Public Relations Reports and Strategies
Public Relations Reports and Strategies
Public Relations
Reports and
Strategies
2
PUBLIC RELATIONS
Public Relations (PR) adalah suatu fungsi manajemen yang bertujuan untuk
membangun dan menjaga hubungan yang baik antara suatu organisasi atau
perusahaan dengan berbagai pihak terkait, termasuk masyarakat, pelanggan,
karyawan, pemegang saham, media, dan pemerintah. PR bertanggung jawab
untuk menciptakan pemahaman, dukungan, dan persepsi positif terhadap
organisasi tersebut.
Tugas- tugas PR ini dapat bervariasi tergantung pada ukuran organisasi, industri, dan tujuan
spesifik yang ingin dicapai oleh fungsi PR tersebut.
4
OBSERVASI LAPANGAN
Menggabungkan fungsi tim Public Relations (PR) dan keamanan dalam satu
entitas dapat memiliki dampak negatif tertentu. Berikut adalah beberapa risiko
yang mungkin muncul:
1. Kesulitan Fokus: Gabungan fungsi PR dan keamanan dapat
menyebabkan kesulitan dalam fokus. Tugas keamanan memerlukan
perhatian yang sangat mendalam terhadap detil dan pengawasan,
sementara PR memerlukan kreativitas dan orientasi pada citra dan
komunikasi positif.
2. Konflik Kepentingan: Keamanan memiliki tujuan untuk melindungi dan
menjaga keamanan fisik, sedangkan PR bertujuan untuk membangun dan
memelihara citra positif. Terdapat potensi konflik kepentingan antara
menjaga keamanan dan memberikan akses terbuka untuk komunikasi dan
interaksi positif dengan masyarakat.
3. Kurangnya Spesialisasi: PR dan keamanan adalah disiplin yang
memerlukan keterampilan dan pengetahuan yang berbeda.
Menggabungkannya bisa mengakibatkan kurangnya spesialisasi di kedua
bidang tersebut, sehingga kinerja masing-masing fungsi dapat
terpengaruh.
4. Pentingnya Transparansi: PR memerlukan transparansi dan kejujuran
dalam komunikasi, sedangkan keamanan seringkali melibatkan elemen
kerahasiaan dan rahasia. Menggabungkan keduanya dapat menimbulkan
ketidakjelasan dalam pengelolaan informasi dan komunikasi.
5. Dampak pada Citra: Jika tugas keamanan diutamakan, dapat terjadi
bahwa pendekatan yang sangat ketat atau kurang bersahabat dalam hal
5
keamanan dapat merugikan citra positif yang ingin dibangun oleh fungsi
PR.
6. Pertentangan dalam Krisis: Saat terjadi krisis, fungsi keamanan mungkin
cenderung untuk merespon dengan fokus pada pengendalian situasi fisik,
sementara PR harus bersiap untuk merespon dengan strategi komunikasi
yang efektif. Kombinasi ini bisa menimbulkan pertentangan dalam
merespons krisis secara holistik.
7. Risiko Keselamatan Informasi: PR seringkali berurusan dengan informasi
yang bersifat publik dan perlu dibagikan secara luas, sementara
keamanan cenderung melibatkan informasi yang bersifat rahasia atau
terbatas. Kombinasi ini dapat meningkatkan risiko kebocoran informasi
yang penting.
8. Ketidakpastian dalam Pengambilan Keputusan: Menggabungkan fungsi
PR dan keamanan bisa membuat proses pengambilan keputusan menjadi
lebih rumit. Keputusan yang berkaitan dengan komunikasi mungkin
bertentangan dengan keputusan yang diperlukan untuk menjaga
keamanan.
9. Tantangan dalam Pengelolaan Krisis Media: Saat terjadi krisis media,
menggabungkan PR dan keamanan dapat menyulitkan koordinasi
respons yang cepat dan efektif, karena kedua fungsi tersebut memiliki
pendekatan yang berbeda terhadap manajemen krisis.
Untuk mengatasi risiko ini, penting untuk memiliki struktur organisasi yang
jelas, memastikan komunikasi terbuka, dan memahami dengan baik perbedaan
dan kebutuhan masing-masing fungsi. Terkadang, membuat divisi yang
terpisah untuk PR dan keamanan dapat menjadi pilihan yang lebih baik untuk
mencapai tujuan organisasi secara optimal.
