MEKANISME PELAYANAN DALAM ESKPEDISI

KERETA API DIKANTOR PERWAKILAN

HERONA EXPRESS SOLO

LAPORAN KERJA PRAKTIK

Disusun untuk Melengkapi Kerja Praktik

Pada Program Studi Manajemen

Oleh :

ROSIDA APRILIANA SHAHIRAH

200414050

FALKUTAS HUKUM DAN BISNIS

UNIVERSITAS DUTA BANGSA SURAKARTA
2023

i
 HALAMAN PERSETUJUAN

Nama : Rosida Apriliana Shahirah

NIM : 200414050
Program Studi : S1 Manajemen
Judul Laporan : Mekanisme Pelayanan Dalam Ekspedisi Kereta Api Di
Herona Express Solo

Telah disetujui oleh pembimbing pada :

Hari/Tanggal :

Menyetujui

Pembimbing Lapangan Pembimbing Akademik

Pratiwi Adi Setyorini Agus Suyatno S.Pd.,M.M

NIDN. 0625017701

Mengetahui,
Dekan Falkutas Hukum dan Bisnis
Universitas Duta Bangsa Surakarta

Indra Hastuti SE., M.Si., M.M

NIDN. 0617016902

ii
 HALAMAN PENGESAHAN

Nama : Rosida Apriliana Shahirah

NIM : 200414050
Program Studi : S1 Manajemen
Judul Laporan : Mekanisme Pelayanan Dalam Ekspedisi Kereta Api
DiHerona Express Solo

Telah dipertahankan di hadapan penguji seminar Kerja Praktik sebagai syarat

untuk menempuh Skripsi S1 pada program studi Manajemen.

Hari/Tanggal : Sabtu 16 September 2023

Mengesahkan,
Dosen Penguji

Agus Suyatno S.Pd., M.M

NIDN. 0625017701

Mengetahui,
Ketua Program Studi Manajemen

Agus Suyatno S.Pd., M.M

NIDN. 0625017701

iii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta’ala atas anugerah dan

karuniaNya senantiasa memberikan rizki nikmat sehat sempurna sehingga penulis
dapat melaksanakan Kerja Praktik (KP) di Herona Express Solo serta
menyelesaikan laporan KP ini dengan judul Kualitas ”judul’’ dengan baik.
Penulisan Laporan KP (Kerja Praktik) ini dilakukan dalam rangka memenuhi
syarat untukmelengkapi persyaratan skripsi (S1) pada Program Studi S1
Manajemen.
Dalam penulisan tugas akhir ini penulis menyadari tidak lepas dari
bimbingan, arahan, bantuan, dan motivasi dari berbagai pihak baik langsung
maupun tidak langsung. Oleh karena itu penulis ingin mengucapkan terimakasih
kepada :

 Ibu Pratiwi Adi Setyorini selaku Kepala Perwakilan di Herona Express

Solo
 Bapak Dr. Singgih Purnomo M.M selaku Rektor Universitas Duta Bangsa
Surakarta
 Ibu Indra Hastuti SE., M.Si., M.M selaku Dekan Fakultas Hukum dan
Bisnis Universitas Duta Bangsa Surakarta
 Bapak Agus Suyatno S.Pd., M.M selaku Ketua Program Studi Manajemen
dan Pembimbing Akademik
 Seluruh karyawan dan teman-teman kerja praktik di Herona Express Solo

Penulis menyadari bahwa dalam laporan KP (Kerja Praktik) masih jauh dari
sempurna. Oleh karena itu, segala kritik dan saran yang sifatnya membangun akan
menyempurnakan penulisan laporan KP (Kerja Praktik) ini serta bermanfaat bagi
penulis, pembaca dan bagi laporan-laporan selanjutnya.
Surakarta 5 Agustus 2023

iv
 Penulis

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL.......................................................................................i
HALAMAN PERSETUJUAN.......................................................................ii
HALAMAN PENGESAHAN ......................................................................iii
KATA PENGANTAR...................................................................................iv
DAFTAR ISI..................................................................................................v
DAFTAR GAMBAR....................................................................................vii
DAFTAR LAMPIRAN...............................................................................viii
BAB 1 PENDAHULUAN.............................................................................ix
1.1 Latar Belakang..........................................................................................1
1.2 Perumusan Masalah..................................................................................2
1.3 Batasan Masalah.......................................................................................2
1.4 Tujuan Kerja Praktik.................................................................................3
1.5 Manfaat Kerja Praktik...............................................................................3
1.6 Metode Pelaksanaan Kerja Praktik...........................................................4
1.7 Waktu dan Tempak Pelaksanaan..............................................................5
1.8 Sistematika Penulisan...............................................................................6
BAB II LANDASAN TEORI.........................................................................8
2.1 Manajemen...............................................................................................8
2.1.1 Definisi Manajemen.........................................................................8
2.1.2 Fungsi Manajemen ..........................................................................9
2.2 Mekanisme................................................................................................9
2.2.1 Definisi Mekanisme........................................................................9
2.2.2 Manfaat Mekanisme.....................................................................10
2.3 Expedisi..................................................................................................10
2.3.1 Definisi Ekspedisi..........................................................................10
2.3.2 Manfaat Ekspedisi.........................................................................11
2.3.3 Mekanisme / Cara Kerja Ekspedisi................................................13

v
BAB III TINJAUAN UMUM......................................................................15
3.1 Profil Herona Express.............................................................................15
3.2 Kantro Unit dan Perwakilan Herona Express.........................................18
3.3 Herona Express Solo...............................................................................20
3.3.1 Denah Lokasi...........................................................................20
3.4 Visi, Misi dan Motto...............................................................................22
3.5 Struktur Organisasi Herona Express Solo..............................................23
3.6 Deskripsi Struktur Organisasi ................................................................23
3.6.1 Kepala Perwakilan.........................................................................23
3.6.2 Kepala Administrasi......................................................................24
3.6.3 Kepala Operasional Siang..............................................................26
3.6.4 Kepala Operasional Malam...........................................................26
3.7 Obyek Kerja Praktik...............................................................................27
BAB IV PEMBAHASAN............................................................................29
4.1 Mekanisme Pelayanan Exspedisi Herona Express Solo.........................29
4.2 Mekanisme Pengiriman Barang..............................................................30
4.3 Pembahasan............................................................................................30
4.3.1 SPDMLK.......................................................................................30
4.3.2 Mekanisme Pengiriman...............................................................31
4.4 Mekanisme Penerimaan Barang Datang.................................................38
4.5 Tahapan pengambilan Barang................................................................39
4.6 Mekanisme Komplain.............................................................................40
BAB V PENUTUP.......................................................................................42
5.1 Kesimpulan.............................................................................................42
5.2 Saran.......................................................................................................42
5.2.1 Saran Bagi Mahasiswa..................................................................42
5.2.2 saran Bagi Herona Express Solo..................................................43
DAFTAR PUSTAKA...................................................................................44

vi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Logo Herona Express................................................................15

Gambar 3.2 Pediri Herona Express..............................................................16

Gambar 3.3 Denah Lokasi Herona Express Solo.........................................20

Gambar 3.4 Kantor Herona Express Solo.....................................................21

Gambar 3.5 Struktur Organisasi Herona Express Solo................................23

Gambar 3.6 Surat Pengiriman.......................................................................28

Gambar 3.7 Daftar Muatan ..........................................................................28

Gambar 4.1 Mekanisme Pengriman Barang.................................................30

Gambar 4.2 SPDMLK..................................................................................31

Gambar 4.3 Meja Timbang...........................................................................32

Gambar 4.4 Form Surat Pengiriman............................................................34

Gambar 4.5 Form Daftar Muat ....................................................................38

Gambar 4.6 Mekanisme Barang Datang ......................................................38

