CHAPTER 14 : PAYMENT REQUEST

(Mata kuliah : Praktikum Laporan Konstruksi dan Perkebunan)

Dosen Pengampu : Bpk. Fachroh Fiddin
Disusun Oleh :
Winda Adisty : 5304221471
Wira Andi Saputra : 5304221472

Pendahuluan
Manajer proyek konstruksi bertanggung jawab atas banyak operasi di lokasi proyek,
tetapi mendapatkan bayaran untuk pekerjaan yang dilakukan merupakan salah satu hal paling
penting. Seorang manajer proyek (PM) mungkin memiliki semua alat yang diperlukan untuk
menghasilkan keuntungan dari pekerjaan, tetapi jika pemilik proyek tidak membayar untuk
pekerjaan tersebut, kontraktor tidak akan dapat menghasilkan keuntungan. Beberapa PM
mungkin tidak menyadari pentingnya menyiapkan permintaan pembayaran tepat waktu. Hal
ini terutama berlaku untuk banyak subkontraktor. Jika permintaan pembayaran tidak diajukan
tepat waktu, kontraktor kemungkinan besar tidak akan dibayar tepat waktu. Manajemen kas
sangat penting, atau kontraktor umum (GC) mungkin akan kesulitan membayar pemasok,
pekerja, atau subkontraktor. Pentingnya aliran kas positif adalah topik dari bab terakhir. PM
harus mampu mengelola aliran kas di lokasi proyek agar dapat menjadi kontributor yang
efektif dalam operasi perusahaan konstruksi.
Memproses permintaan pembayaran adalah salah satu aspek terpenting dalam
manajemen keuangan konstruksi bagi seorang manajer proyek. Meskipun dijelaskan sebagai
aktivitas di lokasi proyek dalam buku ini, PM akan mendapatkan dukungan dari departemen
akuntansi kantor pusat. Ada banyak aspek manajemen konstruksi yang terkait dan terlibat
dalam proses permintaan pembayaran, termasuk kontrak, jadwal nilai, retensi, dan
manajemen liennya. Bab ini akan membahas semua elemen ini dan faktor lain yang
memengaruhi permintaan pembayaran progres kontraktor dan interaksi terkait dengan proses
akuntansi biaya. Beberapa anggota industri lingkungan bangunan mungkin menggunakan
istilah yang berbeda untuk topik penting ini, seperti perkiraan pembayaran, faktur, tagihan,
penarikan, dan pembayaran progres; semuanya dianggap serupa dalam pembahasan ini.
Banyak materi dalam bab ini mengandalkan buku J. Schaufelberger dan L. Holm yang
berjudul "Management of Construction Projects, a Constructor’s Perspective (MCOP)"
(2017). Disarankan kepada pembaca untuk merujuk sumber tersebut untuk diskusi tambahan
mengenai permintaan pembayaran dan proses manajemen proyek yang lebih lanjut.

Contract types (Jenis Kontrak)

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, industri konstruksi berbeda dari yang
lainnya karena beberapa alasan, salah satunya adalah proses pembayaran bulanan. Format
dan waktu untuk permintaan pembayaran dijelaskan dalam ketentuan tambahan atau khusus
dalam kontrak. Prosedur pembayaran yang digunakan di Olympic Resort and Hotel diatur
dalam Pasal 12 kontrak AIA A102 dengan biaya plus dengan harga maksimum yang dijamin
(GMP). Terlepas dari jenis kontraknya, banyak prosedur pembayaran yang serupa. Bagian ini
akan membahas beberapa perbedaan permintaan pembayaran yang dipengaruhi oleh jenis
kontrak yang berbeda.

Kontrak konstruksi dengan harga maksimum yang dijamin berbeda dengan kontrak
harga lump sum dalam hal proses permintaan pembayaran bulanan. Manajer proyek meminta
pembayaran berdasarkan biaya aktual dan perkiraan. Dia harus sudah menerima faktur dari
subkontraktor dan pemasok. Biasanya, PM diharuskan untuk mengirimkan faktur
subkontraktor dan daftar gaji kontraktor umum kepada pemilik proyek sebagai bukti
pendukung dengan permintaan pembayaran. Biaya, pekerjaan langsung, dan biaya umum
semuanya dicatat menggunakan schedule of values (SOV) dan persentase penyelesaian.
Hampir tidak mungkin untuk mengisi lebih dari yang seharusnya pada proyek open-book
karena sering kali akan diperiksa secara berkala oleh pemilik proyek untuk biaya aktual yang
dikeluarkan.

Pembayaran pada kontrak harga lump sum juga didasarkan pada jadwal nilai yang
telah ditetapkan sebelumnya dan persentase penyelesaian. Front-loading dan overbilling
dapat terjadi pada jenis kontrak ini, seperti yang akan dibahas nanti. Catatan kontraktor
umum jarang diaudit dalam kontrak harga lump sum tertutup.

Kontrak harga satuan memungkinkan pembayaran berdasarkan kuantitas yang benar-benar

terpasang. Jika kontraktor dibayar $200 per kaki (LF) untuk pemasangan saluran air di lokasi
terpencil dan telah memasang 100 kaki, maka mereka akan dibayar $20.000 (100 LF x
$200/LF) dikurangi retensi yang disepakati. Proses ini cukup objektif dan dapat difasilitasi
oleh individu atau perusahaan pengukuran kuantitas eksternal. Pembayaran pada kontrak
waktu dan bahan (T&M) didasarkan pada jam kerja aktual dikali tarif tenaga kerja ditambah
penggantian biaya bahan berdasarkan faktur pemasok. Tarif upah terisi pada proyek T&M
mencakup beban tenaga kerja ditambah markup untuk overhead dan keuntungan.

