Contractor Safety

Management System
Ulul Azmi
Latar Belakang

 Kontraktor merupakan unsur penting

dalam perusahaan sebagai mitra yang
membantu kegiatan operasi perusahaan
 Kontraktor Konstruksi
 Kontraktor Jasa
 Kontraktor Operasi

aulul446@gmail.com / aulul446@yahoo.com 2
Latar Belakang

 Kontraktor rawan terhadap kecelakaan dalam

menjalankan kegiatannya
 Tenaga Kontraktor bersifat sementara
 Pekerja kasar dan pendidikan lebih rendah
 Tingkat disiplin dalam bekerja kurang
 Pemahaman tentang peraturan K3 perusahaan
rendah
 Terlibat langsung dalam pelaksanaan pekerjaan
sehingga lebih banyak terpapar bahaya.

3
Latar Belakang
 Kecelakaan yang menimpa kontraktor tinggi.
 Kelalaian yang dilakukan kontraktor dapat
menimbulkan bahaya bagi operasi
perusahaan dan menimbulkan kecelakaan
yang mempengaruhi kinerja K3 perusahaan.
 Kegiatan Kontraktor harus dikelola dengan
baik untuk menjamin keselamatan dalam
setiap kegiatan kerja kontraktor.
 Pengelolaan Kontraktor melalui Contractor
Safety Management System (CSMS)

4
CSMS

 CSMS adalah suatu sistem manajemen

untuk mengelola kontraktor yang bekerja
di lingkungan perusahaan.
 CSMS merupakan sistem komprehensif
dalam pengelolaan kontraktor sejak
tahap perencanaan sampai pelaksanaan
pekerjaan

5
Pola Kontraktor

Perusahaan

Main Contractor Main Contractor Main Contractor

Sub Contractor Sub Contractor Sub Contractor

Pekerja

6
 Partnership

CLIENT
Risk &
Hazards OutPut
CONTRACTORS with
involve in
Task Accident Free
SUB-CONTRACTORS

Contractor Safety Management System

Management Risk Safe Work Protection

Commitment Assessment Practices Devices

7
Hubungan dengan Kontraktor

Company OHSMS CONTRACTOR OHSMS

CSMS
OHS ELEMEN OHS ELEMEN

CSMS sebagai jembatan untuk menghubungkan OHSMS Perusahaan

dengan OHSMS Kontraktor

8
Manfaat CSMS
 CSMS menjembatani OHSMS Perusahaan dengan
OHSMS kontraktor – Perusahaan memberikan
persyaratan yang harus dipenuhi oleh OHSMS
Kontraktor
 Untuk itu, perusahaan harus memiliki OHSMS yang
baik, sehingga dapat memberikan kerangka dasar
bagi pengembangan OHSMS Kontraktor
 Melalui pendekatan OHSAS 18001 – CSMS adalah
bagian dari elemen 4.4.6. Operational Control
 Operational Control memiliki korelasi dengan
keseluruhan elemen dalam OHSAS 18001, tidak
berdiri sendiri

9
Tujuan CSMS

 Untuk meyakinkan bahwa kontraktor yang

bekerja dilingkungan perusahaan telah
memenuhi standar dan kriteria K3 yang
ditetapkan perusahaan.
 Sebagai alat untuk menjaga dan
meningkatkan kinerja Keselamatan di
lingkungan kontraktor
 Untuk mencegah dan menghindarkan
kerugian yang timbul akibat aktivitas kerja
kontraktor

10
CONTRACTOR SAFETY
MANAGEMENT SYSTEM (CSMS)
 H&SMS

Field Administration
Implementation phase
phase

Pre JobActivity CSMS Risk Assessment

Work in Progress Pre-Qualification

Final Evaluation Selection

Contract
Award

12
Struktur CSMS
CSMS terdiri dari 6 langkah yang terbagi 2
tahapan sebagai berikut :

Tahap Administrasi
 Risk Assessment
 Prakualifikasi
 Seleksi
Tahap Implementasi
 Pre-Job Activity
 Pelaksanaan Pekerjaan
 Evaluasi

