1
PROGRAM KERJA MUTU UNIT
BAGIAN SEKRETARIAT DAN PERENCANAAN
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH PALEMBANG BARI
TAHUN 2024
A. Pendahuluan
Peningkatan mutu pelayanan rumah sakit merupakan hal yang
sangat penting, karena rumah sakit memberikan pelayanan yang
bersifat kritis, dikatakan hal tersebut dikarenakan yang menjadi
sasaran kegiatan dalam pelayanan yang ada di rumah sakit berkaitan
dengan keselamatan jiwa seorang manusia. Orang-orang yang datang
ke rumah sakit membutuhkan pelayanan yang cermat dan tepat, oleh
karena itu semua bentuk pelayanan di rumah sakit haruslah bermutu
tinggi sesuai dengan standar dan ketentuan yang berlaku saaat ini.
Semakin meningkatnya tingkat pendidikan dan sosial ekonomi
masyarakat, maka sistem nilai dan daya orientasi dalam masyarakat
terhadap suatu pelayanan mulai berubah ke arah yang lebih maju.
Masyarakat mulai mengerti dan akan menuntut pelayanan rumah sakit
yang lebih baik, lebih ramah, lebih aman, dan lebih bermutu. Dengan
semakin meningkatnya tuntutan masyarakat akan mutu dan
keselamatan pelayanan kesehatan, maka fungsi rumah sakit sebagai
pemberi pelayanan kesehatan secara bertahap terus ditingkatkan agar
menjadi efektif, efisien, aman, yang kemudian akan memberikan
kepuasan terhadap pasien, keluarga dan masyarakat.
Rumah Sakit Umum Daerah Palembang BARI adalah rumah
sakit milik Pemerintah Kota Palembang yang melakukan pelayanan
kesehatan sebagai kegiatan utamanya. Dalam melaksanakan
tugasnya tersebut Rumah Sakit Umum Daerah Palembang BARI
mempunyai bagian/bidang/instalasi/ruangan/unit yang akan bekerja
sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing. Bagian
Sekretariat dan Perencanaan sebagai salah satu bagian di Rumah
Sakit Umum Daerah Palembang BARI adalah salah satu tempat
penyelenggaraan pelayanan penunjang kegiatan tersebut. Bagian
Sekretariat dan Perencanaan berkomitmen untuk memajukan dan
mengembangkan sistem manajemen yang efektif dan efisien yang
mendorong peningkatan profesionalisme dan kualitas pelayanan
kesehatan. Berdasarkan hal itu, maka peningkatan mutu unit dalam
kegiatan penunjang pelayanan kesehatan pada Bagian Sekretariat
dan Perencanaan Rumah Sakit Umum Daerah Palembang BARI perlu
dilakukan secara optimal dan berkesinambungan.
1
B. Latar Belakang
Rumah sakit adalah semua sarana kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, gawat darurat,
tindakan medik yang dilaksanakan selama 24 jam melalui upaya
kesehatan perorangan. Dalam peneyelenggaraan pelayanan rumah
sakit, maka rumah sakit harus melakukan upaya peningkatan mutu
pelayanan umum dan pelayanan medik baik melalui akreditasi,
sertifikasi ataupun proses peningkatan mutu lainnya.
RSUD Palembang BARI sebagai rumah sakit yang telah
terakreditasi paripurna oleh Lembaga Akreditasi Rumah Damar
Husada Paripurna (LARS DHP) perlu menetapkan indikator-indikator
mutu pelayanan kesehatan pada setiap bagian/bidang/instalasi/unit
untuk menjamin pelayanan yang diselenggarakan berjalan dengan
optimal dan sesuai dengan standar yang ada. Indkator mutu unit yang
ditetapkan merupakan indikator yang dapat menggambarkan kualitas
mutu pelayanan yang telah diberikan oleh RSUD Palembang BARI
kepada pengguna layanannya.
Bagian Sekretariat dan Perencanaan RSUD Palembang BARI
menetapkan beberapa indikator mutu unit yang bertujuan untuk
memberikan pelayanan yang prima di bagian Sekretariat dan
Perencanaan. Dengan adanya indikator yang teah ditetapkan tersebut
akan dijadikan sebagai tolak ukur keberhasilan bagian Sekretariat dan
Perencanaan dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya.
C. Tujuan
1. Tujuan Umum
Terselenggaranya pelayanan rumah sakit secara optimal sesuai
visi dan misi rumah sakit melalui program Peningkatan Mutu Unit.