Schedule Of Values

Langkah pertama dalam mengembangkan permintaan pembayaran konstruksi adalah

menetapkan pembagian biaya kontrak yang disepakati, atau jadwal nilai. Seringkali kontrak
akan mengharuskan jadwal nilai diajukan untuk persetujuan dalam jangka waktu tertentu
setelah kontrak dieksekusi, misalnya dalam satu minggu. Jadwal nilai ini harus ditetapkan
dan disetujui sejak awal pekerjaan, jauh sebelum permintaan pembayaran pertama yang
signifikan diajukan, tetapi hanya setelah semua subkontrak telah diberikan. Jika jadwal nilai
ditetapkan sebelum pengadaan subkontraktor, itu mungkin tidak akan akurat dan sulit untuk
melakukan penagihan terhadapnya.

Salah satu metode umum untuk mengembangkan jadwal nilai (SOV) adalah dengan
memulai dari estimasi ringkasan, mirip dengan proses untuk menyiapkan jadwal nilai berat
biaya. Ini ditampilkan sebagai kolom biaya GMP di tengah-tengah tabel lembar kerja SOV,
seperti yang terlihat pada Tabel 14.1. SOV ini akan digunakan dalam kontrak biaya plus
karena biaya umum dan biaya khusus tercantum secara terpisah. Pada kontrak harga lump
sum, biaya umum dan biaya khusus akan didistribusikan secara proporsional ke semua item
pembayaran seperti yang terlihat di sisi kanan Tabel 14.1. SOV yang akan diajukan oleh
manajer proyek untuk kontrak harga lump sum adalah sebagai berikut.
 Kolom paling kanan yang berjudul 'total yang disesuaikan' harus ditampilkan, tanpa
kolom lainnya. Kode biaya yang sama dengan yang sesuai dengan perkiraan dan jadwal harus
digunakan di sini juga.

Dengan menggabungkan item dalam SOV bersama-sama, sehingga menghasilkan lebih

sedikit item, beberapa kontraktor mungkin berpikir mereka dapat mengisi lebih dari yang
seharusnya atau menyembunyikan perkiraan atau nilai biaya yang sebenarnya dari pemilik
proyek. Oleh karena itu, SOV sebaiknya sejelas mungkin. Manajer proyek harus melakukan
segala yang mungkin untuk membantu pemilik dalam pembayaran yang lengkap dan tepat
waktu. Tidak ada yang seharusnya disembunyikan. Setidaknya, divis divis sebelumnya dari
16 divisi Institut Spesifikasi Konstruksi (CSI), atau divis divis yang relevan dari 49 divisi CSI
yang baru, harus digunakan sebagai item. Subkontraktor utama harus dicantumkan jika
memungkinkan. Komponen bangunan yang terpisah, sayap bangunan, area situs yang
berbeda, tahap, atau sistem harus dicantumkan secara individu dalam SOV yang terperinci.
Pandangan yang sempit atau SOV yang diringkas untuk proyek tertutup mungkin akan
terlihat seperti Tabel 14.2. SOV yang disingkat atau ringkasan seperti ini dapat membuat sulit
bagi PM untuk meyakinkan pemilik dan bank untuk menerima perkiraan pembayaran
bulanan. Proses permintaan pembayaran yang terbuka dan jujur memfasilitasi tujuan akhir
kontraktor untuk pembayaran tepat waktu.

Sebagai praktik yang baik, manajer proyek sebaiknya mengajukan SOV yang
diusulkan kepada pemilik proyek, bahkan jika kontrak tidak mewajibkannya. PM tidak ingin
terlibat dalam perselisihan di masa depan dengan pemilik atau arsitek terkait permintaan
pembayaran. SOV sebaiknya diajukan untuk persetujuan, sama seperti jadwal perangkat
keras pintu. Sebagian besar pemilik proyek menghargai transparansi kontraktor, yang akan
membantu memfasilitasi pembayaran yang cepat serta membangun rasa hormat dan
kepercayaan yang diperlukan.

Biaya pada kontrak biaya plus dengan harga maksimum yang dijamin biasanya
diinvoisikan sebagai persentase selesai yang sesuai dengan tingkat penyelesaian keseluruhan
proyek. Jika proyek selesai 80%, maka 80% dari biaya telah diperoleh. Sebagian besar
pemilik proyek tidak akan mengkhawatirkannya. Biaya umum pada kontrak biaya plus dapat
diinvoisikan dengan tiga cara yang berbeda, seperti yang dibahas dalam persiapan jadwal
biaya pada bab sebelumnya, termasuk: pembayaran langsung dengan pembayaran yang sama
setiap bulan, persentase selesai berdasarkan pekerjaan yang sudah dibangun, atau biaya
aktual yang dikeluarkan.

Setelah perubahan pesanan disetujui, nilainya dapat disebarluaskan ke item jadwal

nilai yang berlaku atau ditambahkan ke bagian bawah sebagai item baru. Metode kedua ini
biasanya lebih mudah dikelola, tetapi ini dapat mempersulit kemampuan pemilik untuk
melacak pelepasan liennya bulanan dan akhir dari subkontraktor. Sebaliknya, merubah format
SOV setiap bulan dengan menyebarluaskan perubahan pesanan dapat menyebabkan catatan
SOV asli hilang.

