PROSEDUR BIDANG LOGISTIK PROYEK

DEPARTEMEN PROCUREMENT
PROSEDUR PROSES SELEKSI DAN EVALUASI REKANAN
DALAM PENGADAAN BARANG / JASA

1 Seleksi Rekanan Barang/Jasa

2
Mengumpulkan Data Mengenai Calon
Rekanan (CP Perusahaan)

Untuk PT / CV
Data Calon Rekanan Meliputi :
a) Akta Pendirian Perusahaan termasuk Perubahannya (C)
b) Alamat Perusahaan
c) KTP Pemilik Perusahaan
d) Keterangan Domisili (C)
e) Tanda Daftar Perusahaan
f) Surat Ijin Usaha Perdagangan (C)
g) Nomor Pokok Wajib Pajak
h) Surat Keterangan Terdaftar (C)
i) Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak
j) Surat Ijin Usaha Konstruksi (SUB-KONT) (C)
k) Certificate Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 (C)
l) Certificate SMK3 & Lingkungan (C)
m) Nomor Rekening An. Perusahaan
n) Pengalaman Pekerjaan (C)
 Untuk Toko / UD
Data Calon Rekanan Meliputi :
a) KTP Pemilik
b) Alamat Toko
c) Surat Ijin Usaha Perdagangan / Minimal Ket.
Usaha
d) Nomor Pokok Wajib Pajak (apa bila ada)
e) Nomor Rekening An. Toko atau Pribadi
Untuk Mandor / Perorangan
Data Calon Rekanan Meliputi :
a) KTP Pemilik
b) Alamat Domisili
c) Nomor Pokok Wajib Pajak (apa bila ada)
d) Pengalaman Kerja
e) Nomor Rekening

Untuk Jasa Laboratorium

Data Calon Rekanan Meliputi :
a) KTP Kepala Lab
b) Setfikasi penerapan Lab.
c) Surat Izin Operasional Lab.

Catatan : Semua Dokumen diinput ke dalam SIM Pengadaan

 Mengklasifikasikan Rekanan
3 berdasarkan Barang atau Jasa yang
ditawarkan.

- Klasifikasi Barang : Material Pabrikan, Material Alam,

Peralatan dan Suku Cadang,
- Klasifikasi Jasa : Mandor Borong, Bidang Pekerjaan
Konstruksi, Pengujian Laboratorium

Memasukkan Data Rekanan dengan Klasifikasinya

4 kedalam FM SELEKSI sesuai dengan kriteria LULUS di
dalam SIM Pengadaan

5 Evaluasi Rekanan
6
Mengevaluasi dan mendata Kinerja Rekanan dan memasukkan ke
dalam FM Cek List Parameter Rekanan (FM Cliper)

Memberikan penilaian terhadap EVALUASI kinerja rekanan

7
dan dimasukkan kedalam FM EVALUASI setelah transaksi
dengan rekanan dan minimal 4 (Empat) Bulan Sekali Penilai
evaluasi terhadap kinerja rekanan di SIM Pengadaan
 PENGADAAN BARANG ATAU JASA

Logistik proyek
memeriksa permintaan
pengadaan Barang/Jasa
(FM. PPBJ) baik volume
dan spesifikasi
Barang/Jasa

Mengklasifikasikan permintaan pengadaan

barang atau jasa :
1. Material Pabrikan
2. Material Alam
3. Mandor Borong
Meminta penawaran dari rekanan atau pemasok yang 4. Pekerjaan Konstruksi
tercantum di Daftar Rekanan Terseleksi (DRT) Minimal 3 5. Pengujian Laboratorium
(tiga) rekanan untuk setiap item barang atau jasa yang
diadakan kecuali :
1. ATPM
2. Pesanan Pelanggan
3. Suku Cadang
4. Barang Kerajinan
5. Barang / Jasa yang bersifat khusus yang
sulit dacari.
Melakukan negosiasi atas penawaran dari rekanan dan dituangkan kedalam
Berita Acara Negosiasi yang diikuti oleh Manager Procurement,
Staf/Koordinator Logistik, Rekanan, Bagian Keuangan, Kepala Proyek/SEM
(untuk pengadaan di Wilayah), Kepala Proyek, Keuangan Proyek, SEM, SOM,
Logistik Proyek, dan Rekanan (untuk pengadaan di Proyek)
Catatan : Sesuai dengan Surat Keputusan dari Direksi Nomor :
1130/DIRUT/KPTS/SEKPER/07/2017 Tanggal 17 Juli 2017 untuk Pengadaan
dan Transaksi di Proyek yaitu :
1. Pembelian Alat bantu
2. BUA Proyek
3. Pembelian material lokal yang nilai transaksinya maksimum Rp.
50.000.000,- untuk setiap vendor atau rekanan dalam satu bulan

