ACC UJIAN TUGAS AKHIR

01-06-2020
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

Irsyadul Ibad, S.AB, M.Ed, M.Si

NIP 1986091920130201

LAPORAN TUGAS AKHIR

SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG/JASA

MELALUI E-PROCUREMENT

DI PT. PLN (PERSERO) UP3 SURAKARTA

Disusun Oleh:
HALIZA RACHMA PUTRI
D1517034

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli
Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

SEKOLAH VOKASI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

2020
commit to user
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

PERSETUJUAN

“SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG/JASA

MELALUI E-PROCUREMENT

DI PT. PLN (PERSERO) UP3 SURAKARTA”

Disusun Oleh :

HALIZA RACHMA PUTRI

D1517045

Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Ujian Tugas Akhir

Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Sekolah Vokasi

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Surakarta, 1 Juni 2020

Pembimbing,

Irsyadul Ibad S.AB,M.Ed, M.Si

NIP 1986091920130201
commit to user

ii
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

PENGESAHAN

“SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG/JASA

MELALUI E-PROCUREMENT
DI PT. PLN (PERSERO) UP3 SURAKARTA”

Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir
Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Sekolah Vokasi
Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari : Senin

Tanggal : 15 Juni 2020

Disusun Oleh :
HALIZA RACHMA PUTRI
D1517034

Panitia Ujian Tugas Akhir Nama Tanda Tangan

1. Penguji 1 Dra. Retno Suryawati, M.Si

NIP. 19600106 198702 001

2. Penguji 2 Irsyadul Ibad S.AB,M.Ed, M.Si

NIP. 1986091920130201

Mengetahui,

Kepala Program Studi

D3 Manajemen Administrasi

Irsyadul Ibad, S.AB, M.Ed, M.Si

NIP. 1986091920130201
commit to user

iii
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

PERNYATAAN

Nama : HALIZA RACHMA PUTRI

NIM : D1517034

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “SISTEM

INFORMASI PENGADAAN BARANG/JASA MELALUI E-PROCUREMENT
DI PT. PLN (PERSERO) UP3 SURAKARTA” adalah betul-betul karya sendiri.
Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan
ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, 01 Juni 2020

Yang Membuat Pernyataan,

HALIZA RACHMA PUTRI

commit to user D1517034

iv
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

MOTTO

“Apapun yang dilakukan oleh seseorang itu, hendaknya dapat bermanfaat bagi
dirinya sendiri, bermanfaat bagi bangsanya, dan bermanfaat bagi manusia di dunia
pada umumnya.”

– Ki Hajar Dewantara

“Karena ada bunga mati, maka banyaklah buah yang tumbuh. Demikianlah pula
dalam hidup manusia. Karena ada angan-angan muda mati, kadang-kadang
timbulah angan-angan lain, yang lebih sempurna, yang boleh menjadikannya
buah.”

-Raden Ajeng Kartini

”Success is not about how much money you make. It’s about the difference you
make in people’s lives”

-Michelle Obama

” I am reminded once again that dreams, when broken down into concrete goals,
become achievable plans. And that hard work and commitment to a vision, will
reap results.”

-Maudy Ayunda

commit to user

v
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir ini saya persembahkan untuk:

1. Kedua Orang Tuaku Bapak Erlan Nasukha dan Ibu Etik Setyawati
2. Almamaterku Universitas Sebelas Maret
3. Bapak/Ibu Dosen Diploma III Manajemen Administrasi

commit to user

vi
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Warrahmatullahi Wabarakatuh.

Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan kesehatan, ridho dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat
menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul “SISTEM INFORMASI PENGADAAN
BARANG/JASA MELALUI E-PROCUREMENT di PT. PLN (PERSERO) UP3
SURAKARTA” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya
(A.md) Manajemen Administrasi Universitas Sebelas Maret. Shalawat serta salam
penulis panjatkan untuk Nabi Muhammad SAW yang telah menjadi tauladan untuk
umat islam dalam menjalankan perintah-Nya dan menjauhi larangan-Nya.

