PEDOMAN TATA

NASKAH

UPTD PUSKESMAS CANCAR

Cancar – Kel. Wae Belang – Kec. Ruteng – Manggarai

email : puskesmascancar@gmail.com
Januari 2019

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala
rahmat dan berkatNya, sehingga penyusunan buku Pedoman Tata Naskah
Puskesmas Cancar dapat diselesaikan dengan baik.
Dalam proses penyusunan dokumen akreditasi dan pembuatan dokumen-
dokumen dalam kegiatan Puskesmas, diperlukan acuan tata naskah sehingga
format yang dihasilkan seragam.

Kami sadari buku ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karenanya
masukan dan saran perbaikan sangat kami harapkan guna penyempurnaannya.
Semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan rahmat dan berkatNya kepada kita
semua.

Cancar, Januari 2019

Kepala UPTD Puskesmas Cancar,

Kanisius Nabur, AMd.Kep

NIP. 19670819 199203 1 010

i
DAFTAR ISI

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Akreditasi Puskesmas dan Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama merupakan
upaya peningkatan mutu dan kinerja pelayanan yang dilakukan melalui
membangun sistem manajemen mutu, penyelenggaraan Upaya Kesehatan, dan
sistem pelayanan klinis untuk memenuhi standar akreditasi yang ditetapkan dan
peraturan perundangan serta pedoman yang berlaku.
Untuk membangun dan membakukan sistem manajemen mutu, sistem
pelayanan, perlu disusun pengaturan-pengaturan (regulasi) internal yang
menjadi dasar dalam pelaksanaan upaya kesehatan di Puskesmas, baik upaya
kesehatan masyarakat maupun upaya kesehatan perorangan. Regulasi
internal tersebut berupa Kebijakan, Pedoman, Standar Operasional Prosedur
(SOP) dan dokumen lain disusun berdasarkan peraturan perundangan dan
pedoman-pedoman eksternal yang berlaku. Untuk memudahkan dalam
mempersiapkan regulasi internal tersebut, maka perlu disusun pedoman
penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Maksud Pedoman Tata Naskah Puskesmas dimaksudkan sebagai acuan
penyelenggaraan tata naskah di Puskesmas dan jaringannya.
2. Tujuan Pedoman Tata Naskah Puskesmas bertujuan menciptakan
kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan
kegiatan.

C. SASARAN
Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman tetang penyelenggaraan
tata naskah dinas di UPTD Puskesmas Cancar, yaitu diantara :
1. Kepala Puskesmas
2. Penanggungjawab Upaya
3. Pelaksana Upaya
1
D. DASAR HUKUM
1. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 tahun
2008 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas;
2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 tahun 2014
tentang Pusat Kesehatan Masyarakat;
3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2016
tentang Pedoman Manajemen Puskesmas;
4. Peraturan Bupati Manggarai Nomor 13 Tahun 2011 tentang Pedoman Tata
Naskah dinas Lingkup Pemerintah Kabupaten Manggarai;
5. Pedomanan Perencanaan Tingkat Puskesmas, Kementrian Kesehatan
Direktorat Jenderal Bina Kesehatan Masyarakat, Tahun 2006;
6. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi FKTP, Kementrian Kesehatan
Direktorat Jenderal Pelayanan Kesehatan, Direktorat Mutu dan Akreditasi
Pelayanan Kesehatan Tahun 2017;