13
Tahapan CSMS

Administratif Implementasi

Risk Assessment

Pra-0Kualifikasi

Seleksi

Pre-Job Activity

Job in progress

Evaluasi

Proses Kontrak

14
CSMS INTRODUCTION

 Risk Assessment – menentukan tingkat keterlibatan

Perusahaan yang tepat
 Pre-qualification – Kontraktor yang memenuhi syarat
 Selection – Pilih kontraktor
 Pre-job Planning Activities – verifikasi bahwa
Kontraktor sudah familiar dengan fasilitas, personel,
dan pekerjaan yang relevan untuk dilakukan
 Work In Progress – pantau Kontraktor saat pekerjaan
sedang berlangsung
 Final Evaluation and Close-out – evaluasi kinerja
keselamatan Kontraktor

15
 Purchasing Contractor H&S Team Project Mgr Data Base

Contracted Risk
Risk Assessment Assessment
work
Required?

Fill Safety Review

Invitation Verification Check
For Pre Sub Con
Pre Qualification Qualification Score Safety
bidding form Requirement Data

Select Contract
Selection winner award

Job Safety Arrange

Pre JobActivity Checklist Pre job
Meeting

Implement Regular
Safety Safety
Work in Progress Program Inspection

Review Up date
Final Evaluation Reporting Safety Sub Con
performance Data
16
1. Risk Assessment
Risk Assessment

 Bertujuan untuk mengetahui tingkat

resiko suatu pekerjaan yang akan
diserahkan kepada kontraktor.
 Untuk menyesuaikan potensi bahaya
dengan kemampuan kontraktor
menjalankan pekerjaan dengan aman
 Sebagai dasar menentukan krioteria
kontraktor yang sesuai melaksanakan
pekerjaan

18
Penentuan Resiko

 Sifat Pekerjaan
 Lokasi Kerja
 Potensi bahaya di tempat kerja
 Potensi/kualifikasi kontraktor
 Pekerjaan simultan
 Lamanya pekerjaan
 Pengalaman dan keahlian kontraktor

19
Klasifikasi Resiko

 Resiko diukur dan diberi peringkat :

Rendah


 Medium

 Tinggi

 Klasifikasi Impak Resiko

 Personnel Safety and Health Risks

 Business Impacts

20
Klasifikasi Pekerjaan

 Pekerjaan kontraktor diklasifikasikan

menurut tingkat risiko/bahaya
 Pekerjaan diklasifikasi atas :
1. Risiko Tinggi (H) - Nilai Min 80
2. Risiko Sedang (M) - Nilai Min 70
3. Risiko Rendah (L) - Nlai Min 60

21
Jenis Pekerjaan dan Resiko

N0. Type of Contract Likelihood Severity Overall

Relative Risk

1. Tank Cleaning B 3 H

2. Compressor overhaul C 3 H

3. Fabrication and C 3 H
Construction
4. Cleaning Services C 1 L

5. Building Maintenance C 2 M

6. Plant TA

7.

22
2. Pre Qualification
Prakualifikasi

 Untuk melakukan seleksi awal kontraktor yang

memenuhi persyaratan K3 untuk melakukan
pekerjaan.
 Mengevaluasi atas dasar daftar isian yang
diserahkan kontraktor tentang persyaratan
administratif, pengalaman dalam K3,
organisasi K3, personnel K3 yang dimiliki,
record K3 di proyek sebelumnya, Manual K3
yang dimiliki, serta referensi yang pernah
diperoleh.

