KOMUNIKASI

PERUNDINGAN
UUMPACE, KELANA JAYA
Lecturer’s Name: Muhammad Syirazie Hafiez bin Abdul Aziz
OBJEKTIF KURSUS

 1. Mengetahui dan memahami teori dan konsep dalam komunikasi

perundingan

 2. Mempertingkatkan pengetahuan tentang teknik, strategi dan taktik

yang digunakan di dalam rundingan

 3. Mengaplikasikan pengetahuan yang telah didedahkan ke dalam

situasi rundingan sebenar.
OBJEKTIF BAB 1
 1. Mengenalpasti konsep komunikasi dan perundingan

 2. Mengenalpasti persamaan antara komunikasi dan perundingan

 3. Mengenalpasti model-model perundingan

 4. Mengaplikasikan komunikasi dalam model perundingan.

Bab 1 – PENGENALAN KEPADA KOMUNIKASI
PERUNDINGAN
1.1- PENGENALAN

 Anda akan diperkenalkan kepada konsep-konsep asas dalam komunikasi

perundingan serta takrifan komunikasi perundingan itu sendiri.
 Kita juga akan melihat kepada model-model perundingan yang telah
dikemukakan oleh para sarjana pengurusan dan komunikasi.
 Dua konsep utama perlu diambilkira dalam perbincangan ini.
 konsep komunikasi
 konsep perundingan.
Bab 1 – PENGENALAN KEPADA KOMUNIKASI
PERUNDINGAN
1.2- KONSEP DAN TAKRIFAN

 Perundingan dapat ditakrifkan sebagai satu proses tawar menawar dlm usaha
utk mengurangkan perbezaan atau mencapai satu penyelesaian masalah.
 Justeru, apabila digabungkan konsep komunikasi dan perundingan, maka
komunikasi perundingan dpt ditakrifkan sebagai satu interaksi yang melibatkan
proses tawar menawar oleh individu dan akhirnya satu persetujuan bersama
dicapai iaitu matlamat antara mereka yang berunding mencapai tahap yang
sama atau hampir sama.
 Individu - yang mewakili dirinya, kumpulan kerjanya atau organisasinya
 Mereka yang berunding - mewakili dirinya, kumpulan kerjanya atau
organisasinya
Bab 1 – PENGENALAN KEPADA KOMUNIKASI
PERUNDINGAN
1.2- KONSEP DAN TAKRIFAN -sambungan
 Ciri-ciri Komunikasi perundingan mengikut takrifannya:
 a) Terdapat lebih dari dua pihak yang akan membuat tawar menawar
 b) Terdapat percanggahan matlamat antara mereka atau wakil yg membuat
perundingan
 c) Perundingan berlaku kerana pihak yang berunding percaya bahawa mereka
mampu mempengaruhi untuk mencapai matlamat akhir mereka. Dalam keadaan ini
salah seorang (perunding) akan mengalah.
 d) Kecenderungan untuk mencapai persetujuan hasil daripada hujahan tentang hak
yang diperjuangkan.
 e) Wujud unsur bertolak ansur.
 f) Perundingan melibatkan pengurusan sesuatu yang tidak nyata (disebalik kejayaan
atau tolak ansur terhadap sesuatu perkara) dan mengekalkan yang nyata (hasil yang
pasti diperolehi daripada perundingan itu).
Bab 1 – PENGENALAN KEPADA KOMUNIKASI
PERUNDINGAN
1.2- KONSEP DAN TAKRIFAN -sambungan
 Klasifikasi Komunikasi Perundingan Berdasarkan kepada ciri-ciri di atas:
 a) Saling Bergantungan – Pihak yang berunding bergantung antara satu sama lain.
 b) Penyesuaian Bersama – Menjelaskan dan bertukar-tukar maklumat dan hasilnya,
serta kedua-dua pihak memperolehi hasil yang mereka ingini.
 c) Persepsi – Tanggapan terhadap apa yang akan diperolehi dalam sesuatu proses
perundingan itu memainkan peranan yang penting dalam menentukan hala tuju
sesuatu perundingan; banyak bergantung kepada komunikasi lisan dan bukan lisan
yang digunapakai.
 d) Konflik – Konflik boleh dikatakan sebagai tanggapan yang berbeza terhadap
matlamat atau kepercayaan terhadap sesuatu perkara. Akibat daripada keadaan
saling bergantungan dan persepsi menyebabkan konflik wujud dalam perundingan.
Interaksi dan komunikasi yang digunapakai adalah penting dalam mendapatkan
hasil perundingan.
Bab 1 – PENGENALAN KEPADA KOMUNIKASI
PERUNDINGAN
1.2- KONSEP DAN TAKRIFAN -sambungan
 Model BATNA (Best
Alternative to a
Negotiated
Agreement) yang
diperkenalkan oleh
Fisher dan Ury (1981)
menjelaskan dengan
lebih mendalam
tentang definisi dan
elemen-elemen
penting dalam sesuatu
perundingan.
Bab 1 – PENGENALAN KEPADA KOMUNIKASI
PERUNDINGAN
1.2- KONSEP DAN TAKRIFAN -sambungan
 Elemen pertama - keperluan untuk berunding melihat bagaimana sesuatu proses
rundingan untuk mendapatkan sesuatu. Ia memerlukan kita untuk melepaskan
sesuatu bagi mendapatkan sesuatu.
 Cth: “Kami tidak dapat memberikan RM1.3 juta untuk perniagaan tersebut. Bagaimana
kalau RM1.25 juta?”
 Elemen Kedua - Intisari penting dalam sesuatu rundingan yang baik melibatkan
pemilihan data utk persedian dan perancangan menghadapi proses perundingan.
Intisari utama kpd persediaan & perancangan yg baik ialah dgn membuat kajian.
 Elemen ketiga - Pemilihan Pendekatan. Maklumat-maklumat asas yg dikumpulkan
tadi akan membantu dalam perancangan anda dan seterusnya menjangka
perkara yang sama tentang pihak lawan.
 Cth - apakah yang anda dan pihak lawan ingin capai? Apakah matlamat anda? Apa
yang memotivasikan anda untuk berunding?
 Dengan meletakkan diri anda dalam keadaan mereka, anda dapat menjangka apakah
perkara-perkara yang dapat memotivasikan mereka.
Bab 1 – PENGENALAN KEPADA KOMUNIKASI
PERUNDINGAN
1.2- KONSEP DAN TAKRIFAN -sambungan

