Bradmark Wholesale General Supply: An ACL™ Case Study

Bradmark adalah perusahaan pemasok grosir umum yang mengirim ke pelanggan bisnis di
seluruh Timur Laut Pennsylvania, negara bagian New York, dan Connecticut Selatan.
Bradmark telah mengembangkan keunggulan kompetitif dengan menawarkan berbagai macam
produk berkualitas dengan harga yang kompetitif. Produk perusahaan berkisar dari cat hingga
kaleng penyiraman.

Bradmark adalah perusahaan publik, yang dewan direksinya telah menunjuk perusahaan Anda
untuk melakukan audit tahunan. Anda adalah auditor penanggung jawab yang saat ini sedang
memeriksa prosedur pendapatan dan pengeluaran Bradmark serta akun-akun yang terkait.
Kantor utama Bradmark berada di gudang Allentown, PA. Berikut ini adalah konfigurasi
sistem dan prosedur bisnis klien Anda.

Latar Belakang dan Garis Besar

Bradmark information system adalah aplikasi yang baru saja dibeli dan berjalan pada
konfigurasi jaringan client-server. James Walker, seorang perancang sistem di departemen TI
Bradmark, memainkan peran sentral dalam mengimplementasikan dan memodifikasi sistem
untuk memenuhi kebutuhan spesifik Bradmark. Karena penguasaan Walker dengan sistem
tersebut, ia diminta oleh manajemen puncak untuk sementara mengawasi jalannya sistem baru
ini untuk memastikan transisi yang lancar dari sistem lama yang lama. Setelah beberapa bulan,
James Walker ditawari promosi menjadi Manajer Gudang dan diberi tanggung jawab permanen
untuk pembelian produk.

Prosedur Penjualan dan Penerimaan Kas

Departemen Penjualan

Pesanan pelanggan diterima melalui surat atau faksimile di departemen penjualan. Salah satu
staf penjualan mengakses catatan pelanggan dan meninjau kredit yang tersedia sebelum
membuat catatan Faktur Penjualan. Untuk pelanggan dengan batas kredit tidak mencukupi,
petugas menyerahkan pesanan kepada manajer kredit untuk mendapatkan persetujuan. Jika
disetujui, manajer kredit akan memberikan otorisasi secara lisan kepada staf untuk menambah
jumlah kredit pelanggan. Untuk penjualan yang disetujui, sebuah catatan ditambahkan ke file
Faktur Penjualan. Sistem secara otomatis memberikan Nomor Faktur, yang merupakan kunci
utama untuk catatan tersebut. Petugas secara manual memasukkan sisa data pesanan.
Gudang

Berdasarkan input dari faktur penjualan, terminal gudang secara otomatis mencetak dokumen
pengeluaran stok, yang digunakan oleh staff gudang untuk mengambil barang. Barang dikirim
ke Departemen Pengiriman bersama dengan dokumen pelepasan stok. Setelah barang
meninggalkan gudang, petugas mengkonfirmasi ke sistem jumlah yang terjual dan secara
otomatis memperbarui bidang Quantity on Hand di catatan inventaris masing-masing.

Departemen Pengiriman (shipping)

Bagian pengiriman menerima barang, menyiapkannya untuk pengiriman, memilih pengangkut

dan menyiapkan slip pengepakan dan bill of lading (BOL). Setelah barang dikirim, petugas
menambahkan catatan pengiriman ke file Log Pengiriman.

Penagihan

Pada akhir hari, sistem secara otomatis mencari Faktur Penjualan dan file Catatan Pengiriman
untuk barang yang dikirim dan menyiapkan faktur pelanggan dalam bentuk cetak, yang
dikirimkan ke pelanggan keesokan harinya. Tanggal saat ini kemudian ditempatkan di bidang
Tanggal Jatuh Tempo pada file Faktur Penjualan.

Penerimaan Kas

Mary, petugas penerimaan kas, menerima cek pelanggan dan saran pengiriman uang langsung
dari pelanggan. Dia mencatat transaksi ini dengan memasukkan Nomor Faktur (yang diambil
dari saran pengiriman uang) ke dalam sistem. Sistem secara otomatis membuat catatan
Penerimaan Kas. Sistem akan menetapkan Nomor Pengiriman Uang sebagai kunci utama dan
menambahkan nomor ini ke sebuah field dalam catatan Faktur Penjualan yang terkait. Nomor
Faktur dari Faktur Penjualan juga ditambahkan ke catatan pengiriman uang sebagai referensi.
Mary kemudian secara manual menambahkan nomor pelanggan, jumlah, dan tanggal
pembayaran ke catatan Penerimaan Kas. Di akhir hari, ia menyiapkan slip setoran dan
mengirimkan cek ke bank. Ia mengarsipkan bukti pengiriman uang di kantornya.
Prosedur Pembelian atau Pembayaran