Gambar 4.7 Mekanisme Komplain Barang..................................................40

vii
 DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Jadwal Kerja Praktik.........................................................................6

Tabel 3.1 Kantor Cabang Jakarta......................................................................18
Tabel 3.2 Kantor Cabang Bandung...................................................................18
Tabel 3.3 Kantor Cabang Semarang.................................................................18
Tabel 3.4 Kantor Cabang Yogyakarta...............................................................19
Tabel 3.5 Kantor Cabang Surabaya..................................................................19
Tabel 3.6 Kantor Cabang Serang……………………………………………...19

viii
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Permohonan Izin Praktik Kerja

Lampiran 2 Surat Penerimaan Mahasiswa Kerja Praktik
Lampiran 3 Surat Penyerahan Mahasiswa Kerja Praktik
Lampiran 4 Surat Penarikan Mahasiswa Kerja Praktik
Lampiran 5 Presensi Kerja Praktik
Lampiran 6 Logbook Kerja Prakti
Lampiran 7 Penilaian Kerja Praktik

ix
x
 BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Jasa pengiriman barang atau jasa ekspedisi kini semakin diminati setiap

harinya oleh kalangan masyarakat di Indonesia, terutama pada zaman yang

canggih ini. Kemajuan teknologi di era globalisasi cenderung membuat

masyarakat menyukai segala seuatu yang mudah dan praktis. Terlebih dalam hal

mengirimkan barang yang menyangkut keterjangkauan wilayah. Jasa pengiriman

akan menjadi solusi bagi mereka yang menyukai kemudahan dan kepraktisan

dalam mengirimkan barang, selain itu jasa pengiriman juga dirasa sangat efektif

dan efisien. Banyaknya masyarakat yang mengirim barang menjadikan jasa

pengiriman sangat penting bagi masyarakat. Jarak antara pengirim dan penerima

semakin tak terbatas dan jarak tersebut dapat dijembatani oleh jasa pengiriman.

Mekasisme dalam proses pengiriman barang melalui jasa ekspedisi harus seuai

dengan ketentuan yang ada. Mekanisme menentukan sistem kinerja atau prosedur

dalam suatu sitem agar dapat berjalan dengan baik. PT. Herona Express adalah

Perusahaan yang bergerak di bidang perusahaan swasta yang bergerak dibidang

jasa ekspedisi melalui moda kereta api yang berkantor pusat di Jakarta. Sesuai

dengan kenyataan, saat ini kebutuhan akan jasa pengiriman barang sangat penting

sehingga kantor Hero Express yang berpusat di Jakarta pun mengepakkan

sayapnya dan mulai membuka kantor cabang di berbagai daerah di seluruh Pulau

Jawa, Madura dan Bali.

1
 2

Mekanisme pelayanan sangan penting diterapkan pada usaha penyedia jasa.

Karena sistem dan mekanisme pelayanan lebih dirasakan langsung oleh

konsumen. Kualitas pelayanan merupakan pelayanan yang diberikan kepada

konsumen sesuai dengan standarisasi yang telah di tetapkan. Dengan pelayanan

yang baik akan membawa citra baik bagi perusahaan. Tidak jarang adanya

beberapa keluhan dari konsumen tentang beberapa problem dalam pengiriman.

Seperti tidak mengerti bagaimana prosees pengiriman barang dari kota asal ke

kota tujuan.

Oleh karena itu diperlukannya pemberitahuan tentang bagaimana mekanisme

sistem pelayanan dalam ekspedisi sehingga dapat meminimalisir komplain dari

pelanggan dan dapat menjaga citra baik bagi perusahaan . Berdasarkan latar

belakang diatas penulis mengambil judul “ Mekanisme Pelayanan Dalam

Ekspedisi Kereta Api Di Herona Express Solo”.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan dengan latar belakang yang telah dijabarkan di atas maka

rumusan masalah ini difokuskan pada bagaimana “ Mekanisme Pelayanan

Ekspedisi Kereta Api di Kantor Perwakilan Herona Express Solo?”

1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah di atas maka batasan masalah di atas akan

dibatasi agar memperkecil ruanglingkup yang dibahas agar menjadi lebih spesifik

agar menghasilkan laporan yang lebih spesifik dan efektif. Penulis hanya berfokus

pada Mekanisme Pelayanan Ekspedisi Kereta Api di Kantor Perwakilan Herona

 3

Express Solo. Data yang digunakan berupa Deskriptif umum maupun

pengetahuan umum yang berguna sebagai penunjang laporan kerja praktik.

1.4 Tujuan Kerja Praktik

Berdasarkan rumusan masalah di atas maka tujuan kerja praktik ini adalah

mengetahui Mekanisme dari Pelayanan Ekspedisi Kereta Api Di Herona Express

Solo.

1.5 Manfaat Kerja Praktik

Adapun manfaat dari penulis dapat saat melaksanakan Kerja Praktik antara lain:

1. Bagi Mahasiswa.

a. Mahasiswa dapat menerapkan ilmu pengetahuan yang ada dalam

perkuliahan langsung kelapangan kerja

b. Mengembangkan wawasan pengetahuan dan keterampilan mahasiswa

serta pengembangan kualitas diri.

2. Bagi Universitas.

a. Dapat menjadi acuan dalam pengembangan pembelajaran dalam

universitas

b. Menambah hubungan kerjasama yang saling menguntungkan antara

kedua belah pihak

3. Bagi Instansi ( Herona Express Solo )

a. Membantu perusahaan dalam menyelesaikan permasalahan yang

dialami dan meringankan pekerjaan perusahaan.

 4

b. Dapat meningkatkan sumber daya manusia pada perusahaan melalui

program praktek kerja lapangan

1.6 Metode pelaksanaan Kerja Praktik

Metode yang digunakan dalam kerja praktik ini adalah dengan melakukan

Observasi / Pengamatan , Dokumentasi juga Wawancara.

1. Metode Pengamatan / Observasi

Observasi atau pengamatan adalah kegiatan keseharian manusia

dengan menggunakan pancaindra sebagai alat bantu utamanya. Dengan

kata lain, observasi adalah kemampuan seseorang untuk menggunakan

pengamatannya melalui hasil kerja pancaindra. (Morissan, 2017) .Pada

metode ini penulis menggunakan jenis metode pengamatan partisipasi

dimana penulis mengamati langsungpada bagian administrasi

2. Metode Wawancara

Wawancara merupakan pertemuan dua orang untuk bertukar

informasi dan ide melalui tanya jawab, sehingga dapat dikontruksikan

makna dalam suatu topik tertentu (Sugiyono, 2013). Wawancara yang

digunakan adalah jenis wawancara semi-terstruktur agar proses wawancara

tidak berjalan kaku dan penulis memperoleh jawaban sesuai dengan

kebutuhan penulisan atau bahkan dapat menemukan suatu fakta baru.

Dalam hal ini penulis melakukan wawancara langsung dengan Ibu Pratiwi

Adi Setyorini sebagai Kepala Perwakilan Herona Express Solo.

 5

3. Dokumentasi

Dokumentasi adalah catatan peristiwa yang sudah berlalu, bisa

berbentuk tulisan, gambar, atau karya-karya monumental dari

seorang(Sugiyono, 2013). Adapun data yang didapat oleh penulis

diantaranya rekapitulasi laporan pengiriman harian, panduan inputasi

pengiriman harian kedalam system SPDMLK.

4. Kerja Praktik

Praktik kerja lapangan atau kerja praktik adalah suatu tahap profesional di

mana seorang siswa (peserta) yang hampir menyelesaikan studi (pelatihan)

secara formal bekerja di lapangan dengan supervisi oleh seorang

administrator yang kompeten dalam jangka waktu tertentu yang bertujuan

untuk mengembangkan kemampuan melaksanakan tanggung jawab.