24
Pre-Qualification

 Objective: untuk melakukan tinjauan terhadap

kelayakan finansial dan kemampuan Kontraktor
untuk melakukan pekerjaan dengan aman, tepat
secara teknis, komersialitas, dan tepat waktu
 Method: Informasi mengenai kemampuan Kontraktor
di bidang HSE

Key Points:
 Identifikasi ruang lingkup pekerjaan & buat strategi
kontrak
 Identifikasi penawar
 Lakukan penilaian HSE
 Identifikasi area yang perlu diperbaiki
 Setujui Kontraktor & buat pengaturan
25
PRE-QUALIFICATION PROCESS
Pekerjaan
Berdasarkan
Resiko

N
Resiko Diskualifikasi Diskualifikasi
Tinggi?

Y N N
Verifikasi
Y Syarat
Perlu Y Lapangan Y
Dokumen Lulus ? Lulus ? TENDER
PQ ? (Audit &
HSE PQ
Inspeksi)

26
Sistem Penilaian
Sistem scoring berdasarkan elemen-elemen dalam questioner yang
meliputi :
1. Policy Statement
2. Emergency Response Procedures
3. Basic Safety Rules (Safety Manual)
4. Accident Reporting Procedure
5. New Employee Orientation Program
6. Safety Meeting Program
7. Safety Training Program
8. Safety Inspection Program
9. Personal Protective Equipment (PPE)
10. Equipment & Materials Management
11. Professional Safety Support
12. Industrial Hygiene
13. Environmental
14. Statistical I & I Data
15. Incident Investigation
16. Sub-Contractors

27
Contoh Sistem Penilaian Kontraktor

A B C D COMMENT
A. PRIMARY FACTORS
Policy Statement 0 3 7 10
Emergency Response Procedures 0 3 7 10
Basic Safety Rules (Safety Manual) 0 3 7 10
Accident Reporting Procedure 0 3 7 10
New Employee Orientation Program 0 3 7 10
Safety Meeting Program 0 3 7 10
Safety Training Program 0 3 7 10
Safety Inspection Program 0 3 7 10
Personal Protective Equipment (PPE) 0 3 7 10
Equipment & Materials Management 0 3 7 10
Total Rating + + + X 0.70 = Rating
A B C D COMMENT
B. SECONDARY FACTORS
Professional Safety Support 0 5 11 15
Industrial Hygiene 0 6 14 20
Environmental 0 6 14 20
Statistical I & I Data 0 3 7 10
Incident Investigation 0 5 11 15
Sub-Contractors 0 6 14 20
Total Rating + + + X 0.30 = Rating

28
Sistem Peringkat

Risk Phasing
Pekerjaan Pass
Kategori Grade

Tinggi 80

Sedang 70

Rendah 60

29
3. Selection
Seleksi

 Menentukan kontraktor yang akan

melaksanakan pekerjaan sesuai dengan
proses penunjukan atau pelelangan yang
berlaku.
 Prakualifikasi aspek K3 sebagai salah satu
unsur menentukan pemenang.

31
Selection

 Objective: untuk memilih Kontraktor yang paling

mungkin melakukan pekerjaan dengan aman, ekonomis,
benar secara teknis dengan pengawasan minimum
perusahaan, dan tepat waktu
 Method: Mengkomunikasikan informasi tentang
persyaratan dan risiko K3L terkait dengan Kontraktor dalam
dokumen penawaran dan pertemuan pra-penawaran
 Key Points:
 Bagikan proposal Kontraktor
 mengajukan penawaran
 Tinjau tawaran
 Kontrak Penghargaan

32
4. Contract Award
Penunjukan Kontraktor

 Berdasarkan hasil evaluasi ditentukan

pemenang atau pelaksana pekerjaan
 Dokumentasi dan persyaratan kontrak
 Organisasi pelaksana
 Kick of meeting

34
5. Pre Job Activities
Pre-Job Planning Activities

Company: CONTRACT AWARD

• Review HSE Plan
• Monitor pre-execution status
• Supervise, inspect, audit

HOLD KICK-OFF MEETING

Contractor:
• HSE Plan MOBILIZE TO WORK LOCATION

All:
• Commence (or PRE-EXECUTION HSE REVIEW
continue) induction &
training
• Attend progress
meeting
PROCEED TO EXECUTION