2
 BAB II
KETENTUAN TATA NASKAH, STEMPEL DAN KOP
PUSKESMAS CANCAR

A. KETENTUAN UMUM
Dalam ketentuan ini yang dimaksud dengan :
1. UPTD adalah unsur pelaksana teknis operasional dinas atau badan untuk
melaksanakan sebagian urusan dinas atau badan;
2. Puskesmas adalah Puskesmas Cancar;
3. Kepala Puskesmas adalah Kepala Puskesmas Cancar;
4. Penanggungjawab Upaya adalah Penangungjawab Upaya Admin,
Penanggungjawab Upaya Kesehatan Masyarakat dan Penanggungjawab
Upaya Kesehatan Perorangan
5. Tata Naskah Puskesmas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi
pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi,
dan penyimpanan naskah Puskesmas serta media yang digunakan dalam
komunikasi Puskesmas;
6. Naskah Puskesmas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi
Puskesmas yang dibuat dan atau dikeluarkan oleh Kepala Puskesmas atau
Penanggungjawab yang berwenang dilingkungan Puskesmas;
7. Format adalah naskah Puskesmas yang menggambarkan tata letak dan
redaksional, serta penggunaan lambang atau logo dan cap Puskesmas;
8. Stempel/cap Puskesmas adalah tanda identitas dari Puskesmas Cancar;
9. Kop Naskah Puskesmas adalah kop surat yang menunjukan Puskesmas
Cancar yang ditempatkan dibagian atas kertas;
10. Kewenangan adalah kekuasaan yang melekat pada suatu jabatan;
11. Delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dari Kepala
Puskesmas kepada Penanggungjawab Upaya dan atau dari
Penanggungjawab Upaya kepada Pelaksana Upaya dibawahnya;
12. Penandatanganan naskah Puskesmas adalah hak, kewajiban dan
tanggungjawab yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani
3
 naskah Puskesmas sesuai dengan tugas dan kewenanganan pada
jabatannya;
13. Keputusan Kepala Puskesmas adalah naskah Puskesmas dalam bentuk
dan susunan produk hukum yang bersifat penetapan, konkrit, individual, dan
final;
14. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah suatu perangkat
instruksi/langkah- langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses
kerja rutin tertentu di Puskesmas;
15. Manual Mutu adalah dokumen Puskesmas yang memberi informasi yang
konsisten ke dalam maupun ke luar tentang sistem manajemen mutu
Puskesmas;
16. Surat Biasa adalah naskah Puskesmas yang berisi pemberitahuan,
pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya;
17. Surat Keterangan adalah naskah Puskesmas yang berisi pernyataan tertulis
dari Kepala Puskesmas dan atau Penanggungjawab Upaya dan Pelaksana
Upaya sebagai tanda bukti untuk menerangkan atau menjelaskan
kebenaran sesuatu hal;
18. Surat izin adalah naskah Puskesmas yang berisi persetujuan terhadap suatu
permohonan yang dikeluarkan oleh Kepala Puskesmas dan atau
Pengngungjawab Upaya yang berwenang;
19. Surat Perjanjian adalah naskah Puskesmas yang berisi kesepakatan
bersama antara dua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan
atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama;
20. Surat Perintah Tugas adalah naskah Puskesmas dari Kepala Puskesmas
yang ditujukan kepada Penanggungjawab dan Pelaksana Upaya serta
Pelaksana Kegiatan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan
sesuai dengan tugas dan fungsinya;
21. Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah naskah Puskesmas dari Kepala
Puskesmas yang ditujukan kepada Penanggungjawab dan Pelaksana
Upaya serta Pelaksana Kegiatan untuk melaksanakan perjalanan dinas;

4
22. Surat Kuasa adalah naskah Puskesmas dari Kepala Puskesmas kepada
bawahan berisi pemberian wewenang dengan atas namanya untuk
melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan;
23. Surat Undangan adalah naskah Puskesmas dari Kepala Puskesmas yang
berisi undangan kepada seseorang/kelompok tertentu yang tersebut pada
alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara/kegiatan Puskesmas;
24. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas adalah naskah Puskesmas dari
Kepala Puskesmas berisi pernyataan bahwa seorang pegawai telah
menjalankan tugas;
25. Surat Panggilan adalah naskah Puskesmas dari Kepala Puskesmas yang
berwenang berisi panggilan kepada seorang pegawai untuk menghadap;
26. Lembar Disposisi adalah naskah Puskesmas dari Kepala Puskesmas yang
berisi petunjuk tertulis kepada Penanggungjawab Upaya dan atau
Pelaksana upaya;
27. Pengumuman adalah naskah Puskesmas dari Kepala Puskesmas dan atau
Penanggungjawab Upaya dan Pelaksana Upaya yang berwenang berisi
pemberitahuan yang bersifat umum;
28. Laporan adalah naskah Puskesmas dari Pelaksana Upaya kepada
Penanggungjawab Upaya dan Kepala Puskesmas yang berisi informasi dan
pertanggungjawaban tentang pelaksanaan tugas kedinasan;
29. Rekomendasi adalah naskah Puskesmas dari Kepala Puskesmas yang
berwenang berisi keterangan atau catatan tentang sesuatu hal yang dapat
dijadikan bahan pertimbangan;
30. Surat Pengantar adalah naskah Puskesmas berisi jenis dan jumlah barang
yang berfungsi sebagai tanda terima;
31. Berita Acara adalah naskah Puskesmas yang berisi keterangan atas
sesuatu hal yang ditangani oleh pihak lain;
32. Notulen adalah naskah Puskesmas yang memuat catatan proses sidang
atau rapat;
33. Memo adalah naskah Puskesmas dari pejabat yang berwenang berisi
catatan tertentu;

