MANAJEMEN APOTEK

PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI APOTEKER

SEKOLAH TINGGI FARMASI BANDUNG

Bandung, Mei 2011

Pendahuluan
Tujuan Pertemuan :

1 2 3
Tujuan Umum
menjadikan Tujuan Khusus
Apoteker Memahami
Fungsi Pertemuan :
Pengelola
PELAYANAN, 13 kali tatap
Apotek (APA) M
PEMBELIAN, muka dan 2 kali
memahami cara
GUDANG, UTS/UAS.
mendirikan/
mengelola KEUANGAN
Apotek yg baik PEMBUKUAN,dll.
 1. PENDAHULUAN : MANAJEMEN APOTEK
2. PELAYANAN FARMASI YANG BAIK DI APOTEK
3. KOMPETENSI APOTEKER DALAM PEL. FARMASI DI APOTEK
4. MANAJEMEN PEMASARAN DI APOTEK
5. MANAJEMEN PELAYANAN DI APOTEK
6. MANAJEMEN INFORMASI OBAT DI APOTEK
7. TATA CARA PERIZINAN APOTEK
8. RITEL FARMASI
9. MANAJEMEN KEUANGAN : NERACA & RUGI LABA
10. UJIAN TENGAH SEMESTER.
11. MANAJEMEN KEUANGAN : CASH FLOW & BEP
12. MANAJEMEN INVENTORY DI APOTEK
13. STRATEGI PENGEMBANGAN APOTEK
14. JAMINAN MUTU PEL. KEFARMASIAN DI APOTEK.
15. UJIAN AKHIR SEMESTER.
 2. PELAYANAN FARMASI YG BAIK DI APOTEK
Substansi Utama GPP
Regulation Patient
Professional
Peraturan / UU / Kode SIPA, SIA, Sertifikasi
Etik Kefarmasian
Pharmaceutical Care Q
U
Practice & SOP A
Pasie L
Dokter
n I
DRP
T
Identifying, Resolving Y
ME Preventing DRP - ME
O
f
Education Apote
APOTEKER
Quality
k
Standar: Fasilitas, L
Bank Data & Informasi Obat, Peralatan, Layanan I
Partisipasi Sosial & Penunjang, F
Kesehatan Masyarakat Manajemen Mutu E
Materi Diklat & Pendidikan (SDM, Proses,
Berkelanjutan (CPD/CE) Produk)
 3. DEFENISI : PENGERTIAN KOMPETENSI

• ADALAH KEMAMPUAN MANUSIA, YANG

MERUPAKAN KARAKTER, BAIK BERUPA BAKAT,
MOTIF, SIKAP, KETERAMPILAN, PENGETAHUAN,
PERILAKU YANG MEMBUAT ORANG TERSEBUT
BERHASIL DALAM PEKERJAANNYA,
• DENGAN KATA LAIN PEGAWAI TERSEBUT
MEMILIKI KINERJA DIATAS RATA-RATA ATAU
MEMILIKI KINERJA LEBIH UNGGUL/LEBIH BAIK,
SECARA EFEKTIF DALAM MELAKUKAN
PEKERJAAN SEHARI-HARI.
Pendahuluan
4. MANAJEMEN PEMASARAN FARMASI
JALUR PEREDARAN OBAT
BENTUK PEMASARAN FARMASI a.l. :

• TIM PENJUALAN (DETAILERS)

• PENGIRIMAN LEWAT POS (DIRECT MAIL)
• SAMPEL YG DIBERIKAN KEPADA DOKTER
• IKLAN DALAM JURNAL KEDOKTERAN
• MENJADI SPONSOR PENDIDIKAN PARA DOKTER
• IKLAN DALAM MEDIA MASSA
Pendahuluan
5. MANAJEMEN PELAYANAN DI APOTEK

• DALAM MELAKUKAN PELAYANAN ATAU PENYERAHAN

PERBEKALAN FARMASI (OBAT) KEPADA KONSUMEN DI
APOTEK DIATUR OLEH 2 (DUA) MACAM KAIDAH YAITU
KAIDAH ETIKA DAN KAIDAH HUKUM, SEHINGGA SEORANG
APOTEKER DAPAT MENGETAHUI WEWENANG DAN
TANGGUNG JAWAB APA SAJA YANG DAPAT DILIMPAHKAN
KEPADANYA DALAM PELAYANAN KEFARMASIAN KEPADA
MASYARAKAT.

