Effective

Communication
In The Workplace
Excellent Communicator
5 Pillars Effective Communicator

Untuk menjadi komunikator yang unggul dan ekselen, maka kita perlu mempelajari karakter
komunikator-komunikator. Ada 5 karakter yang penting :

1. Outcome
2. Congruence
3. Rapport
4. Sensory Acuity
5. Behavioral Flexibility
Outcome

Seorang komunikator yang ekselen memiliki tujuan yang jelas saat berkomunikasi.
Sehingga proses komunikasi yang mereka lakukan punya arah yang jelas. Mereka tidak
berbicara tanpa arah dan struktur yang mudah dipahami.

Bukan hanya itu, komunikator yang ekselen juga menjadikan orientasi terhadap outcome
menjadi kebiasaan dalam berpikir. Alih-alih fokus pada masalah, mereka lebih suka fokus
pada solusi. Alih-alih berfokus pada apa yang di luar kendali, mereka lebih suka berfokus
pada apa yang dapat mereka pengaruhi.
CONGRUENCE

Seorang komunikator yang ekselen memiliki keselarasan dalam berbicara dan

berperilaku. Ucapan dan tindakan mereka selaras dengan tujuan yang ingin mereka raih.
Dengan kata lain, mereka memiliki integritas.

Dalam cakupan mikro, keselarasan mereka nampak pada cara mereka berbicara. Apa yang
mereka katakan selaras dengan cara Anda mengatakannya. Komunikasi verbal mereka
selaras dengan komunikasi non-verbalnya. Pilihan kata, nada suara dan bahasa tubuhnya
menyampaikan pesan yang sama. Sehingga pendengarnya mendengar pesan yang utuh dan
memahami apa yang mereka maksudkan dengan sempurna.
RAPPORT

Karakteristik komunikator ekselen lainnya adalah keahlian mereka dalam membina

hubungan. Mereka tidak selalu ramah dan hangat, namun mereka mampu membuat diri
mereka diterima dan didengarkan. Mereka tidak pernah menyampaikan pesan entah dengan
tujuan sekadar memberi informasi, memotivasi atau memberi instruksi sebelum
terbangunnya koneksi.

Mereka meluangkan waktu untuk mengenali orang yang diajak berbicara, berempati dengan
mereka, melihat dan mendengar dari sudut padang pendengarnya. Mereka berusaha
memahami sebelum minta dipahami. Mereka tidak pernah mendobrak pintu untuk memaksa
masuk ke dalam pikiran pendengarnya. Mereka terampil membuat pendengar merasa aman
dan nyaman sehingga pendengar mereka membuka pintunya dari dalam dan
mempersilahkannya masuk
SENSORY ACUITY

Komunikator yang efektif hadir 100% di hadapan kawan bicaranya. Menyimak

dengan kesungguhan hati. Membuka mata dan telinga. Mendengar yang terucap dan tak
terucap. Mengamati respon dari kawan bicaranya. Tujuannya satu: mendapatkan umpan balik
yang presisi.

Umpan balik ini membuat mereka tahu apakah mereka berada di jalur yang benar atau tidak.
Apakah mereka mendekat ke tujuan atau justru menjauh darinya. Ini adalah informasi yang
berharga dalam sebuah proses komunikasi.
BEHAVIORAL FLEXIBILITY

Seorang komunikator yang efektif punya banyak pilihan cara untuk menyampaikan
maksudnya. Mereka punya banyak jurus untuk mencapai tujuannya. Sehingga saat apa
yang mereka lakukan tidak mendekatkan ke tujuan, mereka akan mengubah cara.

Mereka tidak pernah putus asa saat satu cara tidak berhasil. Bagi mereka tidak ada
kegagalan, hanya ada umpan balik. Mereka belajar dari umpan balik yang mereka dapatkan.
Mereka memanfaatkan umpan balik yang Anda dan menyesuaikan diri mereka agar dapat
menyampaikan maksudnya lebih baik lagi.
Effective Communication
3 Steps Of Effective Communication

Agar komunikasi yang kita lakukan efektif, ada 3 langkah penting yang harus dilakukan

1. Ketahui tujuan Anda

2. Pahami pendengar Anda
3. Persiapkan diri Anda
Langkah 1 - Ketahui tujuan Anda

Tetapkan dengan jelas tujuan komunikasi Anda. Apakah :