5
 34. Daftar Hadir adalah naskah Puskesmas dari Kepala Puskesmas dan atau
Penanggungjawab Upaya dan Pelaksana Upaya yang berwenang berisi
keterangan kehadiran seseorang;

B. BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH PUSKESMAS CANCAR

Bentuk dan susunan naskah dinas terdiri dari :
1. Produk hukum, yaitu Keputusan Kepala Puskesmas
2. Dalam bentuk surat, terdiri dari :
a. Surat Pendelegasian;
b. Surat Biasa;
c. Surat Keterangan;
d. Surat Izin;
e. Surat Perjanjian;
f. Surat Perintah Tugas;
g. Surat Perintah Perjalanan Dinas;
h. Surat Kuasa;
i. Surat Undangan;
j. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas;
k. Surat Panggilan;
l. Lembar Disposisi;
m. Telaahan Staf;
n. Pengumuman;
o. Laporan/informasi;
p. Rekomendasi;
q. Surat Pengantar;
r. Notulen;
s. Memo;
t. Daftar Hadir;
3. Pedoman atau panduan, terdiri dari :
a. Manual Mutu
b. SOP
c. Perencanaan Puskesmas (RUK dan RPK)

6
 d. Kerangka Acuan
e. Instrumen Kegiatan

C. TATA PERSURATAN PUSKESMAS CANCAR

Tata Persuratan Puskesmas adalah pengaturan ketatalaksanaan
penyelenggaraan surat-menyurat yang dilaksanakan oleh Kepala Puskesmas,
Penanggungjawab Upaya dan Pelaksana Upaya Puskesmas.
Tata persuratan Puskesmas sebagaimana dimaksud terdiri dari :
1) Pengelolaan surat masuk
Pengelolaan surat masuk dilakukan melalui :
a. Instansi penerima menindaklanjuti surat yang diterima melalui tahapan :
 Diagendakan dan mengklasifikasi sesuai sifat surat.
 Disposisi pimpinan.
 Distribusikan ke unit pengelola oleh tata usaha.
 Unit pengelola menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi surat dan
arahan pimpinan.
 Surat masuk diarsipkan pada pengelola surat.
b. Copy surat jawaban yang mempunyai tembusan disampaikan kepada
yang berhak.
c. Alur surat menyurat diselenggarakan melalui mekanisme dari kepala
puskesmas, penanggungjawab upaya sampai ke pelaksana upaya.
2) Pengelolaan surat keluar
a. Konsep surat keluar terkoordinasi melalui penanggungjawab upaya
diagendakan oleh unit tata usaha dalam rangka pengendalian.
b. Surat keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang
diberi nomor, tanggal dan stempel oleh unit tata usaha.
c. Agenda nomor dimaksud dicantumkan pada bagian kanan atas dibawah
garis kop naskah dinas.
d. Surat keluar sebagaimana dimaksud, wajib segera dikirim.
e. Surat keluar diarsipkan pada unit pengelola dan tata usaha.
3) Penggunaan kertas surat
7
 a. Kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 80 gram.
b. Penggunaan kertas HVS diatas 80 gram atau jenis lain hanya terbatas
untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai kegunaan dalam
tertentu.
c. Ukuran kertas yang digunakan untuk Surat Keputusan, SOP, Pedoman,
Kerangka Acuan dan Instrumen adalah A4 (210 x 297 mm).
d. Ukuran kertas yang digunakan untuk surat menyurat adalah Folio/F4
(215 X 330 mm).
4) Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi Puskesmas Cancar
1. Penggunaan jenis huruf Arial 12 atau disesuaikan dengan kebutuhan.
2. Penggunaan tinta untuk naskah Puskesmas berwarna hitam.
3. Penggunaan tinta untuk penandatanganan naskah Puskesmas
berwarna hitam.
4. Spasi 1 sampai 1,5 sesuai kebutuhan.
5. Batas kertas :
 Batas atas : 3 Cm
Jika menggunakan Kop Puskesmas Cancar, batas atas 1 Cm.
 Batas kanan : 2 Cm
 Batas kiri : 3 Cm
 Batas bawah : 2 Cm
6. Warna dan kualitas kertas adalah berwarna putih dengan kualitas baik.