• SEORANG APOTEKER DI APOTEK HARUS MENGETAHUI :

• - KODE ETIK PELAYANAN KEFARMASIAN
• - KAIDAH ETIKA PROFESI APOTEKER
• - KAIDAH HUKUM PROFESI APOTEKER;
Pendahuluan
6. MANAJEMEN INFORMASI OBAT DI APOTEK

DEFINISI PIO :

MEMBERIKAN SEMUA PENJELASAN

MENGENAI TERAPI YANG DIBERIKAN
OLEH DOKTER KEPADA PASIEN
SEHINGGA TERCAPAI HASIL TERAPI
YANG OPTIMAL
 LATAR BELAKANG PIO

• PASIEN SEMAKIN KRITIS

• OBAT YANG BEREDAR SEMAKIN BANYAK
JUMLAHNYA
• HASIL TERAPI MAKSIMAL
• SAATNYA APOTEKER MENGAMBIL PERAN
DALAM TERAPI DENGAN BERINTERAKSI
LANGSUNG DENGAN PASIEN
Pendahuluan
7 . TATA CARA PERIZINAN APOTEK

• TATA CARA DAN PERIZINAN APOTEK DIATUR OLEH

PEMERINTAH MELALUI KEPUTUSAN MENTRI
KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR :
1332/MENKES/SK/X/2002, TENTANG PERUBAHAN
ATAS PERATURAN MENTRI KESEHATAN NOMOR :
922/MENKES/PER/X/1993, TENTANG KETENTUAN
DAN TATA CARA PEMBERIAN IZIN APOTIK.
• SELAIN ITU UNTUK DAERAH TINGKAT II/KOTA
TERTENTU SUDAH ADA PERATURAN DAERAH
(PERDA) YANG MENGATURNYA.
Pendahuluan
8. RETAIL
• FORMAT BISNIS RETAIL
• FUNGSI RETAIL
• KARAKTERISTIK DASAR RITEL
• PELUANG BISNIS RETAIL
Pendahuluan
9. MANAJEMEN KEUANGAN : NERACA & R/L
• NERACA (BALANCE SHEET) ADALAH LAPORAN
AKUTANSI KEUANGAN YG MENGGAMBARKAN
TENTANG KONDISI HARTA ( AKTIVA ), HUTANG
(PASIVA) DAN MODAL SENDIRI (EKUITY) YG
DIMILIKI APOTEK PADA TANGGAL TERTENTU.
DISEBUT JUGA SEBAGAI POTRET KEKAYAAN
SUATU PERUSAHAAN.
• RUGI-LABA ADALAH LAPORAN AKUTANSI
KEUANGAN YG MENGGAMBARKAN
TENTANGJUMLAH PENJUALAN, BIAYA VARIABLE,
BIAYA TETAP DAN LABA.
Pendahuluan
11. MANAJEMEN KEUANGAN : CASH FLOW

• CASH FLOW (LAPORAN ALIRAN KAS) DIBUAT

UNTUK MENGGAMBARKAN TENTANG ESTIMASI
RENCANA JUMLAH PENERIMAAN DAN JUMLAH
PENGELUARAN UANG KAS APOTEK SELAMA
PERIODE TERTENTU
Pendahuluan
12. MANAJEMEN INVENTORY

