SHARED SERVICE

APRIL 2024

BUSINESS DEVELOPMENT DEPARTMENT

 M I L E S T O N E AWA L

1. Penyusunan Laporan Pra Studi Kelayakan 1. IM Pembentukan Tim Kerja Shared Service
2. Memo Persetujuan Direksi atas Prakarsa 2. Sosialisasi Implementasi Shared Service
Pengembangan Bisnis Shared Service ke BUJT
3. SK Implementasi Shared Service

Jul - Okt Sep Okt - Des Des

1. Penyusunan Draft SOP Shared Service

1. Penjelasan Shared Service oleh Tim Busdev
2. Penetapan Awal Lingkup Layanan 2. Diskusi dan Klarifikasi dengan unit kerjaa
3. Disuksi dan Klarifikasi bersama dan tim Standarization & Facilitator
Unit Kerja WTR 3. Pemohonan Benchmarking ke Jasa Marga
BUSINESS
DEVELOPMENT 2
DEPARTMENT
 K E N D A L A S E L A M A P R O S E S P E R S I A PA N S H A R E D S E R V I C E
Kesulitan dalam
Menetapkan lingkup layanan bersama yang jelas dan terdefinisi dengan baik menjadi tantangan, dikarenakan ada kebingungan
1 Menetapkan Lingkup :
atau perbedaan dalam kebutuhan dan harapan antara anak perusahaan dan induk perusahaan.
Layanan

Keterbatasan sumber daya, khususnya personil, menjadi kendala dalam proses perencanaan dan pengembangan layanan
Keterbatasan Sumber bersama. Masih terdapat hambatan dalam beberapa unit kerja apabila pelaksanaan shared service dilakukan tanpa penambahan
2 :
Daya personil di unit tersebut. Belum terdapat juga perencaaan efisiensi pengurangan karyawan yang tepat (terutama moving
penugasan karyawan – karyawan yang terdampak).

Kekurangan dukungan dari manajemen WTR atau kurangnya komunikasi yang efektif antara semua pemangku kepentingan
Kekurangan Dukungan
3 : terkesan menghambat kesuksesan proses implementasi layanan bersama, sehingga menyebabkan ketidakpastian, konflik, atau
dan Komunikasi
kesalahpahaman yang menghambat proses implementasi hingga saat ini belum berjalan.

Kesulitan dalam Anak perusahaan mungkin memiliki system/proses, dan kebutuhan yang berbeda, sehingga mengintegrasikannya ke dalam satu
Menggabungkan Sistem
4 : platform shared service menimbulkan pertanyaan terkait penyesuaian tanggung jawab antara WTR selaku penyedia jasa dan Anak
dan Proses yang
Berbeda Perusahaan sebagai pengguna jasa, migrasi data, dan konsolidasi yang kompleks.

Salah satu kendala dalam menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk layanan bersama adalah kesulitan dalam
Kesulitan dalam menggambarkan proses yang kompleks secara rinci namun tetap mudah dipahami oleh semua pemangku kepentingan. Hal ini
5 :
Menyusun SOP melibatkan tantangan untuk menyajikan informasi yang lengkap dan akurat tentang langkah-langkah operasional yang harus
diikuti, sambil mempertimbangkan kebutuhan untuk menjaga kejelasan dan keterbacaan dokumen.

BUSINESS
DEVELOPMENT 3
DEPARTMENT
 ADMINISTRASI SHARED SERVICE

BUSINESS
DEVELOPMENT 4
DEPARTMENT
 ADMINISTRASI SHARED SERVICE

BUSINESS
DEVELOPMENT 5
DEPARTMENT
 I N D I K AT I F P R O S E S B I S N I S S H A R E D S E R V I C E

Revisi

Perlu
Mendapat Penyusunan
Mulai Perencanaan Ya Persiapan Pelaksanaan Penanganan Tidak Penagihan Selesai
Perizinan ? SLA
Lebih Lanjut ?