 Elemen keempat – Siapa yg terlibat dalam perundingan & persoalan-persoalan

tentang tempat perundingan
 Kuasa yang ada seperti sumber, saiz, personaliti, masa, prinsip pemegang saham dll
 Seorang sahaja wakil atau sekumpulan individu untuk rundingan tersebut?
 Kelima - pemilihan perkakasan atau kaedah yg akan digunakan untuk berunding.
 Apa yang perlu dan tidak perlu dicakapkan semasa perundingan.
 Perlu mendengar segala isyarat, maksud tersembunyi dan memfokuskan kpd apa yg
diperkatakan dan tidak terganggu dgn perkara-perkara lain yg tiada kena mengena.
 Peka dengan perbezaan budaya, kelebihan berunding menggunakan kaedah-kaedah
tertentu seperti bersemuka atau menggunakan perantara (pihak ketiga, telefon, e-mail
dan lain-lain)
 Peka dgn strategi dan taktik yang digunakan dalam perundingan.
Bab 1 – PENGENALAN KEPADA KOMUNIKASI
PERUNDINGAN
1.2- KONSEP DAN TAKRIFAN -sambungan

 Elemen Keenam - proses berunding.

 Perundingan boleh berlaku dgn hanya memberikan isyarat tangan dengan rakan
anda di laluan pejabat atau secara formal di dalam bilik mesyuarat yg mengambil
masa bertahun sebelum penyelesaian dicapai.
 Elemen Ketujuh - Persetujuan perlu dicapai bagi menandakan bahawa proses ini
sudah sampai ke penghujung.
 Tidak semua perundingan akan berakhir dengan kata sepakat jika jalan penyelesaian
dan persetujuan tidak ditemui.
 Ia juga mungkin berakhir dengan anda terpaksa mengalah dan menandatangani
perjanjian yang merugikan anda.
 Elemen Kelapan - Bagi mengesahkan persetujuan. Ia mungkin ditunjukkan
dengan berjabat tangan atau menandatangani perjanjian yang mengambil
ruang hampir beratus mukasurat.
Bab 1 – PENGENALAN KEPADA KOMUNIKASI
PERUNDINGAN
1.2- KONSEP DAN TAKRIFAN -sambungan