D. STEMPEL PUSKESMAS CANCAR

(Sesuai dengan Peraturan Bupati Manggarai Nomor 13 Tahun 2011 Tentang
Pedoman Tata Naskah Dinas Lingkup Pemerintah Kabupaten Manggarai –
Lampiran 1)
1. Stempel Puskesmas Cancar berbentuk lingkaran.
2. Ukuran stempel Puskesmas Cancar meliputi :
a. Ukuran garis tengah lingkar luar stempel adalah 4 cm;
b. Ukuran garis tengah lingkaran tengah stempel adalah 3,8 cm;
c. Ukuran garis tengah lingkaran dalam stempel adalah 2,7 cm;

8
 d. Jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat dalam lingkaran dalam
maksimal 1 cm.
3. Stempel Puskesmas Cancar berisi nama pemerintah kabupaten, nama SKPD
dan nama UPTD Puskesmas.
4. Yang berhak menggunakan stempel Puskesmas, adalah kepala Puskesmas,
Penanggungjawab Upaya atau Pelaksana Upaya yang diberi wewenang.
5. Stempel untuk naskah Puskesmas menggunakan tinta berwarna ungu dan
dibubuhkan pada bagian kiri tandatangan Kepala Puskesmas atau yang
menandatangani naskah Puskesmas.

E. KOP NASKAH PUSKESMAS CANCAR

(Sesuai dengan Peraturan Bupati Manggarai Nomor 13 Tahun 2011 Tentang
Pedoman Tata Naskah Dinas Lingkup Pemerintah Kabupaten Manggarai –
Lampiran 2)
1. Kop naskah Puskesmas memuat sebutan pemerintah kabupaten, nama
satuan kerja perangkat daerah (Dinas Kesehatan), nama UPTD Puskesmas
Cancar, alamat dan email, di letakkan di tengah margin.
2. Kop naskah Puskesmas memuat logo Pemerintah Kabupaten Manggarai di
sebelah kanan kop dan logo Puskesmas di sebelah kiri kop.
3. Kop naskah Puskesmas digunakan untuk naskah Puskesmas yang
ditandatangani oleh Kepala Puskesmas atau Penanggungjawab dan
Pelaksanan Upaya yang ditunjuk.

9
 BAB III
URAIAN BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH
PUSKESMAS CANCAR

A. KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS CANCAR

Penyusunan Peraturan/Surat Keputusan tersebut harus didasarkan pada
peraturan perundangan, baik Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan
Presiden, Peraturan Daerah, Peraturan Kepala Daerah, Peraturan Menteri dan
pedoman-pedoman teknis yang berlaku seperti yang ditetapkan oleh
Kementerian Kesehatan, Kementerian Dalam Negeri, Dinas Kesehatan Provinsi,
dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
Format surat keputusan Kepala Puskesmas dapat disusun sebagai berikut :
1. Pembukaan :
a. Kop Surat Keputusan
b. Judul : Surat Keputusan Kepala Puskesmas Cancar ………….
c. Nomor : ditulis sesuai sistem penomoran surat keputusan di Puskesmas
Cancar.
d. Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah
margin serta ditulis dengan huruf kapital.
e. Konsideran, meliputi :
1) Menimbang : memuat uraian singkat tentang pokok-pokok
pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan
keputusan. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf
kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua (:), dan diletakkan di
bagian kiri, konsideran menimbang diawali dengan penomoran
menggunakan huruf kecil abjad dan dimulai dengan kata bahwa
dengan “b” huruf kecil;

10
 2) Mengingat : memuat dasar kewenangan dan peraturan
perundangan yang memerintahkan pembuat keputusan tersebut.
Perturan perundangnan yang menjadi dasar hukum adalah
peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. Konsideran
ini diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang.
Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai
dengan hirarki tata perundangan diawali dengan nomor dengan
huruf angka 1, 2, dst.
2. Diktum :
a. Diktum “Memutuskan” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan
huruf kapital, serta diletakkan di tengah margin.
b. Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan
disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf
awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan
tanda baca titik dua (:).
c. Nama keputusan sesuai dengan judul (kepala), seluruhnya ditulis
dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik (.).
3. Batang Tubuh.
a. Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang
dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya :
KESATU :
KEDUA :
dst
b. Dicantumkan saat berlakunya keputusan, perubahan, pembatalan,
pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya.
c. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran keputusan, dan pada
halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan
keputusan.
d. Kaki : Kaki keputusan merupakan bagian akhir substansi keputusan
yang memuat penanda tangan penerapan keputusan, pengundangan
keputusan yang teridiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama

11
 jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang
menanda tangani.
e. Penandatanganan : Keputusan Kepala FKTP ditandatangani oleh
Kepala FKTP, dituliskan nama tanpa gelar.
f. Lampiran keputusan :
1) Halaman pertama harus dicantumkan judul dan nomor keputusan.
2) Halaman terakhir harus ditandatangani oleh Kepala FKTP.