Beberapa kontraktor, terutama yang mengkhususkan diri dalam penawaran harga

lump sum, mungkin menganjurkan untuk menyembunyikan biaya dan kondisi umum, atau
front-loading. Ini lebih umum terjadi dalam kontrak lelang daripada dalam pekerjaan yang
dinegosiasikan. Kami merekomendasikan bahwa setiap item, termasuk biaya dan kondisi
umum, dicantumkan sesuai dengan apa yang terdapat dalam sistem akuntansi biaya proyek.
Jadwal nilai seharusnya terlihat seperti perkiraan kontraktor. Mencoba menjelaskan selama
audit atau situasi klaim mengapa biaya pekerjaan utilitas di bawah lantai dinyatakan sebagai
$50.000 dalam perkiraan pembayaran, tetapi hanya $20.000 dalam penawaran asli, akan sulit
jika kontraktor terbongkar. Menyebar, tetapi masih menyembunyikan, biaya dan kondisi
umum sebagai rata-rata tertimbang di seluruh SOV umumnya umum terjadi baik untuk harga
maksimum yang dijamin maupun proyek lump sum. Meskipun ini mungkin adil, ini akan
menjadi proses yang sulit bagi pemilik proyek untuk melacak pelepasan liennya seperti yang
dibahas nanti.

Payment Request Proces (Proses Permintaan Pembayaran)

Penagihan dalam industri konstruksi biasanya terjadi pada akhir setiap bulan. Insinyur
biaya di lokasi proyek akan membantu manajer proyek dan mengumpulkan semua biaya
dalam persiapan permintaan bulanan yang akan diajukan kepada arsitek atau pemilik untuk
persetujuan. Proses ini sebaiknya dimulai sekitar tanggal 20 setiap bulan. Subkontraktor dan
pemasok besar seharusnya diwajibkan untuk mengirimkan faktur bulanan mereka kepada
kontraktor umum pada waktu tersebut. Subkontraktor seringkali tidak cukup baik dalam
mengelola aliran kas mereka. PM perlu mendorong mereka untuk mengajukan tagihan
bulanan mereka dengan tepat waktu. Beberapa kontraktor umum mungkin berpendapat
bahwa jika subkontraktor tidak mengirimkan faktur mereka tepat waktu, itu adalah masalah
subkontraktor dan mereka tidak akan dibayar bulan ini. Meskipun ini mungkin benar secara
kontrak, hal ini kurang produktif. Tim di lokasi proyek kontraktor harus melakukan segala
yang wajar untuk menjaga agar subkontraktor memiliki cukup uang sehingga mereka tidak
mengalami kebangkrutan, setidaknya selama mereka berada di proyek ini. Seorang eksekutif
senior di kontraktor umum besar mengindikasikan bahwa perusahaan mereka secara pribadi
menelepon subkontraktor mereka setiap bulan melalui telepon - bukan melalui email - untuk
mengingatkan mereka agar mengirimkan faktur mereka tepat waktu.

Faktur subkontraktor yang diterima pada tanggal 20 bulan tersebut seharusnya

mencerminkan persentase pekerjaan yang mereka perkirakan akan selesai dan terpasang
hingga akhir bulan. Pemasok juga memperkirakan apa yang mereka rencanakan untuk
pengiriman ke lokasi hingga akhir bulan. Jadwal waktu ini akan telah ditetapkan dalam
perjanjian kontrak mereka. Manajer proyek dan pengawas kontraktor umum, dengan bantuan
insinyur biaya di lokasi proyek, juga memproyeksikan biaya perkiraan dari aktivitas
pekerjaan langsung yang mereka rencanakan akan berlangsung hingga akhir bulan.