 Bagaimanapun, terdapat situasi-situasi di mana rundingan tidak berupaya

membantu anda mendapatkan apa yang diinginkan dan perlu dielakkan.
Umpamanya:
 (1) apabila anda berada dalam situasi yang berisiko besar membawa kepada
kerugian sama ada dari segi kewangan ataupun personal;
 (2) apabila sebelah pihak lagi meminta sesuatu yang anda tidak dapat
menyokong kerana ia salah dari segi undang-undang atau moral; dan
 (3) apabila terdapat tekanan yang tinggi. Tekanan akan menyebabkan anda
cuba berurusan dengan cepat dan ini akan menjejaskan keupayaan anda
untuk berfikir dengan jelas dan menyebabkan anda tidak dapat dengan tepat
hasil yang akan diperolehi atau pertukaran yang dibuat.
Bab 1 – PENGENALAN KEPADA KOMUNIKASI
PERUNDINGAN
1.3- MODEL-MODEL PERUNDINGAN
 Dalam konteks perbincangan ini, dua model utama komunikasi perundingan akan
dibincangkan secara terperinci;
 1.3.1 Model Keprihatinan Berganda (The Dual Concerns Model)
 Model ini mencadangkan bahawa individu yang terlibat dalam sesuatu
perundingan, terutamanya yang melibatkan konflik, mempunyai dua tahap
keprihatinan yang saling bergantungan.
 Keprihatinan terhadap hasil yang akan diperolehinya sendiri
 keprihatinan terhadap hasil yang akan diperolehi oleh orang lain yang terlibat dalam
konflik dan perundingan tersebut.
 Kedua-dua bentuk keprihatinan ini boleh bermula dari kosong (tahap
keprihatinan yang paling rendah) kepada tahap keprihatinan yang paling
tinggi.
Bab 1 – PENGENALAN KEPADA KOMUNIKASI
PERUNDINGAN
1.3- MODEL-MODEL PERUNDINGAN -sambungan
 1.3.1 Model Keprihatinan Berganda (The Dual Concerns Model) –sambungan
10

Mengalah Menyelesaikan
Keprihatinan terhadap hasil yang
akan diperolehi oleh orang lain

Masalah
9
8
7
6

Berkompromi
5
4
3
2
1

Tidak Bertindak Bersaing

0

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Keprihatinan terhadap hasil yang akan diperolehinya sendiri
Bab 1 – PENGENALAN KEPADA KOMUNIKASI
PERUNDINGAN
1.3- MODEL-MODEL PERUNDINGAN -sambungan
 1.3.1 Model Keprihatinan Berganda (The Dual Concerns Model) –sambungan
 Paksi menegak (vertical)
 Mewakili keprihatinan terhadap hasil yang akan diperolehi oleh orang lain
 Perunding menggunakan komunikasi bekerjasama dlm proses perundingan mereka.
 Paksi melintang (horizontal) menunjukkan keprihatinan terhadap hasil yg ingin diperolehi
oleh individu itu sendiri.
 Perunding lebih cenderung menggunakan komunikasi asertif.
 Lima strategi utama yang akan digunakan oleh perunding:
 a) Bersaing
 Perunding hanya menitikberatkan kepada hasil yang akan diperolehinya dalam
sesuatu perundingan tanpa menghiraukan apa yg ingin diperolehi oleh pihak lain.
 Komunikasi asertif yang tinggi digunakan seperti strategi ancaman, hukuman, dan
mengambil tindakan sendiri sesuai dengan keadaan bersaing.
Bab 1 – PENGENALAN KEPADA KOMUNIKASI
PERUNDINGAN
1.3- MODEL-MODEL PERUNDINGAN -sambungan
 1.3.1 Model Keprihatinan Berganda (The Dual Concerns Model) –sambungan
 b) Mengalah.
 Perunding tidak menghiraukan hasil yang akan mereka perolehi, sebaliknya lebih
menitikberatkan hasil yang akan diperolehi oleh pihak lain.
 Komunikasi yang akan digunakan adalah mengurangkan aspirasi untuk
mempertahankan kehendak sendiri dan membiarkan orang lain mendapat
kemenangan dari perundingan yang dijalankan.
 c) Tidak Bertindak / Mengelak.
 Perunding tidak menghiraukan hasil yang diperolehinya dan juga hasil yang akan
diperolehi oleh orang lain.
 Strategi ini dikaitkan dgn perunding pasif dan lebih cenderung utk berdiam diri.
Bab 1 – PENGENALAN KEPADA KOMUNIKASI
PERUNDINGAN
1.3- MODEL-MODEL PERUNDINGAN -sambungan
 1.3.1 Model Keprihatinan Berganda (The Dual Concerns Model) –sambungan
 d) Menyelesaikan Masalah / Bekerjasama.
 Perunding mengambil berat terhadap apa yang akan diperolehinya dan juga
yang akan diperolehi pihak lain.
 Mereka yang terlibat dalam perundingan itu, secara aktif berusaha untuk
mendapatkan hasil yang membawa kepada faedah bersama.
 e) Berkompromi.
 Perunding secara bersederhana berusaha untuk mencapai apa yang ingin
mereka perolehi serta memikirkan apa yang akan diperolehi sebelah pihak lagi.
 Pruitt dan Rubin (1986); sekiranya perunding dalam sesuatu perundingan itu
mengambil pendekatan berkompromi, ini menggambarkan samada perunding
tidak berminat terhadap penyelesian sesuatu masalah atau tidak ikhlas dalam
memenuhi kehendak sesuatu pihak.
Bab 1 – PENGENALAN KEPADA KOMUNIKASI
PERUNDINGAN
1.3- MODEL-MODEL PERUNDINGAN -sambungan
 1.3.2 Model Perundingan Savage, Blair dan Sorenson
 Savage, Blair dan Sorenson (1989) memanjangkan pendekatan Model
Keprihatinan Berganda dengan menggariskan empat strategi iaitu
Berkerjasama, Penyesuaian, Pertandingan dan Penyingkiran.