a) Merangkum hasil Negosiasi dengan Rekanan ke FM. Perbandingan Harga

Penawaran Barang atau Jasa (FM PHPBJ) dan memutuskan rekanan
sebagai pemenang.
b) Untuk Proses pengadaan bahan, upah alat proyek, subktraktor, invertaris
kantor, proyek, alat tulis kantor dan laporan bulanan Logistik,
pelaksanaannya wajib menggunakan SIM pengadaan. Batasan untuk total
anggaran yang telah ditetapkan masing-masing item barang atau jasa
≥ Rp. 10.000.000,- (Ex. PPN)
a) Memberitahukan secara secara tertulis rekanan pemenang deangan
mencantumkan harga satuan serta catatan lainnya kepada penawar
lainnya yang tidak terpilih paling lama 3 hari tanggal kontrak atau
order
b) Sebelum menerbitkan kontrak/order, harus dipastikan bahwa
rekanan tersebut sudah memenuhi persyaratan DRT dan masuk DRT
di SIM Pengadaan.

a) Untuk pengadaan ≥ Rp. 100 juta menggunakan kontrak kecuali ada

standar rekanan yang harus diikuti
b) Untuk pengadaan ≤ Rp. 100 juta menggunakan order/PO kecuali ada
standar rekanan yang harus diikuti
c) Untuk Pekerjaan, wajib membuat kontrak dan SPMK serta
penerbitan jaminan pelaksanaan

a) Melakukan penilaian atas kinerja Rekanan setelah seleksi

penyerahan pekerjaan/barang dengan kriteria antara lain :
i. Ketetapan waktu
ii. Kesesuaian mutu
iii. Respons/kerjasama
iv. Terpenuhinya Persyaratan K3L
b) Memasukkan data hasil penilaian Rekanan ke dalam Form
Evaluasi Rekanan dan SIM Pengadaan
c) Menyimpan Catatan mutu
HAL-HAL YANG DIPERHATIKAN DALAM KONTRAK
1 Spesifikasi Material Sesuai dengan RKS dan Hasil Negosiasi

2 Volume dan Nilai Kontrak

3 Cara Pembayaran

4 Jaminan Uang Muka (Jika ada uang muka)

5 Sanksi dan Denda

6 Jaminan Pelaksanaan (untuk Subkon)

7 Jangka waktu Pelaksanaan/Pengadaan

8 Jangka Waktu Pemeliharaan (untuk subkon)

9 Hak dan Kewajiban

10 Retensi (untuk subkon)

Pajak- pajak yang terkait terhadap transaksi tersebut di

11 antaranya : Pph Pengadaan, Pph pekerjaan, Pph sewa, PPN

12 Kesehatan dan Kesalamatan Kerja dan Lingkungan

 WAREHOUSE
Tugas dan Tanggung Jawab Staf Gudang

1 2 3

Memeriksa dan a. Menyimpan barang

Menyiapkan gudang
menerima barang proyek/property
sesuai dengan jenis
Proyek/Property pelanggang digudang
barang yang dipesan.
Pelanggan. Pemeriksaan yang sesuai dengan
Ada pun jenis gudang
meliputi : jenisnya dan
sbb :
Mutu (sesuai dengan mencatat setiap kali
a) Gudang terbuka
Order dan volume yang barang proyek
b) Gudang tertutup
diterima tidak melebihi pelanggang yang
order, kondisi barang masuk ke dalam
Contoh penempatan
sesuai yang Laporan Persediaan
material di Gudang
dipersyaratkan di Barang ke dalam
terbuka antara lain :
order), Material Safety buku Gudang dan di
i. Tiang Pancang
Data Sheet (MSDS) jika SIM Pengadaan
ii. Batu, dll
bahan berbahaya dan
beracun b. Menandatangani
Contoh penempatan
Surat Jalan sesuai
material di Gudang
barang yang diterima
tertutup antara lain :
dan membuat tanda
i. Semen
terima barang
ii. Paku, dll
 4 5

