No. Dok.

: KR-QMS-PRO-04
Dibuat oleh : Safarul
PENGELOLAAN Tgl Dibuat : 13 November 2013
Direvisi oleh : Areza Faishal N
SUPPLIER Tgl revisi : 21 Maret 2018
Rev No. : 02
Halaman : 1 dari 7

1. TUJUAN
Untuk memilih supplier baru yang benar-benar berkualitas dan melakukan penilaian
terhadap kinerja supplier lama melalui penetapan kriteria dan pemberian bobot nilai
dari setiap criteria

2. RUANG LINGKUP
Kualifikasi untuk supplier baru dan evaluasi untuk supplier lama

3. TANGGUNG JAWAB
1. Departemen purchasing bertanggung jawab dalam melaksanakan prosedur ini
2. Manager Purchasing bertanggung jawab dalam memantau pelaksanaan
prosedur ini
3. Kepala Departemen yang menggunakan supplier bertanggung jawab dalam
pelaksanaan prosedur ini

4. REFERENSI
1. ISO 9001:2008 Klausul 7.4 Pembelian
2. MQ.01 Manual Quality

5. DEFINISI
-

6. PROSEDUR
6.1. Prosedur Kualifikasi Supplier
1. Menghubungi calon supplier dan mengadakan interview ,via telepon,
berdasarkan daftar pertanyaan yang terdapat di formulir Kualifikasi
Penentuan Supplier Baru
2. Melakukan survey bila diperlukan
3. Mengisi formulir kualifikasi penentuan supplier baru berdasarkan
jawaban dari calon supplier
a. Latar belakang perusahaan
b. Sistem mutu supplier.
c. Jangka waktu pembayaran
d. Perbandingan harga dengan kompetitor (jika ada)
4. Berdasarkan hasil pengisian formulir kualifikasi penentuan supplier baru,
membuat laporan hasil seleksi supplier baru dengan kriteria penilaian:
a. Sistem Mutu / Qualitas Produk
✓ Baik : Supplier memiliki prosedur pelayanan keluhan
pelanggan/klaim (termasuk menyediakan contack person yang
dapat dihubungi), melakukan pemeriksaan audit terhadap
sistem kegiatan operasional oleh internal/eksternal auditor dan
 No. Dok. : KR-QMS-PRO-04
Dibuat oleh : Safarul
PENGELOLAAN Tgl Dibuat : 13 November 2013
Direvisi oleh : Areza Faishal N
SUPPLIER Tgl revisi : 21 Maret 2018
Rev No. : 02
Halaman : 2 dari 7

telah memiliki sertifikat ISO 9001 dan tidak ada produk reject
dari jumlah total pengiriman/pekerjaan.
✓ Sedang : Supplier memiliki prosedur pelayanan keluhan
pelanggan/klaim (termasuk menyediakan contack person yang
dapat dihubungi ), melakukan pemeriksaan audit terhadap
sistem kegiatan operasional oleh internal/eksternal auditor dan
ditemukan produk reject kurang dari 1% dari jumlah total
pengiriman/pekerjaan
✓ Kurang : Supplier mempunyai prosedur pelayanan keluhan
pelanggan / klaim (termasuk menyediakan contact person
yang dapat dihubungi) dan ditemukan produk reject lebih dari
1% dari jumlah total pengiriman/pekerjaan
b. Jangka waktu pembayaran
✓ Baik : Supplier menawarkan jangka waktu pembayaran
> 1bulan
✓ Sedang : Supplier menawarkan jangka waktu pembayaran
> 1 minggu
✓ Kurang : Supplier hanya menerima pembayaran langsung
(cash)
c. Harga
✓ Baik : Supplier menjual produk atau jasa dengan harga
yang paling murah dibanding yang lainnya.
✓ Sedang : supplier menjual produk atau jasa dengan harga
yang kurang sama dibanding lainnya
✓ Kurang : Supplier menjual produk / jasa dengan harga
yang paling mahal dibanding lainnya
d. Reputasi
Reputasi mencerminkan luasnya lingkup jaringan usaha yang
dimiliki oleh supplier dan persepsi pelanggan terhadap krediblitas
supplier tersebut.
✓ Baik : supplier mempunyai jangkauan usaha secara
nasional dan internasional dan memiliki reputasi yang bagus.
✓ Sedang : Supplier memiliki jangkauan usaha secara
nasionla dan memiliki reputasi yang bagus
✓ Kurang : supplier memililiki jangkauan secara nasional dan
tidak memiliki reputasi yang bagus.
6.2. Prosedur Evaluasi Supplier
1. Mengumpulkan data-data performance supplier satu tahun sebelumnya
(misal periode januari 2017 sampai januari 2018)
2. Melakukan penilaian kinerja supplier sesuai dengan kriteria sebagai
berikut :
 No. Dok. : KR-QMS-PRO-04
Dibuat oleh : Safarul
PENGELOLAAN Tgl Dibuat : 13 November 2013
Direvisi oleh : Areza Faishal N
SUPPLIER Tgl revisi : 21 Maret 2018
Rev No. : 02
Halaman : 3 dari 7

