Makalah Ini Disusun Guna Memenuhi Tugas Mata Kuliah Kearsipan Sejarah
Disusun Oleh:
2023
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah Yang Maha Pengasih dan
Maha Penyayang atas berkat dan karunia-Nya yang telah melimpahkan kelancaran dalam
menyelesaikan makalah berjudul "Arsip dan Sejarah." Penyelesaian makalah ini merupakan
bagian dari kewajiban dalam mata kuliah "Kearsipan Sejarah" yang diajarkan oleh Ibu Dra.,
Retno Pustitosari M.Hum.
Dengan penuh rasa hormat dan keinginan untuk memahami warisan masa lalu,
makalah ini membahas mengenai dua aspek yang tak terpisahkan: arsip dan sejarah. Arsip,
sebagai wadah pengetahuan berharga, membawa kita menelusuri jejak peristiwa masa
lampau. Dalam perjalanan ini, kita akan merenung pada sejarah sebagai panduan yang
membimbing kita melintasi zaman dan memahami nilai-nilai yang membentuk identitas kita.
Semoga makalah ini dapat memberikan wawasan lebih lanjut tentang pentingnya arsip dalam
menjaga warisan sejarah yang kaya dan berharga bagi generasi mendatang.
2
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI.............................................................................................................................................3
BAB 1.....................................................................................................................................................4
PENDAHULUAN......................................................................................................................................4
Latar Blakang.....................................................................................................................................4
Rumusan Masalah.............................................................................................................................4
BAB 2.....................................................................................................................................................5
PEMBAHASAN........................................................................................................................................5
Pengertian Arsip dan Sejarah.............................................................................................................5
Peranan arsip.....................................................................................................................................7
Tujuan Kearsipan...............................................................................................................................7
Fungsi Arsip.......................................................................................................................................8
ARSIP SEBAGAI SUMBER SEJARAH DAN PENELITIAN ILMU LAINNYA.................................................9
Arsip Sebagai Sumber Informasi......................................................................................................10
BAB 3...................................................................................................................................................12
PENUTUP.............................................................................................................................................12
Kesimpulan......................................................................................................................................12
DAFTAR PUSTAKA.................................................................................................................................13
3
BAB 1
PENDAHULUAN
A. Latar Blakang
Ilmu sejarah mencatat dan mengoleksi segala kejadian masa lampau yang penting-penting,
kemudian menyeleksi mana dari kejadian-kejadian itu yang mempunyai daya pengaruh
menentukan, mana yang mempunyai daya pengaruh dominan, serta mana yang mempunyai
daya pengaruh besar, cukup, dan kecil terhadap perkembangan selanjutnya. Namun, apabila
dicermati, tidak semua peristiwa yang telah terjadi pada masa lampau disebut dengan sejarah.
Karena itu, perlu ada pemahaman yang lebih konkret mengenai suatu peristiwa yang
mengandung sejarah atau sebaliknya.
Disebut ilmu karena sejarah bukanlah dongeng atau cerita roman. Sejarah menjadi penting
untuk mengetahui tingkat perjuangan serta hasilhasil perjuangan umat manusia sejak zaman
dahulu. Dengan demikian, sejarah mempunyai arti yang lebih dari sekadar bahan untuk
dihafalkan. Sejarah melukiskan riwayat hidup bangsa, melukiskan suka duka, serta
menggambarkan lembah penderitaan dan puncak kejayaan manusia menuju kehidupan
kebangsaan yang bebas, adil, makmur, dan bahagia
B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian arsip dan sejarah ?
2. Apa fungsi arsip dan dokumen ?
3. Apa peranan dari arsip ?
4. Apa tujuan dari arsip ?
4
BAB 2
PEMBAHASAN
5
terkandung di dalamnya. Dari pengertian di atas dapat memberi pengertian bahwa arsip
adalah naskah-naskah, baik dalam bentuk tunggal maupun dalam bentuk
kelompok/kumpulan, dalam bentuk tertulis/bergambar, media baru, maupun dalam bentuk
suara (rekaman).