Mengeluarkan barang a. Melakukan

yang diminta oleh pemeriksaan Persediaan
lapangn yang telah barang (Stock Opname)
ditanda tangani oleh di Gudang setiap 2
SOM dan pelaksana minggu.
sesuai dengan
formulir permintaan b. Membuat BAST
barang proyek dan didalam SIM Pengadaan
membuat bukti terhadap material yang
pengeluaran barang telah diterima
sesuai formulir
terhadap barang yang
diminta lapangan dan c. Penyimpanan catatan
mencatat mutu
pengeluaran tersebut
didalam buku Gudang
 WAREHOUSE
Tugas dan Tanggung Jawab Logistik Peralatan Proyek

1. Membuat transaksi di SIM Pengadaan yang nilai anggaran pada RBK ≥ Rp. 10
juta setiap item barang atau pekerjaan didalam SIM Pengadaan
2. Melakukan Selekesi rekanan, evaluasi rekanan, DRT didalam SIM Pengadaan
3. Mencari rekanan atau vendor untuk pengadaan barang, peralatan, upah, sewa
alat, subkont terkait kebutuhan diproyek
4. Menyiapkan berkas dokumen untuk pembayaran mengunakan fasilitas SKBDN
dan SCF
5. Membuat Kontrak, PO, SPMK, SPB Rekanan
6. Mengeluarkan barang yang diminta oleh lapangn yang telah ditanda tangani
oleh SOM dan pelaksana sesuai dengan formulir permintaan barang proyek
dan membuat bukti pengeluaran barang sesuai formulirnterhadap barang
yang diminta lapangan dan mencatat pengeluaran tersebut didalam buku
Gudang
7. Bersama Staf Gudang melakukan Stock Opname setiap 2 minggu
8. Bersama-sama Staf Gudang mengevaluasi kinerja rekanan
9. Membuat daftar hutang terhadap material-material yang telah dipesan dan
ditagihkan
10. Melengkapi berkas tagihan rekanan sebelum diserahkan ke bagian
keuangan
11. Menyimpan dan mengarsipkan semua catatan mutu logistik dan peralatan di
proyek
 PROSEDUR PERALATAN

Tugas dan Tanggung Jawab Staf Peralatan

1. Memverifikasi Permintaan Pengadaan Peralatan dari Lapangan

2. Memastikan semua peralatan (Alat Berat, Crane,Passenger Hoist, Batching, AMP) yang beroperasi di proyek
termasuk alat berat Subkontraktor wajib memiliki Surat Ijin Kelaikan (SIA) dan Surat Ijin Operator (SIO) yang
diterbitkan oleh Departemen Tenaga Kerja
3. Memastikan semua alat ukur yang dipergunakan diproyek telah dilakukan dikalibrasi secara berkala dan
membuat monitoring kalibrasi alat ukur sesuai FM-KA
4. Membuat Monitoring Rencana Pemeliharaan Alat dan Melakukan pemeliharaan peralatan secara
periodik (FM-MRPA)
5. Laporan Bulanan sesuai dengan FM-LBP 01
6. Menyusun rencana perbaikan peralatan sesuai (FM-02.1)
7. Membuat Rekapitulasi Realisasi Biaya Perbaikan Peralatan sesuai (FM-LBP-02)
8. Mencatat semua biaya perbaikan alat dan penggantian spare part ke dalam
Buku Catatan Pemeliharaan dan Perbaikan Alat sesuai (FM-LBP-02.1)
9. Setiap Peralatan yang akan dilakukan perbaikan staf peralatan Surat
Permintaan Perbaikan / Pemeliharaan Alat sesuai (FM-C)
 SKBDN dan SCF
FLOW CHART PROSES PERMOHONAN SKBDN

MENERIMA HASIL EVALUASI DAN

IV. KANTOR WILAYAH
PERSETUJUAN DARI DIREKSI SERTA
MENYIAPKAN KELENGKAPAN DOKUMEN
PERMINTAAN PENERBITAN SKBDN II. KANTOR WILAYAH
V. KANTOR PUSAT
MEMVERIFIKASI DOKUMEN PERMOHONAN
PENERBITAN SWIFT MATERIAL VIA FASILITAS SKBDN DAN
SKBDN MELENGKAPI DOKUMEN