(Pratama:2018) Penulis melaksanakan kerja praktik untuk

mengembangkan skill dalam dunia kerja.

1.7 Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Waktu : 5 Juni 2023 sampai 5 Aguustus 2023

Tempat : Herona Express Solo

Alamat : Jl Abdul Rahman Saleh No 29 Kestalan , Banjarsari

Surakarta 57132.
 6

Dengan Jam kerja Sebagai Berikut

Tabel 1.1 Jadwal Kerja Praktek

Hari Jam Kerja Keterangan

Senin 08.00-17.00 Durasi Waktu Istirahat 1 Jam

Pukul 12.00-13.00 WIB

Selasa - Sabtu 07.30-17.00 Durasi Waktu Istirahat 1 Jam

Pukul 12.00-13.00 WIB

Minggu - Libur

Sumber : ( Herona Express Solo)

1.8.Sistemastika Penulisan

Dokumen dalam laporan Kerja Praktik ini terdiri dari 5 (lima) bab yaitu sebagai

berikut :

1. Bab I Pendahuluan

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai latar belakang masalah, perumusan

masalah, batasan masalah, tujuan kerja praktik, manfaat kerja praktik,

metode pelaksanaan kerja praktik, waktu dan tempat pelaksanaan kerja

praktik, sistematika penulisan.

2. Bab II Landasan Teori

 7

Pada bab ini berisi teori-teori yang diambil untuk digunakan pada Bab IV

baik berupa definisi, rumus maupun pengetahuan lainnya yang dibutuhkan

dalam pembuatan laporan kerja praktik.

3. Bab III Tinjauan Umum

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai profil institusi, struktur organisasi,

pembagian tugas dan wewenang, dan obyek kerja praktik (Pelaksanaan

kegiatan yang dilakukan selama Kerja Praktik sesuai dengan kompetensi

mahasiswa pada setiap program studi)

4. Bab IV Pembahasan

Pada bab ini akan diuraikan pembahasan Kerja Praktik disesuaikan dengan

tahapan pelaksanaan Kerja Praktik yang telah ditentukan di BAB I point

1.6 yaitu Metode Pelaksanaan Kerja Praktik

5. Bab V Penutup

Pada bab ini berisi kesimpulan laporan kerja praktik secara keseluruhan

dan saran yang diberikan untuk meningkatkan lagi kualitas pelayanan dari

Herona Expressn Solo

6. Lampiran

Pada bab ini berisikan lampiran atau berkas – berkas pendukung lainnya

untuk melengkapi laporan kerja praktik ini.

8
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Manajemen

2.1.1 Definisi Manjemen

Manajemen adalah proses pendayagunaan sumber daya melalui

kegiatan fungsi manajemen yaitu perencanaan, pengorganisasian,

penggerakan, dan pengendalian semua potensi yang dimiliki untuk

mencapai tujuan secara efektif dan efisien. (Arifin :2017)

kata manajemen berasal dari Bahasa Latin, yaitu dari asal kata

manus yang berarti tangan dan agere yang berarti melakukan. Kata-kata itu

digabung menjadi kata kerja manager yang artinya menangani. Dalam

bahasa Arab manajemen diartikan sebagai idaarah, yang berasal dari kata

adaara, yaitu mengatur. Sementara dalam kamus Inggris-Indonesia (Al-

Munawwir :2013).

management diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia menjadi

manajemen atau pengelolaan. Manajemen sendiri, dalam Kamus Bahasa

Indonesia, diartikan dengan „proses pemakaian sumber daya secara efektif

untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan atau penggunaan sumber

daya secara efektif untuk mencapai sasaran (Hidayat & Wijaya: 2017).

Sehingga dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah koordinasi

semua sumber daya melalui proses perencanaan, pengorganisasian,

penetapan tenaga kerja, pengarahan dan pengawasan untuk mencapai

tujuan yang telah di tetapkan terlebih dahulu.

9
 10

2.1.2 Fungsi Manajemen

Adapun fungsi – fungsi manajemen menurut (Mubarok :2019) adalah sebgai

berikut :

a. Perencanaan Perencanaan merupakan menetapkan terlebih dahulu apa yang

akan dikerjakan sehingga tujuan tersebut dapat tercapai dengan baik.

b. Pengorganisasian Mengelompokkan kegiatan orang serta menetapkan

wewenang dan tanggung jawab untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan.

c. Pengarahan Fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha bimbingan,

saran, perintah atau intruksin kepada bawahan dalam melaksankan tugas

sehingga tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar.

d. Pengawasan Mengadakan penilaian, pencocokan, pemeriksaan terhadap

sesuatu yang telah dilakukan sesuai dengan rencana semula.

2.2 Mekanisme

2.2.1 Definisi Mekanisme

Mekanisme dapat diartikan sebagai suatu rangkaian kerja, sebuah

alat yang digunakan dalam menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan

proses kerja, tujuannya adalah untuk menghasilkan hasil yang maksimal

serta mengurangi kegagalan. (Mooenir : 2013)

Mekanisme dapat diartikan sebagai prinsip – prinsip yang biasa

dipakai untuk menjelaskan cara kerja mesin – mesin tanpa menggunakan

intelegensi sebagai sebuah sebab atau prisip kerja. (Ebta Setiawan : 2012)
 11

2.2.2 Manfaat Mekanime

Adapun manfaat mekanisme menurut (Herman D : 2014) yang diantaranya yaitu:

1. Meningkatkan kinerja perusahaan melalui terciptanya proses pengambilan

keputusan yang lebih baik, meningkatkan efisiensi operasional

perusahaan, serta lebih meningkatkan pelayanan kepada stakeholder.

2. Mempermudah diperolehnya dana pembiayaan yang lebih murah dan tidak

rigid “karena faktor kepercayaan” yang pada akhirnya akan meningkatkan

corporate value.

3. Mengembalikan kepercayaan investor untuk menanamkan modalnya di

Indonesia.

4. Pemegang saham akan puas dengan kinerja perusahaan karena sekaligus

akan meningkatkan shareholder Value dan deviden.

2.3 Ekspedisi

2.3.1 Definisi Ekspedisi

Upaya pengiriman barang dari satu bagian ke bagian lain yang

dapat memudahkan konsumen. pengiriman secara tidak langsung secara

aktual sudah sering kali dijumpai dalam kehidupan sehari-hari, dari

kebanyakan pihak produsen sendiri tidak mampu untuk menangani

masalah pengiriman tanpa dibantu oleh beberapa penyedia jasa pengiriman

itu sendiri. Untuk mengatasi permasalahan tersebut produsen tentunya

membutuhkan mitra bisnis yang mumpuni untuk menangani penyaluran

pengiriman yang baik agar produk dan jasa yang diberikan dapat dengan
 12

cepat dirasakan dampaknya oleh konsumen atau pelanggan selaku target

pasar dari produsen itu sendiri. (Desilia purnama dewi :2020)

Aktivitas manfaat atau kepusan yang ditawarkan untuk dijual

secara umum pelayanan jasa pengiriman yang diselenggarakan atau

dilaksanakan secara individu atau kelompok untuk memberikan pelayanan

yang efektif dan efisien (Tjiptono:2014)

Dapat disimpulakan bahwa Jasa ekspedisi atau pengirimsn adalah

layanan pengiriman barang yang disediakan oleh perusahaan tertentu

untuk membantu seseorang atau suatu kelompok dalam mengirimkan

barang dari satu tempat ke tempat lain. Jadi, jika ada yang ingin

mengirimkan barang ke kota atau negara lain, tidak perlu repot mengurus

pengiriman sendiri. Pelanggan bisa menggunakan jasa ekspedisi yang akan

mengambil alih tugas tersebut.

Jasa ekspedisi biasanya dilengkapi dengan layanan pengambilan

barang, pengemasan, pengiriman, dan pelacakan status pengiriman barang.

