Submission ID dan Cover tagihan melalui Vendor Invoicing
Letter yang didapatkan dari Vendor Portal
Invoicing Portal dengan dokumen • Vendor akan menerima notifikasi
hardcopy lainnya (termasuk jika dokumen penagihan telah lulus
dokumen hardcopy BAP yang telah verifikasi dan akan masuk ke proses
ditandatangi oleh Vendor jika ada). pembayaran
Untuk BAP, apabila sudah di tanda
tangani PLN dan Vendor, agar di-
upload softcopy-nya.
• Dokumen hardcopy diserahkan
kepada Direksi Pekerjaan di Unit PLN
masing-masing.
KEY CHANGES SUMMARY ALUR PROSES PENAGIHAN BARU
HASIL IMPLEMENTASI CENTRALIZED PAYMENT

KONDISI AS-IS / SAAT INI KONDISI TO-BE

Tagihan disampaikan secara hardcopy Vendor dapat menyampaikan tagihan dan dokumen pendukung
softcopy melalui Vendor Invoicing Portal sehingga proses verifikasi
dapat dilakukan tanpa menunggu dokumen hardcopy

Kemudahan

• Pengecekan status pembayaran dapat dilakukan dengan • Adanya status secara online di Vendor Invoicing Portal sehingga
cara menghubungi User di unit atau PBH Vendor dapat melakukan pengecekan masing-masing
• Follow up action diketahui oleh Vendor setelah • Action item dapat segera diketahui oleh Vendor melalui Vendor
Transparansi dikomunikasikan langsung oleh PLN Invoicing Portal
Agenda 01 Pembukaan dan Kata Sambutan

02 Pengenalan Program Centralized Payment

Gambaran Alur Proses Baru dalam Implementasi

03 Program Centralized Payment

04 Panduan Registrasi Vendor

05 Rekapitulasi Aktivitas Selanjutnya

06 Tanya & Jawab

PENGENALAN VENDOR INVOICING PORTAL HASIL
IMPLEMENTASI CENTRALIZED PAYMENT
Vendor Invoicing Portal merupakan sarana pelayanan terpadu satu pintu untuk melakukan pengunggahan dokumen penagihan
dan pembayaran dalam bentuk softcopy, serta melakukan monitoring status penyerahan dan verifikasi dokumen.

• Proses penagihan
dilakukan secara
online sebelum
dokumen hardcopy
diserahkan ke PLN
• Status pemrosesan
tagihan dapat dilihat
secara detail dalam
sistem
• Masing-masing
Vendor akan
mendapatkan User
ID untuk masuk ke
sistem ini

Pelayanan terpadu satu pintu yang langsung terintegrasi Transparansi status

Manfaat dengan berbagai sistem yang dapat meningkatkan
otomasi dan kemudahan proses
pemrosesan antara
Vendor dan PLN
TAHAP REGISTRASI VENDOR UNTUK MENDAPATKAN USER
ID VENDOR INVOICING PORTAL CENTRALIZED PAYMENT
Berikut merupakan alur proses yang perlu dilakukan Vendor untuk mendapatkan User ID Vendor Invoicing Portal:

Batas akhir pengajuan Batas akhir menerima email

permohonan registrasi konfirmasi dan aktivasi User ID

Saat Ini 7 Januari 2022 31 Januari 2022

1. Mengajukan permohonan registrasi dengan mengisi form 2. Menerima email notifikasi

pada link berikut: https://bit.ly/FormRegisVendor yang berisi informasi User ID
Informasi yang dibutuhkan pada form:
yang perlu diaktivasi oleh
1. Nama Vendor masing-masing Vendor
2. Nomor NPWP
3. Alamat Vendor (Negara, Provinsi, Kota, Nama Jalan, dan Kode Pos) Catatan:
4. Nomor Telepon 1. Email notifikasi akan dikirimkan kepada
5. Alamat Email Kantor (jika ada) alamat email kantor dan alamat email
6. Nama Perwakilan Pihak Vendor perwakilan pihak Vendor yang telah
7. Alamat Email Perwakilan Pihak Vendor didaftarkan pada saat pengisian form
registrasi
Dokumen yang perlu dilampirkan pada form (dalam PDF atau Image): 2. Setelah menerima informasi User ID,
1. Surat Pernyataan Vendor yang telah diisi dan ditandatangani Vendor perlu melakukan aktivasi
(format Surat Pernyataan Vendor juga dapat di-download pada link form registrasi) dengan mengikuti panduan yang
Surat Pernyataan
Vendor
Format nama file untuk di-upload: Surat Pernyataan Vendor_Nama Vendor tertera pada email. Harap aktivasi dapat
2. Formulir Permintaan SSO PLN yang telah diisi dan ditandatangani dilakukan paling lambat pada tanggal
(format Formulir Permintaan SSO juga dapat di-download pada link form registrasi) 31 Januari 2022.
Form SSO Vendor Format nama file untuk di-upload: Form SSO_Nama Vendor

Catatan: Jika Vendor tidak melakukan registrasi sesuai batas waktu yang telah ditentukan, maka Vendor harus mengajukan permohonan User ID secara mandiri pada Vendor Invoicing Portal
PANDUAN PENGISIAN SURAT PERNYATAAN VENDOR
Bagian Atas Surat Bagian Bawah Surat

Bagian yang ditandai dengan kotak merah perlu diisi oleh Vendor
 Alamat Email* :

User Account** :

User Account akan dinonaktifkan jika tidak digunakan selama 3 bulan, mutasi, pensiun atau permintaan dari manager terkait.