I. PROYEK
PROYEK MELENGKAPI DOKUMEN
PENGAJUAN SKBDN LALU BERKAS
III. KANTOR PUSAT DI KIRIM KE KANTOR WILAYAH
UNTUK SELANJUTNYA DI
MEMERIKSA KELENGKAPAN VERIFIKASI
DOKUMEN UNTUK DIEVALUASI
UNTUK PERSETUJUAN DARI
DIREKSI

Catatan : DOKUMEN KELENGKAPAN TERLAMPIR

I. Untuk Pengajuan Dokumen Permohonan SKBDN, Sebelumnya
Proyek harus Melengkapi Dokumen Pengajuan SKBDN sbb :

1. Surat Permohonan dari Kepala Proyek ke General Manager Wilayah Perihal

Permohonan Pengadaan Material via Fasilitas SKBDN
2. Penawaran Harga material yang akan digunakan minimal 3 Rekanan/Supplier
diatas KOP SURAT dan di stempel serta di tanda tangani
3. Berita Acara Rapat Negosiasi Harga dengan Rekanan/Supplier (Minimal 3
Rekanan/Supplier)
4. Permintaan Pengadaan Barang/Jasa (Sesuai Form PPBJ)
5. Perbandingan Harga Penawaran Barang Jasa (sesuai Form PHPBJ)
6. Data Proyek (sesuai Form RKPP-11)
7. Cash Flow
8. PBK dan LBP
9. Jadwal Penggunaan Material sesuai order & Schedule Pelaksanaan
10. Monitoring Rencana Pembayaran SCF dan SKBDN
11. Copy Kontrak Proyek dengan Owner
12. Copy RAT / RBK Proyek
13. Data Rekanan Terseleksi
14. Analisa Pembayaran Rekanan

Catatan : Dokumen jangan lupa di copy untuk Arsip Proyek

 II. Kantor Wilayah Menverifikasi Dokumen Permohonan Material Via
Fasilitas SKBDN dan Selanjutnya Melengkapi Dokumen sbb :

1. Surat Permohonan Pengadaan Barang Via Fasilitas SKBDN dari General

Manager Wilayah ke Direksi
2. Surat Pernyataan Sanggup Bayar dari General Manager Wilayah
bermaterai
3. Dokumen pendukung dari Proyek

III. Setelah Terverifikasi dan lengkap, Dokumen dikirim Ke Kantor

Pusat untuk Selanjutnya yaitu :

1. Memeriksa kelengkapan dokumen permohonan pembayaran pengadaan

material via fasilitas SKBDN
2. Mendistribusikan berkas permohonan ke Departemen Produksi kantor
pusat untuk dievaluasi untuk mendapat persetujuan dari Direksi

Catatan : Sebelum adanya hasil evaluasi dan persetujuan dari Direksi, tidak diperkenankan untuk
mengikat Rekanan/Supplier dengan Surat Perjanjian Jual Beli / Kontrak.
IV. Setelah Menerima hasil evaluasi dan persetujuan dari Direksi,
Kantor Wilayah Menyiapkan kelengkapan dokumen permintaan
penerbitan SKBDN, Yaitu:

1. Surat permintaan penerbitan SKBDN dari General Manager Wilayah ke Direksi

2. Pakta Integritas
3. Order Pembelian
4. Surat perjanjian Jual Beli (Kontrak)
5. Performa Invoice bermaterai dari rekanan / suplier
6. Copy dokumen pengajuan permohonan pembayaran pengadaan material via
fasilitas SKBDN
7. Hasil evaluasi dari pusat
8. Surat persetujuan dari direksi

V. Penerbitan SWIFT SKBN

Dokumen dikirm kembali ke Kantor Pusat untuk

SKBDN penerbitan SWIFT SKBDN
 FLOW CHART PROSES PERMOHONAN SCF

MENERIMA HASIL EVALUASI DAN

IV. KANTOR WILAYAH
PERSETUJUAN DARI DIREKSI MENGENAI
PEMBAYARAN VIA FASILITAS SCF DAN
MENYIAPKAN DOKUMEN TAGIHAN II. KANTOR WILAYAH
V. KANTOR PUSAT SCF
MEMVERIFIKASI DOKUMEN PERMOHONAN
PEMBAYARAN PEMBAYARAN VIA FASILITAS SCF DAN
SCF MELENGKAPI DOKUMEN