Subkontraktor dan pemasok seringkali meminta pembayaran untuk bahan yang telah
dikirim ke gudang mereka sendiri tetapi belum sampai ke lokasi proyek. Mungkin perlu
dilakukan fabrikasi, seperti yang terjadi pada kitchenette kamar hotel atau rangka atap, atau
mungkin pemasok lebih cepat dari jadwal atau kontraktor umum tertinggal. Kadang-kadang
pembayaran untuk bahan yang disimpan di luar lokasi proyek tidak dapat dihindari karena
alasan penjadwalan. Terkadang mungkin menguntungkan secara finansial bagi semua pihak.
Sebagai contoh, subkontraktor mekanikal dapat membeli ducting stainless steel untuk
pengeluaran dapur dengan diskon karena dibeli bersama dengan bahan yang diperlukan untuk
proyek yang lebih besar. Namun, pembayaran untuk bahan yang disimpan di luar lokasi
proyek memiliki komplikasi terkait dengan potensi kerusakan atau pencurian. Dalam kasus-
kasus seperti ini, manajer proyek harus memastikan bahwa kepentingannya, dan juga
kepentingan pemilik, terlindungi. Bahan harus disimpan di gudang yang diasuransikan dan
dibond. Hal ini juga memerlukan inspeksi dan verifikasi secara pribadi. Akuntan biaya di
lokasi proyek dapat membantu dalam hal ini. Sebagian besar kontraktor umum, arsitek,
pemilik, dan pemberi pinjaman berusaha untuk menghindari pembayaran untuk bahan yang
disimpan di luar lokasi proyek, tetapi hal ini dapat menjadi dalam kepentingan terbaik mereka
semua jika diakuntansi dengan benar.
 Pada sekitar tanggal 25 bulan tersebut, manajer proyek dan insinyur biaya
mengumpulkan semua perkiraan biaya, estimasi, dan permintaan pembayaran ini, dan
menyusun permintaan pembayaran awal yang akan diajukan kepada arsitek, pemilik proyek,
dan/atau bank untuk ditinjau. Ini melibatkan perkiraaan persentase penyelesaian untuk setiap
item pada jadwal nilai hingga akhir bulan. Persentase ini dikalikan dengan nilai setiap item
untuk menghasilkan lembaran kelanjutan SOV seperti yang ditunjukkan dalam Tabel 14.3.
Format yang ditunjukkan adalah spreadsheet Excel yang disesuaikan oleh Evergreen
Construction Company untuk proyek Olympic Hotel and Resort. Banyak kontraktor
menggunakan spreadsheet serupa untuk pengajuan SOV bulanan mereka. Versi langsung dari
spreadsheet ini tersedia di eResource. Sebagai alternatif, Formulir AIA G703 atau Formulir
ConsensusDocs® 239 dapat ditentukan dalam kontrak sebagai lembar kerja SOV yang
diperlukan.
 Setelah permintaan pembayaran awal disusun, manajer proyek dan insinyur biaya di
lokasi proyek sebaiknya menjadwalkan pertemuan informal singkat dengan arsitek, pemilik
proyek, dan bank di lokasi proyek untuk meninjau faktur yang diajukan bulan ini. Seringkali
setiap pertemuan permintaan pembayaran bulanan awal ini dijadwalkan untuk seluruh proyek
pada saat pertemuan pra-konstruksi awal proyek. Pada setiap pertemuan ini, permintaan
pembayaran disajikan sebagai draf untuk diskusi dan persetujuan. Jika salah satu pihak yang
memberikan persetujuan memiliki masalah dengan item atau persentase tertentu, kontraktor
umum masih memiliki waktu untuk meminta penjelasan dari subkontraktor atau
mengembangkan rincian tambahan. Berjalan-jalan di lokasi proyek selama pertemuan ini
sangat membantu untuk memvisualisasikan pekerjaan yang telah selesai atau akan selesai
hingga akhir bulan. Jika diperlukan, faktur subkontraktor dapat dilampirkan ke draf ini
sebagai dukungan. Draf perkiraan pembayaran dan pertemuan ini mempromosikan kerja
sama di antara pemilik, arsitek, dan tim keuangan di lokasi proyek kontraktor umum. Proses
peninjauan permintaan pembayaran serupa dianjurkan baik untuk proyek lelang maupun
proyek yang dinegosiasikan untuk memfasilitasi pembayaran tepat waktu.

Manajer proyek kontraktor umum akan mengajukan permintaan pembayaran resmi

untuk persetujuan akhir dan pembayaran kepada pemilik paling lambat pada akhir bulan. Ini
dapat diajukan lebih awal jika memungkinkan, tetapi tanggal ini akan telah ditentukan dalam
perjanjian kontrak utama. Formulir ConsensusDocs® 291 dan Formulir AIA G702 adalah
lembar ringkasan perkiraan pembayaran yang populer; salah satu dari keduanya dapat
ditentukan sebagai yang diperlukan dalam kondisi khusus kontrak. Gambar 14.1
dikembangkan oleh klien studi kasus hotel sebagai contoh yang disesuaikan dari ringkasan
permintaan pembayaran dan halaman persetujuan yang menyertai jadwal nilai terperinci yang
ditunjukkan dalam Tabel 14.3. Klien ini membangun hotel di seluruh negeri dan memiliki
banyak formulir dan prosedur standar untuk mengelola proyek konstruksi. Beberapa kontrak
dan pemberi pinjaman juga dapat meminta arsitek untuk menandatangani proses persetujuan.
Meskipun pengajuan elektronik populer saat ini, masih merupakan praktik yang baik bagi PM
untuk membawa permintaan pembayaran terakhir melalui proses persetujuan secara langsung
untuk memastikan tidak ada masalah.

Kontrak utama juga akan menjelaskan syarat-syarat pembayaran. Biasanya,

kontraktor umum dibayar pada tanggal 10 bulan berikutnya jika permintaan pembayaran
diajukan pada akhir bulan ini, tetapi beberapa pemilik proyek membayar pada tanggal 30
bulan berikutnya, yang menimbulkan tekanan arus kas pada tim konstruksi. Kerangka waktu
tertentu yang digunakan pada Olympic Hotel tercantum dalam Artikel 12 kontrak AIA A102.
Manajer proyek kontraktor umum sebaiknya bersedia mengambil cek bulanan dan
mengantarkannya kepada CFO mereka untuk menghindari skenario 'cek sudah dikirim'. Saat
ini, banyak kontraktor akan menggabungkan proses deposit elektronik langsung dalam
kontrak mereka untuk mempercepat langkah ini. Setelah kontraktor umum menerima
pembayaran bulanan dari pemilik proyek, seharusnya dana segera disalurkan kepada
pemasok dan subkontraktor. Ini biasanya juga dilakukan dalam waktu sepuluh hari setelah
penerimaan. Kontraktor umum sebaiknya tidak menunda pembayaran kepada pemasok dan
subkontraktor, tetapi berusaha untuk menjaga keuangan mereka agar tetap stabil.
 Beberapa subkontraktor tingkat ketiga dan pemasok akan meminta perjanjian cek
bersama antara mereka dan subkontraktor tingkat kedua serta kontraktor umum untuk
memastikan bahwa mereka dibayar dengan cepat. Dalam kasus ini, satu cek bersama
dikeluarkan yang mencantumkan kontraktor umum dan baik subkontraktor utama maupun
pemasok atau subkontraktor tingkat ketiga sebagai penerima. Meskipun beberapa kontraktor
umum melihat ini sebagai tugas yang sulit, cek bersama pada akhirnya bermanfaat dan
melindungi kontraktor umum dan pemilik proyek dari potensi bahwa subkontraktor tingkat
kedua mungkin tidak melakukan pembayaran kepada perusahaan tingkat ketiga yang
akhirnya dapat menggugat proyek.