✓ Sistem Mutu / Qualitas Produk

3 : Tidak Ada Rijek
2 : Produk reject kurang dari 1%
1 : Produk reject lebih dari 1%
✓ Kompetensi
3 : Berpengalaman
2 : Pernah melakukan
1 : Belum berpengalaman
✓ Fasilitas
3 : Memiliki fasilitas lengkap
2 : Memiliki fasilitas sesuai standart
1 : Memiliki fasilitas standar yang minim
✓ Harga
3 : Harga penawaran dibawah angaran yang ditetapkan
2 : Harga penawaran sama dengan anggaran yang ditetapkan
1 : Harga penawaran melebihi anggaran yang telah ditetapkan
✓ Time delivery
3 : Lebih awal dari jadwal waktu yang ditargetkan
2 : Sesuai dengan jadwal waktu yang ditargetkan
1 : Melebihi jadwal waktu yang telah ditargetkan

7. DOKUMEN PENUNJANG
1. Kualifikasi Supplier
2. Evaluasi Supplier
 No. Dok. : KR-QMS-PRO-04
Dibuat oleh : Safarul
PENGELOLAAN Tgl Dibuat : 13 November 2013
Direvisi oleh : Areza Faishal N
SUPPLIER Tgl revisi : 21 Maret 2018
Rev No. : 02
Halaman : 4 dari 7

AKTIVITAS KETERANGAN

START

Departemen Purchasing atau Kepala 1 1. Departemen Purchasing atau kepala

Dept
Mengumpulkan data dan informasi (surat
penawaran dari supplier)
Kualifikasi Supplier
departemen yang menggunakan supplier harus
mengumpulkan data/informasi (Surat
penawaran dari supplier atau data yang
lainnya) mengenai supplier

2. Departemen Purchasing atau Kepala

Departemen Purchasing atau Kepala
Dept
Interview supplier dapat melalui telpon
berdasar daftar pertanyaan pada ceklist
kualifikasi supplier
Kualifikasi Supplier
Departemen Purchasing atau Kepada
Dept
2 Departemen yang menggunakan supplier
melakukan interview (dapat melalui telepon)
berdasarkan daftar pertanyaan pada checklist
kualifikasi supplier
3. Departemen purchasing atau Kepala
Departemen yang menggunakan supplier lalu
3 mengisi lembar checklist dan melakukan
penilaian

Mengisi lembar checklist kualifikasi

supplier dan melakukan penilaian
Kualifikasi Supplier 4. Apabila supplier lolos kualifikasi maka akan
dilakukan proses evaluasi kinerja supplier dan
apabila supplier tidak lolos kualifikasi maka
4 akan dilakukan seleksi supplier baru
Lolos Tidak
Kualifikasi?

Ya 5. Departemen purchasing atau Kepala

Departemen yang menggunakan supplier akan
Departemen Purchasing atau Kepada 5
melakukan evaluasi kinerja supplier untuk
Dept
dijadikan pertimbangan dalam tinjauan
Melakukan evaluasi terhadap supplier dan kontrak.
memberikan penilaian kinerja supplier
Evaluasi Supplier

END
 No. Dok. : KR-QMS-PRO-04
Dibuat oleh : Safarul
PENGELOLAAN Tgl Dibuat : 13 November 2013
Direvisi oleh : Areza Faishal N
SUPPLIER Tgl revisi : 21 Maret 2018
Rev No. : 02
Halaman : 5 dari 7