6
7
Dampak: Keberadaan pedagang liar di luar area kantin dapat mengurangi minat dan
kunjungan ke kantin Pujasera. Selain itu, ini dapat menciptakan persaingan yang tidak
sehat dan mengganggu ketertiban di sekitar kantin yang dimana akhirnya akan timbul
permasalahan atau gejolak social dengan pedagang yang ada diarea kantin.
Solusi PR: Tim PR perlu bekerja sama dengan tim keamanan untuk mengembangkan
dan mempromosikan strategi keamanan yang efektif. Kampanye komunikasi dapat
menekankan langkah-langkah keamanan yang diambil untuk meningkatkan rasa
nyaman pengunjung, serta mengusir atau melarang pedagang liar diarea kantin.
Solusi PR: Tim PR perlu merancang program sosialisasi yang efektif, termasuk
pertemuan komunitas, distribusi materi informatif, dan kerjasama dengan tokoh
masyarakat setempat untuk memperkenalkan kantin Pujasera. Komunikasi yang jelas
dan terbuka dapat membantu membangun dukungan dari masyarakat sekitar.
Dengan mengidentifikasi dan merespon faktor-faktor ini, tim PR dapat berperan penting
dalam membangun citra positif kantin Pujasera, mengatasi hambatan-hambatan yang ada,
dan menciptakan lingkungan yang mendukung pertumbuhan dan pengembangan kantin
tersebut.
Untuk membuat pedagang liar bersedia berjualan di lokasi yang sudah disediakan, tim PR
dapat mengadopsi berbagai strategi yang membangun pemahaman, kepercayaan, dan
keuntungan bersama. Berikut beberapa strategi yang bisa dipertimbangkan:
6. Pemberian Insentif: Memberikan insentif kepada pedagang liar yang setuju untuk
berjualan di lokasi yang sudah disediakan, seperti potongan biaya sewa, peningkatan
promosi, atau keanggotaan program diskon.
7. Partisipasi Dalam Pengambilan Keputusan: Melibatkan pedagang liar dalam proses
pengambilan keputusan terkait pengelolaan lokasi. Ini dapat menciptakan rasa
kepemilikan dan meningkatkan keterlibatan mereka.
8. Pelibatan Komunitas: Membangun dukungan komunitas dengan melibatkan pedagang
liar dalam kegiatan komunitas atau mendukung acara egat. Ini dapat membantu
membangun hubungan yang baik dengan masyarakat sekitar.
9. Pemantauan dan Umpan Balik Terus-Menerus: Membuat mekanisme pemantauan
dan umpan balik yang terus-menerus untuk menilai kebutuhan dan kepuasan
pedagang liar. Berdasarkan umpan balik ini, tim PR dapat terus meningkatkan fasilitas
dan layanan yang disediakan.
10. Penciptaan Identitas Bersama: Membangun identitas bersama antara pedagang liar
dan lokasi tersebut. Ini dapat menciptakan rasa kebanggaan dan afiliasi dengan
tempat berjualan.
Note: semua strategi yang direncanakan oleh tim PR dapat bekerja apabila di tompang oleh
departemen lain seperti keamanan dan marketing.
10
Note : dengan salah satu kerjasama tim PR dengan keamanan diharapkan lokasi bersih dari
pedagang liar dan pedagang liar tersebut mau menempati tempat yang sudah disediakan.
Karena apabila tim PR yang melakukan tindakan penegakan aturan akan memberikan
dampak negative terhadap tim PR yang menyebabkan sulitnya jalinan komunikasi tim PR
dengan pedagang liar.
11
Tim keamanan dalam mengurus pedagang liar di area kantin melibatkan langkah-langkah
perlindungan, penegakan peraturan, dan menjaga ketertiban di lingkungan tersebut. Berikut
adalah beberapa tugas yang dapat dilakukan oleh tim keamanan:
1. Patroli Rutin: Melakukan egati rutin di sekitar area kantin untuk memantau kehadiran
pedagang liar dan mengidentifikasi potensi masalah keamanan.
2. Pemeriksaan Identitas: Memastikan bahwa semua pedagang yang berjualan di area
kantin memiliki identifikasi yang valid dan izin yang diperlukan. Ini membantu
menghindari keberadaan pedagang liar yang tidak sah.