Tugas Akhir ini dapat terselesaikan karena adanya kerja keras, bimbingan
dan dukungan dari berbagai pihak serta kritik dan saran yang membantu dalam
penyelesaian Tugas Akhir ini. Maka dari itu, pada kesempatan ini penulis ingin
mengucapkan rasa terima kasih yang mendalam kepada:

1. Bapak Irsyadul Ibad, S.AB, M.Ed, M.Si selaku Kepala Program Studi
Diploma III Manajemen Administrasi, Sekolah Vokasi, Universitas Sebelas
Maret sekaligus Dosen Pembimbing yang selalu memberikan bimbingan
dan dukungan selama kegiatan konsultasi Tugas Akhir.
2. Ibu Dra. Retno Suryawati, M.Si selaku Dosen Penguji yang telah
meluangkan waktu untuk menguji dan memberikan kritik dan saran atas
Tugas Akhir ini.
3. Bapak Drs. Santoso Tri Hartanto M. Acc., Ak. selaku Direktur Sekolah
Vokasi, Universitas Sebelas Maret.
4. Bapak Irsyadul Ibad, S.AB, M.Ed, M.Si selaku Pembimbing Akademik
yang telah banyak membrikan motivasi dan inspirasi bagi mahasiswa
Diploma III Manajemen Administrasi selama kuliah.
5. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Sekolah Vokasi jurusan Manajemen
Administrasi yang telah memberikan bekal ilmu, motivasi dan inspirasi
kepada penulis. commit to user

vii
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

6. Ibu El Kautzar Poetry Argaptani selaku Supervisor II SDM & Administrasi

sekaligus Pembimbing Magang di PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta yang
telah memberikan izin dan kesempatan kepada penulis untuk melaksanakan
Kuliah Kerja Magang sebagai salah satu persyaratan untuk menyusun
Laporan Tugas Akhir.
7. Seluruh karyawan PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta yang telah
memberikan ilmu dan pengalaman selama pelaksanaan kegiatan magang.
8. Kedua Orang Tua yang terus memberikan doa, dukungan dan nasihat
sehngga Tugas Akhir ini dapat terselesaikan.
9. Teman-teman Diploma III Manajemen Administrasi yang telah saling
mendukung dan menyemangati.
10. Semua pihak yang telah membantu dalam pengerjaan Tugas Akhir ini yang
tidak dapat disebutkan satu-persatu.

Penulis mengucapkan terimakasih atas segala doa dan dukungan yang telah diberikan
sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini meskipun Tugas Akhir ini masih
belum sempurna. Semoga segala doa dan dukungan dari berbagai pihak tersebut diatas
mendapat balasan dari Allah SWT dan penulis senantiasa berharap semoga Tugas Akhir
ini dapat memberikan manfaat untuk berbagai pihak.

Wassalamu’alaikum Warrahmatullahi Wabarakatuh.

Surakarta, 01 Juni 2020

Penulis

commit to user

viii
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

JUDUL ................................................................................................................ i

PERSETUJUAN .................................................................................................. ii

PENGESAHAN .................................................................................................. iii

PERNYATAAN ................................................................................................. iv

MOTTO............................................................................................................... v

PERSEMBAHAN ............................................................................................... vi

KATA PENGANTAR ....................................................................................... vii

DAFTAR ISI ...................................................................................................... ix

DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... xii

DAFTAR TABEL ............................................................................................ xiv

DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... xv

ABSTRAK ....................................................................................................... xvi

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ........................................................................... 1

B. Perumusan Masalah ................................................................................ 10
C. Tujuan Pengamatan ................................................................................ 10
1. Tujuan Operasional ..................................................................... 10
2. Tujuan Fungsional ...................................................................... 10
3. Tujuan Individual ....................................................................... 10
D. Manfaat Pengamatan .............................................................................. 10
1. Manfaat Bagi Pembaca ............................................................... 10
2. Manfaat Bagi Instansi ................................................................. 10

commit
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN to user PENGAMATAN .................. 11
METODE