2. Tujuan Khusus
a. Dievaluasinya indikator mutu unit Bagian Sekretariat dan
Perencanaan pada periode tahun 2024 dengan
membandingkan hasil pencapaian dengan standar atau target
yang telah ditetapkan.
b. Dievaluasinya pencatatan dan pelaporan Indikator mutu unit
Bagian Sekretariat dan Perencanaan RSUD Palembang BARI
2
D. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan
a. Penetapan indikator mutu unit Bagian Sekretariat dan
Perencanaan.
b. Monitoring dan evaluasi Peningkatan Mutu
Salah satu kegiatan program peningkatan mutu unit Bagian
Sekretariat dan Perencanaan untuk tahun 2024 adalah monitoring
dan evaluasi indikator peningkatan mutu unit Bagian Sekretariat
dan Perencanaan, adapun indikator mutu unit Bagian Sekretariat
dan Perencanaan, yaitu:
Ketepatan pendistribusian
100%
surat masuk
Kelengkapan laporan
100%
akuntabilitas kinerja
Ketepatan waktu
100%
penyampaian laporan aset
Ketepatan perjanjian
100%
kerjasama
3
E. Cara Melaksanakan Kegiatan
1. Melakukan rapat di Bagian Sekretariat dan Perencanaan untuk
menentukan indikator mutu unit.
2. Melaksanakan monitoring pengumpulan data indikator
Data indikator setiap bulan dikumpulkan paling lambat tanggal 10
bulan berikutnya kepada unit penjamin mutu Komite PMKP.
3. Melaksanakan Validasi data mutu
Tujuan dari validasi data indikator mutu tersebut adalah
tersedianya data dan informasi mutu yang valid sebagai dasar
manajemen rumah sakit untuk mengambil keputusan dalam
perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, evaluasi program.
4. Melaksanakan kegiatan perbaikan mutu dengan PDCA
RSUD Palembang BARI menggunakan PDCA sebagai kerangka
kerja dalam upaya melakukan perbaikan secara kontinyu. PDCA
merupakan rangkaian kegiatan yang terdiri dari perencanaan
(plan), pelaksanaan (do), pemeriksaan (check) dan perbaikan
(action).
a. Perencanaan (plan)
Perencanaan merupakan suatu penjabaran cara penyelesaian
masalah yang ditetapkan ke dalam unsur-unsur rencana yang
lengkap serta saling terkait dan terpadu sehingga dapat dipakai
sebagai pedoman dalam melaksanakan cara penyelesaian
masalah. Hasil akhir yang dicapai dalam perencanaan adalah
tersusunnya rencana kerja sebagai upaya penyelesaian
masalah yang terkait dengan mutu. Pemimpin rumah sakit akan
menetapkan dan membuat prioritas hal-hal yang akan
dimonitor, komite PMKP bertanggungjawab dalam menyusun
program PMKP dan menghubungkan dengan bagian terkait
dalam penyusunan frekuensi pemantauan, penetapan
bagimana cara dan kapan seharusnya mengumpulkan data,
penggunaan alat statistik untuk analisa data, serta format dan
tata cara pencatatan. Komite PMKP juga mengkoordinasikan
hal-hal tersebut terkait dengan sumber daya yang digunakan,
waktu untuk implementasi dan mendapatkan persetujuan dari
pimpinan rumah sakit.
b. Pelaksanaan (do)
Tahapan kedua yang dilakukan adalah melaksanakan rencana
yang telah disusun. Setiap bagian harus mengimplementasikan
4
perencanaan yang telah disetujui dan menetapkan orang yang
bertanggungjawab untuk setiap tugas. Apabila diperlukan akan
memberikan pelatihan yang sesuai.
c. Pemeriksaan (check)
Tahapan ketiga yang dilakukan adalah secara berkala
memeriksa kemajuan dan hasil yang telah dicapai. Orang yang
bertanggungjawab dalam pemantauan program mutu
(penangungjawab/PJ) harus mengumpulkan data tersebut
sesuai dengan perencanaan yang telah disetujui. Apabila ada
kegagalan atau kinerja yang buruk, komite PMKP dapat
merekomendasikan tindakan perbaikan dan diberikan kepada
pimpinan untuk mendapat persetujuan.
d. Perbaikan (action)
Tahapan terakhir yang dilakukan adalah melaksanakan
perbaikan rencana kerja. Lakukanlah penyempurnaan rencana
kerja atau bila perlu mempertimbangkan dengan cara
pemecahan masalah lain. Untuk selanjutnya rencana kerja
yang telah diperbaiki tersebut dilaksanakan kembali.
Pementauan kemajuan serta hasil yang dicapai juga perlu
dilakukan untuk menyusun rencana langkah selanjutnya. Ketika
hasil yang diperoleh positif, prosedur kemudian
diimplementasikan sebagai sebuah “standar prosedur” jika
terjadi kegagalan, maka sebuah rencana baru harus segera
disusun sesuai dengan arahan dan prioritas yang ditetapkan
oleh pimpinan dan kembali ke awal sesuai lingkaran PDCA.