Dengan menggunakan jasa ekspedisi, konsumen bisa lebih mudah dan

aman dalam mengirimkan barang ke tujuan dengan cepat dan efisien.

2.3.2 Manfaat Ekspedisi

Adapun manfaat mengirimkan barang melalui jasa ekspedisi menurut (Mabruri.

S : 2022) adalah sebagai berikut:

1. Mampu mengirimkan barang dengan waktu yang lebih efisien

 13

Salah satu manfaat yang diberikan oleh jasa ekspedisi baru di Indonesia yakni

memberikan efisiensi waktu dalam hal pengiriman barang. Sebab, pihak jasa

penyedia layanan biasanya akan memberikan layanan berupa penjemputan

barang. Dengan begitu,Pelanggan tidak perlu 1. Hemat Waktu dan Biaya

Manfaat adanya jasa ekspedisi adalah hemat waktu dan biaya. Meski masih tujuan

pengiriman barang masih dalam lingkup satu kota, mengirim sendiri barang tentu

akan banyak menyita waktu, sementara waktu yang tersita tersebut dapat Anda

gunakan untuk hal lain. Dengan menggunakan jasa ekspedisi, Anda hanya perlu

mengantar barang ke counter terdekat, dan selanjutnya pengiriman akan dilakukan

oleh jasa ekspedisi.

Dari segi biaya, pengiriman dengan jasa ekspedisi juga akan lebih efisien.

Mengirimkan satu baran atau banyak barang menghabiskan biaya yang sama jika

pengiriman dilakukan sendiri. Namun dengan adanya jasa ekspedisi, biaya

pengiriman barang bisa jauh ditekan.

2. Jaminan Keamanan

Jasa ekspedisi adalah perusahaan yang memiliki produk berupa layanan

pengiriman. Layanan tersebut biasanya juga dilengkapi dengan layanan asuransi,

yang akan menjamin barang yang Anda kirim akan sampai di alamat tujuan

dengan aman. Seandainya saja barang rusak atau hilang selama proses

pengiriman, pemilik barang akan mendapat ganti rugi sesuai nilai barang.
 14

3. Posisi Barang Bisa Dicek

Kebanyakan perusahaan jasa ekspedisi telah dilengkapi dengan fitur tracking

barang. Dengan fitur ini, pengirim atau penerima dapat memeriksa status barang,

sehingga mereka bisa tahu barang yang dikirim sudah sampai mana.

2.3.3 Mekanisme / Cara Kerja Ekspedisi

Berikut ini cara kerja suatu jasa ekspedisi menurut (Dwi Suko:2022) adalah

sebagai berikut

1. Screening Barang

Cara kerja jasa pengiriman dimulai dari pengecekan barang atau

screening. Di tahap ini, barang-barang yang akan Anda kirim harus

diperiksa dulu oleh petugas kantor cabang pelayanan ekspedisi. Biasanya

pemeriksaan tidak harus dengan membuka paket barang, petugas hanya

akan menanyakan jenis barang yang Anda kirim.

Meski begitu diharapkan Anda menjawab dengan jujur karena hal

ini akan berpengaruh terhadap treatment paket saat dalam proses

pengiriman. Seperti barang pecah belah yang harus diperlakukan dengan

hati-hati supaya barang tidak pecah saat pengiriman. Begitupun untuk

barang berbahaya yang melanggar hukum, maka pastinya tidak boleh

dikirim karena hal itu dapat merugikan pihak ekspedisi.

2. Packing
 15

Biasanya meski Anda sudah mengemas barang sebelum dibawa ke

kantor cabang pelayanan, pihak jasa pengiriman akan memberikan packing

tambahan untuk memastikan paket sampai dengan aman hingga ke tangan

penerima. Tak jarang pihak ekspedisi juga menambahkan label yang

sesuai dengan isi dari paket yang Anda kirim.

3. Mengurus Administrasi

Berikutnya, sebelum paket Anda dikirim, Anda perlu mengurus

administrasi seperti memberikan informasi yang jelas terkait identitas

pengirim dan penerima. Tujuannya tentu saja supaya barang sampai ke

tangan yang tepat. Dan jika ada masalah seperti alamat tidak ditemukan,

maka paket Anda dapat kembali pada Anda melalui alamat yang tertera
 BAB III

TIJAUAN UMUM

3.1 Profil Herona Express

Adapun logo Herona Express adalah sebagai berikut :

Gambar 3.1 Logo Herona Express

(Sumber : Herona Express )
PT Herona Express adalah salah satu perusahaan ekspedisi muatan kereta api yang

bergerak di bidang jasa pelayanan pengiriman via kereta api dan truck box ke

lebih dari 50 kota di Pulau Jawa, Bali dan Madura.Perusahaan ini dirintis pertama

kali pada tahun 1966 dengan nama Hero Indonesia Agency, sebagai salah satu

perusahaan sub kontraktor Kereta Api.

16
 17

Pada tanggal 14 Januari 1972, PT Herona Express didirikan di Jakarta oleh

Almarhum DR. H. Zainal Arifin Syah, MBA., Almarhum H. Alimuddin Syah, dan

Almarhum H. Abdul Djalal, BBA melalui Akte Pendirian Nomor 21 Notaris

ATMADIREDJA di Jakarta. Untuk pertama kalinya pula sekaligus dibuka Kantor

Pusat dan Kantor Cabang yang berdomisili di DKI Jakarta.

Gambar 3.2 Pendiri Herona Express

(Sumber : Herona Express )

Selang 8 tahun kemudian, pada 1980 PT Herona Express secara resmi diterima

menjadi kontraktor PT Kereta Api melalui kontrak pertama hanya dengan satu

kereta, yaitu kereta Api Bima.

Pada tahun 2010, PT Herona Express berkantor pusat di Komplek Perkantoran

Ogie Plaza, Jl. Siliwangi No.8 Pamulang, Tangerang Selatan. Perjalanan selama

lebih dari 46 tahun memberikan pengalaman berharga bagi perkembangan

perusahaan. Kini, PT Herona Express memiliki 6 Kantor Cabang di Jakarta,

Serang, Bandung, Semarang, Yogyakarta, dan Surabaya.

 18

Sebagai mitra kerja PT Kereta Api Indonesia (Persero), PT Herona Express

melaksanakan kegiatan pengiriman paket dan dokumen melalui kereta api-kereta

api: Gajayana, Turangga, Harina, Malabar, Sri Tanjung, Parcel. Disamping kereta

api, juga tersedia armada truck box container. Di Kantor Pusat, selain kegiatan

manajemen administrasi, juga terdapat pergudangan dan bengkel perawatan

kendaraan.

Dengan sarana angkutan kereta api dan armada tersebut, PT Herona Express

melayani masyarakat yang membutuhkan jasa pengiriman cepat, tepat, aman dan

terjamin. Termasuk pula jasa pengepakan dan angkutan khusus seperti pindah

rumah dan sebagainya.

Prinsip pelayanan yang mengutamakan kepuasan pelanggan dan moto cepat-tepat-

aman-terjamin membuahkan penghargaan dari PT Kereta Api Indonesia (Persero)

sebagai Expeditur Terbaik (2010), The Best of The Year dan The Best Value of

Retail (2012), The Best Retail Performance (2014), Ekspeditur BHP Terbaik 1

dan Best Perfomance (2015), Apresiasi Keikutsertaan Asian Railways CEO

Conference (2016) dan The Best of Retail (2017).