KUALIFIKASI SUPLIER

Nama Supplier : ___________________________

Profil Perusahaan : ___________________________
No Kriteria Penilaian Formula Nilai
Penilaian
1. Sistem Mutu / Qualitas Produk Baik :3
Baik : Supplier memiliki prosedur pelayanan keluhan Sedang :2
pelanggan/klaim (termasuk menyediakan contack person yang Kurang :1
dapat dihubungi), melakukan pemeriksaan audit terhadap sistem
kegiatan operasional oleh internal/eksternal auditor dan telah
memiliki sertifikat ISO 9001 dan tidak ada produk reject dari
jumlah total pengiriman/pekerjaan.
Sedang : Supplier memiliki prosedur pelayanan keluhan
pelanggan/klaim (termasuk menyediakan contack person yang
dapat dihubungi ), melakukan pemeriksaan audit terhadap sistem
kegiatan operasional oleh internal/eksternal auditor dan
ditemukan produk reject kurang dari 1% dari jumlah total
pengiriman/pekerjaan
Kurang : Supplier mempunyai prosedur pelayanan keluhan
pelanggan / klaim (termasuk menyediakan contact person yang
dapat dihubungi) dan ditemukan produk reject lebih dari 1% dari
jumlah total pengiriman/pekerjaan
2. Jangka waktu pembayaran Baik :3
Baik: Supplier menawarkan jangka waktu pembayaran > 1bulan Sedang :2
Sedang: Supplier menawarkan jangka waktu pembayaran > 1 Kurang :1
minggu
Kurang: Supplier hanya menerima pembayaran langsung (cash)
3 Harga Baik :3
Baik: Supplier menjual produk atau jasa dengan harga yang Sedang :2
paling murah dibanding yang lainnya. Kurang :1
Sedang: supplier menjual produk atau jasa dengan harga yang
kurang sama dibanding lainnya
Kurang: Supplier menjual produk / jasa dengan harga yang
paling mahal dibanding lainnya.
4 Reputasi Baik :3
Baik : supplier mempunyai jangkauan usaha secara nasional Sedang :2
dan internasional dan memiliki reputasi yang bagus. Kurang :1
Sedang : Supplier memiliki jangkauan usaha secara nasionla dan
 No. Dok. : KR-QMS-PRO-04
Dibuat oleh : Safarul
PENGELOLAAN Tgl Dibuat : 13 November 2013
Direvisi oleh : Areza Faishal N
SUPPLIER Tgl revisi : 21 Maret 2018
Rev No. : 02
Halaman : 6 dari 7

memiliki reputasi yang bagus

Kurang : supplier memililiki jangkauan secara nasional dan
tidak memiliki reputasi yang bagus.
TOTAL
Kualifikasi : Baik = 9 sampai 12
Sedang = 5 sampai 8
Kurang =≤4

Semarang, ________________________20____
Disetujui :

(....................................)
(...........................................)
Purchasing/Marketing Factory Manager
 No. Dok. : KR-QMS-PRO-04
Dibuat oleh : Safarul
PENGELOLAAN Tgl Dibuat : 13 November 2013
Direvisi oleh : Areza Faishal N
SUPPLIER Tgl revisi : 21 Maret 2018
Rev No. : 02
Halaman : 7 dari 7

EVALUASI SUPLIER
Nama Supplier : _______________________________
Periode Evaluasi : ________________________________

No Kriteria Evaluasi Formula Penilaian Nilai

1. Sistem Mutu / Tidak Ada Rijek :3
Qualitas Produk Produk reject kurang dari 1% :2
Produk reject lebih dari 1% :1
2. Kompetensi Berpengalaman :3
Pernah melakukan :2
Belum berpengalaman :1
3. Fasilitas Fasilitas lengkap :3
Fasilitas sesuai standar :2
Fasilitas standar tapi minim :1
4. Harga Harga penawaran di bawah angaran yang ditetapkan
Harga penawaran sama dengan anggaran yang : 3
ditetapkan :2
Harga penawaran melebihi anggaran yang telah : 1
ditetapkan
5. Time delivery Lebih awal dari jadwal waktu yang ditargetkan :3
Sesuai dengan jadwal waktu yang ditargetkan :2
Melebihi jadwal waktu yang telah ditargetkan :1
TOTAL

Kualifikasi : Baik = 11 sampai 15

Sedang = 6 sampai 10
Kurang =≤6

Semarang, __________________20____
Disetujui :

(....................................) (...........................................)
Purchasing/Marketing Factory Manager