I. PROYEK
PROYEK MELENGKAPI DOKUMEN
PENGAJUAN SCF LALU BERKAS DI
III. KANTOR PUSAT KIRIM KE KANTOR WILAYAH UNTUK
SELANJUTNYA DI VERIFIKASI
MEMERIKSA KELENGKAPAN
DOKUMEN UNTUK DIEVALUASI
UNTUK PERSETUJUAN DARI
DIREKSI

Catatan : DOKUMEN KELENGKAPAN TERLAMPIR

I. Proyek Menyiapkan Dokumen Permohonan SCF Untuk Dikirim ke
Kantor Wilayah, sbb :

1. Surat Permintaan Penggunaan Fasilitas Via SCF dari Kepala Proyek ke

General Manager Wilayah
2. Surat penunjukan subkontraktor terendah dari Kepala Proyek ke General
Manager Wilayah
3. Permintaan Pengadaan Barang dan jasa dari Kepala Proyek ke General
Manager Wilayah
4. Penawaran Harga Minimal 3 Sub kontraktor terendah diatas KOP SURAT dan
ditanda tangani & di cap perusahaan/Negosiasi Harga Penawaran
5. Perbandingan Harga minimal 3 sub kontraktor
6. Surat pernyataan asli/Bermatrai dari subkontraktor terpilih
7. Jadwal Penggunaan material sesuai order & schedule pelaksanaan
8. PBK dan LBP Proyek
9. Monitoring Rencana Pembayaran SCF dan SKBDN
10. Copy kontrak proyek dan owner
11. Data Proyek (Sesuai Form RKPP – 11)
12. Cash Flow proyek
13. Copy RAT / RBK Proyek
14. Data Rekanan Terseleksi
15. Analisa Pembayaran Rekanan

Catatan : Dokumen jangan lupa di copy untuk Arsip Proyek

 II. Kantor Wilayah Menverifikasi Dokumen Permohonan Pembayaran
Via Fasilitas SCF dan Selanjutnya Melengkapi Dokumen sbb :

1. Surat Usulan Pembayaran Via Fasilitas SCF dari General Manager

Wilayah ke Direksi
2. Rekomendasi atas Supplier untuk Pembayaran SCF
3. Surat Pernyataan Sanggup Bayar dari General Manager Wilayah
bermaterai
4. Dokumen pendukung dari Proyek

III. Setelah Terverifikasi dan lengkap, Dokumen dikirim Ke Kantor

Pusat untuk Selanjutnya yaitu :
1. Memeriksa kelengkapan dokumen permohonan pembayaran via
fasilitas SCF
2. Mendistribusikan berkas permohonan ke Departemen Produksi kantor
pusat untuk dievaluasi untuk mendapat persetujuan dari Direksi

Catatan : Sebelum adanya hasil evaluasi dan persetujuan dari Direksi, tidak diperkenankan untuk
mengikat Rekanan/Supplier dengan Surat Perjanjian Kontrak.
IV. Setelah Menerima hasil evaluasi dan persetujuan dari Direksi,
Kantor Wilayah Menyiapkan kelengkapan dokumen permintaan
penerbitan SCF, Yaitu:

1. Surat permintaan penerbitan SCF dari General Manager Wilayah ke Direksi

2. Pakta Integritas
3. Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)
4. Surat Perjanjian Pemborong (Kontrak)
5. Performa Invoice bermaterai dari rekanan / suplier
6. Copy dokumen pengajuan permohonan pembayaran via fasilitas SCF
7. Hasil evaluasi dari pusat
8. Surat persetujuan dari Direksi

V. Pembayaran SCF

Setelah mendapatkan persetujuan dari Direksi,

SCF baru Rekanan melakukan tagihan pembayaran
via SCF
Demikian sosialisai Prosedur Bidang Logistik Proyek
Semoga dapat kita ambil sebagai pelajaran, diyakini dan
dilaksanakan dengan baik sebagai rasa kepedulian dan
Kemajuan Nindya Karya.

Makassar, 28 November 2017

PT. Nindya Karya (Persero)
Wilayah V Makassar