KOMUNIKASI BISNIS

CHAPTER 4 – MERENCANAKAN PESAN BISNIS

1. Memahami proses penulisan 3 langkah :
- Merencanakan Pesan Binis
o Melakukan analisis untuk menetukan tujuan anda serta menyusun profil
audiens, kemudian mengumpulkan informasi yang akan memenuhi
kebutuhan Audiens & selanjutnya menyeleksi media yang tepat untuk
mengirim pesan anda (lisan / tertulis / elektronik).
o Kemudian mengatur informasi tersebut dengan mendefinisikan ide pokok,
membatasi ruang lingkup dan menyeleksi pendekatan langsung / tidak
langsung
- Menulis Pesan Bisnis
o Setelah merencanakan pesan, adaptasikan pesan anda pada audiens dengan
sensitivitas, keahlian menjalin hubungan & gaya / sikap
- Selesaikan Pesan Bisnis
o Setelah menulis konsep awal, revisi pesan anda dengan mengevaluasi isi
pesan, meninjau ulang keterbacaan pesan, kemudian mengedit & menulis
ulang sampai pesan anda selesai & jelas serta menggunakan tatanan bahasa
ynag benar
o Selanjutnya, produksi pesan anda (agar dapat diterima audiens). Lakukan
koreksi / proofreading agar tidak terjadi salah ketik / eja &distribusikan
pesan anda

Optimalkan waktu menulis anda

Membuat perencanaan yang efektif :

- Dengan melakukan perencanaan yang matang, maka kita dapat menghemat waktu,
karena seorang komunikator dapat mengetahui fakta-fakta dari audiens serta dapat
menyampaikan informasi dengan singkat serta padat sehingga dapat mengambil
keputusan yang tepat
2. Menganalisis situasi anda :
- Mendefinisikan tujuan anda :
o Semua pesan bisnis mempunyai tujuan umum, yaitu :
 Memberitahu
 Membujuk

MH
Mene2018.blogspot.com
  Bekerja sama dengan audiens
Tujuan ini membantu mendefinisikan keseluruhan pendekatan yang anda
butuhkan, meliputi :
 Mengumpulkan semua informasi
 Media pilihan anda
 Cara mengatur pesan
- Menyusun profil Audiens (Dekat dengan audiens = tau keinginan konsumen)
o Contoh jenis informasi yang berguna untuk menyusun analisis audiens :
 Identifikasi audiens utama anda
 Tentukan jumlah & distribusi geografis audiesn
 Cari persamaan & perbedaan audiens
 Ukur tingkat pemahaman para audiens
 Pahami harapan & preferensi audiens
 Prediksikan reaksi audiens yang mungkin timbul
3. Mengumpulkan informasi :
- Yang perlu anda siapkan :
o Mengumpulkan persiapan informasi :
 Pertimbangkan sudut pandang orang lain (posisikan diri anda
sebagai orang lain)
 Baca koran & dokumen lain mengenai suatu perusahaan
 Berbicaralah dengan kolega / pelanggan
 Mintalah masukan dari audiens
o Mengungkap kebutuhan audiens  tanyalah apa yang sebenarnya audiens
butuhkan
o Menyediakan kebutuhan audiens :
 Setelah mengetahui informasi yang dibutuhkan oleh audiens, maka
ukurlah kecermatan pesan anda dengan menganalisis, apakah pesan
anda dapat menjawab 5W+1H
o Pastikan informasi tersebut akurat  menghindari masalah
o Pastikan informasi tersebut etis :
 Apabila anda menyampaikan suatu pesan, namun anda tidak
mengetahui pesan itu ternyata salah, maka minta maaflah, karena
itu merupakan tindakan yang etis

MH
Mene2018.blogspot.com
  Apabila anda menyampaikan suatu pesan yang sudah anda ketahui
bahwa pesan itu sebenarnya salah, maka hal tersebut merupakan
tindakan yang tidak etis
o Pastikan informasi tersebut berhubungan :
 Pesan yang disampaikan harus menjangkau audiens dengan
keberagaman latar belakang (pendidikan, umur, dsb), kesadaran
subyek yang memberi pesan serta variabel-variabel lainnya
- Menyeleksi media yang tepat :
o Media : Sarana yang dipilih untuk mengkomunikasikan pesan anda
 Lisan :
 Percakapan langsung, bertatap muka, pidato, presentasi, dsb
 Dengan media ini, seseorang bisa secara langsung melihat,
mendengar dan bereaksi dalam suatu waktu
 Tulisan :
 Memo, pesan e-mail, blog, media elektronik, surat
 Visual :
 Penyampaian informasi melalui penggambaran yang hanya
terbaca oleh indra penglihatan
 Biasanya dengan ilustrasi penyampaian pesan dapat lebih
efektif
 Media Elektronik
- Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih media :
o Kekayaan media : kemampuan media tertentu untuk :
 Menyampaikan pesan melalui lebih dari 1 alat informasi (visual,
verbal & vokal)
 Memfasilitasi umpan balik
 Membentuk fokus pribadi
o Formalitas pesan : media yang dipakai menentukan kepentingannya formal
/ informal
o Keterbatasan Media : setiap media punya keterbatasan dalam
penggunaannya
o Maksud pengirim : Tujuan yang ingin dicapai dari pertemuan tersebut,
serta media, sarana & prasarana apa saja yang dibutuhkan

MH
Mene2018.blogspot.com