CASE 7: EXPENDITURE CYCLE

Lexsteel Corporation adalah produsen furnitur baja terkemuka. Meskipun perusahaan memiliki pabrik
dan fasilitas distribusi di seluruh Amerika Serikat, fungsi pembelian, akuntansi, dan perbendaharaan
dipusatkan di kantor pusat perusahaan.

Saat membahas surat manajemen dengan auditor eksternal. Ray Landsdown, pengendali Lexsteel,
menjadi sadar akan potensi masalah dengan sistem hutang dagang. Auditor harus melakukan prosedur
audit tambahan untuk membuktikan keabsahan prosedur hutang dan cutoff. Auditor telah
merekomendasikan agar studi sistem terperinci dibuat dari prosedur saat ini. Studi semacam itu tidak
hanya menilai eksposur perusahaan terhadap penggelapan dan penggelapan potensial, namun juga
mengidentifikasi cara untuk memperbaiki kontrol manajemen.

Landsdown telah menugaskan tugas studi tersebut ke Dolores Smith, seorang akuntan yang relatif
baru di departemen tersebut. Karena Smith tidak dapat menemukan dokumentasi prosedur
pembayaran hutang yang memadai, dia mewawancarai karyawan yang terlibat. Deskripsi prosedur
saat ini disajikan di bawah ini.

Mainframe komputer host terletak di kantor pusat perusahaan dengan terminal penempatan kerja jarak
jauh interaktif di setiap lokasi cabang. Secara umum, entri data terjadi pada sumber dan dikirim ke basis
data terpadu yang tersimpan pada komputer host. Transmisi data dilakukan antara kantor cabang dan
komputer tuan rumah melalui saluran telepon sewaan. Perangkat lunak ini memungkinkan fleksibilitas
untuk mengelola akses pengguna dan mengedit masukan data.

Perintah produksi dan tagihan material yang sesuai dihasilkan oleh komputer host di kantor pusat
perusahaan. Berdasarkan tagihan bahan baku ini, pesanan pembelian bahan baku dihasilkan oleh fungsi
pembelian terpusat dan dikirim langsung ke vendor. Setiap pesanan pembelian menginstruksikan
vendor untuk mengirimkan bahan langsung ke pabrik manufaktur yang sesuai. Pabrik manufaktur,
dengan asumsi bahwa pesanan pembelian yang diperlukan telah dikeluarkan, lanjutkan dengan perintah
produksi yang diterima dari kantor pusat perusahaan. Ketika barang diterima, pabrik memeriksa dan
memverifikasi penghitungan ke slip pengepakan dan mengirimkan data penerimaan ke rekening yang
harus dibayar di kantor pusat perusahaan. Jika pengiriman bahan baku tertinggal, masing-masing
manajer cabang diberi wewenang untuk memesan bahan dan mengeluarkan perintah pembelian
darurat langsung ke vendor. Data tentang perintah darurat dan verifikasi penerimaan material dikirim
melalui komputer ke rekening yang harus dibayar di kantor pusat perusahaan. Karena perusahaan
menggunakan sistem persediaan perpetual yang terkomputerisasi, jumlah fisik bahan baku dianggap
tidak efektif biaya dan tidak dilakukan.

Faktur vendor dikirim langsung ke kantor pusat perusahaan dan dimasukkan ke rekening hutang saat
diterima; Hal ini sering terjadi sebelum data penerimaan dikirim dari kantor cabang. Hari terakhir masa
faktur untuk pembayaran dimasukkan sebagai tanggal jatuh tempo pembayaran. Tanggal jatuh tempo
ini harus sering dihitung oleh orang yang masuk daftar data dengan menggunakan informasi yang
tercantum pada faktur.

Sekali seminggu, faktur karena minggu berikutnya dicetak dalam urutan masuk kronologis pada daftar
pembayaran, dan cek yang sesuai akan ditarik. Cek dan daftar pembayaran dikirim ke kantor bendahara
untuk ditandatangani dan dikirim ke penerima pembayaran. Nomor cek dicetak oleh komputer dan
ditampilkan pada daftar cek dan pembayaran dan divalidasi saat cek ditandatangani. Setelah cek
dikirimkan, daftar pembayaran dikembalikan ke rekening yang harus dibayar untuk pengarsipan. Bila
tidak ada cukup uang untuk membayar semua faktur, cek tertentu dan daftar pembayaran disimpan
oleh bendahara sampai semua cek dapat dibayarkan. Ketika cek yang tersisa dikirimkan, daftar tersebut
kemudian dikembalikan ke akun hutang. Seringkali, surat cek mingguan mencakup beberapa cek dari
minggu sebelumnya, namun jarang ada lebih dari dua daftar mingguan yang terlibat.

Ketika hutang menerima pembayaran kembali dari kantor bendahara, biaya dibagikan, dikodekan, dan
dikirim ke rekening pabrik / rekening pusat yang sesuai. Laporan kinerja ringkasan mingguan diproses
oleh hutang usaha untuk setiap pusat biaya dan lokasi cabang, yang mencerminkan semua entri data ke
titik tersebut.