BERITA ACARA RAPAT KOORDINASI

PEMBANGUNAN ………………………
TAHUN ANGGARAN 2024

Pada hari ini ………. tanggal ……. Bulan …….. Tahun Dua Ribu Dua Puluh Empat, bertempat di Ruang
Rapat …………………………… telah diadakan Rapat Koordinasi untuk Kegiatan Pembangunan
………………………………….. ………… yang diselenggarakan dan dihadiri bersama Pejabat Pembuat
Komitmen, Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan dan Konsultan Pengawasan …………………...
Jalannya Rapat Koordinasi tersebut adalah sebagai berikut :

A. PENYELENGGARA RAPAT
1. Tempat Acara : .
2. Hari / Tanggal : .
3. Jam : .
4. Peserta Rapat :
..

5. Jalannya Rapat
Rapat dibuka jam 09.30 WITA oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dengan kata sambutan serta
penjelasan mengenai maksud dan tujuan dari diselenggarakannya rapat pra pelaksanaan / Pre
Construction Meeting (PCM), adalah untuk menyamakan visi dan persepsi tentang pelaksanaan
kegiatan lapangan dengan acuan Dokumen Kontrak, khususnya Buku-3 (Spesifikasi Umum dan
Teknis), Buku-4 (Gambar Rencana), agar terdapat kesamaan pemahaman dari ke 3 belah pihak yakni
jajaran PPK, Konsultan Pengawas dan Kontraktor Pelaksana.

Pokok – pokok bahasan yang menjadi perhatian, kesamaan visi dan persepsi serta kemudian
disepakati bersama untuk pelaksanaan kegiatan lapangan, antara lain sebagai berikut :
1. Data – Data Proyek
2. Prosedur Administrasi
3. Pengertian dan Aplikasi Pasal – Pasal Dalam Dokumen Kontrak
4. Prosedur Teknik Pelaksanaan Pekerjaan
5. Lain – Lain

B. PEMBAHASAN

1. Data – Data Proyek

1.1. Data Pekerjaan Fisik :
Nama Proyek :
Sumber Dana :
Nilai Kontrak :
 Nomor Kontrak :
Tanggal Kontrak :
Masa Pelaksanaan :
Masa Pemeliharaan :
Nomor SPMK :
Tanggal SPMK :
Kontraktor :

1.2. Konsultan Pengawas :

Konsultan Pengawas :
Nilai Kontrak :
Nomor SPK :
Tanggal Kontrak :
Waktu Pelaksanaan :

II. Prosedur Administrasi

2.1. Ijin Pelaksanaan Pekerjaan / Request of Work, sebagai berikut :
a. Sebelum melakukan pekerjaan, kontraktor diharuskan mengajukan ijin Pelaksanaan
Pekerjaan / Request of Work terlebih dahulu,kemudian diserahkan kepada Konsultan
Pengawas yang akan memeriksa lapangan dan selanjutnya memberikan persetujuan atau
penolakan.Jika Request telah disetujui oleh Konsultan, maka diteruskan kepada PPK
untuk dimintakan persetujuan.
b. Kontraktor diwajibkan membuat requeatm rencana kerja mingguan dan menyampaikan
kepada Konsultan yang berisikan lokasi, volume, peralatan dan bahan yang digunakan.
c. Request yang diajukan berisi point b diatas, juga diwajibkan melampirkan chek list
(daftar isian) sebagaimana terlampir.
d. Request diajukan selambat – lambatnya 1 hari atau 24 jam sebelum pelaksanaan
pekerjaan.
e. Setiap saat Kontraktor, Konsultan, PPK melakukan opname bersama dari hasil
pekerjaan yang telah dikerjakan.

2.2. Shop Drawing dan as Built Drawing :

a. Gambar yang telah diberikan kepada kontraktor yang merupakan bagian dari dokumen
kontrak adalah gambar standar (Gambar Rencana). Sebelum Kontraktor melaksanakan
pekerjaan, Kontraktor wajib mengajukan Gambar Kerja/Shop drawing kepada konsultan
untuk diperiksa, jika disetujui oleh Konsultan maka diteruskan kepada PPK untuk
dimintai persetujuan.
b. Apabila bagian pekerjaan tersebut telah selesai dan diterima, Kontraktor wajib
membuat gambar terlaksana (As Built Drawing) yang ukurannya disesuaikan dengan
standar yang berlaku, dan gambar – gambar yang terlaksana tersebut harus sudah selesai
seluruhnya paling lambat adalah 7 hari setelah serah terima sementara pekerjaan (PHO).
c. Gambar terlaksana dibuat diatas kertas gambar standar yang lazim dipakai oleh Dinas
Pekerjaan Umum termasuk penetuan skala hprizontal dan vertikal.