 19

3.2 Kantor Unit dan Perwakilan Herona Express

Tabel 3.1 Kantor Cabang Jakarta

KANTOR CABANG JAKARTA

Kantor Unit Duren Sawit Kantor Unit Tanah Abang
Kantor Unit Manggarai Kantor Unit Pasar Senen
Kantor Unit Pangeran Jayakarta Kantor Perwakilan Tangerang
Kantor Unit Jakarta Gudang Kantor Perwakilan Bekasi
Kantor Unit Pamulang Kantor Perwakilan Cikampek
Kantor Perwakilan Bogor Kantor Perwakilan Depok
(Sumber : Herona Express Solo)

Tabel 3.2 Kantor Cabang Bandung

KANTOR CABANG BANDUNG

Kantor Unit Cicalengka Kantor Perwakilan Tasikmalaya
Kantor Unit Bandung Stasiun Kantor Perwakilan Cirebon
Kantor Unit Buah Batu Kantor Perwakilan Banjar
(Sumber : Herona Express Solo)

Tabel 3.3 Kantor Cabang Semarang

KANTOR CABANG SEMARANG

Kantor Unit Semarang Imam Bonjol Kantor Perwakilan Pekalongan
Kantor Perwakilan Semarang Kantor Perwakilan Cepu
Tembalang
Kantor Perwakilan Tegal
(Sumber : Herona Express Solo)
 20

Tabel 3.4 Kantor Cabang Yogyakarta

KANTOR CABANG YOGYAKARTA

Kantor Unit Yogyakarta Lingkar Barat Kantor Perwakilan Kebumen
Kantor Unit Yogyakarta Tugu Kantor Perwakilan Kutoarjo
Kantor Unit Yogyakarta Kantor Perwakilan Wates
Kantor Perwakilan Purwokerto Kantor Perwakilan Klaten
Lempuyangan
Kantor Perwakilan Kroya Kantor Perwakilan Solo
Kantor Perwakilan Gombong Kantor Perwakilan Sragen
(Sumber : Herona Express Solo)

Tabel 3.5 Kantor Cabang Surabaya

KANTOR CABANG SURABAYA

Kantor Unit Surabaya Karet
Kantor Unit Surabaya Gubeng
Kantor Unit Surabaya Turi
Kantor Unit Surabaya Gudang
Kantor Perwakilan Madiun
Kantor Perwakilan Kediri
Kantor Perwakilan Blitar
Kantor Perwakilan Tulungagung
Kantor Perwakilan Malang
Kantor Perwakilan Bojonegoro
Kantor Perwakilan Babat
Kantor Perwakilan Gresik
Kantor Perwakilan Bangil
(Sumber : Herona Express Solo)
Kantor Perwakilan Nganjuk
Kantor Perwakilan Kertosono
Kantor Perwakilan Jombang
Kantor Perwakilan Mojokerto
Kantor Perwakilan Sidoarjo
Kantor Perwakilan Pasuruan
Kantor Perwakilan Probolinggo
Kantor Perwakilan Tanggul
Kantor Perwakilan Jember
Kantor Perwakilan Rogojampi
Kantor Perwakilan Ketapang
Kantor Perwakilan Denpasar
Kantor Perwakilan Pamekasan

Tabel 3.6 Kantor Cabang Serang

KANTOR CABANG SERANG

Kantor Unit Cilegon
(Sumber : Herona Express Solo)
 21

3.3 Herona Express Solo

PT Herona Express Solo berdiri sejak bulan Desember 1981. Pada tahun

2011 telah dibuka juga kantor sub perwakilan di Solo Jebres. Kantor Perwakilan

PT Herona Express Solo berada di Jl. Abdul Rahman Saleh No.29 RT002 RW04

Kelurahan Kestalan Kecamatan Banjarsari 57123, ± 200m Timur RRI Surakarta.

3.3.1 Denah Lokasi

Denah Lokasi Herona Express Solo

Gambar 3.3 : Denah Lokasi Herona Express Solo

( Sumber : Google Maps Herona Express Solo )

Kantor Unit Solo Jebres, berada di komplek Setasiun Jebres Jl. Ledoksari No.1

Jebres Solo kurang lebih 3 km arah timur dari kantor di Solo Balapan.
 22

Kiriman untuk di luar Solo yang bisa dilayani meliputi Karanganyar, Sukoharjo,

Wonogiri dan Boyolali.

Gambar 3.4 Kantor Herona Express Solo

Sumber : ( Herona Express Solo )

Di Setasiun Purwosari, tidak ada kantor sub perwakilan tetapi ada kegiatan

bongkar muat kiriman, dan pemilik barang yang sekaligus menjadi penumpang

Kereta Api Sritanjung dapat langsung mengambil kirimannya di Setasiun Kereta

Api Purwosari.

Diantara pelanggan PT Herona Express Solo adalah :

PT Gimin Sukses Persada, PT Solo vd, CV Kalista, PT Tyfountex, CV Ultima,

CV Cahyo Nugroho, PT Duniatex, PT Ras Garmen, PT Sakura Garmen, PT

Akurat, PT Tupai Adymas, PT Vinsa Mandira, pengusaha batik, kerajinan, alat-

alat olah raga, dan masih banyak lagi.

 23

3.4 Visi, Misi Dan Motto

Visi

Menjadi perusahaan jasa angkutan kereta api yang berstandar internasional

dengan mengutamakan kepuasan pelanggan dan para pemegang saham.

Misi

Memberikan pelayanan prima pelanggan dengan slogan Cepat-Tepat-Aman-

Terjamin melalui sarana angkutan kereta api, ditunjang oleh sumber daya

manusia yang terlatih dan profesional serta manajemen yang dinamis - pro

aktif.

Motto

“Kirim Barang Cepat, Tepat, Aman, Terjamin via kereta api, Herona Express

solusinya”

3.5 Struktur Organisasi Herona Express Solo

Berikut susunan struktur organisasi dari Herona Express Solo

 24

Struktur Organisasi Herona Express Solo

Kepala Perwakilan
Pratiwi Adi Setyorini

Kepala Administrasi Kepala Operasional Kepala Operasional

Ibu Prihartini Puji Malam Pagi
Rahayu Bp Rohim Bp. Budi Susilo

Gambar 3.5 Susunan Organisasi Herona Express

( Sumber : Herona Express Solo )

3.6 Deskripsi Struktur Oranisasi

3.6.1 Kepala Perwakilan

Tugas :

1. Mengelola bisnis dan menyusun strategi bisnis untuk kemajuan

perusahaan

2. Melakukan evaluasi terhadap kinerja karyawan di perusahaan

sehingga seluruh kinerja karyawan bisa ditingkatkan atau

dipertahankan.
 25

3. Menentukan dan memilih staf-staf yang membantu dalam perusahaan.

4. Menyetujui anggaran belanja perusahaan

5. Mengirim laporan secara rutin ke para pemegang saham

6. Melakukan pengadaan rapat dengan semua jajaran pada perusahaan

tersebut

7. Menerapkan visi misi perusahaan

Wewenang :

1. Mewakili perusahaan untuk melakukan kerjasama dengan lembaga

lain baik dengan lembaga dalam negeri atau luar negri

2. Mewakili perusahaan dalam perkara pengadilan atau hukum dalam

skala dalam negri atau luar negri.

3. Mengurus dan mengelola kepentingan perusahaan yang sesuai dengan

maksud dan tujuan sesuai dengan kebijakan yang sebelumnya dibuat.

