Medical Health

Regulation
Mineski Global - Indonesia

REV - 001
Table of contents

01 General Procedure 04 Persalinan

02 Rawat Jalan 05 Tata Cara Pengajuan

03 Rawat Inap
01. General Procedure
Pengajuan Invoice

● Persiapkan dokumen reimbursement (bukti pembayaran/invoice dan resep

dokter).
● Persiapkan dokumen hardfile asli dengan cap basah/kop Rumah Sakit yang
berwenang.
● Mengajukan scan dokumen reimbursement kepada HRD melalui Larksuite.
● HRD memvalidasi form reimbursement dan bukti pembayaran biaya
kesehatan karyawan.
● Setelah dinyatakan valid, karyawan harus mengirimkan hardfile kepada HRD
kurang dari 1 minggu setelah pengajuan.
● Dokumen dalam bentuk digital invoice tidak perlu dilampirkan/dikirimkan
fisiknya.
● Dokumen pengajuan reimbursement dilanjutkan ke bagian finance.
● Dokumen pengajuan reimbursement disetujui.
● Dana reimbursement ditransfer melalui Bank BCA.
● Pembayaran akan mengikuti jadwal payment Finance (minimal 14 hari kerja).
01. General Procedure
Masa Berlaku Invoice

● Masa berlaku invoice adalah satu bulan dari tanggal tertera pada invoice.
● Setelah satu bulan berlalu invoice tidak berlaku dan tidak dapat direimburse.

Berikut merupakan biaya yang tidak ditanggung oleh perusahaan:

● Biaya administrasi
● Biaya pendaftaran
● Biaya layanan
● Biaya pengiriman
● Biaya yang sudah ditanggung oleh asuransi pribadi / pemerintah / lainnya
● Biaya pengobatan alternatif
01. General Procedure
Flow Pengajuan

HRD memvalidasi form

Persiapkan dokumen
reimbursement (bukti
pembayaran/invoice,
resep dokter)
Persiapkan dokumen Mengajukan scan
reimbursement dan
hardfile asli dengan cap dokumen
bukti pembayaran
basah/kop Rumah Sakit reimbursement kepada
biaya kesehatan
yang berwenang HRD melalui Larksuite
karyawan

Karyawan harus
Dokumen pengajuan Dokumen dalam
mengirimkan hardfile
reimbursement bentuk digital invoice
kepada HRD kurang dari
dilanjutkan ke bagian tidak perlu
1 minggu setelah
finance dilampirkan/dikirimkan
pengajuan.

Pembayaran akan
Dokumen pengajuan Dana reimbursement
mengikuti jadwal
reimbursement ditransfer melalui Bank
payment Finance
disetujui. BCA.
(minimal 14 hari kerja).
02. Rawat Jalan
Regular Case
● Konsultasi dokter
● Pembelian obat dengan resep dokter

Special Case
● Pembelian kacamata ● Tes antigen/pcr
● Pemeriksaan gigi ● Pemeriksaan kandungan
● Pemeriksaan THT ● Pemeriksaan melalui telemedicine

Family Medical
● Reimbursement anak
● Reimbursement Istri
● Reimbursement keluarga dari karyawati
Regular Case

1. Konsultasi Dokter
Konsultasi dokter dapat dilakukan secara:
a. Offline: Baik di puskesmas, klinik, dan rumah sakit
b. Online: Diseluruh platform kesehatan (telemedicine)

2. Pembelian Obat
a. Pembelian obat dapat dilakukan secara offline
maupun online
b. Pembelian obat harus berdasarkan resep dokter
Special Case - Pembelian Kacamata
1. General Information