2.3 Sertifikasi Bulanan / Monthly Certificate :

Adalah sebagai berikut :
a. Draft dibuat oleh Kontraktor berdasarkan format tertentu termasuk data pendukung yang
meliputi data Quantity dan data Quality.
b. Pembayaran sertifikasi bulanan dipersiapkan setelah dilakukan pemeriksaan lapangan
bersama (Opname) dilakukan tanggal 25 setiap bulannya.
 c. Pelaksanaan pemeriksaan bersama (Opname) dilakukan bersama – sama oleh staf PPK,
Konsultan Pengawas dan Kontraktor, hasil pemeriksaan tersebut harus ditanda tangani
oleh staf PPK, Konsultan dan Kontraktor.
d. Hasil perhitungan Pemeriksaan Prestasi Pekerjaan dihimpun dalam satu buku Data
Pendukung Sertifikat Prestasi Bulanan dan merupakan Back Up, harus ada foto – foto
sebelum, sedang dan sesudah pekerjaan ( 0%, 50%, 100%).
e. Dalam pengajuan pembayaran Sertifikat Bulanan (MC) dan Back Up Data harus sudah
diajukan pada Direksi Teknik / Engineer selambat – lambatnya pada tanggal 25 setiap
bulannya. Dan lamanya koreksi maksimum 1 minggu.
f. Isi sertifikasi Bulanan / MC (Montjly Certificate) mencakup:
- Nilai kotor dari semua pekerjaan yang telah diselesaikan.
- Potongan – potongan (Jaminan pemeliharaan dan pengembalian uang muka)
- Jumlah kotor MC bulan sebelumnya.
- Retensi
g. Walaupun Prestasi Pekerjaan 0% prestasi sertifikasi bulanan harus tetap dibuat.
h. MC bukan merupakan dokumen pembayaran final, artinya apabila ada kesalahan pada
penerbitan MC sebelumnya dapat diperbaiki pada MC berikutnya.
i. Prosedur pengajuan tagihan bulanan / pembuatan MC seperti terlampir.

2.4. Organisasi Kerja :

Kontraktor agar mengajukan struktur organisasi pelaksanaan lapangan dengan jelas yang
sedikitnya terdiri dari Site Manager, Engineering, para pelaksana, Surveyor, Site Manager
(SM) merupakan wakil dari perusahaan dan harus diberi wewenang penuh oleh perusahaan.

2.5. Provicial Hand Over dan Final Hand Over (PHO dan FHO)
a. Kontraktor berhak mengajukan permintaan secara tertulis kepada PPK untuk
melaksanakan serah terima sementara (PHO) pekerjaan setekah penyelesaian pekerjaan
mencapai 97% (Sembilan puluh tujuh persen) pekerjaan fisik menurut kontrak, dalam
arti pekerjaan utama selesai (100%) dilaksanakan.
b. Dalam hal serah terima sementara apabila PPK mendapatkan kekurangan / cacat atau
rusak terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh Kontraktor, Panitia dapat memberikan
waktu yang sesuai kepada Kontraktor yang melakukan penyempurnaan dan perbaikan
pekerjaan.
c. Apabila jangka waktu pemeliharaan telah habis waktunya, maka PPK akan melakukan
penilaian kembali dalam rangka Serah Terima Akhir / Final Hand Over (FHO)/
d. Prosedur dan persyaratan teknis PHO dan FHO dapat dilihat dalam lampiran Berita
Acara Rapat Pra Pelaksanaan / Pre Construction Meeting (PCM) ini

III. Pengertian dan Aplikasi Pasal – Pasal Dokumen Kontrak

3.1. Pekerjaan tambah kurang :
a. Kuantitas yang ada dalam Bid Schedule adalah bersifat estimasi.
b. Berdasarkan syarat Kontrak maka PPK dalam melakukan perubahan mutu atau volume
atau suatu bagian pekerjaan yang dianggap perlu.
c. Kontraktor wajib melaksanakan setiap perubahan dari volume pekerjaan dan tidak dapat
mengajukan penyesuaian harga satuan yang telah disepakati dalam daftar perincian
biaya pekerjaan.
d. Variasi pekerjaan dapat diusulkan oleh kontraktor ataupun PPK, instruksi perubahan –
perubahan pekerjaan akan dituangkan secara tertulis dalam Contract Change Order
(CCO) yang ditanda tangani oleh Kontraktor dan PPK. Bilamana variasi tersebut
menyangkut item – item pekerjaan baru, maka harga satuan perlu dinegosiasi antara
Kontraktor dan PPK, yang hasilnya dituangkan dalam addendum Kontrak.