Untuk memberi gambaran yang lebih jelas mengenai pentingnya arsip bagi sebuah
penelitian, berikut ini terdapat beberapa sudut pandang akademis yang menempatkan arsip
sebagai sumber penelitian.
1. Arsip merupakan sumber sejarah yang menempati kedudukan tertinggi dibanding dengan
sumber lainnya.
2. Arsip diciptakan dalam suasana yang sezaman dengan peristiwanya.
3. Arsip merupakan firsthand knowledge yang kredibilitasnya dapat diandalkan.
4. Arsip mempunyai nilai informasi dan nilai kebuktian.
Dengan memahami beberapa hal yang telah disebutkan, mengetahui lebih dalam lagi
akan pentingnya arsip dalam sebuah penelitian. Tanpa adanya arsip yang didukung sumber
lainnya, seperti surat kabar, laporan-laporan, foto, artefak, dan lain-lain, apa pun penelitian
yang akan dilakukan tidak akan menghasilkan karya yang baik atau dapat dianggap juga
bahwa tulisan itu hanya rekaan atau imajinasi pengarang
Namun demikian, menempatkan arsip secara istimewa dalam golongan sumber yang
paling primer tidak berarti membebaskannya dari sanggahan kritik, seleksi, dan analisis
sumber. Sebagaimana sumber atau data lainnya, arsip juga tidak luput dari keharusan
mempertanyakan kredibilitasnya. Jarak yang terlampaui antara kejadian, penciptaan
dokumen, dan dimensi objektivitas yang lepas dari jarak dan waktu tetap memerlukan
kemampuan peneliti dalam menebak sifat akuratnya. Demikian juga yang perlu
dipertanyakan mengenai tabel, angka, dan deskripsi yang disampaikan dalam setiap laporan
politik atau laporan administrasi, apakah benar adanya seperti itu. Masalahnya, banyak juga
pejabat pemerintahan pada waktu itu ataupun yang terjadi sekarang ini sering membuat
laporan yang sifatnya asal bapak senang (ABS). Karena itu, peneliti tidak hanya menerima
laporan dalam arsip begitu saja. Laporan ini perlu dicek kembali dengan menggunakan
sumber lainnya, seperti koran, majalah, sejarah lisan, dan lain-lain. Untuk itu, peranan
peneliti dalam ilmu apa pun harus selalu cermat dan teliti dalam menyikapi arsip yang akan
dijadikan sebagai sumber penelitian. Oleh karena dengan mengacu pada pembicaraan di atas,
penelitian yang akan dilakukannya diharapkan akan menghasilkan karya yang baik dan sesuai
dengan data-data yang ada.
6
B. Peranan arsip
Kearsipan mempunyai peranan yang penting sebagai pusat ingatan serta sebagai alat
pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan
perencanaan, menganalisa, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya.
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan
untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat
menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja
yang baik di bidang kearsipan.
Kenyataan bahwa bidang kearsipan belum mendapatkan perhatian yang wajar dalam
jaringan informasi tersebut, maka dipandang perlu untuk segera memberikan petunjuk kerja
yang praktis, bagaimana seharusnya arsip-arsip tersebut diterima dan dipergunakan kembali.
C. Tujuan Kearsipan
Dalam pasal 3 Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, disebutkan
bahwa tujuan dari kearsipan adalah sebagai berikut:
1. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
2. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
3. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
4. menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
5. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang
komprehensif dan terpadu.
6. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
7. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya,
pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.
8. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang
autentik dan terpercaya
7
D. Fungsi Arsip
Menurut Ana Pujiastuti (2016) bahwa fungsi arsip dapat dikelompokkan dalam 4
kepentingan, yaitu:
1. Arsip merupakan kebutuhan hidup manusia. Kehidupan modern menuntut ketersediaan
dokumen yang menyertai kehidupan seseorang. Karena keberadaan dokumen tersebut
sebagai representasi pemiliknya. Missal: akta kelahiran, ijazah, passport, KTP, SIM dll.