12
 PEMERINTAH KABUPATEN MANGGARAI
DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS CANCAR
Cancar – Kel. Wae Belang – Kec. Ruteng - Manggarai
email : puskesmascancar@gmail.com

KEPUTUSAN
KEPALA PUSKESMAS CANCAR
NOMOR : 140/188.4/SK/PKMC/VI/2018

TENTANG
JENIS-JENIS PELAYANAN YANG DISEDIAKAN DI PUSKESMAS CANCAR

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA,

KEPALA PUSKESMAS CANCAR,

Menimbang : a. bahwa Puskesmas adalah fasilitas kesehatan tingkat

pertama ……………….;
b. bahwa jenis-jenis pelayanan ……………………….;
c. bahwa …………………………………………………;
d. bahwa …………………………………………………;

Mengingat : 1. Undang-undang ……………………….;

2. Peraturan ……………………………….;
3. Peraturan Menteri ……………………..;
4. Surat Keputusan Menteri ……………..;

MEMUTUSKAN
Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS CANCAR………. .
Kesatu : ……………..………………………………. .
Kedua : ……………………………………………… .
Ketiga : ……………………………………………… .
Keempat : Surat keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan
ketentuan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan
diadakan perbaikan/perubahan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Cancar
Pada tanggal :
KEPALA PUSKESMAS CANCAR,

Nama Kepala Puskesmas

(tanpa gelar)

1
B. SURAT
(Penggunaan Logo, Kop dan Jenis Surat – Lampiran 3. Surat-surat Puskesmas
Cancar)

C. PEDOMAN
Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat
diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya
mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/ panduan dapat diterapkan dengan
baik dan benar melalui penerapan SOP.
Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan isi pedoman/panduan
maka Puskesmenyusun/membuat sistematika buku pedoman/ panduan sesuai
kebutuhan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pedoman atau panduan
yaitu :
1. Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau
keputusan Kepala Puskesmas untuk pemberlakuan pedoman/ panduan
tersebut.
2. Peraturan Kepala Puskesmas tetap berlaku meskipun terjadi
penggantian Kepala Puskesmas.
3. Setiap pedoman/ panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3
tahun sekali.
4. Bila Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Pedoman/ Panduan untuk
suatu kegiatan/ pelayanan tertentu, maka Puskesmasdalam membuat
pedoman/ panduan wajib mengacu pada pedoman/ panduan yang
diterbitkan oleh Kementerian Kesehatan.
5. Format baku sistematika pedoman panduan yang lazim digunakan sebagai
berikut :
a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja
BAB I Pendahuluan
BAB II Gambaran Umum Puskesmas
BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan Puskesmas
BAB IV Struktur Organisasi Puskesmas

1
 BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja
BAB VI Uraian Jabatan
BAB VII Tata Hubungan Kerja
BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil
BAB IX Kegiatan Orientasi
BAB X Pertemuan/Rapat
BAB XI Pelaporan
1. Laporan Harian
2. Laporan Bulanan
3. Laporan Tahunan
b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Tujuan Pedoman
C. Ruang Lingkup Pelayanan
D. Batasan Operasional
E. Landasan Hukum
BAB II STANDAR KETENAGAAN
A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia
B. Distribusi Ketenagaan
C. Jadwal Kegiatan, termasuk Pengaturan Jaga (Rawat
Inap)
BAB III STANDAR FASILITAS
A. Denah Ruang
B. Standar Fasilitas
BAB IV TATALAKSANA PELAYANAN
BAB V LOGISTIK
BAB VI KESELAMATAN PASIEN
BAB VII KESELAMATAN KERJA
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU
BAB IX PENUTUP

2
 c. Format Panduan Pelayanan Puskesmas
BAB I DEFINISI
BAB II RUANG LINGKUP
BAB III TATALAKSANA
BAB IV DOKUMENTASI

Sistematika panduan pelayanan Puskesmas dapat dibuat sesuai dengan

materi/isi panduan. Pedoman/panduan yang harus dibuat adalah
pedoman/panduan minimal yang harus ada di Puskesmas yang dipersyaratkan
sebagai regulasi yang diminta dalam elemen penilaian. Bagi Puskesmas yang
telah menggunakan e-file tetap harus mempunyai hardcopy
pedoman/panduan yang dikelola oleh tim akreditasi Puskesmas atau bagian
Tata Usaha Puskesmas.