Hasil Yang Nyata Penting?

Hasil Hubungan Penting?

YA TIDAK
TIDAK

Pertandingan Penyingkiran

Berkerjasama Penyesuaian
YA
Bab 1 – PENGENALAN KEPADA KOMUNIKASI
PERUNDINGAN
1.3- MODEL-MODEL PERUNDINGAN -sambungan
 1.3.2 Model Perundingan Savage, Blair dan Sorenson
 Menurut Savage et al., sekiranya perunding cenderung untuk mendapatkan
hasil yg nyata dlm sesuatu perundingan dan tidak begitu menitikberatkan
jalinan hubungan, perunding akan menggunakan strategi “pertandingan”.
 Jika keinginan perunding untuk mewujudkan hasil dan menghasikan jalinan
hubungan dalam perundingan, maka strategi “bekerjasama” akan digunakan.
 Sekiranya perunding tidak mementingkan hasil yang nyata tetapi ingin
mewujudkan jalinan hubungan sebagai hasil dari perundingan tersebut maka
strategi “penyesuaian” akan digunakan dalam perundingan.
 Sebaliknya, jika perunding tidak mementingkan hasil yang nyata dan juga
jalinan hubungan maka strategi “penyingkiran” akan digunakan.
Bab 1 – PENGENALAN KEPADA KOMUNIKASI
PERUNDINGAN
1.4- KESIMPULAN
 Komunikasi dan perundingan saling berkait rapat antara satu sama lain. Ini dapat dilihat
melalui tujuan akhir komunikasi dan perundingan iaitu interaksi yang melibatkan tawar
menawar yang akhirnya akan mewujudkan satu matlamat bersama berdasarkan
kepada hasil yang akan diperolehi daripada sesuatu perundingan.
 Terdapat elemen-elemen tertentu yg perlu diberikan perhatian bagi menjayakan sesuatu
perundingan dan membantu anda mendapatkan hasil yg diinginkan.
 Model perundingan yang dibincangkan menunjukkan setiap strategi perundingan yang
digunapakai oleh perunding mempunyai implikasi terhadap gaya komunikasi yang akan
digunakan dalam sesuatu proses perundingan. Gaya komunikasi yang digunapakai
sewaktu perundingan juga akan menentukan strategi perundingan yg akan digunakan.
 Hubungan antara komunikasi dan perundingan adalah dinamik iaitu berubah mengikut
kesesuaian dan banyak dipengaruhi oleh faktor keinginan yang ingin dicapai dalam
sesuatu perundingan.
 Elemen penting dalam perundingan adalah keupayaan perunding untuk meyakinkan
pihak lain tentang apa yang ingin mereka perolehi dalam perundingan tersebut