• PEMERINTAH MENYERAHKAN PENGELOLAAN

PERBEKALAN FARMASI (INVENTORY) KHUSUSNYA
OBAT DI APOTEK KEPADA APOTEKER PENGELOLA
APOTEK, KARENA OBAT MEMILIKI SIFAT YG DAPAT
MEMPENGARUHI KESEHATAN MASYARAKAT.
• PEMERINTAH BERKEWAJIBAN MENGAWASI DAN
MENGENDALIKANNYA DG MENGATUR TATA CARA
PENDISTRIBUSIANNYA DI MASYARAKAT, AGAR
KETEPATAN PENGGUNAANNYA OLEH KONSUMEN
DAPAT TERJAMIN.
• SEORANG APOTEKER DI APOTEK HARUS
MENGETAHUI TENTANG SIFAT PERBEKALAN
FARMASI OBAT & TATA CARA PENYIMPANANNYA
AGAR KHASIAT OBAT TETAP TERJAMIN.
Pendahuluan
BEP DAN PEMBELANJAAN PERUSAHAAN
• YANG DIMAKSUD DENGAN BREAK EVEN POINT
(BEP) ADALAH SUATU TITIK YANG
MENGGAMBARKAN BAHWA : KEADAAN KINERJA
APOTEK BERADA PADA POSISI YANG TIDAK
MEMPEROLEH KEUNTUNGAN DAN JUGA TIDAK
MENGALAMI KERUGIAN.
Pendahuluan
13. STUDY KELAYAKAN APOTEK
• STUDY KELAYAKAN (FEASIBILITY STUDY-FS) ADALAH SUATU
METODE PENJAJAGAN GAGASAN (IDEA) SUATU PROYEK
MENGENAI KEMUNGKINAN LAYAK ATAU TIDAKNYA UNTUK
DILAKSANAKAN.
• APAKAH PENDIRIAN SUATU APOTEK YG DIDAHULUI DENGAN
FS, DAPAT MENJAMIN KEBERHASILAN, JAWABANNYA PASTI
BELUM TENTU, SEBAB FS HANYA BERFUNGSI SEBAGAI
PEDOMAN ATAU LANDASAN PELAKSANAAN PEKERJAAN,
KARENA DIBUAT BERDASARKAN DATA-DATA DARI
BERBAGAI SUMBER YG DIANALISIS DARI BERBAGAI ASPEK.
• TINGKAT KEBERHASILAN DIPENGARUHI OLEH 2 FAKTOR :
• 1. KEMAMPUAN SUMBER DAYA INTERNAL (MISAL
PELAYANAN, PRODUK, SDM, DLL.)
• 2. LINGKUNGAN EKSTERNAL (MISAL ; PESAING, PEMASOK,
DLL.)
Pendahuluan
14. JAMINAN MUTU PELAYANAN
KEFARMASIAN DI APOTEK
• UMUMNYA SETIAP KONSUMEN DALAM MEMBELI SUATU
BARANG ATAU JASA MEMILIKI KEINGINAN YANG SAMA
YAITU MEMPEROLEH KEPUASAN. YANG MEMBEDAKANNYA,
SETIAP KONSUMEN ADALAH UNSUR-UNSUR DARI
KONSUMEN TERSEBUT ADA YANG TERFOKUS PADA HARGA
ADA PULA YANG BUKAN PADA HARGA.
• PETUGAS APOTEK HARUS MAMPU MEMBERIKAN JAMINAN
HAL-HAL MENJADI KEINGINAN UTAMA DARI KONSUMENNYA.
• PELAYANAN DISAAT PENJUALAN, PETUGAS HARUS MAMPU
MEMBERIKAN PELAYANAN DALAM BENTUK : KERAMAHAN,
KEAMANAN, KELENGKAPAN OBAT, KECEPATAN
PELAYANAN, HARGA YG KOMPETITIF, KECEKATAN/
KETERAMPILAN, MEMBERIKAN INFORMASI DAN
BERTANGGUNG JAWAB.
MANAJEMEN OPERASIONAL
 Apotek
• Apotek ialah suatu jenis bisnis
eceran(retail) yang komoditasnya(barang
yang diperdagangkan)terdiri dari
perbekalan farmasi(obat dan bahan
obat)dan perbekalan kesehatan(alat
kesehatan)
 Peran Bisnis Apotek
Supplier Produksi Distribusi

Apotek Konsumen
 Aplikasi fungsi-fungsi
manajemen
Planning
Directing

Fungsi
Controlling manajemen Coordinating

Organizing
 Fungsi-fungsi manajemen dalam
mengelola apotek
1. Fungsi planning : menyusun program kerja untuk
mencapai sasaran
2. Fungsi organization :membagi-bagi pekerjaan yang
ada di apotek sesuai dengan tugas, wewenang, dan
tanggung jawab pada setiap fungsi
3. Fungsi controlling : memastikan setiap departemen
menjalankan segalanya dengan hal yang sudah
direncanakan
4. Fungsi coordinating :menyeimbangkan tugas-tugas
agar menjadi lebih effisien
5. Fungsi directing : memotivasi karyawan agar
menunjukkan yang terbaik dalam pekerjaan mereka.
 Struktur Organisasi Apotek
Apoteker