● Hanya berlaku untuk kebutuhan kesehatan, bukan kacamata

fashion/estetika
● Kacamata harus berdasarkan resep dokter mata (klinik mata atau
RS mata)
● WAJIB melampirkan rujukan/resep dokter
● Biaya pemeriksaan mata dapat direimburse
● Ketentuan biaya pembelian kacamata:
a. Biaya lensa nominal maksimum Rp 1.000.000,-
b. Biaya frame nominal maksimum di angka Rp 1.000.000,-
● BIaya lensa dan frame tidak boleh digabungkan
● Nominal diluar yang tertera diatas akan ditanggung secara pribadi
● Pembelian kacamata dapat dilakukan dua tahun sekali
● Biaya reimburse kacamata akan memotong plafon rawat jalan
● Reimburse kacamata hanya boleh diklaim oleh karyawan (tidak
untuk istri / suami dan anak)
Special Case - Pembelian Kacamata
2. Tata Cara Pengajuan

a. Pemeriksaan Mata
Lakukan pemeriksaan mata ke dokter untuk memperoleh rujukan
dan resep dokter (klinik bebas dimana saja). Simpan resep dan
bukti pemeriksaan.
b. Melakukan Pemesanan di Optik
Setelah mendapatkan resep dokter, silahkan melakukan
pemesanan ke optik. Simpan invoice pemesanan dan pastikan
rinciannya (wajib ada keterangan harga lensa dan frame).
c. Keterangan Biaya
Lensa (Rp 1.000.000) ; Frame (Rp 1.000.000). Apabila lebih dari
nominal diatas, maka akan ditanggung secara pribadi oleh
karyawan. Biaya lensa dan frame tidak bisa digabung.
Special Case - Pemeriksaan Gigi & THT
1. Pemeriksaan Gigi

a. Pemeriksaan gigi hanya berlaku untuk keluhan yang mengarah ke

kesehatan
b. Tidak berlaku untuk:
● Scaling pemutihan gigi
● Pemasangan dan perawatan kawat gigi
● Biaya estetika lainnya
c. Scaling dapat direimburse dengan ketentuan mengarah pada
indikasi kesehatan dan resep dokter

2. Pemeriksaan THT

a. Pemeriksaan THT hanya berlaku untuk keluhan yang mengarah ke

kesehatan
b. Tidak berlaku untuk biaya estetika lainnya
Special Case - Tes Antigen & PCR
1. Test antigen dapat dilakukan dengan ketentuan sebagai
berikut:
● Mengalami gejala yang mengarah covid
● Berhubungan erat dengan pasien terinfeksi covid
2. Prosedurnya sebagai berikut:
● Melakukan SWAB/PCR test
● Jika hasil negatif tidak disarankan untuk tes kedua kali
● Jika hasil negatif, biaya yang dapat direimburse hanya
test pertama
● Jika hasil positif, maka tes kedua untuk menyatakan
negatif juga dapat direimburse
● Biaya vitamin dan pengobatan selama covid dapat di
reimburse
Special Case - Pemeriksaan Kandungan
1. Pemeriksaan Kandungan

a. Pemeriksaan kandungan dapat dilakukan untuk istri

karyawan maupun untuk karyawati (diri sendiri)
b.2. Hal-hal yang dapat diklaim sebagai berikut:
● Pemeriksaan USG
● Pemeriksaan kandungan rutin
● Pembelian obat kandungan

2. Biaya Melahirkan

a. Biaya melahirkan hanya dapat diklaim oleh karyawan

b. Bagi karyawati dapat dilakukan proses klaim dengan syarat
melampirkan surat keterangan bahwa suami tidak mendapatkan
biaya medical melahirkan dari perusahaan
c. Biaya akan menyesuaikan plafon
d. Biaya diluar plafon akan ditanggung secara pribadi
Special Case - Pemeriksaan Telemedicine