PANDUAN PENGISIAN FORMULIR PERMINTAAN SSO VENDOR Alasan Pembuatan User Account*:

Akun digunakan untuk mengakses aplikasi Vendor Invoicing Portal

Bagian Atas Form Bagian Bawah Form

Kode: FORMULIR PERMINTAAN

UAA - 01 PEMBUATAN USER ACCOUNT APLIKASI Role yang akan diassign ke User

Vendor
(Formulir ini diisi oleh Vendor selaku User Aplikasi / calon User Aplikasi dan perlu disetujui oleh supervisor atau manager yang bersangkutan atau Business Process Owner
sebelum diberikan kepada Service Desk)

NAMA APLIKASI : IAM - SSO untuk Aplikasi Vendor Invoicing Portal

Lokasi*:

Nama Vendor* : Nama Tanda tangan Tanggal

Nomor NPWP* : Phone/Ext/HP* : Diminta oleh*

Disetujui oleh Supervisor / Manager / PH Manager / BPO / DIVSTI**

Alamat* :

Alamat Email* :
* : Harus diisi oleh User / Vendor, jika tidak diisi maka permintaan tidak akan diproses

User Account** : ** : Diisi oleh User Admin / Pihak PLN (Vendor tidak perlu mengisi kolom yang ditandai dengan **)

User Account akan dinonaktifkan jika tidak digunakan selama 3 bulan, mutasi, pensiun atau permintaan dari manager terkait.

Alasan Pembuatan User Account*:

Akun digunakan untuk mengakses aplikasi Vendor Invoicing Portal

Bagian yang perlu diisi oleh Vendor diberi tanda (*) pada nama kolom / field
Role yang akan diassign ke User

Vendor
Agenda 01 Pembukaan dan Kata Sambutan

02 Pengenalan Program Centralized Payment

Gambaran Alur Proses Baru dalam Implementasi

03 Program Centralized Payment

04 Panduan Registrasi Vendor

05 Rekapitulasi Aktivitas Selanjutnya

06 Tanya & Jawab

JOURNEY KOMUNIKASI DAN ENGAGEMENT UNTUK VENDOR
Saat Ini
27 - 29 Antara 17 - 28
Desember 2021 7 Februari 2022
Januari 2022

Key Changes Sosialisasi Vendor & Go-Live Campaign Go-Live

Briefing Go Live Briefing Announcement
Channel: E-mail Blast,
Channel: Virtual Channel: Virtual Social Media Unit dan Channel: E-mail Blast
Meeting Meeting lainnya

Briefing & Performance Support

Pada sesi Sosialisasi & Go-Live Briefing, Anda akan mendapatkan informasi lebih detail
terkait rencana cut-off pemrosesan tagihan bulan Januari 2022 dan seterusnya, mekanisme
Post Go-Live Support atau bantuan pasca Go-Live, dan live demo penggunaan Vendor
Invoicing Portal sebagai sarana penagihan yang baru untuk vendor PLN.
Di samping itu, sebagai Performance Support, akan disediakan beberapa materi panduan
yang akan membantu Anda pada saat penggunaan aplikasi yang baru, yaitu antara lain:

User Guideline Video Tutorial

Panduan detail secara tertulis tentang Video singkat yang berisi cara penggunaan
prosedur (step-by-step) penggunaan sistem sistem
REKAPITULASI AKTIVITAS SELANJUTNYA UNTUK VENDOR

Item Aktivitas Tenggat Waktu

Pembagian dan 1. Melakukan registrasi dengan mengisi link form dan melampirkan dokumen pendukung (mengacu 7 Januari 2022
Aktivasi User ID pada slide 21)
Vendor Invoicing
2. Menerima email dan melakukan aktivasi User ID 31 Januari 2022
Portal

Sosialisasi dan Go- 3. Menghadiri sesi Sosialisasi dan Go-Live Briefing Antara 17 - 28 Januari
Live Briefing 2022 (estimasi)
Catatan: Nantikan undangan lebih lanjut terkait sesi ini!

Stay tuned!
Anda akan menerima beragam komunikasi, termasuk rencana cut-off pemrosesan tagihan di bulan Januari 2022 dan seterusnya, mekanisme Post Go-
Live Support atau bantuan pasca Go Live, serta live demo penggunaan Vendor Invoicing Portal. Oleh karena itu, nantikan informasi lanjutan dari
kami. Mari kita bersama menyukseskan program ini!
Agenda 01 Pembukaan dan Kata Sambutan

02 Pengenalan Program Centralized Payment

Gambaran Alur Proses Baru dalam Implementasi

03 Program Centralized Payment

04 Panduan Registrasi Vendor

05 Rekapitulasi Aktivitas Selanjutnya

06 Tanya & Jawab

Terima Kasih