Fungsi Fungsi Fungsi Fungsi Fungsi

pembelian Gudang penjualan keuangan pembukuan

Asisten Juru Adm Adm Adm Adm

apoteker resep Pemb Penj K/B Pajak
 Apoteker Pengelola Apotek-Apoteker
 Fungsi dan tugas :
 Membuat visi,misi
 Membuat strategi,tujuan,sasaran dan program kerja
 Membuat dan menetapkan peraturan atau SPO pada setiap
fungsi kegiatan di apotek
 Membuat dan menentukan indicator form record pada setiap
fungsi kegiatan di apotek
 Membuat sistim pengawasan dan pengendalian SPO dan
program kerja pada setiap fungsi kegiatan di apotek

 Wewenang dan tanggung jawab :

 Menentukan arah terhadap seluruh kegiatan
 Menentukan sistim atau peraturan yang akan digunakan
 Mengawasi pelaksanaan SPO dan program kerja
 Bertanggung jawab terhadap kinerja yang diperoleh
 Fungsi pembelian-Asisten
Apoteker
• Tugas dan fungsi :
 Mendata kebutuhan barang
 Membuat kebutuhan pareto barang
 Mendata pemasok(supplier)
 Merencanakan dan melakukan pembelian sesuai dengan yang
dibutuhkan, kecuali ada ketentuan lain dari apoteker
 Memeriksa harga, diskon hasil negosiasi dengan supplier

• Wewenang dan tanggung jawab:

 Menentukan dan melakukan negoisasi harga beli barang dan
masa pembayaran dengan supplier
 Bertanggung jawab terhadap perolehan harga beli
 Bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang
 Fungsi gudang-Asisten
Apoteker
• Tugas dan fungsi :
Menerima dan mengeluarkan berdasarkan
fisik barang
Menata, merawat dan menjaga keamanan
barang
• Wewenang dan tanggung jawab :
 Menerima dan mengeluarkan barang
 Menata dan menjaga keamanan barang
 Bertanggung jawab terhadap resiko barang hilang,
rusak di gudang
 Fungsi pelayanan-Asisten Apoteker
• Tugas dan fungsi :
 Melakukan penjualan dengan harga yang telah ditetapkan
 Menjaga kenyamanan ruang tunggu
 Melayani konsumen dengan ramah, santun
 Memberikan informasi dan solusi kepada konsumen
 Membina hubungan baik dengan pelanggan
• Wewenang dan tanggung jawab :
 Memberikan diskon,insentif kepada pelanggan sesuai dengan
matriks wewenangnya
 Menjaga dan memelihara kebersihan dan keamanan barang
yang terdapat di fungsi penjualan
 Bertanggung jawab terhadap kenyamanan ruang tunggu dan
fasilitas konsumen lainnya
 Bertanggung jawab terhadap hasil penjualan
 Bertanggung jawab terhadap kepuasan konsumen
 Fungsi keuangan
• Tugas dan fungsi :
 Membuat rencana aliran kas(cash flow)bulanan dan tahunan
 Menerima dan mengeluarkan uang dan surat berharga lainnya
sesuai dengan bukti-bukti dokumen yang telah disetujui
Apoteker
 Memelihara dan menjaga keamanan dari resiko kehilangan,
kerusakan uang dan surat berharga lainnya
 Menjaga dan memelihara aliran kas agar tidak defisit
• Wewenang dan tanggung jawab :
 Mengatur rencana aliran kas melalui penerimaan dan pengeluaran uang dan
surat lainnya
 Memelihara keamanan uang dan surat berharga lainnya
 Bertanggung jawab terhadap kondisi aliran kas yang terjadi
 Fungsi pembukuan(tata usaha-TU)
• Tugas dan fungsi :
 Mengumpulkan, mencatat, melaporkan, dan mengarsipkan
laporan dengan benar dan tepat waktu
 Menjaga dan memelihara keamanan dan kebersihan dokumen
apotek dari resiko kehilangan atau kerusakan
 Mengawasi pelaksanaan sistim yang telah ditetapkan pada
setiap kegiatan yang ada di apotek
• Wewenang dan tanggung jawab
 Memeriksa dan mengklarifikasi laporan kegiatan pembelian,
penyimpanan(barang,uang)dan penjualan
 Mengawasi pelaksanaan sistim pada seluruh kegiatan
 Bertanggung jawab terhadap kebenaran dan kecepatan
penyajian laporan hasil kegiatan apotek
 Bertanggung jawab terhadap kebersihan dan keamanan
dokumen
 Sistem pembelian
Fungsi tata Lap HD
usaha APA