3. Penegakan Peraturan: Menegakkan aturan dan peraturan yang berlaku di area kantin,
termasuk peraturan tentang tempat berjualan, jam operasional, dan tata tertib lainnya.
4. Koordinasi dengan Pihak Terkait: Berkoordinasi dengan pihak terkait seperti
manajemen kantin, tim PR, dan pihak berwenang setempat untuk memberikan
informasi tentang aktivitas pedagang liar dan mengambil langkah-langkah yang
sesuai.
5. Penanganan Konflik: Menangani konflik yang mungkin muncul antara pedagang liar,
pengunjung, atau pihak terkait lainnya. Ini dapat melibatkan mediasi, penyelesaian
konflik, atau melibatkan pihak berwenang jika diperlukan.
6. Pencegahan Kriminalitas: Menjaga keamanan fisik di sekitar kantin untuk mencegah
tindakan kriminalitas seperti pencurian, perampokan, atau tindakan kekerasan.
7. Penanganan Gangguan Lingkungan: Menanggapi dan menangani gangguan
lingkungan yang disebabkan oleh pedagang liar, seperti pembuangan sampah
sembarangan, kebisingan, atau perilaku yang mengganggu ketertiban umum.
8. Kontrol Akses: Memastikan bahwa hanya pedagang yang sah yang memiliki akses ke
area kantin. Ini dapat mencakup pengelolaan kunci, pengawasan pintu masuk, atau
implementasi egati keamanan elektronik.
9. Penyuluhan Keamanan: Memberikan penyuluhan keamanan kepada pedagang dan
pengunjung untuk meningkatkan kesadaran tentang praktik keamanan yang baik dan
tindakan pencegahan.
10. Kerjasama dengan Tim PR: Berkoordinasi dan berkomunikasi secara teratur dengan
tim PR untuk mendapatkan informasi tentang keberadaan pedagang liar dan
mendukung upaya komunikasi tim PR yang efektif dengan pedagang liar.
12
Melalui pelaksanaan tugas-tugas ini, tim keamanan dapat menciptakan lingkungan yang
aman dan teratur di area kantin, meningkatkan kenyamanan pengunjung, dan mendukung
kelancaran operasional kantin secara keseluruhan.
Expetations: dengan difokusnya tugas kerja tim PR dan dibantu oleh departemen lainnya
diharapakan strategi yang sudah dibentuk oleh tim PR dapat terlaksana, sehingga
pengembangan Kantin Pujasera dapat berjalan maksimal.
13
Tim PR:
Tim Keamanan:
1. Pemantauan dan Patroli: Melakukan pemantauan dan egati rutin di area yang rentan
terhadap pembuangan sampah sembarangan. Menanggapi secara cepat jika
ditemukan aktivitas pembuangan sampah egativ.
2. Penegakan Peraturan: Menegakkan aturan-aturan terkait pengelolaan sampah dan
memberikan sanksi kepada pelanggar. Bekerja sama dengan otoritas setempat dalam
menindak pelanggaran egat terkait pembuangan sampah egativ.
3. Kerjasama dengan Komunitas Keamanan: Berkoordinasi dengan tim keamanan
komunitas atau satuan keamanan lingkungan setempat untuk meningkatkan
keamanan dan penegakan aturan.
4. Pemasangan CCTV: Pemasangan kamera pengawas di titik-titik kritis untuk
memantau aktivitas pembuangan sampah dan dapat digunakan sebagai alat bukti jika
diperlukan.
5. Pelaporan dan Rekam Jejak: Membuat laporan egativ tentang pelanggaran dan
tindakan yang diambil. Membuat catatan terperinci tentang pola pembuangan sampah
sembarangan dan merencanakan tindakan pencegahan lebih lanjut.
6. Kerjasama dengan Tim PR: Berkoordinasi dengan tim PR untuk mendukung
kampanye penyuluhan dan memastikan informasi terkait penanganan masalah
sampah tersampaikan dengan efektif.
Melalui kerjasama antara tim PR dan keamanan, dapat diciptakan lingkungan yang bersih
dan aman, serta masyarakat yang lebih sadar akan pentingnya menjaga kebersihan dan
kelestarian lingkungan.
15
Dengan menerapkan strategi-strategi ini, tim PR dapat membantu menjaga dukungan dan
kepercayaan masyarakat, sehingga meningkatkan keberlangsungan dan kesuksesan proyek
di lokasi tersebut.
17