Cash As a Tool (Uang Tunai Sebagai Alat)

Seperti yang dibahas secara rinci dalam bab terakhir, uang tunai adalah salah satu alat
terkuat yang dimiliki pemilik proyek terhadap kontraktor umum dan sebaliknya, kontraktor
umum memiliki pengaruh terhadap subkontraktor mereka. Jika sebuah perusahaan konstruksi
memiliki reputasi untuk membayar subkontraktor dan pemasok dengan cepat, mereka
mungkin akan mendapatkan harga yang lebih menguntungkan pada hari lelang. Ini akan
mengakibatkan kontraktor umum mendapatkan lebih banyak pekerjaan. Kontraktor umum
(hal yang sama berlaku di sini untuk subkontraktor) bukanlah bank. Peran kontraktor umum
dalam proyek konstruksi adalah membangun bangunan, bukan memberikan pembiayaan
konstruksi. Setiap kontraktor mulai mengalami pengeluaran tenaga kerja dan material pada
awal bulan. Tagihan untuk pengeluaran ini diajukan pada akhir bulan, dan pembayaran tidak
diterima sampai tanggal 10 atau tanggal 30 bulan berikutnya. Ini berarti kontraktor umum
telah menyediakan dana untuk pengeluaran ini selama minimal 40 hingga mungkin hingga 60
hari. Periode waktu ini mungkin lebih lama hingga 30 hari bagi subkontraktor.

Sayangnya, pembayaran yang lambat atau terlambat dari pemilik proyek kepada
kontraktor umum dan dari kontraktor umum kepada subkontraktor memotivasi semua
kontraktor untuk mencoba front-loading dan overbilling. Konsekuensi dari overbilling adalah
bahwa kontraktor dapat terbongkar dan kepercayaan dan keyakinan tim di lokasi proyek
hilang oleh pemilik proyek dan bank. Pemilik proyek mungkin mengizinkan sedikit
overbilling agar tidak menempatkan kontraktor dalam situasi dengan aliran kas negatif yang
terlalu besar. Manajer proyek seharusnya bekerja sama dengan tidak melakukan overbilling
terlalu banyak, karena jika ditemukan, hal itu dapat menghambat proses permintaan
pembayaran bulanan. Cara beberapa manajer proyek melakukan overbilling adalah dengan
front-loading jadwal nilai. Cara-cara untuk melakukannya adalah dengan meletakkan semua
biaya dan kondisi umum (jika tidak terdaftar secara terpisah) pada aktivitas konstruksi yang
dijadwalkan awal, seperti pondasi atau plat beton. Cara lain adalah dengan
menggelembungkan aktivitas awal ini secara artifisial atau memalsukan jumlah yang diminta
oleh subkontraktor. Metode-metode ini kontraproduktif untuk membangun dengan sikap tim
dan umumnya akan terbongkar melalui pelepasan jaminan sementara atau selama audit.
Latihan telah dimasukkan di akhir bab ini untuk front-loading SOV bagi pembaca yang
tertarik, tetapi praktik ini tidak dianjurkan oleh penulis/kontraktor ini.

Penggunaan diskon dalam proses permintaan pembayaran adalah contoh lain

penggunaan uang tunai sebagai alat. Pemasok material dapat menawarkan diskon untuk
pembayaran awal. Jika kontraktor umum membayar dalam periode waktu tertentu, misalnya
sepuluh hari setelah menerima faktur, mereka dapat menerima diskon kecil dari harga faktur.
Untuk alasan ini, seorang manajer proyek mungkin memilih untuk membayar pemasok lebih
awal, meskipun pemilik proyek belum melakukan pembayaran. Dalam hal ini, kontraktor
umum bertindak sebagai bank. Beberapa pemilik proyek juga ingin mendapatkan manfaat
dari diskon ini. Diskon seharusnya hanya diteruskan dari pemasok ke pemilik proyek jika
pemilik proyek telah membayar kontraktor umum di muka, dan kontraktor umum tidak
menggunakan uangnya sendiri untuk mendapatkan diskon.

Retention (Penahanan)

Sebagian dari setiap permintaan pembayaran bulanan biasanya ditahan oleh pemilik
proyek dari kontraktor umum dan kemudian ditahan oleh kontraktor umum dari
subkontraktornya. Ini disebut sebagai retensi, atau retensi, dan merupakan alat keuangan
lainnya. Tujuan retensi adalah memastikan bahwa perhatian kontraktor difokuskan pada
penyelesaian proyek, termasuk penyelesaian semua aktivitas fisik dan administratif.
Penyelesaian keuangan dan proses yang digunakan untuk mendapatkan pelepasan retensi
akhir dibahas dalam Bab 16.