4. Menjalankan kepengurusan sesuai dengan kebijakan yang tepat yang

telah ditetapkan

3.6.2 Kepala Administrasi

Tugas :

1. Menyusun rencana kegiatan pengelolaan administrasi perusahaan, umum,

dan kepegawaian sesuai ketentuan sebagai dasar pelaksanaan tugas;

 26

2. Mengumpulkan peraturan petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis

administrasi, umum, dan kepegawaian sesuai kebutuhan sebagai pedoman

pelaksanaan tugas;

3. Membagi tugas pengelolaan administrasi, umum dan kepegawaian kepada

bawahan sesuai job untuk kelancaran pelaksanaan tugas;

4. Memberikan bimbingan kepada bawahan dibidang administrasi , umum

dan kepegawaian berdasarkan ketentuan untuk tertibnya pelaksanaan

tugas;

5. Melakukan koreksi hasil pengelolaan administrasi dibidang umum dan

kepegawaian sesuai ketentuan untuk mengetahui tingkat kebenaran dan

keakuratan;

6. Memeriksa hasil penyusunan administrasi dibidang program, perencanaan

dan pelaporan sesuai ketentuan untuk mengetahui tingkat kebenaran dan

keakuratan;

7. Mengevaluasi pelaksanaan tugas pengelolaan administrasi dibidang ,

umum dan kepegawaian secara berkala agar diketahui perkembangan

pelaksanaan tugas;

8. Mengkonsultasikan pelaksanaan tugas kepada atasan melalui pertemuan

untuk mendapatkan arahan dan petunjuk;

9. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dengan kepala subbidang dan

kepala subbagian lainnya melalui pertemuan untuk penyatuan pendapat;

10. membuat laporan pelaksanaan tugas secara berkala sebagai bahan

evaluasi; dan
 27

11. melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan baik lisan/tertulis

untuk kelancaran tugas kedinasan.

Wewenang :

1. Berwenang untuk mengambil kebijakan terhadap semua pekerjaan yang

terkait dengan tugastugas administratif di lingkungan perusahaan.

2. Berwenang untuk mengadakan rapat koordinasi dengan Kabag, Kaur dan

staf karyawan di lingkungan Administrasi Umum.

3.6.3 Kepala Operasional Siang

Tugas :

1. Mengembangkan ide-ide yang lebih inovatif terkait dengan operasional

sehingga bisa berjalan dengan lebih baik, efektif, serta efisien

2. Meningkatkan efektivitas operasional dalam sebuah perusahaan

3. Mengurangi pengeluaran operasional yang tidak terlalu penting atau

mendesak

4. Mengatur agar operasional biaya yang dibutuhkan dalam setiap

pengiriman

5. Mengawasi seluruh kegiatan pengiriman barang ke Alamat sesuai dengan

surat pengiriman

6. Melakukan ceking barang yang berstatus tanpa barang

Wewenang :

1. Mengambil setiap keputusan dalam operasional siang

 28

2. Memberikan perintah terhadap seluruh staff terhadap suatu hal atau

masalah

3.6.4 Kepala Operasional Malam

Tugas :

1. Bertanggung jawab dalam operasional malam

2. Mencatat laporan barang yang akan dimuat dalam kereta

3. Mencata laporan barang tiba

4. Mencatat laporan keuangan operasional malam

5. Melakukan koscek terhadap semua barang yang tiba maupun yang

akan dikirim

Wewenang :

1. Mengambil setiap keputusan dalam operasional siang

2. Memberikan perintah terhadap seluruh staff terhadap suatu hal atau

masalah

3.7 Obyek Kerja Praktik

Obyek kerja praktik selama kegiatan kerja praktik berlangsung ialah

menghandel tamu melalui telefon maupun melalui pesan whatsapp ,

Dalam tugas keseharian sebagai berikut :

1. Membuat Surat Pengiriman

Pekerjaan utama penulis disetiap harinya adalah melayani

pelanggan secara langsung , dengan membantu pembuatan surat

pengiriman menggunakan system SPDMLK, surat ini berguna

 29

sebagai surat jalan agar barang bisa dikirim dalam surat tersebut

berisikan informasi penting berupa , nama pengirim dan penerima ,

berapa banyak barang isi dari barang tersebut , berat keseluruhan

biaya pengiriman dan biaya lain-lainnya

Gambar 3.6 Surat Pengiriman

( Sumber : spdmlk.heronaexpress.co.id )

2. Membuat Daftar Muatan

Tugas lain dari penulis adalah membuat daftar muatan barang ,

daftar muatan adalah tahapan selanjutnya setelah pembuatan surat

pengiriman. Dalam surat ini berisi jumlah seluruh muatan dari

setiap kota tujuan

 30

Gambar 3.7 Daftar Muatan

( Sumber : spdmlk.heronaexpress.co.id )
 BAB IV
PEMBAHASAN

4.1 Mekanisme Pelayanan Ekspedisi Kereta Api di Herona Express Solo

Sebagai salah satu jasa ekspedisi di solo Herona Express berusaha

memberikan pelayanaan dengan cepat , tepat dan ramah salah satunya

menjaga kualitas pelayanan yang diberikan ke pelanggan

Menurut Ibu Pratiwi Adi Setyorini selaku kepala perwakilan Herona

Express Solo mengatakan bahwa “ suatu mekanisme dalam pelayanan jasa

itu menentukan kelancaran dan keberhasilan suatu pelayanan dan dapat

meminimalisir tenjadinya kesalahan dalam pelayanan”. Hasil wawancra

tersebut sesuai dengan observasi lapangan yang dilakukan oleh penulis,

dimana mekanisme pelayanan merupakan tahapan atau standar pelayanan

yang penting yang berhubungan lansung dengan pelanggan.

Pada saat pelaksanaan Kerja Praktek penulis berada pada bagian

Resepsionis dan Staff Administrasi. Dalam keseharian penulis memiliki tugas

untuk melayani pelanggan secara langsung dengan membuat surat pengiriman

melalui sistem SPDMLK, menerima telepon, dan membuat daftar muatan barang.

Oleh karena itu penulis hanya akan membahas bagian bidang kerja yang penulis

lakukan di Herona Express Solo. Setiap staff atau karyawan memiliki tugas dan

fungsi masing dalam setiap bagian. Secara umum Resepsionis dalan ekspedisi

31
 32

bertugas untuk melayani secara langsung pelanggan secara tatap muka maupun

secara online.

4.2 Mekanisme Pengiriman Barang

Barang Meja Memenuhi Surat

Datang Timbang Syarat Pengiriman

Pengiriman Daftar
ke kota DHP Muatan
tujuan

Gambar 4.1 Mekanisme Pengiriman Barang

(Sumber : Herona Express )
4.3 Pembahasan

4.3.1 SPDMLK

SPDMLK adalah sistem pengelolaan data yang digunakan oleh seluruh

unit di PT Herona Express untuk mengelola semua data seperti data

pengiriman barang , daftar muatan barang, daftar data pelanggan , daftar

pengambilan barang , daftar harga dan sistem tracking berikut ini adalah

gambaran sistem SPDMLK

Gambar 4.2 : SPDMLK

(Sumber : Herona Express)
 33

4.3.2 Mekanisme Pengiriman di Herona Express Solo

a. Barang Datang

a) Barang akan dicek kondisi saat di terima dan

dikonfirmasi ke pelanggam untuk menghindari komplain

b) Barang ditimbang keseluruhannya / barang diukur berapa

panjang lebar dan tinnginya ( berlaku bagi barang yang

memiliki ukuran besar )

b. Meja Timbang

a) Barang yang telah ditimbang akan diinput dalam meja

timbang

b) Pengirim diminta menuliskan nama , alamat nomer telfon

pengirim dan penerima

c) Mengisi jumlah koli / jumlah barang yang dikiirim dalam

satuan koli

d) Mengisi jenis packing yang digunakan

e) Mengisi isi atau jenis dari barang yang akan dikirim

f) Memilih kota tujuan dan moda kereta api yang digunakan

dalam pengiriman sesuai dengan tujuan

g) Memberi label pada setiap barang agar tidak tertukar

dengan barang lainnya

 34

Gambar 4.3 : SPDMLK

(Sumber : Herona Express)

c. Pembuatan Surat Pengiriman

Berikut adalah langkah langkah pengimputan data untuk

pembuatan surat pengiriman yang dilakukan oleh penulis dengan

menggunakan sistem SPDMLK

Gambar 4.4 : Form Surat Pengiriman

(Sumber : Herona Express)

a) Memilih Menu Surat Pengiriman pada opsi menu

b) Memilih nomor meja timbang pastikan sesuai dengan

pelanggan setiap pelanggan atau setiap tujuan akan

memiliki nomer meja timbang yang berbeda beda , nomer

meja timbang berisi informasi tentang kota tujuan dan

informasi tentang jumlah koli, jenis kemasan , isi barang

dan berat barang.