Dalam hal ini arsip melekat pada individu yang bersangkutan. Bisa dikatakan jika arsip
bertransformasi menjadi kebutuhan pokok setelah sandang, papan dan pangan.
2. Arsip merupakan urat nadi administrasi Organisasi sebagai suatu bentuk administrasi tidak
mungkin mengabaikan keberadaan arsip. Oleh karena itu muncullah arsip sebagai produk
organisasi. Dengan kata lain arsip merupakan sumber data informasi serta pusat ingatan
dari seluruh aktivitas yang dilakukan oleh suatu organisasi.11 Tidak jarang dalam berbagai
perselisihan antara organisasi yang bersangkutan dengan pihak lain terbela atau
terpecahkan dengan ketersediaan arsip.
3. Arsip merupakan bukti dan sumber informasi otentik Kehidupan modern dapat dikatakan
bertumpu pada ketersediaan arsip. Status, kewenangan, hak, kewajiban, identitas maupun
hasil kegiatan dari suatu organisasi atau individu tertumpu pada arsip yang tersedia
sebagai bukti otentik. Dikatakan sebagai bukti otentik dan sumber informasi otentik
karena arsip merupakan data yang tercipta paling dekat dengan kegiatan atau peristiwa
yang mengiringi.
4. Rekaman kegiatan/peristiwa kehidupan modern yang memiliki kecanggihan teknologi
yang cukup mengagumkan semakin memberi kemungkinan untuk menempatkan arsip
sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa. Arsip tekstual cenderung memiliki nilai
formalitas yang cukup tinggi sebagai bukti kegiatan atau peristiwa tetapi arsip dalam
bentuk non tekstual lebih memberi kemungkinan untuk merekam berbagai kegiatan atau
peristiwa. Apalagi ada kecenderungan terjadinya peristiwa yang tidak terencana misalnya
bencana alam. Kecanggihan teknologi yang kepemilikannya tidak terbatas menjadikan
semakin tersedianya bukti kegiatan ataupun bukti suatu peristiwa.
5. Catatan kinerja Dalam pelaksana operasional organisasi, baik bisnis maupun publik,
senantiasa bertumpu pada ketersediaan data. Demikian halnya dengan prestasi kerja yang
telah dicapai. Setiap kegiatan dalam suatu organisasi didasarkan pada catatan. Demikian
halnya hasil dari kegiatan tersebut akan dituangkan dalam bentuk catatan. Catatan inilah
yang menjadi dasar penilaian prestasi kerja. Secara lebih terperinci fungsi arsip dalam
pelaksanaan manajemen meliputi beberapa hal, yaitu: mendukung proses pengambilan
8
keputusan, menunjang proses perencanaan, mendukung pelaksanaan pengawasan, sebagai
alat bukti, sebagai pusat ingatan dan menunjang kegiatan ekonomi.
9
diperoleh dari apa yang tercantum, terekam, dan tertulis dalam arsip sebab arsip itu sendiri
berarti catatan tentang segala kegiatan kehidupan manusia, baik secara pribadi, sebagai warga
negara, sebagai anggota masyarakat, maupun sebagai anggota sebuah bangsa. Mungkin Anda
pernah mendengar atau membaca dari beberapa sumber mengenai meletusnya Gunung
Krakatau yang terjadi pada 26 Agustus 1883. Begitu dahsyatnya gunung itu meletus dan
tercatat sebagai erupsi terbesar yang pernah terekam dalam sepanjang sejarah dunia. Pastinya
Anda sudah membayangkan berapa kerugian yang harus diderita oleh penduduk yang
bertempat tinggal di sekitar daerah itu, berapa yang meninggal, berapa yang mengungsi,
berapa rumah yang hancur, serta berapa lahan pertanian dan perkebunan yang rusak akibat
peristiwa itu. Untuk mengetahui semua itu, instansi pemerintah yang mempunyai
kewenangan dalam menangani masalah itu tentunya membuat laporan-laporan sesuai dengan
apa yang mereka lihat dan saksikan. Pembuatan laporan secara tertulis mengenai peristiwa itu
disampaikan kepada pemerintah yang berkuasa pada waktu itu sehingga pemerintah dapat
cepat bertindak untuk membantu orang-orang yang terkena musibah. Si penulis tidak pernah
berpikir bahwa laporannya akan dibaca oleh para peneliti. Dalam kurun waktu yang lama,
laporan mengenai terjadinya peristiwa itu menjadi arsip yang kemudian dimanfaatkan oleh
para peneliti, baik di bidang ekonomi, sosial, budaya, geologi, geodesi, maupun sebagainya.