Persentase retensi yang diterapkan akan ditentukan oleh kontrak utama dan pada
proyek-proyek swasta dapat menjadi subjek untuk negosiasi, atau, selama berlangsungnya
proyek, renegosiasi. Di masa lalu, 10% adalah standar, tetapi seiring dengan meningkatnya
ukuran kontrak bersamaan dengan nilai uang, 10% dianggap oleh banyak orang sebagai
jumlah yang berlebihan di pasar saat ini. Persentase yang paling umum digunakan saat ini
adalah entah 5% sepanjang proyek atau alternatifnya 10% hingga proyek mencapai 50%
selesai dan tidak ada retensi lebih lanjut yang disimpan setelahnya, yang juga setara dengan
5% pada saat penyelesaian. Paragraf 12.1.7 dari perjanjian kontrak AIA A102 untuk Olympic
Hotel menunjukkan tingkat retensi sebesar 5%.

Perjanjian kontrak masing-masing subkontraktor dengan kontraktor umum seharusnya

terhubung dengan perjanjian kontrak utama antara kontraktor umum dan pemilik proyek.
Dengan cara ini, subkontraktor biasanya terikat dengan persyaratan retensi yang dimiliki oleh
kontraktor umum dengan pemilik proyek. Ini biasanya dalam kepentingan terbaik
subkontraktor dan mencegah kontraktor umum dari menahan retensi secara berlebihan, yang
merupakan salah satu pilihan tidak etis untuk meningkatkan arus kas yang dibahas dalam bab
terakhir.

Jika pemilik proyek menahan 5% dari seluruh pekerjaan hingga 30 hari setelah
pencapaian tahap penyelesaian substansial (kerangka waktu standar), apakah ini berarti
bahwa subkontraktor penahanan pondasi harus menunggu untuk menerima pembayaran akhir
hingga semua item punch list pengecatan interior selesai? Ini tidak adil bagi subkontraktor
awal dan dapat mengakibatkan beban keuangan yang tidak diinginkan yang pada akhirnya
dapat memengaruhi baik kontraktor umum maupun pemilik proyek. Ide yang baik adalah
menyertakan klausa dalam kontrak utama yang memungkinkan pelepasan sebagian dari
retensi keseluruhan untuk memudahkan pembayaran kepada subkontraktor awal. Kontraktor
penahanan garasi dapat bangkrut di proyek lain, tetapi manajer proyek dapat menerima
jaminan di proyek ini karena retensi masih belum terselesaikan. Ini tidak begitu relevan pada
proyek-proyek berdurasi pendek, tetapi sangat penting pada proyek-proyek yang berlangsung
selama satu tahun atau lebih. Banyak kontraktor umum yang bangga dengan proyek-proyek
tim merasa bahwa jika pelepasan jaminan final dan tanpa syarat diterima 30 hari setelah paket
pekerjaan subkontraktor awal selesai, subkontraktor tersebut harus dibayar. Tetapi tidak
semua pemilik proyek berlangganan filosofi ini.
 Retensi membentuk akun untuk menyelesaikan pekerjaan jika kontraktor menolak
atau tidak dapat melakukannya. Retensi juga berfungsi sebagai insentif bagi kontraktor untuk
menyelesaikan proyek dengan cepat. Seorang kontraktor umum mungkin dapat meyakinkan
pemilik proyek yang telah dinegosiasikan bahwa mereka tidak perlu menahan persentase
retensi sebesar itu, karena tim telah bekerja sama sebelumnya. Secara kebetulan, retensi
sebesar 5% kira-kira sama dengan biaya kontraktor umum komersial berukuran sedang.
Mendapatkan pelepasan retensi akhir seharusnya menjadi insentif bagi setiap kontraktor
untuk memiliki proses penyelesaian yang lancar dan cepat.

Lien Management

Lien adalah hak hukum bagi kontraktor dan pemasok untuk mengamankan
pembayaran atas material dan pekerjaan yang dilakukan dalam pengembangan real estat. Hak
ini melekat pada properti dengan cara yang mirip dengan hipotek. Jika seorang kontraktor
berhutang uang, dan pemilik menolak pembayaran, kontraktor dapat melampirkan
selembaran hak tanggungan (lien) pada properti pemilik. Jika lien tersebut tidak dihapus
dengan pembayaran, pihak yang mengajukan klaim lien dapat menuntut eksekusi hukum dan
membayar kewajiban tersebut dari hasil penjualan properti. Lien juga membuat sulit bagi
pemilik properti untuk beralih dari pinjaman konstruksi ke pinjaman permanen yang lebih
murah. Lien sebaiknya dihindari dengan segala cara. Mereka mahal untuk ditangani, mereka
menimbulkan perasaan buruk, dan mereka merusak reputasi. Manajer proyek dan insinyur
biaya seharusnya bekerja untuk melindungi pemilik dari liens yang berasal dari subkontraktor
dan pemasok mereka sendiri dan dari subkontraktor dan pemasok tingkat ketiga. Bagian ini
menjelaskan beberapa teknik manajemen lien atau pencegahan lien yang dapat diterapkan
oleh tim manajemen keuangan proyek di lapangan.

Hak-hak pemasok material dilindungi oleh hukum negara bagian untuk memastikan
pemilik proyek membayar barang yang mereka terima. Di sebagian besar yurisdiksi, pemasok
diwajibkan untuk mengajukan apa yang dikenal sebagai pemberitahuan pemasok material
(materialmen's notice). Pemberitahuan ini dikirim kepada pemilik properti untuk memberi
tahu mereka bahwa pemasok akan mengirimkan material ke proyek mereka. Di banyak
negara bagian, pemberitahuan ini secara teknis diperlukan untuk menjaga hak-hak
tanggungan pemasok. Beberapa pemberitahuan juga dikirim kepada kontraktor umum.
Insinyur biaya seharusnya mengajukan semua pemberitahuan material yang diterima dengan
setiap subkontrak dan pesanan pembelian. Pada akhir proyek, adalah tepat bagi kontraktor
umum untuk meminta pelepasan jaminan tanpa syarat dari setiap pemasok yang mengajukan
pemberitahuan material.