1. Manual Mutu
Manual mutu disusun, ditetapkan, dan dipelihara oleh organisasi,
yang meliputi :
1. Pendahuluan
a. Latar belakang
1) Profil organisasi
2) Kebijakan mutu
3) Proses pelayanan (proses bisnis)
b. Ruang lingkup
c. Tujuan
d. Landasan hukum dan acuan
e. Istilah dan definisi
2. Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Penyelenggaraan Pelayanan :
a. Persyaratan umum
b. Pengendalian dokumen
c. Pengendalian rekaman
3. Tanggung Jawab Manajemen
a. Komitmen manajemen

3
 b. Fokus pada sasaran/pasien
c. Kebijakan mutu
d. Perencanaan sistem manajemen mutu dan pencapaian sasaran
kinerja/mutu
e. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi
f. Wakil manajemen mutu/penanggung jawab manajemen mutu
g. Komunikasi internal
4. Tinjauan Manajemen :
a. Umum
b. Masukan tinjauan manajemen
c. Luaran tinjauan
5. Manajemen sumber daya :
a. Penyediaan sumber daya
b. Manajemen sumber daya manusia
c. Infrastruktur
d. Lingkungan kerja
6. Penyelenggaraan pelayanan :
a. Upaya kesehatan masyarakat
b. Pelayanan klinis (Upaya kesehatan perorangan)
7. Penutup

2. Perencanaan Puskesmas
Perencanaan adalah : suatu proses kegiatan secara urut yang harus
dilakukan untuk mengatasi permasalahan dalam rangka mencapai tujuan
yang telah ditentukan dengan memanfaatkan sumberdaya yang tersedia
secara berhasil guna dan berdaya guna. Perencanaan Tingkat Puskesmas
(PTP) diartikan sebagai proses penyusunan rencana kegiatan Puskesmas
pada tahun yang akan datang, dilakukan secara sistematis untuk
mengatasi masalah atau sebagian masalah kesehatan masyarakat
diwilayah kerjanya. Perencanaan Puskesmas mencakup semua kegiatan
upaya Puskesmas yang dilakukan di Puskesmas baik wajib,
pengembangan maupun upaya khusus spesifik wilayah/ Puskesmas

4
sebagai rencana Tahunan Puskesmas yang dibiayai oleh pemerintah,
baik pemerintah pusat maupun daerah serta sumber dana lainnya.
1. Mekanisme Perencanan Tingkat Puskesmas.
Langkah pertama dalam mekanisme Perencanaan Tingkat
Puskesmas (PTP) adalah: menyusun usulan kegiatan yang
meliputi usulan mencakup semua kegiatan semua upaya
Puskesmas, maupun upaya khusus spesifik wilayah/ Puskesmas.
Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK) memperhatikan berbagai
kebijakan yang berlaku, baik secara global, nasional maupun daerah
sesuai dengan hasil kajian data dan informasi yang tersedia di
Puskesmas.
Puskesmas perlu mempertimbangkan masukan dari masyarakat
melalui kajian maupun asupan dari lintas sektoral Puskesmas.
Rencana Usulan Kegiatan harus dilengkapi usulan pembiayaan untuk
kebutuhan rutin, sarana, prasarana dan operasional Puskesmas. RUK
yang disusun merupakan RUK tahun mendatang (T+1). RUK dibahas
di Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota selanjutnya terangkum dalam
usulan Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota akan diajukan ke
DPRD untuk memperoleh persetujuan pembiayaan dan dukungan
politis. Secara rinci RUK dijabarkan kedalam rencana pelaksanaan
kegiatan (RPK).
Setelah mendapatkan persetujuan, selanjutnya diserahkan ke
Puskesmas melalui Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota maka disusun
secara rinci rencana pelaksanaan kegiatan dengan menyesesuaikan
anggaran yang telah turun.
2. Tahap penyusunan RUK.
a. Tahap persiapan.
Tahap ini mempersiapkan staf Puskesmas yang terlibat dalam
proses penyusunan RUK agar memperoleh kesamaan pandangan
dan pengetahuan untuk melaksanakan tahap- tahap perencanaan.
b. Tahap analisis situasi.