● Memberi informasi ● Melatih

● Mengekspresikan emosi ● Menjual produk/layanan
● Memberi umpan balik ● Mengajak orang bertindak
● Menasehati ● Memotivasi
● Mengajarkan sesuatu
Perjelas Tujuan Anda

Gunakan pertanyaan dibawah untuk membantu Anda mendetilkan tujuan Anda

Hasil akhir apa yang Anda inginkan?
● Mereka mengetahui apa?
● Mereka memikirkan apa?
● Mereka merasakan apa?
● Mereka melakukan apa?
Dari mana Anda tahu Anda sudah
mencapainya?
Mengapa pembicaraan ini penting bagi
Anda?
Langkah 2 - Pahami pendengar Anda

Luangkan waktu untuk memahami kawan ● Kita dapat mengenali profil kawan
bicara. bicara melalui observasi bahasa
● Apa yang sudah mereka ketahui saat tubuh dan pola katanya.
ini?
● Apa yang mereka pikirkan dan
rasakan saat ini?
● Selesai bicara, Anda ingin mereka
mengetahui apa?
● Selesai bicara, Anda ingin mereka
berpikir dan merasa apa?
Langkah 3 - Persiapkan diri Anda

Apa yang akan Anda sampaikan? Bagaimana cara Anda menyampaikannya

Rencanakan apa yang akan Anda sampaikan di kepala, persiapkan sebaik mungkin. Pastikan
Anda bisa membayangkan dengan jelas apa saja poin-poin yang ingin Anda sampaikan.
Setelah itu barulah bicara.

Jangan pernah berbicara tanpa persiapan.

Relationship Building
Membangun Koneksi

Pesan kita hanya bisa dikirimkan jika kita sudah berhasil membangun koneksi. Tanpa koneksi,
pesan kita akan menjadi tidak efektif. Agar kita dapat membangun koneksi dengan tepat,
maka kita perlu memahami terlebih dahulu kawan bicara kita.

Kita perlu melakukan profiling. Ada 3 profiling yang dapat kita lakukan adalah dengan
mengidentifikasi :

1. Arah Motivasi
2. Cakupan Informasi
3. Sumber Referensi
Arah Motivasi

1. Toward (mendekati)
Ada orang yang termotivasi untuk mengejar manfaat, apa yang akan mereka dapatkan.
Mereka termotivasi ketika mendengar kalimat:
"Berikut ini apa yang akan Anda dapatkan ..."

2. Away From (menjauhi)

Sebaliknya, ada orang yang justru termotivasi untuk menghindari risiko dan konsekuensi.
Mereka termotivasi menghindari (juga memecahkan) masalah. Mereka termotivasi ketika
mendengar kalimat:
"Berikut ini risiko yang akan Anda hindari jika Anda ..."
Cakupan Informasi

1. Global
Ada orang yang lebih suka menngunyah informasi yang global dan umum. Mereka menyukai
gambaran besar dan malas menghadapi detail-detail yang spesifik.

Bila kawan bicara Anda memiliki profil global, Anda perlu berikan gambaran besar terkait
pesan Anda. Jangan masuk detail terlalu dalam, mereka akan tersesat.

2. Detail
Orang lain mungkin justru lebih suka informasi yang detail dan spesifik. Gamabran besar
oke, namun belum cukup bagi mereka. Mereka menyukai rincian. Mereka ini ibarat "evil in
detail."

Bila pendengar Anda memiliki profil detail, Anda perlu berikan rincian dalam pesan Anda.
Jangan terlalu banyak bicara hal global dan abstrak.
Sumber Referensi
1. Internal
Sumber referensi utama dalam mengambil keputusannya adalah dirinya sendiri. Penilaian
baik, buruk, bagus, jelek bergantung pada dirinya sendiri. Dengan kata lain, ia hanya bisa
diyakinkan oleh dirinya sendiri.
Kalimat berikut bermanfaat untuk meyakinkan dan membantu mereka mengambil
keputusan:
"Anda lebih tahu mana yang terbaik menurut Anda"

2. Eksternal
Sebaliknya, ada orang yang kurang yakin dengan penilaiannya sendiri. Mereka justru
membutuhkan orang lain membantu dirinya untuk memutuskan. Mereka butuh data dan
pendapat dari pihak luar. Bagi mereka, data dan pendapat dari pihak luar adalah sebuah
saran/perintah.
Untuk meyakinkan dan membantu mereka mengambil keputusan, gunakan kalimat berikut
ini:
"Dari data ini kita dapat simpulkan bahwa keputusan terbaik yang perlu Anda ambil adalah
..."