c) Mengisi nama Pengirim dan penerima sesuai dengan yang

ada di barang atau alamat yang dibawa oleh pelanggan

 35

d) Memilih layanan yang dibutuhkan oleh pelanggan ada 4

layanan di sediakan oleh Herona Expess dengan rincian

sebagai berikut :

a. STD (Station To Door)

Barang diterima di stasiun pemberangkatan kereta

atau di kantor PT Herona Express kota awal

pengiriman, kemudian akan diproses pengirimannya

langsung ke alamat penerima di kota tujuan, sesuai

alamat penerima yang tertera dalam Surat

Pengiriman.

d. STS ( Station To Station )

Barang diterima di stasiun pemberangkatan kereta

atau di kantor PT Herona Express kota awal

pengiriman, kemudian akan diambil sendiri oleh

Penerima di stasiun tujuan atau di alamat kantor PT

Herona Express di kota tujuan.

Dalam hal pelayanan Station To Station ini berlaku

ketentuan bahwa yang berhak mengambil kiriman

adalah Penerima yang namanya tercantum dalam

Surat Pengiriman dan dilengkapi dengan Kartu

Tanda Penduduk (fotokopi dan aslinya untuk

legalisir). Dalam keadaan luar biasa, Penerima

 36

dapat meminta pihak lain untuk mewakili

pengambilan barang, dengan disertai Surat Kuasa

bermeterai dari Penerima dan lampiran fotokopi

KTP Penerima.

e. DTD ( Door To Door )

Barang kiriman dijemput di alamat Pengirim untuk

diproses pengirimannya ke kantor PT Herona

Express di kota tujuan, kemudian akan diproses

pengirimannya langsung ke alamat penerima di kota

tujuan, sesuai alamat penerima yang tertera dalam

surat pengiriman.

f. DTS ( Door To Station )

Barang kiriman dijemput di alamat Pengirim untuk

diproses pengirimannya ke kantor PT Herona

Express di kota tujuan, kemudian akan diproses

pengirimannya langsung ke alamat penerima di

kota tujuan, sesuai alamat penerima yang tertera

dalam surat pengiriman.

e) Memilih Jenis Pembayaran

Langkah selanjutnya adalah memilih metode pombayaran

berikut ini 3 jenis pembayarann :

a. LN ( Lunas )
 37

Pembayaran secara tunai maupun non tunai oleh Pengirim

di kantor PT Herona Express yang memberangkatkan

kiriman atau pembayaran yang dilakukan llansung oleh

pengirim.

b. BT ( Bayar Tujuan )

Pembayaran secara tunai oleh Penerima kepada petugas

PT Herona Express atau COD ( Cash On Delivery ) pada

saat penyerahan kiriman kepada Penerima, baik di alamat

Penerima (DTD/STD) maupun di kantor PT Herona

Express di kota tujuan (DTS/STS).

c. BB ( Bayar Belakang )
Pembayaran secara tunai/giro dilakukan oleh

Pengirim/Penerima, dalam kurun waktu tertentu setelah

kiriman diterima, sesuai kesepakatan antara PT Herona

Express dengan Pengirim/Penerima biasanya berlaku bagi

suatu Perusahaan.

f) Menentukan Harga Pengiriman

Langkah terahir adalah menentukan harga atau ongkos

pengiriman sesuai dengan kota tujuan yang dituju setelahnya

dicetak dan pelanggan diberikan lampiran Surat pengiriman

putih apa bila jenis pembayarannya lunas , lampiran merah

 38

bila jenis pembayaran bayar belakang , dan lampiran hijau

jika jenis pembayaran bayar tujuan

e. Daftar Muatan

Daftar muatan berguna untuk meritahukan informasi kepada kantor

penerima mengetahui berapa jumlah sp yang dikirimkan berikut ini

adalah tahapan pembuatan daftar muatan :

a) Memilih menu daftar muatan dalam system SPDMLK.

b) Memilih kota tujuan dan moda yang digunakan , moda merupakan

kereta yang digunakan dalam pengiriman.

c) Menceklis seluruh nomer pengiriman yang ada dan menyimpan

nya dan di print out.

Gambar 4.5 : Form Daftar Muat

(Sumber : Herona Express)

f. DHP ( Daftar Hittungan Pengawal )

Langkah terahir dari mekanisme pengiriman adalah pembuatan DHP atau

Daftar Hitung Pengawal surat ini di fungsikan untuk pengawal atau

petugas malam untuk melakukan kroscek apakah seluruh jumlah surat

pengiriman sesuai dengan jumlah barang yang dikirimkan. Berikut ini

tahapan pengirian form DHP:

 39

a) mengisikan kode sp kode sp ini mengacu pada nomer yang tertera pada

surat pengiriman biasanya berisikan kode A23 hal ini menunjukkan tahun

dari pengiriman barang.

b) mengisi no sp , no sp adalah angka belakang dari nomer pengiriman beisa

berisi 1-6 digit angka.

c) mengisi jumlah koli , koli jenis packing , kantor tujuan dan keterangan

tambahan dari barang tersebut.

4.4 Mekanisme Penerimaan Barang Datang

Barang
Datang Cek DHP Cek Fisik Cek Daftar Muat
&
Surat Pengiriman
STS
Memisahkan Input
Menghubungi
Jenis Layan Barang
Penerima
Tiba
STD
Pengiriman
Paket Kealamat

Gambar 4.6 : Mekanisme Penerimaan Barang Datang

(Sumber : Herona Express )
1. Barang Datang
Barang yang datang dari luar kota atau kota pengirim akan masuk
melalui stasiun dan akan dibawa ke kantor Herona Express Solo

2. Cek DHP
Barang yang sudah dipindahkan ke Kantor Herona Solo akan di cek
satu persatu oleh petugas operasional malam apakah jumlah barang sama
 40

dengan yang tertulis dalam DHP dan akan dicek apakah label yamg tertulis
berupa nomer surat pengiriman sudah sesuai dengan kota tujuan

3. Cek Fisik
Pada Tahapan cek fisik akan dicek seluruh barang adakah yang
mengalami kerusakan dalam pengiriman

4. Cek Daftar Muata dan surat Pengiriman

Pada tahapan ini tugas dari petugas operasional malam telah selesai dan
seluruh surat di serahkan ke staff administrasi staf administrasi akan
mencocokan seluruh surat pengiriman sudah sesuai dengan yang
tercantum dalam daftar muatan

5. Menginput Barang Tiba

Setelah semuanya Surat Pengiriman sudah di cek langkah selanjutnya
semua surat pengiriman akan di input dalam sistem SPDMLK dengan
status baru yaitu barang sudah tiba di kota tujuan

6. Memisahkan jenis layanan

Setelah semuanya terinput dalam sistem tahapan selanjutnya adalah
dengan memisahkan jenis layananan STD ( Diantar ) atau STS ( Diambil).