36
Pre Job Activities
 Dilaksanakan setelah pemenang/pelaksana pekerjaan
ditetapkan.
 Dilaksanakan kegiatan awal sebagai persiapan
sebelum pekerjaan dijalankan meliputi antara lain :
 Pertemuan pendahuluan membahas rencana kerja.
 Menentukan strategi pelaksanaan pekerjaan
 Menentukan persyaratan perijinan yang diperlukan
 Menentukan persyaratan tenaga kerja yang diperlukan.
 Menentukan sistem pengawasan selama pekerjaan
berlangsung.
 Memberikan kesempatan kepada kontraktor untuk
mengenal dan familiar dengan lokasi dan aktivitas
yang akan dikerjakan serta kondisi setempat serta
interaksi selama pekerjaan berlangsung

37
6. Work in Progress
Pelaksanaan Pekerjaan
 Program K3 diimplementasikan pada saat kegiatan
kerja berlangsung.
 Kontraktor melakukan upaya pencegahan kecelakaan
dalam setiap langkah kegiatannya sesuai dengan sifat
dan jenis bahaya yang ada
 Program K3 yang dijalankan disesuaikan dengan skala
pekerjaan, tingkat resiko dan jumlah tenaga kerja yang
dipekerjakan.
 Key Points:
 HSE performance report

 Inspection

 Incident reporting

 Emergency drills.

39
7. Final Evaluation
Evaluasi
 Hasil CSMS harus dievaluasi secara berkala , khususnya setelah
suatu pekerjaan kontrak selesai.
 Hasil evaluasi digunakan untuk menilai kinerja kontraktor.
 Sebagai masukan untuk meningkatkan program CSMS dalam
perusahaan.
 Dibentuk tim evaluasi yang melibatkan semua unsur terkait dalam
perusahaan.
 Key Points:
 HSE close-out report & final evaluation
 Feedback

41
Persyaratan CSMS
Lingkup CSMS Kontraktor
PERSYARATAN
OWNER

SMK3L
KONTRAKTOR

HSE MANUAL
KONTRAKTOR HSE IMPLEMEN
PLAN TASI
PROSEDUR
Elemen2
INSTRUKSI
KERJA
soehatman ramli2008
43
 A B C D

1. POLICY No written Apolicy Safety policy Policyclearlyestablishes

STATEME Safetypolicy statement established responsibility and
NT exists butnot responsibility for accountability and is
ina widely safety, but not distributed to all
distributed widelydistributed. employees with periodic
document. updates.
2. EMERGENCY No written Basic Emergency Emergencyprocedures
RESPONSE Emergency procedures procedures written for allmajor scenarios,
Response. only. for majorscenarios, e.g. fire/explosion,H2S
e.g. release,evacuation.
fires/explosions, Proceduresdocumented
release of toxic or in an Emergency
flammablematerials Procedures Manual
and medical which is widely
emergencies. No distributed. Frequency
requirements of conducting drills
established for drill established.
frequencies.

