Hati – hati dengan “Musuh dalam Selimut”

Jika organisasi Anda masih berjalan dengan memegang teguh paradigma “masalah ada karena
dia”, itu tandanya kondisi organisasi Anda tidak sehat. Selain keberadaannya yang lebih sering
tidak disadari, paradigma ini menunjukkan rendahnya tingkat kepercayaan atau trust manajemen
kepada karyawannya. Tidak hanya itu, nilai hormat yang didapat karyawan juga akan sangat
rendah. Padahal jika kita berbicara tentang lean, konsep paling dasarnya adalah menghargai
atau respect for people.
Ketika organisasi menjalankan inisiatif perbaikan, satu pola pikir yang harus dipegang kuat
adalah “Jika ada masalah, salahkan proses, bukan orang yang menjalankannya”. Pola pikir
seperti inilah yang tepat untuk mendorong karyawan lebih tenang dan bersemangat menjalankan
inisiatif lean. Mereka tidak akan takut melakukan sesuatu bahkan menimbulkan masalah
sekalipun (ingat, masalah adalah peluang) lantaran takut dipecat. Mereka pun akan menjadi lebih
terbuka dalam mendiskusikan masalah sehingga solusi akan dapat segera ditemukan.
Pikirkan jika yang terjadi adalah sebaliknya. Ketika banyak karyawan memilih menyembunyikan
masalah dengan alasan takut kinerjanya dinilai buruk, maka semua orang akan saling melempar
kesalahan dan masing-masing sibuk mencari pembenaran untuk dirinya. Singkatnya, semua
orang sibuk untuk tidak menjadi pihak yang bersalah. Menyeramkan, bukan?
Pola pikir dalam lean berseberangan dengan kondisi di atas, ketika ada masalah terdeteksi maka
semua orang akan menyadari bahwa telah terjadi kesalahan dalam suatu proses, mereka akan
fokus dengan perbaikan proses alih-alih menyalahkan orang. Pola pikir seperti inilah yang akan
membantu organisasi menjadi lebih obyektif dan mampu mendeteksi permasalahan yang
sebenarnya, mencari solusi dan mencegah agar tidak terulang kembali di masa depan.
Memimpin dengan “respect”
Adalah upaya pemimpin untuk memiliki keterampilan gemba. Menurut John Shook, CEO Lean
Enterprise Institute ada beberapa cara untuk meningkatkan kompetensi seorang pemimpin
utamanya agar bisa memimpin dengan penuh respect.
Go and see: ini akan membawa pemimpin untuk melihat fakta secara langsung di lapangan
daripada membaca laporan. Tidak ada briefing atau semacamnya, pemimpin dapat lebih
memahami konteks dan nilai dengan melihat kasus tertentu di pelanggan ataupun di tempat kerja.
Selain itu, kunci perbaikan yang berkelanjutan adalah membuat orang menyetujui masalah
sebelum mereka mulai berdebat tentang solusi – pergi dan melihat adalah keterampilan dasar
politik dan teknis.
Challenge: tantangan berarti bagaimana menjadikan visual kontrol para operator menjadi lebih
tepat dan lebih baik, bahwa penyelesaian masalah dan pencarian masalah juga akan menjadi
lebih ketat, bahwa perbaikan proses memberikan lebih banyak hasil dan lebih berorientasi pada
pelanggan. Tantangan juga berarti menjelaskan bagaimana perbaikan step by step nya akan
selalu berhubungan tujuan bisnis perusahaan dan membuat semua orang merasa berkontribusi
terhadap proyek kolektif yang lebih besar.
Listen: mendengarkan berarti melihat apa saja hambatan yang dapat menghalangi karyawan
melakukan pekerjaannya dengan baik, apakah supplier berkinerja buruk, dan apakah perusahaan
meminta mereka untuk melakuka pekerjaan di luar kompetensi mereka.
Teaching : terkadang karyawan seringkali jauh lebih ahli dibanding manajer mereka dalam
konteks pekerjaan mereka, mereka tahu apa yang harus dilakukan. Namun, kita perlu membuat
percakapan secara profesional tentang pekerjaan dan kuncinya adalah fokus pada upaya
pemecahan masalah dan perbaikan, yang memungkinkan kita untuk mengenal masalah teknis
dengan cepat meskipun tidak menguasai seluk beluknya.
Support : Inisiatif karyawan tidak akan pernah berjalan tanpa adanya dukungan dari manajemen.
Mendukung perbaikan berarti memberi kesempatan kepada orang-orang untuk datang membawa
ide-ide baru yang belum teruji, termasuk yang bertentangan dengan habit di perusahaan.
Kemampuan ini terletak pada keinginan untuk mendengar dan berdiskusi serta menghindari kata
tidak, dan menjamin bahwa setiap langkah yang mereka ambil bebas dari risiko apapun.
Teamwork : Kualitas penyelesaian masalah adalah kualitas kerja tim. Kerja tim artinya sanggup
menyelesaikan masalah lintas fungsi. Untuk membangun pondasi yang tepat dalam perbaikan
proses, para pemimpin harus terus menerus mengembangkan kerja tim dan mendorong setiap
individu untuk bekerja dengan kolega di luar fungsi mereka.