Misi yang paling penting dari organisasi kearsipan adalah melindungi bahan-bahan
arsip yang mereka mempertahankan. Tapi, selain misi penting tersebut, menyediakan dan
meningkatkan kualitas layanan juga penting bagi lembaga kearsipan sebagai perusahaan
pelayanan dan kepuasan pengguna adalah elemen strategis untuk meningkatkan kualitas
layanan di lembaga kearsipan.
10
Setiap kegiatan administrasi yang dilaksanakan akan menghasilkan suatu arsip,
dengan terus berlangsungnya kegiatan administrasi maka volume arsip pada suatu organisasi
semakin hari akan semakin bertambah. Dengan bertambahnya arsip, jika tidak dikendalikan
maka arsip itu tidak akan mempunyai nilai guna, sehingga hanya merupakan tumpukan kertas
yang tidak ada manfaatnya dan tidak dapat memberikan informasi dengan cepat jika
sewaktuwaktu diperlukan.
Terkait dengan adanya undang-undang khusus tentang kearsipan tersebut, arsip dalam
suatu organisasi/instansi merupakan bahan pertanggungjawaban tertentu dan memiliki nilai
guna bagi penyelenggaraan pemerintah. Oleh sebab itu sebuah lembaga/pencipta arsip
memiliki tanggungjawab dibidang pengelolaan arsip dinamis. Karena arsip dinamis
merupakan arsip yang masih dipergunakan atau dipakai secara langsung dalam kegiatan
sehari-hari, maka lembaga yang bersangkutan diharapkan untuk dapat mempertahankan arsip
dinamis untuk masa tertentu.
11
BAB 3
PENUTUP
Kesimpulan
Istilah sejarah berasal dari bahasa Arab, yakni dari kata syajaratun (dibaca syajarah),
yang memiliki arti pohon kayu. Pengertian pohon di sini adalah suatu kejadian,
perkembangan, atau pertumbuhan tentang suatu hal (peristiwa) dalam suatu kesinambungan.
Lalu, kebudayaan Barat masuk ke Indonesia membawa istilah-istilah yang ekuivalen dengan
sejarah, yaitu history (Inggris) dan historie (Prancis). Kata history ataupun historie secara
etimologis berasal dari dari bahasa Yunani historia yang berarti wawancara (interview),
interogasi dari seorang saksi mata, dan juga laporan mengenai hasil-hasil tindakan itu.
Arsip adalah segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara,
gambar peta, bagan, atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya,
aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau
diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-
kebijaksanaan, keputusankeputusan, prosedur- prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-
kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di
dalamnya.
Arsip sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi
sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan
untuk kepentingan organisasi yang lain. Sebagai rekaman informasi, dapat dibayangkan jika
sebuah organisasi tanpa memiliki rekaman informasi aktivitas organisasi. Organisasi tersebut
akan menemui banyak kendala, baik dalam pelaksanaan kegiatan maupun dalam
pengembangan organisasinya dan tanpa arsip bisa jadi eksistensi organisasi tersebut juga
dipertanyakan.
12
DAFTAR PUSTAKA
13