ix
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

A. Tinjauan Pustaka .................................................................................... 11

1. Sistem Informasi ......................................................................... 11
a. Pengertian Sistem Informasi ............................................ 11
b. Komponen Sistem Informasi ........................................... 12
c. Manfaat Sistem Informasi ............................................... 13
2. Pengadaan Barang dan Jasa......................................................... 14
a. Pengertian Pengadaan Barang dan Jasa ........................... 14
b. Tujuan Pengadaan Barang dan Jasa ................................. 15
c. Tata Nilai Pengadaan Barang dan Jasa............................. 16
d. Etika Pengadaan Barang dan Jasa .................................... 17
e. Objek Pengadaan Barang dan Jasa ................................... 18
3. Pengadaan Barang dan Jasa secara Elektronik (E-Procurement) . 19
a. Pengertian Pengadaan Barang dan Jasa Elektronik (E-
Procurement) ................................................................. 19
b. Tujuan E-Procurement .................................................... 19
c. Manfaat E-Procurement .................................................. 20
d. Metode Pelaksanaan E-Procurement ............................... 20
e. Aspek-aspek E-Procurement ........................................... 21
B. Metode Pengamatan ............................................................................... 22
1. Lokasi Pengamatan ..................................................................... 22
2. Jenis Pengamatan ........................................................................ 22
3. Teknik Pengumpulan Data .......................................................... 23
a. Observasi ........................................................................ 24
b. Wawancara ..................................................................... 27
c. Dokumentasi ................................................................... 28
d. Triangulasi ...................................................................... 29

BAB III DESKRIPSI INSTANSI ....................................................................... 31

A. Sejarah Singkat PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta ................................. 31

B. Visi dan Misi PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta..................................... 32
commit
C. Maksud dan Tujuan PT. PLN to user
(Persero) UP3 Surakarta ........................... 32

x
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

D. Tugas Pokok dan Fungsi PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta ................... 33

BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN ......................................... 41

A. Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa melalui E-Procurement PT. PLN

(Persero) UP3 Surakarta ......................................................................... 41
B. Komponen Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa melalui E-
Procurement PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta ..................................... 43
C. Prosedur Pengadaan Barang/Jasa melalui E-Procurement di PT. PLN
(Persero) UP3 Surakarta dengan Metode Pelelangan Terbuka
(Pascakualifikasi) ................................................................................... 47
D. Kendala dalam Pengadaan Barang/Jasa melalui E-Procurement di PT.
PLN (Persero) UP3 Surakarta ................................................................. 78

BAB V PENUTUP ............................................................................................ 81

A. Kesimpulan ............................................................................................ 81
B. Saran ...................................................................................................... 83

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 85

LAMPIRAN ...................................................................................................... 88

commit to user

xi
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Macam-macam Teknik Pengumpulan Data ...........................................24

Gambar 2.2 Macam-macam Teknik Observasi .........................................................25

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta ..........................33

Gambar 4.1 Laman Log-In E-Procurement ..............................................................52

Gambar 4.2 Laman Tampilan Awal E-Procurement .................................................52

Gambar 4.3 Laman Unggah Dokumen RKS .............................................................53

Gambar 4.4 Laman Pengumuman Pengadaan ...........................................................54

Gambar 4.5 Laman Informasi Pengadaan .................................................................54

Gambar 4.6 Laman Utama Website E-Procurement .................................................56

Gambar 4.7 Laman Registrasi E-Procurement .........................................................57

Gambar 4.8 Laman Formulir Pendaftaran ................................................................57

Gambar 4.9 Laman Konfirmasi Registrasi................................................................58

Gambar 4.10 Laman Formulir Registrasi E-Procurement .........................................59

Gambar 4.11 Pop-up Bidang-Subbidang ..................................................................60

Gambar 4.12 Tampilan Bidang-Subbidang yang Terisi ............................................60

Gambar 4.13 Pop-up Registrasi E-Procurement Berhasil .........................................61

Gambar 4.14 Hasil Daftar Penyedia Terseleksi (DPT) .............................................62

Gambar 4.15 Laman Aanwijzing ..............................................................................63

Gambar 4.16 Laman Unggah Berita Acara Penjelasan .............................................64

commit to user

12
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

Gambar 4.17 Laman Pengunduhan Dokumen Penawaran Sampul Satu ....................67

Gambar 4.18 Laman Unggah Berita Acara Hasil Evaluasi Sampul Satu ..................68

Gambar 4.19 Laman Pengunduhan Dokumen Penawaran Sampul Dua .....................69

Gambar 4.20 Laman Unggah Berita Acara Hasil Evaluasi Sampul Dua ...................69

Gambar 4.21 Laman Unggah Berita Acara Hasil Pengadaan ....................................72

Gambar 4.22 Laman Unggah Berita Acara Penetapan Pemenang .............................73

Gambar 4.23 Menu Hasil Pengadaan........................................................................73

Gambar 4.24 Fitur Pencarian dan Hasil Pengadaan KHS & Non KHS......................74