Tidak
Ya

Selesai Eskalasi Masalah

BUSINESS
DEVELOPMENT 6
DEPARTMENT
 I N D I K AT I F T I M E L I N E

BUSINESS
DEVELOPMENT 7
DEPARTMENT
 E VA L U A S I
Kesulitan 1. Evaluasi kebutuhan dan harapan dari kedua belah pihak, baik anak perusahaan maupun induk perusahaan, dengan melakukan sesi diskusi terstruktur.
dalam
1 Menetapkan : 2. Melakukan analisis mendalam terhadap perbedaan dan kesamaan dalam kebutuhan layanan untuk menemukan titik temu.
Lingkup
Layanan 3. Membentuk tim kecil yang terdiri dari perwakilan dari anak perusahaan dan kantor pusat untuk merumuskan lingkup layanan bersama secara kolaboratif.

1. Evaluasi kebutuhan sumber daya manusia yang diperlukan untuk menjalankan layanan bersama, termasuk analisis gap skill dan penugasan ulang pegawai.
Keterbatasan
2 : 2. Komunikasikan dengan jelas kepada semua pemangku kepentingan tentang rencana pengurangan karyawan dan dampaknya, serta melakukan konsultasi
Sumber Daya
terbuka untuk mendengarkan dan menangani kekhawatiran mereka.

Kekurangan 1. Membuat komitmen dari manajemen WTR untuk memberikan dukungan yang kuat terhadap proses implementasi Shared Service, dan memperjelas harapan
Dukungan mereka kepada seluruh pihak, terutama manajemen anak perusahaan dan karyawan yang terdampak implementasi.
3 :
dan
Komunikasi 2. Mendorong terbentuknya tim komunikasi khusus yang bertanggung jawab untuk menyebarkan informasi secara efektif kepada semua pemangku kepentingan.

Kesulitan 1. Melakukan pendalaman terkait sistem dan proses bisnis di setiap anak perusahaan untuk mengidentifikasi kesenjangan dan kesamaan, serta menetapkan
dalam
strategi integrasi yang sesuai.
Menggabung
4 :
kan Sistem 2. Membentuk tim teknis yang terampil untuk mengelola proses migrasi data dan konsolidasi sistem dengan memastikan keamanan dan integritas data.
dan Proses
yang Berbeda 3. Menyusun rencana tindak lanjut yang detail untuk menangani pertanyaan dan kekhawatiran terkait tanggung jawab antara penyedia jasa dan pengguna jasa.

1. Melibatkan tim lintas-fungsional dalam penyusunan SOP untuk memastikan representasi yang lengkap dari semua proses operasional yang terlibat.
Kesulitan
dalam 2. Menerapkan pendekatan yang terstruktur dalam penyusunan SOP, seperti pemetaan proses, identifikasi pemilik proses, dan tahapan validasi dan revisi yang
5 :
Menyusun jelas.
SOP
3. Melakukan uji coba dan pengujian SOP dengan melibatkan pengguna jasa untuk memastikan kejelasan dan keterbacaan dokumen.

BUSINESS
DEVELOPMENT 8
DEPARTMENT
 TERIMA KASIH
PT Waskita Toll Road
Gedung Waskita Rajawali Tower, 7th Floor
JI. MT Haryono Kav. 12-13, RT. 04/RW. 011
Kel. Bidara Cina, Kec. Jatinegara
Jakarta 13330

Presentasi ini dibuat oleh PT Waskita Toll Road semata-mata untuk tujuan informasi. Dengan menerima presentasi ini, Anda setuju untuk menjaga kerahasiaan mengenai informasi yang
diungkapkan dalam presentasi ini. Presentasi ini tidak dapat ditafsirkan sebagai suatu penawaran untuk menjual atau ajakan untuk membeli suatu instrumen apapun di setiap yurisdiksi.
Informasi dalam presentasi ini diperoleh dari sumber yang dapat dipercaya, tetapi kami tidak menjamin bahwa itu adalah akurat atau lengkap. Presentasi ini dimaksudkan untuk digunakan
oleh penerima saja dan tidak boleh direproduksi atau disalin / fotokopi atau digandakan kembali atau didistribusikan kepada orang lain atau dipublikasikan atau dibuat tersedia dalam, dari,
dengan cara apapun, atau menyebarkan kepada orang lain tanpa izin tertulis dari WTR.