5
 Tahap ini dimkasudkan untuk memperoleh informasi mengenai
keadaan dan permasalahan yang dihadapi Puskesmas melalui
proses analisis terhadap data yang dikumpulkan tim yang telah
ditunjuk oleh Kepala Puskesmas. Data- data tersebut mencakup
data umum, data khusun (hasil penilaian kinerja Puskesmas.
3. Tahap penyusunan RUK.
Penyusunan RUK memperhatikan hal- hal untuk mempertahankan
kegiatan yang sudah dicapai pada periode sebelmnya dan
memperhatikan program / upaya yang masih bermasalah, menyusun
rencana kegiatan baru yang disesuaikan dengan kondisi kesehatan
diwilayan tersebut dan kemampuan Puskesmas.

Penyusunan RUK terdiri dua tahap, yaitu:

a. Analisis Masalah dan Kebutuhan Masyarakat.
Analisis masalah dan kebutuhan masyarakat dilakukan melalui
kesepakatan tim penyusun dan lintas sektoral Puskesmas melalui :
1) Identifikasi masalah dan kebutuhan masyarakat akan
pelayanan kesehatan, melalui analisis kesehatan masyarakat
(community health analysis).
2) Menetapkan urutan prioritas masalah.
3) Merumuskan masalah.
4) Mencari akar penyebab, dapat mepergunakan diagram sebab
akibat, pohon masalah, curah pendapat, dan alat lain yang
dapat digunakan.
b. Penyusunan RUKPenyusunan RUK meliputi upaya kesehatan
upaya wajib, pengembangan dan upaya khusus setempat yang
meliputi :
1) Kegiatan tahun yang akan datang.
2) Kebutuhan sumber daya.
3) Rekapitulasi rencana usulan kegiatan.
4. Penyusunan Rencana Pelaksanaan KegiatanRencana Pelaksanaan
Kegiatan baik upaya kesehatan wajib, pengembangan maupun

6
 khusus setempat dan rencana inovasi secara bersama-sama, terpadu
dan terintegrasi, dengan langkah-langkah :
a. Mempelajarai alokasi kegiatan.
b. Membandingkan alokasi kegiatan yang disutujui dengan RUK.
c. Menyusun rancangan awal secara rinci.
d. Mengadakan lokakarya mini.
e. Membuat Rencana Pelaksanaan Kegiatan.
Proses penyusunan Perencanaan Tingkat Puskesmas dengan
menggunakan format- format sesuai dengan Pedomanan Perencanaan
Tingkat Puskesmas yang dikeluarkan Kementrian Kesehatan Direktorat
Jenderal Bina Kesehatan Masyarakat, tahun 2006.

3. Kerangka Acuan
Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan dilakukan
oleh Puskesmas, misalnya : program pengembangan SDM, program
peningkatan mutu Puskesmas dan Keselamatan Pasien, Program
pencegahan bencana, Program pencegahan kebakaran, Program
Imunisasi, dsb. Dalam menyusun kerangka acuan harus jelas tujuan dan
kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dalam mencapai tujuan. Tujuan
dibedakan atas tujuan umum yang merupakan tujuan secara garis besar
dari keseluruhan program/kegiatan, dan tujuan khusus yang merupakan
tujuan dari tiap- tiap kegiatan yang akan dilakukan. Dalam kerangka acuan
harus dijelaskan bagaimana cara melaksanakan kegiatan agar tujuan
tercapai, dengan penjadwalan yang jelas, dan evaluasi serta pelaporan.
1. Sistematika/Format Kerangka Acuan Program/Kegiatan adalah
sebagai berikut :
a. Pendahuluan
b. Latar belakang
c. Tujuan umum dan tujuan khusus
d. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
e. Cara melaksanakan kegiatan
f. Sasaran

7
 g. Jadwal pelaksanaan kegiatan
h. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
i. Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan
Jika diperlukan, dapat ditambahkan butir-butir lain sesuai
kebutuhan, tetapi tidak diperbolehkan mengurangi, misalnya
rencana pembiayaan dan anggaran
2. Petunjuk Penulisan
Pendahuluan yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang
bersifat umum yang masih terkait dengan upaya/ kegiatan
a. Latar belakang
Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan
mengapa program tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi
dengan data-data sehingga alasan diperlukan program tersebut
dapat lebih kuat.
b. Tujuan umum dan tujuan khusus
Tujuan ini adalah merupakan tujuan Program/kegiatan. Tujuan
umum adalah tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan
khusus adalah tujuan secara rinci.
c. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah
kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainya tujuan
Program/kegiatan. Oleh karena itu antara tujuan dan kegiatan
harus berkaitan dan sejalan.
d. Cara melaksanakan kegiatan
Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk
melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. Metode
tersebut bisa antara lain dengan membentuk tim, melakukan
rapat, melakukan audit, dan lain-lain
e . Sasaran
Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan
terukur untuk mencapai tujuan-tujuan upaya/ kegiatan .Sasaran