5. Melaksanakan analisis data
a. Pemeriksaan data (editing)
Dilakukan untuk mengetahui apakah data yang terkumpul
sudah cukup baik dari segi kelengkapan pengisian format,
kejelasan tulisan, kejelasan makna jawaban, serta kesesuaian
antara jawaban.
b. Penyajian data
Tujuan penyajian data adalah :
Memberi gambaran yang sistematis tentang peristiwa-
peristiwa yang merupakan hasil penelitian atau observasi
Data lebih cepat ditangkap dan dimengerti
Memudahkan dalam membuat analisis data
Membuat proses pengambilan keputusan dan kesimpulan
lebih tepat, cepat, dan akurat.
5
6. Melaksanakan rapat mutu
Rapat pencapaian indikator Bagian Sekretariat dan Perencanaan
dilakukan bersama dengan jadwal rapat bulanan komite PMKP.
7. Membuat laporan
Laporan bulanan hasil pencapaian indikator diserahkan ke unit
penjaminan mutu komite PMKP paling lambat tanggal 10 setiap
bulan.
F. Sasaran
1. Sasaran audience
Sasaran audience dalam program pemantauan indikator mutu
adalah dokumen-dokumen terkait dengan indikator yang dipantau.
2. Sasaran pencapaian indikator
Target pencapaian untuk setiap indikator yang dipantau.
6
mentah yang belum diolah dan dikumpulkan dalam bentuk form
sehingga memudahkan untuk menginput dan mengolah menjadi
informasi yang berguna. Unit penjaminan mutu selanjutnya akan
memproses lebih lanjut data yang terkumpul.
7
INDIKATOR
TINDAK LANJUT PENYELESAIAN HASIL PERTEMUAN DIREKSI
3 (tiga) bulan
Periode analisis
Standar 100 %
Penanggung
Kepala Bagian Sekretariat dan Perencanaan
Jawab
8
INDIKATOR
KETEPATAN PENDISTRIBUSIAN SURAT MASUK
3 (tiga) bulan
Periode analisis
Standar 100 %
Penanggung
Kepala Bagian Sekretariat dan Perencanaan
Jawab
9
INDIKATOR
KETEPATAN WAKTU TINDAK LANJUT SURAT MASUK DAN SURAT
KELUAR
Judul Indikator Ketepatan Waktu Tindak Lanjut Surat Masuk dan Surat
Keluar
Dimensi Mutu Efektivitas
Tergambarnya proses tindak lanjut surat masuk dan surat
Tujuan
keluar
3 (tiga) bulan
Periode analisis
Denominator Total jumlah surat masuk dan surat keluar dalam 1 (satu)
(penyebut) bulan
Standar 100 %
Penanggung
Kepala Bagian Sekretariat dan Perencanaan
Jawab
10
INDIKATOR
KELENGKAPAN LAPORAN AKUNTABILITAS KERJA
1 (satu) tahun
Periode analisis
Standar 100 %
Penanggung
Kepala Bagian Sekretariat dan Perencanaan
Jawab
11
INDIKATOR
KETEPATAN WAKTU PENYAMPAIAN LAPORAN ASET
1 (satu) tahun
Periode analisis
Jumlah laporan aset yang lengkap dan disampaikan tepat
Numerator
waktu disusun per triwulan dalam dalam 1 (satu) tahun
(pembilang)
anggaran
Denominator Jumlah seluruh laporan aset yang seharusnya disusun
(penyebut) per triwulan dalam dalam 1 (satu) tahun anggaran
Standar 100 %
Penanggung
Kepala Bagian Sekretariat dan Perencanaan
Jawab
12
INDIKATOR
KETEPATAN PELAPORAN CAPAIAN SPM RS PER TRI WULAN
1 (satu) tahun
Periode analisis
Standar 100 %
Penanggung
Kepala Bagian Sekretariat dan Perencanaan
Jawab
13
INDIKATOR
KECEPATAN WAKTU TANGGAP KOMPLAIN
3 (tiga) bulan
Periode analisis
Standar 100 %
Penanggung
Kepala Bagian Sekretariat dan Perencanaan
Jawab
14
INDIKATOR
KEPUASAN PASIEN DAN KELUARGA
6 (enam) bulan
Periode analisis
Numerator
Pengukuran menggunakan kuesioner
(pembilang)
Denominator
Pengukuran menggunakan kuesioner
(penyebut)
Standar 100 %
Penanggung
Kepala Bagian Sekretariat dan Perencanaan
Jawab
15
INDIKATOR
KETEPATAN PERJANJIAN KERJASAMA
3 (bulan) bulan
Periode analisis
Standar 100 %
Penanggung
Kepala Bagian Sekretariat dan Perencanaan
Jawab
16