3.2. Astek :
 a. Kontraktor harus membayar Jaminan Asuransi BPJS Tenaga Kerja dan menyerahkan
foto copy / kwitansi pembayaran BPJS Tenaga Kerja kepada Pemimpin Proyek dengan
memperlihatkan aslinya.
b. Asuransi yang dipenuhi oleh Kontraktor adalah Asuransi Tenaga Kerja Proyek dan
asuransi Pihak Ketiga, sedang untuk Asuransi Pekerjaan dan peralatan hanya dianjurkan,
tetapi apabila pada pelaksanaan kontrak terjadi sesuatu tergadap pekerjaan / peralatan,
maka kontraktor harus bertanggung jawab atas resiko tersebut.
c. Apabila kontraktor lalai dalam hal pembayaran asuransi tersebut diatas maka
Pembayaran Setifikat Bulanan (MC) akan ditunda sampai BPJS Tenaga Kerja dipenuhi.

IV. Prosedur Teknis Pelaksanaan Pekerjaan

4.1. Survey Lapangan (Mutual Check)
a. Dalam waktu 15 (lima belas) hari pertama dari Periode Mobilisasi kontraktor bersama –
sama Konsultan Pengawas dan PPK melakukan survey mengenai kondisi fisik dan struktur
dari pekerjaan.
b. Dari hasil survey tersebut digunakan untuk peninjauan kembali rancangan (rekayasa
lapangan).
c. Sebelum pelaksanaan fisik pekerjaan perlu disusun rencana dan pelaksanaan lapangan
(mutual check). Rencana penerapan gambar dilapangan dari volume yang tersedia dalam
kontrak tersebut dituangkan dalam rekayasa lapangan dan harus mendapat persetujuan PPK.
d. Dari hasil rekayasa lapangan akan didapatkan :
 Gambar untuk rencana selanjutnya.
 Sumber material yang boleh dipakai.
 Estimate quantity hasil rekaysa lapangan

5.2. Pelaksanaan Pekerjaan dan Cara Pembayaran :

a. Umum
Sebelum pelaksanaan pekerjaan ini penyedia jasa harus mempelajari gambar kerja dan
penyedia jasa sudah memperhitungkan segala kemungkinan bagian pekerjaan yang akan
dikerjakan terhadap kondisi lapangan.
Seluruh lahan yang akan di bangun harus dibersihkan atas persetujuan konsultan pengawas,

b. Pembersihan sebelum pelaksanaan

Sebelum memulai pekerjaan penyedia jasa harus mengumpulkan semua data mengenai
kondisi – kondisi bangunan yang ada termasuk kondisi bawah tanah serta sifat dari struktur
yang ada di sekitar lapangan. Gambar – gambar rencana serta izin – izin yang diperlukan
untuk bekerja.
Penyedia jasa juga harus mengajukan rencana, lokasi dan sistem pelaksanaan pembersihan
kepada Konsultan Pengawas untuk di setujui.
Terhadap semua sarana – sarana listrik, air, drainase, telpon dan lain – lain, harus dilakukan
tindakan pengamanan guna menjaga keutuhan fungsinya serta tidak akan mengganggu
kelancaran pamakaian yang ada dan mengadakan tindakan – tindakan yang perlu guna
menanggulangi hal ini tanpa membebani Owner.
Semua sarana yang di pakai lagi atau ditambah atau dikurangi harus terpasang kembali
sesuai dengan standar serta petunjuk Konsultan Pengawas hingga dapat berfungsi dengan
baik.

V. Lain - Lain
5.1 Kontraktor diwajibkan membuat laporan harian, mingguan dan bulanan yang berisi kegiatan –
kegiatan yang telah selesai dilaksanakan.
5.2 Apabila terdapat hambatan sehubungan dengan kegiatan pelaksanaan pekerjaan maka
Kontraktor harus memberi tahu kepada PPK atau Direksi Teknik untuk mencari jalan keluarnya.
 5.3 Kontraktor wajib untuk membuat laporan harian terhadap pelaksanaan pekerjaan dengan format
sesuai perintah PPK dan Rencana Kerja Bulanan dan Harian.
5.4 Rapat evaluasi terhadap pelaksanaan pekerjaan diselenggarakan minimal setiap bulan sekali atau
sewaktu – waktu diperlukan.
5.5 Kontraktor harus menyediakan foto – foto proyek 0%, 50%, 100%
5.6 Kontraktor diwajibkan memasang rambu – rambu pengaman dengan jumlah yang cukup dan
ditempatkan pada lokasi – lokasi strategis.
5.7 Untuk pekerjaan – pekerjaan yang sudah selesai 100% dilaksanakan harus diperiksa dan
disetujui oleh Konsultan Pengawas.
5.8 Sejak berakhirnya masa kontrak pelaksanaan fisik, Konsultan Pengawas tidak diperkenankan
menandatangani segala macam administrasi yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan tanpa
persetujuan PPK

Rapat Pra Pelaksanaan (Pre Conctruction Meeting) ini dilaksanakan dengan penuh rasa tanggung jawab serta
kesepakatan – kesepakatan sebagaimana tersebut diatas merupakan satu kesatuan dan tidak terpisahkan dari
syarat – syarat umum kontrak dan spesifikasi dari dokumen kontrak.