8
 Program/kegiatan menunjukkan hasil antara yang diperlukan
untuk merealisir tujuan tertentu.

f. Jadwal pelaksanaan kegiatan

Skedul atau jadwal adalah merupakan perencanaan waktu untuk
tiap-tiap rincian kegiatan yang akan dilaksanakan, yang
digambarkan dalam bentuk bagan Gantt.
g. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah
evaluasi pelaksanaan kegiatan terhadap jadwal yang
direncanakan. Jadwal tersebut akan dievaluasi setiap berapa
bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga apabila dari
evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan
jadwal, maka dapat segera diperbaiki sehingga tidak
mengganggu program/kegiatan secara keseluruhan. Karena itu
yang ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan (setiap kurun
waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan
dan siapa yang melakukan.Yang dimaksud dengan
pelaporannya adalah bagaimana membuat laporan evaluasi
pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan tersebut harus
dibuat. Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah
cara bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan
tersebut harus dibuat dan ditujukan kepada siapa.
h. Penutup

4. SOP (Standar Operasional Prosedur)

a. Tujuan Penyusunan SOP.
Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif,
konsisten / seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu
pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku.
b. Manfaat SOP.

9
 1) Memenuhi persyaratan standar pelayanan puskesmas.
2) Mendokumentasi langkah-langkah
kegiatan.
3) Memastikan staf Puskesmas memahami bagaimana
melaksanakan pekerjaannya.
Contoh : SOP Pemberian Informasi, SOP Pemasangan Infus.
c. Format SOP
1) Format SOP dibakukan agar tidak terjadi banyak format yang
digunakan, contoh pada lampiran, dan diberlakukan sesuai dengan
akreditasi Puskesmas ini diberlakukan.
2) Format merupakan format minimal, oleh karena itu format ini dapat
diberi tambahan materi/kolom misalnya, nama penyusun SOP, unit
yang memeriksa SOP. Untuk SOP tindakan agar memudahkan
didalam melihat langkah- langkahnya dengan bagan alir, persiapan
alat dan bahan dan lain- lain, namun tidak boleh mengurangi item-
tem yang ada di SOP.

10
 JUDUL SOP

No Dokumen
No.Revisi
SOP
Tanggal Terbit
Halaman

Nama Kepala Puskesmas

PUSKESMAS
(Dengan Gelar)
CANCAR
NIP

1. Pengertian
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk
…….(sesuai judul SOP)
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Nomor …………………..
4. Referensi 1. Undang-Undang ………………………
2. Peraturan Menteri ……………………..
3. Pedoman ………………………………
5. Prosedur/Langkah-
langkah
6. Diagram Alir -
7. Unit terkait 1. ………………
2. ……………..
8. Hal-hal yang perlu -
diperhatikan
9. Dokumen terkait 1. ………………
2. ………………
10. Rekam historis Yang Isi Tanggal mulai
No.
perubahan diubah perubahan diberlakukan

1
5. Instrumen Kegiatan
(Contoh Kuesioner Survei Kepuasan Masyarakat – Lampiran 3)
Instrumen kegiatan/penelitian adalah semua alat yang digunakan untuk
mengumpulkan, memeriksa, menyelidiki suatu masalah, atau mengumpulkan,
mengolah, menganalisa dan menyajikan data-data secara sistematis serta
objektif dengan tujuan memecahkan suatu persoalan atau menguji suatu
hipotesis. Jadi semua alat yang bisa mendukung suatu penelitian / kegiatan
bisa disebut instrumen penelitian / kegiatan.
Berapa jenis instrumen adalah sebagai berikut :
a. Tes
b. Kuesioner
c. Wawancara
d. Observasi
e. Skala bertingkat
f. Dokumentasi

2
 LAMPIRAN :
BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH, STEMPEL DAN KOP
PUSKESMAS CANCAR

Lampiran 1. Stempel Puskesmas Cancar

1. Desain Dasar Stempel Puskesmas Cancar

1 cm 2,7 cm 3,8 cm 4 cm

2. Stempel Puskesmas Cancar

Lampiran 2. Kop Puskesmas Cancar

PEMERINTAH KABUPATEN MANGGARAI

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS CANCAR
Cancar – Kel. Wae Belang – Kec. Ruteng - Manggarai
email : puskesmascancar@gmail.com

4
Lampiran 3. Contoh Naskah Puskesmas Cancar dalam bentuk surat.