Gudang
Setiap pagi Walker meninjau laporan status inventaris yang dibuat secara otomatis dari
terminal kantornya. Dia menentukan item yang perlu diisi ulang dan memilih pemasok dari file
Vendor. Walker kemudian menambahkan catatan ke file pesanan pembelian. Sistem
memberikan setiap catatan baru sebuah nomor unik (Nomor PO) sebagai kunci utama. Walker
secara manual memasukkan tanggal, produk yang akan dipesan, jumlah pesanan, biaya unit
yang diharapkan (biaya tambahan secara otomatis dihitung oleh sistem), dan nomor ID vendor
yang dipilih. Pesanan pembelian kemudian dicetak di terminal Walker, ditandatangani olehnya,
dan dikirimkan oleh sekretarisnya ke masing-masing pemasok.

Penerimaan (receiving)

Ketika produk diterima di dermaga penerimaan, petugas penerimaan menghitung dan

memeriksanya. Petugas tersebut menambahkan catatan ke file Laporan Penerimaan dari
terminal di area penerimaan. Sistem akan memberikan kunci unik (RR Num) untuk setiap
catatan. Petugas secara manual memasukkan nomor pesanan pembelian, nomor produk, jumlah
yang diterima, nomor ID vendor, dan tanggal penerimaan. Sistem penerimaan tidak terlalu
mudah digunakan. Jika terjadi kesalahan saat memasukkan data, petugas harus membatalkan
laporan penerimaan dan memulai kembali dengan catatan laporan penerimaan yang baru.
Catatan yang dibatalkan kemudian secara otomatis dihapus dari file Laporan Penerimaan dan
sistem memberikan Nomor RR berikutnya secara berurutan ke laporan penerimaan yang
direvisi. Akibatnya, terdapat kesenjangan urutan dalam file laporan penerimaan yang
mengindikasikan catatan yang hilang. Produk kemudian dikirim ke gudang untuk diamankan.
Di akhir shift kerja, petugas penerimaan mencetak salinan cetak laporan penerimaan yang
berisi daftar penerimaan hari itu (termasuk laporan penerimaan yang dibatalkan), yang dikirim
ke kantor James Walker untuk ditinjau.

Gudang

Setelah Mr. Walker meninjau laporan penerimaan, ia secara manual menambahkan Nomor RR
yang diberikan oleh sistem ke catatan Pesanan Pembelian yang sesuai untuk mengindikasikan
bahwa produk telah diterima. Sistem secara otomatis memperbarui bidang Kuantitas di Tangan
(Quantities-on Hand) di file Inventaris dari bidang Kuantitas di catatan Pesanan Pembelian.
Akun Utang

Sybil Johnson, petugas bagian Hutang Usaha, menerima faktur dari vendor. Dengan
menggunakan nomor PO dari faktur sebagai kunci pencarian, ia mencocokkan faktur tersebut
dengan catatan pesanan pembelian/pembayaran yang sesuai. Dia memverifikasi bahwa barang
yang ditagih telah diterima dengan mengamati bahwa Nomor RR telah ditempatkan dalam
catatan Pesanan Pembelian. Dia kemudian menambahkan catatan ke file Voucher Utang
(Payable). Sistem akan memberikan kunci unik (Nomor Voucher) untuk setiap catatan. Sybil
memasukkan secara manual data berikut ini langsung dari faktur pemasok: nomor pesanan
pembelian, nomor vendor, nomor faktur pemasok, jumlah penuh yang harus dibayar, jumlah
diskon yang harus dibayar, dan tanggal jatuh tempo. Tanggal jatuh tempo dipilih untuk
memanfaatkan diskon pembelian. Terakhir, Sybil mengarsipkan faktur vendor di lemari arsip
kantornya.

Pengeluaran Kas
Setiap hari, Sean O'Connell di departemen Pengeluaran Kas meninjau file Voucher Utang untuk
item yang harus dibayar pada hari itu. Untuk setiap item yang jatuh tempo, ia menambahkan
catatan ke file Register Cek. Sistem memberikan kunci unik (Nomor Chk) dan Sean secara
manual menambahkan data berikut ini ke dalam catatan Register Cek: nomor voucher, nomor
vendor, jumlah pembayaran, dan tanggal. Sistem secara otomatis menempatkan nomor cek
dalam catatan Voucher Utang yang sesuai untuk mengindikasikan bahwa pembayaran telah
dilakukan. Cek tersebut dicetak di kantor Sean dan kemudian ditinjau dan ditandatangani oleh
Irving Stern, manajer departemen.