Gambar 4.25 Laman Unggah Berita Acara Surat Penunjukan Pemenang ..................76

commit to user

13
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Data Pengadaan Barang/Jasa melalui E-Procurement di PT. PLN (Persero)
UP3 Surakarta.............................................................................................. 5

Tabel 4.1 Tahapan Pengadaan Barang/Jasa dengan Metode Pelelangan Terbuka

(Pascakualifikasi) .......................................................................................42

Tabel 4.2 Flowchart Pengadaan Barang/Jasa melalui E-Procurement. .......................47

Tabel 4.3 Isi Dokumen Pelelangan/RKS ....................................................................48

Tabel 4.4 Flowchart Pendaftaran Penyedia Barang/Jasa menjadi DPT .......................55

Tabel 4.5 Data Dokumen Penawaran Sampul Satu ....................................................65

DAFTAR LAMPIRAN

commit to user

14
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

Lampiran 1 Daftar Pertanyaan Wawancara...............................................................88

Lampiran 2 Surat Penawaran Administrasi & Teknik ...............................................89

Lampiran 3 Surat Pernyataan Minar .........................................................................90

Lampiran 4 Rekapitulasi Penawaran Harga ..............................................................91

Lampiran 5 Bill of Quantity .....................................................................................92

Lampiran 6 Surat Keterangan Magang .....................................................................93

Lampiran 7 Form Monitoring Magang 1 ..................................................................94

Lampiran 8 Form Monitoring Magang 2 ..................................................................95

Lampiran 9 Form Monitoring Magang 3 ..................................................................96

Lampiran 10 Form Monitoring Magang 4 ................................................................97

Lampiran 11 Form Monitoring Magang 5 ................................................................98

Lampiran 12 Form Penilaian Magang ......................................................................99

ABSTRAK
Haliza Rachma Putri, D1517034, Sistem Informasi Pengadaan
Barang/Jasa melalui E-Procurement di PT PLN (Persero) UP3 Surakarta.
Laporan Tugas Akhir. Progran Diploma III Manajemen Administrasi,
Sekolah Vokasi, Universitas Sebelas Maret, Surakarta, 2020, 83 Halaman.
PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta sebagai badan usaha milik negara yang
menjalankan bisnis di bidang kelistrikan dan bidang lainnya yang terkait harus
mampu memberikan pelayanan yang terbaik bagi masyarakat khususnya
masyarakat di Solo Raya dengan cara membangun sistem yang efektif dan efisien
dalam menunjang kegiatan operasional, salah satunya kegiatan pengadaan
barang/jasa. Pengadaan barang/jasa di PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta sejak
tahun 2016 telah mengalamai perubahan dari pengadaan barang/jasa secara
commit to user

15
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

konvensional menjadi elektronik. Pengamatan dalam Tugas Akhir ini bertujuan

untuk mendeskripsikan Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa melalui E-
Procurement di PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta.
Jenis Pengamatan yang digunakan dalam penulisan laporan tugas akhir ini
adalah pengamatan langsung, Teknik pengumpulan data dilakukan dengan metode
observasi, wawancara, dokumentasi dan triangulasi. Penulis melakukan
pengamatan secara partisipasi aktif.
Hasil pengamatan ini memberikan gambaran mengenai proses pengadaan
barang/jasa di PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta yang sudah dilakukan secara
elektronik dan dalam pelaksanaannya menjadi lebih efektif dan efisien. Perubahan
ini memudahkan kegiatan pengadaan barang/jasa yang semula harus dilakukan di
satu tempat dalam satu waktu, kini bisa dilakukan dimana saja selama terdapat
jaringan internet. Perubahan ini juga memberikan dampak baik dalam hal
pengeluaran anggaran perusahaan khususnya pengeluaran atas biaya administrasi
dan biaya prosedural pengadaan barang/jasa. Sistem Informasi Pengadaan
Barang/Jasa di PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta ini melibatkan beberapa
komponen yang saling membentuk satu kesatuan untuk menjalankan fungsinya
yaitu pengolahan data dan menghasilkan informasi yang akurat dan relevan,
komponen tersebut berupa masukan (dokumen-dokumen dasar), model (kombinasi
prosedur dan logika), keluaran (informasi dan dokumentasi), teknologi (perangkat
keras, perangkat lunak dan teknisi), database (sekumpulan data) dan kendali
(pencegah kerusakan sistem informasi).

Kata Kunci: Sistem Informasi, Pengadaan Barang/Jasa, E-Procurement.

commit to user

16