Hal yang dapat diklaim sebagai berikut:

a. Biaya pemeriksaan dokter
b. Biaya pembelian obat berdasarkan resep
dokter

Biaya yang tidak dapat diklaim sebagai berikut:

a. Biaya layanan
b. Biaya pengiriman

Ketentuan khusus: Pengajuan via telemedicine

wajib melampirkan bukti chat dengan dokter atau
melampirkan resep rekomendasi dokter
Family Medical
1. Reimbursement kesehatan dapat digunakan
untuk menanggung biaya kesehatan keluarga inti
karyawan
2. Keluarga inti yang ditanggung adalah isteri dan
anak (maksimal anak kedua)
3. Fasilitas yang dapat ditanggung meliputi:
a. Rawat Jalan
b. Rawat Inap
c. Biaya Melahirkan
4. Khusus karyawati yang ingin mengajukan
reimbursement kesehatan untuk anak, harus
melampirkan bukti bahwa suami tidak
menanggung biaya kesehatan.
03. Rawat Inap
a. Masa berlaku invoice adalah satu bulan dari
tanggal tertera pada invoice
b. Setelah satu bulan berlalu invoice tidak berlaku
dan tidak dapat direimburse
c. Berikut merupakan biaya yang tidak ditanggung
oleh perusahaan:
● Biaya administrasi
● Biaya pendaftaran
● Biaya layanan
● Biaya yang sudah ditanggung oleh asuransi
pribadi / pemerintah / lainnya
d. Maksimum dana yang dicairkan untuk biaya rawat
inap sesuai dengan dana plafon yang diberikan.
04. Persalinan
a. Masa berlaku invoice adalah satu bulan dari tanggal tertera pada invoice
b. Setelah satu bulan berlalu invoice tidak berlaku dan tidak dapat direimburse
c. Berikut merupakan biaya yang tidak ditanggung oleh perusahaan:
● Biaya administrasi
● Biaya pendaftaran
● Biaya layanan
● Biaya yang sudah ditanggung oleh asuransi pribadi / pemerintah / lainnya
d. Maksimum dana yang dicairkan untuk biaya persalinan sesuai dengan dana
plafon yang diberikan
e. Biaya persalinan hanya untuk karyawan saja (untuk karyawati harus melampirkan
bukti bahwa suami tidak menanggung biaya kesehatan dari kantor tempat
bekerja)
 ATTENTION!

Pengajuan medical reimburse sekarang hanya

DALAM 1 STEP!

Dan prosesnya bisa dipantau bersama, dari

pengajuan hingga disbursement selesai,
silahkan simak NEW FLOW melalui lark pada
slide selanjutnya ya!

NEXT SLIDE FOR NEW FLOW!

 2
3
4

1) Buka Lark, klik Approval; 2) Klik Submit Request; 3) Kemudian pilih Human Resource;
4) Pilih Medical Reimbursement
 1

1) Bagian Pillar diisi dengan Esport ID; 2) Untuk Medical Reimbursement Type, diisi sesuai dengan kebutuhan
pengajuan; 3) Bagian Item diisi dengan Nama Lengkap - Jenis Medical (Rawat Jalan/Rawat Inap/Persalinan)
 1

1) Bagian Gejala diisi detail gejala; 2) Bagian Kronologi diisi detail kronologi ; 3) Bagian Diagnosa
Dokter diisi detail diagnosa yang diberikan dokter
1) Bagian Detail Budget Utilization diisi detail biaya medical; 2) Bagian Amount diisi detail nominal biaya medical; 3) Klik Add
details untuk menambahkan tambahan keterangan biaya medical yang akan di-reimburse
 1
2

3
1) Bagian Detail Budget Utilization diisi detail biaya medical; 2) Bagian Amount diisi detail nominal
biaya medical; 3) Jumlah amount medical budget akan secara otomatis tertera di bagian ini
 1
2
3

1) Bagian Account Name diisi atas nama employee di rekening payroll; 2) Bagian Account Number diisi
nomor rekening payroll employee; 3) Bagian Bank Name diisi nama bank payroll employee
Bagian Attachments diisi dengan lampiran invoice yang diajukan
Jika pengajuan sudah selesai dan benar, maka dapat klik submit
 NEW FLOW

Bagaimana? Lebih simple bukan?

Melalui skema baru ini, kami berharap proses

pengajuan Medical Reimbursement dapat
diproses menjadi lebih Effective & Efficient
kedepannya.

Following question kindly contact :

HR (Wahyu Gia)
Thanks!
Do you have any questions?
hrd@mineski.id