44
 A B C D
3. BASIC SAFETY Nowritten Safety rules Safety rules are Safety rules exist in
RULES (SAFETY Safety have been incorporatedinSafety handbook form,distributed
MANUAL) manual. developedin Manual, but not in a to employees. Disciplinary
writtenform. format which is action procedures
distributed to establishedforinfractionof
employees. rules.
4. ACCIDENT No written Written Written procedures Procedures requireaccident
REPORTING Accident procedures requiringreportsonall reports to be provided to
Reporting requiring basic accidents and Operator'srepresentative.
Procedures. reporting of incidents. Supervisor investigation
personalinjuries requiredtodetermineand
only. correct rootcauses.
5. NEW EMPLOYEE Noformal Verbal Orientation booklet Employee handbook
ORIENTATION program. instructions on provided for new provided and supervisor
PROGRAM Company employee, but noon- outlines, explains and
proceduresonly. the-joborientationby demonstrates new
thesupervisor. employee's job. Follow- up
Language barriersare observation of the new
recognised. employee at work is
included.Employeehashad
safe practices and
emergency duties
explained. Multi-lingual
program.
45
 A B C D
6. SAFETY MEETING Noformal Periodic safety Safety meetings Inadditionto"B" employees
PROGRAM program. meetings for performed on a are assigned topics to
special regularlyscheduled discuss on a rotational
operationsonly. basis by the basis.
supervisor orsafety
representative.
7. SAFETY TRAINING No safety On-site basic Safetytrainingis given Formal safety training
PROGRAM training safetytraining for specialised programs have been
established. conducted operations, but no developed and are
occasionally. routine training conducted on aregular
conducted. basis. Retrainingperiods
areestablished.
Noinspection Plan relies on Awritten program In addition to "B", periodic
program outsidesources, outlining inspection inspectionsare conducted
8 .SAFETY i.e. insurance guidelines, by top management or by
INSPECTIO company responsibilities, teamsofspecialists.
N inspections. No frequencyandfollow-
PROGRAM supervisory upis in effect.
inspection of
workplace.

46
 A B C

9.PROFESSIONAL Noneonstaff. No Safety is Safety Safety professionalon

SAFETY staff who routinely
assignment to assigned to a professional on inspects operations
SUPPORT any specific specificperson staff. Notroutinely monitors compliance
person. onlocation. involved in andcommunicates
operations
findings

10. INDUSTRIAL No Industrial Basic policy Apolicy exists Apolicy exists which
HYGIENE manages operationsto
Hygienepolicy existsbutis not and recognizes minimizehumanhealth
exists. enforced. hazardsbut is not impacts providinga
followedup. workplacefreeof

recognizedhealth

11. PERSONAL Nopersonal Provides Provides Contractor furnishesall

PROTECTIVE safety equipment,
protective minimum equipment but training and clothing
EQUIPMENT equipment. personal lacks trainingand necessary for the
protective follow-up. protection ofit
equipment.
personnel
 A B C

12. PERSONAL Nopersonal Provides Provides Contractor furnishesall

PROTECTIVE safety equipment,
protective minimum equipment but training and clothing
EQUIPMENT equipment. personal lacks trainingand necessary for the
protective follow-up. protection ofit
equipment.
personnel

13 No Apolicyexists. Apolicy exists Apolicy which

ENVIRONMEN environmental whichcomplies exceeds local
T AL policyexists. withlocal regulations and
complieswithPSC
regulations.
expectations.

14. EQUIPMENT No program Basic program Programexists Aregular program

AND exists forregular exists, but not but notregularly exists forinspection,
MATERIALS inspection and applied and no applied and preventative
MANAGEMENT maintenance,
preventative recordkeeping. limited record
operation,
maintenance. keeping. acquisition and
certifications.Good

recordkeeping.
48
 A B C D

Hashistorical datafor pastthreeyears.

15. STATISTICAL No statisticaland Lacks statistical data. Minimumstatistical Trendsaredecreasingandrelative
INCIDENTAND injurydataexists. Trendsareincreasing data. Average
INJURYDATA orrateis significantly performance positioninindustryis hig

above the industry compared toindustry

norm.
Recognizesandrecordsactual near-
16. INCIDENT No procedures or Basic procedures Has procedures but is miss incidents.Investigatesincidents to
INVESTIGATI process establishedto existbutthereis no deficient in several rootcausesthroughestablished
procedures.Systemexists to trackall
ON investigate incidents. followup. areas that can be
Near-misses not corrected through closeout findings
recognized. changesin existing
programs.
17. SUB- Noevidencethat sub- Sub-contractor’sEHS Evidencethatthesub-
CONTRACTO contractor's EHS performance is contractor's safety
RS performance is irregularly reviewed. performance is taken
considered. Norecordkeeping. into account in the
selectionprocess.
Some statistical
tracking of sub-
contractorsafety
performance.
18.OTHER

49