Pemilik proyek seharusnya mengharuskan pelepasan jaminan bersyarat untuk

menyertai setiap permintaan pembayaran dari kontraktor umum, dan kontraktor umum
seharusnya mengharuskan hal yang sama dari pemasok dan subkontraktor mereka. Kontrak
dapat mengharuskan pengajuan pelepasan jaminan bersyarat (atau kondisional) dari pemasok
dan subkontraktor dengan setiap permintaan pembayaran dari kontraktor umum kepada
pemilik proyek. Seorang manajer proyek seharusnya mengharuskan pemasok dan
subkontraktor untuk mengajukan pelepasan jaminan bersyarat bersama dengan permintaan
pembayaran bulanan mereka, terlepas dari persyaratan pemilik. Pelepasan jaminan bersyarat
seharusnya dikumpulkan dan disimpan jika masalah terjadi. Terlepas dari apakah sebuah
proyek memiliki kontrak harga lump sum atau harga maksimum yang dijamin, jika pemilik
proyek meminta salinan pelepasan subkontraktor, kontraktor umum seharusnya
menyediakannya. Semakin banyak perlindungan yang dapat diberikan oleh tim dari liens,
semakin baik mereka.

Pelepasan jaminan bersyarat dikondisikan oleh penerimaan pembayaran. Jika

kontraktor menerima pembayaran sejumlah yang diminta, mereka melepaskan hak mereka
untuk klaim sejumlah tersebut. Pelepasan jaminan tanpa syarat berarti bahwa semua
pembayaran telah diterima hingga saat ini, dan hak tanggungan tersebut dilepaskan tanpa
syarat. Beberapa prosedur permintaan pembayaran akan mengharuskan pelepasan bersyarat
menyertai setiap permintaan pembayaran bersama dengan pelepasan tanpa syarat untuk
pembayaran bulan sebelumnya. Beberapa pemilik proyek bahkan akan melakukan pertukaran
fisik cek dengan pelepasan jaminan.

Pelepasan jaminan dapat memiliki berbagai bentuk, dan banyak negara bagian
menghasilkan template pelepasan jaminan standar yang sesuai dengan hukum negara bagian.
Beberapa pemilik proyek akan mencoba membuat kontraktor melepaskan hak tanggungan
yang tidak diwajibkan untuk dilepaskan oleh hukum. Melepaskan hak klaim untuk pekerjaan
tambahan kadang-kadang juga tersembunyi dalam bahasa pelepasan tanggungan atau
permintaan pembayaran. Contoh pelepasan tanggungan ditunjukkan dalam Gambar 14.2.
Pelepasan tanggungan adalah area di mana konselor hukum sebaiknya dikonsultasikan.
Pelepasan bersyarat mencakup bulan untuk pembayaran yang diminta, dan pelepasan tanpa
syarat bersifat kumulatif untuk pembayaran yang telah diterima. Pelepasan tanggungan akhir
akan diajukan untuk seluruh jumlah kontrak kontraktor umum pada saat penutupan untuk
menerima pelepasan terakhir retensi.
 PEMBEBASAN LIEN/KLAIM INTERIM

Dari: Perusahaan Konstruksi Evergreen Proyek : Olimpyc Hotel

1449 Columbia Ave. Route 4 Box 787
Seattle, WA 98202 Rain Forest, WA 98088

Manajer Proyek: Chris Anderson Kontak Person: Sandi Chambers

Telepon: (206) 447-4222 Telepon: (206) 392-5336

PEMBEBASAN BERSYARAT

Yang bertanda tangan di bawah ini dengan ini mengakui bahwa setelah orang yang bertanda
tangan di bawah ini menerima cek dari Northwest Resorts, LLC sejumlah $2,045,722.00 dan
ketika cek tersebut telah disahkan dengan benar dan telah dibayar oleh bank tempat cek itu
ditarik, dokumen ini akan menjadi efektif. untuk melepaskan setiap dan seluruh tuntutan dan
hak gadai yang dimiliki oleh yang bertanda tangan di bawah ini atas proyek referensi di atas
untuk tenaga kerja, jasa, peralatan, bahan yang dilengkapi dan/atau tuntutan apa pun sampai
dengan tanggal 30 November 2019, kecuali tidak mencakup retensi atau barang yang
diserahkan setelahnya. . Sebelum penerima dokumen-dokumen ini bergantung padanya,
pihak tersebut harus memverifikasi bukti pembayaran kepada yang bertanda tangan di bawah
ini.

PEMBEBASAN TANPA SYARAT

Yang bertanda tangan di bawah ini mengakui bahwa yang bertanda tangan di bawah ini telah
dibayar dan telah menerima pembayaran kemajuan sebesar $9,747,176.00 untuk tenaga kerja,
jasa, peralatan, atau bahan yang disediakan untuk proyek yang disebutkan di atas dan dengan
ini melepaskan setiap dan semua klaim dan hak gadai yang mana yang bertanda tangan di
bawah ini memiliki proyek yang direferensikan di atas. Pelepasan ini mencakup seluruh
pembayaran untuk tenaga kerja, layanan, peralatan dan bahan yang dilengkapi, dan/atau
klaim untuk proyek yang disebutkan di atas hanya sampai tanggal 31 Oktober 2019 dan tidak
mencakup retensi atau barang apa pun yang diserahkan setelah tanggal tersebut.