7. Barang di ambil sendiri (STS)

Barang dengan keterangan STS maka akan di hubungi langsung oleh
staff administrasi melalui whatshapp atau melalui telfon langsung

8.Barang Diatar Ke Alamat (STD)

Barang dengan keterangan STD akan dikirimkan langsung oleh
kurir ke alamat penerima
 41

4.5 Tahapan Pengambilan Barang

a. Penerima barang menunjukkan foto atau resi asli untuk pengambilan
barang
b. Penerima memberikan KTP asli atau Fotocopy KTP sebagai syarat
pengambilan barang
c. Penerima menandatangani surat pengiriman dan buku pengambilan
barang
d. Penerima akan mendapatkan surat pengiriman lampiran hijau apa bila
barang sudah lunas di kota pengirim dan surat lampiran putih apabila
barang dibayar di kota penerima
e. Penerima dapat mengambil barang nya dengan bantuan petugas
operasional siang

4.6 Mekanisme Komplain Barang

Barang Pembuatan Surat Pengantian

Rusak,Cacat Pernyataan Uang Atau
dan Hilang Barang

Gambar 4.7 : Mekanisme Kompalin

(Sumber : Herona Express )

1. Barang Rusak ,Cacat dan Hilang

Barang yang rusak ,cacat dan hilang dalam pengiriman dapat di claimkan
dengan mengetahui pihak herona dengan pelanggan barang akan di buka
dan di cek satu persatu berapa banyak barang yang rusak jika barang di
buka di rumah harus ada bukti foto dan bukti video untuk bukti dan barang
yang rusak hanya bisa di klaim 1x24 jam setelah barang diambil
 42

2. Pembuatan Surat Pernyataan

Setelah barang dicek dan telah di setujui oleh staff operasinal maka
pengirim dapat membuat serat pernyataan yang berisi tentang kerusakan
barang dan berapa besar kerugiannya , lalu pelanggan dapat tandatangan
pada surat tersebut dan diserahkan kepada staff administrasi pelanggan
akan dihubungi Kembali 2x24jam bagaimana deengan keputusannya

3. Penggantian barang
Setelah adanya persetujuan antara pihak herona dan penerima barang maka
aka nada keputusan apakah barang tersebut akan dikembalikan dalam
bentuk uang atau barang yang sama
 BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan
Setelah melaksanakan kerja praktik selama 2 bulan dan berdasarkan
penelitian , pengamatan maka dapat disimpulkan :
1. Mekanisme dalam pengiriman, penerimaan dan kompalin barang yang ada
di herona express solo berguna dalam menyelesaikan seluruh kerja dan
menghasilkan hasil yang maksimal juga mengurangi kesalahan.
2. Tata urutan surat pendukung pengiriman yang hampir sama tetapi
memiliki perbedaan fungsi. Hal ini bertujuan untuk adanya double
checking dan meminimalisir kesalahan dalam muatan barang
3. Semua sistem terkoordinasi langsung dari kantor pusat menggunakan
sistem SPDMLK sehingga baik pusat maupun cabang memiliki data yang
sama.
4. Kurangnya pemahaman pelanggan terhadap mekanisme
pengiriman ,penerimaan barang datang dan komplain menyebabkaan
sering terjadi kesalahpahaman dengan pelanggan
5. Produk knowledge yang masih kurang dan tidak merata, dimana tidak
semua pegawai memahami dari pelayanan , moda kereta , jam kereta dan
penggunaan sistem pengiriman dari Herona Express

5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan dan pengalaman yang diperoleh penulis selama
melaksanakan kerja praktik , maka penulis memberikan saran yang
diharapkan dapat berguna dan bermanfaat di kemudian hari agar
pelaksanaan Kerja Praktik jauh lebih baik lagi bagi semua pihak, adapun
saran yang diberikan penulis sebagai beriku :
5.2.1 Saran bagi Mahasiswa

43
 44

1. Mahasiswa yang akan melaksanakan kerja praktik diharapkan dapat

melaksanakan tugas secara maksimal dan dapat menjalin kerjasama
yang baik dengan instansi atau lembaga.
2. Mahasiswa yang akan melakukan kerja praktik dapat memanfaatkan
waktu dengan sebaik baiknya.

5.2.2 Saran bagi Herona Express Solo

1. Perlu adanya pembekalan bagi seluruh pegawai Herona Express tentang

produk knowlage yang ada.
2. Perlu adanya program training sistem SPDMLK untuk admin agar
menambah pengetahuan atau skill karyawan
3. Meningkatkan ketelitian dalam semua step mekanisme pengiriman karena
walaupun sudah melalui tahapan double check masih ada kemungkinan
kesalahan dalam pengiriman seperti barang salah label dan salah kota
tujuan
 45

DAFTAR PUSTAKA

Al-Munawwir, A. W. (2013). Kamus Al-Munawwir. Jakarta: Sinar Grafika.

Al-Rabwah 13.01 (2019) Pelaksanaan Fungsi-Fungsi Manajemen Dalam
Peningkatan Mutu Lembaga Pendidikan Islam , 27-24

Arifin, M. (2017). Strategi Manajemen Perubahan dalam Meningkatkan Disiplin

Di Perguruan Tinggi. EduTech: Jurnal Ilmu Pendidikan Dan Ilmu Sosial,
3(1), 1-16.

Desilia purnama dewi (2020) BAB II Tinjauan Pustaka 2.1 Kualitas pengiriman
dan Definisi Pengiriman http://repository.unimar-amni.ac.id/3760/2/BAB
%202.pdf

Dwi Suko. (2022) Cara kerja Jasa Pengiriman Barang Lengkap dari Awal
Retrieved August 10 2023 https://suarabanyuurip.com/2022/11/22/cara-
kerja-jasa-pengiriman-barang-lengkap-dari-awal/

Ebta Setiawan (2012) Optimalisasi prosedur dan mekanisme proses ekspore

wooden Oleh pt h trans sakti semarang Retrieved August 6 2023, from
http://Repository.unimar-amni.ac.di/2268/2/BAB2.pdf

Herman D, (2014) Jurnal Keuangan dan Perbankan, Vol. 13, No.3 September
2014, hal. 418 – 430 Terakreditasi SK. No. 167/DIKTI/Kep/2015
Hidayat, R., & Wijaya, C. (2017). Ayat-ayat alquran tentang manajemen
pendidikan islam. Lembaga Peduli Pengembangan Pendidikan Indonesia.

Mabruri. S (2022) Ekspedisi Adalah Pengiriman Barang, Ketahui Manfaat dan

Bedanya dengan Logistik Retrieved August 10 2023
https://www.liputan6.com/hot/read/5121496/ekspedisi-adalah-
pengiriman-barang-ketahui-manfaat-dan-bedanya-dengan-logistik

Mooenir (2013). Optimalisasi prosedur dan mekanisme proses ekspore wooden

Oleh pt h trans sakti semarang Retrieved August 6 2023, from http://
Repository.unimar-amni.ac.di/2268/2/BAB2.pdf

Morissan, (2017) Manajemen Public Relations: Strategi Menjadi Humas

 46

Profesional. Jakarta: Prenada Media Group.

Pratama dkk (2018) Praktik Kerja Lapangan (Pengertian ,Tujuan dan Manfaat
https://www.kajianpustaka.com/2021/03/praktik-kerja-lapangan.html
Sugiyono. (2018). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung:
CV Alfabeta.
Tjiptono. (2014) ) BAB II Tinjauan Pustaka 2.1 Kualitas pengiriman dan Definisi
Pengiriman http://repository.unimar-amni.ac.id/3760/2/BAB%202.pdf
 47

LAMPIRAN

Lampiran 1
Surat Permohonan Kerja Praktik
 48

Lampiran 2
Surat Penerimaan Kerja Praktik
 49

Lampiran 3 Surat Penyerahan Kerja Praktik

 50

Lampiran 4 Surat Penarikan Kerja Praktik

 51

Lampiran 5 Presensi Kerja Praktik

52
53
54
 55

Lampiran 6 Lookbook Kerja Praktik

56
57
58
59
60
 61

Lampiran 7 Penilaian Kerja Praktik

 62

Lampiran 8 Foto Kegiatan Kerja Praktik

63
64