6 Lap HD SP
Fungsi OL 5 Defecta
Fungsi Fungsi
penjualan 1 gudang pembelian
4 Barang Fakt/SP
Supplier
(pemasok)
 Faktor-faktor yang
mempengaruhi pembelian
1. Kondisi keuangan
2. Jenis yang dibutuhkan
3. Jumlah yang dibutuhkan
4. Jarak apotek dengan supplier
5. Daluarsa obat
6. Kondisi gudang
7. Kondisi sosial dan politik
 Sistem gudang
1 Fak/SP 2 OL
Pemasok(supplier) Fungsi Fungsi
gudang penjualan
Barang Barang

Klarifikasi 3 Lap Mutasi barang

Hutang dagang 4 Lap. Stok Opname

Fungsi tata
usaha
Klarifikasi
hasil
penjualan
 Sistem penjualan
Fungsi 5 Fungsi 1 uang UaU
Konsumen
keuangan Uang penjualan No.resep
2 Resep

SR
Fungsi penyiapan
tata usaha
5

Pemeriksaan

3 obat
Konsumen
Penyerahan 4 No.resep
 Sistem keuangan
Konfirmasi Fungsi tata Konfirmasi
Penjualan usaha Hutang
Rekon Bank
Saldo K/B

1 CR 2 Faktur
Fungsi Fungsi Pemasok
penjualan keuangan (supplier)

Uang Uang
Cek,Giro Cek,Giro
Juru tagih Apotek
Nota Inkaso Biaya tetap
 Sistem pembukuan
Fungsi Administ
pembelian pembelian
1 2
Faktur SP Lap Pembelian Lap.L/R
Lap. Hut-Dag Neraca
Cashflow
Tata usaha Ratio

Fungsi 1 2 Administ
penjualan
penjualan
Lap. Penj T/K Lap. Penj T/K
Lap. Piut-Dag
Indikator pencapaian sasaran di Apotek
• Fungsi pembelian
– Perolehan hpp(harga pokok pembelian)
– Jumlah penolakan resep
• Fungsi gudang : tingkat kehilangan dan kerusakan barang
• Fungsi pelayanan(penjualan)
• Perolehan omzet
• Jumlah keluhan
• Fungsi keuangan : tingkat kehilangan dan kerusakan
uang serta surat berharga lainnya
• Fungsi pembukuan :
• Tingkat kesalahan(tepat isi)
• Tingkat kecepatan(tepat waktu)
 Faktor pengaruh dunia Apotek
1. Faktor internal : yaitu unsur-unsur sumber
daya yang berada didalam
kendala(dimiliki) apotek, yang dapat
menjadi kekuatan/ kelemahan apotek itu
sendiri
2. Faktor eksternal : yaitu unsur-unsur yang
terdapat di luar kendali(tidak
dimiliki)apotek yang dapat memberi
peluang atau ancaman terhadap kegiatan
operasional apotek.
 Hal penting dalam membuat struktur
organisasi
Hal penting dalam membuat struktur
organisasi:
1. Menetapkan job description(uraian
pekerjaan) yang terdapat pada setiap
fungsi kegiatan
2. Membuat kriteria(persyaratan)bagi
petugas yang akan menjalankan suatu
fungsi kegiatan
 Hal-hal yang terdapat pada
sistem operasional
• Diagram(skema)
• Standar prosedur operasional
• Kualifikasi(persyaratan)pada setiap fungsi
kegiatan
• Sasaran
• Indicator tingkat keberhasilan