SAYA MENYATAKAN BERDASARKAN DUNIA PERJURY BERDASARKAN

UNDANG-UNDANG NEGARA WASHINGTON BAHWA PERNYATAAN DI ATAS
ADALAH PERNYATAAN YANG BENAR DAN BENAR.

Tanda tangan:

Robert Benson
(Pejabat Korporat yang Berwenang)
Pejabat Penanggung Jawab

Tanggal : 30 November 2019

Teknik lain yang tim estimasi, buyout, dan teknik pengendalian biaya sebaiknya gunakan
untuk mengelola proses jaminan tanggungan dan melindungi klien mereka dari potensi
jaminan tanggungan meliputi hal berikut:

 Meminta penawaran hanya dari subkontraktor dan pemasok yang sudah terdaftar
terlebih dahulu.
 Memanfaatkan praktik pengadaan subkontraktor yang efisien dan membeli dengan
bijak, bukan hanya membeli dengan cepat dengan mengirimkan perjanjian kontrak
kepada mereka yang memberikan penawaran (terlihat) terendah dari hari penawaran.
Pastikan setiap subkontraktor yang dipilih adalah subkontraktor nilai terbaik.
 Memeriksa laporan keuangan subkontraktor; mirip dengan proses yang dilakukan
klien dengan kontraktor umum.
 Menyusun perjanjian subkontrak dengan ketat.
 Lien paling umum diajukan oleh perusahaan tingkat ketiga atau bahkan keempat.
Mungkin berasal dari pemasok luar negeri kepada pemasok lainnya hingga
subkontraktor tingkat ketiga hingga subkontraktor tingkat kedua. Rumit? Ya!
Semakin jauh, semakin sulit untuk mencegah dan akhirnya menyelesaikannya.
 Identifikasi sebanyak mungkin subkontraktor tingkat ketiga dan keempat, beserta
jumlah kontrak mereka. Jika diperlukan cek dua pihak, fasilitasi.
 Membayar subkontraktor dengan cepat setelah menerima pembayaran dari klien.
 Secepatnya bernegosiasi semua perubahan pesanan dan biaya tambahan.
 Mendukung pelepasan retensi untuk subkontraktor awal.

Jadi, apa yang terjadi jika seorang pemasok tidak dibayar dalam waktu 30 hari setelah
tanggal jatuh tempo? Biasanya, pemberitahuan pra-lien diajukan, yang bukan merupakan
liensi, tetapi hanya peringatan bahwa jika pemasok tidak dibayar pada tanggal tertentu, ia
akan mengajukan liensi. Jika tambahan 30 hari berlalu tanpa pembayaran (sekarang mungkin
sudah 90 hari sejak faktur dikirim atau material dikirimkan), pemasok akan mengajukan
liensi resmi. Setelah liensi diajukan, pemasok memiliki tambahan 90 hari untuk
melaksanakannya. Banyak negara bagian memiliki aturan yang berbeda terkait liensi, waktu
liensi, dan pelaksanaannya.

Liensi diajukan oleh kontraktor dan pemasok melawan properti pemilik. Ini tampaknya
menjadi masalah pemilik, jadi mengapa manajer proyek kontraktor umum harus khawatir
tentang mereka? Liensi jarang diajukan oleh GC. Pemilik yang telah menerima liensi dari
pemasok kontraktor. GC diharapkan melindungi pemilik dari liensi. Begitu liensi diajukan,
menjadi sangat sulit bagi GC untuk memproses permintaan pembayaran lebih lanjut. Tetapi,
hak kontraktor dan pemasok untuk meletakkan liensi terkadang diperlukan sebagai alat
manajemen konstruksi dan PM serta akuntan atau insinyur biaya di lapangan harus
memahami dan mengelolanya serta mengelola aturan hukum dan kontraktual terkait, bahasa,
dan waktu dengan benar.

Summary

Penerimaan pembayaran tepat waktu adalah salah satu tanggung jawab arus kas
paling penting dari tim keuangan di lapangan kontraktor umum. Format yang tepat untuk
mengajukan permintaan pembayaran akan bervariasi tergantung pada jenis kontraknya.
Jadwal nilai digunakan untuk mendukung aplikasi pembayaran untuk kontrak harga lump
sum dan cost-plus. Manajer proyek bertanggung jawab untuk mengembangkan permintaan
pembayaran, memastikan pembayaran diterima, dan selanjutnya memastikan bahwa
subkontraktor dan pemasok dibayar. Akuntan biaya di lapangan akan membantu PM dalam
hal ini. Jika pembayaran belum diterima tepat waktu, PM harus menghubungi pemilik proyek
untuk menentukan penyebabnya. Hubungan keuangan dengan pemilik adalah tanggung jawab
PM GC. Skenario yang sama berlaku dalam hal subkontraktor dan pemasok; PM GC
memastikan bahwa mereka dibayar dengan cepat. Biasanya, pemilik menyimpan sebagian
dari setiap pembayaran untuk memastikan penyelesaian proyek tepat waktu; tingkat
penyimpanan ini dijelaskan dalam kontrak. Liensi dapat ditempatkan di proyek jika
subkontraktor atau pemasok tidak dibayar untuk pekerjaan atau material mereka; oleh karena
itu, pemilik proyek mensyaratkan agar rilis liensi diajukan bersama aplikasi pembayaran
bulanan.