PEKERJAAN
KANTOR
ADMINISTRASI PERKANTORAN
MODUL 02
ADITYA ARIEF WIBOWO
AHMAD ROBIT ZUMRI
CHRISTOFEL J.A. RORINGKON
ELSHADAI FA SABRINA
MIFTAH GHIFARI SAKTI
M. AGUS SUSANTO
WAWAN SETIAWAN
YULIA NUR BAITI
KEGIATAN BELAJAR
2 TIPE/BENTUK-BENTUK ORGANISASI
PENGORGANISASIAN PELAKSANAAN
3 PEKERJAAN KANTOR
1
PENGERTIAN DAN
RUANG LINGKUP
ORGANISASI
A. PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP ORGANISASI
Menurut John M. Organisasi adalah penataan individu dan fungsi ke dalam hubungan
Pfiffner : yang produktif.
Menurut Sondang P. Organisasi sebagai alat administrasi dan manajemen, organisasi
Siagian : dapat dipandang dari 2 sudut. Pertama, Sebagai “WADAH” artinya
tempat dimana kegiatan-kegiatan administrasi dan manajemen
dijalankan. Kedua, sebagai “PROSES” artinya dimana dianalisa
interaksi antara orang-orang yang menjadi anggota organisasi itu.
➔ Asas Pembagian Tugas, perlunya tugas untuk dibagi habis sehingga ada jaminan
yang bertanggung jawab dalam penyelenggaraan tugas dimaksud.
➔ Asas Fungsionalisasi, penanganan suatu masalah dalam rangka mewujudkan
koordinasi yang mantap antarkegiatan maka bagian fungsional berkewajiban
memprakarsainya;
➔ Asas Koordinasi, perlunya setiap bagian menyerasikan, memadukan, dan
menyelaraskan;
➔ Asas Kesinambungan, tugas-tugas berjalan secara terus-menerus sesuai
dengan kebijaksanaan dan program yang telah ditetapkan, tanpa tergantung
pada diri pejabat;
➔ Asas Akordion, organisasi dapat berkembang atau mengecil sesuai dengan
tuntutan tugas dan beban kerjanya;
➔ Asas Pendelegasian Wewenang, pimpinan harus melimpahkan sebagian tugas
dan wewenang kepada pejabat dibawahnya
➔ Asas Keluwesan, dapat beradaptasi dengan perubahan sehingga dapat
menghindari kekakuan dalam pelaksanaan tugas
➔ Asas Rentang Pengendalian, penentuan jumlah sdm sesuai dengan kemampuan
seorang pimpinan mengendalikan bawahannya
➔ Asas Jalur dan Staf, dalam menyusun organisasi dibedakan menjadi unit kerja
dengan tugas pokok dengan unit kerja dengan tugas tugas bantuan instansi
➔ Asas Kejelasan dalam Pembaganan, setiap organinsasi menggambarkan
susunan organisasinya agar dapat memahami kedudukan dan hubungan dari
setiap satuan organisasi yang ada
C. PRINSIP-PRINSIP UMUM DAN FUNGSI ORGANISASI
Sondang P. Siagian
SOLUTION 3 SOLUTION 4
moril serta disiplin Koordinasi antara
dalam fungsi yang orang-orang dalam
sama adalah tinggi; satu fungsi mudah
dilakukan.
kelemahan bentuk fungsional :
para karyawan terlalu menspesialisasikan diri dalam
satu bidang kegiatan tertentu sehingga sulit untuk
diadakan pertukaran tugas (tour of duty dan tour of ar
tanpa melalui pendidikan khusus terlebih dahulu;
SOLUTION 5 SOLUTION 6
Menerapkan prinsip Bentuk organisasi ini dapat
the right man in the dipergunakan oleh setiap
right place organisasi yang
bagaimanapun besarnya,
apapun tujuan dan
betapapun
kompleksitasnya
Kelemahan organisasi bentuk lini dan staf :
a. Penggandaan
b. Pengelolaan arsip
c. Pengetikan surat dan lain-lain
1. Asas Sentralisasi (Pemusatan)
Kelebihan
Kekurangan
Kelebihan
Kekurangan
Misal :
- Berkas terkait semua unit dikelola oleh unit pusat .
- Berkas terkait per unit dikelola masing-masing.
C. FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PENERAPAN
PELAKSANAAN PEKERJAAN KANTOR
1. Akunting.
2. Auditing Intern.
3. Kredit dan penagihan.
4. Anggaran perusahaan secara keseluruhan.
5. Anggaran untuk pekerjaan kantor.
6. Perencanaan untuk bangunan kantor baru.
7. Perencanaan ruang kantor.
8. Perekrutan: perkantoran umum dan administrasi.
9. Pelatihan personalia kantor.
10. Pemeliharaan kantor
11. Hiasan kantor.
12. Keamanan kantor.
13. Sistem dan prosedur administrasi.
14. Operasi komputer.
15. Jenis pekerjaan yang diselesaikan komputer (perencanaan).
16. Ruangan mesin akunting elektronik (MAE).
17. Sistem informasi manajemen (SIM).
18. Pembelian perlengkapan besar kantor (komputer, mesin,
akunting besar).
19. Pembelian perlengkapan kantor jenis meja.
20. Persediaan kantor.
21. Pengopian (penyalinan, penduplikasian).
22. Percetakan dalam perusahaan.
23. Pembelian percetakan.
24. Manajemen warkat.
25. Arsip pusat.
26. Pelayanan film mikro.
27. Perpustakaan.
28. Komunikasi: telepon, teleks, dsb.
29. Pengiriman surat dan pesuruh.
30. Kafetaria, ruang makan.
THANKS!